МІНІСТЕРСТВООСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
МІЖРЕГІОНАЛЬНЕВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ ЗВ’ЯЗКУ
КУРСОВА РОБОТА
ТЕМА:
Створення базиданих «Відвідування» засобами Access
Виконала:
Учениця Н.В.Деуль
Перевірив: Л.І. Возненко
Київ 2010
Лист-завданняна виконання курсової роботи по професії Оператор з обробки інформації тапрограмного забезпечення
СТВОРЕННЯБАЗИ ДАНИХ «ВІДВІДУВАННЯ» ЗАСОБАМИ ACCESS
1) Проектування базиданих;
2) Створеннятаблиць;
3) Створеннязв’язків;
4) Створеннязапитів;
5) Створення звітів;
6) Створення форм;
7) Створеннямакросів;
8) Створеннямодулів;
9) Створення кнопковоїформи.
Вступ
Основніідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції, згідно якої данімають бути організовані в бази даних з метою адекватного відображення реальногосвіту, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів. Ці базиданих створюються і функціонують під управлінням спеціальних програмнихкомплексів, званих системами управління базами даних (СУБД).
Збільшенняоб'єму і структурної складності даних, що зберігаються, розширення колакористувачів інформаційних систем привели до широкого поширення найбільшзручних і порівняно простих для розуміння реляційних (табличних) СУБД. Длязабезпечення одночасного доступу до даних безлічі користувачів, розташованихдосить далеко один від одного і від місця зберігання баз даних, створенімережеві мультікористувацькі версії БД засновані на реляційній структурі. У нихтим або іншим способом вирішуються специфічні проблеми паралельних процесів,цілісності (правильності) і безпеки даних, а також санкціонування доступу.
Зпоняттям бази даних тісно пов'язано поняття системи управління базоюданих(СУБД) — це пакет прикладних програм і мовних засобів для створення,супроводження і використання баз даних, редагування вмісту і візуалізаціїінформації. Під візуалізацією інформації бази розуміється відбір даних, щовідображуються, відповідно до заданого критерію, їх впорядкування, оформлення іподальша видача на пристрої виводу або передачі по каналах зв'язку.
Всвіті існує безліч систем управління базами даних. Не дивлячись на те що вониможуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачеві різніфункції і засоби, більшість СУБД спираються на єдиний сталий комплекс основнихпонять. Це дає нам можливість розглянути одну систему і узагальнити її поняття,прийоми і методи на весь клас СУБД. Як такий учбовий об'єкт ми виберемо СУБДMicrosoft Access, що входить в пакет Microsoft Office.
Вбазі даних (СУБД) існує декілька основних понять:
Дані- певна систематизована і структурована яким-небудь чином інформація. Існуютьпринаймні три моделі даних: ієрархічна, мережева, реляційна.
Поле- основний і мінімальний елемент даних, певна характеристика об’єкту, має ім’я,значення, характер, тип і властивості.
Запис– опис конкретного об’єкта, що містить різнотипні, логічно пов’язані між собоюполя (рядок бази даних).
Зв'язки- логічні взаємозв'язки між записами або полями.
Моделіданих — представлення даних і їх взаємозв'язків, що описують поняттяпроблемного середовища. Моделі даних використовуються як для концептуального,так і для логічного і фізичного представлення даних.
Моделіданих
Ієрархічнамодель бази даних складається з об'єктів з покажчиками від батьківськихоб'єктів до нащадків, сполучаючи разом зв'язану інформацію. Ієрархічні базиданих можуть бути представлені як дерево, що складається з об'єктів різнихрівнів. Верхній рівень займає один об'єкт, другий, — об'єкти другого рівня ітак далі. Між об'єктами існують зв'язки, кожен об'єкт може включати декількаоб'єктів нижчого рівня. Такі об'єкти знаходяться відносно предка (об'єкт більшблизький до Кореню) до нащадка (об'єкт нижчого рівня), при цьому можливаситуація, коли об'єкт-предок не має нащадків або має їх декілька, тоді як уоб'єкту-нащадка обов'язково лише один предок. Об'єкти, що мають загальногопредка, називаються близнятами. Перші системи управління базами данихвикористовували ієрархічну модель даних, і в часі їх поява переганяє появімережевої моделі.
Мережевамодель. До основних понять мережевої моделі бази даних відносяться: рівень,елемент (вузол), зв'язок.
Вузол— це сукупність атрибутів даних, що описують деякий об'єкт. На схеміієрархічного дерева вузли представляються вершинами графа. У мережевійструктурі кожен елемент може бути пов'язаний з будь-яким іншим елементом.Мережеві бази даних подібні ієрархічним, за винятком того, що в них є покажчикив обох напрямах, які сполучають родинну інформацію.
Недивлячись на те, що ця модель вирішує деякі проблеми, пов'язані з ієрархічноюмоделлю, виконання простих запитів залишається досить складним процесом. Також,оскільки логіка процедури вибірки даних залежить від фізичної організації цихданих, то ця модель не є повністю незалежною від додатка. Іншими словами, якщонеобхідно змінити структуру даних, то потрібно змінити і додаток.
Мережевабаза даних відрізняється більшою гнучкістю, оскільки в ній існує можливістьвстановлювати додатково до вертикальних ієрархічних зв'язків горизонтальнізв'язки.
Реляційнамодель певної предметної області є набором відношень, що змінюються в часі.Поняття реляційний (англ. relation — відношення) пов'язано з розробкамивідомого англійського фахівця в області систем баз даних Едгара Кодда (EdgarCodd). Ці моделі характеризуються простотою структури даних, зручною длякористувача табличною виставою і можливістю використання формального апаратуалгебри стосунків і реляційного числення для обробки даних.
РМД –взаємозв’язки моделі даних. Відношення між таблицями встановлює зв’язок міжданими, щ знаходяться у різних таблицях. Зв’язки між таблицями встановлюютьсяшляхом об’єднання співпадаючих значень ключових полів.
Реляційнамодель орієнтована на організацію даних у вигляді двовимірних таблиць.
Базовимипоняттями (елементами) реляційних СУБД є:Атрибут Заголовок стовпця Відношення Таблиця Домен Стовпець Кортеж Рядок Первинний ключ Один або кілька атрибутів Сутність Опис властивостей об’єкту Схема відношення Рядок заголовків таблиць Тип даних Тип значень елементів таблиць
Атрибут– поіменована характеристика сутності.
Відношення– є двовимірною таблицею, що містить деякі дані.
Сутність– містить деякі дані – це об’єкт будь-якої природи. Дані про сутністьзберігаються в відношенні таблиці.
Первиннийключ – мінімальний набір атрибутів, за значенням яких можна знайти кожний екземплярсутності.
Об’єктивно-орієнтовнамодель — система управління обробляє дані як абстрактні об'єкти, наділенівластивостями, у вигляді неструктурованих даних, і використовуючи методивзаємодії з іншими об'єктами навколишнього світу.
Таблицібаз даних, як правило, допускають роботу з набагато більшою кількістю різнихтипів даних.
Проектуваннябаз даних
Зазвичайз базами даних працюють дві категорії користувачів. Перша категорія –проектувальники. Їх завдання полягає в розробці структури таблиць бази даних іузгодження її із замовником. Окрім таблиць проектувальники розробляють і іншіоб'єкти бази даних, призначені, з одного боку, для автоматизації роботи збазою, а з іншого боку – для обмеження функціональних можливостей роботи збазою (якщо це необхідно з міркувань безпеки).
