Министерствообразования и науки Российской Федерации
Федеральноеагентство образования
Государственноеобразовательное учреждение высшего профессионального образования
«Ижевскийгосударственный технический университет»
Кафедра «Экономикапредприятия»
Курсоваяработа
по дисциплине«Учебный практикум на компьютере»
на тему «Проектированиеи реализация базы данных средствами Access»
2006
Содержание
Введение
1. Теоретическоеисследование. Отличия форм от таблиц
2. Описаниеразработанной базы данных. Задача расчета сметы на выполнение работ по объекту
3. Инструкция пользователя
Заключение
Список литературы
Введение
В настоящий моментинформационные технологии повсеместно внедряются во все сферы человеческойдеятельности. Одной из самых распространенных современных информационныхтехнологий является использование баз данных. Базы данных создаются ииспользуются с помощью специальных программных и языковых средств, называемыхСистемами Управления Базами Данных (СУБД). Существует большое разнообразиетипов СУБД. Наиболее распространенными в настоящее время являются реляционныеСУБД, к которым и относится Access.
База данных –совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающимобщие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Данные,относящиеся к некоторой предметной области, объединяются и структурируютсятаким образом, чтобы над ними можно было выполнять необходимые операции:обновлять, добавлять новые данные, удалять ненужные, извлекать данные,отвечающие условиям поиска.
В базе данных,разработанной в данной курсовой работе, рассчитывается смета на выполнениеработ по объекту, т.е. содержится информация о работах, производимых на каждомобъекте, и об общей стоимости работ на объекте.
База данных «Расчетсметы на выполнение работ по объекту» может быть использована практическина любом предприятии. Она будет отражать нужные сведения, выполнять запросы позадаваемым данным, выводить отчеты и многое другое, при этом база данных простаи удобна в использовании.
1. Теоретическоеисследование
Отличия форм от таблиц
Таблицы – основной объектлюбой базы данных, т.к., во-первых, в таблице хранятся все данные, имеющиеся вбазе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующиеданные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной иснижает число ошибок при вводе данных. В режиме таблицы можно добавлять,редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы.Также можно отображать записи из таблиц, связанных с текущей таблицей, путемотображения подтаблиц в пределах основной таблицы.
Форма– диалоговый графический интерфейс пользователя для работы с базой данных.Задача формы – предоставлять пользователю средства для заполнения только техполей, которые ему положено заполнять. Одновременно с этим в форме можноразместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки,переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода.
Какбыло сказано выше, формы являются основой разработки диалоговых приложенийпользователя для работы с базой данных. Через формы может осуществлятьсяпервоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотрданных, а также их корректировка. Работая с формой, пользователь можетдобавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получатьрасчетные данные. В форме может осуществляться контроль вводимых данных, могутустанавливаться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимыесообщения, возможна обработка событий, инициируемых пользователем илинаступающих в процессе работы с формой. Типовые процедуры формируются автоматическипри создании элементов формы. Такими элементами, например, являются графическиекнопки.
Для формы и ее элементов управления в Access определен набор событий, для которыхмогут быть разработаны процедуры обработки события. Примерами таких событийявляются: «Открытие формы», «Закрытие формы», «Текущаязапись», «До обновления», «После обновления поля», «Нажатиекнопки», «Двойное нажатие кнопки».
Форма, как и таблица, может быть простой и составной.
Форма на основе одной таблицы можетбыть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировкитаблицы, а также как вспомогательная для включения в какую-либо составнуюформу.
Составная многотабличная формасоздается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличнаяформа может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненныхвключаемых форм.
При рассмотрении структуры и созданияформы и таблицы между ними обнаруживается большое сходство. Но при всеммногообразии общих черт формы имеют свои отличительные черты. Среди них можноотметить следующие:
v Все данные в Access хранятся именно в таблицах. Остальные объекты,включая и форму (которая создается на основе таблицы или запроса), — лишьсредства работы с этими данными.
v Достоинства форм раскрываютсяособенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этомслучае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформлениебланка, — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление ипредотвращает появление печатных ошибок.
v Формы представляют пользователю болееудобные средства по работе с данными, чем непосредственное редактированиетаблиц.
v Форма, в отличие от таблицы, имеетбольшое количество средств для ее оформления, которые придают ей болеепривлекательный вид.
v В форме допускается использованиемакросов, которые позволяют автоматически повторять различные действия и темсамым избавляют нас от написания сложных программ и подпрограмм.
v Форма имеет разнообразные функции дляуправления и обработки данных (к примеру, ограничения на доступ к данным, выводнеобходимых сообщений, обработка событий, выполнение типовых процедур и др.)
v Работая с формой, можно не толькодобавлять, изменять или удалять записи, но и получать расчетные данные.
