МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Белорусскийгосударственный экономический университет
Кафедратехнологии производства
КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА
по курсу«Делопроизводство»
Выполнила О.Л. Воробей
Студентка 1 к., ФМ, РКП-2
Минск
БГЭУ
2007
1. Организационнаятехника
Виды бумаги
Бумага – один из видовканцелярских товаров. Бумага представляет собой тонкий листовой материал,состоящий в основном из специально обработанных растительных волокон, прочносвязанных между собой силами поверхностного сцепления массой до 250 г/м2.
Бумага должна обладать определеннымипотребительскими свойствами. К ним относятся следующие:
ü функциональные свойства обуславливаютсоответствие бумаги ее целевому назначению как предмета потребления. Это –композиция (состав), масса бумаги площадью 1 м2 (выражается в г/м2),толщина, линейная плотность (определяется путем деления массы 1 м2на толщину бумаги и выражается в г/см3.
ü надежность – это комплекспотребительских свойств, обуславливающих сохранение основных параметров бумагив процессе ее использования. К ним относятся: сопротивление разрыву (оченьпрочная — калька, прочная — чертежная, средней прочности – писчая и слабая –промокательная бумага), сопротивление излому (чертежная), сопротивлениепродавливанию (копировальная), сопротивление деформации (картографическая).
ü Эргономические свойства бумагихарактеризуют удобство пользования ею. Наиболее важные из них: степеньпроклейки (степень проклейки разных видов бумаги составляет от 0,5 до 2 мм), гладкость (степень обработки поверхности бумаги).
ü Эстетические свойства определяютвнешний вид и отделку бумаги. Основными показателями эстетических свойствявляются: белизна, цвет, оттенок, прозрачность, художественное оформлениеупаковки, маркировки.
Классификация бумаги:
— По размеру листабумагу делят на потребительские формы трех рядов: А, В, С. Формат обозначаетсябуквой ряда и цифрой, указывающей, сколько раз исходный формат данного рядаразделен пополам. Исходные форматы: А0 -841*1189 мм; В0-1000*1414 мм, С0-917*1297мм. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Применение форматовряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применятьсядля таких изделий, как папки, конверты и им подобные.
— По назначению, всоответствии со стандартом, бумагу делят на 10 групп:
1. бумага для печативключает газетную, типографскую, литографскую, документную, картографическую идругие виды, предназначенные для печатания книг, газет, журналов, документов.
2. бумага для письмабывает нескольких видов: писчая, писчая потребительских форматов, писчаяцветная, тетрадная, нотная и почтовая.
3. бумага длячерчения предназначена для выполнения различных чертежно-графических ихудожественных работ тушью, карандашом и акварельными красками. К ней относятсячертежная, чертежная прозрачная бумага, бумажная калька имасштабно-координатная бумага.
4. бумага длярисования – это прочная высококлееная бумага с гладкой или структурнойповерхностью для рисования карандашом, тушью или акварельными красками. Взависимости от назначения выпускают 5 марок бумаги для рисования, отличающихсяназначением и техническими показателями качества.
5. Бумага длямашинописи предназначена для печатания и размножения документов. Она включаетмашинописную и копировальную бумагу.
6. Бумагадекоративная изготавливается из предварительно окрашенной бумажной массы споследующей отделкой поверхности (под мрамор, бархат, полотно, кожу). Основныевиды декоративной бумаги – мелованная, глянцевая, настольная, шагреневая.Мелованная бумага – это бумага, на которую при ее изготовлении нанесен слоймелованной пасты. Различают слабомелованную, высокомелованную и бумагу дляхудожественной печати.
7. Писчая бумагапредназначена для изготовления беловых товаров (блокнотов, записных книжек).Она отличается хорошей проклейкой, а также высокой степенью гладкости ибелизны. В зависимости от композиции писчую бумагу выпускают трех номеров: №0,№1, №2. Номера отличаются массой, белизной, прочностью на разрыв, сорностью.
8. Писчая бумагапотребительских форматов представляет собой листы определенного формата,нарезанные из писчей бумаги №0, №1, №2. По отделке она бывает матовая, лощеная,тисненая, с водяными знаками; по линовке – гладкая и линованная.
9. Писчая цветнаябумага имеет поверхность, окрашенную в светлые тона, и предназначена дляизготовления бланков, конвертов, форм учетно-отчетной документации и другихбеловых изделий. Писчую цветную бумагу выпускают двух номеров: №1 и №2.
10. Тетрадная бумагапо сравнению с писчей имеет более высокие показатели качества: повышеннуюгладкость, белизну, хорошую проклейку, низкую сорность. Выпускается тольколинованной.
11. Нотная бумагапредставляет собой плотную бумагу с нанесенными на нее нотными линиями по 5строк через определенные промежутки.
12. Почтовая бумага изготавливаетсяиз писчей (№1, №2), тетрадной и писчей цветной бумаги светлых тонов.Различается по отделке, линовке, форматам.
Для нормальной работыбольшинства видов организационной офисной техники необходима соответствующаябумага. Бумагу всегда классифицируют (что облегчает ее выбор для конкретныхнужд) в зависимости от качества.
Класс «А»: бумага длявсех видов офисной техники, для цветной и черно-белой печати высокого качествана больших скоростях.
Класс «В»: бумага длявсех типов офисной техники, для черно-белой печати высокого качества соскоростью до 50 страниц в минуту.
Класс «С»: писчая бумагадля односторонних ксерокопий, матричных принтеров, пишущей машины, для записейи т.д.
