Оглавление
Введение
1. Технологии обработки информации, компьютерные коммуникации
2. Преимущества применения информационных технологий
3. Программные средства автоматизированного рабочего места
3.1 Системы управления документооборотом на основе Web-технологий
3.1.1 Использование электронной почты
3.2 Система корпоративного электронного архива
3.4 Телекоммуникационные технологии
4. Методы информационных технологий в делопроизводстве
Заключение
Введение
Цель настоящей работысостоит в исследовании системы современного документооборота предприятия.
Актуальность темы обуславливаетсятем, что XXI век – это век компьютерных и информационныхтехнологий, которые остаются незаменимыми в делопроизводстве, для обработки,хранения, преобразования, защиты, передачи и получения информации.
Приступая к изучениюкурса, прежде всего нужно ознакомиться с важнейшими понятиями, для того, чтобыиметь представление о чем идет речь.
Технология (гр. techne – мастерство, logos – учение, учение о мастерстве) –совокупность знаний о способах и средствах проведения производственныхпроцессов, при которых происходит необходимое качественное изменениеобрабатываемых объектов.
Информационные технологии– это широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся ктехнологиям управления и обработки данных, в том числе с применениемвычислительной техники.
Главная проблема традиционнойтехнологии управления документооборотом — практическая невозможностьцентрализованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабевремени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробныхжурналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативноецентрализованное сведение соответствующей информации.
В современном учреждении основнымитехнологическими инструментами работы с документами являются компьютеры,установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Есликомпьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персоналав структурных подразделениях организации, то появляется возможностьиспользовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ходделопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документамина их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающеесебя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры,которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полнуютехнологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использованиятехники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей егораспечаткой на принтере дело не идет.
1. Технологии обработкиинформации, компьютерные коммуникации
Информационные технологии– это совокупность методов, производственных и программно-технологическихсредств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение,обработку, вывод и распространение информации.[1]
Совершенствованиеинформационных компьютерных технологий продолжается и сегодня. Основу любойинформационной технологии составляют:
Ø средства автоматизации (прежде всегокомпьютеры);
Ø программное обеспечение;
Ø развитые средства связи(телекоммуникации);
Ø учет эргономических требований ккомплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;
Ø предварительная подготовка и обучениепользователей.
Можно выделить следующиевиды информационных технологий:
Ø обработки документов;
Ø обработки табличной информации;
Ø баз данных;
Ø разработки интеллектуальных систем;
Ø мультимедиа;
Ø сетевые и коммуникационные.
В составе комплексатехнических средств обеспечения информационных технологий выделяют средствакомпьютерной техники и средства организационной техники.
Современные офисныесредства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры икорпоративные компьютеры.
Персональные компьютерыпредставляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностьюнаправлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческогоработника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, всоставе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».
Корпоративные компьютеры– это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок сбольшой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, ккоторому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью:видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно,устройство печати.
Компьютер может бытьподключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентамэтой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этойсетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливаетсяв слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к еепоследовательному порту.
Компьютер с факс-модемомработает намного надежнее и устойчивее телефакса.
Обеспечивает многодополнительных сервисных услуг: более удобная и эффективная автоматизацияподготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств,интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличиеобъемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию,разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контрольпрохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.
Существуют компьютеры,оборудованные видеокамерой и микрофоном, позволяющие не только обмениваться факсамис партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.
2. Преимущества примененияинформационных технологий
1) В первую очередь этокасается создания и оформления деловыхдокументов с помощью текстовыхредакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повыситьскорость оформления документа, но и существенно повысить его качество посравнению с «докомпьютерными» технологиями.
2) Информационныетехнологии позволяют также обеспечивать удобноехранение документов, которое реализуется в виде многоуровневойструктуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задачаможет быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.
3) Не менее важная задачаделопроизводства – это организация регистрации(учета) документов, а такжеконтроль за сроками их исполнения. Причем учет ихранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен былбыстрый и эффективный поисклюбого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
4) Уровень автоматизацииделопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделениипредприятия установить компьютеры, связанныелокальной сетью. Необходимым условием функционирования такойсистемы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, ане бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированнойсхеме ЕГСДОУ (единая государственная система документационного обеспеченияуправления)http://www.mdi.ru/library/office-work/klassif.ru.html — Задача делопроизводственных стой лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру,стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов,позволяет обрабатывать поступающиедокументы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.
