/>/>Федеральное агентство по образованиюРоссии
ГОУ СПО «Барнаульскийторгово-экономический колледж»
ПЦК правовых дисциплин
Дисциплина «Организация хранения,консервация и реставрация документов»
/>/>
КУРСОВАЯ РАБОТА
/>/>на тему: «Учет и обеспечение сохранностидокументов Архивного фонда Российской Федерации»
Выполнил студент Н.А. Шестова
Специальность 0611 ДОУ и архивоведение
Руководитель работы О.И.Горшкова
Барнаул 2009
Содержание
Введение
1. Теоретические основыучета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации
1.1 Понятие учета документов в государственном(ведомственном) архиве
1.2 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учетстраховых копий
1.3 Порядок размещения и топографированиедокументов в архиве
1.4 Порядок выдачи дел из хранилища
1.5 Поверка наличия и состояния документов вархивах
Заключение
Список использованныхисточников
Введение
Государственные архивы России являются основными хранителями ираспорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейсяи постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающихматериальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы — это специализированные государственныеучреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службыРоссии. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственнойчасти Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивныхдокументов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документамигосударственных организаций и передаваемыми им документами негосударственныхорганизаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочныйаппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условиядля использования архивных документов юридическими и физическими лицами,осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти исамостоятельное использование архивных документов в интересах укрепленияроссийской государственности, обеспечения общественных потребностей вретроспективной документной информации. [2, стр.4]
Образующаяся в работе организаций документация отражает различныестороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки,культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственногои хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестведокументальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческуюценность.
Состав организаций и категории их документов, подлежащих включениюв ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.
Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела иделопроизводства в организациях несут их руководители. [3, стр.7]
Система учета архивных документов является неотъемлемой частьюорганизации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов,их учет и проверку наличия состояния документов.
Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранностидокументов Архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, цель данной курсовой работы — изучение системыучета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Цель работы предопределяет следующие задачи:
1. Изучитьлитературу по данной теме;
2. Определитьпонятие «учет документов»;
3. Рассмотретьпроведение учета особо ценных документов АФ РФ;
4. Рассмотретьпорядок размещения и топографирование документов в архиве;
5. Проследитьпорядок выдачи дел из хранилищ;
Можно выделить несколько групп источников, используемых внаписании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — Закон № 125-ФЗ;нормативно-методическая база:
ü ГОСТР. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ü Основныеправила, работы государственных архивов Российской Федерации;
ü Основныеправила работы архивов организаций.
Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольнохорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторовкак Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д.«Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В.,Челлини Э.В. «Архивоведение».
Формируя, храня и организуя использование архивных документов,государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении,хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собойособую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационныхпроцессов. При этом архивные документы и информационные технологиигосударственных архивов являются объектом отношений физических и юридическихлиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, изащищаются законом.[7, стр.9]
1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности
документов архивного фонда Российской Федерации
1.1 Понятиесистемы учета документов в государственном
(ведомственном) архиве
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранностидокументов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков длягосударственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ,проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранениядокументов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдениепорядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия исостояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на нихстрахового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учетархивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контрольза наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся введомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерноекомплектование в соответствии с их профилем и является основой планированияработы госархива.
Под учетом архивных документов понимается установление ихколичества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивныхорганов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные,неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страховогофонда). [7, стр.10]
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (илиархивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах,хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документыотдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы;обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особоценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов делпостоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количествалистов в описи дел.
Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом поархиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участокработы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованнозаведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников,специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющихнесколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае всеучетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
Государственный учет документов организуется на основе следующихпринципов:
ü Централизованныйгосударственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленнойформы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края,республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточкифондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующимархивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количествеи составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. ВРосархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержитсведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизацияучета достигается также едиными методическими требованиями, которыеразрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов. [7,стр.15]
ü Преемственностьучета достигается путем внедрения системы учетных документов вделопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий примерпреемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учетапоступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об измененияхв составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколькоразличаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, чтогосархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные —временными.
ü Динамичностьучета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы ипериодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов вЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документахгосударственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждоепоступление и выбытие даже одной единицы хранения. [7, стр. 20]
Учет документов в государственных архивах
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждомархивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов ивспомогательная учетная документация. Если основные учетные документыопределены правилами работы госархивов, то вспомогательные документыразрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и взависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесенияизменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь междуучетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, срокипередачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируютсяприказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схемаорганизации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы поучету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения —централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязьцентрализованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществитьорганизацию учета.
