МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственноеавтономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙУНИВЕРСИТЕТ»
ФИЛИАЛ в г. ПЕТРОПАВЛОВСКЕ-КАМЧАТСКОМ
Специальность 080801 «Прикладная информатика (по областям)»
Кафедра «Естественнонаучных иинформационных дисциплин»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Базы данных»
на тему «База данных отдела кадров»
Студент
группы ПИЭД-09
А.М. Маликова
Научный руководитель
ст. преподаватель
С.А. Иваненко
Петропавловск-Камчатский 2011
Содержание
Введение
1 Обследование предметной области
2 Концептуальноепроектирование
2.1 Перечень сущностей
2.2 Переченьатрибутов
3 Инфологическое проектирование БД
3.1 Модель«сущность-связь»
3.2 Классификация связей
4 Реляционнаямодель БД
4.1 Выбор ключей
4.2 Нормализацияотношений
5 Физическое проектирование БД
5.1 Составтаблиц БД
5.2 Запросы к БД
5.3 Экранныеформы
5.4 Отчеты
6 Инструкцияпо использованию БД
6.1 Вызов программы
6.2 Экранныеформы
6.3 Описание отчетов
Заключение
Список используемых источников
Введение
Базы данных — это совокупностьструктур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программныхмодулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другиеподобные действия.
Информация базы данныххранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит изнабора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собойстроки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять.
Каждая запись являетсянабором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразнуюинформацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описаниемкулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.
Создав одну таблицу, выуже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры базданных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее.
В последние годы напервый план выдвигается новая отрасль — информационная индустрия, связанная спроизводством технических средств, методов, технологий для производства новыхзнаний. Эта индустрия тесно связана с развитием компьютерных технологий.
В информационном обществедоминирует производство информационного продукта, а материальный продуктстановится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, системаценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос назнания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду итворчеству. В результате появились противоречия между ограниченнымивозможностями человека по восприятию и переработке информации и существующимимассивами хранящейся и передаваемой информации.
Возникло большое числоизбыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбратьнужные сведения.
Для решения подобныхпроблем применяются автоматизированные базы данных. Они стали неотъемлемойчастью практически всех компьютерных систем — от отрасли до отдельногопредприятия. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качествсистем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций,удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, вчастности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяетсводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы,другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести еедо окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.
К настоящему временинакоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управленияпроизводством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.
Данная курсовая работаназывается «База данных отдела кадров». Многие люди даже не догадываются,насколько сложен и трудоемок кадровый учет. Чаще всего выделяют 3 основныесовременные сложности:
1. Четкое понимание и реализациястратегических и тактических целей своей фирмы. К сожалению, в сегодняшнейпрактике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановкиперспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастуюне дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройкууходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночнойэкономики.
2. Прогнозирование ситуации нарынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер. Безсерьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и предложениявысококвалифицированных работников нужного профиля, изменений в мотивации трудаи других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять ужеимеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе сконкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знатьположение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.
3. Анализ имеющегося кадровогопотенциала и планирование его развития с учетом перспективы. Планированиеразвития кадров вытекает из реализации указанных выше функций. Прежде всего,это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения поболезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, нонеобходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнеедругое — как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность.
Целью данной курсовойработы является автоматизация подсистемы управления кадрами.
Согласно цели поставимзадачи:
· Изучениеособенностей кадрового дела
· Разработка схемыБД
· Реализацияразработанной схемы в конкретной СУБД (MS Access)
· Создание форм дляввода данных, отчетов, запросов
· Автоматизацияработы с созданной БД.
1 Обследованиепредметной области
Для более эффективногоуправления производством фирма разрабатывает стратегический план, который затрагиваетвсю деятельность организации, в том числе и управление персоналом. И здесьглавным элементом, определяющим направление деятельности, является кадроваяполитика.