Проектувальникине наповнюють базу конкретними даними (замовник може вважати їх конфіденційнимі не надавати стороннім особам). Виняток становить експериментальне наповненнямодельними даними на етапі відладки об'єктів бази.
Другакатегорія виконавців, що працюють з базами даних, — користувачі. Вони отримуютьвихідну базу даних від проектувальників і займаються її наповненням іобслуговуванням. У загальному випадку користувачі не мають засобів доступу доуправління структурою бази – лише до даних, да і то не до всіх, а до тих,робота з якими передбачена на конкретному робочому місці.
ВідповідноСУБД має два режими роботи: проектувальний і призначений для користувача.
Першийрежим призначений для створення або зміни структури бази і створення їїоб'єктів. У другому режимі відбувається використання раніше підготовленихоб'єктів для наповнення бази або здобуття даних з неї.
Створення нової БД
Длятого, щоб створити нову БД «Відвідування» необхідно запустити Microsoft Access.Можна скористатися декількома способами:
1) Пуск – програми – Microsoft Office – Microsoft Office Access
/>
2) Клацнути правою клавішею миші по вільному місцю – створити –Microsoft Office Access
/>
Післятого як загрузилася Microsoft Access створюємо нову БД:
3) натиснути меню «Файл» — команда «Создать»
/>
5) вправій частині вікна необхідно виконати команду «новая база данных»
/>
6) Тепер необхіднозадати ім’я базі даних та шлях її збереження
/>
Уданому вікні діалогу із списку, що розкривається, Тека вибрати теку, в якійпотрібно зберегти створювану базу даних, а в полі введення Ім'я файлу ввестиім'я бази даних. Після цього можна створити за допомогою майстра базу данихпевного типа зі всіма необхідними таблицями, формами і звітами.
Інтерфейс Microsoft Access
Післястворення нової БД можна розглянути інтерфейс програми:
Вікнопрограми складається з вікна програми та робочого вікна.
Панельінструментів бази даних:
/>
Панельінструментів має такі команди: створити, відкрити, зберегти, пошук файлів,друк, попередній перегляд, орфографія, вирізати, копіювати, вставити, відміна,зв’язки з Office, аналіз, програма, редактор сценаріїв, властивості, схемаданих, авто форма, довідка.
Створеннятаблиць
Отже,на наступному кроці створюються таблиці, в які згодом вводитиметься інформація.Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися абовиключатися з таблиці. Такі дані можна переглядати в таблицях абоупорядковувати їх по деяких ознаках.
Інформація,що міститься в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того,можна задати графічну інтерпретацію інформації, що міститься в базі даних. Звирішенням цих завдань можна познайомитись в подальших главах.
Створеннятаблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних.
Таблиця– це об’єкт бази даних, набір інформації по конкретній темі. Дані в таблицірозміщені в стовпцях та рядках.
Послідовністьдій при створенні таблиці в новій базі даних:
1) Необхідно відкрити вікно створеної бази даних і перейти на вкладку“Таблиці.
2) Натиснути кнопку «Создать» у вікні бази даних.
/>
Відкриєтьсявікно діалогу “Новая таблица”, в правій частині якої знаходиться списокваріантів подальшої роботи:
Режимтаблиці — дозволяє створити нову таблицю в режимі таблиці;
Конструктор— дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;
Майстертаблиць — дозволяє створити нову таблицю за допомогою майстра;
Імпорттаблиць — дозволяє здійснити імпорт таблиць із зовнішнього файлу в поточну базуданих;
Зв'язокз таблицями — дозволяє здійснити створення таблиць, пов'язаних з таблицями іззовнішніх файлів.
Потрібновибрати з цієї таблиці відповідний варіант створення таблиці і натиснути кнопкуОК.
Длятого, щоб пов'язати таблицю з інформацією, що міститься в ній, кожній таблиціпривласнюється ім'я. У вікні діалогу “Збереження” задається ім’я після чогонатиснути кнопку ОК.
/>
Припривласненні імені таблиці, як і імені бази даних, можна не обмежуватися вісьмасимволами. Ім'я таблиці, як і імена інших об'єктів бази даних, зберігається всамій базі даних.
Створеннятаблиці за допомогою майстра
MSAccess містить цілий ряд таблиць, які можна використовувати як прототиппотрібних таблиць. При використанні майстра можна не лише заощадити час настворенні таблиць, але і забезпечити стандартні імена і типів даних полівтаблиць.
Длятого, щоб викликати майстра для створення таблиці, у вікні діалогу “Новаятаблица” знаходиться опція «Мастер таблиц» після її вибору потрібно натиснутикнопку ОК.
/>
Наекрані відкриється вікно діалогу, представивши необхідний матеріал для роботи.
Улівій частині вікна діалогу знаходиться список «Образцы таблиц». При виборітаблиці з цього списку змінюється розташований поруч список «Образцы полей», щомістить пропоновані зразки полів для вибраної таблиці.
/>
Спочаткунеобхідно із списку Зразки таблиць вибрати прототип таблиці, яка схожа настворювану таблицю. Потім із списку Зразки полів вибрати поля таблиці ірозмістити їх в списку «Поля новой таблицы».
/>
Длявибору полів використовуються кнопки із стрілками, які розташовані правіше засписок «Образцы полей».
Використовуючикнопку «Переименовать поле», можна у разі потреби змінити найменування будь-якез вибраних полів в списку «Поля новой таблицы».
/>
Сформувавшисписок полів створюваної таблиці, потрібно натиснути кнопку «Далее».
Привикористанні майстра таблиць немає необхідності піклуватися про тип даних. Коливибирається поле із списку «Образцы полей», майстер передбачає, що він знає,який тип даних підійде. Після того, як таблиця створена, можна перейти в режимконструктора таблиць і поглянути, які типи даних вибрав майстер для полів.
Нанаступному кроці створення таблиці задається ім'я таблиці і визначаєтьсяключове поле:
/>
Майстерпропонує свій варіант імені, який можна прийняти, натискуючи клавішу Tab. Якщопотрібно привласнити таблиці яке-небудь інше ім'я, а в даному випадку «Студентигрупи Т-10» потрібно ввести його в текстове поле.
Теперможна вказати майстрові, щоб він автоматично підібрав для таблиці первиннийключ, і натискувати кнопку Далі для переходу в наступне вікно діалогу.
Якщов базі даних вже існують раніше створені таблиці, на третьому кроці майстердопоможе пов'язати створювану таблицю вже створеними. Для пов'язаннястворюваної таблиці з іншими таблицями бази даних потрібно вибрати із спискуданих таблиць, що вже існують в базі, таблицю, з якою необхідно її пов’язати, інатиснути кнопку Зв'язку.
Наекрані відкриється вікно діалогу «Связи». В ньому за умовчанням вибрана опціяТаблиці не зв'язані. Необхідно встановити один з двох можливих типівстворюваних зв'язків і натиснути кнопку ОК.
/>
Нанаступному кроці можна вказати режим подальшої роботи:
Безпосереднєвведення даних в таблицю — після завершення робіт майстра на екранівідкривається режим таблиці, що дозволяє приступити до введення даних втаблицю;
/>
Введенняданих в таблицю за допомогою форми, що створюється майстром, — після завершенняроботи майстра на екрані відкривається екранна форма введення інформації встворену таблицю.
