Введение
Целью данной контрольнойработы является рассмотрение и изучение нового Трудового Кодекса Р.Ф. на 15 ноября 2006 г. «Правила ведения трудовых книжек, расчет страхового стажа и др.» и Трудового Кодекса Р.Ф. на 1 декабря 2007 года (с комментариямио внесенных изменениях). Актуальностью выбранной темы я считаю изучениеотдельных и, на мой взгляд, очень важных для всех граждан аспектов трудовогоправа. Я считаю тему ведения и выдачу трудовых книжек очень интересной, так какона является поучительной для людей, впервые устраивающихся на работу. В даннойконтрольной работе необходимо также произвести итоговые расчеты и записи,оформить номенклатуру дел на примере бухгалтерской компании ЗАО «Ресурсы».
I. Ведение трудовых книжек; вкладыш втрудовую книжку, дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки приувольнении. Учёт трудовых книжек.
Новая форма трудовойкнижки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и утвержденаПостановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225«О трудовых книжках». Этим же Постановлением утверждены Правилаведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядоквнесения изменений и исправлений в трудовые книжки.
Оформление трудовой книжкиработнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем вприсутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Все записи в трудовойкнижке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределахсоответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц — два знака, год — четыре знака (например, 11.05.2004).
Согласно пункту 9 Правилведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлениивносятся следующие сведения о работнике:
· фамилия, имя,отчество;
· дата рождения(число, месяц, год);
Эти сведения вносятся втрудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющеголичность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульномлисте) трудовой книжки:
· образование;
· профессия;
· специальность.
Эти сведения вносятся втрудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, вслучае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальнойподготовки, — на основании документов о наличии специальных знаний. Еслиработник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальныхзнаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать безсоответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поледолжно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальностинужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это естьпрямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.
В трудовую книжкувносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу иоб увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора исведения о награждениях за успехи в работе.
За исключением случаев,когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях втрудовую книжку не вносятся.
Записи в трудовую книжкувносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме наработу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся наосновании приказов (распоряжений) администрации организации в течение неделипосле издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записив недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись орасторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.
В соответствии сПостановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации поучету труда и его оплаты» существуют следующие унифицированные формы поучету кадров:
№Т-1 «Приказ(распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ(распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточкаработника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного(муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4«Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5«Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а«Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-8«Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора сработником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении(расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-11«Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ(распоряжение) о поощрении работников» и другие. Указанное Постановлениепредписывает распространение предложенных унифицированных форм документации«на все организации независимо от форм собственности, осуществляющиедеятельность на территории Российской Федерации»
На основанииперечисленных приказов вносятся записи в трудовую книжку, которые должнысоответствовать сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимотрудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а вбухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).
По желанию работникасведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по местуосновной работы на основании документа, подтверждающего работу посовместительству.
С каждой вносимой втрудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца подрасписку в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденнаяПостановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации поучету труда и его оплаты»).
Примечание. В личнойкарточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Работник, ставя своюподпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенныхзаписей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственноеза выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печатьорганизации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные напервую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров илипечатью обособленного подразделения (представительства, филиала), в котороетрудоустраивается работник.
Согласно пункту 21 Правилведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы суказанием соответствующих документов вносится запись:
а) о времени военнойслужбы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности ивоенной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел,органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотическихсредств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения накурсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовкекадров.
Постановлением МинтрудаРоссийской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утвержденииИнструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция позаполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).
В соответствии суказанной Инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятсяарабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год- четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращенийперьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой),световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетовогоцвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, оработе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различныхоснованиях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовойкнижки.
В случае если в трудовойкнижке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшиваетсявкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что итрудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждоговкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш»и указывается серия и номер вкладыша.
Лицо, утратившее трудовуюкнижку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему местуработы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликататрудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в неговносятся:
а) сведения об общем и(или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденномсоответствующими документами;
б) сведения о работе инаграждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнемуместу работы.Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общееколичество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работыи должностей работника.
Если документы, наосновании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полныхсведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся толькоимеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовойкнижке записи об увольнении или переводе на другую работу, признаннойнедействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнемуместу работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенныев трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается еевладельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудоваякнижка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
При массовой утратеработодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций(экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовыебеспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работниковустанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органамиисполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссиивключаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченныхработниками представительных органов, а также других заинтересованныхорганизаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) ипериодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основаниидокументов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточкачлена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — наосновании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной сним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник допоступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры кполучению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссиисоставляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) ипродолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании актакомиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы несохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельскихпоказаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
При увольнении работника(прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку завремя работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица,ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровойслужбы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте36 настоящих Правил). Если трудовая книжка заполнялась на государственном языкеРоссийской Федерации и на государственном языке республики в составе РоссийскойФедерации, заверяются оба текста. Работодатель обязан выдать работнику в деньувольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в неезаписью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по винеработодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующейфедеральному закону формулировки причины увольнения работника работодательобязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается деньвыдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудовогодоговора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится записьв трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признаетсянедействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
В случае если в деньувольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжкуневозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получениятрудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление онеобходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление еепо почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресудопускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомленияработодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работникутрудовой книжки.
