--PAGE_BREAK--1.1. Управленческое решение и его качество
Решение называется управленческим,если оно, разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено на:
1. стратегическое планирование деятельности организации;
2. управление управленческой деятельностью;
3. управление человеческими ресурсами (активизация умений, знаний, навыков);
4. управление производственной и обслуживающей деятельностью;
5. формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм управления и техническое обеспечение);
6. управленческое консультирование;
7. управление внешними или внутренними коммуникациями.[1]
Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях — как процесс и как явление. Как процесс управленческое решение — это выполнение восьми основных процедур: информационная подготовка, разработка вариантов, согласование вариантов, выбор одного варианта, утверждение, реализация, контроль выполнения управленческого решения и информирование инициатора решения.
Как явление управленческое решение — это набор мероприятий, направленных на разрешение рассматриваемой проблемы в форме постановления, приказа в устном или письменном виде.
Качество — это совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности человека или общества. Качество оценивают по функциональной пригодности, эксплуатационным характеристикам, степени безопасности и надежности и т.д. Признаком хорошего качества является наличие подтверждающих сертификатов, выданных авторитетными фирмами или персоналиями.
Качество управленческой деятельности — это степень соответствия ее общепринятым требованиям или стандартам. Обычно о качестве управленческой деятельности судят по качеству управленческих решений На качество продукции оказывают влияние не только технический уровень производства, состояние экономики и организации производства, но и профессионализм и культура управленческих решений.
Недостаточное внимание к методологии и процессу управления снижает огромные усилия, направленные на сам процесс производства, так как управленческие решения могут загубить эффективное использование самой современной технологии.
Качество управленческого решения (далее УР) — это степень соответствия УР внутренним требованиям (стандартам) организации. При разработке и реализации УР руководитель должен уделять внимание каждому этапу процесса разработки и реализации УР. Качество каждого этапа вносит существенный вклад в общую оценку качества всего УР. Качество измеряется в относительных единицах от 0 до 1. Низшему качеству УР присваивается значение 0, а высшему — 1. Общее качество УР вычисляется как произведение значений качеств всех составляющих ее этапов, стадий и операций, выполняющихся последовательно.
Пример.Каждое УР требует последовательного выполнения восьми процедур. Рассмотрим простейший случай, когда каждая процедура имеет только одну операцию. При этом значения качеств процедур оценивались следующими величинами:
• информационная подготовка — 0,8;
• разработка вариантов УР — 0,7;
• согласование вариантов — 0,8;
• выбор одного варианта — 0,7;
• утверждение варианта УР — 0,8;
• реализация УР — 0,7;
• контроль выполнения — 0,7;
• информирование — 0,8.
Значение качества каждой операции само по себе хорошее. Однако общее качество УР будет равно 0,098! Это очень низкий уровень.
Поэтому только при профессиональном отношении ко всем составляющим процесса разработки и реализации УР можно обеспечить приемлемое качество всего УР.
На качество процесса подготовки и реализации УР оказывают существенное влияние: информация, набор целей управления, методы разработки УР, набор объектов, входящих в концептуальную модель компании, используемая управленческая технология, выбранное свойство процесса разработки УР, форма подачи УР, организационный аудит УР. Дополнительно к уже рассмотренным элементам необходимо добавить и общесистемные элементы законы управления и организации, законы для организаций. В среде этих законов и осуществляется процесс подготовки и реализации УР. Все перечисленные элементы должны усиливать действие друг друга, го есть составлять систему.[2]
Качество управленческого решения может рассматриваться с организационной, экономической, социальной, технологической, психологической, правовой, экологической, этической, политической и партийной стороны. Каждая из этих составляющих имеет свои правила, нормы, нормативы или стандарты (рис. 1).
Рисунок 1. Основные составляющие качества управленческого решения
Каждая составляющая качества УР вносит свой вклад в общее качество (табл. 1).
Большое значение в повышении качества процесса подготовки УР и эффективности реальных результатов от его реализации отводится организаторской стороне. Она включает, прежде всего, создание творческого коллектива. Руководитель должен формировать стимулирующие условия для эффективной работы коллектива. К этим условиям можно отнести:
1. создание творческой обстановки при подготовке УР;
2. обеспечение разработчиков полной и своевременной информацией;
3. использование современных информационных технологий;
4. профессиональное проведение в коллективе разработчиков мозговой атаки и фиксацию полученных результатов;
5. использование опыта и знаний наиболее профессиональных по решаемой задаче специалистов;
6. разностороннее рассмотрение всех этапов процесса ПРУР, а особенно ситуацию;
7. усиление внимания к преодолению местничества, субъективизма и показухи (сиюминутного эффекта);
8. отражение в решениях главных достижений коллектива (в науке, методологии, технологии), признанных авторитетными специалистами;
9. осуществление мониторинга решений.