Основными учетными документами в государственном архиве являются:
ü книгаучета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив)(Приложение А);
ü книгаучета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждогопоступления этих фондов);
ü списокфондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а такжеколичественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мерепоступления) (Приложение Б);
ü списокфондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составетакие дела) (Приложение Г);
ü листфонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда вцелом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учетадокументов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В);
ü архивнаяопись (для поединичного и суммарного учета дел);
ü описьособо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащихособо ценные документы);
ü описьстрахового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);
ü реестрописей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел(Приложение Д);
ü инвентарнаякнига учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к нимматериальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);
ü паспортархива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);
ü паспортхранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения иих состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);
ü сведенияоб изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года(представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесенияизменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК). [9, стр.56]
Кроме того, для централизованного государственного учета в архивена каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, котораяотсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархивадля включения в автоматизированную систему научно-технической информации(АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или инойдокументной информации.
На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержитдокументы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копиюхарактеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачидокументов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда идругие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочениюфонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.
Для учета документов в отдельных категориях дел составляютсявнутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется спомощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов,но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния,оформления и пр.
Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляютсявспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтомувстречаются чаще других — реестры описей; карточки и книги движения фондов,описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесьправила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетныхдокументов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице,отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетныхдокументов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.
В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетныедокументы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно.Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис передномером, например: Р-23, Р-45 и т.д.
Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондовлишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив егономер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводитсяв исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книгеучета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.[11, стр.78]
Самым сложным для заполнения учетным документом является листфонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новыепоступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другиесведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду. После каждой записи влисте фонда в гр. «наличие (остаток)» подводится итог по описи, вкоторой произошли изменения, а также по фонду в целом.
Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся вгосархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), вцентрализованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточкасоставляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на нейуказываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя подэтим названием, его подчиненность и
крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке всоответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшейв обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений,организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели — промысловые,сельскохозяйственные; заводы — авиационные, машиностроительные; управления —благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).
Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнемоформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковыеминиатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделецентрализованного учета, второй — у материально ответственного лица, третий — вбухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядкуномеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда — попорядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставитсяв виде числителя дроби над архивным шифром дела. [9, стр. 56]
Учет документов в ведомственных архивах
Государственный учет в ведомственных архивах ведется поустановленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивовсодержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше поколичеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняяопись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.
Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивныефонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется поосновным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документыобязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их видыопределяются архивом (как
правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести вкрупных архивах, имеющих несколько хранилищ).
Основными учетными документами являются:
ü книгаучета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытиядокументов в архиве);
ü списокфондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоенияим номеров);
ü листфонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей делфонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);
ü описидел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страховогофонда);
ü формыотчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений вфондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.
Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного(свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учетадокументов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственныеи др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда. [12,стр.30]
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежатцентрализованному государственному учету, формой которого является карточка фонда.Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся вархивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственныхархивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета делпостоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляетпоединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельныйномер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи,порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записиизвестны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения додесяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам).Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архивсоставляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается этоопределенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных внескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практическиневозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел можетгарантировать их учет и сохранность. [13, стр.84]
Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листуфондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. Если частьдокументов фонда поступила в госархив, то номер законченной описисогласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс«лс», к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения — индекс«в».
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит изиндекса структурного подразделения с добавлением литер «сп» иуказания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которогообразовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86).
Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся спервого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваиваетсяномер, состоящий из литер «нв» с добавлением через дефис двухпоследних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например,нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описямне присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли вседела, снимаются с учета. [13, стр.86]
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является воднофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения всоставе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой — учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй —описанные документы.
Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранитнесколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (еслидокументы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особоценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу «крайние датыкаждого названия фонда» указываются начальная и конечная датыфункционирования организации под каждым названием, даже если документов в фондеза этот период нет. В графу «название фонда» в хронологическойпоследовательности перечисляются не только все названия, но иподведомственность организации — фондообразователя независимо от наличиядокументов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии иподведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлениидокументов в архив. [15, стр. 46]
Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением ивыбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующихдокументов:
ü описьструктурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;
ü номенклатурадел, заменяющая годовой раздел сводной описи;
ü акт приема-передачидел в государственный или другой ведомственный архив;
ü акт овыделении к уничтожению дел;
ü акт онеобнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
ü акт онеисправимом повреждении дел;
ü актпроверки наличия и состояния дел.
Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчетдел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовойраздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по актупроверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнегоруководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимомповреждении дел постоянного хранения — только после согласования их ссоответствующим архивным учреждением. [14, стр. 150]
Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершаетсязаполнением граф 10 — 16 «наличие (остаток)». Это даст возможностьсразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемымкатегориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), атакже увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).
Если на листе фонда не остается места для очередных записей,заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается:«Продолжение. Ф. №, лист 2». На первом листе делается ссылка«См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения подкладываютсяза основным и хранятся в папке с клапанами.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда,отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению длягосударственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и перваявертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятсяв карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений осоставе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки вархивное учреждение записывается в листе фонда. [15, стр. 52]
На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаютсядокументы по истории организации и ее фонда: историческая справка, актыпередачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимомповреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документырасполагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления.Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись изаверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фондаимеет тот же номер, что и фонд.
В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивноеучреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию обоснащенности и кадрах архива (паспорт архива).
Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемахархивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценныедокументы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, вфондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетногохарактера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее тойконкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому наиболееценные документы часто тонут в официальных документах массового характера.Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие наиболее значительную длягосударства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила вниманиеработников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявлениятаких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего имдлительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения ииспользования особо ценных документов и изготовления на их базе страховыхкопий.[17, стр.90]
1.2 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий
В документальном фонде организации могут отложиться документыособой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты овыдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры:документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов,необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какиепериоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразнообсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особоценных документов.
По согласованию с соответствующим госархивом и под егоруководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Длявыявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередьописи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельностьфондообразователя. [18, стр.190]
Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается вперечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и втой же графе — аннотация на особо ценные документы; гр. «примечание»используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела,объем ОЦД, связь с другими делами и др.).
Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПКархивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежатучету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углуставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является описьустановленной формы.
Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах,одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Описьимеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи дочетырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел.Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индексОЦ.
В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченнойописей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: «В томчисле ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел». В гр.«примечание» напротив каждого такого заголовка дела проставляетсяотметка ОЦ. [19, стр.209]
В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям,которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается черездробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи кописи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведетсяобособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет,так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.
Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучшихусловиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежатей в первую очередь).
Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности исохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является созданиестрахового фонда их копий.
При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе сними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значениекомплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондовдокументации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности,Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о созданииединого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде.
Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Онсоздается для сохранения ценной документной информации на случай утраты илиповреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создаетсяфонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями припроведении работ по использованию документов. [16, стр. 123]
Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — этонегативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страховогофонда), а фонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах)второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первогопоколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затемв государственном архиве. Если сама организация не может изготовитьмикрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющиеспециальную аппаратуру.
Перед передачей дел на страховое копирование они тщательноизучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки,особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указаниемв нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов истраниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями ипроверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка оего микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учетапоступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описямстрахового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных делпринимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятыхна нем фондов, дел, документов. [15, стр.212]
Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три изних передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования нагосударственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного илинескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховыхкопий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления ивыбытия.
1.3 Порядок размещения и топрографирование документов в
архивах
Размещение фондов в хранилищах архивов — это одна из работ вкомплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документовпозволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовыезатраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценнойдокументации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случаенеобходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
Документы архива подразделяются на:
ü документыобщего хранения
ü документыобособленного хранения
ü документына бумажной основе
ü документына пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).
Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются вразных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной ипленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованныехранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяетсоздать лучшие условия для сохранности таких документов и более рациональноиспользовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и собычными делами. [18, стр .165]
Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся вгосударственных архивах обособленно, иногда в специально построенныххранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях.Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий(фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архивана бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочномносителе.
Порядокразмещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указываетсяраспределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности сучетом новых поступлений документов.
Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материаловнумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архиврасполагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваиваетсяномер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.
Комнатынумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерацияпроисходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используютсябуквенные индексы.
Нумерациястеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полкинумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.
Основныеправила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения вкартонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения– на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, наокнах и вне хранилищ.
