Нові комп'ютерні технології обробки та класифікації інформації у контрольно-аудиторському процесі
Розвиток суспільства за останні десятиліття характеризується такими стадіями науково-технічного прогресу, як індустріалізація, комп'ютеризація та інформатизація.
Стадію індустріалізації (пріоритети віддавалися паливно-енергетичним ресурсам, матеріалознавству, потім розвитку технології та інтелекту) пройшли всі промислове розвинені країни. Як результат було закладено підвалини для розвитку й удосконалення елементної бази засобів обчислювальної техніки й створення на цій основі ЕОМ.
Стадію комп'ютеризації(пріоритети розвитку матеріалознавства, технології виробництва ЕОМ та інтелектуальних ресурсів) пройшли найбільш розвинені країни Заходу, а також окремі країни третього світу, держави ж Східної Європи, включаючи й Україну, тільки вступили в цю фазу розвитку, і відставання їх від США і Японії за обсягом і якістю ЕОМ (особливо суперЕОМ і персональних ЕОМ, розвитком комунікаційних систем) значне. Це відставання пояснюється упередженим ставленням до кібернетики у комуністичний період як лженауки, таким чином стримувався розвиток технічної бази, яка сприяла б переходу до стадії інформатизації.
У загальному розумінні інформатизація(пріоритети віддаються інтелектуальній інформаційним технологіям) характеризує перехід суспільства в новий якісний стан — інформаційне суспільство. Останнє відзначається бурхливим розвитком космонавтики, ядерної енергетики та робототехніки з якісно новим технологічним забезпеченням, що ґрунтується на комп'ютеризованих засобах праці й інформаційних технологіях і потребує якісно нового інформаційного середовища — сукупності ЕОМ, систем комп'ютерних комунікацій, баз даних, а також програмних комплексів і лінгвістичної однозначності.
Нові інформаційні технології(НІТ) — це сукупність принципово нових засобів і методів обробки інформації, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту (даних) з найменшими витратами згідно із закономірностями того соціального середовища, де розвиваються НІТ.
Технічну основу НІТ становлять оснащені периферійним обладнанням ПЕОМ, апаратура та канали зв'язку, що реалізують інформаційні комунікації, а також апаратура управління мережами.
Програмною основою НІТ є спеціально розроблені для ПЕОМ операційні системи, пакети прикладних і функціональних програм, транслятори з алгоритмічних мов.
Інформаційну основу НІТ становить сукупність локальних баз даних, які реалізуються в потужній ЕОМ або суперЕОМ.
Основними принципами створення НІТ є такі:
персоналізація використання обчислювальної системи, тобто забезпечення аудитора робочим місцем, обладнаним ПЕОМ або терміналом, увімкнення в локальну обчислювальну мережу;
інтелектуалізація АРМ, обладнаних ПЕОМ, які мають експертну систему забезпечення управлінських рішень, та інтелектуальним інтерфейсом, що дає змогу вести діалог розмовною або близькою до неї мовою спілкування;
реалізація інформаційних комунікацій між всіма АРМ, що входять до складу системи та із зовнішніми споживачами.
За такими принципами працюють НІТ у великих універсамах, універмагах, де створені обчислювальні мережіз розвиненою комунікаційною інформаційною структурою, починаючи з апаратури зчитування штрихових кодів, проданих товарів, агрегованих з контрольно-касовими апаратами, АРМ складів, бухгалтерії до видачі інформаційного продукту споживачам, включаючи ревізорів і аудиторів.
На якість прийняття рішень у контрольно-аудиторському процесі і підвищення інформаційного забезпечення впливають такі обставини:
збільшення кількості факторів, які мають враховуватися аудитором при дослідженні ситуації;
поглиблення аналізу господарських операцій, що вивчаються аудитором;
підвищення обґрунтованості висновків завдяки застосуванню економіко-математичних методів і модульних досліджень;
чітке і обґрунтоване формулювання висновків аудитора.
Забезпечення цих вимог потребує комплексності технологій, що реалізується в НІТ, а впровадження електронної системи застосування мегаміні-ЕОМ і потужних ПЕОМ, яких поки що виробляється в Україні недостатньо. Тому виправданим є застосування ПЕОМ на робочих місцях, створення АРМ різного призначення, тобто поєднання персоналізації та централізованої обробки даних, створення локальних і розподілених інформаційно-обчислювальних мереж з використанням сучасних засобів зв'язку, автоматизація документообміну та діловодства, створення електронної пошти.
