Оформление дел в деловодстве

12

Содержание:

1.1 Формирование дел 2

1.2 Оформление дел 4

1.3 Составление описей дел постоянного и долговременного хранения 6

1.4 Оперативное хранение и использование документов 8

1.5 Передача дел на архивное хранение 9

Список используемой литературы 11

1.1 Формирование дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы; помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

· каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;

· в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;

· каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела, о чем в основном документе делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов.

Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г.

Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

1.2 Оформление дел

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три- четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 согласно.

На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются:

· полное наименование организации;

· наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;

· индекс дела по номенклатуре дел;

· заголовок дела по номенклатуре дел:

· номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа);

· количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

· если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;

· в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;

· для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.п., каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);

· если в деле имеются документы - приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за ..... годы"; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

· при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации железнодорожного транспорта.

1.3 Составление описей дел постоянного и долговременного хранения

По окончании календарного года производится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.

В годовом разделе описи дела службы ДОУ располагаются в начале описи, общественных организаций - в конце описи.

Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.

Переходящие дела вносятся в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годовых разделов описей каждого следующего года, в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за .......... год, №№ ...".

В опись вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.

Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения ведется с единой нумерацией в течение нескольких лег и заканчивается по согласованию с архивом организации железнодорожного транспорта.

Годовой раздел описи на дела постоянного хранения структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта и затем утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.

Годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации железнодорожного транспорта, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации составляется в четырех экземплярах, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта, утверждается руководителем организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Управлениями железных дорог по согласованию с соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.

Годовой раздел описи на дела по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, визируется руководителем соответствующего структурного подразделения и согласовывается с ЭК организации железнодорожного транспорта. После согласования описи ЭК организации железнодорожного транспорта она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Годовые разделы описей на дела долговременного хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации, согласовываются ЭК вышестоящей организации, а затем утверждаются руководителем организации.

Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.

Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство.

1.4 Оперативное хранение и использование документов

Дела структурных подразделений с момента заведения их до сдачи в архив хранятся канцелярии или специально отведенных закрывающихся помещениях. Дела устанавливаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.

В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).

Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации железнодорожного транспорта (структурного подразделения).

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации железнодорожного транспорта подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Архив организации железнодорожного транспорта контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу до сдачи их в соответствующий архив.

1.5 Передача дел на архивное хранение

Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.
Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической необходимости уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.

Передача документов в архив организации производится один раз в год полностью за весь календарный год.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

Вместе с делами в архив организации передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.

При приеме дел в архив организации сверяются данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием на обложке дела и с фактическим содержанием документов в деле.

После приема дел заведующий архивом организации или его заместитель расписывается на всех экземплярах годового раздела описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.

При реорганизации или ликвидации организации порядок передачи и дальнейшего использования документов организации предусматривается в приказе о ее реорганизации и ликвидации. При реорганизации организации ее приемник принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности ликвидационной комиссии.

СОГЛАСОВАНО Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В.А.Еремченко 2 июня 1998г.

Список используемой литературы:

· Басаков М.И. Справочник секретаря-референта - Ростов на Дону: 2003 г.

· Вигера А.М. Секретарское дело. - Ростов на Дону: 2003г.

· Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. - Москва: Проспект, 1999г.

· Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. - Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.

· Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - Москва: ИНФРА-М, 2001г.