--PAGE_BREAK--7. Создание отчетов
Окно Конструктора отчетов состоит из трех областей: Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Область данных. Появляется также небольшое окно со списком полей источника записей (Таблицы Т_Студенты). Если на экране отсутствует панельЭлементов, выведите ее на экран, щелкнув на кнопке панельЭлементов панели Инструментов.
1. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Отчеты и нажмите кнопку Создать. В окне Новый отчет выберите режим Конструктор, а в качестве источника данных выберите таблицу Т_Студенты. ОК.
2. На панели Элементов нажмите пиктограмму Надпись. Щелкните мышью в области Верхний колонтитул и введите надпись Список студентов. Enter.
3. В области Надписи правой кнопкой мыши откройте контекстное меню и выберите команду Свойства. В открывшемся окне параметров на вкладке Макет выберите размер шрифта 16. Закройте окно Свойств.
4. В области Надписи снова откройте контекстное меню, выберите команду Размер, установите по размеру данных, Цвет текста – розовый.
5. Аналогично Верхнему колонтитулу оформите в Нижнем колонтитуле надпись Технологический факультет. Щелкните мышью на пиктограмме Поле в Панели элементов. Затем щелкните мышью в первой строке первого столбца Области данных. Accessсоздаст элемент управления типа поле Свободный, а также Поле № для надписи.
6. Щелкните на элементе Поле № и удалите элемент клавишей Delete.
7. На элементе Свободный откройте контекстное меню, выберите команду Свойства, на вкладке Данные в строкеДанные наберите = 1. В строке Сумма с накоплением при помощи кнопки выбора установите Для всего. Закройте окно Свойств.
8. Поместите указатель мыши на пункт Фамилия окна Т_Студенты, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Accessснова создаст элемент управления типа поле справа, а также поле для надписи – слева. Удалите поле для надписи.
9. Проделайте аналогичную операцию для пунктов Имя, Группа, Дата рождения. Оформите новые элементы области данных разными шрифтами, фонами и т. д. по своему выбору.
10. Если поля в Области данных не умещаются, увеличьте 06ласть данных до нужных размеров. Выравнивание полей по горизонтали или вертикали производится после их выделения мышью при нажатой клавише Shiftс помощью контекстного меню.
11. Закройте текущее окно Конструктора. Дайте название отчету 0_Список студентов. ОК.
12. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Отчеты, откройте отчет 0_Список студентов. Если это потребуется, отредактируйте отчет 0_Список студентов, используя режим Конструктор так, чтобы список студентов занимал минимальный размер и все данные были внесены в отчет полностью. Закройте отчет.
8. Организация связей между таблицами
К созданной ранее базе данных требуется добавить еще две таблицы. Таблицы должны содержать сведения о преподавателях и предметах, которые изучаются в первом и втором семестре. Один и тот же предмет могут вести несколько преподавателей. Организуем две таблицы, связанные между собой связью типа один (предмет) ко многим (преподавателям), чтобы при вводе данных использовать Список подстановки для автоматизации ввода данных.
1. В режиме Конструктора создайте в базе данных новую таблицу, состоящую из двух полей: Название предмета (тип данных – текстовый, размер поля – 20) и Семестр (тип данных – числовой, размер поля – байт).
2. Закройте текущее окно, задав макету имя Т_Предметы и подтвердив создание ключевого поля. Accessавтоматически добавит к созданным вами двум полям еще одно поле Код с типом данных Счетчик, определив это поле как ключевое.
3. Откройте вновь созданную таблицу. Обратите внимание на созданное новое поле со значком. Заполните таблицу, указав в ней названия четырех предметов, изучаемых вами на первом курсе. Поле Код заполняется автоматически. Закройте таблицу Т_Предметы.
4. Создайте еще одну таблицу в режиме Конструктора. Назовите ее Т _Преподаватели. Создайте поля: Фамилия (тип данных – текстовый, размер поля – 20, описание – Фамилия преподавателя), Имя (тип данных – текстовый, размер поля – 20), Отчество (тип данных – текстовый, размер поля – 20), Код предмета (тип данных – числовой, размер поля – длинное целое, описание – Предмет, который ведет преподаватель).
5. Нажмите на значок закрытия текущего окна Т_Преподаватели: таблица, подтвердив сохранение. Откажитесь от создания ключевого поля.
6. Откройте таблицу для заполнения. Занесите в таблицу имена, отчества и фамилии пяти преподавателей, ведущих предметы, перечисленные в таблице Т_Предметы. Разные преподаватели могут вести один и тот же предмет. В столбце Код предмета проставьте цифры, соответствующие кодам предметов из таблицы Т_Предметы. Закройте текущее окно.
7. Нажмите на кнопку Схема данных на панелиИнструментов. В открывшемся окнеДобавление таблицы на вкладке Таблицы установите курсор на Т_Предметы и нажмите кнопку Добавить. Установите курсор на Т_Преподаватели и снова нажмите кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
8. В окне Схема данных Вы видите две небольшие таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели. Для создания связи между этими таблицами выполните следующие действия:
ü Поместите указатель мыши на пункт Код таблицы Т_Предметы.