Этот далеко не полный перечень может дать представление о качественной стороне эффективной работы коллектива.
Таблица 1
Содержание основных составляющих качества УР
продолжение
--PAGE_BREAK--1.2. Параметры и условия обеспечения качества и эффективности управленческих решений
Компоненты «черного ящика» системного подхода к принятию решения представлены на рис. 2.[3] Рассмотрим содержание компонентов «черного ящика».
Рисунок 2. Компоненты «черного ящика» системного подхода к принятию решения
Вход системы характеризуется параметрами проблемы, которую необходимо решить по конкретным рынкам (требования потребителей, результаты сегментации, качество товара, объем продаж, сроки поставок, цены и т. п.).
На выходе системы — решение, выраженное количественно или качественно, имеющее определенную степень адекватности и вероятность реализации, степень риска достижения запланированного результата.
К компонентам внешней среды системы относятся факторы макро- и микросреды фирмы, инфраструктуры региона, влияющие на качество управленческого решения. К этим факторам относятся международная интеграция, политическая ситуация в стране, экономика, техническое состояние отраслей, социально-демографические, природно-климатические, культурные и другие общестрановые факторы, факторы инфраструктуры региона (рыночная инфраструктура, мониторинг окружающей среды, социальная инфраструктура, промышленность, транспорт, связь и др.), факторы, характеризующие конкретные связи фирмы (лица, принимающего решение) с другими фирмами, организациями, посредниками, конкурентами и т. д.
Обратная связь характеризуетразличную информацию, поступающую от потребителей к лицу, принявшему решение (к «процессу»), или к лицу, от которого поступила информация по решению проблемы («вход»). Поступление информации по обратной связи может быть связано с некачественным решением, дополнительными требованиями потребителей по уточнению или доработке решения, появлением нововведений, ноу-хау и другими факторами.
Процесс принятия решения включает следующие операции: подготовка к работе, выявление проблемы и формулирование целей, поиск информации, ее обработка, выявление возможностей ресурсного обеспечения, ранжирование целей, формулирование заданий, оформление необходимых документов, реализация заданий.
Применение системного подхода к процессу принятия управленческого решения позволяет определить структуру проблемы, систему ее решения, взаимосвязи компонентов системы и очередность их совершенствования. С целью экономии времени и средств на разработку управленческого решения рекомендуется следующая очередность совершенствования (формирования, отработки) компонентов «черного ящика» (см. рис. 2). Сначала необходимо четко сформулировать, что следует получить, какими параметрами должно обладать решение.
К параметрам качества управленческого решения относятся:
1. показатель энтропии, т. е. количественной неупорядоченности проблемы. Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражены количественно, показатель энтропии приближается к единице;
2. степень риска инвестиций;
3. вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков;
4. степень адекватности (или степень точности прогноза, коэффициент аппроксимации) теоретической модели фактическим данным, на основании которых она была разработана.[4]
После предварительной регламентации параметров качества управленческого решения и его эффективности (устанавливается предел, минимально допустимая эффективность, ради которой стоит приниматься за решение проблемы) анализируются факторы внешней среды, оказывающие влияние на качество и эффективность решения. Затем анализируются параметры входа системы и принимаются меры по их улучшению и повышению качества входящей информации.
После уточнения требований выхода, уточнения факторов внешней среды, влияющих на качество и эффективность решения, отработки входа системы следует смоделировать технологию принятия решения, проанализировать параметры процесса, принять меры по их улучшению и приступить непосредственно к разработке решения. Если качество входа оценивается на «удовлетворительно», то при любом уровне качества процесса в системе качество выхода, т. е. качество решения, будет удовлетворительным.