Кадровая политикавключает разработку общих принципов и определение приоритетов целей в областиуправления персоналом; планирование потребности в трудовых ресурсах и путейформирования штатов; создание поддержку системы движения кадровой информации;определение принципов распределения средств; обеспечение эффективной системыстимулирования труда; политику развития персонала.
К функциям отдела кадровотносится принятие и увольнение сотрудников, составление различных приказов итабеля рабочего времени, оформление, текущей учет документации по движениюкадров, нормативный контроль по КЗОТу правильных формулировок приказов ираспоряжений по отделу кадров, получение и ведение дополнительной информации оработнике, не нормативный по отделу кадров, но на сегодняшний день закрепленныйза ним (это данные о пенсионерах, инвалидах, и т.п.) и т.д.
Принимая сотрудника на работу,фирма заключает с ним трудовой договор, в котором содержится информацияразличного рода, например: какого числа он был принят на работу, в качествекого, размер его заработной платы, табельный номер сотрудника, условия работы,информация о том сколько раз он может уходить в отпуск, оплачиваемый либольничный, проезд или отпуск и т.д.
После официальногопринятия на работу на сотрудника заводится личная карточка. Личная карточкаможет содержать фамилию, имя и отчество сотрудника, его дату рождения,паспортные данные, место прописки и проживания, состав семьи и т.д.
В течение работысотрудник может ездить в командировки, ходить на курсы повышения квалификации,уходить в отпуска, болеть, так же сотрудник может быть материальноответственным лицом, увольняться. На всё вышеперечисленное составляютсяспециальные приказы, которые содержат разного рода информацию.
Приказ об уходе сотрудникав командировку содержит в себе табельный номер сотрудника, место, куда онуезжает и время, за счет, чьих средств и т.д.
Приказ об уходе набольничный составляется отделом кадров в том случае, если сотрудник был в этотмомент в отпуске. В противном случае больничный регистрируется вручную вспециальном журнале.
Приказ о повышенииквалификации называется переводом. Фирма может, как сама отправлять сотрудникана курсы, так и сотрудник может самостоятельно их посещать. В последнем случаесотрудник обязан будет представить специальный документ, который будетсвидетельствовать о том, что данный человек действительно прошел эти курсы.
На основаниикомандировок, больничных и отпусков отделом кадров составляется табель рабочеговремени. Табель рабочего времени представляет собой список всех сотрудников, суказанием занимаемых ими должностями, число дней, которое сотрудник должен былотработать, число фактически отработанных сотрудником дней, число выходных иколичество дней в которых сотрудник был в командировках, отпусках или болел.Табель рабочего времени составляется раз в месяц.
Увольнение сотрудникапроисходит либо на основании личного заявления сотрудника, либо из-за нарушенияправил трудового договора. После официального подписания приказа сотрудник обязанотработать на данном предприятии еще две недели.
2 Концептуальноепроектирование
2.1 Перечень сущностей
база данные автоматизациякадры
Сущность — объект любойприроды данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатсяданные).
В рассматриваемойпредметной области можно выделить следующие сущности:
1. СОТРУДНИКИ -содержитинформацию о дате рождения, месте проживания, составе семьи сотрудника и т.д.
2. ОТПУСК – содержитинформацию о дате ухода в отпуск, на какое количество дней и т.д.
3. БОЛЬНИЧНЫЙ – содержитту же информацию что и отпуск, включая пункт дополнительный отпуск в связи сболезнью.
4. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ(ПЕРЕВОД) — содержит информацию о причине перевода (в данном случае прохождениекурсов повышения квалификации), прежнее и новое место работы и т.д.
5. КОМАНДИРОВАКА –содержит информацию о месте назначения, сроки и цели отправления вкомандировку.
6. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР –содержит информацию о том, когда и на какую должность был принят сотрудник, егонадбавки и т.д.
7. ТАБЕЛЬ РАБОЧЕГОВРЕМЕНИ – содержит информацию о количестве отработанных дней, выходных,командировок, больничных и т.д.2.2 Перечень атрибутов
Перечисленные вышесущности содержат различные атрибуты. Атрибут – свойство сущности (заголовокстолбца таблицы).