Встановившинеобхідний режим, натиснути кнопку Готово. Цим кроком запускається майстер наформування таблиці. Після завершення цього процесу залежно від вибраної опціїна екрані відкриється вікно конструктора таблиці, вікно перегляду таблиці, абоекранна форма введення даних в таблицю.
Створеннятаблиці у вікні конструктора
Створеннятаблиць у вікні конструктора надає ширші можливості за визначенням параметрівстворюваної таблиці. Можна перейти в конструктор таблиць з майстра по створеннютаблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу «Новая таблица» вибрати із спискуваріантів значення Конструктор, і натиснути кнопку ОК.
/>
Врезультаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.
/>
Уверхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, яка містить наступніатрибути створюваної таблиці: найменування поля, тип даних і опис. Окрім цихосновних атрибутів, кожне поле таблиці володіє додатковими властивостями, щовідображуються в нижній частині конструктора і визначають умови введення даних.Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, алетак, щоб відобразити характер інформації, яка зберігатиметься в даному полі.Тип поля визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі. У кожного поляє визначення.
Найменуванняполя
Найменуванняполя вводиться в поле введення стовпця ім'я поля. При завданні найменуваньполів потрібно слідувати наступним правилам:
- Найменування поля може містити до 64 символів, але не слідзловживати цією можливістю, задаючи дуже довгі імена;
- Найменування поля може містити букви, цифри, пропуски і спеціальнісимволи, за винятком крапки (.), знаку (!) оклику, прямих дужок ([]) і деякихсимволів, що управляють (з кодами ASCII 0-31);
- Найменування поля не може починатися з пропуску;
- Два поля в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;
- Як найменування поля не рекомендується використовувати абревіатуриабо короткі назви.
Недотриманняцих правил відстежується засобами СУБД MS Access, але в деяких випадках це можепривести до важко визначуваних помилок, тому рекомендується самостійно контролюватидотримання вищепереліченим правилам в практичній роботі.
Бажанопрагнути використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшення їхідентифікації при перегляді таблиць.
Типи даних
Найменування поля використовується для заслання на дані таблиці.Для визначення типа даних, що зберігаються, використовується тип даних. Типданих поля вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access допустимимиє дані наступних типів:
Текстовий — Символьні, текстові дані, об'єм яких неповинен,перевищувати 255 символів, за умовчанням 50.
Числовий – символьні дані, за умовчуванням 50
Грошовий — Різновид типа даних для зберігання, грошовихеквівалентів, розміром 15 розрядів до коми, і чотири розряди після.
Лічильник — Є різновидом числового типа, може мати лише цілезначення, автоматично збільшується на заданий крок, за умовчанням +1, значенняне можуть повторюватися.
Дата/час — Відображає дані Дати або часу
Логічний — Призначений для зберігання логічних значень, для команді операцій: лож\істінна, да\нет, true\false, 1\0.
Поле MEMO — Текстовий тип даних, обмеження до 64000 символів, поляцього типа не індексуються.
Поле об'єкту OLE — Призначений для зберігання об'єктів (файлів),які створені в інших застосуваннях. Поле не індексується.
Майстер підстановок — Дозволяє підставляти значення полів, увигляді простого або комбінованого списку.
Для зміни ширини поля потрібно в рядку Розмір поля розділу“Властивості поля” задати число, що визначає ширину поля (від 1 до 255).
Кожен з типів даних наділений власними властивостями, яківідображуються в розділі “Властивості поля” вікна конструктора.
/>
Числові поля
В текстових полях допустимі символи, цей тип поля може міститицифри. Як основні аргументи по використанню числових полів приведу наступніміркування:
При введенні даних числового типа автоматично виробляєтьсяперевірка даних. Якщо дані містять текстові або спеціальні символи, MS Accessвидасть запобігання і помилкові дані не будуть введені.
Лише над числовими полями можливе виконання математичних операцій.Перш, ніж встановити розмір поля, потрібно поміркувати, які значеннязберігатимуться в ньому.
Вибравши оптимальне значення, заощаджується місце для зберіганняданих. Для вказівки кількості десяткових знаків використовується властивістьполя Число десяткових знаків. Воно може набувати значення від 0 до 15. АтрибутАвто даної властивості служить для автоматичної установки кількості знаківпісля коми. Використовуючи значення властивості Розмір поля, можна встановитинаступний формат для полів числового типа.
Поля типа Лічильник
Поля типа Лічильник призначені для зберігання даних, значення якихне редагуються, а встановлюються автоматично при додаванні кожної нової; записив таблицю.
Їх значення є унікальними, послідовно зростаючими на 1 придодаванні кожному новому запису або можуть бути будь-якими випадковими числами.
Такі поля дозволяють проводити автоматичну пере нумерацію данихнезалежно від того, в яке місце таблиці вставляються дані, що буває дуже зручнопри веденні різних кодифікаторів, ключів і впорядкованих масивів даних,оскільки створює умови для вживання алгоритмів швидкого сортування і пошуку даних.
Поля дати/часу
Використання для зберігання дат і часу полів, в яких даніпредставлені в спеціальному форматі, надає ряд додаткових переваг:
MS Access дозволяє вводити і відображувати дати в декількохформатах. Конкретний варіант відображення дати/часу встановлюється увластивості Формат поля вікна конструктора таблиць. При зберіганні даних ціформати автоматично перетворяться у внутрішнє представлення даних.
При введенні дат MS Access здійснює перевірку формату даних ідопускає введення лише правильних дат.
У полі даного типа може міститися будь-яка дата і будь-який час:від 1 січня 100 р. до 31 грудня 9999 р. Дані цього типа займають 8 байт.
Логічні поля
Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можутьприймати одне з двох можливих значень. Властивість Формат поля логічного полядозволяє використовувати спеціальні формати або один з трьох вбудованих:Істина/Брехня, Да/Нет або Вкл/викл. При цьому значення Істина, Та і Вклеквівалентні логічному значенню True, а значення Брехня, Немає і Виклеквівалентні логічному значенню False.
Якщо вибрати вбудований формат, а потім вводити еквівалентнелогічне значення, то введене значення відображуватиметься у вибраному форматі.Наприклад, якщо значення True або Вкл вводиться в елемент управління типа Поле,для якого у властивості Формат поля вказано Да/Нет, то введене значення тут жеперетвориться в Так.
При створенні спеціального формату треба видалити поточне значенняз властивості Формат і введіть свій власний формат.
Текстові поля довільної довжини
Текстові поля довільної довжини (поля MEMO) можуть містити тих жетипів даних, що і прості текстові поля. Відмінність між цими полями полягає втому, що довжина полів типа MEMO може бути дуже велика в порівнянні з розміромтекстових полів. Може містити довгий текст або комбінацію тексту і чисел.
Поля об’єкта OLE
MS Access дозволяє зберігати в таблицях зображення і інші двійковідані (наприклад, електронну таблицю MS Excel, документ MS Word, малюнокзвукозапис), зв'язаний або упроваджений в таблицю Microsoft Access. Для цихцілей служить тип даних Поле об'єкту OLE. Фактичний об'єм даних, який можнаввести в поле даного типа, визначається об'ємом жорсткого диска комп'ютера (до1 Гігабайта).
Тип даних майстер підстановок
Вибір цього типа даних запускає майстер підстановок, який створюєполе, в якому пропонується вибір значень із списку, що розкривається, міститьнабір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра всписку у вічку запускає майстра підстановок, який визначає типа поля.