В случае смерти работникатрудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращениитрудового договора выдается на руки одному из его родственников под распискуили высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
С целью учета трудовыхкнижек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организацияхведутся:
а) приходно-расходнаякнига по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движениятрудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаютсяМинистерством труда и социального развития Российской Федерации.
В приходно-расходнуюкнигу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведетсябухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных сполучением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, суказанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжеки вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделениеморганизации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются всетрудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а такжетрудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданныеработникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работникрасписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек ивкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки ивкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должныбыть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, атакже скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки ивкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности ивыдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Поокончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек,обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовойкнижки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки ивкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченныепри заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению ссоставлением соответствующего акта.
Трудовые книжки идубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо вслучае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 летв кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. Поистечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архивеорганизации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленномпорядке.
Работодатель обязанпостоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки ивкладышей в нее.
II. Документы, оформляющие порядокрассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионныхписем. Ответы на претензии.
Претензионное письмо — это письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенныхранее договоров и разного рода обязательств, попытке изменить их условия водностороннем порядке и т.д.
Основания длянаписания претензионного письма
Как правило, призаключении договора стороны оговаривают порядок предъявления претензий(рекламаций), сроки их предъявления, права и обязанности сторон в связи спредъявлением претензий (рекламаций), способы их урегулирования. Для этого вдоговор включается раздел «Претензии (рекламации)», в котором должно бытьуказано, каким документом подтверждается претензия (актом экспертизы,коммерческим актом, актом приемки, протоколом испытаний или др.).
Претензия может бытьпредъявлена в отношении:
— качества товара, еслионо не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдениекомплектности товара и ассортимента;
— количества товара, еслионо не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительныхдокументах;
— сроков поставки, еслиони были нарушены (причем это может касаться как задержки срока исполнения, таки исполнения досрочно);
— упаковки и маркировкитовара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировкастали причиной порчи товара;
— нарушения срока платежаи других сторон взаиморасчетов;
— других условийконтракта.
Структурапретензионного письма
Претензия (рекламация)составляется в письменной форме на бланке письма. Независимо от того, по какомуповоду составляется претензия, можно говорить об обязательных элементах текстаи о правилах оформления, которые должны соблюдаться всегда, в любой ситуации.
Претензионное письмодолжно содержать следующие сведения:
— наименование товара,его количество, местонахождение;
— основание дляпредъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами,гарантийное письмо или иные обязательства);
— предмет претензии(должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
— доказательства (ссылкина документы, подтверждающие факт нарушения обязательств виновной стороной);
— конкретные требованиястороны, предъявляющей претензию (требование замены некачественного товара,требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара иливозврата уплаченной за недостающий товар суммы, требование скидки с общейстоимости товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков идр.).
Приводя доказательстваобоснованности претензии, желательно не только указывать на конкретныеобязательства договора, которые были нарушены, но и делать ссылки на нормызаконодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенныхтребований.
Если составительпретензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возвратаопределенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионныхтребований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение кпретензии).
Из текста претензиидолжно быть понятно, кто, почему и чего хочет.
Если претензияпредъявляется в отношении количества товара, продавец может потребоватьдопоставки недостающего товара или возврата стоимости недопоставленного товара.
Если претензия касаетсякачества товара, покупатель может потребовать устранения дефектов товара илискидки со стоимости товара. Покупатель может предложить продавцу самомуустранить дефекты товара, но в этом случае продавец должен будет оплатитьпокупателю стоимость ремонта. Как правило, небольшие дефекты устраняютсяпокупателем самостоятельно, но за счет продавца, который возмещает стоимостьремонта. Все расходы, связанные с возвращением дефектного товара, заменой егодругим, возмещаются за счет продавца.
Если претензияобоснована, продавец будет вынужден:
— заменить дефектныйтовар новым;
— сопоставить недостающийтовар;
— сделать процентнуюскидку со стоимости товара;
— уплатить денежныйштраф.
Претензия должнасоставляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна бытьгрубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия можетсодержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитойсвоих прав, если продавец не удовлетворит претензию.
