Формирование и хранение дел в делопроизводстве

/>/>/>/>/> 
Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Содержание
Введение
1. Нормативные документы
2. Систематизация и учет документов в организации(номенклатура дел)
2.1 Индекс дела
2.2 Заголовок дела
2.3 Количество единиц хранения
2.4 Сроки хранения дел
2.5 Примечание
3. Формирование и оформление дел
4. Организация оперативного хранения документов
5. Формирование и хранение дел с конфиденциальнымидокументами
Заключение
Список литературы
Приложения
Введение
Практически ни однатехнологическая функция управления, связанная с использованием информации,подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания,оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельностируководителям организаций, структурных подразделений, работникам службделопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных сразработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую ихозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих ивнутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения,передачей в архив или оформлением уничтожения.
В организации любойорганизационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства,знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потокомдокументов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки,проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Целью написания данной курсовойработы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел вделопроизводстве.
Задачи курсовой работы — рассмотрение вопросов:
систематизации и учетадокументов в организации
формирования и оформление дел
организация хранения документовв делопроизводстве
/>/>1. Нормативные документы
Организация документов вделопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающихсохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями,установленными государственными стандартами на документы, нормативно — методическимидокументами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал системухранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве,нормативные сроки хранения документов. «Основные правила работы архивоворганизаций» от 06.02.2002 являются одним из основных нормативныхдокументов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве иархиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этотнормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядоких составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правилазакрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личныхдел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора нахранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив,правила подготовки описей.
Основными видами работ,обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являютсясоставление номенклатур дел и формирование дел. Чтобы правильно сформироватьдела и обеспечить возможность использования нужной информации, документыклассифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Нормативнымдокументом, закрепляющим сроки хранения, является «Перечень типовыхуправленческих документов, использующихся в деятельности организации, суказанием сроков их хранения». Перечень регламентирует работу центральныхи ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен вкачестве основного нормативного документа при определении сроков хранения иотборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то естьобщих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные вПеречне, распространяются на все организации независимо от того, поступают ихдокументы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают.Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, какруководство «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти».
/>/>2. Систематизация и учет документов в организации (номенклатурадел)
Система хранения документов вкаждой организации строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1),локального нормативного документа, предназначенного для организации хранениядокументов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установлениясроков их хранения.
Согласно официальномуопределению, "Номенклатура дел:Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". [1]
Основная цель номенклатуры дел — обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формированиедел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и дляпроведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение.Этот документ является основой для составления описей дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также дляучета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.
Номенклатура дел составляетсяслужбой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочнойкомиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителеморганизации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями оборганизации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами иотчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения,номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиесяв деятельности организации, их виды, состав и содержание. [2]
В организации составляютсяноменклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации.Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноябрятекущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудникомподразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновьсозданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел ипредставить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудникамислужбы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений,подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральнойэкспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, вкоторый передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовываетсяноменклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не былоструктурных изменений в организации[3].
После утверждения своднойноменклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделовдля использования в работе.
Номенклатура дел относится корганизационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общембланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии ссуществующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. Взаголовочной части размещают следующие реквизиты:
Наименование организации
Наименование вида документа (номенклатурадел)
Дата
Номер
Место разработки
Срок действия
Гриф утверждения (располагаетсясправа)
Оформляя в бланке реквизит«Номер», необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номерноменклатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а вкратком заголовке указывается год, в течение которого будет действоватьноменклатура дел. [4]
Например, разработананоменклатура дел на 2006 год. В этом случае в кратком заголовке следует писать:"На 2006 г."
Если первая номенклатура быласоздана в 1995 году, в бланке указывается порядковый номер последнейноменклатуры дел: "№ 12".
Номенклатура состоит из разделов.Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построенияноменклатуры дел.
Если в организации естьструктурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. Вэтом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названияструктурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются всоответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).