К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения относятся:
1. применение к разработке управленческого решения научныхподходов менеджмента;
2. обеспечение лица, принимающего решение, качественной информацией, характеризующей параметры выхода, входа, внешней среды и процесса системы разработки решения;
3. изучение влияния экономических законов на эффективностьуправленческого решения;
4. применение методов функционально-стоимостного анализа,прогнозирования, моделирования и экономического обоснованиякаждого решения;
5. структуризация проблемы и построение дерева целей;
6. обеспечение сопоставимости (сравнимости) вариантов решений;
7. обеспечение много вариантности решений;
8. правовая обоснованность принимаемого решения;
9. разработка и функционирование системы ответственности имотивации качественного и эффективного решения;
10. автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений;
11. наличие механизма реализации решения.
Выполнить перечисленные условия повышения качества и эффективности управленческого решения довольно трудно, и это требует значительных затрат. Речь о выполнении полного набора перечисленных условий может идти только для рациональных управленческих решений по капиталоемким объектам (проектам). Вместе с тем конкуренция объективно вынуждает каждого инвестора повышать качество и эффективность управленческого решения. Поэтому в настоящее время наблюдается тенденция к увеличению числа учитываемых условий повышения качества и эффективности решений на основе автоматизации системы менеджмента.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.3. Условия принятия верного управленческого решения
Принятие верных управленческих решений, возможно при выполнении условий КИО, то есть компетентность, информированность и оперативность.[5] Рассмотрим эти условия подробнее.
Компетентность.Все больше успешное развитие компаний зависит от уровня компетентности менеджмента. Есть огромное количество определений понятия компетенция. В нашем случае компетенция менеджера – это знание особенностей объекта управления и владения методами управления этим объектом. Во главе компаний стоят люди, которые могут быть как мощными двигателями, так и серьезными ограничителями развития компании. Рост масштабов бизнеса, это с одной стороны увеличение возможностей, с другой — необратимое усложнение системы управления. От компетентности менеджмента зависит, сможет ли компания преодолеть неизбежные кризисы роста или закончит свое существование.
Информированность.Живя в век информации современному руководителю все сложнее быть информированным. На лицо противоречие, когда с одной стороны информации очень много, с другой — она часто абсолютно бесполезна. Владение достоверной, полной и своевременной информацией дает серьезное конкурентное преимущество. Но недостаток или избыток информации, наряду с противоречивостью, мешает принятию правильного управленческого решения.
Оперативность (своевременность).Если два первых условия выполнены, этого недостаточно. Необходимо оперативно принимать своевременные управленческие решения. По мере роста компании внутренние коммуникации усложняются, что неизбежно затрудняет оперативность принятия решений.
Современный руководитель должен уметь управлять информационными потоками своей компании, а эту задачу невозможно решить без внедрения корпоративных информационных систем управления предприятия. Но, внедряя автоматизированные системы управления, нам необходимо следующее:
Во-первых, понимать, что на российском рынке комплексных информационных систем управления складывается ситуация аналогичная общемировой: значительная часть проектов внедрения комплексных информационных систем заканчиваются неудачно как с технологической, так и с финансовой точек зрения.
Во-вторых, учитывать жесткость, закрытость и высокую стоимость предлагаемых решений.
В-третьих, все вышесказанное ведет к навязыванию чужого управленческого опыта, к высокой стоимости владения системой и к долгосрочной методологической и технологической зависимости клиентов от поставщиков управленческих решений.
Перед тем как приступить к внедрению следует понимать модель процесса управления предприятием. Рассмотрим центральную модель управленческого процесса, без ее отнесения к конкретной управленческой ситуации или объекту.
Итак, любой процесс управления можно рассматривать в трех векторах (рис. 3):
Первый вектор – характеризует соответствие субъекта управления (кто управляет) и объекта управления (чем управляет) друг другу. Задавая вопрос, кто в управленческом аппарате компании, чем конкретно управляет, мы не всегда можем получить четкий ответ. Например, есть объект управления, но не ясно кто им управляет, или наоборот – есть руководитель, но нет ясности, чем он управляет. Подобное несоответствие приводит к потере управляемости, влияет на исполнительскую дисциплину и мотивацию сотрудников, но самое главное не позволяет компании нормально функционировать и развиваться.
Второй вектор – должен обеспечить согласованность управленческих целей и методов. Цель не всегда оправдывает средства. Несоответствие целей и методов, одна из основных проблем управления.
