Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

ЗМІСТ
Вступ
1. Розгляд документів, їх реєстрація тарозподіл
2. Засвідчення документів і проставленнярезолюцій
3. Телефонограми та інша інформація,отримана каналами зв'язку
4. Контроль за виконанням документів ітермінами
Висновки
Література

Вступ
 
Тема контрольної роботи – «Реєстрація,розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням».
В сучасних умовах секретарю постійнодоводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомостірізного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією — основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завждиповинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.
Перш ніж приступити до пошуку тазбору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевийрезультат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а такожтермін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннямивнутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошукувідповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правовихпитань можна отримати з комп'ютерних правових систем „Референт",„Консультант плюс" та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошукунеобхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізупублікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретарповинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.
Нині одним з основних джерелнайрізноманітнішої інформації стала мережа Internet.
По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму їїпредставлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічнихзасобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можнаоформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей ізрізних джерел.
Мета контрольної роботи –ознайомитися з реєстрацією, розподілом, засвідченням документів, та контролемза їх виконанням.

 
1.Розгляд документів, їх реєстрація та розподіл
Наказом керівника підприємства частоведення діловодства і архіву покладається на секретаря, що фіксується в йогопосадовій інструкції. В разі звільнення всі справи і документи передаютьсяпризначеному новому працівнику по акту. Щодо приймання, розгляду, реєстраціїдокументів, то відповідні вимоги подаємо за Примірною інструкцією зділоводства, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 17жовтня 1997 р. № 1153 (зі змінами і доповненнями).
Отже, приймання документів.
Всі документи, що надходять доустанови, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.
У разі надходження документів унеробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваютьсявсі конверти, за винятком тих, що мають напис „ особисто ".
У разі пошкодження конверта робитьсявідмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються додокументів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника,час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремідокументи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам наконверті.
Неправильно оформлені (не підписані,незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаютьсявідправнику або пересилаються адресатові.
Попередній розгляд документів.
Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковомупопередньому розгляду.
Попередній розгляд документівздійснюється керівником канцелярії (секретарем!) установи або іншою виділеноюдля цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
Метою попереднього розглядудокументів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвомустанови або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначеннянеобхідності реєстрації документів, а також встановленні термінів виконаннядокументів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднімвиконавцям.
Попередній розгляд документів повиненздійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їху неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограмирозглядаються негайно.
Під час попереднього розглядудокументів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи,посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи,номенклатурами справ, схемами проходження документів.
Керівнику установи відразу післяреєстрації передаються акти та доручення Президента України, дорученняПрем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України впапці з грифом «Невідкладно».
Закони України, постанови ВерховноїРади України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної РеспублікиКрим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органівмісцевого самоврядування, а також найважливіші документи містять інформацію зпринципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаютьсяпершочергово.
Інші документи передаються доструктурних підрозділів і виконавцям.
Для забезпечення ритмічності роботиканцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділіврозробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
Реєстрація документів.
Реєстрація документа — це фіксування факту створення абонадходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшимзаписом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролюза виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.Реєстрація законів України, постанов
Верховної Ради України, актів тадоручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, дорученьПрем'єр-міністра України проводиться централізовано.
Децентралізована реєстрація іншихдокументів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіальнороз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікоюдіяльності установи.
Місце реєстрації документіввизначається в інструкції з діловодства установи, до якої додаєтьсязатверджений керівником установи перелік документів, що не підлягаютьреєстрації службою діловодства. Примірний перелік документів, що не підтягаютьреєстрації:
Листи, що надійшли в копії до відома.
Телеграми і листи про дозвіл навідрядження і відпустки.
Повідомлення про засідання, наради,збори і порядок денний.
Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
Зведення та інформація, надіслані довідома.
Навчальні плани, програми (копії).
Рекламні повідомлення, плакати,програми нарад, конференцій тощо.
Прейскуранти (копії).
Норми витрати матеріалів.
Вітальні листи і запрошення.
Друковані видання (книги, журнали,бюлетені).
Наукові звіти за темами.
Місячні, квартальні, піврічні звіти.
Форми статистичної звітності.
Реєстрації підлягають документи, щопотребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі,планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті,що створюються й використовуються в установі, так і ті, ще надходять від іншихустанов та громадян.
Реєстрації підлягають як традиційнімашинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документреєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізнішенаступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження.У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу вінший він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах групзалежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закониУкраїни, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України таКабінету Міністрів України, накази установи основної діяльності; про прийняття,переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про наданнявідпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, задміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізійфінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічнепостачання тощо.
Під час реєстрації документанадається умовне позначення -реєстраційнийіндекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, щореєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питаннямидіяльності, кореспондентами тощо.
Для реєстрації всіх документівзастосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК :

 
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Автор документа або
кореспондент
Назва виду
документа
Термін
виконання
70
Дата та індекс надходження
Дата та індекс документа
150
Заголовок документа або короткий зміст Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець Позначка про виконання
Розписка в одержанні
документа 21 /> /> /> /> /> /> /> /> />
Лицьовий бік Контрольні відмітки фонд N опис N справа N 7070210
Зворотний бік
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу 500-600 документів на рік.
При картковій формі реєстраціїдокументів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількостіпримірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, яківедуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повиннівідповідати конкретним потребам установи.
В установах, де довідкові картотекиведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двохпримірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому карткапередається разом з документом). У разі постановки документа на контрольвиготовляються три примірники картки.
Реєстраційні картки групуються вдовідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
Як правило, довідкова картотекаскладається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.
Перша частина картотекивикористовується для пошуків документа в процесі його виконання завиконавцями, кореспондентами або термінами виконання.
Друга частина картотекивикористовується для пошуків виконаних документів з певного питання.
Закони України, постанови ВерховноїРади України, укази і розпорядження Президента України, рішення КабінетуМіністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи вміру можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійснюється зреєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів,які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямоговведення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва видудокумента; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата таіндекс надходження документа — для тих, що надійшли); заголовок документа абойого короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткийзапис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа — відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такимивідомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хідвиконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самоюустановою.
У разі автоматизованої реєстраціїформується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційнихданих. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України,постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішенняКабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також іншідокументи в міру можливості.
Автоматизовані реєстраційні банкиданих забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їхзнаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовленнямашинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повиннадодержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації тапошуків.
 
2. Засвідчення документів іпроставлення резолюцій
Засвідчення документа означаєзавершення періоду його підготовки; воно надає документові юридичної сили,підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст. Основніспособи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставляння печатки.
Підпис є обов'язковим реквізитомбудь-якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установиабо іншими службовими особами відповідно до документації й розподілуобов'язків. Право підпису різних категорій документів службовими особамиповинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.
Подаємо вимоги до засвідченнядокументів, проставлення резолюцій за Примірною інструкцією з діловодства(від 17 жовтня 1997 р.№ 1153).
Засвідчення документівздійснюється шляхом їхпідписання, затвердження та проставлення печатки.
Документи підписуються посадовимиособами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинниминормативно-правовими актами.
В установах, що діють на основієдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або йогозаступником, відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником,його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установивідповідно до їх компетенції.
Підпис складається з найменуванняпосади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не набланку, скорочене — на документі, надрукованомуна бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:
 
Голова Державного комітету
архівів України — -------------------------
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Начальник Головного
Управління — --------------------------
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі надсилання документа одночаснокільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
У разі надсилання документа одночаснокільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписуєтьсятільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місцярозсилаються засвідчені канцелярією примірники.
Документи підписуються, як правило,однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кількаосіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їхпідписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.Наприклад:
 
Директор інституту — ----------------------
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Головний бухгалтер — ------------------------
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі підписання документа кількомаособами однакових посад їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Заступник Заступник
Міністра юстиції Міністра охорониздоров'я
України ______ __________ України______________________
 (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис)(Ініціали, прізвище)
 
Документи колегіальних органівпідписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем,наприклад:
Голова комісії__________ __________________
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Секретар комісії __________ ___________________
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Якщо посадова особа, підпис якоїзазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, якавиконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначаєтьсяпосада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносятьсячорнилом або машинописним способом, наприклад: „в. о.", „заст.").
Не допускається підписання документаз прийменником „за" або проставленням косої риски перед найменуваннямпосади.
Особливим способом засвідчення документапісля його підписання є затвердження. Документ затверджується відповіднимиорганами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань,викладених у цих документах.
Затвердження документа здійснюєтьсяза допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повиннізатверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
Якщо документ затверджуєтьсяконкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з такихелементів: слово „ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали іпрізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
 ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
__________ _______________
(Підпис) (Ініціали, Прізвище)
Дата
Під час затвердження документарозпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
України
20.04.07 N45
Гриф затвердження розміщується управому верхньому ріжку першого аркуша документа.
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксуютьфакт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальноїособи повинен завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ,договорах,посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, якінеобхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставічинних нормативно-правових актів.
Печатка, яка відтворює найменуваннявідповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться накопіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмноженихпримірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти такимчином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, якапідписала документ.
Резолюція.
Резолюція — це напис на документі, зробленийкерівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюціяскладається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення,термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення данокільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученніпершою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їйнадається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
На документах з термінами виконання,які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець,підпис автора резолюції, дата.
Як правило, на документі повинно бутине більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли єнеобхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятисябезпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат", паралельно доосновного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти навільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркушадокумента, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написаннярезолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, колидокумент підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа тауточнюються виконавці.
 