ü Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код предмета таблицы Т_Преподаватели.
ü В открывшемся окне диалога установите флажок Обеспечение целостности данных и щелкните на кнопке Создать. Между двумя таблицами в окне Схема данных появится линия связи тип один-ко-многим. Закройте текущее окно, подтвердив сохранение.
9. Список подстановки
При заполнении таблицы Т_Преподаватели в поле Код предмета приходится заносить не название предмета, а его Код. Это очень неудобно, так как список предметов может быть расширен и трудно будет удержать в памяти все коды. Accessпозволяет автоматизировав операцию ввода данных с помощью Списка подстановки, создание которого обеспечивается наличием связи между двумя таблицами.
1. Откройте таблицу Т_Преподаватели в режиме Конструктора.'
2. В столбце Тип данных для поля Код предмета выберите пункт Мастер подстановок. В первом окне Мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект столбец подстановки будет использовать значение из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.
3. Три положения переключателя второго окна Мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Выберите таблицу Т_Предметы на роль источника подстановки. Щелкните на кнопке Далее.
Рис. 3.4. Окно Мастера подстановок
4. Третье окно Мастера (рис. 3.4) предлагает выбрать из таблицы Т_Предметы поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, содержание которого должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код. Выберите поле Название предмета и щелкните на кнопке >. Далее.
5. Следующее окно Мастера продемонстрирует столбец таблицы-источника Далее.
6. В поле последнего окна введите название Предмет, которое заменит имя столбца Код предмета. Готово. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.
7. Находясь в окне Т_Преподаватели: таблица, перейдите в режим таблицы командой меню Вид/Режим таблицы.
8. Теперь в четвертом столбце вместо чисел стоят названия предметов, соответствующие этим числам. Accessавтоматически ищет соответствующую запись в таблице Т_Предметы и выводит в ячейку таблицы Т_Преподаватели текст поля Название предмета из выбранного в списке Мастера подстановок.
9. Введите еще одну запись в таблицу Т_Преподаватели. При вводе данных в столбец Предмет используйте список Мастера подстановок. Закройте текущее окно.
10. Проверьте размер базы данных и запишите данные в тетрадь. Осуществите сжатие базы данных при ее закрытии командой меню Сервис/Параметры на вкладке Общие, установите флажок Сжимать при закрытии. Снова проверьте и запишите размер сжатой базы. Защитите работу.
10. Создание форм для ввода данных в таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели
Для созданной базы данных, создать формы ввода данных в таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели с элементами управления: переход по записям, поиск записи, выход из формы.
11. Создание запроса на основе двух таблиц
Для созданной базы данных создать запрос на основе двух таблиц, содержащий сведения о предмете и преподавателях, которые этот предмет ведут.
12. Создание отчета на основе двух таблиц Т_Преподаватели и Т_Предметы
Для созданной базы данных создать отчет на основе двух таблиц Т_Преподаватели и Т_Предметы.
--PAGE_BREAK--База данных содержащая сведения о студентах
Цель работы
:разработка информационной модели базы данных. Создание объектов базы данных.
Задание:Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах. Из общего списка студентов необходимо выбрать студентов, обучающихся в определенной группе. Разработать специальные формы для ввода данных в таблицу. Организовать соответствующий отчет для вывода на печать списка студентов.
Методика выполнения работы 1. Создание базы данных
1. Запустите Access, в диалоговом окне выберите пункт Новая база данных. В окне диалога Файл новой базы данных задайте имя вашей базы Свою фамилию. Создать.
2. В окне Базы данных выберите вкладку Таблицы, щелкните по кнопке Создать. В окне Новая таблица выберите пункт Конструктор. ОК.
3. Определение полей таблицы. В окне Таблицы в режиме Конструктора определите поля из табл. 3.1. Введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код, в строке столбца Тип данных щелкните по раскрывающейся кнопке и выберите из списка тип данных Числовой. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access. Для определения остальных полей таблицы выполните аналогичные действия.
Таблица 3.1. Таблица данных Преподаватели
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код
Числовой
Фамилия
Текстовый
15
Имя
Текстовый
15
Отчество
Текстовый
15
Дата рождения
Дата/время
Краткий
Должность
Текстовый
9
Дисциплина
Текстовый
11
Телефон
Текстовый
9
Зарплата
Денежный
4. Закройте Конструктор, в окне Сохранение введите имя таблицы Преподаватели. ОК. На предложение Accessзадать Ключевое поле нажмите кнопку Нет.
2. Заполнение базы данных
1. Задание Условия на значение для вводимых данных. Войдите в режим Конструктор для созданной таблицы Преподаватели. Щелкните по полю Должность. В нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение. Щелкните по скрытой кнопке. В окне Построителя выражений напишите слово «Профессор», затем щелкните по кнопке Or, напишите слово «Доцент», Or, напишите слово «Ассистент». ОК. Вы ввели условие, при котором в поле Должность могут вводиться только указанные значения.
