Введение
Наиболее эффективнымспособом создания рациональных норм документирования является унификация истандартизация документов.
Унификация вдокументоведении рассматривается как сокращение исходного количества формдокументов и приведение их к единообразным правилам оформления.
Стандартизация – этопроцесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец,эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними другихподобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливаеткомплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждаетсякомпетентным органом”(ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизациикоординируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии исертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерствапромышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшениюкачества создаваемого изделия (документа).
Стандартизация –сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация иунификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могутосуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизацияиспользуется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е.образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующемтексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определеннымкомпетентным органом государственной власти форма документа, используемая длясбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческойдеятельности.
В документоведенииунификация и стандартизация рассматриваются как процесс установленияединообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этимидвумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов –высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательнойправовой нормы.
Требования стандартаимеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтомуунификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но можетбыть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации истандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы(например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку делпостоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги),так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закреплениерезультатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах.Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровнеи на уровне предприятия.
Система документации –совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения,назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органахвласти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или инойуправленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначендля документирования определенных видов деятельности, например планирования,финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслямдеятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документациипо здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебныеи др.
Глава 1. Назначение исостав унифицированнойсистемы документации
Унифицированная системадокументации (УСД) — система документации, созданная по единымправилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления вопределенной сфере деятельности.[1]
Непосредственныеразработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства(ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Имиже утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансовотвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — замедицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичнойучетной и статистической документации, Росархив РФ — за системуорганизационно-распорядительной документации.
Общегосударственныеунифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности ихкомпьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях,организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формысобственности.[2]
Таким образом,унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможномуединообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческиефункциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями,независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими кактрадиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методыобработки документной информации.[3]
Унифицированные системыуправленческой документации разрабатываются на основе:
• единообразияпостроения форм документов;
• регламентациисодержания документов, входящих в каждую систему;
• исключения издокументов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации впроцессе решения управленческой задачи;
• сокращения количестватрадиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретныхуправленческих задач;
• единства применяемойтерминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей нетолько на разных уровнях управления, но и в различных системах документации наоснове единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
• определениясовокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и созданияединых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, нопригодных и к восприятию человеком;
• установления единыхправил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех системдокументации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.[4]
К настоящему времени наобщеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500)форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документовполучил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из системдокументации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право насуществование и соответствие утвержденному образцу-эталону.
Обязательны кприменению следующие общероссийские унифицированные системы управленческойдокументации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные позадачам.
Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации:
· документацияпо созданию организации, предприятия;
· документацияпо реорганизации организации, предприятия;
· документацияпо ликвидации организации, предприятия;
· документацияпо приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
· документацияпо распорядительной деятельности организации, предприятия;
· документацияпо организационно-нормативному регулированию деятельности организации,предприятия;
· документацияпо оперативно-информационному регулированию деятельности организации,предприятия;
· документацияпо кадрам.
Глава 2. Характеристикаунифицированной системы документации
Унифицированная системадокументации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должнасодержать информацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности.
Обычно она состоит изодного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанныхобщероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированноепредставление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средствих ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению иприменению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов исистем документации являются министерства (ведомства), осуществляющиекоординацию той или иной отрасли деятельности.
Особенность документовпо личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированныхсистем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной.Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительногодействия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения,прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует фактвозникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае онявляется первичным учетным документом, служащим основанием для создания другихучетных документов.
Так как единого ведомства,которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, товедомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительнойдокументации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу,а органы статистики – формы документов по учету личного состава. Первая системаиспользовалась в органах власти и управления, вторая – в организацияхстроительства и промышленности.
На сегодняшний день этаисторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организацийведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – втабличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требованияк оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практическойдеятельности.
Порядок оформлениядокументов, входящих в систему организационно-распорядительной документации,требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям,заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов,составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы,письма, докладные и объяснительные записки.
Кроме государственногостандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительнойдокументации входит альбом унифицированных форм документов, созданный вразвитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов(структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.).Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных иобъемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав ирасположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.
НИИстатинформГоскомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетнойдокументации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учетуиспользования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в томчисле формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.
Инструкция о порядкеведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв.постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливаетзначение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельностиработника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правилавыдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к темнормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения иведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием вдеятельности специалиста кадровой службы.
В практической работепо созданию и оформлению документов все большее значение приобретаеткодирование технико-экономической и социальной информации.
Общероссийскийклассификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяеткодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании,занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач,связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава ираспределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степенимеханизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработнойплаты рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительнойпотребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении рядаучетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.
Тем же целям служитОбщероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийскийклассификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодированиядокументов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решениязадач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращениюприменяемых форм документов, а также для контроля за составом документов иисключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУДявляются унифицированные формы девяти действующих в настоящее времяунифицированных систем документации, в том числеорганизационно-распорядительной, первично-учетной документации и документациипо труду, используемых для документирования кадровой деятельности.
К последним относятсядокументы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков,поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждойунифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путемвключения в ОКУД.
В составеунифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например,приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительнойдокументации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) оприеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код0301006).
К числу нормативныхдокументов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы покомплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб,связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатнуючисленность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимуючисленность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкостьвыполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатнойчисленности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этогодокумента – регламентация состава кадровых документов, а такжепоследовательности выполняемых операций:
при оформлениидокументов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
оформлении и учететрудовых книжек;
оформлении документовпо учету движения кадров;
составлениистатистической отчетности по учету личного состава;
составлении справок,разработке планов и выполнении других работ;
работе по табельномуучету;
работе бюро пропусков;
работе военно-учетногостола.
ЗаключениеУнификациядокументов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческихдокументов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций изадач. Унификациядокументов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достиженияинформационной совместимости различных систем документации по одноименным исмежным функциям управления, более эффективного использования вычислительнойтехники.Работапо унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами иведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрениемежотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержаниядостоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексовотраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и невошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевыхклассификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.Организационноеи методическое руководство унификацией и стандартизацией документов,координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координациивнедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работуведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.Унификациюи стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один изфакторов повышения производительности управленческого труда. Унификациядокументов — это выбор рациональных структур их построения, приведениедокументов единообразию на основе установления рационального количества их форми типизация их построения.Онаприменяется не только к управленческим документам, но и к новым системам.Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.Основнымипринципами унификации документов являются: 1)Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра — образцадокументов для конкретной системы документации и установлении на его основесостава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов,конкретного документа и т. д.; 2)Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления.Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов,унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий иусловных сокращений; 3)Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться всетребования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки ихранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможностичеловека и параметры технических средств; 4)Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которыенужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силыдокумента; 5)Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствованияметодов управления, например, в направлении повсеместного примененияоргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственнымии отраслевыми стандартами);6)Сопряжениес действующими системами классификации и кодирования технико — экономическойинформации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включениядокументов в систему документации, широкого применения бланков, рациональнойкомпоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.Список использованныхисточников и литературы
I.Источники
1. ГОСТР 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательствостандартов, 2003.
2. Государственнаясистема документационного обеспечения управления: Основные положения: Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. — М.:Издательство стандартов, 1991.
3. ГОСТР 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.:Издательство стандартов, 1998.
4. Общероссийскийклассификатор управленческой документации. Утвержден ПостановлениемГосстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.
II.Литература
5. Андреева,В.И. Делопроизводство.Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО«Бизнес-школа „Интел-Синтез“, 2000 — 187 с.
6. БасаковМ.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебноепособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.
7. Быкова,Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 — №2.
8. Кузнецова,Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие/Т.В. Кузнецова. — М.: Экономика, 2001. — 271 с.
9. Кузнецова,Т.В. Секретарскоедело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО»Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. — 288 с.