Розмір даного поля збігається з розміром ключового поля,використовуваного як підстановка (зазвичай, 4 байти).
Створення структури таблиці
Після розгляду типів даних в Access і окремих властивостях полівтаблиці, можна приступити до створення структури таблиці. Створення структуритаблиці можна розглянути на прикладі створення таблиці «Студенти бази данихМВПУ». Дана таблиця вже є в базі даних МВПУ, але розгляд процесу створення цієїтаблиці буде вельми корисним. Для того, щоб не порушити структуру бази данихМВПУ, заздалегідь, створюється учбова база даних і відкривається її вікно. Увікні конструктора таблиці в стовпці Ім'я поля ввести КодУчня.
Натиснути клавішу Tab або Enter, щоб перейти в стовпець Типаданих. При цьому звернути увагу, що в нижній частині вікна діалогу з'являєтьсяінформація в розділі “Властивості поля”.
У стовпці Тип даних з'явилося значення Текстовий. Потрібнонатиснути кнопку розкриття списку в правій частині прямокутника, і побачитисписок, що містить всі типи даних. З цього списку за допомогою миші абоклавішами вгору і вниз вибирається значення Лічильник і натискується на клавішуTab для переходу в стовпець Опис. Стовпець Опис це пояснення, яке дається своїмполям. Якщо в майбутньому працювати з даною таблицею, цей опис з'являтиметься внижній частині екрану MS Access всякий раз, коли виявитеся в полі КодУчня, інагадає призначення даного поля.
Необхідно ввести пояснюючий текст в стовпець Опис і натиснутиклавішу Tab або Enter, щоб перейти до введення інформації про наступне поле.Аналогічним чином можна ввести опис всіх полів таблиці.
Завершивши введення структури таблиці, необхідно зберегти її,виконавши команду Файл/Зберегти.
Створення таблиці в режимі таблиці
Кожен із способів має свої переваги і недоліки. Але цей спосібстворення таблиці вражає своєю простотою, наочністю і дуже сподобався. Не даремновін розташований першим в списку методів створення таблиць вікна діалогу “Новатаблиця ”. Ймовірно, ним найчастіше і користуються. Нижче приведенапослідовність дій, яку належить виконати:
Необхідно перейти на вкладку «Таблиці вікна бази даних» і натиснутикнопку Створити. У вікні діалогу «Новая таблица» вибрати із списку варіантівзначення Режим таблиці і натиснути кнопку ОК.
/>
В результаті виконання цих дій відкриється вікно діалогу“Таблиця”, що містить створену за умовчанням таблицю. Ця таблиця містить 20стовпців і 30 рядків, і цього цілком достатньо спершу. Після збереження цієїтаблиці, звичайно, можна додати стільки рядків і стовпців, скільки знадобиться.
Найменування полів таблиці визначені за умовчанням, але навряд чивони задовольняють вимогам. MS Access дозволяє дуже просто привласнити полямнові імена.
Для цього натиснути двічі кнопкою миші на область вибору першогополя (заголовок якого містить Поле 1). Ім'я поля виділяється і з'являєтьсямиготливий курсор.
/>
Вводиться ім'я першого поля і натискується клавіша Tab. Аналогічновводяться останні імена полів таблиці в наступних стовпцях. Тепер можназаповнити декілька рядків таблиці, вводячи інформацію в тому вигляді, в якомувона вводитиметься і в майбутньому. Краще записувати все в одному стилі(наприклад, якщо першу дату записано 10/09/09, то не пишеться наступну увигляді Листопад 3, 1996). Якщо MS Access встановить неправильний тип даних,змінити його складно, тому краще вводити все правильно відразу.
/>
Потрібно зберегти таблицю, виконавши команду Файл/Сохранить макетабо натиснути кнопку «Сохранить» на панелі інструментів. У вікні діалогу, щовідкрилося, «Сохранение» потрібно привласнити таблиці ім'я і натиснути кнопкуОК.
На запит про необхідність створення для таблиці первинного ключатреба натиснути кнопку Так, і MS Access створить таблицю, видаливши зайві рядкиі стовпці.
Тепер потрібно переконатися, що Access вибрав для кожного поляправильний тип даних. Для цього необхідно перейти у вікно конструктора таблиці,виконавши команду «Вид/Конструктор таблиць». Якщо щось не влаштовує в структурітаблиці, внести необхідні зміни.
/>
Зв’язування таблиць. Створення зв’язків
Процес зв’язування таблиць може розпочатись на етапі визначенняпідстановок. Завершує цей процес робота з визначенням схеми даних. Зв’язки міжтаблицями можна редагувати, видаляти. Ця робота починається з натискання назначок «Схема данных», що розташований на панелі інструментів.
В результаті цього відкривається діалогове вікно «Схема данных»,де необхідно додати таблиці.
/>
Для того, щоб додати таблиці необхідно клацнути правою клавішеюмиші на вільному місці та вибрати команду «Добавление таблицы». Після виконанняцієї команди відкриється діалогове вікно «Добавление таблицы» де необхідновиділити необхідні таблиці та додати їх до схеми даних.
/>
Після того, як таблиці додались у схему даних можна початизв’язування таблиць. Цей процес починається шляхом перетягування ключового поляоднієї таблиці до підлеглого поля іншої.
/>
Після перетягування ключових полів відкривається вікно «Изменениясвязей», де пропонується «обеспечение целостности данных», «каскадноеобновление связанных полей» та «каскадное удаление связанных полей».
/>
Забезпечення цілісності даних БД означає виконання низки обмежень,додержання яких необхідне для підтримки несуперчності даних, що зберігаються.
Якщо у діалозі «Изменение связей» в поле «обеспечение целосностиданных» встановити прапорець, а в полях «каскадное обновление связанных полей»та «каскадное удаления связанных полей» ні, то програма не дозволить змінитиабо вилучити цільову сутність за умови наявності зв’язаних з нею записів віншій таблиці, а якщо встановити прапорець «каскадное обновление связанныхполей» то програма буде автоматично змінювати дані в усіх зв’язаних записах підчас зміни значення цільової сутності;
/>
Якщо встановити прапорець «каскадное удаление связанных полей» топрограма автоматично буде вилучати зв’язані записи в процесі цільової сутності.
В результаті зв’язування всіх таблиць отримано таку схему даних:
/>
Вибірка даних
На практиці часто потрібно вибрати з вихідної таблиці частинузаписів, що задовольняють певним критеріям, і упорядкувати вибірку. Критеріїможуть визначатися поєднанням ряду умов. Наприклад, необхідно вибрати записипро певних учнів групи і упорядкувати їх в алфавітному порядку. Для вирішеннятаких завдань призначені майстри запитів і конструктор запитів, за допомогоюяких можна:
- Формувати складнікритерії для вибору записів з однієї або декількох таблиць;
- Вказати поля, щовідображуються для вибраних записів;
- Виконуватиобчислення з використанням вибраних даних.
