Расходы организации на мобильную связь

Расходыорганизации на мобильную связь
 
Бухгалтерский учет расходов на мобильнуюсвязь и их нормирование являются одним из достаточно трудоемких и сложныхучастков экономической работы в организации. Роль их сегодня значительно возрастаетв связи с постоянным увеличением объемов разговоров, возможностью использованиямобильного доступа в Интернет в служебных целях и предъявлением все болеевысоких требований к снижению административно-управленческих расходов впроизводство, обусловленных конкуренцией.
В настоящее время мобильная связь сталаодним из самых популярных видов связи. Организации по причине необходимостииспользования мобильной связи в осуществляемой деятельности заключают договорыс операторами, предоставляющими услуги связи. Оформление этих расходов, их учети налогообложение рассмотрено в данной работе.
Приприобретении организацией мобильного телефона необходимо помнить, что средствасвязи, в т.ч. мобильные телефоны для сотовых сетей (за исключением бывших вупотреблении), включены в Перечень товаров, подлежащих маркировке контрольными(идентификационными) знаками, утвержденный постановлением Совета МинистровРеспублики Беларусь от 14.10.04 №1280 и подлежат обязательной маркировке.
Взависимости от стоимости мобильного телефона, приобретаемого организацией всвязи с производственной необходимостью, определяется порядок отражения вбухгалтерском учете расходов по приобретению мобильного телефона: он можетотноситься как к основным средствам, так и к предметам в составе оборотныхсредств.
Приприобретении мобильного телефона организация самостоятельно решает, учитыватьли мобильный телефон как основное средство. При этом следует принимать вовнимание величину стоимости, срок полезного использования, а также требованияучетной политики. Предполагается, что срок службы телефона превышает 12месяцев.
ПостановлениемМинистерства финансов Республики Беларусь от 23 марта 2004 г. №41установлен лимит отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотныхсредств. Его величина определена в пределах 30 базовых величин за единицу. Приэтом стоимость телефонного аппарата принимается без налога на добавленнуюстоимость, даже если налог относится на увеличение стоимости имущества.
Такимобразом, если в организации установлен лимит стоимости предметов, учитываемых всоставе оборотных средств, до 30 базовых величин и стоимость покупаемоготелефона не превышает указанной величины, то затраченные средства отражаются насоответствующих субсчетах счета 10 «Материалы». Стоимость телефона переноситсяна затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг в установленномпорядке согласно учетной политике организации. Например, в размере 50%стоимости предметов – при передаче их со склада в эксплуатацию, и 50% стоимости(за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) – привыбытии их за непригодностью или в размере 100% – при выбытии их занепригодностью.
Еслистоимость мобильного телефона превышает лимит стоимости имущества,установленного учетной политикой организации, то данный телефон будетотноситься к основным средствам. На затраты, учитываемые при определенииналогооблагаемой прибыли, его стоимость будет переноситься путем ежемесячногоначисления амортизации по данному основному средству.
Мобильныйтелефон работает с помощью батареи, срок службы которой ограничен. Приприобретении мобильного телефона батарея входит в комплект к нему, и ее ценавключается в первоначальную стоимость аппарата. При необходимости замены, т.е.приобретения новых батареи и (или) зарядного устройства, их с учетомстоимостного фактора можно учитывать в составе предметов в обороте (Дебет 10–5).
Приобретенные для производственных нуждмобильные телефоны приказом руководителя закрепляются за определеннымиработниками, с которыми заключается договор о полной материальнойответственности за переданное имущество.
Расходы организации на мобильную связьсостоят из расходов на приобретение и использование телефонных аппаратов инепосредственно расходов на услуги связи (получение абонентского номера (SIM-карты)и оплата текущих расходов). Основная их доля приходится на текущие расходы (наабонентскую плату, оплату телефонных разговоров). Порядок бухгалтерского иналогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, комупринадлежит право собственности на мобильный телефон и кто является абонентоммобильной связи (на кого зарегистрирована SIM-карта).
На практике существуют различные способыорганизации корпоративной мобильной связи. Однако при заключении договоров соператорами мобильной связи чаще всего применяются два основных варианта,которые будут рассмотрены далее:
– телефон принадлежит организации,SIM-карта зарегистрирована на организацию;
– телефон принадлежит сотруднику, аSIM-карта зарегистрирована на организацию.