5) Документы, поступившиев организацию по каналам электронной почты или созданные в таком«электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютернойобработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившиев организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощьюспециализированных программ — систем оптического распознавания символов.
3. Программные средстваавтоматизированного рабочего места
Программные средства вцелом подразделяются на системные и прикладные.
Системные программныесредства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем кактаковых. В их составе выделяют:
Ø тестовые и диагностические программы;
Ø антивирусные программы;
Ø операционные системы;
Ø командно-файловые оболочки(процессоры).
Тестовые идиагностические программы предназначены для проверки работоспособностиотдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и,возможно, устранения выявленных неисправностей.
Антивирусные программыпредназначены для выявления и, возможно, устранения вирусных программ,нарушающих нормальную работу вычислительной системы, например DrWeb.
Операционные системыявляются основными системными программными комплексами, выполняющими следующиеосновные функции:
Ø тестирование работоспособностивычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
Ø обеспечение синхронного иэффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентоввычислительной системы в процессе ее функционирования;
Ø обеспечение эффективноговзаимодействия пользователя с вычислительной системой.
Операционные системыможно разделить:
Ø однозадачные однопользовательскиесистемы (типа MS-DOS);
Ø многозадачные однопользовательскиесистемы (семейства Windows);
Ø многопользовательские сетевые(семейства UNIX).
Командно-файловыеоболочки (процессоры) также предназначены для организации системывзаимодействия пользователя с вычислительной системой, но на принципах, отличныхот реализуемых операционной системой. Цель файловых оболочек – облегчить работуили предоставить дополнительные возможности, как, например, Norton Commander, Windows Commander.
Следует отметить тенденциюрасширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе засчет интеграции в них много описываемых в разделе программных средств. Такчастью операционной системы становится и программная поддержка работы сканеров– Twain, обработки фотоизображений Photo Editor, записи компакт-дисков и др.
Среди прикладныхпрограммных средств обеспечения управленческой деятельности можно выделитьшироко используемые типовые:
Ø системы подготовки текстовыхдокументов;
Ø личные информационные системы;
Ø системы управления базами данных;
Ø программы переноса (записи иперезаписи) документов и другой информации на флеш-память и компакт-диски CD и DVD;
Ø программы сканирования ираспознавания текстов;
Ø программы выхода во внешнюю среду;
Ø системы обработкифинансово-экономической информации.
Менее распространены«специализированные» программы, требующие специальной подготовки пользователей:
Ø системы подготовки презентаций;
Ø системы управления проектами;
Ø экспертные системы и системыподдержки принятия решений;
Ø системы интеллектуальногопроектирования и совершенствования систем управления.
Системы подготовкитекстовых документов предназначены для организации технологии изготовленияуправленческих документов и различных информационных материалов текстовогохарактера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовыепроцессоры, настольные издательские системы, конверторы и форматоры.
Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любогосимвольного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстовпрограмм, которые не требуют форматирования, то есть автоматическогопреобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовыередакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программнымпродуктом.
Использование дляподготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне примерносоответствует использованию электрической пишущей машинки, разве что болеепроизводительному из-за легкости повторения частей текста с хранимой вэлектронной памяти заготовки и возможности как исправления опечаток, так и частичнойпереработке текста путем вставки или исключения новых фрагментов.
Из множества имеющихсяэкранных редакторов можно выделить Norton Editor, SideKick, Brief, Турбо-систем, многофункциональный многооконныйредактор Multi-Edit.
Одним из важнейшихсвойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документаобразу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессораиграют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами.Не секрет, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (чтоудобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтомунаиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, вкоторых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.
Текстовые процессорыимеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста ипредставления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстовогопроцессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, даютвозможности:
Ø ввода текста, обеспечивающегозаданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительномрасположении текста на бумаге после печати;
Ø предварительного задания такихпараметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различныхэлементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположениеи способ нумерации сносок и т.д.;
Ø автоматической проверки орфографии иполучения подсказки при выборе синонимов;
Ø ввода и редактирования таблиц иформул;
Ø объединения документов в процессеподготовки текста к печати;
Ø автоматического составленияоглавления и алфавитного справочника.
