Разработка автоматизированной информационной системы по учету основных средств и материальных запасов

Разработка автоматизированной информационной системы по учету основных средств и материальных запасов «Учет ОС и МЗ» для отдела снабжения и закупок КФ ГС РАН Содержание ВВЕДЕНИЕ 1. Анализ предметной области 2. Назначение создаваемой автоматизированной информационной системы 3. Инфологическая модель 3.1 Граф алгоритмической взаимосвязи показателей 8 3.2

ER–модель 3.3 Агрегированные объекты 4. Даталогическая модель (структура базы данных) 5. Обоснование выбора вида программного обеспечения 6. Физическая модель базы данных 7. Схема функциональной структуры программной системы обработки данных 8. Описание работы с системой 1. Главная форма 2. Пункт меню «Справочники» 23 8.2.1. МОЛ 2. Счета объектов 24 8.2.3.

Перечень объектов 3. Пункт меню «Справка» 8. Описание контрольного примера 26 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30 Список литературы 31 Приложения: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Техническое задание ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Пример входного документа «Акт о приеме-передаче объекта ОС» ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Пример входного документа «Акт о списании объекта

ОС» ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Пример результатного документа «Счета объектов» ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Пример результатного документа «Перечень списанных объектов» ПРИЛОЖЕНИЕ 6. Автоматизация учета основных средств (ОС) и материальных запасов (МЗ) для отдела снабжения и закупок КФ ГС РАН». Большое количество основных средств и материальных запасов,

находящихся на балансе предприятия, а также учет их в разрезе материально ответственных лиц усложняют задачу своевременного и правильного учета перемещений ОС и МЗ, необходимости их обновлений по истечении срока полезного использования, списания ОС или МЗ. Ручная обработка этих данных не позволяет оперативно получить всю необходимую информацию об интересующем объекте ОС или МЗ и внести все изменения (перемещение, списание).

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая бы обеспечила наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют шкафы для хранения папок с документами и ручной поиск и обработку необходимой информации. Но большинство предпочитают компьютеризированные базы данных и программы, позволяющие эффективно хранить, быстро извлекать нужную информацию и управлять большими объёмами данных.

Возросшие возможности современных компьютеров и программного обеспечения, их ценовая доступность привели к использованию вычислительной техники практически во всех областях жизнедеятельности человека. Причем по мере роста мощности персональных компьютеров сфера автоматизации непрерывно расширяется. Компьютер становится незаменимым помощником человека. Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли высоки.

Компании, производящие компьютеры и программное обеспечение, конкурируют между собой за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества. Реальным победителем в этой гонке является потребитель, которому становятся доступны новые технологии и который может использовать их с выгодой для себя, опережая не поспевающих за ним конкурентов. Большое количество информации, высокие требования к точности, многочисленные вычисления, потребность

в постоянном обновлении данных делают необходимым применение баз данных для учета основных средств и материальных запасов, находящихся на балансе организации. Объект автоматизации – организация закупок объектов ОС и МЗ и снабжения ими предприятия, а также движения этих объектов для обеспечения нормального функционирования предприятия. Предмет автоматизации – учет основных средств и материальных запасов для обеспечения своевременного

отражения движения объектов ОС и МЗ. Цель разработки информационной системы – увеличение производительности за счет своевременности закупок объектов ОС и МЗ и их движения и снижения трудоемкости учетных операций. 1. Анализ предметной области Задача автоматизации учета ОС и МЗ является частью общей задачи бухгалтерского учета. Она не является отдельной областью, а тесно связана с другими областями.

Поэтому необходимо четко определить границы поставленной задачи, чтобы в последствии избежать необходимости изменения структуры программы в связи с появившимися новыми подзадачами с одной стороны, и не повторять обработку данных из других областей, для работы с которыми уже разработаны другие программные средства. После того, как бухгалтерия организации по заказу начальника какого-либо отдела произвела покупку объекта ОС или МЗ, сотрудник отдела снабжения и закупок присваивает этому объекту инвентарный номер, номер инвентарной

карточки, устанавливает для этого объекта материально-ответственное лицо и указывает его стоимость и местонахождение. После этого бухгалтер заносит все эти данные при принятии к учету объекта ОС или МЗ. После окончания срока полезного использования объекта ОС или МЗ он списывается с учета бухгалтером с согласованием с сотрудником отдела снабжения и закупок. Основные понятия, используемые при разработке информационной системы:

ОС – материальные внеоборотные (долгосрочные) активы, основной капитал (активы, которые фирма приобретает для длительного использования в процессе экономической деятельности, а не для перепродажи: здания, сооружения, машины, оборудование, земля и т. п.; используются в течение нескольких операционных циклов организации, постепенно перенося свою стоимость на стоимость производимых товаров (услуг); представляют собой низколиквидные активы, которые сложно быстро перевести в наличные деньги).