2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные». В строке Значение по умолчанию введите слово «Доцент».
3. Введите ограничения на данные в поле Код. Коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (поэтому нельзя использовать тип данных Счетчик). Поэтому задан тип данных Числовой для поля Код. Для исключения повторов щелкните по строке параметра Индексированное поле. Выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются). Закройте Конструктор, подтвердив изменения структуры таблицы.
4. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 3.2.
Таблица 3.2. Ввод данных в таблицу Преподаватели
Код
Фамилия
Имя
Отчество
Дата
рождения
Должность
Дисциплина
Телефон
Зарплата
1
Истомин
Иван
Евгеньевич
23.02.55
Доцент
Информатика
5-33-45
890
2
Миронов
Павел
Юрьевич
25.07.50
Профессор
Экономика
7-32-15
1200
3
Гришин
Петр
Сергеевич
03.12.67
Доцент
Математика
4-32-98
760
4
Сергеева
Ольга
Ивановна
12.03.72
Ассистент
Математика
8-57-62
450
5
Емец
Мария
Ивановна
16.02.51
Доцент
Экономика
7-46-23
890
6
Иванова
Таисия
Павловна
30.05.66
Доцент
Информатика
3-68-10
790
7
Миронов
Илья
Николаевич
22.07.52
Доцент
Физика
4-97-32
890
5. Попробуйте в поле Должность любой записи ввести слово Лаборант. Введите в ответ на сообщение об ошибке правильное слово.
6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных щелкните в любой записи поля Код. Выполните команду Формат/Ширина столбца. В окне диалога щелкните по кнопке По ширине данных. Проделайте эту операцию с остальными полями.
7. Для поиска в таблице преподавателя Мироновапереведите курсор в первую строку поля Фамилия, выполните команду Правка/Найти. В строке параметра Образец введите Миронов. Нажмите кнопку Больше. В строке параметра Просмотр выберите из списка Все (т.е. по всем записям). В строке параметра Совпадениевыберите из списка С любой частью поля. Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов. Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на седьмую запись. Закрыть для выхода из режима поиска.
8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р. переведите курсор в первую запись поля Зарплата, выполните команду Правка/Заменить. В строке Образец введите 450 р. В строке Заменить на введите 470 р. Установите остальные опции для поиска по всем записям данного поля. Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись. Щелкните по кнопке Заменить данные будут заменены. Закрыть.
9. Сортировка данных в поле Дата рождения по убыванию, щелкните по любой записи поля Дата рождения. Выполните команду Записи/Сортировка/Сортировка по убыванию.
10. Для фильтрации данных по полям Должность и Дисциплина щелкните по записи Доцент поля Должность. Выполните команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах. Щелкните по записи Информатика поля Дисциплина и выполните команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному. В таблице останутся записи только о преподавателях доцентах кафедры информатики. Для отмены фильтрации выполните команду Записи/Удалить фильтр. В таблице появятся все записи.
11. Для просмотра созданной таблицы выполните команду Файл/Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как на листе бумаги. Закройте таблицу Преподаватели.
продолжение
--PAGE_BREAK--3. Создание форм для ввода и просмотра данных
1. Для создания формы, перейдите на вкладку Формы в окне Базы данных. Создать. В окне диалога выберите пункт Мастер форм, выберите из раскрывающегося списка таблицу Преподаватели. ОК. Для выбора полей, которые будут присутствовать в форме, щелкните на кнопке >>, в данном примере необходимы все поля. Далее. В окне диалога выберите В один столбец. Далее.
2. В окне диалога выберите понравившийся вам стиль оформления. Далее. В окне диалога задайте имя формы Состав преподавателей. Готово. Вы создали форму в один столбец. Для перемещения по записям пощелкайте по стрелкам.
3. Для поиска преподавателя Миронова, переведите курсор на первую запись поля Фамилия, выполните команду Правка/Найти. В строке Образец введите фамилию Миронов. В строке параметра Просмотр установите Все (по всем записям). В строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля. Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов. Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на седьмую запись. Закрыть для выхода из режима поиска.
4. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р. переведите курсор в первую запись поля Зарплата, выполните команду Правка/Заменить. В строке Образец введите 470 р. В строке Заменить на введите 490. Установите остальные опции для поиска по всем записям данного поля. Кнопка Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись. Щелкните по кнопке Заменить, данные будут заменены. Закрыть.
5. Для изменения названия поля Дисциплина на поле Преподаваемая дисциплина перейдите в режим Конструктора командой Вид/Конструктор. Щелкните правой кнопкой мыши на названии поля Дисциплина. Выберите пункт Свойства. В диалоговом окне щелкните по строке с именем Подпись. Удалите слово Дисциплина и введите Преподаваемая дисциплина. Для просмотра результата перейдите в режим формы командой Вид/Режим формы. Перейдите в режим Конструктора и измените, название поля Преподаваемая дисциплина так, чтобы оно все отражалось в форме. Закрыть.