“ Запит за зразком ” Раніше були розглянуті загальні положення,що відносяться до баз даних, де відзначалося, що одним з основних призначеньбаз даних є швидкий пошук інформації і здобуття відповідей на всілякі питання.Питання, що формулюються по відношенню до бази даних, називаються запитами. УMS Access для формування запитів використовується конструктор запитів іінструкція SELECT мови MS Access. Запитза зразком — це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або декількохтаблиць. При формуванні запиту необхідно вказати критерії вибірки записів увихідній таблиці. При цьому замість того, щоб друкувати пропозиції наспеціальній мові, потрібно просто заповнити бланк запиту, який розташовується увікні конструктора запитів. Метод формування запиту шляхом заповнення бланкапростий для вивчення і розуміння. Він сприяє ефективному використаннюможливостей MS Access користувачами, що мають навіть мінімальний навик роботи здодатком або що не мають його зовсім.Длястворення простих запитів можна використовувати майстер запитів, якийпослідовно запрошує найменування таблиць, використовуваних в запиті, перелікполів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення складніших запитівможе знадобитися конструктор запитів, який є простим і наочним засобомстворення досить складних запитів. Створення запитів за допомогою майстра Відмінною рисою MS Access є наявністьбагато чисельних і всіляких майстрів, які допомагають при виконанні більшості дій,не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.Запититакож можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікнібази даних необхідно перейти на вкладку “Запросы” і натиснути кнопку «Создать»./> Відкриється вікно діалогу, в якому можнавибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один змайстрів створення запиту. Для знайомства із запитами краще вибрати опціюПростий запит. Вцьому випадку буде запропоновано вказати список таблиць і їх полів, і напідставі цих даних буде створений запит.Пристворенні простого запиту відкриється вікно майстра, в якому можна вибратипотрібні поля з однієї або декількох таблиць. Якщо вибрано більш за однутаблицю, майстер автоматично зв'язує таблиці. Наприклад, цікавить кількістьпропусків учнів за вересень. Для здобуття такої інформації потрібно вибрати зтаблиці Студенти групи Т-10 поле Прізвище, з таблиці Вересень — поле загальнакількість пропусків. Натисніть кнопку Підсумки, визначите, яких підсумковихзначень Ви збираєтеся набути. /> Після цього можна переглянути запит врежимі «таблица»Абоперейти в режим «Конструктор» та задати певні критеріїПоле.У цьому рядку поміщаються ті поля, які використовуються для створення запиту,кожне в своєму елементі таблиці.Ім'ятаблиці. Цей рядок показує, з якої таблиці (або запиту) вибрано дане поле.Сортування.У цьому рядку вказуєтьсч тип сортування інформації, в запиті, за збільшенням(від А до Я, від більшого до меншого, від ранішого до пізнішого і так далі) абопо убуванню (від Я до А і так далі).Вивідна екран. Якщо необхідно, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в полі,помітьте це вічко, щоб встановити прапорець перегляду поля. Якщо ж полевикористовується лише для завдання умови вибору даних, котре повертає запит,краще залишити його порожнім./> Якщо наприклад, потрібно відібрати всіх,хто живе в Києві, то поле Місто у запиті використовується для я обмеженнярезультатів вибірки; проте якщо не потрібно знову і знову дивитися на поля з ім'ямінших міст, то все, що потрібно – перейти в режим конструктор після завершенняроботи майстра та задати умову відбору. Умовавідбору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку,розташованому нижче за неї) вводяться обмеження пошуку, задаючи певні умови,які прийнято називати критерієм пошуку.Післявідкриття запиту в режимі «конструктор» в поле «условие отбора» під полем«Місто» потрібно ввести «Київ», зберегти, затим перейти в режим таблиці іпереглянути результат.
Створення запиту в режимі конструктор Припустимо, потрібно подзвонити учнямгрупи і повідомити їх про презентації нових професій. Номери телефонівзнаходяться в одному із стовпців таблиці, що містить всю інформацію про учнів,— адреси і так далі. В даному випадку не потрібна вся ця інформація. Доситьназви групи, імені учня і номера телефону, тобто потрібно лише три стовпці.Такий запит можна створити у конструкторі.Всянеобхідна інформація знаходиться в таблиці Студенти Т-10 бази даних МВПУ, томудля створення запиту потрібно виконати наступні дії: Увікні бази даних перейти на вкладку “Запросы” і натиснути кнопку «Создать», вякій необхідно вибрати «Констуктор»./> Відкриється вікно діалогу “Добавлениетаблицы”, в якому потрібно вибрати таблицю Студенти Т-10 і натиснути кнопку«Добавить». />Затимзакрити вікно діалогу. Наекрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого міститьвсього одну таблицю – Студенти Т-10, а бланк запиту порожній. Додавання полів в бланк запиту Для вибору полів, які мають бути присутнімив результуючій табліці, необхідно відображати їх у бланку запиту. В MS Accessіснує два варіанти вибору полів результуючої табліці. Можна скористатисянайбільш прийнятним./> У MS Access широко використовуєтьсямеханізм перенести-і-залишити (dr ag-and-drop). Для використання цьогомеханізму при виборі полів потрібно перейти в таблицю в схемі даних, з якоїтреба вибрати поля. Виділити поля, які треба відображувати в запиті, натиснутикнопку миші і, не відпускаючи її, перетягнути вибрані поля в бланк запиту.Після чого переглянути в режимі таблиця. Зміна порядку полів Порядок полів в бланку запиту визначаєпорядок появи їх в результуючій таблиці. Для того, щоб змінити розташуванняполя в цьому списку, треба виконати наступні дії:Встановитипокажчик миші на область вибору стовпця, який розташовується прямо над назвоюполя. Коли покажчик змінить вигляд на стрілку, натиснути кнопку, щоб виділитистовпець.Натиснутиі утримувати кнопку миші в цьому положенні. На кінці покажчика з'явитьсяпрямокутник. /> Тепер можна переміщати стовпець внеобхідному напрямку. Товста вертикальна лінія покаже його поточне положення.Післяцього можна відпустити кнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться внеобхідному місці. Поле буде переміщено в нове місце.Інколине відразу вдається виділити стовпець для його переміщення. Треба переконатисяв тому, що натискуєте область вибору стовпця (маленький прямокутник, якийзнаходиться прямо над назвою поля). Це єдине місце, за яке можна захопитистовпець для перенесення. Для перенесення поля в бланк запиту двічі натиснутимишею на назві поля. Збереження запиту Створений запит можна використовуватинадалі. Для цього потрібно привласнити йому ім'я і зберегти його. Збереженнязапиту здійснюється командою «Файл/Сохранить как экспорт», який відкриє вікнодіалогу введення імені запиту. MS ACCESS за умовчанням запропонує ім'я запиту іполя введення, але краще підібрати, що-небудь значиміше.
Створення Форми Для більш зручного відображенняінформації, що міститься в базі даних, використовуються форми. У повсякденномужитті зазвичай заповнюються форми, наприклад, коли вносять плату за квартируабо телефон. Вживання різних елементів інтерфейсудозволяє наочніше представити запис. Додавання до форми WindowsMedia Player дозволяє відтворювати файли.avi (Audio-Video Interleaved)і.asf (ACTIVEX Streaming Format) з тим, аби користувачі могли розслабитися впроцесі роботи. Як фонове зображення можна використовувати графічні файли зрозширенням.gif і jpg… Форми зазвичай використовують для наступних цілей:
- для введення нових даних в таблицю, їх редагування і видалення;
- для вибору даних, їх попереднього перегляду і для друку звіту; - для відкриття інших форм або звітів.Дані,приведені у формі, беруться з полів базової таблиці. Зв'язок між формою іджерелом даних можуть забезпечувати елементи управління, наприклад, поля. Формуможна переглядати в трьох режимах:
- Конструктор (Design View);
- Режим таблиці (Datasheet View); - Режим форми (Form View).Увідкритому вікні бази даних потрібно відкрити вкладнику «Формы» і натискуємокнопку «Создать». У результаті відкривається вікно «Новая форма».