Практически все текстовыепроцессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представлениятекста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительнойинформации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный спомощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и,следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполненана принтере любого типа, в том числе и матричном.
В целях совместимоститекстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора вдругой необходимо иметь дополнительно комплект особого программного обеспечения– конверторов, обеспечивающих получение выходного файла в формате текстовогопроцессора – получателя документа.
Настольные издательстваготовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Настольныеиздательства по сути являются инструментом верстальщика и предназначены нестолько для создания документов, сколько для реализации различного родаполиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менятьформаты страниц, размеры отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты.Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только налазерных принтерах.
К системам профессиональногоуровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows и др. Однако приобретение и освоениесложных в эксплуатации настольных типографий вряд ли целесообразно для тех,кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо илиобъявление.
Системы Microsoft Publisher, Pageplus for Windows не предназначены для получения промышленнойполиграфической продукции. Их используют эпизодически для тиражированиякрасочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя,который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.
Предложеннаяклассификация систем подготовки текстов во многом условна, так как появляютсяновые, усовершенствованные версии, что размывает границы между классами.
Личные информационныесистемы предназначены для информационного обслуживания рабочего местауправленческого работника; по существу они выполняют функции секретаря илиэлектронного органайзера:
Ø планирование личного времени наразличных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания онаступлении запланированных мероприятий;
Ø ведение персональных и иных картотекс возможностью автоматической выборки необходимой информации;
Ø соединение по телефонным линиям сведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных длямногофункциональных телефонных аппаратов;
Ø ведение персональных информационныхблокнотов для хранения разнообразной личной информации.
Системы управления базамиданных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данныхбольшого объема. Разные системы этого класса различаются способами организациихранения данных и обработки запросов на поиск информации, а также характеромхранящихся в базе данных.
Офисные системы обработкифинансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных,характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления иобъекты, и составления соответствующих управленческих документов иинформационно- аналитических материалов. Они включают в себя:
Ø универсальные табличные процессоры;
Ø специализированные бухгалтерскиепрограммы;
Ø специализированные программыфинансово-экономического анализа и планирования.
Табличный процессорявляется обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета илисистемы.
Системы подготовкипрезентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов,используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах,конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерноподключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяетговорить о реализации гипермедиатехнологий.
Системы управленияпроектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов(материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) приреализации сложных научно-исследовательский и проектно-строительных работ.
Экспертные системы исистемы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологийинформационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основеприменения экономико-математического моделирования и принципов искусственногоинтеллекта.
Системы интеллектуальногопроектирования и совершенствования управления предназначены для использованиятак называемый CASE-технологий,ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданиюи совершенствованию систем организационного управления.
3.1Системы управлениядокументооборотом на основе Web-технологий
Наступила эпоха Internet.Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместноеиспользование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие междуотделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов наWeb-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами изаказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP,имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления иобработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажныедокументы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса,обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet — ееклиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документацииза счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повыситьэффективность работы с документами служащих компании.
Последние десять летразвития сетевых средств показали, что современные предприятия не могутобойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяютокончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ кдокументам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративныхсетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих впределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями,а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентамии дистрибуторами. Основные функции системы управления документами – классификацияинформации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставлениепользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу сдокументами определяется с помощью идентификатора пользователя и входногопароля, а возможность обработки информации обеспечивается программнымисредствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать сними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты.
Новые системы управлениядокументами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причемглавная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской частиэти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощьютаких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любыеизменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись ккорпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и браузера и найдянеобходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможностьобратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме,соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться кбиблиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. Впрежних, традиционных системах управления документами на пользовательскомкомпьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, чтоограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, длякаждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами,компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило кзначительным материальным затратам.
Наиболее привлекательнаясторона систем управления документами на базе Web – экономия средств. Вконечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнятьфункции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделениедокументов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но имаршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управлениядокументами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационнымбиблиотекам, как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которыесмогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другуюинформацию, не представляющую коммерческой тайны.
Поскольку документыстановятся все более разнообразными и ориентированными на Internet,пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать кактекстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.
Internet выполняет двефункции — во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией междуорганизациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает вроли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишьструктурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступтолько на Web-узел.