Учет телефонных аппаратов. При использовании мобильной связи необходимо определить:телефонные аппараты приобретаются организацией либо используются телефонныеаппараты сотрудников.
Предполагается, что срок службы телефонапревышает 12 месяцев. В зависимости от стоимости мобильного телефона,приобретаемого организацией в связи с производственной необходимостью, егоможно отнести как к основным средствам, так и к предметам в составе оборотныхсредств [8].
Если телефон относится к отдельнымпредметам в составе оборотных средств, его стоимость переносится на затраты,учитываемые в себестоимости и при определении налогооблагаемой прибыли вустановленном порядке согласно учетной политике организации, если к основнымсредствам – путем начисления амортизации согласно выбранному организациейспособу, закрепленному в учетной политике [7].
Следует отметить, что в 2010 г.законодательством разрешено не начислять амортизацию по всем или отдельнымобъектам основных средств, используемым в предпринимательской деятельности.
Личный мобильный телефон работника можетиспользоваться организацией по договору аренды, безвозмездного пользования, потрудовому договору, дополнительному соглашению к нему об использованииимущества, для нужд нанимателя.
В случае, когда организация не приобретаетмобильные телефоны, она вправе заключать с сотрудниками договоры арендымобильных телефонов, договоры безвозмездного пользования. Кроме этих вариантов,работники, использующие свои мобильные телефоны в служебных целях, имеют правополучать за это компенсацию. Ее размер и порядок выплаты определяютсясоглашением сторон, которое может быть оформлено отдельным договором снанимателем или закреплено в трудовом договоре (дополнительном соглашении кнему) [12].
Если использование личных телефоновработников связано с производственной необходимостью, то и плата за арендутелефонного аппарата, и компенсация за использование для нужд организациителефонов, принадлежащих работникам, включаются в состав себестоимостипродукции согласно «Основных положений по составу затрат, включаемых всебестоимость продукции (работ, услуг)», а также в затраты, участвующие приопределении налогооблагаемой прибыли [2].
Доходы, полученные работником от сдачи варенду, а также в случае выплаты компенсации за использование личного телефонав служебных целях, подлежат обложению подоходным налогом в общеустановленномпорядке [3].
Если телефон работника, используемый подоговору аренды или безвозмездного пользования, по стоимости относится косновным средствам, он учитывается в организации на забалансовом счете 001«Арендованные основные средства» [9].
При использовании личного телефонаработника в служебных целях бухгалтерский учет стоимости телефона в составеосновных средств не ведется, так как телефон фактически не передается организации(право владения и пользования остается за работником).
По нашему мнению, наиболее правильнозаключать с работником договор об использовании личного телефона в служебныхцелях, так как в иных случаях (аренды и безвозмездного пользования) имуществодолжно передаваться в пользование организации, чего фактически не происходит.
Необходимость покупки аксессуаров кмобильному телефону требует обоснования их производственного назначения.Приобретение отдельных видов аксессуаров, не используемых определенными работникамив служебных целях, будет сложно обосновать. Например, приобретение для водителясистемы «hands free» может быть оправдано, однако приобретение такой жесистемы для бухгалтера сомнительно. Стоимость аксессуаров, как правило,невысока, и их наличие никак не влияет на технические характеристики мобильноготелефона, поэтому аксессуары учитываются отдельно как предметы в составеоборотных средств с соответствующим списанием на затраты организации.
Учет расходов на услуги связи. Операторы мобильной связи оказывают пользователям услуги связи наосновании договоров, заключаемых в соответствии с гражданскимзаконодательством.
По договору предоставления услугмобильной связи оператор выделяет организации абонентские номера. Для каждогоабонентского номера организация получает SIM-карту, в которой содержитсявыделенный телефонный номер. По своей сути SIM-карта является услугой операторасвязи по предоставлению телефонного номера и по подключению к сети мобильнойсвязи. В настоящее время, как правило, операторы мобильной связи непредусматривают плату за SIM-карту и подключение абонента. Вместо этоговносится определенная денежная сумма, которая полностью зачисляется на лицевойсчет абонента в качестве авансового платежа и используется абонентом по мереоказания ему услуг связи. Считаем целесообразным по полученным с нулевойстоимостью SIM-картам организовать аналитический учет в разрезе каждоготелефонного номера и (или) каждого работника, которому выдана SIM-карта ссоответствующим номером.