Інформаційна сумісність різних рівнів контролю та управління народним господарством забезпечується за допомогою класифікаторів техніко-економічної інформації, в яких об'єкти систематизують за певними класифікаційними групами, їхніми ознаками і кодовими позначеннями. Такі класифікатори використовуються у контрольно-аудиторському процесі для декодування підконтрольних об'єктів, відображених в АСОІ кодовими позначеннями. Структурна побудова класифікатора, який застосовується в АСОІ, залежить від задач, які розв'язує ЕОМ.
Класифікатори в АСОІ надають техніко-економічним номенклатурам однозначності за допомогою кодів і спрощують декодування інформації для користувачів, до яких належать ревізори, аудитори. За допомогою додаткових ознак, закладених у класифікатор, виконуються логічні й арифметичні процедури над певною сукупністю техніко-економічних даних в АСОІ. У класифікаторах за єдиною системою групують об'єкти, що підлягають кодованому позначенню. Це полегшує пошук при проведенні ревізії й аудиту.
Отже, в умовах функціонування АСОІ на підприємствах, в об'єднаннях і галузі ревізорам, аудиторам необхідно вивчити структуру інформації і систему її класифікації, зміст і структуру класифікатора техніко-економічної інформації.
В об'єднаннях і на підприємствах, де функціонують АСОІ, застосовуються чотири категорії класифікаторів техніко-економічної інформації — загальнодержавні, галузеві, регіональні і локальні класифікатори об'єднань і підприємств.
Зміст класифікаторів, рівень затвердження і призначення подано в табл. 1.
В Україні діє Державна система стандартизації, очолювана спеціальним державним органом — Держстандартом, який організовує розробку і затвердження класифікаторів за єдиним методичним принципом, забезпечує сумісність АСОІ різних рангів. Слід зазначити, що державні органи стандартизації розробляють і затверджують також державні стандарти якості продукції народного господарства, які використовуються у процесі контролю й аудиту. Класифікатори інформації застосовують залежно від цільового призначення АСОІ.
Таблиця 1 Класифікатори техніко-економічної інформації
Класифікатори
Зміст
Призначення
Загальнодержавні
Повні номенклатури об'єктів класифікації, що діють на всій території України
При обміні інформації між АСУ різного рівня з метою взаємодії складових елементів АСОІ загальнодержавного рівня
Галузеві
Інформація, яка застосовується в галузі, а також міститься в загальнодержавних класифікаторах, але має специфічні ознаки для певної галузі
При розв'язанні спеціальних задач управління в галузевих АСОІ.
Регіональні
Інформація, яка використовується в межах регіону, а також загальнодержавних і галузевих класифікаторах, кожна для конкретного регіону
Забезпечує однозначну взаємодію з відповідними класифікаторами. Для розв'язання специфічних функціональних задач регіону і однозначної взаємодії з державними і галузевими класифікаторами
Локальні об'єднань, підприємств
Інформація, необхідна для об'єднання, підприємства, а також загальнодержавних і регіональних інформаційно об'єднаних класифікаторів
Для розв'язання задач управління і контролю в АСОІ об'єднання, підприємства. Забезпечує сумісність з відповідними загальнодержавними, галузевими і регіональними класифікаторами. Декодування даних АСОІ для використання в контрольно-аудиторському процесі
Загальнодержавні— це «Український класифікатор типів підприємств», «Класифікатор галузей народного господарства України», «Класифікатор валют», «Класифікатор продукції України», «Класифікатор видів економічної діяльності», «Класифікатор доходів і видатків», «Класифікатор нормативних документів», «Класифікатор системи позначення одиниць вимірювання та обліку», «Класифікатор основних фондів України» та ін. Вони використовуються для потреб народногосподарського планування, обліку і статистики в умовах АСОІ різних рангів.
Галузеві— це класифікатори техніко-економічної інформації, які відображують специфіку інформаційного забезпечення управління економікою галузі. У них конкретизуються загальнодержавні класифікатори. Зокрема, щодо системи загальнодержавного класифікатора в торгівлі розроблено галузевий «Класифікатор товарів і тари», в якому всі товари згруповані в 99 груп, що відображують спеціалізацію торгових підприємств. Аналогічну конкретизацію мають інші галузеві класифікатори техніко-економічної інформації, що діють у промисловості, будівництві, сільському господарстві тощо.