Если структурных подразделенийнет, номенклатура дел строится по функциональному или производственномупринципу, когда разделами будут служить основные направления деятельностиорганизации, обозначенные в ее Уставе.
Например: «организационно-распорядительнаядеятельность», " управление персоналом", «планово-отчетнаядеятельность», «финансовая деятельность», «маркетинг» ит.д.
В номенклатуру дел включаютсязаголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодическиеиздания в номенклатуру дел не включаются.
Наименования дел в номенклатурерасполагаются в определенной последовательности — по степени важностигруппируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весьобъем документов, создающихся в деятельности организации.
Текст номенклатуры делоформляется в виде таблицы.
Каждый раздел включает пять граф:индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранениядела и примечание.
/> 2.1 Индекс дела
Каждое дело, заголовок котороговключается в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется в 1-ой графеноменклатуры дел.
"Индекс дела; номер дела: Цифровоеи/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации,наносимое на его обложку"[5]
Если номенклатура дел строитсяпо структурному принципу, индекс дела состоит из индекса структурногоподразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Например: 08-12, где 08 — обозначение структурного подразделения (бухгалтерия),
12 — порядковый номер заголовкадела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией)
Если структурное подразделение всвою очередь имеет внутренние структурные подразделения, в индекс делавключается обозначение внутреннего структурного подразделения.
Например: 03-02-18
где 03 — обозначениеструктурного подразделения (конструкторский отдел),
02 — обозначение структурногоподразделения внутри конструкторского отдела (бюро тех. документации),
18 — порядковый номер заголовкадела по номенклатуре (служебные записки на доработку изделий)
Если номенклатура дел строитсяпо функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции,направление деятельности, выполняемой организацией.
Например: 05-01, где 05 — название функции (учебная работа),
01 — заголовок дела (пятилетнийучебный план).
/> 2.2 Заголовок дела
Составление заголовков дел — самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовки дел заносятся вноменклатуры дел во 2-ую графу.
"Заголовок дела: Краткое обозначениесведений о составе и содержании документов в деле"[6]
Заголовок дела должен вобобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержаниедокументов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поискдокументов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело,документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.),уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а такжеуказание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляютсяформулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.[7]
Заголовки дел, содержащихплановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характердокументов, их периодичность, например: «Годовой отчет онаучно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты оботгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащегостатистические формы, указываются названия форм, их номер или условноеобозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовойдеятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)». [8]
Заголовки дел могут уточняться впроцессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела,располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документовдела.
В заголовках дел, содержащихдокументы по одному вопросу, но не связанных последовательностьюделопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы»,а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов,которые должны быть в деле.
Например: «Документы опроведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяетсятакже в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либодокументу.
Например: «Документы кпротоколам заседания коллегии министерства».
Заголовки дел по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятсяв номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять изнескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем принеобходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющиесодержание заголовка дела[9].
Порядок расположения заголовковвнутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, а также их взаимосвязью.
Заголовки дел следуетрасполагать в следующей последовательности:
Заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки дел,содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затемраспорядительные документы руководства организации.
Заголовки дел плановойдокументации.
Заголовки дел отчетной документации.
Заголовки дел, заведенных покорреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел поалфавиту корреспондентов или географических названий. [10]
Нельзя формулировать заголовкидел так, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, сразличными сроками хранения.
/>/>2.3 Количество единиц хранения
В 3-ей графе номенклатуры делуказывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно делонельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Есличисло листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов,помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графазаполняется по окончании текущего года.
/> 2.4 Сроки хранения дел
В 4-ой графе номенклатуры делуказываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от ихнаучной и практической ценности.
Сроки хранения — важноеоснование для группировки документов в дела, так как документы с постояннымсроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещатьсяв одно дело.
Документы, хранящиеся до 10 лети свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет,3 года, 1 год.
Сроки хранения документовустанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимоэтого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа.
