Содержание
Введение
1. СУБД SQL-Server: основныеособенности и ее применение в СЭД
2. Определение маршрутадвижения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»
Заключение
Список литературы
Введение
Документявляется основным способом представления информации на любом современномпредприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использованияинформационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способностьпринять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагироватьна все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей.Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно внем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективноеиспользование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привестик потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это,прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствиеэтого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различнымидокументами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасногохранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизациидеятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играютсовременные системы электронного документооборота.
Для того,чтобы выбрать СЭД, устраивающую организацию по всем параметрам, необходимоизучить многое. В частности, не только сами СЭД, но и СУБД.
Целью даннойработы является знакомство с СУБД SQL Server и отдельными элементами СЭД«Directum» и “Евфрат-документооборот».
Задачи:
1. знакомствос СУБД SQL Server, его основными особенностями и применением;
2.Определение маршрута движения документов в СЭД «Directum» и“Евфрат-документооборот»
1. СУБДSQL-Server: основные особенности и ее применение в СЭД
СУБДSQL-Server появилась в 1989 году и с тех пор значительно изменилась. Огромныеизменения претерпели масштабируемость продукта, его целостность, удобствоадминистрирования, производительность и функциональные возможности.
Microsoft SQLServer – это реляционная система управления базой данных (СУБД). В реляционныхбазах данных данные хранятся в таблицах. Взаимосвязанные данные могутгруппироваться в таблицы, кроме того, могут быть установлены также ивзаимоотношения между таблицами. Отсюда и произошло название реляционные – отанглийского слова relational (родственный, связанный отношениями,взаимозависимый). Пользователи получают доступ к данным на сервере черезприложения, а администраторы, выполняя задачи конфигурирования,администрирования и поддержки базы данных, производят непосредственный доступ ксерверу. SQL Server является масштабируемой базой данных, это значит, что онаможет хранить значительные объемы данных и поддерживать работу многихпользователей, осуществляющих одновременный доступ к базе данных.
Microsoft SQLServer 6.5 — одна из наиболее мощных СУБД архитектуры клиент-сервер. Эта СУБДпозволяет удовлетворять такие требования, предъявляемые к системамраспределенной обработки данных, как тиражирование данных, параллельнаяобработка, поддержка больших баз данных на относительно недорогих аппаратныхплатформах при сохранении простоты управления и использования.
MS SQL Serverне предназначен непосредственно для разработки пользовательских приложений, авыполняет функции управления базой данных. Сервер имеет средства удаленногоадминистрирования и управления операциями, организованные на базеобъектно-ориентированной распределенной среды управления. [1]
Microsoft SQLServer 6.5 предназначен исключительно для поддержки систем, работающих в средеклиент-сервер. Он поддерживает широкий спектр средств разработки и максимальнопрост в интеграции с приложениями, работающими на ПК.
SQL Serverможет тиражировать информацию в БД иных форматов, включая Oracle, IBM DB2, Sybase,Microsoft Access и другие СУБД (при наличии ODBC драйвера, отвечающего определеннымтребованиям).