Традиционным средствомзащиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетьюи Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационныекарточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документычерез брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащихкорпорации. Таким образом, средства защиты серверов и полный запрет на доступ ксети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работыперсонала.
3.1.1Использованиеэлектронной почты
В случае, если документнеобходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либочерез систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путемпубликации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которымможет понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электроннойпочты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой,обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты,которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизацияотличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документвозвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документуходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительныхприложений система электронной почты может обеспечивать последовательнуюмаршрутизацию документов.
Итак, электронная почтавыполняет следующие функции:
Ø обмен сообщениямимежду пользователями;
Ø обмен документамимежду пользователями;
Ø обмен даннымимежду приложениями;
Ø оповещениепользователей о наступлении определенных событий.
3.2Система корпоративногоэлектронного архива
Внедрение мощных системуправления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемогоэффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной исправочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях.
Ручная обработка такихбумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупныхкорпораций. Решением может стать использование технологии построениякорпоративного электронного архива.
В рамках отрасли иликорпорации речь идет о построении интегрированной системы глобального масштаба,обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов вэлектронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания,наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционированияи развития. Однако если потребность в такой технологии назрела уже много летназад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно,как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективностивысокоскоростных вычислительных систем и сетей, наметилось направлениевнедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать ианализировать большие массивы информации.
Общую идею можнообрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительнойсети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработкиинформации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества,используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечиваетэффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема.Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной иотказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в видеизображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения идешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива –обеспечение полнотекстового поиска.
Для хранения образадокументов использование магнитных дисковых носителей не представляетсявозможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинствоархивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотекина компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-дискиудобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере,комплектуемом приводом CD-ROM.3.4. Телекоммуникационныетехнологии
Сегодня, в условияхежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практическиневозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковскихструктур, государственных предприятий и организаций без современных средствтелекоммуникации и связи.
Без наличия таких средствникакая огромная армия канцелярских работников и курьеров не может обеспечиватьоперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место.Ведь в наше «сумасшедшее» время часто даже минутная задержка в получении важнойинформации может вылиться в весьма ощутимые финансовые потери, как для всегопредприятия, так и для каждого сотрудника в отдельности.
Модем.
В настоящее время модемприменяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредствотелефонных линий. Но передача компьютерных данных – лишь часть того, что умеетсовременный модем. Большинство современных модемов (факс-модемов) можетавтоматически пересылать подготовленные на вашем компьютере документы на факс(или несколько, причем компьютер все сделает без вашего участия), а такжевыполнять обратную операцию приема факсов. Также могут работать автоответчиком,определителем номера. Существуют голосовые модемы, снабженные разъемами для подключениянаушников и микрофона. С помощью голосовых модемов удобно общаться по сети Internet, что очень помогает сотрудникам ируководителям организаций при нехватки времени и срочности вопросов.
Телефонные аппараты.
Телефонные аппаратывесьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и посервисным возможностям, ими предоставленными. Интерес представляет телефонныйаппарат – коммутатор секретаря. Секретарь по этому телефону принимает всезвонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя.Наиболее важные функции коммутатора это:
Ø многоканальность;
Ø возможностьпереадресации на другой номер;
Ø организациятелефонных конференций;
Ø постановкаабонента на удержание;
Ø наличиеэлектронного справочника.
Наиболее полно всесервисные возможности реализуются в цифровых аппаратах, используемых сцифровыми телефонными линиями.
В офисах целесообразноиспользовать внутриучрежденческие телефонные системы – системы микро- мини-офисной АТС, так как оперативная связь сотрудников необходима постоянная, аобеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном – делодорогостоящее.
Видеоконференции.
Сегодня уже реально, акое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть,разговаривая видеть своего собеседника. Реальна и организация совместнойдистанционной работы нескольких пользователей с документами и приложениями всоставе группы или при использовании удаленного доступа из домашних офисов.Реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров,дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов.
Факсимильная связь.
Факсимильная связь нетолько намного быстрее обычной посты или курьерской доставки, она почти во всехслучаях еще и намного дешевле. Факсимильная связь – это процесс дистанционнойпередачи неподвижных изображений и текста с бумажных листов отправителя набумажные листы получателя.