4. Формирование запросов на выборку
1. Для создания простого запроса в окне Базы данных откройте вкладку Запросы. Создать. Выберите Простой запрос. ОК. В строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподаватели.
2. В окне Доступные поля переведите выделение на параметр Фамилия. Щелкните по кнопке >
,поле Фамилия перейдет в окно Выбранные поля. Аналогично в окне Выбранные поля переведите поля Имя, Отчество, Должность. Далее. В строке параметра Задайте имя запроса введите имя Должности преподавателей. Готово.
3. Для сортировки данных в созданном запросе щелкните в любой строке поля Должность. Отсортируйте данные По убыванию. Закрыть.
4. Создание запроса на выборку с параметром аналогично созданию простого запроса. Выберите следующие поля из таблицы Преподаватели – Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплина. Задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины. Готово.
5. Перейдите в режим Конструктора. В строке параметра Условия отбора для поля Фамилия введите фразу [Введите фамилию преподавателя]. Выполните запрос, щелкнув по кнопке ! на панели инструментов. В появившемся окне введите фамилию Гришин. ОК. Появится запрос с данными о преподавателе Гришине. Сохраните запрос.
5. Создание отчета на основе таблицы Преподаватели
1. Откройте вкладку Отчеты. Создать. В диалоговом окне выберите пункт Мастер отчетов. Из раскрывающегося списка выберите таблицу Преподаватели. ОК. В отчете будут присутствовать все поля таблицы, поэтому щелкните по кнопке >>. Далее.
2. В окне присутствует перечень полей, переведите выделение на поле Должность. Щелкните по кнопке >. Этим вы зададите группировку данных по должности. Далее. Оставьте параметры окна без изменений. Далее. Выберите в окне диалога стиль оформления отчета. Далее. В окне диалога введите название отчета Преподаватели. Готово. Просмотрите сформированный отчет.
6. Создание реляционной базы данных
1. Для создания структуры таблицы Студенты в окне Базы данных выберите вкладку Таблицы. Создать. Откройте Конструктор создания таблицы. Определите поля таблицы из табл. 3.3.
Таблица 3.3. Таблица данных Студенты
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код студента
Числовой
Целое
Фамилия
Текстовый
15
Имя
Текстовый
15
Отчество
Текстовый
15
Номер группы
Числовой
Целое
Телефон
Текстовый
9
Стипендия
Логический
Да/Нет
2. В качестве ключевого поля задайте Код студента, для этого выделите строку, вызовите контекстное меню и выберите пункт Ключевое поле. Закройте таблицу, дав ей имя Студенты.
3. Создайте структуру таблицы Дисциплины аналогично созданию таблицы Студенты, используя табл. 3.4. В качестве ключевого поля задайте Код дисциплины. Закройте таблицу, дав ей имя Дисциплины.
Таблица 3.4. Таблица данных Дисциплины
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код дисциплины
Числовой
Целое
Название дисциплины
Текстовый
30
4. Дополните созданную ранее таблицу Преподаватели полем Код дисциплины с типом данных из табл. 3.4.
5. Создайте структуру таблицы Оценки аналогично созданию таблицы Студенты, используя табл. 3.5. Ключевое поле задавать не надо, т.к. данные во всех полях могут повторяться. Закройте таблицу, дав ей имя Оценки.
Таблица 3.5. Таблица данных Оценки
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код студента
Числовой
Целое
Код дисциплины
Числовой
Целое
Оценки
Числовой
Байт
6. Для создания связи между таблицами, необходимо разработать схему данных. Выполните команду Сервис/Схема данных. В окне диалога выделите название таблицы Студенты. Добавить. Переведите выделение на имя таблицы Оценки. Добавить. Аналогично добавьте таблицы Дисциплины и Преподаватели. Закрыть.
7. Для создания связи между таблицами Студенты и Оценки подведите курсор мыши к полю Код студента в таблице Студенты. Щелкните мышью и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле Код студента в таблицу Оценки, отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно Изменение связей. Установите флажок в свойстве Обеспечение целостности данных. Установите флажки в свойствах Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Это позволит вам отредактировать записи только в таблице Студенты, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Создать.
8. Аналогично создайте связи между полем Код дисциплины в таблице Оценки с полем Код дисциплины в таблице Дисциплины и полем Код дисциплины в таблице Дисциплины с полем Код дисциплины в таблице Преподаватели. Сохраните макет связи. ДА.
продолжение
--PAGE_BREAK--7. Создание форм для ввода данных в таблицы
1 Для создания формы Студенты откройте вкладку Формы. Создать. В окне диалога Новая форма в раскрывающемся списке выберите таблицу Студенты, выберите пункт Автоформа: ленточная. ОК. Заполните данными, приведенными в табл. 3.6 таблицу Студенты посредством формы. Закройте форму, дав ей имя Студенты.
Таблица 3.6. Форма для ввода данных Студенты
2. Создайте форму Дисциплины, аналогично форме Студенты. Заполните данными, приведенными в табл. 3.7 таблицу Дисциплины посредством формы. Закройте форму, дав ей имя Дисциплины.