Регіональнікласифікатори містять техніко-економічну інформацію, призначену для використання в регіоні. Вони взаємопов'язані із загальнодержавними і галузевими класифікаторами. Наприклад, класифікатор об'єднань і підприємств України містить також дані про відомчу належність їх, місце розташування, форму власності, вид діяльності тощо.--PAGE_BREAK--
Локальнікласифікатори, що розробляються об'єднаннями і підприємствами, передбачають інформаційну і методичну сумісність з класифікаторами вищих рангів. Наприклад, «Класифікатор бухгалтерських проводок» містить кодове позначення всіх господарських операцій по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків бухгалтерського обліку на підприємстві. Разом з тим зміст і структура рахунків відповідають загальнодержавному класифікатору «План рахунків бухгалтерського обліку виробничо-господарської діяльності підприємств». Локальний класифікатор продукції, яка випускається об'єднанням, взаємопов'язаний системою кодування із загальнодержавним класифікатором промислової і сільськогосподарської продукції. Аналогічні інформаційні зв'язки існують між класифікаторами різних рангів і призначення.
При використанні загальнодержавних і галузевих класифікаторів ревізори, аудитори повинні керуватися інструкціями до їх ведення, які містяться в окремому розділі кожного класифікатора. Структура системи класифікації інформації і зміст локальних класифікаторів описуються у складі проектної документації АСОІ окремим документом "Інструкція про порядок внесення змін і доповнень у класифікатор". Ревізор, аудитор відшукують за кодовим позначенням потрібний рядок класифікатора і таким способом декодують об'єкт дослідження, який міститься у машинограмі, проектній документації із створення АСОІ.
Системи кодування, які використовуються для побудови кодів техніко-економічної інформації на конкретному підприємстві, а також методика декодування об'єктів класифікації описуються в документі «Система класифікації і кодування» технічного проекту АСОІ. Наявність зазначеного документа на підприємстві, де впроваджено АСОІ, є обов'язковою умовою введення її в експлуатацію. Це зумовлено тим, що технічний проект для конкретного підприємства є нормативним документом, який регулює процес автоматизованої системи обробки даних, і зберігається у замовника після погодження з ним і складання акта затвердження документів технічного проекту.
Розділ «Описування структури кодових позначень» технічного проекту АСОІ, зокрема документ «Система класифікації і кодування», містить номенклатуру об'єктів кодування, структуру і розрядність кодового позначення і описання прийнятої системи кодування, класифікаційні таблиці. Ревізор, аудитор, використовуючи зазначені документи технічного проекту АСОІ, можуть відтворити дійсне значення одиниць інформації за їхнім кодовим позначенням.
У процесі функціонування АСОІ можливі зміни номенклатури об'єктів кодування, структури і розрядності кодових позначень. У цих випадках при декодуванні інформації треба користуватися документом технічного проекту «Система класифікації і кодування», беручи до уваги відповідні корективи класифікаторів, внесені у процесі функціонування АСОІ.
Характеристики об'єктів класифікації визначають за класифікаційними таблицями, в яких передбачено найменування класифікаційних групувань кожного розряду (групи розрядів) кодового позначення їх відповідно до прийнятої системи кодування. У зв'язку з тим що класифікатори складено в порядку нарощування кодових позначень, за ними можна легко відшукати повне або скорочене найменування об'єкта контролю.
Використання класифікаторів техніко-економічної інформації в ревізії й аудиті фінансово-господарської діяльності підприємств та об'єднань дасть змогу прискорити пошук і декодування інформації, що, в свою чергу, сприятиме скороченню строків проведення контролю і підвищенню його якості.
Інформаційне забезпечення ревізорів і аудиторів може бути приведено у певну систему. При дослідженні фактографічної інформації про фінансово-господарську діяльність підприємств для забезпечення потреб у нормативно-довідковій інформації (НДІ), до якої належать усі законодавчі акти, положення, інструкції, необхідно користуватися бібліотечними і власними довідковими фондами.
Основою інформаційно-пошукового апарату бібліотек є каталоги, упорядковані сукупності карток яких містять бібліографічне описання літературних джерел. Основні каталоги складають за принципом алфавіту або за іншими принципами систематизації знань. Крім основних створюють допоміжні каталоги: законодавчих і відомчих актів, постанов уряду. Відомості у картотеці часто зберігають лише до моменту видання бібліографічного покажчика, який включає відповідні публікації. Основними каталогами є систематичний і алфавітний.
Систематичний каталогорганізовують відповідно до діючої класифікації науки, проблеми якої визначено цифровими і буквено-цифровими позначеннями (індексами), сукупність їх ієрархічно розміщують у розділах, підрозділах, рубриках каталогу. Публікацію позначають одним або кількома індексами, якщо вона стосується кількох проблем. Картотеку з описуванням публікації розміщують у тих підрозділах систематичного каталогу, які позначено на ній відповідним індексом.