Перечни документов, используемыедля проставления сроков хранения, бывают:
Типовыми
Ведомственными
Типовые перечни составляются дляопределения сроков хранения документации, характерной для подавляющегобольшинства организаций Российской Федерации. Они бывают следующих видов:
Перечень типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащихприему в государственные архивы;
Перечень научно-техническойдокументации, подлежащей приему в государственные архивы. [11]
На основе типовых перечнейразрабатываются ведомственные перечни, в которые включается наиболее полныйсистематизированный состав документов, характерный для данной организации.
«Перечень типовыхуправленческих документов, использующихся в деятельности организации, суказанием сроков их хранения» является основным нормативным документом приопределении сроков хранения и отборе на уничтожение типовых управленческих документов.Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный иуниверсальный характер, поскольку может использоваться организациями,различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.
Уменьшать срок хранения,установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срокхранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическимиособенностями деятельности организации.
Сроки хранения документов — постоянныеили временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются взависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документывременного хранения различной ценности и, следовательно, с разными срокамихранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценнойдокументации, т.е. больший. [12]
Например, если в деле находятсядокументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранитсяпять лет.
Срок хранения исчисляется с 1января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срокхранения: дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1января 2007 г.
В номенклатуре дел, проставляясроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку "до минованиянадобности". Она означает, что документы этого дела имеют толькопрактическое значение. Сроки их хранения определяются самой организацией, ноэтот срок не может быть менее года.
/> 2.5 Примечание
В графе 5 «Примечание»в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведениидел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел вдругую организацию для продолжения и др.
В течение года номенклатураможет быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач,решаемых организацией. Для этого в конце каждого раздела номенклатурынеобходимо включать несколько резервных номеров.
В конце года в номенклатурезаполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных вноменклатуру дел (Приложение 2).
В итоговой записи отдельноуказывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указываетсяколичество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записиоформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется датасоставления.
Номенклатура составляетсяслужбой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, исогласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководительслужбы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают нагосударственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование вгосударственный архив, принимающий дела данной организации, и только послеэтого утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурногоподразделения (Приложении 3) должна составляться в трех экземплярах. Одинэкземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется вструктурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. [13]
Номенклатура дел организации (сводная)должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают дваэкземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и являетсядокументом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатурув раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, скоторым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертыйиспользуют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются всоответствующие структурные подразделения для заведения дел. [14]
/>/>3. Формирование и оформление дел
"Дело: Совокупность документов илидокумент, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных вотдельную обложку"[15]
Работа по формированию делсостоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документовпо папкам (делам); расположение документов внутри дел в определеннойпоследовательности; оформление обложек дел.
"Формирование дела: Группированиеисполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела". [16]
После того как документыисполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них.Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненногодокумента.
В дела подшиваются толькоисполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнениии направлении документов в дело», по одному вопросу, имеющие один срокхранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи егоисполнителем.
Контроль сроков и правильностиоформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.
Формирование начинается с началакалендарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводитсяотдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Большое значение имеетправильное расположение документов внутри дела. От того в какойпоследовательности они располагаются, во многом зависит время поисканеобходимой информации.
Документы систематизируются вделах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными ипрактически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический,алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный(вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают вделах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такаясистематизация совпадает с хронологическим расположением документов. [17]
При алфавитной систематизациидокументов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов,наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов оналожении взысканий, поощрениях". [18]
В нумерационном порядкегруппируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы,приказы, квитанции, накладные и т.д.). [19]
Копии приказов о наложениивзысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, такты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципамисистематизации документов при формировании дел следует придерживаться основныхправил, общих для всех категорий документов:
в дела подшиваются толькоисполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документыподшивать в дело запрещается;
каждый документ, помещенный в дело,должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов идругих нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательнопроверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз,индекса, дат, отметок и т.д.;
в дело включаются документы водном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами неподшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценныхдокументов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющиесодержание первых экземпляров;
документы постоянного ивременного сроков хранения группируются в отдельные дела;
Ксерокопии факсограмм,телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;
в дела группируются документыодного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельныекатегории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируютсяв течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и ихпостоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведенийформируется в дела по учебным годам;
документы помещаются в дело совсеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Еслиприложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. [20]
Толщина каждого дела не должнапревышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше,дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается вноменклатуре дел в конце года.