3.Телефонограми та інша інформація, отримана каналами зв'язку
Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача текстудокумента може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
Процес обміну секретарем інформацією,одержаною по каналах зв'язку, може бути закріплений у посадовій інструкції втакому вигляді:ОТРИМУЄ ПЕРЕДАЄ
Автор
інформації Зміст
Терміни та періодичність
отримання
Автор
інформації Зміст
Терміни та періодичність
отримання
Службовий документ, що являє собоюоперативне повідомлення, отримане по телефонному зв'язку, називаєтьсятелефонограмою.
Телефонний зв'язок використовується,якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання,наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Складаннятелефонограм є одним із безпосередніх обов'язків секретаря.
Текст телефонограми має бутилаконічним, чітким, стислим (бажано — до 50 слів), з акцентом на факти,дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться.Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи в разі перешкод нателефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова, треба кожну літерупередавати словами, які починаються з такої літери.
Складену та оформлену телефонограмуповинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівникпідприємства.
Якщо телефонограма передаєтьсякільком адресатам, складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.
Оформляючи вихідну телефонограму,зазначають:
— назву виду документа (телефонограма);
— адресата;
— дату підписання;
— індекс (вихідний номер);
— підпис;
— прізвище й номер телефону особи, яка передала теле фонограму;
— прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату й часпередавання телефонограми.
Передаючи телефонограму, сліддотримуватись таких правил:
— відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;
— назвати вид документа;
продиктувати текст телефонограми(переконатися в правильності запису йогоабонентом);
— назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
— записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийнялателефонограму, номер її службового телефону, час перс-давання-приймання.
Одержавши телефонограму, секретарповинен ознайомити з її змістом керівника та працівників, яким адресованотелефонограму. Телефонограми оформляють на загальних бланках або на чистихаркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликимобсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.
Широко застосовується у діловодствітакож зв'язок із використанням факсимільної техніки. За його допомогоюпередають телефаксограми (факси). Факсом є службовий документ, одержаний задопомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.
Фактично факс є ксерокопію переданогодокумента.
Телефаксом можуть передаватисябудь-які документи й додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки,фотокартки тощо. Здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листуванняміж діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформляють так само, як іслужбовий лист.
Додаткові дані, що їх автоматичнопроставляє апарат (телефакс), — цс: зазначення відправника (його коду), дата йчас передавання документа; номер телефаксу (апарата), з якого переданоінформацію; кількість сторінок.
Відправник факсу (адресант) маєодержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію. В цьомупідтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: кодфірми-одержувача, номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалістьпередавання, кількість одержаних сторінок, результат. Головною є графа „RESULTS", в якій у разіодержання повідомлення повністю й без помилок (збоїв) проставляється „ОК" (о'кеу);якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якійстався збій під час приймання документа), — то „NG" (negative).
Якщо одержані факси містять дуже важіиву інформацію й призначені для тривалогокористування, їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують дляфаксів, дуже тонкий, і для тривалого зберігання не придатний.
Найчастіше листування з комерційнихпитань зберігають протягом трьох років й не передають на зберігання до архіву.
Окрім перелічених засобів зв'язкувикористовуються у діловодстві також більш традиційні, зокрема телеграми.Службовийдокумент, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогоютелеграфного зв'язку, називається телеграмою. Особливості телеграфного зв'язкуполягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.
Тексти телеграм друкують без абзаців.Вони мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживатиприйменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку „не"із тексту не вилучають).
Не допускається: переносити словатексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.
В разі потреби замість розділових таінших знаків застосовують умовні позначення:
— КРПК (ТЧК — російською мовою) — крапка;
— КМ (ЗПТ — російською мовою) — кома;
— ЛПК (КВЧ — російською мовою) — лапки;
— HP — номер;
— ДВК (ДВТ — російською мовою) — двокрапка.
Знаки „-„ (мінус), „+"(плюс), % (процент) пишуть словами;однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.
Службові телеграми оформляють напоштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках(перший передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).
Оформляючи службову телеграму,зазначають:
— назву виду документа (телеграма);
— категорію телеграми (термінова,міжнародна, урядова);
— вид телеграми (дві адреси, відповідьоплачено тощо);
— телеграфну адресу одержувача (повнуабо умовну);
— номер документа, на який даютьвідповідь (для телеграм-від-повідей);
— текст;
— вихідний номер телеграми;
— скорочену назву підприємства, щонадсилає телеграму;
— посаду особи, яка підписала телеграму(в разі потреби);
— прізвище особи, яка підписалателеграму;
— поштову адресу й назву підприємства — відправника телеграми;
— підпис;
— дату підписання телеграми;
— відбиток печаткипідприємства-відправника.
У разі оформлення телеграми начистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують,відокремлюють суцільною лінією [3, с. 68-71].
 