Документом, подтверждающим факт оказанияуслуг мобильной связи, является акт оказания услуг. Операции по оказаниюорганизациями услуг сотовой подвижной электросвязи, оказываемых абонентам,являются объектом обложения налогом на услуги по ставке 5% [11].
Сумма налога входит в стоимостьоказываемой услуги, поэтому она подлежит отнесению за счет того же источника,что и услуги связи.
В состав расходов, связанных сиспользованием мобильной связи, включаются абонентская плата, оплата стоимостизвонков, sms, роуминг, мобильный Интернет и другие услуги. Расходы организациипо пользованию услугами мобильной связи, связанные с осуществляемойдеятельностью, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) как услугисвязи в составе прочих затрат. Эти расходы также относятся к затратам,учитываемым при налогообложении. Кроме того, необходимо помнить, что услугисвязи следует включать в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетногопериода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты – предварительнойили последующей [10].
Вышеуказанные расходы в соответствии сзаконодательством не нормируются. Вместе с тем при пользовании услугамимобильной связи необходимо документально подтвердить, что эти расходы носятпроизводственный характер. Иначе говоря, они должны быть документальноподтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленнойна получение дохода.
Под документально подтвержденнымирасходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными всоответствии с требованиями законодательства. Действующим законодательством неустановлены формы указанных документов и перечень документов, которыеподтверждали бы производственный характер расходов, связанных с оплатой услугсвязи.
Для того чтобы расходы учитывались всебестоимости и относились к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли,работники должны пользоваться услугами связи исключительно в производственныхцелях, а оформленные организацией документы должны соответствоватьзаконодательству, содержать обязательные реквизиты.
Документами, подтверждающими понесенныеорганизацией расходы, могут быть:
– договор с мобильным оператором наоказание услуг связи;
– утвержденный руководителеморганизации перечень должностей работников, которым в силу исполняемыхобязанностей необходимо пользоваться мобильной связью;
– приказы о закреплении мобильныхтелефонов и (или) телефонных номеров SIM-карт за конкретными сотрудниками дляисполнения ими своих должностных обязанностей;
– ведомости передачи сотрудникаммобильных телефонов, находящихся в собственности организации;
– ведомости передачи работникам SIM-карт,приобретенных организацией;
– акты оказания услуг связи;
– детализированные счета операторамобильной связи в разрезе каждого числящегося за организацией телефонногономера (сведения по каждому номеру могут включать в себя номера телефонов всехабонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги);
– отчеты сотрудников опроизведенных звонках и других расходах, указанных в детализированном счете(составленный работником отчет по использованию мобильной связи для выполнениядолжностных обязанностей утверждается руководителем организации либо инымуполномоченным лицом);
– иные документы, подтверждающиеслужебный характер затрат.
Кроме того, считаем целесообразнымприказом по организации установить условия использования работником мобильнойсвязи, порядок учета телефонных разговоров, не связанных с производственнойдеятельностью, – возмещение работником или отнесение за счет собственныхсредств организации.
Для ограничения использования работникамимобильной связи приказом может быть установлен предельный лимит переговоров.Сумма превышения лимита, установленного руководителем организации, должнаотноситься за счет собственных средств организации либо удерживаться иззаработной платы работника (на основании заявления). Однако при отнесении назатраты наличие лимита звонков не означает, что звонки, производимые в личныхцелях, должны включаться в состав затрат, т.е. лимит устанавливает ограниченияна звонки производственного характера. Звонки личного характера в пределахлимита также будут признаваться непроизводственными расходами организации либовозмещаться работником (согласно решению руководителя).