Microsoft SQLServer 6.5 содержит Ассистент администратора. Этот инструмент позволяет назначатьосновные процедуры сопровождения базы данных и определять для них график выполнения.Операции по сопровождению баз данных включают проверку распределения страниц,целостности указателей в таблицах (включая системные) и индексах, обновление информации,необходимой оптимизатору, реорганизацию страниц в таблицах и индексах, созданиестраховочных копий таблиц и журналов транзакций. Все эти операции могут быть установленыдля автоматического выполнения по заданному администратором графику.[2]
Требованияк программному и аппаратному обеспечениюМинимальные требования к процессору: 486DX-33 (Intel Pentium), PowerPC, MIPS, R4xxx или Alpha AXP Операционная система (наиболее ранняя поддерживаемая версия): Windows NT 3.5 Необходимый объем оперативной памяти, Мб: 16 (32) Занимаемый объем на жестком диске, Мб: 80 Дополнительные устройства: привод CD-ROM
· Поддержкаразличных платформ
Одним изглавных событий, определивших дальнейшую судьбу Microsoft SQL Server, сталорешение Microsoft сосредоточить усилия исключительно на поддержке толькоплатформы Windows NT. Можно найти немало аргументов, подтверждающих какправильность, так и ошибочность такого решения. В результате его принятияпопулярность SQL Server определяется в первую очередь популярностью платформы,которую он поддерживает, в данный момент — Windows 2000 и ее будущих потомков.Эта СУБД настолько связана с операционной системой, что ее надежность,масштабируемость и производительность определяются надежностью,масштабируемостью и производительностью самой платформы, и положение SQL Serverна рынке будет зависеть от выпуска новых версий Windows
· Настольныеи однопользовательские версии
Чем ширеиспользуются распределенные вычисления, тем более важной оказываетсявозможность хранить данные где угодно, в частности на рабочей станции илипереносном компьютере. Несмотря на утверждения некоторых аналитиков о том, чтов эпоху Интернет-приложений настольные СУБД уже не нужны, они по-прежнемушироко применяются во всех областях бизнеса. SQL Server можно применять на любыхIntel-совместимых компьютерах под управлением Windows 9x, Windows NT, Windows2000. Имеется также версия SQL Server 2000 для Windows CE, предназначенная дляприменения в мобильных устройствах.
· Инструментыи утилиты
Одним изпреимуществ SQL Server является простота его применения, в частностиадминистрирования. SQL Server Enterprise Manager, входящий в состав всехредакций Microsoft SQL Server (за исключением MSDE), представляет собойполнофункциональное и достаточно простое средство для администрирования этойСУБД.
· Производительность
По даннымTransaction Processing Performance Council (TPC), SQL Server сейчас являетсярекордсменом по производительности.
Такимобразом, главными достоинствами SQL-Server являются:
— Высокаястепень защиты данных.
— Мощныесредства работы с данными.
— Высокаяпроизводительность.
— Хранениебольших массивов данных.
— Хранениеданных, требующих соблюдения режима секретности или при не допустимости ихпотери.
Постепенно этотпродукт, начавшись с небольшого, но амбициозного проекта, превращался в то, счем пользователи имеют дело сегодня. Основные функции в последних версиях ещераз подтверждают тот факт, что Microsoft продолжает развивать свои продукты,стараясь удовлетворить возрастающие требования потребителей.
2. Определениемаршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»
Модули,отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизациидокументов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов.При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользовательможет по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрутпрохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождениядокументов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однакопри жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций,когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий(например, отправке документа руководству при превышении конкретнымпользователем своих должностных полномочий, предположим, финансовых). Вбольшинстве EDMS-систем модуль маршрутизации входит в комплект поставки, внекоторых его необходимо приобретать отдельно. В частности, полнофункциональныемодули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.[3]
Евфрат
КомпанияCognitive Technologies предлагает программу Евфрат. Она работает в среде MSWindows 95/98/NT/2000 и обеспечивает комплексную автоматизациюделопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию иобслуживание электронного архива документов, полученных из самых различныхисточников. К ключевым возможностям системы можно отнести:
— cозданиекорпоративных электронных архивов;
— введениебумажных документов в БД системы с помощью сканера и системы распознаванияCuneiForm;
— поисктекста по содержимому документов и реквизитам;
— морфологическийанализ документов для повышения эффективности поиска.
Кроме того,система поддерживает графические форматы (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), форматэлектронных таблиц Excel и обеспечивает режим быстрого просмотра с сохранениеморигинального форматирования.
Вариантырабочих столов Секретариат, Бухгалтерия, Отдел кадров, Страховая компания,Домашняя база Евфрат позволяют организовать рабочее место каждого конкретногосотрудника. Можно гибко управлять представлением информации, подбирать шрифты ипр. Печать информации любого типа осуществляется как через соответствующееприложение, так и напрямую из Евфрат. Имеется набор сервисных утилит длятестирования базы данных, ее сжатия и архивирования. Открытый интерфейспозволяет создавать и подключать фильтры для работы с информацией любого типа иформата.[4]
Для работы смаршрутами в комплект поставки системы ЕВФРАТ-
Документооборотвходит модуль Дизайнер маршрутов.
