Делопроизводство и персональные компьютеры

--PAGE_BREAK--Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web – универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Конечно, данная технология нуждается в дополнительных средствах защиты, однако преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для систем управления документами на базе Web появятся довольно скоро. Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.
Стратегически важные данные можно хранить на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети и Internet. Начинать внедрение следует с наиболее простого варианта системы – проверить ее в интрасети компании, и только после этого организовывать внешние связи через Web-сервер.
Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры:
1.   Встраивание в центральный узел программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра.
2.   Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей
3.   Обеспечение внутренней связи между узлами посредством корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего мира.
4.   Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.
5.   Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web–серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии.
6.   Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т. д.).

Использование электронной почты. В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.
Итак, электронная почта выполняет следующие функции:
• обмен сообщениями между пользователями;
• обмен документами между пользователями;
• обмен данными между приложениями;
• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Система корпоративного электронного архива. Но внедрение мощных системы управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.
В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.
Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.
Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.
Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.
Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.
Microsoft Word
    Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,
 Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.
 Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.
 Создание шаблона.
Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны»  (Рис.8, 9), то он появится на вкладке Общие при выборе команды — Создать (меню Файл). (Рис 1)
Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды — Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. (Рис.2)
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду — Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду — Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку — OK. Выберите команду — Сохранить меню Файл. (Рис.3)
Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. (Рис.4)
По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку — Сохранить.
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. (Рис.6)  Нажмите кнопку — Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. (Рис.7)
Microsoft Excel
Создание документа с помощьюMicrosoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана­лиза в виде диаграмм и графи­ков, содержит операции:
— изменение параметров (ширины) строк и столбцов;
— работа со списками;
— использование абсолют­ных ссылок;
— построение диаграмм;
— редактирование диаграмм;
— построение смешанных диаграмм и графиков;
— создание комментариев.
Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.
Перечислим действия, кото­рые требуется выполнить само­стоятельно:
1.  Создать новый файл.
2.  Создать лист  на Рост доходов.
3.  Определить границы листа формата А4.
4.  Во второй строке написать заголовок «Рост доходов за год».
5.  В четвертой строке сфор­мировать «шапку» документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентри­ровать их по высоте и ширине
Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан­ных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции:
-  структуризация таблиц ме­тодом автоматического подведе­ния итогов;
-  создание сводных таблиц;
-  консолидация в сводной таблице данных из нескольких ин­тервалов;
-  использование данных дру­гой сводной таблицы;
-  создание диаграмм на ос­нове структурированных и свод­ных таблиц;
-   создание пользовательских списков;
-   применение пользователь­ского порядка сортировки;
-  использование имен при составлении формул.
Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо­тать систему, позволяющую регис­трировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками.
В результате анализа предмет­ной области (деятельности склада) были выявлены следующие особен­ности, которые должны быть учтены при реализации системы.
1. Для учета товаров необходи­мо ввести артикул, который обес­печит идентификацию товара.
2.  Поскольку артикул товара и наименование являются повторя­ющимися значениями во многих документах заявки на медикамен­ты, регистрация поступлений на склад, тоданные о товарах и ар­тикулах целесообразно составить в виде отдельного документа.
3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузке со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены в виде отдель­ных документов.
4. При оформлении докумен­тов на отгрузку со склада требу­ется оперативная информация о наличии их на складе, учитываю­щая количество поступившего то­вара и отгруженного. Поэтому це­лесообразно иметь еще один до­кумент, содержащий информацию о наличии товаров на складе.
1.  Создать новый файл в Ехсеl с именем Склад.
2.  Переименовать рабочие листы: Лист 1 — Товары, Лист 2 поступления,
Лист 3 — Отгрузка, Лист 4 — Склад.
Общие требования
1.  Во всех документах зафиксировать наименования столбцов.
2.  Выполнить обрамление наименований столбцов документов: сверху и снизу — двойной линией, справа и слева — одинарной.
Требования к оформлению документов
Документ Товары
1.  Столбец Артикул заполнить.
2.  Заполнить второй столбец Наименование видами лекарств.
Документ Поступления
Для столбца Дата.
1.  Назначить формат Дата.
2.  Использовать прогрессию для заполнения данных:
Для столбца Артикул.
1.  Заполнить ячейки столбца числовыми данными, которые бу­дут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары.
2.  Расположить листы Поступ­ления и Товары на одном экране для удобства регистрации по­ступлений.
Для столбца Наименование.
1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары.
Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами.
Через меню Сервис — Мас­тер выбрать режим Поиск и со­ставить формулу для поиска зна­чения артикула на листе Товары. Форму­лу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Форму­ла примерно имет следующий вид:
=ЕСЛИ(В5="-; -"; ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5; Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))
Скопировать формулу в ос­тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.
Для столбца Количество упа­ковок.
Обратить внимание, что дол­жно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами из­мерения. При составлении фор­мата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.
Документ Отгрузка
Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогич­но оформлению соответствующих столбцов на листе Поступления.
Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно поме­няйте значения в столбцах Дата и Артикул (значения в столбце Наименование вычисляются авто­матически).
Для столбца Кому.
1. Использовать режим Про­верка для создания списка зна­чений.
Список значений для столбца Кому создать на листе Отгрузка.
Для столбца Количество упа­ковок.
1. Составить формат, который будет отражать вводимые число­вые данные в рублевом формате с отступом текста от чис­ловой величины.
Для столбца Сумма.
1. Составить формулу для авто­матического вычисления значений:
Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок.
2.  Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с раз­делителями разрядов.
Заполнить подготовленные таблицы данными.
В результате выполненных действий подготовлены докумен­ты Поступления и Товары.
1. Назначить пользовательс­кий формат: единицы измере­ния — «шт.», сделать отступ от пра­вого края столбца.
Остальные данные в столбце Количество упаковок пока не вво­дить, так как эти значения долж­ны согласовываться с наличием такого вида товара на складе.
Для столбца Стоимость.
При заполнении столбца предусмотреть следующие осо­бенности:
-  один и тот же товар может поступать на склад по разной цене;
-  на складе назначают мини­мальную отпускную цену на каж­дый вид товара.
Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары — добавить новый столбец Минимальная отпускная цена. Для этого следует:
-  установить курсор в ячейку на листе Товары и набрать наи­менование столбца;
-  назначить рублевый формат новому столбцу с отступами от зна­чений и правой границы колонки;
— указать а ячейке, на какую дату установлены отпускные цены.
Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполне­ния столбца Стоимость упаковки.
Для столбца Процент.
В столбце Процент вычисля­ется сумма, которая будет взи­маться при отгрузке товара со склада за хранение товара и пре­доставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины. Например. 15% от стоимости товара.
Поскольку величина взима­емого процента является кон­стантой, то целесообразно отве­сти для нее отдельную ячейку.
    продолжение
--PAGE_BREAK--