Решение производственных вопросов ворганизации зачастую не ограничивается рамками рабочего времени. Разговоры внерабочее время (ночное время, выходные дни), связанные с производственнымивопросами, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), если дляотдельных категорий работников установлен ненормированный рабочий день.Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем организациявправе закрепить в локальном документе, например, в правилах внутреннеготрудового распорядка, в коллективном договоре. В приказе или распоряжениируководителя целесообразно указать, что сотрудник имеет право пользоватьсямобильной связью в производственных целях в любой день и время суток. В этомслучае данный документ также будет служить дополнительным подтверждениемпроизведенных в служебных целях расходов. При этом необходимо помнить, чтоустановление работнику ненормированного рабочего дня влечет обязательноепредоставление дополнительного отпуска согласно трудовому законодательству.
Аналогичный подход применяется, еслиработники используют мобильную связь при сменном режиме работы, сверхурочных работах,при работе в выходные и праздничные дни.
При использовании услуг связиработниками организации, командированными за пределы Беларуси, расходыорганизации по роумингу, включающие в себя абонентскую плату, а также оплатувходящих и исходящих звонков, связанных с предпринимательской деятельностьюорганизации, включаются в состав себестоимости и затрат, учитываемых приопределении налогооблагаемой прибыли. Для этого руководитель организации вприказе о командировке должен закрепить необходимость использования мобильнойсвязи в производственных целях. В случае приобретения командированнымработником карты экспресс-оплаты операторов мобильной связи иностранныхгосударств такие расходы в состав командировочных расходов, связанных спроизводственной деятельностью, не включаются, так как возмещения данныхрасходов законодательством не предусмотрено [6].
Отнесение таких расходов к услугам связипроблематично по причине отсутствия договора и акта оказанных услуг операторамобильной связи.
Производственный характер расходов попереговорам и роумингу, которыми воспользовался работник во время отпуска,также сложно обосновать, так как работник, находящийся в отпуске, освобождаетсяот исполнения своих трудовых обязанностей. Произведенные в отпуске сослужебного телефона звонки по решению руководителя могут списываться за счетсобственных средств организации либо компенсироваться работником.
С целью контроля использования мобильнойсвязи в производственных целях можно проводить выборочные проверки детализациителефонных счетов. При наличии переговоров со служебных номеров в личных целяхпо решению руководителя производятся удержания из заработной платы работника всчет погашения стоимости таких разговоров с учетом норм трудовогозаконодательства, либо эти расходы относятся за счет собственных средстворганизации.
Оплаченные организацией телефонныезвонки, произведенные работником в личных целях и не возмещаемые им, относятсяк внереализационным расходам, не учитываются в составе затрат при исчисленииналогооблагаемой прибыли и рассматриваются как выплаты физическим лицам,работающим в организациях по трудовым договорам, в денежной и натуральнойформе, носящие характер социальных льгот, дополнительно предоставляемых порешению нанимателя и (или) трудового коллектива сверх льгот, предусмотренныхзаконодательством Республики Беларусь.
Такие доходы работников будут являтьсяобъектом начисления страховых взносов в Фонд социальной защиты населенияМинистерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Белорусскоереспубликанское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах». Для исчисленияподоходного налога указанные доходы можно учесть в составе доходов, неподлежащих налогообложению в пределах 150 базовых величин. Отметим, что приопределении суммы дохода работника в стоимость услуг связи включаютсясоответствующие суммы налогов, сборов, уплачиваемых из выручки, полученной отреализации данных услуг, а именно: НДС, налог на услуги [3].
Если звонки, произведенные работником вличных целях, в организации установлено возмещать, то данные затраты подлежатудержанию из его заработной платы (по его заявлению) или внесению им в кассуорганизации в соответствующей сумме (согласно детализированному счету операторамобильной связи) с учетом НДС и налога на услуги.
Следует напомнить, что стоимость работ(услуг), приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников, непризнается объектом обложения НДС. Не подлежат вычету суммы налога, уплаченные(подлежащие уплате) при приобретении работ и услуг, приобретенных (оплаченных)плательщиком для своих работников, независимо от того, оплачиваются данныеуслуги работником или передаются ему безвозмездно. Другими словами, «входной»НДС по услугам связи, приходящийся на суммы, подлежащие возмещению работникомлибо отнесению за счет собственных средств организации, к вычету непринимается, а включается в стоимость услуг и относится за счет соответствующихисточников.