Ответ на претензионноеписьмо
Как правило, срок ответана претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней,30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотретьпретензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию непоступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращатьсяв арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца.
Ответ на претензиюнаправляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой(телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщитьконтрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. Еслипретензия принимается к рассмотрению, необходимо сообщить срок принятия решенияпо претензии.
В ЗАО «Ресурсы»номенклатура дел бухгалтерии является составной частью свободной номенклатуры.Бухгалтерская служба принимает активное участие в ее разработке и составлении.За прошедший год в бухгалтерии были сформированы 15 дел, среди них:
· бухгалтерскиеотчеты по бюджету – годовые, месячные, квартальные;
· главнаякнига и журналы-ордера;
· книгарегистрации выдачи доверенностей;
· контрольныекниги, журналы;
· кассоваякнига;
· оборотныеи накопительные ведомости;
· актыдокументальных ревизий финансово-хозяйственной ведомости;
· инвентаризационныеописи, сличительные ведомости;
· книгаучета основных средств;
· ведомостина выдачу зарплаты;
· авансовыеотчеты сотрудников по командировкам;
· лицевыесчета работников;
· договорыо материальной ответственности.
Задание:
Вроли бухгалтера:
· составьтеи оформите номенклатуру дел ЗАО «Ресурсы»;
· оформитеитоговую запись к номенклатуре;
· недостающиереквизиты заполните самостоятельно.
Решение:
Наименованиеорганизации
ЗАО “Ресурсы”НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
01 № 536 _____________ руководителяорганизации
бухгалтерия _______
(местосоставления) Подпись
Расшифровка
подписи
На__2008 г._______
Дата___29.10.08 г._____Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела 01 Бухгалтерские отчеты по бюджету годовой 1 10л 121 01 Бухгалтерские отчеты по бюджету квартальные 4 5л 121 01 Бухгалтерские отчеты по бюджету месячные 12 1г 121 02 Главная книга и журналы-ордера 5 5л 130 03 Книга регистрации выдача доверенностей 1 5л 130 04 Контрольные книги, журналы 21 5л 130 05 Кассовая книга 1 5л 137 06 Оборотные и накопительные ведомости 6 5л 134 07 Акты документальных ревизий финансово-хозю деятельности 5 5л 133 08 Инвентаризационные описи, сличительные ведомости 2 5л 167 09 Ведомость на выдачу зарплаты 12 10л 132 10 Авансовые отчеты сотрудников 9 5л 141 11 Лицевые счет работников 36 75л 138
Наименование должностируководителя Петров В.Н.
службы ДОУ организации __директор__ Подпись
Расшифровкаподписи
Дата ___29.10.08 г.___
Виза руководителя архива
(лица, ответственного заархив)
№ 42845698744___________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) ПротоколЭПК архивного учреждения
от 29.10.08 г. № 01 536 ___ от 29.10.08 г. № 01 536________
Форманоменклатуры дел организации
Формат А4(210х297 мм)Приложение 7 Основных правил работы архивов организаций
Список использованной литературы
1. Бахтеев Ю.Д.,Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий иорганизаций и архивное хранение документов: Учебное пособие. — Пенза: Пенз.гос. ун-т, 2003. — 67 с.
2. КоробейниковаЛ.С. Документационное обеспечение делового общения: Учебно-методическоепособие. — Воронеж: Изд-во ВГУ, 2003. — 36 с.
3. Сиганова Т.В.Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономическогофакультета). — Омск: Изд-во ОмГУ, 2004. — 71 с.
4. Макаревич О.Б.,Бабенко Л.К., Шилов А.К., Коваленко А.В. Основы защищённого делопроизводства:Методическое пособие по курсу «Технология защищённогодокументооборота». Часть 1. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. — 120 с.
5. Макаревич О.Б.,Бабенко Л.К., Шилов А.К., Коваленко А.В. Основы защищённого делопроизводства:Методическое пособие по курсу «Технология защищённогодокументооборота». Часть 2. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. — 79 с.
6. Кадровик: НовыйТрудовой кодекс, правила ведения трудовых книжек, расчет страхового стажа и др.(по состоянию на 15 ноября 2006 г.) Изд. 6-е, испр. Н-ск: Сибирскоеуниверситетское издательство Год издания 2006
7. Новиков С.А.,Кудрявцева Н.А ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК Издательство: ПРИОР2006г
8. МФРФ ПРИКАЗ от 8 декабря 2003 года N 385 Об утвержденииПеречня документов, образующихся в деятельности Министерства финансовРоссийской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а такжефинансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения
8. Трудовойкодекс Российской Федерации (с комментарием) (с изменениями на 1 декабря 2007года) Часть 3 статья 66.