Правильная группировкадокументов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведениеэкспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению ииспользованию.
В зависимости от сроков хранениязавершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлениюподлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела поличному составу.
Полное оформление делпредусматривает:
оформление реквизитов обложки поустановленной форме (ГОСТ 17914-72);
нумерацию страниц;
составление заверительнойнадписи;
составление в необходимыхслучаях внутренней описи дела;
подшивку или переплет;
внесение необходимых изменений вобложку. [21]
В целях обеспечения сохранностии закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все еголисты, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитыйза один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственнойнумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих изнескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы идругие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельныйлист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты свложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждоевложение в конверте/
Приложения к делу, поступившие впереплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. [22]
После завершения нумерациилистов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительнаянадпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данномделе, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и такдалее).
Составлять заверительную надписьна обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишетсяразборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилиясоставителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в делепроставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частойошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру напоследнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенныеномера. [23]
Например: «В данном делепрошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерныелисты 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены».
Для учета документовопределенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения,учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела ит.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).
"Внутренняя опись документов дела: Учетныйдокумент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеровдокументов, их индексов, названий, дат, номеров листов"[24]
Внутренняя опись документов деласоставляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется наотдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в неедокументов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов делаподписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и датысоставления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов делаподклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Все документы подшиваются илипереплетаются в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документыразного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежноескрепление всех документов.
В делах долговременного храненияможно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки.Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущеговслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый листнакладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через неепрошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания ипридает более эстетичный вид делу.
При подшивке нужно следить чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.
После подшивки документов инумерации листов производится оформление обложки дела.
На обложке дела (Приложение 4) указываютсяреквизиты:
наименование федерального органаисполнительной власти (организации);
наименование структурногоподразделения;
номер (индекс) дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела. [1]
Реквизиты на обложке делаоформляются следующим образом:
наименование организацииуказывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятогосокращенного наименования, которое указывается в скобках после полногонаименования;
наименование структурногоподразделения — записывается название структурного подразделения в соответствиис утвержденной структурой;
индекс дела — проставляетсяцифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;
заголовок дела — переносится изноменклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;
дата дела — указывается год (ы) заведенияи окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительнуюдокументацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являютсякрайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления)самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложенияк документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является датарегистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этомчисло и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностьюсловами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложкепроставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, датапоступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второйорганизации [1]
Реквизит «срок хранениядела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры делпосле сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов илив перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указаниемсроков хранения.
На делах постоянного храненияпишется: «Хранить постоянно».
По окончании года в надписи наобложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятсяуточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Архивный шифр дела оформляется,как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи иномер дела.
/>/>4. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и допередачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурныхподразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаныобеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативногопоиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатуройдел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек делуказываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного идолговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту ихформирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив
Дела сотрудникам организациивыдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца.По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Навыданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываютсяструктурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата еговозвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приемедела.
Сторонним организациям делавыдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организацииили его заместителя, курирующего службу ДОУ.
Изъятие документов из делпостоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешенияруководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и актао причине изъятия подлинника. [1]
/>/>5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами
Систематизация конфиденциальныхдокументов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которыепредъявляются к обычным документам. Но помимо известных задач систематизациидокументов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных делпредназначена для решения следующих задач:
учета формируемых дел иобеспечения проверки наличия документов и дел;
закрепления схемы разрешительнойсистемы доступа руководителей и сотрудников организации к делам сконфиденциальной информацией;
учет дел архивного фонда;
учет движения, использования иуничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации допередачи их в архив.