ИспользуяДизайнер маршрутов, можно:
— создаватьмаршруты обработки документов с помощью наглядного графического редактора(использующего технологию WYSIWYG);
— публиковатьмаршрут в системе ЕВФРАТ-Документооборот для последующего использования всемипользователями;
— редактироватьи удалять ранее созданные маршруты.
Маршрутом в системеЕВФРАТ-Документооборот называется стандартная цепочка перемещения документамежду сотрудниками предприятия в процессе ЕВФРАТ-Документооборот.
В процессеобработки документов в системе ЕВФРАТ-Документооборот
наиболеечасто используются следующие типы маршрутов:
*параллельно-последовательная обработка документа (совместная одновременнаяподготовка документа несколькими сотрудниками — 1-й и 2-ой раздел документаготовятся одновременно 1-м и 2-м исполнителями соответственно. А заключительныйраздел должен писать 3-й исполнитель только после того как будут завершеныпервые два раздела);
*последовательная обработка документа (последовательное согласование — этопрохождение документа от одного сотрудника к другому с целью олучить положительнуюили отрицательную резолюцию от каждого из них. Если сотрудник, участвующий вцепочке согласования, ставит положительную резолюцию, документ переходит кследующему сотруднику (и так до конца цепочки, заданной в маршруте). Если жекто-то из участников согласования ставит отрицательную резолюцию на документ,то процесс согласования прекращается);
*параллельная обработка документа(параллельное согласование — это поступлениедокумента сразу ко всем сотрудникам, участвующим в согласовании, с целью получитьоценку (положительную или отрицательную резолюцию) от каждого из них. Каждыйучастник согласования ставит на документ свою резолюцию. И так пока не будутполучены мнения от всех сотрудников, включенных в данный маршрут).
Созданиемаршрутов
Используемыев работе с системой ЕВФРАТ-Документооборот маршруты представляют собойсовокупность операций, производимых сотрудниками предприятия над документом вопределенной последовательности. Таким образом, маршруты состоят из элементовдвух типов: узлов (операций) и переходов между ними (последовательностьвыполнения этих операций).
В жизненномцикле документов используются следующие маршруты:
* Последовательнаяработа с документом (переход от одной операции к единственной следующей за нейвыполняется только после того, как первая завершена);
* Параллельнаяработа с документом (осуществляются одновременно переходы от какой-либозавершенной операции ко всем, следующим за ней операциям, которые могутвыполняться одновременно);
* Параллельно-последовательнаяработа с документом (смешанный вид маршрута).
В своюочередь узлы делятся на поручения и согласования:
• поручение —операция, которая считается завершенной только после того, как она отмечена каквыполненная исполнителем поручения (см. п. 4.4) и снята с контроля (либоотменена) контролером (контролер для каждого поручения назначается в программеЕВФРАТ-
•согласование — операция, которая считается завершенной, после того какисполнитель вынес свою резолюцию («одобрена» или Каждое поручение илисогласование обладает определенным набором свойств (срок исполнения, имяисполнителя и т.д.).
Управлениемаршрутами
1.Сохранение маршрута
После тогокак маршрут настроен (т.е. в него включены все необходимые узлы и переходы изаданы свойства узлов), маршрут необходимо сохранить, для того чтобы вдальнейшем его можно было отредактировать или опубликовать в системеЕВФРАТ-Документооборот.
2.Публикация маршрута
В системеЕВФРАТ-Документооборот маршрут может находиться в двух состояниях:
• черновик(Draft);
• активный(Active).
Маршрут,находящийся в состоянии «черновик», доступен только для редактирования вДизайнере маршрутов. Опубликованный маршрут (т.е. переведенный в состояние«активный»), становится доступен для использования из других модулей системыЕВФРАТ- Документооборот.
При этомпосле публикации маршрута его редактирование становится невозможно.