/> В цьому вікні потрібно відкрити списоктаблиць і вибирати одну з них, а саме ту, з якої буде створюватися форма.Наприклад Студенти групи Т-10.Створення першої стандартної форми – у стовпчик Для цього виконаємо команду Автоформа: встолбец. /> У результаті буде створена форма,зображена на малюнку. />
У цьому вікні всі поля розташовані устовпець і виведено тільки один запис. Перегляд послідовних записів таблиціСписок здійснюється за допомогою кнопок прокрутки.При спробі закрити створену форму системаробить запит про необхідність її збереження. /> Якщо форма зберігається, то видається щеодин запит про збереження форми з означеним іменем. Можна ввести нове ім'я чизгодитися з тим, яке пропонує система, і після цього натиснути кнопку ОК. />Створення стандартної форми Порядок її створення аналогічнийпопередньому, з тією лише різницею, що замість команди «Автоформа: в столбец»виконується команда «Авто форма: ленточная.» Стрічкова форма даних зображена намалюнку поданому нижче./>
У ційформі кожний запис займає окремий рядок-стрічку. Необхідно зберегти цю форму зіменем Форма2. Третя стандартна форма – таблична Вона створюється аналогічно тому, як і двіпопередні. У цьому випадку у вікні Новая форма виконується команда Автоформа:табличная. Її зовнішній вигляд приведено на малюнку./> Крім розглянутих трьох видів стандартнихформ, користувач може самостійно створювати довільну форму. Для цьоговикористовують програму майстер форм. Для аналізу роботи майстра форм можнастворити базу даних Basa4, яка буде утримувати таблицю з іменем Студенти.Формуможна редагувати у режимі Конструктор. Відкрити, наприклад, форму Форма2 урежимі конструктора.На екрані в панелі інструментів з'явитьсякнопка «Панель элементов» (на ній зображено ключ з молотком)./>
Необхідновстановити курсор миші на кнопку, та клацнути по ній. Ліворуч на екраніз'явиться сама панель, на якій вміщуються різні кнопки для створення елементівуправління./>/>Права верхня кнопка – це «Мастерэлементов». Він визначає, яким способом створюються нові елементи управління.При бажанні можна самостійно розібратися з елементами управління форми. Уформі, як і в запиті, також можна здійснити пошук необхідних даних. При цьомуметодика роботи щодо пошуку даних близька до аналогічної методики у запитах.Створення звітів Звіти – представлення інформації удрукованому вигляді. Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовуватитакі засоби:
- Майстер звітів, який дозволяє досить швидко створювати звіт наоснові відбору полів з вхідних інформаційних таблиць.
- Конструктор звітів, у якому користувач самостійно розробляєпотрібний із заданими властивостями.
- Автозвіт: стрічковий, який дозволяє автоматично створюватинайпростіший табличний звіт на основі однієї таблиці.
- Автозвіт: у стовпець, який дозволяє автоматично створювати звіт зполями, назви яких розташовуються в один або декілька стовпців.
- Майстер діаграм;
- Поштові наклейки.
Длястворення звіту будь-яким із зазначених способів необхідно виконати такі дії:
1) Відкрити базу даних.
2) У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты» і натиснути на кнопку“Создать”.
/>
3) У діалоговому вікні “Новый отчет», що з’явилось на екрані, вибратиодин з можливих засобів формування звіту.
Створеннянайпростішого звіту за допомогою засобу “Автоотчет”
Найпростішим способом створення табличного звіту євикористання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет»потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьомуж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. Наекрані з’явиться готовий до використання звіт.
/>
У цей звіт автоматично будуть включені усі полявибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок.На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручнимперегляд даних та їх порівняння.
Створеннязвіту з використанням Майстра звітів
Створеннязвіту за допомогою Майстра зводиться до вибору таблиць, які мають скластиінформаційну основу звіту, визначення списку полів звіту та послідовність їхрозміщення.
Длязапису Майстра звітів у вікні діалогу “Новый отчет» потрібно зі списку можливихваріантів побудови звіту виділити “Мастер отчетов» і натиснути на кнопку “ОК”.
/>
Потрібновибрати зі списку, що з’явився, таблицю або запит, на базі якої (якого)створюється звіт. З списку полів необхідно перенести у список “Выбранные поля»ті поля, які ви бажаєте розмістити у створюваному звіті.
Якщозвіт створюється на основі декількох таблиць, то аналогічно вибираються іпереносяться у створюваний звіт потрібні поля з інших таблиць. Якщо після цьогонатиснути на кнопку “Готово”, то на екрані з’явиться попередній варіант звіту.
/>
Якщо натиснути на кнопку “Далее”, то з’явитьсянаступне вікно Майстра звітів. На другому кроці створення звіту з допомогоюМайстра необхідно визначити, чи потрібно групувати дані по якому-небудь полю.Поля, за якими необхідно виконати групування, вибираються зі списку полів, щовисвічуються у лівій частині вікна.
Прицьому вони автоматично з’являються у верхній частині правого списку в окремійрамці й виділяються синім кольором. МS Accеss пропонує варіант групуванняданих. Якщо він не задовольняє, то є можливість за допомогою кнопок вікнадіалогу задати свій варіант, пам’ятаючи, що МS Accеss допускає до 10 рівнівгрупування.
/>
Унаступному вікні Майстра звітів є можливість виконати сортування записів іпідрахунок підсумків у полях звіту. З метою сортування записів звіту у цьомувікні необхідно вибрати поля, за якими має відбутись сортування та порядоксортування. Дозволяється вибирати до 4 полів сортування.
Щобвиконати підрахунки підсумків у полях звіту, потрібно натиснути кнопку “Итоги”та у діалоговому вікні “Итоги”, що з’явиться після цього, за допомогоюпрапорців здати для потрібних полів тип операції для підсумкових підрахунків(Sum, Avg (середнє), Min, Max). Після цього натиснути на кнопку “ОК”, щобповернутися у вікно сортування.
Наступнідва кроки формування звіту за допомогою Майстра дозволяють визначити вид макетаі стиль оформлення звіту.
/>
Наостанньому кроці створення звіту є можливість задати ім’я звіту й вибирати одинз двох варіантів продовження роботи:
- а) Перегляд і друкування звіту.
- б) Модифікація звіту за допомогою Конструктора звітів.
/>
Побудованийза допомогою Майстра звіт може повністю задовольнити ваші вимоги. Проте удеяких випаках виникає потреба внести зміни у структуру і форму звіту, дещополіпшити його зовнішній вигляд. У цьому випадку є можливість використатистворений звіт як чорновий варіант і скористатись Конструктором звітів для йогомодифікації та поліпшення.
Використання Конструктора звітів для створення тамодифікації звітів
Основнимиоб’єктами звіту є пояснювальний текст і поля. У звітів також можуть бутиприсутні лінії, прямокутники, малюнки і таке інше.
Упроцесі створення модифікації звітів конструктор звітів дозволяє додавати,вилучати, переміщати області звіту разом із розміщеними у них об’єктами. Такожможна встановлювати колір і керувати параметрами відображення будь-якихелементів і областей звіту.