Таблица 3.7. Форма для ввода данных Дисциплины
Код дисциплины
Название дисциплины
1
Информатика
2
Математика
3
Физика
4
Экономика
3. Создайте форму Оценки, аналогично форме Студенты. Заполните данными, приведенными в табл. 3.8 таблицу Оценки посредством формы. Закройте форму, дав ей имя Оценки.
Таблица 3.8. Форма для ввода данных Оценки
продолжение
--PAGE_BREAK--8. Формирование сложных запросов
1. Для создания запроса с параметром о студентах заданной группы откройте вкладку Запросы. Создать. Выберите Простой запрос. ОК. В строке Таблицы/запросы выберите из списка таблицу Студенты.
2. Перенесите все поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля кнопкой >>. Далее. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкните Далее. Введите имя запроса Группа. Готово.
3. Для выполнения запроса о номере группы перейдите в режим Конструктора. В строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу [Введите номер группы]. Выполните запрос командой Запрос/Запуск. Введите в диалоговое окно 151 ОК. На экране появится таблица с данными о студентах 151 группы. Сохраните запрос и закройте таблицу.
4. Для создания запроса об оценках студентов заданной группы по заданной дисциплине на вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Простой запрос. ОК. Выберите таблицу Студенты и перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы в окно Выделенные поля, щелкая по кнопке >.
5. В таблице Дисциплины выберите поле Название дисциплины. В таблице Оценки выберите поле Оценки. Вы сформировали шесть полей запроса – они связаны между собой посредством схемы данных. Далее. Далее. Введите имя запроса Оценки группы. Активизируйте ячейку Изменение макета запроса, это позволит перейти в режим Конструктора. Готово.
6. В строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу [Введите номер группы]. В строке Условия отбора для поля Название дисциплины введите фразу [Введите название дисциплины]. Выполните запрос. В первом окне введите 152. ОК. Во втором – введите Информатика. ОК. Появится таблица со списком 152 группы с оценками по информатике. Сохраните и закройте запрос.
7. Перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам строится на основе одной таблицы или одного запроса. Сначала надо сформировать запрос, в котором были бы поля Номер группы, Название дисциплины и Оценки. На вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Простой запрос. ОК. Из таблицы Студенты выберите поле Номер группы. Из таблицы Дисциплины поле Название дисциплины. Из таблицы Оценки поле Оценки. Далее. Далее. Введите имя запроса Дисциплины оценки группы. Готово. Закрыть.
8. Теперь для создания перекрестного запроса на вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Перекрестный запрос. ОК. Щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы. Далее. Выберите поле Название дисциплины. Далее. Выберите поле Номер группы. Далее. Выберите функцию AVG, т.е. среднее. Далее. Введите название запроса Средние оценки. Готово. Откроется таблица перекрестного запроса, с созданными итоговыми значениями средних оценок по дисциплинам. Закрыть.
9. Для создания запроса на изменение заработной платы преподавателей на вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Простой запрос. В таблице Преподаватели выберите поле Зарплата. Далее. Далее. Введите имя запроса Изменение зарплаты. Активизируйте ячейку Изменение макет запроса. Готово.
10. В строке Условия отбора введите . Выполните команду меню Запрос/Обновление. В строке конструктора запроса Обновление в поле Зарплата введите [Зарплата]*1,1. Выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных Запрос/Запуск. Закройте и сохраните запрос. Откройте таблицу Преподаватели и просмотрите изменение заработной платы у преподавателей, получающих меньше 500 р. Закройте таблицу.
11. Для создания запроса на отчисление студента гр. 152 Перлова Кирилла Николаевича на вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Простой запрос. В таблице Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы. Далее. Далее. Введите имя запроса Отчисленные студенты. Активизируйте Изменение макета запроса. Готово.
12. В строке Условия отбора введите в поле Фамилия – Перлов, в поле Имя – Кирилл, в поле Отчество – Николаевич, в поле Номер группы – 152. Выполните Запрос/Удаление. Просмотрите удаляемую запись командой Вид/Режим таблицы. Перейдите в режим Конструктора и выполните запрос. Закройте и сохраните запрос. Откройте форму Студенты и убедитесь в удалении записи о студенте Перлове. Закройте форму.
13. Для создания запроса на создание базы данных отличников на вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Простой запрос. В таблице Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы. В таблице Оценки – поле Оценки. Далее. Далее. Введите имя запроса Отличники. Активизируйте ячейку Изменение макета запроса. Готово.
14. Для создания этого запроса нужно воспользоваться операцией группировки. Будем считать отличниками студентов, набравших 20 баллов. Для выполнения групповых операций выполните Вид/Групповые операции. В строке Групповые операции поля Оценки щелкните по ячейке Группировки. В раскрывающемся списке выберите функцию SUM. В строке Условия отбора поля Оценки введите 20. Для просмотра создаваемой базы выполните Вид/Режим таблицы. Перейдите в режим Конструктора и выполните Запрос/Создание таблицы. Введите имя таблицы Студенты-отличники. ОК. Подтвердите создание таблицы. Закройте и сохраните запрос. Откройте вкладку Таблицы. Откройте таблицу Студенты-отличники. Убедитесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу.