Перечислим атрибутывышеназванных сущностей:
СОТРУДНИКИ (Табельныйномер сотрудника, ФИО сотрудника, занимаемую должность, стаж работы, номерпаспорта, ИНН, состав семьи, дату рождения, место проживания по паспорту,фактическое место проживания, телефон, образование).
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (наименованиефирмы, номер приказа, дату составления приказа, дату принятия на работу, ФИОсотрудника, табельный номер сотрудника, структурное подразделение, должность,оклад, надбавки за совмещение должностей, надбавки за работу на крайнем севере,основание принятия на работу).
ОТПУСК (наименованиефирмы, номер приказа об уходе в отпуск, дату составления приказа, структурноеподразделение, ФИО сотрудника, табельный номер сотрудника, структурноеподразделение, период работы, основной отпуск, дополнительный отпуск,количество дней, период к оплате).
БОЛЬНИЧНЫЙ (наименование фирмы,номер приказа, ФИО сотрудника, табельный номер сотрудника, структурное подразделение,занимаемую должность, основной отпуск, дополнительный отпуск в связи сболезнью, пункт «отпуск исчислять», пункт «всего отпуск»).
ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ(ПЕРЕВОД) (номер приказа об переводе, табельный номер сотрудника, ФИОсотрудника, пункт «вид перевода», прежнее место работы, новое место работы,основание перевода).
КОМАНДИРОВКИ (номерприказа об отправлении сотрудника в командировку, табельный номер сотрудника,ФИО сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность, место назначения,срок и цель командировки, пункт «за счет средств»).
ТАБЕЛЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (номерсотрудника, должность, количество отработанных дней, количество фактическиотработанных дней, количество выходных, командировки, отпуска, больничные).
УВОЛЬНЕНИЕ (номер приказаоб увольнении сотрудника из фирмы, дату составления приказа, дату увольнения,табельный номер сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность,основание, пункт «к оплате»).
3 Инфологическоепроектирование БД
3.1 Модель «сущность-связь»
Инфологическая модельдолжна включать такое формализованное описание предметной области, котороелегко будет «читаться» не только специалистами по базам данных.
Инфологическое проектирование,прежде всего, связано с попыткой представления семантики предметной области вмодели БД. Реляционная модель данных в силу своей простоты и лаконичности непозволяет отобразить семантику, то есть смысл предметной области.
Проблема представлениясемантики давно интересовала разработчиков, и в семидесятых годах былопредложено несколько моделей данных, названных семантическими моделями. К нимможно отнести семантическую модель данных, предложенную Хаммером (Hammer) и Мак-Леоном (McLeon) в1981 году, функциональную модель данных Шипмана (Shipman), также созданную в 1981 году, модель«сущность—связь», предложенную Ченом (Chen) в 1976 году, и ряд других моделей. У всехмоделей были свои положительные и отрицательные стороны, но испытание временемвыдержала только последняя. И в настоящий момент именно модель Чена«сущность—связь», или «Entity Relationship», сталафактическим стандартом при инфологическом моделировании баз данных.
Модель «сущность-связь»называют также «ER-моделью» (essence-сущность, relation-связь). [11. стр. 147].
Модель к данной БДпредставлена в Приложении А.3.2 Классификация связей
При проектирование БДинформацию обычно размещают в нескольких таблицах. Таблицы при этом связывают ссемантикой информации. В реляционной СУБД для указания связей в таблицепроизводят операции их связывания. Рассмотрим наиболее часто встречаемыебинарные связи:
1. Связи вила 1:1образуется в случае, когда все поля записи основной таблицы и дополнительнойтаблицы являются ключевыми.
2. Связь 1: М может быть вслучае, когда одной записи основной таблицы соответствует несколько записейдополнительной таблицы.
3. Связь М:1 может бытьтогда, когда нескольким записям основной таблицы ставится в соответствии одназапись дополнительной.