Существует такжетермобумага для факсимильных аппаратов, которая выпускается в рулонах различныхразмеров: 210 мм x 30 м, 216 мм x 30м, 210 мм x 100 м, 310 мм x 100 м и т.д.
Перфорированная бумага –это бумага с отверстиями.
Самокопировальная бумагапредназначена для изготовления одновременно нескольких копий без использованиядополнительных копировальных средств. Она используется для оформления CMR (международных накладных),таможенных деклараций, паспортов сделок и иных документов. Свойствосамокопирования бумаге придает слой микрокапсул, выделяющий при механическомвоздействии на них специальное красящее вещество. Каждая получаемая копия почеткости и аккуратности не уступает оригиналу, к тому же копии защищены отподделки и сохраняются в течение 25 лет.
В последнее время такжеполучила распространение высококачественная чистоцеллюлозная бумага с водянымизнаками, которая предназначена для печатибланков различных документов офсетным способом, а также для использования вкопировальных машинах, лазерных и струйных принтерах. Идеально подходит дляизготовления бизнес-корреспонденции, создания стильных фирменных бланков, обращенийи т.п.
Бумага с тиснением под«Холст», «Лен», «Кожу», «Дерево», «Яичную скорлупу» идеально подходит дляпроизводства элитной упаковки, изготовления обложек, форзацев книг,представительской и фирменной продукции: визитных карточек, папок, приглашений,календарей и т.п.
Самоклеящуюся бумагуиспользуют для изготовления этикеток, наклеек, стикеров и т.д. Мелованнаябумага для этикетки состоит из трех компонентов: бумага-основа, мелованноепокрытие (верхний слой) и обработанный нижний слой. Этикеточная бумагавыпускается в рулонах и листах.
В настоящее времянаибольшее распространение на белорусском «бумажном» рынке получили следующиевиды бумаги: бумага для офисной техники; термобумага для факсимильныхаппаратов; бумага для принтера, ксерокса, телетайпа; бумага перфорированная;бумага самокопировальная; лента для кассовых аппаратов; бумага для офиснойтехники; самоклеящаяся бумага и др.
2. Типичные ошибки вязыке и стиле деловой корреспонденции
Самое общее требование,предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можнобыло принять определенное решение. Значит содержащаяся в нем информация должнабыть точной, изложение – лаконичным, без общих положений и излишних деталей,уводящих в сторону от основного вопроса.
Синтаксические ошибки.
I. Ошибки, связанные снесоответствием контекста и порядка слов в предложении.
Неправильно: дляопределения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию.
Правильно: для определения фонда оплаты расценкиза продукцию уточняются в конце года.
II. Нарушение специфики употреблениядеепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачидействия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями.Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу, например:Учитывая…; Считая…; Руководствуясь… и др. Обязательным условием употреблениядеепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выраженоглаголом-сказуемым, а другое деепричастным оборотом, должны осуществлятьсяодним и тем же лицом (или относиться к одному лицу).
Неправильно: изучаявопросы налогообложения, у нее возникли сомнения в достоверности предоставленнойинформации.
Правильно: изучая вопросы налогообложения, оназасомневалась в достоверности предоставленной информации.
Ошибки при употреблениидеепричастных оборотов не трудно исправить, заменяя предложения собстоятельственными придаточными оборотами предложениями с обстоятельственнымипридаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном,а в действительном залоге.
Неправильно: изучаяпроблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.
Правильно: при изучении проблемы городскоготранспорта, ученые получили интересные результаты.
III. Ошибки, возникающие в результатенезнания структуры сложного предложения. В деловых письмахсложноподчиненные предложения, как правило, используются для выраженияпричинно-следственных связей. При построении сложных предложений следуетучитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что»,«который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того, что», «как», «приусловии».
Место придаточногопредложения зависит от того, какой член предложения оно поясняет. Еслипридаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, онообычно следует за этим словом.
Например: в процессеинвентаризации основных средств, в которой принимал участие ассистент аудитора,не было выявлено ни излишков, ни недостач.
Если придаточноепредложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всемуглавному предложению, то:
1) придаточное ставитсяперед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия.
2) после главного, когдаоно поясняет основную мысль сложного предложения.
Например: ввиду того, чтовозросла численность складских работников, затраты на спецодежду увеличились;
затраты на спецодеждуувеличились, ввиду того, что возросла численность складских работников.
Придаточные предложениямогут быть заменены синонимичными деепричастными и причастными оборотами.
Не допускается соединятькак однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты спридаточными предложениями.
IV. Неправильное использованиепредлогов. В деловой письменной и устной речи получили большоераспространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными впредложном падеже.
Неправильно: припроведении аудита бухгалтер отметил о необходимости проверки налогообложения.
Правильно: при проведенииаудита бухгалтер отметил необходимость проверки налогообложения.
Неправильно: отсутствиеданных о грузополучателе показывает, о том, что накладная заполненанеправильно;
Правильно: отсутствиеданных о грузополучателе свидетельствует, о том, что накладная заполненанеправильно.
Составители деловых писемнередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.
Неправильно: в нашемпредприятии работают квалифицированные специалисты.
Правильно: на нашемпредприятии работают квалифицированные специалисты.
Неправильно: просимвыслать на наш адрес…
Правильно: просим выслатьв наш адрес…
V. Неправильное согласование впадеже. Наиболее частой ошибкой является неправильное употреблениесуществительного в родительном падеже вместо дательного.