15. Для каждого из созданных запросов создайте форму в столбец или ленточную для удобства просмотра данных.
продолжение
--PAGE_BREAK--9. Создание сложных форм
1. На вкладке Формы щелкните Создать. Выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос. ОК. В таблице Дисциплины выберите поле Название дисциплины. В таблице Студенты выберите поля Код студента, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы. В таблице Оценки выберите поле Оценки. Далее. Далее. Оставьте табличный вариант подчиненной формы. Далее. Выберите нужный стиль оформления формы. Далее. Введите название формы Дисциплины и оценки. Готово. Просмотрите полученную форму.
2. Для изменения расположения полей на экране перейдите в режим Конструктора. Стандартными средствами Windowsизмените, размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть на полученный результат, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменить только в режиме Формы.
3. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, перейдите в режим Конструктора. Выполните команду Вид/Панель элементов. Щелкните по кнопке Аа.
4. Создайте прямоугольник для надписи – заголовка диаграммы. Переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, отпустите кнопку. Введите надпись Диаграмма оценок. Enter.
5. Выполните команду Вставка/Диаграмма. На свободном месте формы растяните прямоугольник для диаграммы. Выберите таблицу Оценки. Далее. Выберите поля Код студента и Оценки. Далее. Выберите вид диаграммы Гистограмма. Далее. Дважды щелкните по надписи Сумма_оценки, выберите Отсутствует. ОК. Далее. Далее. Сотрите название диаграммы Оценки. Далее.
6. Для редактирования осей диаграммы дважды щелкните по диаграмме, потом дважды по значениям вертикальной оси. Выберите вкладку Шкала. Отключите Минимальное значение, а в ячейке справа введите 1. Отключите Максимальное значение, введите в ячейку 5. Отключите, Цена основных делений, в ячейку введите 1. ОК.
7. Расширьте область диаграммы. Закройте окно Диаграммы Файл/Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма. Перейдите в режим формы и просмотрите форму для разных дисциплин. Закройте и сохраните форму.
10. Создание сложных отчетов
1. Создание запроса, на котором будет формироваться отчет. На вкладке Запросы щелкните Создать. Выберите Простой запрос. ОК. Из таблицы Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы. Из таблицы Дисциплины – поле Название дисциплины, из таблицы Оценки – поле Оценки. Далее. Далее. Введите название запроса Сессия. Готово. Закройте и сохраните запрос.
2. Для создания итогового отчета на вкладке Отчет щелкните Создать. Выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка – запрос Сессия. ОК. Выберите все поля запроса. Далее. Далее. Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно кнопкой >. Далее. Итого, т.к. надо вычислять средний балл. Активизируйте в ячейке поля функцию AVG. ОК.
3. Сортировка не требуется. ОК. Выберите макет отчета – ступенчатый. Далее. Выберите стиль отчета. Далее. Введите название отчета Итоги сессии. Готово. Просмотрите созданный отчет. Закройте и сохраните отчет.
11. Разработка кнопочной формы-меню для работы с базами данных
1. Выполните команду Сервис/Надстройки/Диспетчер кнопочных форм. ДА. Для создания своей формы, щелкните Создать. Введите имя Меню. ОК. В окне выберите Меню. Изменить. Создайте элементы данной кнопочной формы. Создать. В строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке – Преподаватели.
2. В строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме Редактирования. В строке Форма выберите из списка форму Преподаватели. ОК. Введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя предыдущие пункты. Закройте окно кнопочной формы. Закрыть. Щелкните по кнопке По умолчанию. Закройте диспетчер кнопочных форм. Закрыть.
3. На вкладке Формы установите курсор на надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши Переименовать и введите имя Форма-меню. Enter. Откройте форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.
4. Проверьте размер базы данных и запишите данные в тетрадь. Осуществите сжатие базы данных при ее закрытии командой меню Сервис/Параметры на вкладке Общие, установите флажок Сжимать при закрытии. Снова проверьте и запишите размер сжатой базы.
--PAGE_BREAK--База данных фирмы торгующей компьютерной техникой
Цель работы
:разработка информационной модели базы данных. Создание объектов базы данных.
Задача. Руководитель предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку БД, основанной на двух таблицах комплектующих. Первая таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, – в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты не имеют доступа к данным этой таблицы).
Методика выполнения работы
№ – занятие 1. Имя файла – Жесткие диски (основной параметр – объем памяти Гбайт), занятие 2. – Мониторы (основной параметр – частота Hz), занятие 3. – Принтеры (основной параметр – объем памяти Мбайт), занятие 4. – Дисковод
CD-
ROM (основной параметр – скорость чтения).
1. Создание базовых таблиц
1. Запустите программу Access командой Пуск/Создать документ
Office/Вкладка Общие/ Новая база данных. ОК.
