КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА
подисциплине «Информатика»
по теме:«Обработка данных в табличной форме средствами MSOffice»
СОДЕРЖАНИЕ
1.Обработка данных в табличной форме средствами MS Office
2.Фирме потребуется 5000 млн. рублей через 12 лет. В настоящее время фирмарасполагает деньгами и готова положить их на депозит единым вкладом, чтобычерез 12 лет он достиг 5000 млн. руб. Определитьнеобходимую сумму текущего вклада, если ставка процента по нему составит 12% вгод
Списокиспользованных источников
1. Обработка данных в табличной форме средствами MSOffice
Иметьдело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные,приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видамфинансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы веливручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли наарифмометрах, а сама таблица либо имела вид большого разграфленного листабумаги (ведомости), либо хранилась в виде картотеки.
Автоматизациятабличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы.Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных,представленных в табличном виде, называют электронными таблицами (соответствующийанглийский термин – spreadsheet).
Первыепрограммы электронных таблиц появились вместе с первыми персональнымикомпьютерами. В начале 80-х годов электронные таблицы SuperCalc буквальнопроизвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовымирасчетами.
Хотя длясоздания таблиц можно использовать различные программы Microsoft Office, длясоздания определенных типов таблиц некоторые программы подходят лучше других.
· Для созданиятаблицы со сложным графическим форматированием, таки как маркированные списки,нестандартная табуляция, нумерация, выступы, индивидуальное форматированиеячеек и разбиение ячеек по диагонали, необходимо использовать Microsoft Word.
· Для созданияразметки веб-страницы следует использовать Microsoft FrontPage или MicrosoftWord или необходимо создать страницы доступа к данным с помощью MicrosoftAccess.
· Для созданиятаблицы, которая включает сложные вычисления, статистический анализ илидиаграммы, следует использовать Microsoft Excel.
· Для созданиятаблицы с мощными средствами сортировки и поиска используются Access или Excel.
· Для созданиятаблицы с мощными средствами реляционной базы данных и создания отчетовиспользуется Microsoft Access.
· Для созданиятаблицы, которую можно легко включить в презентацию, следует использоватьMicrosoft PowerPoint.
Табличными данными можнообмениваться между различными компонентами Microsoft Office.
Рассмотрим как происходитобработка данных в различных программах Microsoft Office. В Microsoft Wordсуществуют следующие способы работы с таблицами:
· Быстрое изменениеформата таблицы с помощью команды Автоформат таблицы.
· Использование имодификация встроенных стилей таблиц, предлагаемых Microsoft Word, созданиесобственных стилей.
· Перемещение икопирование таблицы, изменение размера таблицы.
· Корректировкатаблиц, занимающих несколько страниц, для обеспечения правильного отображенияданных.
· Изменение шириныстолбцов (фиксированная ширина, подгонка ширины по содержимому).
· Изменениенаправления текста.
· Вставка интерваламежду ячейками таблицы, изменение полей ячейки.
· Добавлениевложенных таблиц и создание разметки страницы.
· Сортировкасодержимого таблицы.
Самыйпростой способ создать таблицу в программе Word состоит в использовании позицийтабуляции. Но этот способ недостаточно гибок, потому что многие таблицы труднопредставить в простой форме. Основной метод создания таблиц в программе Word нестрадает от таких ограничений и предоставляет самые широкие возможности поотображению текста в рамках таблиц.
1.Небольшие таблицы создают с помощью кнопки «Добавить таблицу» на панелиинструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.
2.Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды«Таблица – Добавить таблицу.» Число строк и столбцов задают с помощью счетчиковдиалогового окна Вставка таблицы.
3.Кнопка «Таблицы и границы», а также команда «Таблица – Нарисовать таблицу»позволяют нарисовать таблицу в документе вручную. При этом открывается панельинструментов «Таблицы и границы». Сначала рисуют внешний контур таблицы, азатем разбивают ее на отдельные ячейки.
4.Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для этогосначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяютили разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду «Таблица– Объединить ячейки» или «Таблица – Разбить ячейки».
5.Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На панелиинструментов «Таблицы и границы» для этой цели служат кнопки «Нарисоватьтаблицу» и «Ластик».
Вводв таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка можетсодержать несколько абзацев текста. Клавиша ТАБ позволяет переходить от текущейячейки к следующей. Каждую ячейку таблицы можно форматировать независимо отостальных. Более того, если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и выбрать вконтекстном меню пункт Направление текста, то строки текста в ячейке таблицыможно расположить вертикально.
6.Если таблицу используют не как особый элемент оформления текста, а онадействительно содержит «табличные данные», то ее можно отформатироватьстандартным образом. Команда «Таблица – Автоформат» (или кнопка «Автоформат» напанели «Таблицы и Границы») позволяет применить один из готовых стандартных форматов,определяющих шрифты, границы и цвета ячеек таблицы.
7.Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы вручную служат кнопки «Внешниеграницы» и «Цвет заливки» на панели инструментов «Таблицы и границы».Раскрывающиеся палитры, вызываемые этими кнопками, можно «оторвать» отсоответствующих, кнопки использовать как независимые панели инструментов.
Большиевозможности работы с табличными данными заложены в Microsoft Excel. Здеськаждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, котораясостоит из одного или многих рабочих листов. Документ Excel называется рабочей книгой.Рабочая книга может состоять из нескольких рабочих листов. На рабочем листе можносоздать одну или несколько рабочих таблиц, хотя создавать более одной таблицына рабочем листе не принято.