МЗ – материальные запасы. Заказ – документально оформленная и оплаченная заявка на доставку определенного товара. Поставщик – организация, поставляющая товары какой-либо группы. Закупочная цена - цена, по которой товар закуплен у производителя (поставщика) включая стоимость доставки. 2. Назначение создаваемой автоматизированной информационной системы Система должна обеспечивать эффективную обработку возникающей первичной документации, больших массивов

входной информации и подготовки выходных документов. Обеспечить хранение и обработку больших объемов информации. Чтобы эффективно руководить предприятием, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое значение имеет автоматизация учета основных средств и материальных запасов. АИС «Учет ОС и МЗ» значительно облегчает сотруднику отдела снабжения и закупок работу по составлению

оборотных ведомостей по основным средствам и материалам, приходование и списание ОС и МЗ и при этом экономит немало времени. Постановка задачи Необходимо разработать программный продукт, позволяющий вести учет основных средств и материальных запасов в разрезе материально ответственных лиц, структурных подразделений организации. Программа должна выполнять следующие задачи: • Учет

ОС и МЗ (группировка всех ОС и МЗ по счету, группе и МОЛ); • Отражение поступления ОС и МЗ (присвоение номера инвентарной карточки, указание количества, цены, стоимости ОС или МЗ, номер счета, дата, поставщик, присвоение инвентарного номера, закрепление за МОЛ, получил, место нахождения); • Формирование отчета по всем объектам ОС и МЗ на определенную дату; • Отражение информации о списанных объектах

ОС и МЗ (МОЛ, дата списания, причина). • Отражение информации о счетах объектов ОС и МЗ. Функции и задачи создаваемой АИС Для достижения поставленной цели АИС должна автоматизировать работы по следующим направлениям: • Автоматизация ведения учета ОС и МЗ (группировка всех ОС и МЗ по группе и МОЛ); • автоматизация работ по составлению отчетных документов; • учет поступления

ОС и МЗ; • учет списания ОС и МЗ; Создание АИС позволит автоматизировать процессы оформления документов, решить проблемы организации электронно-информационного взаимодействия и предоставит более широкие возможности для контроля и анализа поступающей информации, что в свою очередь, повысит эффективность принятия управленческих решений и понизит риск возникновения ошибок, связанных с обрабатываемой информацией. Создание АИС «Учет ОС и МЗ» для отдела снабжения и закупок

КФ ГС РАН преследует главную цель: • Оптимизация работы сотрудника отдела снабжения и закупок по учету ОС и МЗ. Для достижения данной цели необходимо выполнить ряд задач: 1. Исследовать возможность автоматизированного ввода данных в базу данных. 2. Определить с помощью группы системного сопровождения КФ ГС РАН характеристики локальной сети предприятия.

3. Выполнить проектирование АИС «Учет ОС и МЗ» и определить возможность его внедрения на предприятии. 4. Проанализировать детали реализации, подготовить и включить в проект АИС «Учет ОС и МЗ» соответствующие примеры работы с программой. 5. Выполнить разработку АИС «Учет ОС и МЗ». Требования к системе в целом:  Функциональность - информация и сервисы, предлагаемые, должны быть действительно необходимы и полезны

аудитории пользователей;  Надежность и безопасность - работоспособность системы 24 часа в сутки, быстрый доступ к информации и защита от несанкционированного доступа;  Актуальность. Под актуальностью здесь подразумевается то, что законодательная база должна своевременно обновляться. Требования к программному обеспечению: 1. Базовые операционные системы для клиентской части - лицензионная версия операционной системы семейства