Существует возможностьпередавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послатьзаказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо,оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла,занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде Фокса будетдоставлен на факсимильный аппарат адресата.[2]
4. Методы информационных технологийв делопроизводстве
MAPI – интерфейс программированияприложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет эффективно решать этупроблему.
MAPI хранит при каждом документе пары:шифр реквизита и шифр значения реквизита (для множественных реквизитов – наборшифров значений). Сами имена реквизитов и их значения хранятся отдельно вединственном экземпляре. Это позволяет, с одной стороны, гибко менять составреквизитов от документа к документу (у каждого документа может быть свой наборреквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.
Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряддостоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, накоторой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.
Переход с одной СУБД надругую
При реализации системдокументооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональныетребования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализациисистемы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатациикакой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другойСУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системыдокументооборота, может оказаться критичным.
MAPI позволяет, сохраняя все тонкостифункциональных приложений, заменить сервер системы: заменить СУБД и/иликомпьютер. Например, с ORACLEна компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.
Сканирование документов
В каждую организациюприходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службыуправления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии срегламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям иисполнителям. Первое и естественное желание — решить эту задачу следующимобразом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующийЭД. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным вдокументе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально можетпотребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинамэто реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица,принимающие решения, хотят видеть именно подлинник — оригинал документа. Втораясвязана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко инеэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги,брошюры).
Трудности сканированиямногостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылатьс курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы однукопию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.
Сейчас промышленностьпоставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такаяскорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышаетдокументопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры исоответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы,распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.
Работа с аудио и видеодокументами
Оперативность управленияв организационных системах можно заметно повысить, если позволить задание,данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудиоили видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в видетекстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа всеже требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут этосделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется,т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.
Использование аудио ивидео представлений позволяет более емко представить поставленные задачи, ихважность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могутзанимать на один — два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовымпредставлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдываютвведение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вместо них.Быстрый рост объемов и надежности магнитной памяти, а также падение ее цены,позволяют идти на такое дублирование и на широкое использование аудио и видеодокументов. Работа с такими документами практически ничем не отличается отработы с текстовыми документами. При вызове их на экран запускается аудио иливидео плеер, появляется панель управления плеером (перемотка, громкость ит.д.). Экран при этом может быть поделен на части, в которых будет вызванаразнородная информация, например, в одной части может быть представлена РКК, ав другой – видео документ.
Электронная подпись
Если документ создается вэлектронном виде и согласовывается с другими исполнителями и руководством такжев электронном виде, то необходимо его снабжать некоторым аналогом обычнойподписи, удостоверяющей авторство. Новые достижения в теории кодированияпозволяют снабжать документ несколькими электронными подписями. В современныхсистемах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписьюнажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технологияОткрытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек,подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может бытьзаписан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Системаоткрытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участниковделопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и невнесены ли в него какие-либо изменения.
Электронная подписьоставляет документ открытым для чтения любому человеку, имеющему доступ ксистеме. При ее использовании к документу лишь добавляется некотораядополнительная информация (подобно обычной подписи), удостоверяющая авторство.
Шифровка документа,канала, устройства
В системахделопроизводства обычно вводится разграничение доступа по тематике документов иформам секретности участников. Замечательные результаты, достигнутые в теории ипрактике криптографии, позволяют надежно зашифровать документ так, чторасшифровка его будет доступна только лицам, предусмотренным по регламенту.Таким образом зашифрованный документ всегда и везде (в архиве на внешнихносителях и в оперативной памяти, при передаче по каналам связи) хранится ипересылается в шифрованном виде.
Другие виды шифровки,которые технологично могут использоваться в системах делопроизводства, — этошифровка канала связи и шифровка устройства памяти (например, дисковода в целомили каких-то выделенных директорий). При этом документы, передаваемые по каналуили хранимые в памяти, могут быть открытыми или зашифрованными. Такие видышифровки позволяют при передаче по открытым или недостаточно защищенным каналампередавать документы с более высоким уровнем секретности. Все документы,передаваемые в такой канал, шифруются и при получении расшифровываются.Аналогично при работе с недостаточно защищенной памятью все документы впроцессе записи шифруются и при чтении расшифровываются.
Рассылка документов
Одной из основных функцийСУД является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений илиознакомления. Практически повсеместным стало использование электронной почтыдля рассылки документов, заданий и контроля исполнения.