2. Описание разработаннойбазы данных
Задача расчета сметы навыполнение работ по объекту
В данной базе данныхнеобходимо отразить сведения об объектах и работах. Запрос к базе данных долженобеспечивать получение данных о всех работах на каждом объекте и общейстоимости работ на объекте.
При этом в результатеинформационного анализа установлено, что база должна содержать следующие сведенияо каждом объекте: код объекта (идентификационный номер), наименование и адресобъекта.
Исходя из этих данных,первоначально можно определить один информационный объект: таблица Объекты.
В качестве первичногоключа используем поле Код объекта, т.к. каждому объекту соответствует свойперсональный номер, который является для него уникальным. Далее необходимоотразить следующие сведения о работах: код работы (идентификационный номер),наименование и расценка работы. Определяем еще один информационный объект –таблица Работы
Для создания первичногоключа используем поле Код работы, уникальный номер для каждого вида работы. Нарисунке 1 и рисунке 2 показана структура таблиц Объекты и Работы.
/>
Рисунок 1 – структуратаблицы
Объекты Работы
Рассмотрим выявленныеинформационные объекты на предмет связей между ними. Очевидно, что на одном итом же объекте может производиться несколько работ и что одна и та же работаможет выполняться сразу на нескольких объектах, поэтому целесообразным будетустановить связь «многие-ко-многим».
Для этого введем еще одининформационный объект: таблицу Заказы, которая будет составлена из полей,которые являются внешними ключами для таблиц Объекты и Работы. Таким образом,получается таблица, состоящая из поля Код объекта и поля Код работы, причем обаполя будут являться ключевыми. На рисунке 3 представлена структура этойтаблицы.
/>
Рисунок 2 – структура таблицы
Заказы Сведенья о работах
Кроме того, для болееполного представления о производимых работах создадим таблицу Сведения оработах (ее структура представлена на рисунке 4), которая будет отражатьследующие данные о работах: код работы, сроки выполнения (в днях), наличиеиспользуемых красок и покрытий, их поставщик и страна-изготовитель. Даннаятаблица будет связана с таблицей Работы с помощью связи «один-к-одному».На рисунке 5 изображены все связи, установленные с помощью схемы данных, междутаблицами Объекты, Работы, Заказы и Сведения о работах данной базы данных.
/>
Рисунок 3 – Схема данных
Для облегчения работы сданными используют формы. Создадим обычную форму ввода данных, в которойиспользуются две таблицы: Работы и Сведенья о работах. Для создания формыпотребуются все поля из обеих таблиц. Для выборки данных сделаем запрос,содержащий эти поля, отсортируем по возрастанию по полю Код работы и назовемего Описание работ. Структура созданного запроса представлена на рисунке 6.
/>
Рисунок 4 – Запрос Описание работ
Теперь после созданиязапроса приступаем к созданию формы и связыванию ее с запросом.
Создадим новую форму, всвойствах выберем Источник записей – Описание работ, чтобы связать ее сзапросом. Далее выберем в меню Список полей и перетащим в форму нужные поля.Структура создаваемой формы представлена на рисунке 7.
/>
Рисунок 5 – Структурасоздания формы Описание работ
Для болеепривлекательного вида формы вставим в нее рисунок, для этого в свойствахвыберем Макет — Рисунок, а затем вставим нужный рисунок. Чтобы изменить цветформы, щелкнем в любом пустом месте формы и в свойствах выберем подходящий цветфона. Также изменим размер шрифта и способ его начертания. Для удобствапользования формой добавим следующие кнопки: первая запись, последняя запись,следующая запись, предыдущая запись, найти запись, добавить запись, сохранитьзапись, удалить запись, а также кнопку закрыть форму. Кнопки создаются спомощью перетаскивания пиктограммы Кнопка с Панели инструментов в любое местоформы. При этом появляется диалоговое окно Создание кнопок, с помощью которогои задаются все параметры создаваемой кнопки. Чтобы избежать дублированиядействий, в свойствах формы уберем кнопки перехода и кнопку закрытия.