4. Связь М: М возникает втом случае когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколькозаписей дополнительной. В реляционной БД связь М: М реализуется черездополнительные таблицы.
Рассмотрим связи междувыявленными сущностями:
1. Между атрибутамисотрудники и трудовой договор будет связь 1:1, так как сотрудник с даннойфирмой заключает трудовой договор всего один раз.
2. Между атрибутамисотрудники и командировка будет связь 1: М, так как сотрудник может сколькоугодно раз ездить в командировки.
3. Между атрибутамисотрудники и больничный будет связь 1: М, так как сотрудник может сколько угоднораз уходить на больничный.
4. Меж атрибутамисотрудники и отпуск будет связь 1: М, так как сотрудник может сколько угодно разходить в отпуск.
5. Между атрибутамисотрудники и курсы повышения квалификации (перевод) будет связь 1: М, так каксотрудник может проходить курсы повышения квалификации сколько угодно раз.
6. Между атрибутамисотрудники и увольнение будет связь 1:1, так сотрудник может уволиться толькоодин раз.
7. Между атрибутамисотрудники и табель рабочего времени будет связь 1:1, так как одному сотрудникусоответствует только одна запись каждого месяца в табеле.
4 Реляционнаямодель БД
Реляционная модель базданных была предложена сотрудником фирмы IBM Э. Кодом в начале 70-х годов. Будучи математиком, онпредложил использовать для обработки данных аппарат теории множеств(объединение, пересечение, разность и Декартово произведение). Он показал, чтолюбое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особоговида, известных в математике как отношения.
Одна из главных идейзаключается в том, что связи между данными должны устанавливаться всоответствии с их внутренними логическими взаимоотношениями. В реляционноймодели одной командой могут обрабатываться целые файлы.
Реляционная БДпредставляет собой информацию об объекте, представленную в виде двумерногомассива — таблицы объеденных определен
ными связями.4.1 Выбор ключей
Атрибут значение,которого идентифицируется кортежами (строками таблицы) называется ключом.Отношение может содержать и несколько ключей, один из которых объявляетсяпервичным. Первичные ключи не могут обновляться. Все прочие ключи отношенийявляются возможными ключами.
Если в отношении кортежидентифицируется соединением значений нескольких атрибутов, то такой ключназывается составным.
Атрибут представляющиесобой копии ключей других отношений называется внешним ключом. Реляционнаямодель накладывает на внешние ключи ограничения для обеспечения целостностиданных. Это означает, что к каждому значению внешнего ключа должнысоответствовать строки в связываемых отношениях.
В разрабатываемой БДсущность табельный номер сотрудника будет являться ключом для атрибутовсотрудники, отпуск, увольнение, командировка, трудовой договор и повышениеквалификации (перевод).
Атрибут сотрудники так жеимеет уникальные поля, такие как номер паспорта и ИНН, но номер паспорта неможет быть ключом, так как номер паспорта может меняться, а ИНН может являтьсяключевым, но нам удобнее использовать как ключ табельный номер.
Для атрибута табельрабочего времени ключом будет являться две сущности, номер сотрудника и период,то есть ключ будет составным.4.2 Нормализация отношений
Нормализация – разбиениетаблицы на две или более, обладающие лучшими свойствами включении, измененииили удалении данных. окончательная цель нормализации сводится к получениютакого проекта БД в котором каждый факт появляется лишь в одном месте, то естьисключена избыточность информации.
Нормализация отношений –формальный аппарат ограничений, на формирование отношений которого позволяетустранить дублирование, обеспечить непротиворечивость хранимых в базе данных,уменьшить трудозатраты на ведение БД.
Кодом выведено тринормальные формы и предложен механизм, позволяющий любое отношениепреобразовать к третей нормальной форме. Приведем наши отношения к третейнормальной форме.