MS Windows, начиная с MS Windows 98 и выше; 2. Лицензионная версия MS-Office 2000/2003 3. Лицензионная версия среды программирования Borland Delphi7.0 Требования к техническому обеспечению: Для работы с АИС необходим персональный компьютер со следующими системными характеристиками:  процессор Intel Pentium III 750 Мг и выше;  свободное пространство на жестком диске не менее 20

Мб;  оперативная память объемом не менее 256 Мб. Помимо описанного персонального компьютера необходима следующая оргтехника: принтер. Требования к информационному обеспечению: 1) состав, структура и способы организации данных в системе требуют: • наличия всех необходимых учетных реквизитов объекта автоматизации; • пообъектного хранение данных; • разбиения информации на элементарные признаки (например, для адреса выделять отдельно

Населенный пункт, Улица, Дом); • независимости представления данных от СУБД. 2) информационный обмен между компонентами системы должен выполняться: • средствами магнитных носителей; • не допускаются вложения файлов; • с однозначным указанием получателя; • с гарантированной доставкой сообщения адресату; 3) информационная совместимость со смежными системами: • полная автономность; • независимость подсистемы приема/отправки данных от изменения порядка признаков, их номенклатуры и

способов хранения; • возможность работы как в автоматическом, так и в ручном режиме. Система классификаторов и кодирования, входные и результатные документы 3. Инфологическая модель Цель инфологического моделирования – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний

не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка). Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты). Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д.

Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе. Например, типом сущности в нашем случае может быть МОЛ, а экземпляром – Петров Петр Петрович и т.д. Атрибут – поименованная характеристика сущности.

Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей (например, ЦВЕТ может быть определен для многих сущностей: СОБАКА, АВТОМОБИЛЬ, ДЫМ и т.д.). Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет

идентифицировать сущность по оставшимся. Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи

сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей. [5] 3.1 Граф алгоритмической взаимосвязи показателей Технология обработки данных представляет собой совокупность регламентированных операций и процедур, протекающих в определенной последовательности, и связанных с переработкой исходной информации в результатную. При проектировании технологии машинной обработки информации

центральными вопросами являются:  выбор способа регистрации первичной экономической информации;  выбор средств передачи первичной информации в вычислительную систему;  выбор методов обеспечения достоверности и сохранности информации;  выбор способов выдачи результатной информации пользователю. Информация поступает в систему в виде первичных документов. Первичная информация – это информация, полученная на основе входных документов.

Таблица 1. Расшифровка условных обозначений атрибутов. Условное обозначение Значение МОЛ Фамилия, имя, отчество материально ответственного лица ИН Инвентарный номер НО Наименование объекта ЕИ Единица измерения Кол Количество объектов Сум Сумма НС Номер счета ДатП Дата прихода Пост Поставщик Пол Получатель объекта

МН Место нахождения объекта НК Номер инвентарной карточки учета ДатС Дата списания объекта ОС или МЗ Рис.1. Граф алгоритмической взаимосвязи показателей. 3.2 ER–модель Реляционный подход основан на представлении информации в виде двумерных таблиц (отношений), построенных по следующим правилам: 1. Записи в отношении могут иметь только одиночные значения; множественные значения не допускаются. Следовательно, на пересечении строки и столбца находится только одно значение.

2. Все записи в одном столбце имеют один и тот же тип. Например, один столбец может содержать фамилии абонентов, а другой – их лицевые счета. Каждый столбец имеет уникальное имя, и порядок следования столбцов несущественен. Столбцы носят название атрибутов сущности. Каждый атрибут имеет свой домен, который представляет собой физическое и логическое описание множества допустимых значений.

3. В отношении не может быть двух одинаковых строк, и порядок следования строк несущественен. Строки называются кортежами. Кроме единообразия хранения файлов реляционная модель осуществляет связь между таблицами по ключевым полям, обеспечивает легкость ведения данных. Реляционная модель также позволяет создавать индексные файлы, которые обеспечивают быстрое нахождение в базе данных нужной информации. Индексирование должно производиться по ключевым полям, а также по полям,

определяемым списком возможных запросов пользователей. Для построения модели «сущность-связь» была выбрана нотация Питера Чена, базовыми понятиями которых являются: сущность, связь и атрибуты. В результате анализа предметной области и построения графа алгоритмической взаимосвязи показателей были выделены следующие сущности: МОЛ (МОЛ); Объект (МОЛ,