Алфавітний каталогстворюють за чіткою послідовністю букв алфавіту залежно від кількості авторів, наявності спеціального, титульного редактора та ін. Першим словом, за яким описують літературне джерело і яке визначає розташування його у каталозі, може бути прізвище або перше слово назви публікації.
При створенні каталогів ураховують загальні правила й індексації публікації згідно з універсальною десяткового класифікацією (УДК) і бібліотечно-бібліографічною класифікацією (ББК). Разом з тим великі бібліотеки створюють свої варіанти зазначених систем, за допомогою яких відображають у систематичних каталогах нові поняття. Ці особливості узагальнюють у алфавітно-предметному покажчику (АПП), який с ключем до каталогу бібліотеки.
Аудитору, ревізору необхідно в процесі пошуку вивчити весь інформаційно-пошуковий апарат бібліотеки для прискорення пошуку потрібної літератури щодо питань, поставлених на вирішення аудиту, ревізії.
Алфавітно-предметний покажчикмістить алфавітний перелік понять, зафіксованих у каталогах, та їхні індекси, а при системній розробці — весь тезаурус, до якого входить це поняття, з його розчленуванням і зв'язками. Разом з тим перелік багатьох публікацій не вміщується повністю в наявні рубрики, оскільки прискорення науково-технічного прогресу зумовлює виникнення нових знань, не передбачених при розробці індексів. Тому аудитор, ревізор мають володіти активними методами пошуку, що ґрунтуються на автоматизованих бібліотечно-бібліографічних системах, створених на технічній базі ЕОМ.
Приступаючи до складання списку потрібної літератури, аудитор, ревізор в умовах ручного і автоматизованого пошуку повинен сформулювати його початкові дані. Передусім вони повинні переглянути рубрики систематичного каталогу відповідно до теми дослідження, а потім знайти рубрикації, які містять необхідну для нього інформацію, як видно із змісту ідентифікаційних ознак, для пошуку літературних джерел за алфавітним або систематичним каталогом аудитору необхідно чітко, повно і однозначно сформулювати у своєму запиті пошуковий образ документа(ПОД) і правильно бібліографічне описати його. Тому вивчення інформаційно-пошукового апарату бібліотек є обов'язковим атрибутом для аудитора, ревізора.
Вивчення практики створення аудиторами, ревізорами власних довідкових фондів дає змогу узагальнити досвід і запропонувати форму інформаційної картки. Такі картки складають на основні чинні законодавчі і нормативні акти, методичні, довідкові, інструктивні та інші інформаційні матеріали, які використовуються в процесі проведення аудиту, ревізії. До карток вносять зміни і доповнення, що стосуються конкретних законодавчих актів і нормативно-довідкових документів. У них зазначають зміст внесених змін, орган, який вніс зміни, дату і номер реєстрації документа. Для створення інформаційного комфорту карти розташовують у спеціальній картотеці за правилами побудови систематичних і алфавітних каталогів. Разом з тим кожний аудитор, ревізор може створити власний алфавітно-предметний покажчик (АПП), а якщо є відповідна регіональна аудиторська організація, то така інформаційна система конче потрібна. Зокрема, інформаційні документи, які використовують під час аудиту, ревізії, можна групувати у рубриках, прийнятих для складання довідкової літератури з питань нормативних документів з фінансів, бухгалтерського обліку, фінансово-господарського контролю. Такими рубриками можуть бути: «Загальні питання організації і методології бухгалтерського обліку», «Фінансовий стан підприємства», «Облік і аудит використання коштів», «Облік і аудит товарно-матеріальних цінностей», «Облік і аудит використання праці та заробітної плати», «Облік і аудит використання інвестицій», «Облік і аудит виробництва продукції (робіт, послуг), витрат виробництва, калькулювання собівартості виробів» та ін. Можливі також інші групування інформаційних карток, що зумовлено професійними потребами аудитора, ревізора. Найбільш ефективним є розміщення інформаційних карток у базах даних АСОІ.
Отже, використання класифікаторів техніко-економічної та нормативно-правової інформації в фінансово-господарському контролі й аудиті дає змогу в умовах АСОІ автоматизувати пошук і декодування об'єктів дослідження, що, в свою чергу, скорочує строки контрольно-аудиторського процесу і підвищує його вплив на результати діяльності підприємства.