Различают следующие категории населения:
1. Юридическое население – числящееся проживающим в данном месте по документам (прописке) независимо от его фактического проживания.
2. Наличное население – фактически (налицо) находящееся в критический момент переписи на данной территории.
3. Постоянное население – фактически проживающее на данной территории независимо от юридического оформления.
В переписной практике принят условный срок постоянного проживания – 6 месяцев и более.
В переписи регистрируется наличное население. Данные переписных листов позволяют рассчитать не только всё наличное население, но и постоянное, т.к. между этими категориями существует балансовая связь:
ПН = НН + ВО – ВП, (2.1)
где: ПН и НН – соответственно постоянное население и наличное население;
ВО и ВП – соответственно временно отсутствующие и временно проживающие на данной территории на критический момент переписи.
Сведения о наличном и постоянном населении имеют практическое значение. Например, наличного населения в Москве всегда больше, чем постоянного. Эти данные учитываются в работе транспорта, торговли и т.д.
Категория "юридическое население" в переписной практике не применяется.
2.2. Текущий учёт демографических событий
Текущий учёт демографических событий – сбор сведений о демографических изменениях, происходящих в течение года.
Задачей текущего учёта является учёт фактов рождения, бракосочетания, смерти (учёт естественного движения) и перемещения населения (учёт механического движения).
Цель текущего учёта – дополнять сведения переписи, отображая текущие демографические изменения в стране.
Исторически так сложилось, что текущим учётом сначала занималась церковь. Имея свои приходы, церковь регистрировала рождение (крещение), бракосочетание (венчание) и смерть (отпевание).
В современных государствах текущим учётом демографических событий занимаются органы местной власти.
Учётом естественного движения занимаются органы власти, регистрирующие акты гражданского состояния. В России этим занимаются отделы ЗАГС (запись актов гражданского состояния) при органах местного административного управления.
Гражданское состояние – правовой и семейный статус человека в обществе:
- появление на свет (рождение);
- достижение возраста гражданской зрелости и юридической ответственности (получение паспорта);
- заключение брака и его расторжение;
- родительство;
- усыновление;
- опекунство;
- смерть граждан.
Учёт механического движения ведётся жилищными управлениями путём регистрации посемейных списков по месту их проживания и случаев переездов граждан, которые фиксируются также и в местных органах внутренних дел.