Рабочаятаблица состоит из ячеек, которые образуются в местах пересечения строк и столбцов.Ячейка является элементарным контейнером для хранения данных.
Вячейке могут храниться данные трех типов: числовые, текстовые и формулы. Формула– это математическое выражение, начинающееся со знака «=>» и определяющеепорядок вычисления значения в производной ячейке на основе значений из основныхили других производных ячеек
Каждаяячейка имеет адрес. Этот адрес состоит из номеров столбца и строки, на пересечениикоторых находится ячейка.
Дляавтоматизации вычислительных операций в Excel можно работать с группой ячеек,как с единым целым. Такая группа ячеек называется диапазоном. В качестведиапазона может выступать фрагмент строки, столбца или прямоугольная область.Диапазон задается адресами первой и последней входящих в него ячеек.
Диапазоны,принадлежащие одному рабочему листу, являются двумерными. У них две координаты:строка и столбец. В Excel есть возможность создания трехмерных диапазонов. Вкачестве третьего измерения используется рабочий лист. Ячейки, расположенные наразных рабочих листах, образуют трехмерные диапазоны.
Привычислении значения в производной ячейке в качестве исходных данных могутиспользоваться значения, находящиеся в других ячейках. Ссылка на ячейки вформулах может быть абсолютной и относительной. При абсолютной адресации вкачестве адресов исходных ячеек используются конкретные значения номеров строки столбцов. При относительной адресации адреса исходных ячеек определяютсяотносительно адреса производной ячейки.
MicrosoftAccess относится к СУБД – системам управления базами данных.Системыуправления базами данных (СУБД) – это специальные программные средства,предназначенные для работы с файлами баз данных (файлами специального формата,содержащими информацию, структурированную заданным образом). Современные СУБДпозволяют хранить в виде файлов данные любых типов: числовые, текстовые,графические, звуковые, видео и т.д.
Данныев базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру. Структуратаблицы определяется составом ее полей и их свойствами. Важнейшими свойствамиполей являются: тип поля и размер поля. Для хранения разных типов данных используютполя соответствующих типов.
Данные,хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать, фильтровать,размножать и выполнять с ними другие операции.
Дляавтоматизации операций по работе с данными, в частности для отбора нужныхданных, применяют специальные объекты, которые называются запросами.
ВСУБД Access 9х запросы создают с помощью специального бланка запроса пообразцу. С помощью запросов на выборку производят выбор данных из базы, ихобработку, выполнение итоговых вычислений и другие операции. По результатамработы запроса создается временная результирующая таблица.
Наоснове результирующей таблицы можно создавать новые таблицы или изменятьсуществующие. Для этого служат запросы на изменение.
Дляввода данных в таблицы или для просмотра данных в наглядной форме служатспециальные объекты, называемые формами. Формы – это экранные объекты.
Структураформ состоит из разделов и элементов управления.
Проектированиеформы состоит в размещении элементов управления на бланке формы и в заданиисвязей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Созданиеформ можно выполнять автоматически (автоформы), полуавтоматически (с помощью Мастера)или вручную (в режиме Конструктора).
Размещениеэлементов управления на бланке формы автоматизировано. В большинстве случаевпри создании нового элемента запускается программа «Мастер», с помощью которойпроисходит настройка свойств элемента управления.
Для создания печатных документов, которыесодержат информацию из базовых таблиц или из результирующих таблиц, полученныхпо результатам работы запросов, служат специальные объекты – отчеты.
Таблицы,запросы, формы и отчеты являютсяосновными объектами базы данных. Их разрабатывает разработчик базы.Пользователь базы использует эти объекты без вмешательства в их структуру.
Разработчикбазы данных имеет также два типа дополнительных объектов: макросы и модули. Этиобъекты создают в тех случаях, когда стандартных средств управления базойданных оказывается недостаточно для выполнения операций, необходимых заказчикусистемы. С помощью макросов создают макрокоманды, упрощающие наиболееутомительные операции с базой, а с помощью модулей, написанных на языкепрограммирования Visual Basic, создают программные процедуры для выполнениянестандартных операций.
Способностьэлектронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления используютне только бухгалтеры и кладовщики. Без электронных таблиц и табличных данных необходятся участники бирж, руководители брокерских контор, банков и другиефинансовые менеджеры. С помощью электронных таблиц и табличных данных можно моделироватьреальные ситуации и оценивать получающиеся результаты.
2. Фирме потребуется 5000 млн. рублейчерез 12 лет. В настоящее время фирма располагает деньгами и готова положить ихна депозит единым вкладом, чтобы через 12 лет он достиг 5000 млн. руб.Определить необходимую сумму текущего вклада, если ставка процента по немусоставит 12% в год
Пустьх руб. – необходимая сумма текущего вклада, тогда 1,12 Х руб. – сумма вкладачерез год, 1,12 х 1,12 Х руб. – сумма вклада через 2 года, … 1,1212Х руб. – сумма вклада через 12 лет.
Тогдаполучится следующее уравнение:
1,1212Х = 5000 млн.
Решимданное уравнение средствами Microsoft Excel, применив функцию СТЕПЕНЬ.
Получим:
Х =5 000 млн./ 1,1212 = 5 000 млн./ 3,895976 = 1283,375 млн.руб.
Список использованных источников
1. Брайан Андердал,Самоучитель Windows 98, Изд. Питер 1999.
2. Федотов А.М.Введение в Internet 1996-2003, Институт вычислительныхтехнологий СО РАН, Новосибирск.
3. ФридландА.Я. Информатика:Процессы, системы, ресурсы. М., 2003.