3. Экспорти импорт маршрута
Созданныймаршрут можно сохранить как в Дизайнере маршрутов, так и в файле во внешнемформате.xml, например, с целью использования маршрута на другом рабочем месте.
4.Удаление маршрута
Принеобходимости вы можете удалить ранее созданный маршрут.
5.Использование маршрута в жизненном цикле документа
Послесохранения и опубликования маршрута в системе ЕВФРАТ- Документооборот его можноиспользовать для формирования цепочки исполнения документов, зарегистрированныхв системе, с помощью программы ЕВФРАТ-Документооборот.
DIRECTUM –
DIRECTUM –это полноценная ECM-система, обеспечивающая прозрачность управления компанией иповышающая эффективность работы всех ее сотрудников.
DIRECTUMподдерживает полный жизненный цикл управления документами, при этомтрадиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается вэлектронный документооборот. Таким образом обеспечивается«безболезненный» переход компании на электронный документооборот ибыстрая адаптация сотрудников.
Организация иконтроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты всфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство сведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект отвнедрения системы DIRECTUM.
Маршрутыдвижения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, таки горизонтальные связи внутри организации:
— отначальника – подчиненному;
— от начальникаодного подразделения – начальнику другого подразделения;
— отсотрудника одного подразделения – сотруднику другого подразделения (суведомлением начальника подразделения исполнителя);
— отруководителя одного филиала – руководителю другого филиала или головнойорганизации (и обратно);
— отподчиненного – начальнику подразделения; и т.д.
Результатывыполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:
· подготовкадокумента или проекта документа;
· выполнениеконкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии ит.п.);
· высказываниезамечаний к рецензируемому документу;
· отметкасогласования или ознакомления с документом; и т.д.
Для повышенияэффективности работы не рекомендуется формализовывать каждый шаг общения сотрудникови создавать лишние задачи. Например, не стоит создавать задачи на:
· постоянныефункциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру – напечатать платежныедокументы);
· простыедействия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти ираспечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.); и т.п.
/>Определение маршрутазадачи
Маршрут позадаче может быть параллельным, последовательным или сложным.
1) ПАРАЛЛЕЛЬНЫЙмаршрут используется в том случае, если порядок выполнения заданийисполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).
2) ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙмаршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только вопределенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результатыдругого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).
3) СЛОЖНЫЙмаршрут используется для задания различных условий получения заданий длякаждого исполнителя. Например, при согласовании исходящего письма заданиевначале получает руководитель подразделения, затем одновременно все другиесогласующие, и только после всех них – генеральный директор.
Приформировании маршрута можно назначать наблюдателей. В качестве наблюдателеймогут выступать:
* все сотрудники,которые не принимают непосредственного участия в выполнении задачи, но должныбыть в курсе работ, определенных задачей;
* исполнителиданной задачи, которые получат свои задания в последовательности, определенноймаршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать,что работы по задаче уже ведутся.
Если задачаадресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководительобязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к задаче.
Заключение
Таким образом,мы кратко ознакомились с некоторыми системы электронного документооборота иСУБД:
· проанализировалиСУБД SQL Server, его основными особенностями и применением, выяснили егоглавные преимущества перед другими СУБД.
· краткорассмотрели основные этапы определения маршрута движения документов в СЭД«Directum» и “Евфрат-документооборот».
Целью даннойработы является знакомство с СУБД SQL Server и отдельными элементами СЭД«Directum» и “Евфрат-документооборот».
Списоклитературы
1. А.Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Эффективная работа с СУБД
2. ИвановаС.А. — Краткий обзор и анализ особенностей и возможностей СУБД.
3. Интернет-университет- www.intuit.ru/department/database/sqlserver2000/1/
4. Системаавтоматизации документооборота Евфрат-документооборот. Дизайнер маршрутов.
5. Современныесистемы электронного документооборота — www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm
6. Oracleи Microsoft SQL Server: прошлое, настоящее и будущее — www.omega.ru/notes/note_elmanova.html#00