2. В окне Файл новой базы данных выберите папку \Мои документы и дайте файлу имя: №. (где № – имя файла). Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Access. Создать. Откроется окно новой базы – №: база данных.
3. Откройте панель Таблицы. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора – откроется бланк создания структуры таблицы. Для первой таблицы введите следующие поля из Таблицы 3.9.
Таблица 3.9. №
Таблица 3.10. Поставщики №
Имя поля
Тип поля
Имя поля
Тип поля
Компонент
Текстовый
Компонент
Текстовый
Модель
Текстовый
Модель
Текстовый
Основной параметр
Числовой
Цена оптовая
Числовой
Цена
Числовой
Поставщик
Текстовый
Телефон
Текстовый
Адрес
Текстовый
Примечание
Поле МЕМО
4. ПолеЦена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях для России. А стоимость вычислительной техники выражается в «условных единицах». В таких случаях используют поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.
5. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.
6. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Так как здесь ни одно поле явно не претендует на уникальность, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка при нажатой клавише Shift. Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя № (где № – имя файла).
7. Повторите действия пт. 3-5, создайте таблицу Поставщики №, в которую входят поля из Таблицы 3.10. Обратите внимание, что поле номера телефона является текстовым. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания (их не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д.). Ключевое поле не задавать, для данной задачи оно не требуется.
8. В окне №: база данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием 5 записей, образец заполнения табл. 3.11. Вы заполняете свою базу выбирая свои компоненты из табл. 3.12.
Таблица 3.11. Образец заполнения таблиц
Компонент
Модель
Основной параметр
Цена
Цена оптовая
Поставщик
Телефон
Адрес
Примечание
Процессор
AMDK6-2 К6-2-233
233
28
20
Тетра
3-12-12
Мира д. 9
сервисное обслуживание
Процессор
AMDK6-2 К6-2-400
400
77
68
Аэлита
6-16-16
Советская 5
не надежный поставщик
Процессор
Celeron433А
433
125
115
Тетра
3-12-12
Мира д.9
сервисное обслуживание
Процессор
Celeron400А
400
89
77
Фортуна
4-14-14
Победа д. 3
скидки
Процессор
PentiumIII-450
450
200
180
Фортуна
4-14-14
Победа д. 3
скидки
2. Создание межтабличных связей
Цель работы: Изучить условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц и приемы их создания. Познакомиться с основными типами связей, образующихся между таблицами и научиться редактировать параметры связи.
1. Останьтесь в созданной базе. В окне №: база данных откройте панель Таблицы. На панели инструментов кнопкой Схема данных или Сервис/Схема данных откройте окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна откроется д.о. Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.
2. Щелчком на кнопке Добавить выберите сначала таблицу №, потом таблицу Поставщики №. Закрыть. Откроется окно Схема данных со списками полей этих таблиц. При нажатой клавише Shiftвыделите в таблице № два поля – Компонент и Модель.
3. Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики №. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей. Выберите раскрывающейся кнопкой поля Компонент и Модель таблицы Поставщики №, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обеспечение целостности данных – в данном упражнении это не требуется.
4. Закройте окно диалога Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь, что связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее. Закройте окно Схема данных.
3. Создание автоформы, сортировка записей, поиск записей
1. Щелкните на вкладке Формы в окне База данных, затем щелкните на кнопке Создать – откроется диалоговое окно Форма.
2. Выберите в списке пункт Автоформа – в столбец. Из раскрывающегося списка выберите имя таблицы №. ОК. Сохраните под именем №.
3. Повторите пп. 1-2 для создания Формы на базе таблицы Поставщики, используя Автоформу – табличную.
4. Переключитесь в режим Таблица № или откройте Табличную форму. Щелкните на любом месте столбца того поля, по которому хотите провести сортировку (Цена оптовая). Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию.
5. Откройте табличную форму и щелкните на поле, по которому хотите произвести поиск. Щелкните на кнопке Найти – откроется диалоговое окно Поиск и замена. Введите строку поиска, в строке Образец и задайте объект поиска, выбрав из раскрывающегося списка один из пунктов: Поля целиком, С любой частью поля или Сначала поля. Щелкните на кнопке Найти далее.
4. Создание запроса на выборку
Цель работы: Создать запрос на выборку своего аппаратного обеспечения №, имеющих Основной параметр >(мин. значения), при цене менее 100 у.е. Результирующая таблица должна содержать также адрес поставщика и номер его телефона.
1. В окне №: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется окно диалога Добавление таблицы.
2. В списке полей таблицы Поставщики № выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: Компонент, Модель, Цена оптовая, Поставщик, Телефон. Выбор производите двойными щелчками на именах полей.
3. Задайте условие отбора для поля Компонент. В соответствующую строку введите №, например монитор. Для поля Модель – условие отбора, например Samsung 17. Из таблицы будут выбираться только мониторы модели Samsung 17.