Табличная часть номенклатурыконфиденциальных дел имеет дополнительные графы:
гриф конфиденциальности дела;
фамилии сотрудников, которымразрешено пользоваться делами
отметка о движении дела (архивныйномер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и датасопроводительного письма);
отметка о проверке наличиядокументов и дел (подписи и дата).
Закрепление дел за конкретнымиисполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовойосновой для разрешения доступа к документам.
Особенностями процедурыоформления дела при его заведении являются:
оформление обложки дела суказанием грифа конфиденциальности дела;
оформление списка сотрудников,допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
оформление карточки учетаразрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);
подшивка в дело чистых листов (бланков)внутренней описи документов;
внесение в номенклатуру отметкио заведении дела.
Гриф конфиденциальностиуказывается в правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательнадля всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учетадокументов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:
учетный номер документа;
гриф конфиденциальности;
дату подписания или утверждения;
вид;
краткое содержание;
номера листов дела,соответствующих расположению документа в деле.
Особенностями процедурыоформления дела при его закрытии являются:
подшивка и оформлениелиста-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периодаконфиденциальности)
оформление итоговой записи вовнутренней описи дела
опечатывание концов шнурка назаверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременногопериода конфиденциальности)
внесение итоговых сведений вреквизиты на обложке дела
проставление отметки о закрытиидела (тома) в номенклатуре
при необходимости — внесениедела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов
по окончании года — закрытиеноменклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналовучета карточек;
внесение соответствующих отметокв номенклатуру дел;
при необходимости — внесениезакрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел,картотек и журналов.
Дело (том) может быть закрытотолько после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся кданному делу. [1]
Заключение
При написании данной курсовойработы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел.Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающихих документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечиваетсясохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа пооформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.
Список литературы
1.   Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление иведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко.- М.: Омега-Л, 2007. — 480 с.
2.   Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина// Секретарское дело. — 2002. — № 2 (27). — с.13-16
3.   Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн// Секретарское дело. — 2002. — № 2 (27). — с.17-21
4.   Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочниксекретаря и офис-менеджера. — 2002. — № 6. — с.26-32
5.   ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- Введ.01.01.99. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. — III, 7 с.
6.   Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения. — М.: Росархив, — 2000
7.   Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением КоллегиейРосархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. — 152 с.
8.   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536 // Консультант-Плюс
Приложения
 
Приложение 1
Форма номенклатуры дел
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ № _______________
____________________________
(место составления)
На ________ г.
УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя организации
подпись инициалы, фамилия
Дата Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Наименование должности руководителя службы ДОУ
организации Подпись______________Расшифровка подписи_____________________________________
Дата __________________________
Виза руководителя архива                                                       (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО                                                                       СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                                                                 Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № __________                                                от ________ № ____________
 

Приложение 2
ФОРМА ИТОГОВОЙЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в организации По срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК» 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО:
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________
Дата__________________________
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
передавшего сведения Подпись ____________Расшифровка подписи___________________________
Дата_______________________

Приложение 3
ФОРМАНОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ № ________
_____________________
(место составления)
На _____________ год [25] Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела
Наименование должности руководителя структурного подразделения
Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________
Дата
СОГЛАСОВАНО [26]
Протокол ЭК структурного подразделения
от _____________ № ___________
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________
Дата___________________-
 

Приложение 4
ОБЛОЖКА ДЕЛАПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ_______________________________________________
Ф. № _____________
Оп. № ____________
Д. № _____________ _______________________________________________
_______________________________________________
 (наименование государственного архива)
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
(наименованиеисполнительного органа и структурного подразделения)
               ДЕЛО № _____ том № ___
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________
(дата)
На _________ лист
Хранить _____________
Ф. № _____________
Оп. № ____________
Д. № _____________

Приложение 5
ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист (ов)
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы ______, пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи __________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела № листов 1 2
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись
Подпись ______________________Расшифровка подписи____________________________________

Приложение 6
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________ № пп Индекс документа Дата документа
Заголовок
документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6
Итого ________________________________________________ документов.
                                           (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
                                                                                  (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
Подпись ____________________Расшифровка подписи________________________________________