Вид созданной формыпоказан на рисунке 8.
Подчиненные формыпредставляют большую гибкость при отображении и вводе данных из несколькихтаблиц. Другими словами, подчиненная форма – это форма внутри формы, котораяпозволяет использовать данные из нескольких таблиц в одной форме.
/>
Рисунок 6 – ФормаОписание работ
В рамках данной базыданных существует возможность того, что на одном объекте может выполнятьсянесколько работ, поэтому целесообразно будет создать такую форму, котораяпозволит просматривать данные о работах, выполняемых на каждом объекте, несоздавая при этом каждый раз отдельный запрос. Прежде всего, создадим двеформы: Объекты, которая будет являться главной, и Подчиненную, создав для неепредварительно запрос, содержащий таблицы Работы и Заказы. Для добавленияПодчиненной формы в главную нужно сделать следующее: перетащить Подчиненнуюформу из окна базы данных в форму Объекты, открытую в режиме Конструктора. Видглавной формы Объекты и вид этой же формы со вставленной Подчиненной формойпредставлен на рисунках 9 и 10 соответственно.
/>
Рисунок 7 – Структура формы Объекты
/>
Рисунок 8 – Структураформы Объекты после вставки Подчиненной формы
Чтобы форма выгляделаболее привлекательной, изменим шрифт (стиль, начертание, цвет и размер) ивставим рисунок (в свойствах выберем Тип рисунка – внедренный, Масштабы рисунка– Вписать в рамку). Окончательный вид созданной формы представлен на рисунке 9.
/>
Рисунок 11 –Окончательный вид формы Объекты
При перетаскиванииПодчиненной формы из окна базы данных в главную форму автоматическиустанавливается связь между формами, т.к. выполняются следующие условия:
· Главная и подчиненнаяформы созданы на основе таблиц, отношение между которыми указано в окне схемыданных.
· В главной иподчиненной формах содержатся поля с одинаковыми типами и именами, и некотороеполе главной формы является ключевым полем базовой таблицы.
После этого главная формаОбъекты будет отображать все работы для каждого объекта.
Далее создадим запрос,который будет выводить нам все объекты, заказавшие определенный вид работ. Дляэтого создадим запрос, содержащий три таблицы: Объекты, Заказы и Работы. В областьзапроса перетащим нужные поля и сделаем так, чтобы поле Наименование работы невыводилось на экран, а также укажем условие отбора (к примеру, покраска), какэто показано на рисунке 12. При выполнении данного запроса выводятся всеобъекты, заказавшие покраску (рисунок 13). Чтобы выводились объекты-заказчикидругих работ, нужно изменить условие отбора.
/>
Рисунок 10 – Созданиезапроса Заказы на работу
/>
Рисунок 11 – Выполнениезапроса Заказы на работу
Переходим к созданиюотчета. Отчеты используются для представления данных в удобном для пользователявиде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В отчете можногруппировать и сортировать данные в любом порядке.
Отчет создадим в режимеКонструктора.
В данной базе данныхнеобходимо получить сведения о всех работах на каждом объекте и общей стоимостиработ на объекте. Для начала создадим запрос (Общий запрос), состоящий изследующих таблиц: Объекты, Заказы и Работы. В область запроса вытащим все поляиз этих таблиц. При совпадении некоторых полей в таблицах вытаскиваем то поле,которое является ключевым. Структура запроса представлена на рисунке 14.
/>
Рисунок 14 – СтруктураОбщего запроса
Далее в свойствах отчетаукажем Источник записей – Общий запрос. Выбрав его, перетащим в область данныхотчета нужные поля, а именно: код работы, наименование работы и расценкаработы.
В данном случае у насбудет группировка по полю Наименование объекта. При нажатии пиктограммыСортировка и группировка появляется диалоговое окно (рисунок 15), в которомнужно указать поле, по которому будет производиться группировка (Наименованиеобъекта), порядок сортировки и в свойствах группы добавить заголовок группы ипримечание группы.