Первая НФ: Отношениеназывается нормализованным или приведенным к первой нормальной форме тогда итолько тогда, когда все его атрибуты простые (неделимые). Таблица находится впервой нормальной форме тогда и только тогда, когда ни одна из ее строк несодержит в любом ее поле более одного значения, и не одно из ее ключевых полейне пусто. Для того чтобы привести наши отношения к первой нормальной форме надосущность ФИО разбить на три отдельные (Фамилия, Имя, Отчество). Так же следуетвынести в отдельную таблицу структурное подразделение, должности и наименованиефирмы, чтобы не допустить избыточности данных. В отдельную таблицу выносятсяприказы по личному составу и производственные приказы, так как нумерация уприказов общая. Атрибуты место проживания по паспорту и фактическое местопроживания не требуют разбиения так как используются один раз.
Вторая НФ: Таблицанаходится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет определению первойнормальной формы и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны полнойфункциональной зависимостью с первичным ключом. Для того чтобы наши отношенияпривести во вторую нормальную форму надо вынести все начальников отдела вотдельную таблицу.
Третья НФ: Таблицанаходится в третей нормальной форме, если она удовлетворяет определению второйнормальной формы и ни одно из ее не ключевых полей не зависит функционально отлюбого другого не ключевого поля. Отношения, представленные в данной БДприведены к третей нормальной форме.
5 Физическоепроектирование БД
Проектированиеинформационных систем, включающих в себя базы данных, осуществляется нафизическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическомуровне во многом зависит от используемой СУБД (система управления базами данных– комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения,и совместного ведения БД многими пользователями), зачастую автоматизировано искрыто от пользователя. В ряде случаев пользователю предоставляется возможностьнастройки отдельных параметров системы, которая не составляет большой проблемы.[11. стр.123]5.1 Состав таблиц БД
Рассмотрим отношениянашей БД подробнее.
Таблица 1 – Сотрудники
Название
Тип данных
Тип поля Фамилия Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Табельный № Счетчик Ключевое Должность Текстовый Стаж работы Текстовый № паспорта Числовой Уникальное ИНН Числовой Уникальное Состав семьи Числовой Дата рождения Дата/Время Место проживания по паспорту Текстовый Фактическое место проживания Текстовый Телефон Числовой
Таблица 2 – Трудовой договор
Наименование
Тип данных
Тип поля Наименование фирмы Текстовый Ключ ТД Счетчик Ключевое Дата составления Дата/Время Дата принятия Дата/Время Табельный № Числовой Оклад Денежный Надбавки за совмещение должностей Денежный Надбавки за работу на крайнем севере Денежный Основание Текстовый
Таблица 3 – Повышение квалификации (перевод)
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ перевода Счетчик Ключевое Табельный № Числовой Вид перевода Текстовый Прежнее место работы Текстовый Новое место работы Текстовый Основание перевода Текстовый
Таблица 4 – Командировка
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ К-ка Счетчик Ключевое Табельный № Числовой Место назначения Текстовый Срок Числовой Цель Текстовый За счет средств Числовой
Таблица 5 – Отпуск
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ Отпуск Счетчик Ключевое Дата составления Дата/Время Табельный № Числовой Период работы Дата/Время Основной отпуск Дата/Время Дополнительный отпуск Дата/Время Количество дней Числовой Период к оплате Денежный
Таблица 6 – Больничный
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ Б Счетчик Ключевое Табельный № Числовой Основной отпуск Дата/Время Дополнительный отпуск в связи с болезнью Дата/Время Отпуск исчислять Дата/Время Все отпуск Числовой
Таблица 7 – Увольнение
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ Ув Счетчик Ключевое Дата составления Дата/Время Дата увольнения Дата/Время Табельный № Числовой Основание Текстовый К оплате Денежный
Таблица 8 – Табель рабочего времени
Наименование
Тип данных
Тип поля № сотрудника Счетчик Ключевое За период Текстовый Ключевое Фамилия Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Кол-во отработанных дней Числовой Кол-во фактически отработанных дней Числовой Кол-во выходных Числовой Отпуск Числовой Командировка Числовой Больничный Числовой
Таблица 9 – Должность
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ Долж Счетчик Ключевое Должность Текстовый
Таблица 10 – Структурноеподразделение
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ СП Счетчик Ключевое Структурное подразделение Текстовый
Таблица 11 – Наименование фирмы
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ Фирмы Счетчик Ключевое Наименование фирмы Текстовый
Таблица 12 – Начальники
Наименование
Тип данных
Тип поля Ключ Нач Счетчик Ключевое Табельный № Числовой Начальник Логический
Таблица 13- Приказы по личномусоставу
Наименование
Тип данных
Тип поля № приказа Числовой Ключевое Дата Дата/Время Больничный Текстовый Отпуск Текстовый Трудовой договор Текстовый Увольнение Текстовый
Таблица 14 – Производственные приказы
Наименование
Тип данных
Тип поля № приказа Числовой Ключевое Дата Дата/Время Повышение квалификации (перевод) Текстовый Командировка Текстовый
5.2 Запросы к БД
Запросы — это объект базы данных, которыйслужит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю вудобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные избазовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.
