Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки.
Установлен следующий порядок оплаты командировочных расходов.
Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом - 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.
В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:
• по найму жилого помещения;
• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
• на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
• на провоз багажа;
• на суточные за время нахождения в командировке.
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.
Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.
По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:
• по получению загранпаспорта;
• по получению виз;
• по прописке загранпаспорта;
• по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту;
• по найму жилого помещения, подтвержденные документально;
• на провоз багажа;
• суточные за каждый день пребывания в командировке.
За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда; в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.
Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные документы:
• авансовые отчеты;
• приказы о направлении работников в командировку;
• заявления на выдачу денег из кассы;
•документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
• журнал регистрации командировок.
Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета-
• Главная книга;
• журнал-ордер № 7;
• журнал-ордер № 1;
• кассовая книга.
Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, Проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.