Третий вектор – вектор требований и возможностей. У каждого объекта управления имеются свои требования, которые должны быть согласованы с возможностями и требованиями смежных и вышестоящих подразделений.[6]
Рисунок 3. Центральная модель управления
Практика показывает, что анализ модели управления позволяет выявить основные противоречия и конфликтные зоны, заложенные в процесс управления. Выявив проблемные зоны, мы можем выработать мероприятия по построению адекватной модели управления, способствующей принятию и реализации верных решений.
Следующим шагом должно стать рассмотрение внутреннего устройства компании, т.к. по мере развития предприятия в нем происходят структурные изменения. Модификации в системе управления предприятием должны быть отражены и в структуре информационной системы управления.
Только в этом случае информационная система управления способна своевременно предоставлять необходимую информацию, обеспечивая владение ситуацией и способствуя повышению компетентности руководителей.
2. Анализ процесса принятия управленческих решений в ИООО «ТрансВей»
2.1 Организационно-экономическая деятельность предприятия
Предприятие «ТрансВей» было создано и зарегистрировано 25 мая 2005 года как иностранное общество с ограниченной ответственностью.
Учредителями Общества являются:
— с итальянской стороны: Общество с ограниченной ответственностью «Б.И.Сервис с.р.л.», местонахождение: Италия, Рим, ул.Сан Томмазо Д’Акуино, № 46, инд. 00136
— с американской стороны: ТрансВей ЛЛС, местонахождение: 605 Сентр Стрит, N.E., Салем, OR 97301-3722, США.
Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное двумя или более лицами общество, уставный фонд которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательства и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных вкладов.
Основными целями Общества являются:
— содействие наиболее полному удовлетворению потребностей основных потребителей продукции, страны участников Общества и третьих стран в продукции, товарах и услугах;
— более полное и эффективное использование трудовых ресурсов;
— развитие кооперации и сотрудничества между Российской Федерацией, страной участников Общества и третьими лицами;
— увеличение прибыли участников;
Общество осуществляет следующие виды хозяйственной деятельности:
— грузовой и сухопутный транспорт;
— организация перевозок грузов.
ИООО «ТрансВей» преимущественно занимается международными перевозками, притом, как правило, автомобильным транспортом, в редких случаях железнодорожным. Данный вид деятельности подлежит лицензированию. ИООО «ТрансВей» получило лицензию на международные автомобильные перевозки грузов автомобильным транспортом серии АЕ 28.06.2005 года с изменениями от 15.06.2006 года.
Штатная численность работников предприятия составляет 45 человек.
Организационная структура ИООО «ТрансВей» представлена на рис. 1.
Рисунок 1. Организационная структура ИООО «ТрансВей»
Данная организационная структура больше всего подходит к линейно-функциональному типу, который чаще всего встречается на малых и средних предприятиях. Это обусловлено тем, что при малом числе сотрудников нет необходимости создавать дополнительные уровни управления.
В отличие от чисто линейной, линейно-функциональная структура значительно облегчает работу руководителя, так как у него имеются заместители и практически ему нужно работать только с ними, а не со всем коллективом исполнителей индивидуально. Каждый из заместителей по функциональным направлениям обязан компетентно решать возникающие производственные задачи, и имеет право принимать самостоятельные решения в пределах своих полномочий. Функциональную структуру управления часто называют традиционной или классической, так как она применяется уже многие годы и ее особенности более глубоко исследованы.
Высшим органом управления является Общее собрание участников общества. Общее собрание участников общества вырабатывает стратегию и назначает Генерального директора Общества.
Руководство ИООО «ТрансВей» осуществляется Генеральным директором. Генеральный директор действует на основании Устава и является исполнительным органом и несет ответственность за деятельность объединения, а также заключает договоры, налаживает связи с заказчиками-экспортерами и импортерами, вносит предложения о распределении обязанностей между работниками и выполняет другие функции по должности. Трудовые отношения регулируются на основании заключенного контракта с генеральным директором.
Бухгалтерия осуществляет расчет, анализ, составление отчетности и представление статистических данных.
Экономист по расчетам занимается выставлением счетов по осуществленным перевозкам, следит за своевременной оплатой по ним.
Организацией международных перевозок и транспортно-экспедиционной деятельностью занимается транспортный отдел, представленный менеджерами-экспедиторами, а также диспетчерами международных перевозок. Они занимаются оформлением договоров перевозки груза и экспедиции, иных перевозочных документов, страхованием груза через любую страховую компанию, получением разрешений на грузовые перевозки в страны СНГ, Западной Европы и Балтии.