Все запросы делятся надве группы: запросы-выборки, запросы-действия.
Запросы-выборки осуществляют выборку данных изтаблиц в соответствии с заданными условиями.
Запросы-действия позволяютмодифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.
В данной БД представлены следующиезапросы:
1. Структурное подразделение, – какиеи сколько работников работает в данном подразделение. Нужное подразделениебудет вводиться с клавиатуры вручную.
2. Текучесть кадров – какиесотрудники какого числа были приняты и уволены.
3. Отпуск – в данном запросе будет просматриваться,какие сотрудники уже были в отпуске.
4. Список сотрудников с номерамителефонов.
5. Список сотрудников по должностям.
6. Список сотрудников по структурномуподразделению.
7. Поиск сотрудников по табельномуномеру.
8. Поиск сотрудников по фамилии.
Так же в данной БДпредставлены запросы-действия на добавления записей в таблицы приказы поличному составу и производственные приказы, например при введении данных втаблицу трудовой договор пункты дата составления и ключТД будут вводиться втаблицу приказы по личному составу.5.3 Экранные формы
Форма в БД — этоструктурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторялоформу бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.
Форма предоставляетвозможности для:
1. Ввода и просмотраинформации базы данных
2. Изменения данных
3. Печати
4. Создания сообщений.
В данной БД представленыследующие формы:
1. Сотрудники
2. Трудовой договор
3. Больничный
4. Увольнение
5. Командировка
6. Перевод
7. Увольнение.
Формы 2-7 являютсяподчиненными для формы 1.
5.4 Отчеты
Отчет — это объект базы данных, которыйпредназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.
Отчеты позволяют выбратьиз баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа,перед выводом на печать просмотреть на экране.
Источником данных дляотчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, вотчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.
В данной БД представленыследующие отчеты:
1. Сотрудники стелефонами — показывает список сотрудников (их фамилию, имя и отчество) сномерами телефонов.
2. Текучесть кадров — показывает какие сотрудники какого числа были приняты и уволены.
6 Инструкция по использованию БД6.1 Вызов программы
Программу Microsoft Access можно вызвать несколькими способами:
1. Из меню «Пуск».Пуск –Microsoft Office – Microsoft Access 2003.
/>
Для открытия определеннойБД нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».
/>
В открывшемся окневыбрать файл с БД которая вас интересует.
/>
2. Два раза щелкнутьправой кнопкой мыши на уже сохраненной БД. Что бы ни искать нужную БД в папкахможно вынести ярлык на рабочий стол.
/>6.2 Экранные формы
Экранную форму можносоздать двумя способами:
1. С помощью мастера.
2. В режиме конструктора.
В первом случае сначаланужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.
/>
Далее нужно выбрать вид формы.
/>
На следующем шаге нужновыбрать стиль формы.