4. Задайте условие отбора для поля Цена оптовая. В соответствующую строку введите:
5. Необходимо еще задать условие отбора по основному потребительскому параметру – для мониторов это частота. В таблице Поставщики № такого поля нет, но у вас создана связь с таблицей №, в которой есть поле Основной параметр. Мы имеем возможность, ввести в запрос поле Основной параметр, взяв его из другой таблицы. Добавьте список полей таблицы № в верхнюю часть бланка запроса по образцу. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в верхней области бланка и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу – откроется окно Добавление таблицы. Выберите в нем таблицу №. Двойным щелчком на поле Основной параметр в списке полей таблицы № введите это поле в бланк запроса по образцу.
6. В строке Условие отбора столбца Основной параметр введите условие > (ваш основной параметр). Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя – Выбор №.
7. В окне №: база данных откройте только что созданный запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того, что было введено в таблицы № и Поставщики при их наполнении в §.1. Если ни одно изделие не соответствует условию отбора и получившаяся результирующая таблица не имеет данных, откройте базовые таблицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить работу запроса.
5. Создание запросов с параметром
Специальный тип запросов с параметром, позволяет пользователю ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой. Создадим запрос, позволяющий отбирать ваши модели, предельную цену которых можно задавать самим при запуске запроса.
1. Откройте ранее созданную базу №: база данных ОК. В окне №: база данных откройте панель Запросы. Щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу.
2. Согласно §. 4, создайте запрос на выборку, основанный на таблице Поставщики, в который войдут следующие поля: Компонент, Модель, Цена оптовая, Поставщики, Телефон.
3. В стоке Условие отбора поля Компонент введите свой № (например, монитор). Строку Условие отбора для поля Цена оптовая заполним таким образом, чтобы при запуске запроса выводилось предложение ввести нужное значение: Запрос с параметром.
4. В окне №:база данных откройте панель Запросы и запустите Запрос с параметром – на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра. Введите среднюю Оптовую цену. ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Поставщики, по результатам запроса будет сформирована результирующая таблица.
6. Создание итогового запроса
Заполним полностью таблицу №, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компьютера, для того чтобы узнать, во что обходиться себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. Они позволяют рассчитывать сумму значений, величину среднего значения, максимального или минимального, а так же иные итоговые функции. Предположим, что ваше предприятие собирает компьютеры трех классов: Элитный, Деловой, Экономичный. Архитектура у всех компьютеров близка, но их компоненты отличаются по цене и техническим параметрам. Ваша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять цену каждой из моделей компьютеров и динамично отслеживать при изменении входящих компонентов или их поставщиков.
1. Откройте ранее созданную базу №. В окне №:база данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу №. Щелкните на значке Конструктор, откройте таблицу в режиме проектирования – для создания дополнительного поля Класс, в котором будут храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты.
2. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле Компонент и нажмите клавишу Insert. Введите имя нового поля – Класс, определив его тип как Текстовый. Закрывая окно Конструктора, подтвердите изменение структуры таблицы.
3. Откройте таблицу № и наполните ее содержанием, введя для каждого класса данные по следующим изделиям: Оперативная память, Жесткий диск, Монитор, Дисковод CD
-
ROM
, Сканер, Принтер, Мышь, Процессор. Проставьте на эти изделия цены. Заполните все оставшиеся поля. Закройте таблицу №.
4. Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна №:база данных. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В окне диалога Добавление таблицы выберите таблицу №, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.
5. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы №: Класс, Компонент, Цена. Для поля Класс введите сортировку по возрастанию, для поля Цена – сортировку по убыванию.
6. На панели инструментов щелкните на кнопке Групповые операции (S). Эта команда создаст в нижней части бланка строку Групповые операции. На ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.
7. Для поля Класс, по которому производится группировка записей, оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого выберите итоговую функцию для расчета значений в данном поле. Для поля Цена – Sum, для определения стоимости изделия как суммы стоимостей комплектующих. Для поля Компонент – Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу (количество узлов, из которых собран компьютер).
8. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустите запрос и убедитесь, как он работает.
продолжение
--PAGE_BREAK--
7. Формирование сложных запросов
Необходимо разработать запрос на увеличение на 10 % стоимости ваших моделей.
1. На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать. Выберите Простой запрос. В таблице Поставщики выберите поле Цена оптовая. Щелкните по кнопке Далее, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее.
2. В появившемся окне введите имя запроса Изменение цены. Щелкните по ячейке Изменение макета запроса. Готово.
3. В строке Условия отбора введите (вашей средней цены). Откройте пункт меню Запрос и выберите Обновление.
4. В строке конструктора запроса Обновление в поле Цена оптовая введите [Цена оптовая]*1,1. Выполните команду меню Запрос/Запуск. Закройте запрос, подтвердив его сохранение. Откройте таблицу Поставщики и просмотрите изменение цены оптовой у ваших моделей меньших средних значений.
5. Проверьте размер базы данных и запишите данные в тетрадь. Осуществите сжатие базы данных при ее закрытии командой меню Сервис/Параметры на вкладке Общие, установите флажок Сжимать при закрытии. Снова проверьте и запишите размер сжатой базы.
--PAGE_BREAK--