4.Контроль за виконанням документів і термінами
Організацію контролю за виконаннямдокументів подаємо за Приміркою інструкцією з діловодства (від 17 жовтня 1997р. N° 1153).
Порядок контролю за виконанням документів.
Завданням контролю за виконаннямдокументів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролюпідлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання:законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень тадоручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету МіністрівУкраїни, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народнихдепутатів України.
Відповідальність за виконаннядокумента несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі,розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Уразі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним заорганізацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначенийпершим.
Організацію контролю за виконаннямзавдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України,актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів Українита дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один з перших заступників абозаступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків.Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціальностворену контрольну службу.
У структурних підрозділахбезпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник,відповідальний за діловодство.
Строки виконання документів.
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання.Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актамизаконодавства.
Документи без зазначення строкувиконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, адокументи з позначкою „терміново" — протягом 7 робочих днів від датипідписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документанадається один день.
Строк виконання документа може бутизмінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі їївідсутності — посадової особи, яка їїзаміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханнямвиконавця, яке подається не пізніш як за три робочих дні до закінченнявстановленого строку, а щодо документа без зазначення строку — до закінчення 30-денного строку віддати його одержання.
Розглядає і встановлює строквиконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної РадиУкраїни, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України,дорученнями Прем'єр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто(відразу після реєстрації документа).
Доопрацювання проектів документів,повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж уп'ятиденний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні незазначено інше.
Пропозиція щодо продовження строкувиконання акта або доручення Президента України, надісланого КабінетомМіністрів України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату КабінетуМіністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації Президента Україниза 7 днів до закінченнявстановленого строку.
Здійснення контролю за виконаннямдокументів.
Контроль за виконанням документіввключає такі види робіт:
— постановку документів (доручень) на контроль, формування картотекиконтрольованих документів;
— перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
— попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
— облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів(доручень);
— інформування керівника про хід та підсумки виконання документів(доручень);
— повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативнихзборах, засіданні колегіальних органів;
— зняття документів з контролю;
— формування картотекивиконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяттядокумента на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп„Контроль" або літера „К", після чого документ передаєтьсявиконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
РКК документів, що перебувають наконтролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідномурозділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями,групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
Дані про хід виконання документів,одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурногопідрозділу — виконавця, вносяться до РККу графу „Контрольні відмітки". При цьому попередні записи незакреслюються.
В установі з обсягом документообігупонад 25 тис. документів на рікперіодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавцівпереліки не виконаних у встановлені терміни документів. Після заповненнявідповідних граф перелік повертається до контрольної служби.
В установі з великим обсягомдокументообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.
При автоматизованій формі контролюпошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою,виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
Документ вважається виконаним лишетоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідьпо суті.
Після виконання документ знімається зконтролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його наконтроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю.Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
При автоматизованій формі контролюпісля виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК,яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається назберігання у відомчий архів одночасно з документами.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодичноузагальнюються і доповідаються керівництвом установи.

Висновки
 
У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:
— розгляд документів, їх реєстрація тарозподіл;
— засвідчення документів іпроставлення резолюцій;
— телефонограми та інша інформація,отримана каналами зв'язку;
— контроль за виконанням документів ітермінами.
Треба підкреслити важливістьрозглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.
Важливе місце в діловодстві займає реєстрація, розподіл, та засвідченнядокументів, контроль за їх виконанням, тому секретар-референт повинен досконалознати визначені нами матеріали.

Література
1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. — Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа тасучасне справочинство. — Львів: Оріяна — Нова, 2001. — 392 с.
3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря.Практичний посібник. — К.: КНТ, 2006. — 280 с.
4. Задорожный Э. М, ЗадорожныйС. Э. Работасекретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособиесекретарю, предпринимателю, менеджеру. — К., 1994. -176 с.
5. КондратюковаЛ. К., Ткачева Л.Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферированиеанглийской научно-технической литературы: Учебное пособие. — Омск: Изд-во Ом.ГТУ, 2001. — 184 с.
6. КульицькийС. П. Основи організаціїінформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. — К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — К.: Знання,2003. -459 с.
8. Ораторське мистецтво:Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред.професора Н. П. Осипової.-Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальнийпосібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. — К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. — 324 с.
10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, абоОрганізаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. — 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. — 337 с.
11. Палеха Юрій. Управлінське документування:Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінськадокументація: Навчальний посібник. — Вінниця: ВНТУ,2004. — 80 с.
13. Сорока М. Б. Національна системареферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. — К.: НБУВ, 2002. — 209 с.
14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. — М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення:Підручник. Вид. 2-ге,доп. і переробл. — К.: Атіка, 2004. — 592 с.
16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. — М.: Ось — 89, 2005 — 208 с.
17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личногообаяния. — 2-е изд. перераб. и доп. — М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. — 382 с.
18. Варенко В.М.Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.