ИН, НО, ЕИ, Кол, Сум, НС, ДатаП, Пост, Пол, МН, НК); Списание (ИН, Кол, Сум, ДатС); В результате была построена ER-диаграмма: Рис.2 ER-диаграмма 3.3 Агрегированные объекты Рис.3. Агрегированный объект «Перечень списанных объектов ОС и МЗ» Рис.4. Агрегированный объект «Счета объектов»

Рис.5. Агрегированный объект «Перечень всех объектов ОС и МЗ на дату» 4. Даталогическая модель (структура базы данных) Данные об объектах основных средств и материальных запасов сведены в таблицу тблОбъект. В таблице тблМОЛ хранится информация о материально ответственном лице – человеке, несущем ответственность за определенный объект ОС или МЗ. Информация о списанных объектах

ОС или МЗ (инв. номер, кол-во, сумма, дата списания) хранится в таблице тблСписание. На основании данных этих таблиц выбирается необходимая информация по запросам, а именно: Перечень всех объектов ОС и МЗ, Счета объектов, Перечень списанных объектов ОС и МЗ. Чтобы эти таблицы представляли собой систему, между ними должны быть установлены связи. В графической форме логическую модель БД можно представить следующим образом (Рис.6):

Рис.6. Логическая модель. 5. Обоснование выбора вида программного обеспечения Данный проект оптимизирован под операционные системы Windows NT, 2000, XP, которые не требуют больших системных ресурсов, они просты и надежны в работе. Основные требования, предъявляемые к программному обеспечению данного проекта, следующие: - программное обеспечение должно быть ориентировано на пользователя, практически не знакомого с персональной техникой,

следовательно, на экране не должно быть системных сообщений; - программное обеспечение должно иметь эффективный пользовательский интерфейс; - доступность, простота и удобство для пользователя во время эксплуатации комплекса решаемых задач; - возможность быстрого доступа к базам данных; - программное обеспечение должно включать возможность традиционной обработки (просмотр, редактирование, удаление записей, ввод новых записей). Рассмотрим характерные параметры компонент программного обеспечения выбранного

комплекса задач. При решении задач используется система управления базами данных (СУБД). СУБД – это совокупность программных и языковых средств, которые обеспечивают создание баз данных, их актуализацию и доступ к данным из различных приложений. Из числа имеющихся в настоящее время СУБД выберем ту, которая наилучшим образом соответствует заранее заданным требованиям. По результатам исследования предметной области сформулируем основные требования

к СУБД: - поддержка реляционной модели данных; - наличие языка программирования для создания прикладных программ; - наличие развитых средств ведения диалога; - возможность управления дизайном экрана; - число полей в записи файла базы данных – не менее 500; - не ограниченное число символов в записи. На данный момент развития компьютерных технологий под перечисленные требования подходят большинство СУБД, такие как Borland Delphi, C++, MS Access и т.д.

СУБД служит интерфейсом между прикладными программами и базой данных. Данные интегрированы, и они не дублируются столь часто. Для реализации построенной инфологической модели требуется СУБД, поддерживающая реляционную модель БД. Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз

данных, обеспечения доступа к данным и их обработки. Для проектирования и разработки приложения БД я выбрала именно СУБД Microsoft Access. Это обуславливается тем, что она обладает всеми типичными характеристиками и функциями современных СУБД. Кроме того, одним из достоинств данной программы является очень простой графический интерфейс, позволяющий не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые

и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Так же, программа имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы. База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую

для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах и т.д. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления

этой информацией. Выбранная СУБД MS Access отвечает всем необходимым требованиям:  поддержка реляционной модели данных;  совместимость с различными средствами разработки ПО.  поддержка широкого спектра типов представляемых данных и операций над ними (включая фактографические, документальные, картинно-графические данные);  поддержка непротиворечивости данных БД: обеспечение целостности, надежность защиты

БД в широком диапазоне разнообразных предметных областей и операционных обстановок. Заказчику был предложен выбор среды реализации системы: в виде конфигурации 1С:Предприятия или в виде отдельного приложения базы данных, установленного на рабочем месте. По желанию заказчика был выбран второй вариант. Программа написана на языке Pascal в среде разработки Borland Delphi 7.0 и использует базу данных созданную в