Юридический отдел представлен двумя юристами, главная задача которых защита прав и законных интересов предприятия, а также проверка соблюдения актов законодательства при заключении ИООО «ТрансВей» договоров.
Технический отдел возглавляет начальник технического отдела. Под его руководством находится механик, электрики, слесари и около 30 водителей-экспедиторов. Данный отдел занимается непосредственно техническим обслуживанием подвижного состава.
На предприятии на полставки работают медицинский работник, секретарь-референт, специалист по кадрам и инженер по безопасности движения.
Рассмотрим основные показатели хозяйственной деятельности ИООО «ТрансВей» за 2009 – 2010 гг., которые представлены в таблице 1.
Таблица 1.Основные экономические показатели финансово-хозяйственной деятельности ИООО «ТрансВей» за 2009 – 2010 гг.
За 2009 год выручка от реализации продукции (товаров, работ, услуг) составила 11868 млн. руб. Прибыль от реализации продукции (товаров, работ, услуг) составила 2120 млн. руб. Прибыль отчетного периода составила 2078 млн. руб. Были произведены отчисления налога на прибыль и иных обязательных платежей в сумме 1190 млн. руб. Чистая прибыль составила 888 млн. руб.
За 2010 г. получена прибыль отчетного периода 4152 млн. руб. Эта прибыль получена в основном за прибыли от реализации продукции (товаров, работ, услуг) — 4052 млн. руб. Сальдо от операционных доходов и расходов составило убыток 4 млн. руб., от внереализационных операций (сальдо внереализационных доходов и расходов) — прибыль 104 млн. руб. Были произведены отчисления налога на прибыль и иных обязательных платежей в сумме 3324 млн. руб. Чистая прибыль составила 828 млн. руб.
В 2010 году прибыль отчетного периода повысилась по сравнению с 2009 годом на 2074 млн. руб. или на 99,81% Увеличение прибыли отчетного периода произошло в основном за счет увеличения прибыли от реализации продукции (товаров, работ, услуг) на 1932 млн. руб. или 91,13% и за счет увеличения прибыли от внереализационных операций на 130 млн. руб.
Также следует отметить существенное повышение себестоимости на 8160 млн. руб. или 83,9%, но оно произошло за счет увеличения объемов реализации продукции (товаров, работ, услуг).
В целом следует отметить, что более эффективно ИООО «ТрансВей» работало в 2010 году, так как была получена большая по сравнению с 2009 годом прибыль отчетного периода и, следовательно, предприятие было в целом более прибыльным и рентабельным. В 2010 году наблюдается существенное улучшение в результативности деятельности предприятия: повысились темпы роста прибыли; существенно увеличивается прибыль от реализации продукции.
Рассчитаем показатели ликвидности ИООО «ТрансВей» (таблица 2).
Таблица 2.Показатели ликвидности для ИООО «ТрансВей» за 2010 год
По данным таблицы 2 можно сделать выводы, что коэффициенты текущей ликвидности был в 2010 году выше нормативных и в динамике повышались, а коэффициент абсолютной ликвидности был ниже нормативного, но в динамике повышался.
Коэффициент обеспеченности оборотных средств собственными оборотными средствами на начало 2010 года составил -0,11, а на конец периода — 0,422.
Величина данного коэффициента выше нормативного значения, что свидетельствует о хорошем финансовом состоянии предприятия.
Таким образом, на основании вышеприведенного анализ основных показателей деятельности ИООО «ТрансВей» можно сделать вывод, что работа предприятия является прибыльной, а предприятие является платежеспособным.
2.2 Технология принятия управленческих решений на предприятии
Управленческие решения на ИООО «ТрансВей» проходят следующие стадии: подготовку решения; принятие решения; реализацию решения.
На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения. Как правило, сбором данной информации занимается лица, компетентные в каждом конкретном вопросе. Например, если руководством поставлена задача разработать новый маршрут доставки грузов, то подготовкой необходимой информации занимается транспортный отдел во главе с начальником отдела и всеми сотрудниками данного отдела. Т.е. можно сказать информация подготавливается коллективно.
На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; производится отбор оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения. На этой стадии принятия решения обязательно присутствует генеральный директор предприятия, который заслушивает все варианты альтернативных решений и принимает решение, с учетом мнения сотрудников.
На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения.