/>
Рисунок 15 – Группировкапо полю Наименование объекта
Затем перетащим в областьзаголовка группы из списка полей Общего запроса поле Наименование объекта и Кодобъекта (чтобы он не повторялся и выводился каждый раз вместе с наименованиемобъекта).
После всех проделанныхдействий в отчете будут выводится все работы, выполняемые на каждом объекте.
Для получения данных обобщей стоимости работ на объекте, добавим в область примечаний группы поле. Далее,зайдя в свойства свободной области поля (рисунок 16), в полосе Данные запишемвыражение =Sum([расценка работы]), а затем выполним:Формат поля – Денежный, для того, чтобы стоимость работ выводилась в денежныхединицах.
/>
Рисунок 16 – Созданиеполя Общая стоимость работ
Теперь в отчете будетвыводится общая стоимость работ на каждом объекте. В область верхнегоколонтитула добавим рисунок (эмблему предприятия) и надпись, содержащуюназвание предприятия. Эти два объекта будут выводится в начале каждой страницы.В область нижнего колонтитула добавим еще одно поле, в котором будет выводитсяномер страницы. Для этого в свойствах поля в полосе Данные с помощьюпостроителя выражений (Общие выражения – Страница N из M — Вставить) введем выражение =«Страница » &[Page]&" из "&[Pages] (рисунок 17).
/>
Рисунок 17 – Построениевыражения Страница N из M
Общая структура отчетапредставлена на рисунке 18.
/>
Рисунок 18 – Общаяструктура Отчета
Окончательный вид отчетапредставлен на рисунке 19.
/>
Рисунок 19 –Окончательный вид Отчета
Для придания базе данныхзаконченного вида создадим кнопочную форму. Она представляет собой созданнуюпользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросыоткрытия форм, отчетов, таблиц и т.д. В основном кнопочная форма используется вкачестве главного меню приложения. Создадим новую форму и вставим в нее рисунок(в свойствах выберем Тип рисунка – внедренный, Масштабы рисунка – Вписать врамку). Создадим кнопку закрыть форму и в свойствах формы уберем кнопки переходаи кнопку закрытия (чтобы избежать дублирования).
Далее с помощью макросовсоздадим кнопки для работы с элементами базы данных. Макрос – это набор команди инструкций, выполняемых как одна команда. Он является таким же объектом Access, как таблица, отчет, форма и запрос,и создается для автоматического выполнения определенных действий или ихсовокупности.
Создадим кнопку Открытьтаблицу «Объекты».
В свойствах выберемПодпись и введем текстовое выражение (название кнопки), а также оформим кнопку:изменим цвет текста, шрифт, размер, насыщенность и способ начертания. Затемсоздадим макрос Открытие таблицы «Объекты» (рисунок 20). Для этогосоздадим новый макрос в режиме Конструктора, в поле Макрокоманда выберемОткрытьТаблицу, в Аргументах макрокоманды выберем Имя таблицы – Объекты, Режимданных – только чтение.
/>
Рисунок 20 – Структурамакроса Открытие таблицы «Объекты»
После этого в свойствахкнопки выберем События – Нажатие кнопки – открытие таблицы «Объекты»(рисунок 21).
/>
Рисунок 21 – Присоединениемакроса
Открытие таблицы «Объекты»к кнопке
Аналогично создаются кнопкии присоединяемые к ним макросы для других элементов базы данных. Структурамакросов для кнопок Изменить таблицу «Объекты», Добавить записи втаблицу «Работы», Открыть форму «Описание работ», Открытьзапрос «Заказы», Открыть «Отчет по работам» представлена нарисунках 22, 23, 24, 25 и 26 соответственно.
/>
Рисунок 22 – Структурамакроса Рисунок 23 – Структура макроса
Изменение таблицы «Объекты»Добавление записей в таблицу «Работы»
/>
Рисунок 24 – Структурамакроса Рисунок 25 – Структура запроса
Открытие формы «Описаниеработ» Открытии запроса «Заказы»
/>
Рисунок 26 – Структурамакроса «Отчет по работам»
Внешний вид созданнойформы показан на рисунке 27.