Порядок размещения документов в государственных и ведомственныхархивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от:
ü характерахранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают дляхранения на разные сроки);
ü составахранящихся документов (в первых — дела только постоянного хранения имногоотраслевого профиля, во вторых — дела разных сроков хранения, как правило,одного или нескольких учреждений определенной отрасли);
ü хронологическихрамок документов. [18, стр.147]
Все это учитывается при размещении документов в госархивах.Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятсяраздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах всоответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основусхемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаютсяфонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений,акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятийкультуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документовгосархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в планеразмещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случаеотсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются насвободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях.Это обеспечивает их оперативный поиск.
В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественнолучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движениядел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов.Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях.Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся нагруппы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного(свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельнуюгруппу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевыесчета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.
В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, додесяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, впределах фондов — по номерам описей и номерам дел. Документы постоянногохранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесьже, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи нагосударственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархивпередаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. Наосвободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающаяпри этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой ичеткостью топографирования. [12, стр.74]
Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся вархиве, служат топографические указатели.
Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище,называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двухвидов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя —фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или инымиделами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначениепофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документыконкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения.Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение.Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разныхцелях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела(группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любойсвязки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильноотражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своегоназначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешаютпофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющегосложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могутсоставляться на каждое структурное подразделение. [15, стр.73]
Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного ипофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ееоборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения поконкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно,то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (илистеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящиеизменения. Однако удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочныхкартонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ истеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можнопоставить разделители.
Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажноготопографического указателя. В этом примере структурные подразделенияучитываются в архиве как самостоятельные фондообразоватсли. В хранилище № 1размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (безлитер «лс», «в», без указания на номенклатуру дел). Если быодна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовалобы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годысоздания документов. Примечание может быть использовано, например, для указанияпередачи части фонда во временное пользование.
В приведенном примере заполнения карточки пофондовоготопографического указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного,долговременного и временного хранения разметаются в разных хранилищах(документы по личному составу — в хранилище 2, дела со сроками до десяти летвключительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Дляуказания конкретного хранилища используется гр. «примечание», а всехранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В тойже гр. «примечание» обоих указателях при необходимости можно даватьнаименования структурных подразделений.
Сравнив записи об одних и тех же документах фонда в обоихуказателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этихдел.
В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схемухранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат истеллажей.
В некоторых небольших архивах учреждений топографические указателине составляют, считая, что работник архива достаточно хорошо знает состав иразмещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен почастям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплексдокументов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплексувидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежиткаждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется всложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтисьв однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указательнеобходим в каждом архиве. [14, стр. 110]
1.4 Порядок выдачи дел из хранилища
Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищведомственных архивов имеет целью обеспечить сохранность документов, и в первуюочередь документов АФ РФ.
Документы, хранящиеся в архиве, могут выдаваться: для использованияработникам структурных подразделений, исследователям; организациям во временноепользование; для проведения архивных работ с документами — хозрасчетныморганизациям для подготовки к передаче дел на госхранение, тематическойразработки и т.д.; для проведения работ по улучшению сохранности документов —создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д. в лабораторияхархивных или других учреждений. В зависимости от целей работы с документами онивыдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользованиевне архива.
Выдача дел исследователям и представителям других организаций,работающим в читальном зале (рабочей комнате) архива, производится по письмусоответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учрежденияо разрешении работать с документами данного учреждения.
Выдача документов во временное пользование другим организациям, втом числе судебным и следственным органам, также оформляется по письменнойпросьбе заинтересованных организаций и с разрешения руководителя данногоучреждения. На дела, выданные во временное пользование, составляется акт в двухэкземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителями организаций(выдавшей дела и получившей дела) и скрепляются гербовыми печатями. Один экземпляростается в архиве, другой — выдается получателю дел. [18, стр.147]
Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданнымииз архива: для работников структурных подразделений своей организации — десятьдней, для работников других учреждений — три месяца. В случае необходимостипродления срока пользования делами производится переоформление документов на ихвыдачу. При этом работники архива обязаны проверить сохранность этих дел.
Дела, выдаваемые в читальный зал или временное пользование, должныбыть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные с описьюшифры дел, пронумерованные листы и заверительную надпись. В дела постоянногохранения при выдаче в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листаобложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и темуиспользования дела или номера его конкретных листов. При передаче дела вгосархив это обеспечивает преемственность в учете использования документов АФРФ.
Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по следующейформе (приложение).
За своевременным возвращением дел в архив устанавливаетсяконтроль. На место каждого выданного дела кладется заполненная работникомархива карта-заместитель (приложение).
При подкладке дела на место карта-заместитель изымается и хранитсяв архиве в папке с клапанами вместе с другими картами до минования надобности.
Работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел(наличие всех листов в особо ценных делах и делах постоянного хранения,целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах ит.д.). При выявлении дефектов составляется акт, предъявляемый организации,использовавшей документы, или в судебные органы для привлечения кответственности виновных. [18, стр. 167]
Если судебным или следственным органам необходимо изъятьдокументы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителяучреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянногохранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместоизъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические илимашинописные), заверенные заведующим архивом или ответственным за архив лицом.Акт об изъятии документов хранится в деле фонда.
Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование вгосархив или другие организации, осуществляющие эти работы, то передача делоформляется заказом. Заказ составляется и двух экземплярах по форме акта выдачидел во временное пользование другой организации. Акт подписываетсяруководителем учреждения (или структурного подразделения, в состав котороговходит архив, например, управления делами) и бухгалтером, который будетпроизводить расчет за выполненные работы. Один экземпляр акта остается вархиве, другой вместе с делами передается организации, которая будет проводитьнамеченные работы. При получении дел после переплетения, реставрации,копирования работник архива проверяет их физическую сохранность и качествоисполнения работ.
Архив обязан следить за порядком транспортировки дел как внутри здания,так и вне его. Транспортировка документов внутри здания должна гарантировать ихсохранность. В другие здания документы перевозятся в упакованном виде (вобернутых связках, закрытой чистой таре) и обязательно в закрытом транспорте, всопровождении ответственных лиц. Перевозки документов на большие расстояния (вдругие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющимизащитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферных осадков,света, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются вводонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемыхдел в ящики или контейнеры. [15, стр. 142]
1.5 Поверка наличия и состояния документов в архивах
В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечениясохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояниядокументов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел,чистящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации.В процессе проверки наличия документов выверяется учетно-справочный аппарат.
В государственных архивах проверка наличия и состояния делявляется периодической плановой работой. В зависимости от ценности документовфонды в госархивах делятся на три категории. Фонды первой категории, содержащиенаиболее ценные, а следовательно, наиболее интенсивно использующиеся документы,подвергаются проверке наличия один раз в 10 лет, фонды второй и третьейкатегорий — раз в 15 лет, а особо ценные документы — раз в 5 лет.
Задачи и методика проверки наличия и состояния дел вгосударственных и ведомственных архивах в принципе одинаковы, хотя эта работа вгосархивах более сложна и объемна.
Проверка наличия и состояния документов в ведомственном архивепроводится также по плану: дела постоянного хранения проверяются не реже одногораза в пять лет и перед передачей на госхранение, а дела по личному составу идолговременного хранения (свыше десяти лет) — не реже одного раза в десять лет.Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях: послеперемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавшихперемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при сменезаведующего архивом или ответственного за архив лица; при реорганизации илиликвидации учреждения. [19, стр.250]
Проверка наличия документов проводится работниками архива или комиссией,назначаемой руководителем учреждения. Итоги проверки оформляются актом (покаждому фонду отдельно). После утверждения акта проверки наличия и состояниядел руководителем организации по всем пунктам акта (кроме пунктов онеобнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения) в учетныедокументы вносятся соответствующие изменения.
Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверокналичия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов(правильность нумерации дел и итоговых записей в описях, соответствие итоговыхзаписей в описях количеству дел в листе фонда). Проверка проводится путем сверкиописательных статей описи с описанием дел на обложках: шифра дела, названияфондообразоватсля и его структурных подразделений, делопроизводственныхиндексов, заголовков дел, дат, количества листов.
Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книге иактам выдачи и считаются имеющимися в наличии. Физическое состояние дел(ветхость бумажной основы, поражение плесенью, насекомыми и т.д.) определяетсяпутем их просмотра. Вес обнаруженные недостатки записываются в лист проверки,который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранениянекоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей покаждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либопометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могутдезориентировать работников архива и исследователей в будущем. [15, стр.54]
В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавливаетсяследующее: количество дел, числящихся по описям и окапавшихся в наличии, в томчисле неописанных; качество итоговых записей (учет литерных, свободных,повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам;количество дел, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, восстановлениязатухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количествонеисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела,ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или делоотнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло навторой год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания).
Прежде чем приступить к непосредственному просмотру мате риалов,необходимо подробно ознакомиться с документами дела фонда (акты о передаче дел,акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надоизучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы сописями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок.В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратиться кпофондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить каких-либо частейфонда.