Управленческие решения в ИООО «ТрансВей» принимаются на основе экономического анализа и многовариантного расчета, интуитивные методы практически исключены, слишком высок риск просчета и допущения ошибок, что не допустимо для данного предприятие, т.к. оно в транспортной отрасли. Принимаемые решения как правило основываются на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвидения его возможных последствий.
Таким образом, можно сделать вывод, что на предприятии используется метод принятия решений, основанный на научно-практическом подходе, предполагающий выбор оптимальных решений на основе переработки больших количеств информации, помогающий обосновать принимаемые решения.
Процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы: для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. Именно это и является главной задачей генерального директора предприятия.
Для успешной реализации решения, руководитель ИООО «ТрансВей» прежде всего, определяет комплекс работ и ресурсов и распределяет их по исполнителям и срокам, т.е. кто, где, когда и какие действия должен предпринять и какие для этого необходимы ресурсы. Руководитель постоянно следит за тем, как выполняется решение, оказывает в случае необходимости помощь и вносит коррективы.
3.Совершенствование процесса принятия управленческих решений
Для совершенствования принятия управленческих решений на ИООО «ТрансВей» необходимо разработать определенный план в виде взаимосвязанных между собой процессов подготовки, обоснования, принятия, ввода и т.д. решения в действие. Например, такой:
1. Обеспечение всесторонней информированности. Подготовка определенного решения требует обеспечения всесторонней его информированности, обоснованности. Работа предполагает ознакомление и уяснение руководителями характера и последствий решения, примененного ранее, которое является предшествующим данному решению. Ознакомление с действующими инструкциями, получение дополнительной информации от подразделений и лиц, компетентных в области данной проблемы. Вместе с тем необходимо учитывать, что принимаемое решение не должно противоречить существующим актам и вышеуказанной директиве. Выполняя эту работу, необходимо исследовать многосторонние связи и зависимости, вызываемые формируемым решением, изучить характер последствий вызываемых решений.[7]
2. Общая оценка и классификация материалов. Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель ИООО «ТрансВей» может столкнуться с двумя трудностями – ее недостатком или избытком. При недостатке информации постоянной будет угроза принятия неправильного, недостаточно обоснованного решения. В связи с этим, руководитель должен будет выработать четкий подход к общей оценки материала, определить необходимое число факторов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов в соотношении с затратами времени на сбор информации; установить методы и приемы классификации материала и т.п. При избытке же информации сложность будет заключаться в умении и возможности руководителя отыскать те сведения, которые имеют прямое отношение к данному вопросу.
То есть сбор, общая оценка, обоснованность и сравнимость информации при помощи аналогий, синтеза и анализа, индукции и дедукции, обобщений и ее классификация с использованием различных статистических таблиц, группировок, построение монограмм, графиков, использования корреляционного анализа, математических методов и ЭВМ должны быть управляемыми. В целом же необходимо получить все фактические материалы, дать им общую оценку, классифицировать, подвергнуть анализу и обработке. Обстоятельный анализ призван определить недостатки, установить их причины и создать предпосылки для принятия решений, установления границ их применимости.
3. Изучение проблемы и ее уяснение предполагают необходимость полной концентрации на ней своего внимания с тем, чтобы выявить ее компетентности и четко сформулировать ее целевые направленности. Необходимо выяснить, что представляет собой данная проблема, определить причины ее возникновения, необходимость изменения «существующего положения», ее цели и возможные последствия, установить отрицательные и положительные последствия, степени риска при принятии решения, его важности и срочности. Выполняя данную работу, необходимо составить перечень фактов для уяснения проблемы, проверить их точность; проконсультироваться относительно их достоверности; изучить их с учетом прошлого опыта; определить главные препятствия в решении проблемы и границы полномочий при ее решении. Такая последовательность изучения и уяснения проблемы направлена на то, чтобы выяснить, нет ли каких-либо скрытых фактов меняющих само существо проблемы.
4. Обеспечение конкретности и оперативности. Неотложные вопросы должны решаться быстро, своевременно, без лишнего бумаготворчества, реально, твердо, с учетом всех важнейших факторов, в живой связи с коллективом на основе детального ознакомления с ситуацией и конкретными условиями. Наряду с этим оперативность не должна вести к импровизации, суматохе, частой и произвольной смене решений.
Если решение будет формироваться и вырабатываться группой специалистов, необходимо организовать работу таким образом, чтобы каждый из специалистов, сохранил индивидуальные положительные черты своей деятельности, направив их на решение данной проблемы.