/>
Рисунок 27 – Внешний видглавной формы Меню
Чтобы при открытии базыданных первой всплывала именно эта кнопочная форма, сделаем следующее: в менюСервис выберем Параметры запуска и в появившемся окне проставим необходимыепараметры (рисунок 28).
/>
Рисунок 28 – Установкапараметров для формы Меню
3. Инструкцияпользователя
базапрограммный реляционный смета
База данных «Расчетсметы на выполнение работ по объекту», разработанная в данной курсовойработе, отражает сведения об объектах и о работах, производимых на этихобъектах. Отчет обеспечивает пользователя информацией о том, какие виды работ выполняютсяна каждом объекте, а также в нем вычисляется общая стоимость работ.
При запуске базы данныхпервой всплывает главная форма Меню, которая содержит необходимые кнопки для работыс базой.
Первые две кнопки — Открыть таблицу «Объекты» и Открыть таблицу «Работы» — предназначены для открытия таблиц Объекты и Работы. Причем они будут доступнытолько для чтения, т.к. в строке Режим данных созданных для открытия этихтаблиц макросов указано Только чтение.
Чтобы таблицы Объекты иРаботы были доступны не только для чтения, но и для изменения, нужно нажатьследующие кнопки: Изменить таблицу «Объекты» и Изменить таблицу «Работы».
Следующие две кнопки — Добавить записи в таблицу «Объекты» и Добавить записи в таблицу «Работы»- предназначены для добавления записей в соответствующие таблицы. При нажатииэтих кнопок выводятся строки для добавления записей в таблицы Объекты и Работы.
Кнопки Открыть таблицу «Заказы»и Открыть таблицу «Сведения о работах» открывают соответствующие им таблицыЗаказы и Сведения о работах, причем они доступны не только для просмотра, но идля изменения, т.к. в макросах, присоединенных к этим кнопкам, в строке Режимданных указано Изменение.
Чтобы открыть формуОбъекты, которая выводит наименование объекта и производимые на нем работы,нужно нажать соответствующую кнопку, причем данную форму можно изменять, т.к. вмакросе для этой кнопки в строке Режим данных указано Изменение.
Аналогично открываетсяформа Описание работ, которая содержит все сведения, касающиеся каждого видавыполняемых работ.
При нажатии кнопкиОткрыть запрос «Заказы» выводятся все объекты, заказавшиеопределенный вид работы, указанный в строке Условие отбора. Чтобы получитьсписок объектов, заказавших другие работы, нужно изменить это условие.
При нажатии кнопкиОткрыть «Отчет по работам» выводится отчет, который отвечаеттребованиям данной задачи и содержит всю необходимую информацию, а именно, нампредоставляются сведения о всех работах, произведенных на каждом объекте, и обобщей стоимости работ на объекте.
Чтобы закрыть главнуюформу Меню, достаточно нажать кнопку Закрыть форму, находящуюся в правом нижнемуглу формы.
Заключение
Разработанная база данныхсоздана для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторойпредметной области (в нашем случае, об объектах и производимых на них работах).С помощью базы данных «Расчет сметы на выполнение работ по объекту»можно получать нужные сведения в удобном для пользователя виде. Онапредставляет собой систему данных, относящихся к одной и той же предметнойобласти, и содержит более или менее детализированную информацию о ней. Степеньее детализации определяется рядом факторов, прежде всего целью использованияинформации из базы данных и сложностью производственных (деловых) процессов,существующих в пределах предметной области в конкретных условиях.
Базы данных оказываютбольшую помощь в учете и хранении информации на любом предприятии,автоматизируя типичные действия и делая работу пользователя с данными простой иудобной.
Список литературы
1. Бобцов А.А., Шиегин В.В. Банки и базы данных. Основыработы с MS Access. Часть 1 (для пользователей). Учебное пособие. –СПб., 2005.
2. Диго С.М. Создание баз данных в среде Access’2000. Учебное пособие по курсу «Базыданных». – М.: Издательство Московского международного институтаэконометрики, информатики и права, 2002.
3. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Microsoft Office XP. – М.: Издательство Триумф, 2001.
4. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. – СПб.: Питер, 1999.