Microsoft Office Access. Машинная реализация рассматриваемой работы программными модулями, взаимосвязь которых с информационными файлами представлена в виде связи Borland Delphi 7.0 с Access. 6. Физическая модель базы данных Для определения состава таблиц БД необходимо закрепить за сущностями таблицы (файлы). Для этого в выбранной СУБД MS Access создаем в режиме конструктора 3 таблицы, соответствующие определенным

ранее сущностям: MOL, OS, Spis. Таблица 2. Таблицы базы данных. Идентификатор сущности Идентификатор таблицы Пояснения МОЛ (материально ответственное лицо) MOL Таблица содержит данные о материально ответственном лице, в ней хранится информация: его Ф.И.О структурное подразделение, в котором он является МОЛ. Объект OS Таблица содержит данные об объектах

ОС и МЗ, необходимые для учета. Списание Spis В таблице содержатся информация о списании объекта ОС или МЗ (дата списания, кол-во и сумма). Структура и ключи файлов (таблиц) БД Таблица 3. Сущность «МОЛ». Идентификатор поля Идентификатор сущности Ключ Тип данных Размер MOL МОЛ Primary key char 60 Таблица 4. Сущность «Объект». Идентификатор поля Идентификатор сущности

Ключ Тип данных Размер MOL МОЛ char 60 InvNom Инвентарный номер Primary key char 20 NaimO Наименование объекта сhar 60 EdIzm Единицы измерения сhar 10 Kol Количество integer 3 Sum Сумма currency 11 NomS Номер счета char 60 Data Дата поступления date 10 Post Поставщик сhar 60 Pol

Получил сhar 60 Mesto Место нахождения сhar 60 NomK Номер инв. карточки integer 4 Таблица 5. Сущность «Списание». Идентификатор поля Идентификатор сущности Ключ Тип данных Размер InvNom Инвентарный номер Primary key char 20 Kol Количество integer 3 Sum Сумма currency 11 DatеSpis

Дата списания date 10 Поскольку программа предназначена для работы одного пользователя, разграничения санкционированного доступа пользователей не введено. 7. Схема функциональной структуры программной системы обработки данных Рис. 7. Схема функциональной структуры программной системы обработки данных. База данных base.mdb созданная в MS Access связывается со средой программирования

Borland Delphi 7.0 при помощи компонента связи ADOConnection, который находится на вкладке ADO. Каждую таблицу, созданную в БД «Fixed assets & material resources» связываем с Borland Delphi 7.0 при помощи компонентов ADOTable (вкладка ADO) DataSource (вкладка DataControls). При помощи свойств таблиц MasterSource и MasterFields устанавливаем связи между таблицами.

Само приложение состоит из пяти форм, причем одна из них предназначена размещения информации о программе. На главной форме размещен компонент PageControl (вкладка Win32), с помощью которого можно на одной форме просмотреть несколько вкладок, на которых содержится связанная информация. Для вывода информации на экран используются компоненты DBGrid и DBEdit (вкладка DataControls). Cуществует возможность редактирования самой базы данных с помощью

компонента DBNavigator, который находится на вкладке DataControls.[4] Взаимосвязь программных модулей и информационных файлов позволяет выявить связи между всеми типами обрабатываемой информации, хранимой как на бумажных, так и на машинных носителях. На ней предоставлен рекомендуемый порядок загрузки программных модулей при работе с программным комплексом и показано на основании, каких файлов и документов формируются результатные файлы баз данных, а также

выходные документы. В процессе работы модуля главной формы выполняются такие операции как формирование, корректировка и просмотр данных. При формировании и корректировке данных используемые в процессе обработки базы переписываются с той же структурой, но с откорректированной или дополненной информацией. При поиске и просмотре данных используемые информационные базы не изменяются. [2] Отчетом называется документ, который содержит выборочные данные из таблиц базы данных, предназначенный

для дальнейшей печати на принтере. Формирование отчета производится с помощью модуля MyExc, который подключается к модулю, формирующему отчет. Отчеты формируются в виде таблиц MSExcel (ПРИЛОЖЕНИЯ 4,5,6). 8. Описание работы с системой 8.1. Главная форма После запуска программы «FAMR» для учета ОС и МЗ в отделе снабжения и закупок появляется главная форма, и пользователь получает доступ к главному