Руководитель ИООО «ТрансВей» должен создать в работе дух творческого поиска, здоровой критики, обмена мнением, поиска решения с учетом реальной обстановки, а не руководствуясь правилом взаимных уступок, давления авторитетом и т. п. К тому же следует учитывать, что если сотрудник выдвигает довольно новую и оригинальную идею, она на начальном этапе, как правило, подвергается интенсивному воздействию большинством обсуждающих, превратившихся в оппонентов, в виде вскрытия различных отрицательных аспектов, критики, чрезмерной и не всегда объективной, обоснованной и убеждаемой. Роль руководителя будет состоять в сдерживающей и направляющей функции предупреждения необоснованной критики, в требовании конкретности и оперативности по существу предложений.
5. Определение альтернативных вариантов решения. Определяя выбор альтернативных вариантов решения проблемы, руководитель ИООО «ТрансВей», стремясь увеличить вероятность получения более высокой отдачи, может пожелать столько альтернативных решений, сколько возможно. Однако, при этом выбор из них одного становится тем труднее, чем их больше, практически осуществляется только одно действие из возможных, поэтому рекомендуется предварительно определить экономическую трудоемкость, целесообразность и выгодность изыскивать все возможные альтернативы решения.
6. Использование метода главного звена. Из множества вопросов, подлежащих решению, необходимо выбрать и решать важнейшие, от которых зависит успешное решение проблемы.
Умение выбирать главные, ведущие звенья, предопределяющее общий ход развития явления, характеризует научную обоснованность того или иного решения. Руководитель ИООО «ТрансВей», вырабатывая и принимая решения должен оценивать различные варианты, выбирая наилучшие, главные из них, ключевые.
7. Обеспечение самостоятельности в принятии решения. Необходимость обеспечения самостоятельности в принятии решения обусловливается тем, что принятие решений в рамках существующих полномочий является не только правом, но и обязанностью каждого руководителя. Каждый работник должен принимать решение самостоятельно, но в пределах своей компетенции, в рамках поставленных задач, приказов и распоряжений вышестоящего руководителя. Никто не должен перекладывать принятие решений на выше или нижестоящих с целью избежать ответственности.
8. Определение сферы влияния решений. После завершения этапов изучения и уяснения проблемы, поиска, оценки решений и выбора наилучшей альтернативы, должно определяться, на какие структурные подразделения повлияет предложение и, следовательно, должна быть изучена реакция последних на это предложение. [8]
9. Выработка предварительного решения. Необходимым является охват большого числа различных факторов и сопутствующих документов, что позволит вникнуть в самую суть проблемы. Формируемое решение на данной стадии представляет собой лишь предложение, потому что в него еще можно вносить изменения или модификации, оценивать и взвешивать различные предложения и варианты, выявлять реакции различных людей, т.е. обсуждать его со своими сотрудниками и другими специалистами, с которыми у вас есть контакт, и предполагает данная работа. Вырабатывая предварительное решение, руководитель ИООО «ТрансВей» может использовать интуицию, накопленный опыт, творческое воображение, может так же исходить из традиционных методов, но лучше использовать для этого современную вычислительную технику, проработав довольно легко несколько десятков вариантов, что позволит увеличить вероятность и надёжность в выборе лучшего, оптимального. Но важным в этом является правильный выбор критериев, ввод ключевых позиций, а не заменять это многословными рассуждениями. ЭВМ позволяет чётко, быстро и надёжно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения на основе переработанной информации.
10. Обсуждение проблем в неофициальной обстановке. Обсуждая проблему в неофициальной обстановке, руководитель ИООО «ТрансВей» должен будет убедить подчинённых в стремлении к прогрессивным изменениям, к улучшению и определенным выгодам от его осуществления. К тому же при обсуждении рядовые работники могут заметить и раскрыть такие моменты, связанные с решением, о которых руководитель может даже и не догадаться. То есть, предварительное обсуждение вопроса создаёт определённые гарантии успешной его реализации, так как накладывает на обсуждающих определённую ответственность за формулировку, уяснение и решение. Реальность же осуществления решения на практике обусловлена, прежде всего, осуществимостью его со стороны исполнителей.
