Обов'зки секретаря

Міністерство освіти і науки України Тернопільський державний технічний універститет імені Івана Пулюя Реферат на тему: Обов’язки секретаря Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ Лізогуб О.О. Прийняла: Савченко Т.О. Тернопіль- 2000 Зміст • Трохи з історії. • Можливості секретаря-референта. • Основні функції секретаря. • Сучасні вимоги. • Класифікація секретарів. •

Обов'язки. • Висновок. 1. Трохи з історії. Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси. А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

2. Можливості секретаря-референта. Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми. Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно

і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати

участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі. Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими

і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи. Основні функції секретаря. Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій

секретаря: • знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс); • знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників; • знання, що вимагаються для комунікативного

забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми. Сучасні вимоги. Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями: • мати професійний імідж; • добре володіти мовою і письмом; • володіти хорошою пам'яттю; • добре орієнтуватися у часі;

• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери; • уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника; • освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу; • бути енергійним, проявляти ініціативу; • швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами; • підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа; • контролювати фінанси офісу; • бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів. Є декілька позицій, які займають секретарі: RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність. На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам

якусь конкретну інформацію. Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу. Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження.

Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери… Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування

з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима. Обов'язки. Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками.

А в обов'язки входить: • облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву; • оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п ; • підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів; • оформлення протоколів розсилок

виписок з них; • аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них; • підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів; • прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян; • організація прийомів відвідувачів; • прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної

і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми. Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема: 1. технічне забезпечення роботи керівника; 2. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад; 3. організація прийому працівників і відвідувачів;

4. телефонне обслуговування; 5. підготовка відряджень; 6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей; 7. стенографування; 8. контроль за святковими і ювілейними датами; 9. обробка пошти; 10. машинописні роботи; 11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора; 12. збір матеріалів для доповідей

і мов керівника; 13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д. Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря. Особливістю роботи також

є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення. 3. Висновок. Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте. Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання:

Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат? Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас. Перелік посилань При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної мережі

Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська академія" за адресою: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ ukraine.html. Також використовувались дані з інших цифрових бібліотек.