Длявідкриття вікна Конструктор звітів з метою модифікації раніше створеного звітупотрібно виконати такі дії:
1. У вікні вибрати потрібний звіт.
2. Натиснути на кнопку “Конструктор”.
На екрані відкриється вікно Конструкторазвітів, яке дуже нагадує вікно Конструктора форм і містить майже ті саміоб’єкти (написи, поля) та сітку, що й вікно Конструктора форм.
У вікні Конструктора звітів, як і уформах, мають місце і заповнюються за допомогою засобів Конструктора такіобласті: заголовок звіту, верхній і нижній колонтитули, область даних і областьпримітки звіту. У разі проведення групування даних у вікні Конструктора додатковоз’являються області заголовка групи та примітки групи.
- Заголовок звіту розміщується на початку звіту і роздруковується напершій сторінці звіту. Використовується при створенні титульної сторінки звіту.
- Верхній колонтитул розміщується на початку кожної сторінки і підзаголовком звіту. У цій області розміщуються назви стовпців звіту.
- Заголовок групи розміщується перед першим записом кожної групи.
- Область даних використовується для відображення даних окремихзаписів з джерела записів для звіту, тобто з таблиці або запиту.
- Примітка групи розміщується після останнього запису області данихвідповідної групи. Тут, як правило, розміщують підсумковий рядок групи.
- Нижній колонтитул розміщується і друкується у нижній частинікожної сторінки. Найчастіше використовується, що вставити номер сторінки.
- Примітка звіту розміщується і друкується у кінці звіту. У ційобласті розміщують підсумковий рядок звіту.
Конструктор звітів надає користувачу урозпорядження велику кількість засобів для формування нових звітів таполіпшення звітів, створених раніше у режимах Автозвіту або Майстра звітів.
Створеннямакросів
Макрос- певна послідовність операцій. Вони зберігаються у вікні, що нагадує таблицю,в такому порядку, в якому їх необхідно виконувати. При запуску макросу Accessвиконує ці дії.
Макросможе істотно полегшити використання Access. Однією з корисних особливостеймакросів є можливість їх прив'язки до кнопок, які поміщаються у форми. Цікнопки можуть виконувати операції, що часто повторюються (наприклад, відкриватидіалогові вікна для пошуку, змінювати порядок сортування даних або друкуватизвіт).
КористувачіAccess можуть використовувати певні кнопки для виконання цих дій, навіть незнаючи всіх подробиць операцій, що виконуються макросом. Використовуючимакроси, можна створювати завершені застосування з призначеним для користувачаменю і діалоговими вікнами.
Першиймакрос виконуватиме дуже просте завдання — вказувати комп'ютеру на необхідністьвидавати звуки за допомогою вбудованого динаміка. Створюється він таким чином:
1) Необхідно клацнути на посиланні Макросирозташованої у вікні бази даних.
/>
2) Для відкриття таблиці конструктора, призначеної для створеннянового макросу, потрібно клацнути на кнопці Створитирозташованою на панелі інструментів.
/>
3) Після цього клацнути на списку, що розкривається, в першому рядкустовпця Макрокоманда і вибрати із списку команду Сигнал.
/>
4) Виконати команду «Файл — Сохранить».
5) У діалоговому вікні «Сохранение» потрібно привласнитимакросу ім'я «Сигнал» і клацнути на кнопці «ОК».
/>
6) У вікні бази даних двічі клацнути на макросі «Сигнал»на що негайно відреагує комп'ютер, видавши звуковий сигнал. />Наступниймакрос мабуть, корисніший, який відкриватиме форму.1) Клацнути на посиланні Макросиу вікні бази даних.(мал.)2) Клацнути на кнопці «Создать»розташованою на панелі інструментів, і на екрані з'явиться таблицяконструктора, призначена для створення нового макросу.(мал.)3) У першому рядку стовпця Макрокомандавибрати команду «Открыть Форму». На нижній панеліконструктора будуть вказані можливі властивості для макросу ВідкритиФорму. Приблизно такі ж властивості задаються при додаванні в таблицюнового поля./>4) У полі Ім'я форми вибрати наприклад форму «Студенти групи Т-10»5) Виконати команду «Файл –Сохранить»6) У діалоговому вікні «Сохранение»ввести ім'я макросу — «Студенти гр Т-10» і клацнути накнопці ОК.Длядеяких команд макросів Access надає спеціальні посилання. При їх використаннідля створення, наприклад, макросу відкриття форми або звіту не знадобитьсявибирати команди або їх властивості. Все робитиметься по-іншому.1) У вікні бази даних клацнути на посиланні Макроси.2) Клацнути на кнопці «Создать»розташованої на панелі інструментів щоб відкрити таблицю конструктора для створеннянового макросу.3) Розташувати вікна Access так, щоб вікнамакросів і основне вікно бази даних не перекривали один одного.4) Клацнути на посиланні Звітирозташованої у вікні бази даних.5) Перетягнете звіт «Студентыгрупи Т-10» з вікна бази даних в перший рядок макросу. Буде виконанакоманда Відкрити Звіт і виведено ім'я звіту.(мал.)
/>6) Змінити аргумент макрокоманди Режим на Перегляд. />7) Вибрати команду «Файл –сохранить».8) У діалоговому вікні Збереженняпривласнити макросу ім'я Студенти групи і клацнути накнопці ОК.9) Закрити макрос.10) Клацнути на посиланні «Макроси»у вікні бази даних11) У вікні бази даних двічі клацнути на іменімакросу Студенти групи. Створення модулів Модуль Access складається з описів,інструкцій і підпрограм (процедур) написаних на мові програмування VBA (VisualBasic for Application), збережених під загальним ім'ям. Visual Basic буврозроблений Microsoft як мова високого рівня для створення додатків на базіопераційної системи Windows. У VBAпроцедури є замкнутими програмними одиницями. Вони забезпечують ширшіможливості, ніж макроси. Кожна форма або звіт в базі даних містить вбудованіпроцедури обробки подій, наприклад, процедура обробки події дозволяє відкритиіншу форму при натисненні певної кнопки у формі. УMicrosoft Access існують модулі двох типів; стандартний модуль і модуль класу.Стандартний модуль містить процедури Sub і Function, не пов'язані з конкретнимоб'єктом: формою або звітом. Вони доступні для всіх процедур в базі даних.Стандартнімодулі використовуються також для оголошення доступних зі всіх модулів додаткаглобальних змінних. Для перегляду списку стандартних модулів натискуйте напанелі інструментів кнопку Модулі (Modules) у вікні База даних (Database). Модулі класів окрім процедур містять описнового об'єкту і програми, які є локальними для цих об'єктів. Як приклад модулякласу можна назвати модулі форм і звітів. Модуль форми створюється ізв'язується з формою, аби створити процедуру обробки подій для цієї форми.Процедуриіз стандартного модуля, якщо вони не описані явно як локальні для модуля, щомістить їх, розпізнаються і можуть викликатися процедурами з інших модулів втій же базі даних або з баз даних, що адресуються. Створення кнопкової форми Одним з найбільш ефективних інструментів,використовуваних для організації об'єктів баз даних Access, є головна кнопковаформа. Головна кнопкова форма запускається при відкритті бази даних і міститькнопки для активізації найбільш важливих об'єктів. Вона має набагато більшдружній інтерфейс, ніж основне вікно бази даних.Надодавання кнопкової форми до бази даних не піде багато часу, оскільки компаніяMicrosoft вбудувала в Access диспетчер кнопкових форм. Нижче вказаний диспетчербуде застосований для створення кнопкової форми бази даних МВПУ. Для цьогонеобхідно виконати такі дії:1) ЗапуститиAccess і завантажите базу даних МВПУ.2) Затимвиконати команду «Сервис» — «служебные программы» — «диспетчер кнопочной формы». />3) Оскількидиспетчер завантажується вперше, з'явиться вікно із запитом на створення новоїкнопкової форми. Потрібно клацнути на кнопці Так.4) Ввідкриваєтьсявікно «Диспетчер кнопочной формы» представлене намал… Як буде розказано трохи пізніше, для однієї бази даних можна створитидекілька кнопкових форм. При запуску диспетчера за умовчанням створюєтьсяголовна кнопкова форма. Потрібно клацнути на кнопці «Изменить»для відкриття діалогового вікна «Изменение» сторінкикнопкової форми. />5) У діалоговому вікні, що відкрилося,демонструються всі елементи кнопкової форми. Поки що жоден з них не вибраний.Потрібно клацнути на кнопці «Создать» для відкриття діалогового вікна Зміна елементу кнопкової форми.6) Ввести в поле Текстназва Каталоги у полі із списком Команда вибратикоманду Відкрити форму для зміни, потім в списку Форма вибрати елемент Студенти групи Т-10.На мал. показано вже заповнене діалогове вікно. Клацнути на кнопці ОК для його закриття. />7) Клацнути на кнопці Закритиу діалоговому вікні Зміна сторінки кнопкової форми. />8) Клацнути на кнопці Закритиу вікні Диспетчер кнопкової форми.9) Клацнути на посиланні Формиу вікні бази даних.10) Двічі клацнути на опції Кнопковаформа щоб вивести форму на екран.11) Клацнути на кнопці СтудентиМВПУ і буде відкрита форма Студенти групи Т-10.