Адресная книга всехсотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылкадокументов — это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер надругой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.
При использованииэлектронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передачесотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первогопрочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3,1 день).
Также традиционным в СУДстал учет нахождения сотрудников на рабочих местах по сообщению сотрудникомсвоих планов на текущий и ближайшие дни (или автоматически по включениюкомпьютера). Эта функция позволяет существенно повысить оперативностьисполнения заданий, так как задания могут выдаваться с учетом рабочих планов.
Особой функциейделопроизводства является движение документа по заранее известному маршруту.Реализация маршрутизации движения документов осуществляется тремя способами:реализацией возможности в каждой узле маршрута направить документ в некоторыйследующий узел; созданием специализированных рабочих мест для узлов маршрута;описанием заранее маршрута (траектории движения), который может зависеть отмногих параметров и реквизитов документа.
Печать отчетов
В любой системеуправления документами чрезвычайно важной функцией является печать множестваразнообразных регламентированных отчетов, а также выдача справок понерегламентированным формам. При этом состав реквизитов, их расположение в отчетах,формулы вычисления сводных показателей часто меняются в процессе эксплуатации.Новые ИТ позволяют за счет использования интерфейса ODBC обеспечить связь с промышленными системами генерацииотчетов, такими как CrystalReport [3]. При печати отчетов часто бываеттребование не допускать редактирования отчетов, после подготовки их к печати наосновании данных, хранящихся в СУД. Таким свойством обладает Crystal Report. Бывает и противоположное требование — допустимостьвнесения изменений в подготовленные к печати отчеты. В таком случае на основетех интерфейса OLE можно обратьсяк редакторам документов, например, к Microsoft Word.
Архивы электронныхдокументов
Первая задача, котораявстает при записи документа в архив, — это приписывание ему некоторогопоискового образа. Этот образ создается или по всем словам документа (полнотекстоваяиндексация) или по набору реквизитов (реквизитная индексация).
Если есть функция,позволяющая перевести документ произвольного вида в текст, то при размещении вархив его можно проиндексировать по всем словам с приведением всех слов кнормальному виду, т.е. именительному падежу и неопределенной форме глагола (повсем словам, или только по существительным, прилагательным, глаголам и т.д.).Часто автоматически можно выделить многие реквизиты из полного текста документатакие, как дата, географическое наименование, сумма денег и др. Современныеинформационные технологии позволяют распознавать все реквизиты документов стандартныхформ. При этом не обязательно у всех документов данного типа должна строговыдерживаться форма (с точностью до долей миллиметра). Это особенно важно ввиду того, что сейчас в организациях используются самые разные устройствапечати (игольчатые, лазерные, струйные), и требовать от всех своих абонентовточного соблюдения форм невозможно. Стандарт может определять только«топологию» документа — взаимное расположение реквизитов в документе. Стандартможет быть описан в терминах: выше, ниже, правее, левее, в одном столбце илистроке и т.п. Документы таких стандартизованных форм могут быть автоматическираспознаны и проиндексированы по реквизитам.
Заключение
В наше время любой трудсовершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управленияможно механизировать работу с документами и автоматизировать обработкуинформации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования кформату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
В настоящее время наличиеуспешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборотаговорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полнуюуправляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность,солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешномвыполнении порученного дела.
Достижения в развитиивычислительной техники (скорость выполнения операций, объемы оперативной ивнешней памяти, надежность устройств управления и памяти, скорость и надежностьсканирующих устройств, надежность и скорость каналов связи), а также достиженияв области искусственного интеллекта и новые информационные технологии(распознавание текстов, таблиц, документов фиксированной формы, надежноешифрование документов, электронная подпись, новые компактные алгоритмы кодированияизображений, аудио и видео документов, стандартизация работы с сообщениями) позволилистроить современные гибкие системы управлениями документами с потоками в тысячии десятки тысяч документов в день и хранением в электронных текстовых,изобразительных, аудио и видео документов за 3, 5, 10 и более лет.
Автоматизированнаясистема представляет возможность производить оперативный и эффективный обменинформацией между всеми участками производственного процесса, позволяетсократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможныхпоявлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрение автоматизированной системыобеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижениепсихологических нагрузок.
Также снизятся физиологическиенагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время,затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияетна работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количестваобрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное времядля анализа и принятия управленческих решений.