меню программы (Рис.8). На главной форме в строке состояния показаны текущая дата и время, а также общее количество объектов ОС и МЗ, полученных в результате запроса. Рис.8. Главная форма программы «FAMR». На данной форме возможен просмотр всех объектов выбранного МОЛ и их реквизитов: инв. Номер, наименование объекта, единицы измерения, количество объектов, сумма, номер счета поступления ОС или МЗ, дата поступления, поставщик, лицо, получившее в пользование данный

объект ОС или МЗ, место нахождения объекта на данный момент, номер инвентарной карточки, присвоенный данному объекту. Эти данные можно отредактировать, выбрав нужный объект и нажав кнопку . Принимаются изменения нажатием на кнопку , отмена изменений - . Возможен поиск интересующего МОЛ по первым буквам фамилии (Рис.9), при этом вся информация об объектах, за которые он несет материальную ответственность, отражаются в таблице «Объекты

ОС и МЗ». Рис.9. Поиск МОЛ. Кроме того, реализован поиск объекта/объектов ОС или МЗ по значениям инв. номера, наименованию объекта, а также по другим реквизитам (Рис.10). Рис.10. Поиск объекта. После того, как объект выбран, его можно списать (Рис.11). Для этого необходимо ввести данные о списании (кол-во, сумма и дата списания) в таблицу «Списание выбранного объекта». При этом инвентарный номер списываемого объекта заносится в таблицу автоматически.

Рис.11. Списание объекта. После того, как объект был списан, информация о его списании отражается в таблице на вкладке «Списанные объекты» при нажатии на кнопку «Перечень списанных ОС и МЗ» (Рис.12). При этом формируется соответствующий документ о списанных объектах. Его можно сохранить в любую директорию с расширением .xls либо напечатать. Рис.12. Вкладка «Списанные объекты». После сохранения документа на вкладке «Добавление и удаление»

можно удалить списанные объекты, если имеется уверенность в правильности списания объектов, для этого необходимо выбрать интересующий объект и нажать кнопку . (Рис.13) Добавление нового объекта производится нажатием на кнопку . Для удобства поиска интересующего объекта предусмотрен поиск МОЛ, отвечающего за данный объект по первым буквам фамилии.

Кроме того, информацию можно корректировать. Рис.13. Вкладка «Добавление и удаление». 8.2. Пункт меню «Справочники» При выборе пункта меню «Справочники» (Рис.14) появляется доступ к справочникам «МОЛ», «Счета объектов» и «Перечень объектов». Рис.14. Выбор пункта меню «Справочники». 8.2.1. МОЛ В справочнике «МОЛ» (Рис.15) хранится информация обо всех материально ответственных лицах.

Этот справочник можно пополнять новыми данными о новых материально ответственных лицах, удалять записи о некоторых МОЛ, редактировать информацию об определенном МОЛ. Рис.15. Справочник «МОЛ». 8.2.2. Счета объектов В справочнике «Счета объектов» (Рис.16) хранится информация о тех объектах, для которых указан счет поступления, дата поступления, номер инвентарной карточки, получатель и место нахождения объекта.

При нажатии на кнопку печати формируется отчетный документ обо всех таких объектах. Этот отчет можно сохранить и распечатать. Рис.16. Справочник «Счета объектов». 8.2.3. Перечень объектов В справочнике «Перечень объектов» (Рис.17) хранится информация обо всех объектах, находящихся на учете с указанием ответственных лиц. При нажатии на кнопку печати формируется отчетный документ обо всех объектах.

Формирование отчета может занять некоторое время, так как обрабатывается большой массив данных. На время формирования документа на кнопке печати появляется надпись . Этот отчет можно сохранить и распечатать. Рис.17. Справочник «Перечень объектов». 8.3. Пункт меню «Справка» При выборе пункта меню «Справка» (Рис.18) появляется доступ к подпунктам «Помощь», «О программе» и «Выход».