/>Зміна кнопкової форми Диспетчер кнопкової форми можевикористовуватися багато разів для однієї і тієї ж кнопкової форми. Якщознадобиться внести якісь зміни, наприклад, додати новий елемент, змінити абовидалити його, потрібно відкрити вікно Диспетчер кнопковоїформи. Отже, всі раніше настроєні параметри залишаться в силі.Робитьсяце таким чином:1) Необхідно переконатися в тому, що головнакнопкова форма закрита.2) Виконати команду «Сервис» — «служебные программы» — «диспетчер кнопочной формы».3) У діалоговому вікні диспетчера вибрати опцію «Главная кнопочная форма» (за умовчанням) і клацнути накнопці «Изменить».4) У діалоговому вікні «Изменениестраницы кнопочной формы» клацнути на кнопці «Создать».5) Ввести в поле «Текст»назва Форма Т-10; у полі із списком Командавибрати команду Відкрити форму для зміни. Клацнути накнопці ОК для закриття діалогового вікна Зміна елементу кнопкової форми.Конструювання багатосторінкової форми Засоби Microsoft Access дають змогуконструювати багатосторінкові форми, що мають кілька вкладок із властивостямидля форми елементами керування.Багатосторінковуформу конструюють за допомогою кнопки «Вкладка» на панелі елементів />.Длятого, щоб зайти в конструктор форм і створити вкладки необхідно клацнути правоюкнопкою миші по кнопковій формі та вибрати із контакстного меню команду«Конструктор». /> Затим клацнути по кнопці «вкладка» іпротягнути по кнопковій формі. Коли є вже перша вкладка можна додати вкладки,для цього необхідно клацнути правою клавішею миші по вкладці, яка вже існує тавибрати команду «Добавить вкладку»/> Для зміни заголовка вкладки необхідноклацнути на ній правою клавішею миші та у вікні «Свойства», що відкриваєтьсявибрати вкладку «Макет», і в рядку «Подпись» ввести новее ім'я вкладки.Вкнопкову форму можна додавати кнопки, які будуть відкривати об'єкти бази даних.Для цього необхідно вибрати на панелі елементів кнопку «Кнопка» /> Відкривається вікно, в якому задаютьсякритерії та дія кнопки. В наступному вікні вибирається таблиця або інший об’єктдля відкриття. /> Після створення вкладок та кнопок можнаперейти до автозавантаження головної кнопкової форми.Дляцього необхідно виконати команду «Сервис» — «параметри запуска» — та в полі«вывод формы» вибрати кнопкову форму./>
Висновок У діловій або особистій сфері частодоводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний з певнимвидом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання іорганізаційні навики. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел водній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидкоі ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошукпотрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштовінаклейки.У базіданих зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі зданими з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку івідбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити такождозволяють відновити або видалити одночасні декілька записів, виконативбудовані і спеціальні повідомлення.Дляперегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Формадозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран,використовуючи стандартний або створений користувачем макет.Дляаналізу даних або друку їх певним чином використовуються звіти. Наприклад,можна створити звіт, що групує дані і що підводить підсумки, або звіт для друкупоштових наклейок.Увікні бази даних можна працювати зі всіма її об'єктами. Для перегляду об'єктівпевного типа слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можнавідкривати і змінювати існуючі об'єкти і створювати нові.Розробленабаза даних дозволяє швидко і ефективно управляти відділом збуту готовійпродукції. Зручний інтерфейс програми, з одного боку, дозволяє легкоорієнтуватися в програмі, не вимагаючи від користувача яких-небудь спеціальнихнавиків роботи з електронно-обчислювальними машинами, з іншого боку надаєкористувачеві оперативну інформацію.
Список використаної літератури
1) Дубнов П.Ю.Access 2002: Самоучитель.- М.: Изд-во ДМК Пресс, 2004.- 320с.
2) Бекаревич Ю.М.,Пушкина Н.В. Microsoft.Access 2000.- Дюссельдорф, К., М., СПб.: БХВ-Петербург,2001.- 480с.
3) Баркер Скотт Ф.Профессиональное программирование в Access 2002.- М: 4) Вильямс, 2002.-992с.
4) Вонг У. Оффис2003 для «чайников». Москва, Санкт – Петербург, Киев, Диалектика, 2004. –259-279
5) Гончаров О.“Microsoft Access 7.0 у прикладах”. — Спб: Питер, 1997. — 256 с.
6) Зарецька Т.І.,Колодяжний Б.Г. та ін. Інформатика. Навчальний посібник.К., 7) Навчальнакнига, 2002. – 425 – 438 с.
7) Левин А.Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows. — М,: Нолидж, 2000. — 688с.
8) Нейбауэр А.ACCESS для занятых/ Пер.на русский яз.Д.Цибуля.- СПб: Питер Пресс, 1997.- 368с.
9) Послед Б.Г.Access 2000. Базы данных и приложения.- К: «ДиаСофт», 2000.- 512с.
10Руденко В.Д., МакарчукО.М., Патланжоглу М.О., «Практичний курс інформатики» за редакцієюакадеміка АПН України Мадзігона В.М., Київ, 1997.- 418 с.
11 Access 7.0 для Windows95 -К.: Торгівельно-видавниче бюро BHV, 1997 — 480с
12 Microsoft Access 2002.Шаг за шагом.- М.: ЭКОМ, 2002.- 352с.