Непосредственную работу по проверке наличия и состояния делудобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой — дела. Первыйберет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другойпроверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первый проверяющийпросматривает листы дела, устанавливает соответствие документов заголовку,наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел илиотдельных документов, а также физическое состояние документов. В случаеобнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номер дела всоответствующие графы листа проверки.
Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособленно.Записи по следующей описи начинаются на новом листе. Так легче подводить итог,находить ошибки, вносить исправления после выявления неточностей. [16, стр.241]
Общие замечания об условиях хранения, о состоянии материалов данногокомплекса и предложения (например, о проведении обеспыливания) можно записать вконце листа.
При проведении проверки наличия следует сохранять порядокрасположения дел на стеллажах, в коробках, связках; подкладывать насоответствующие места обнаруженные в ходе проверки неправильно подложенные делапроверяемого фонда (если такое дело уже внесено в лист проверки по другойописи, можно внести исправление в лист проверки); изымать из проверяемого фонданеправильно подложенные дела других (изымать и изолировать дела, поврежденныебиологическими вредителями для срочного проведения профилактических работ).Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются и ставятся вконец фонда по категориям дел (постоянные к постоянным, временные к временным ит.д.). Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так какнекоторые из них уже могли быть учтены, но утратили обложку или не былизашифрованы. Все эти вопросы выясняются в ходе розыска необнаруженных дел.
На каждое необнаруженное дело составляется карточка, котораявключается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке номеровфондов, описей, дел. [11, стр.51]
При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторныхномеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листепроверки делаются отметки по каждой группе ошибок в соответствующих графах. Излиста проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки вконце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись «проверено»и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.
Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, поокончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найтиотсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года илидругой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженныхдел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документыпо выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях,где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практическогоиспользования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (актыо выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранеесоставленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, такжечислились отсутствующими).
Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учетанеобнаруженного дела записывается — «найдено и подложено в фонд дела,причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей идругих учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыскможет проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а нанеисправимо поврежденные дела — акт о неисправимых повреждениях дел. Такие деласнимаются с учета в установленном порядке. [9, стр.219]
Заключение
Формируя, храня и организуя использование архивных документов,государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении,хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собойособую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационныхпроцессов. При этом архивные документы и информационные технологиигосударственных архивов являются объектом отношений физических и юридическихлиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, изащищаются законом.
Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фондаРоссийской Федерации — общенационального историко-культурного достояния,государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России,создание гражданского общества, укрепление правового государства, вформирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшеезначение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежнуюсохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализациизаконов.
Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее:учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществлениеучета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.
Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечиваетсохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документоворганов государственной власти, государственных и иных организаций, физическихлиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условиядля использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляетинформационное обслуживание органов государственной власти и местногосамоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционныхправ граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов винтересах граждан, общества и государства.
Списокиспользованных источников:
Законодательная база:
1. ЗаконАлтайского края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах»
2. Федеральныйзакон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Нормативно-методическая база:
3. ГОСТР. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. ГОСТ7.48-2000 «Основные термины и определения»
5. ГОСТР. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»
6. Основныеправила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002
7. Основныеправила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002
8. Основныеправила работы архивов организаций, М., 2003
Литература:
9. АлексееваЕ.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002
10. Алтайский архивист. –2003 № 2
11. Андреева В.И.Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. – 192с.
12. Артемьева С.И., ИванцоваН.Ф., «Архивоведение» — Бийск, 2002
13. Архив фирмы.- М., 1997
14. Архипова Н.Г.Делопроизводство на компьютере. – М., 2004 – 260с.
15. Афанасьева Л.П. Примернаяпрограмма дисциплины «Архивоведение». — М., 1999
16. Безопасность архивов иархивных фондов. — М., 2000
17. Болгова Е.Н. Отбор нагосударственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации.– М., ВНИИДАД, 2001
18. Бункина Н.К., СеменовА.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2002
19. Вялова М.Н. Архив фирмы(негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный переченьдокументов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. — М.,Мосгорархив, 2001
20. Иванова А.Л.Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. – М., 2003
21. Крайская З.В., ЧеллиниЭ.В. Архивоведение. – М., 1996
22. Михайлов О.А. Электронныедокументы в архивах. – М., 2000
23. Отечественные архивы. –2004 № 4
24. Павлюк Л.В., КиселеваТ.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основамработы на компьютере. — М-СПб., 2001
25. Тельчаров А.Д.«Архивоведение» — М., 2005