Рис.18. Пункт меню «Справка». 8. Описание контрольного примера Назначение контрольного примера: проверка работоспособности программного продукта, соответствия результата всем поставленным задачам и правильности результатов. Перечень исходных данных: 1. База данных заполнена данными заранее; 2. Ввод нового материально ответственного лица: Тест и постановка на учет у этого материально ответственного

лица объекта ОС: тест 1 (инвентарный номер 010101, ед.изм. – шт количество – 1, сумма – 1000, номер счета – cч. №001/01, дата – 01.01.01, поставщик – ООО «Поставщик», получатель – Тест, место нахождения – Контрольный пример, номер инвентарной карты 00001). Контрольный пример: Добавим новое МОЛ в справочник «Материально ответственные лица» (Рис.19). Рис.19. Ввод нового материально ответственного лица.

Для добавления объекта ОС созданному МОЛ необходимо на вкладке «Добавление и удаление» главной формы в поле «ФИО МОЛ» снова ввести имя созданного ранее МОЛ и ввести данные об объекте в таблицу «Объекты ОС и МЗ», после чего принять изменения нажатием кнопки в нижней части формы (Рис.20). Рис.20. Добавление объекта ОС. Для списания данного объекта

ОС на вкладке «Главная» главной формы необходимо найти интересующий нас объект ОС по наименованию или другому показателю, выбрав поле для поиска, введя искомое значение этого поля (в нашем случае искали по наименованию «тест1») и нажав кнопку . (Рис.21) Рис.21. Поиск списываемого объекта по наименованию. Чтобы списать выбранный объект, в таблице «Списание выбранного объекта» заполняем поля: кол сумма и

ставим дату списания. Принимаем изменения (Рис.22). Рис.22. Списание выбранного объекта. После этого на вкладке «Списанные объекты» появляется запись о списанном нами объекте. (Рис.23) Рис.23. Просмотр списка списанных с учета объектов. При печати списка списанных с учета объектов формируется отчетный документ «Перечень списанных объектов на дату». (Рис.24) Рис.24. Пример отчетного документа по результатам контрольного примера.

Кроме того, можно сформировать отчеты «Перечень всех объектов ОС и МЗ» и «Счета объектов», при этом в этих отчетах будет отражена информация о добавленном МОЛ и находящемся у него объекте ОС. Таким образом, путем контрольного примера удалось доказать работоспособность системы и ее соответствие поставленным задачам. АИС функционирует правильно, без сбоев, изменения фиксируются в соответствующих таблицах, и по запросу пользователя формируются отчетные документы с учетом внесенных

изменений. Оценка временных характеристик: Из-за большого объема информации об объектах ОС и МЗ (1742 записи) формирование результатного документа «Перечень всех объектов ОС и МЗ» требует больших затрат времени, чем формирование других документов. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Таким образом, мы построили гибкую модель базы данных, в которой легко просмотреть необходимые данные, отредактировать их по своему усмотрению, получить нужный отчет.

Данные представлены в удобном для пользователя виде. Интерфейс программы построен без излишков и настроен на максимальное удобство пользователя. Так как программа работает с динамическими списками, то она быстра и позволяет избежать избыточности данных в таблицах. Был разработан программный продукт, позволяющий вести учет основных средств и материальных запасов в разрезе материально ответственных лиц, структурных подразделений организации.

Программа выполняет все поставленные задачи. Цель курсовой работы - Проектирование и разработка АИС для учета основных средств и материальных запасов АИС «Учет ОС и МЗ» - достигнута. Задачи:  Реализация задачи по автоматизации учета объектов ОС и МЗ в отделе снабжения и закупок КФ ГС РАН; 

Проектирование информационной системы «Учет ОС и МЗ»;  Разработка АИС «Учет ОС и МЗ» - выполнены. Список литературы 1. Адамов А.А. Информационные системы в бухгалтерском учете: Методические указания к выполнению курсовой работы для студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» очной и заочной форм обучения. – Петропавловск-

Камчатский: КамчатГТУ, 2007. – 22 с. 2. Культин Н. Б. Основы программирования в Delphi 7. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005. – 608 с.: ил. 3. Попов В. Б. Основы компьютерных технологий. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 704 с.: ил. 4. Сорокин А. В. Delphi. Разработка баз данных. – СПб.: Питер,

2005. – 477 с.: ил. 5. Теория и практика построения баз данных. 8-е изд./Д. Крёнке.–СПб.: Питер, 2003.–800 с.