/>
В заключении задать имя.
/>
Любую форму, сделанную спомощью мастера можно изменить в режиме конструктора.
Во втором случае всяформа формируется самостоятельно. Например, можно добавить картинки, кнопки,сделать собственный вид, добавить подчиненные формы и т.д.
В представляемой БДглавной формой является форма «Личная карточка». Все остальные формы являютсяподчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены насоответствующих вкладках.
/>6.3 Описание отчетов
Отчеты так же как формы можно создатьс помощью мастера и в режиме конструктора.
При создании отчета с помощью мастеранужно сначала выбрать поля из созданных таблиц или запросов для отчета.
/>
Затем можно добавить уровнигруппировки, то есть, например, сделать так чтобы сначала шло имя сотрудника, атолько потом все остальные данные.
/>
Далее можно задать порядок сортировки(по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).
/>
Потом выбирается вид макета дляотчета, стиль и имя отчета.
/>
/>
/>
Режим конструктора для отчета оченьпохож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в меню «свойство».
Все отчеты в данной БД находятся в«Главном меню».
/>
Для печати какого либо отчета нужносначала открыть отчет.
/>
Затем на отчете щелкнуть правойкнопкой мышь. В открывшемся меню выбрать «Печать».
/>
Заключение
Результатом выполнениякурсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющееавтоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов вотделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметнойобласти, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, чтопозволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.
Средствами СУБД MicrosoftAccess создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решатьвсе задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяетсделать вывод, что задание выполнено полностью.
В связи с тем, что базаучебная, а не профессиональная, не которые данные о сотрудниках не быливключены в базу. К ним относится такие данные, как военная обязанность, поощренияи т.п. Но разработанная в курсовой база данных легко дополняется принеобходимости разработки профессиональной базы данных.
Списокиспользуемых источников
1. Microsoft Access 2002/ Русская версия. Шаг за шагом: практическоепособие / пер. с англ. Л.В. Сазоновой. – М.: Изд. ЭКОМ, 2002. – 352 с. –ISBN5-7163-0095-2.
2. Вендров А.М.Практикум по проектированию программного обеспечения экономическихинформационных систем: Учеб. пособие / А.М. Вендров. – М.: Финансы истатистика, 2004. – 192 с., ил. – ISBN 5-279-02440-6.
3. Информационныесистемы и технологии в экономике: Учебник. – 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П.Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. –М.: Финансы и статистика, 2005. – 416 с., ил. — ISBN 5-279-02605-0.
4. Карпова Т.С. Базыданных: модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. – СПб.: Питер, 2001. –304 с. – ISBN 5-272-00278-4.
5. Конгаловский М.Р.Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 800 с.:ил. ISBN 5-279-02276-4.
6. Корнеев В.В. Базыданных. Интеллектуальная обработка информации / В.В. Корнеев, А.Ф. Гареев, С.В.Васютин, В.В. Райх. – М.: Издатель Молгачева С.В., Издательство Нолидж, 2001, — 496 с.: ил. ISBN 5-89251-100-6.
7. Марков А.С. Базыданных. Введение в теорию и методологию: учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовкий.– М.: Финансы и статистика, 2004. – 512 с. – ISBN 5-279-02298-5.
8. Петров В.Н.Информационные системы / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002. –
688 с. – ISBN 5-318-00561-6.
9. Риккарди Г.Системы баз данных. Теория и практика использования в Interner и среде Java. /Грег Риккарди; пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с. –ISBN 5-8459-0208-8 (рус.).
10. Саак А.Э.Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В.Пахомов, В.Н. Тюшняков. – СПб.: Питер, 2005. – 320 с. ISBN 5-469-00412-0.
11. Хомоненко А.Д.Базы данных: учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М.Цыганков, М.Г. Мальцев. – 4-е изд., доп. и перераб. – СПб.: КОРОНА принт, 2004.– 736 с. – ISBN 5-7931-0284-1.