При обсуждении необходимо создавать определенные условия, а именно:
— создать условия откровенности, возможности внесения в решение изменений и добавлений;
— не препятствовать возможностям подвергать решение критике и сомнению;
— не давать своим авторитетом, и не делать орг-выводов относительно противоречивых мнений;
— предотвращать систему взаимных уступок обсуждаемых, вызванных их зависимостью друг от друга.
11. Согласование решения. Руководитель ИООО «ТрансВей» должен добиваться согласия с предполагаемым решением как руководителей тех подразделений, на деятельность которых может повлиять решение, так и с теми исполнителями, которые будут его выполнять. При несогласии руководителя с отдельным решением или если он считает, что данное решение отрицательно скажется на его деятельности, необходимо подготовить убедительное обоснование своего возражения с качественными и количественными выкладками.
Выполняя данную работу, нужно доводить до каждого исполнителя предполагаемые им обязанности, указывать на их целесообразность, обоснованность, те преимущества и выгоды, которые следуют в связи с их вводом в действие. После устного согласования, для большей уверенности в его действенном осуществлении, надо получать одобрение со стороны работника как члена первичного трудового коллектива. Как показывает практика, затраты времени здесь незначительные. Однако, если принять решение без предварительного согласия и информации о предполагаемой новой сфере или отдельных её элементах, вызывающих изменение деятельности подчинённого, после окончательного его утверждения и ввода, можно вызвать дополнительные трудности в нахождении общности интересов с непосредственными исполнителями. Вызвать с их стороны явное или чаще всего скрытое, косвенное возражение, которое в какой-то мере отразится на эффективности данного решения.
Согласование предполагаемых решений необходимо проводить как вертикально, так и по горизонтально управленческой иерархии, в зависимости от решаемого вопроса.[9]
12. Утверждение решения. Процедура утверждения решения зачастую является чистой формальностью по сбору соответствующих санкций и подписей, так как на предыдущих этапах механизма формирования решения отыскивался, по существу, наилучший вариант и способ его осуществления. Однако необходимость выполнения этой работы обусловлена также и требованиями законности, указывающими, что решение достигло такого пункта, когда все члены коллектива, привлекаемого к решению проблемы, взяли на себя определённую ответственность.
13. Окончательное решение проблемы. Принятие решение – это, по сути, выбор из нескольких возможных решений данной проблемы. Варианты принимаемых решений могут быть реальными, пессимистическими и оптимистическими. Признаком научной организации управления, научного стиля и методов работы руководителя является выбор лучшего варианта решений из нескольких возможных. Окончательное решение проблемы наступает после «проигрывания» различных вариантов, группировки их по значимости, отклонения заведомо нереальных и непригодных. также следует остерегаться стремления ускорить процесс принятия решений, что подчас влечёт за собой искажения и неточности в принимаемых решениях. Выбирая окончательный вариант решения, необходимо учитывать огромное множество различных влияний и возможностей просчёта, объясняемого как субъективными данными самого работника, так и некоторыми объективными данными самого механизма точности расчётов. Руководитель ИООО «ТрансВей» должен учитывать, что в практической, реальной действительности редко возникает возможность осуществления лишь одного варианта, который имеет явное и значительное преимущество перед другими. Принимая окончательное решение, необходимо предвидеть также возможность лишь частичного успеха или неуспеха принимаемого решения, а поэтому рекомендуется предварительно запланировать вспомогательные (резервные) мероприятия, которые в случае неудачи принятого решения могут быть проведены взамен немеченым.
При решении важных проблем руководителю ИООО «ТрансВей» целесообразно критически осмысливать любое обобщение в методологии принятия решения, учитывать, что под час необходимо допускать исключения из общих правил, но при этом надо всегда придерживаться главных принципов при окончательном решении проблемы, ещё раз осмыслить принимаемое решение и определить:
А) какова степень свободы действий, т.е. чем мы с самого начала связаны (постановления, условия принятия решений, внутренние и внешние взаимосвязи в управлении);
Б) на что может повлиять принятое решение, каковы цели и почему вообще необходимо изменить существующее реальное положение;
В) срочность и важность решения, условия собственной работы и сотрудничества с другими работниками;
Г) риск при принятии решения (возможность потерь и выгоды, нежелательного исхода).
Окончательное решение должно приниматься именно руководителем ИООО «ТрансВей» независимо от процедуры обсуждения и согласования.
Заключение
В процессе работы были изучены стандарты качества при разработке управленческих решений. В связи с этим были исследованы следующие вопросы:
продолжение
--PAGE_BREAK--