«Чужие» мобильные расходы. Если SIM-карта зарегистрирована на работника, т.е. договор наоказание услуг связи заключен оператором мобильной связи с физическим лицом, тосчета за оказанные услуги связи оператор выставляет на имя физического лица иоплачивает их сам работник. Возмещение расходов работника за переговоры вслужебных целях организации в этом случае крайне сложно признать расходами,связанными с осуществляемой деятельностью, документально подтвердить, а такжеотразить в бухгалтерском учете, учесть в составе себестоимости продукции и приопределении налоговой базы по налогу на прибыль. Возмещение может бытьпроизведено, но за счет собственных средств организации и с соответствующимналогообложением. В данной ситуации можно порекомендовать перезаключить договорс оператором мобильной связи с работника на организацию.
Некоторые организации решают проблемувозмещения расходов работников на мобильную связь при использовании личных SIM-картпутем выплаты доплат и премий. Данный подход имеет ряд недостатков: например,необходимость начисления на такие надбавки «зарплатных налогов», невозможностьвключить эти расходы в себестоимость и затраты, учитываемые при налогообложенииприбыли как услуги связи.
С учетомвышеизложенного можно заключить, что самый прозрачный и безопасный пообоснованию производственного характера расходов способ организациикорпоративной мобильной связи: независимо от прав на телефонный аппарат договорна оказание услуг мобильной связи заключается с организацией (даже прииспользовании SIM-карты работника), оплату услуг производит организация,компенсационные выплаты в пользу сотрудников отсутствуют.
учет мобильныйрасход телефон

Список использованныхисточников
1. Гражданский кодекс Республики Беларусь // КонсультантПлюс:Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр», Национальный центрправовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
2. Закон Республики Беларусь от 22.12.1991 №1330-XII «О налогах надоходы и прибыль». // КонсультантПлюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр»,Национальный центр правовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
3. Закон Республики Беларусь от 21.12.1991 №1327-XII «О подоходномналоге с физических лиц». // КонсультантПлюс: Беларусь [Электронныйресурс] / ООО «Юрспектр», Национальный центр правовой информацииРеспублики Беларусь. – Мн., 2010.
4. Ладутько Н.И., Борисевский П.Е., Ладутько Е.Н. Бухгалтерскийучет для неучетных специальностей. Мн.: Книжный дом, 2005. – 576 с.
5. Письмо Фонда социальной защиты населения Министерства труда исоциальной защиты Республики Беларусь от 02.03.2006 №11.02–2/459«О начислении обязательных страховых взносов». // КонсультантПлюс:Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр», Национальный центрправовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
6. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от14.04.2000 №55 «Об утверждении Положения о регулировании труда работников,направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, игарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу». //КонсультантПлюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр»,Национальный центр правовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
7. Постановление Министерства экономики Республики Беларусь,Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства статистики и анализаРеспублики Беларусь и Министерства архитектуры и строительства РеспубликиБеларусь от 23.11.2001 №187/110/96/18 «Об утверждении Инструкции о порядкеначисления амортизации основных средств и нематериальных активов». //КонсультантПлюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр»,Национальный центр правовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
8. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от12.12.2001 №118 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету основныхсредств». // КонсультантПлюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр»,Национальный центр правовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
9. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от30.05.2003 №89 «Об утверждении Инструкции по применению Типового плана счетовбухгалтерского учета». // КонсультантПлюс: Беларусь [Электронный ресурс] /ООО «Юрспектр», Национальный центр правовой информации РеспубликиБеларусь. – Мн., 2010.
10. Постановление Министерства экономики Республики Беларусь,Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства труда и социальнойзащиты Республики Беларусь от 30.10.2008 №210/161/151 «Об утверждении Основныхположений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ,услуг). // КонсультантПлюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр»,Национальный центр правовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
11. Решение Минского городского Совета депутатов от 19.11.2008 №181«Об утверждении Инструкции о налоге на услуги». // КонсультантПлюс:Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр», Национальный центрправовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.
12. Трудовой кодекс Республики Беларусь. // КонсультантПлюс:Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр», Национальный центрправовой информации Республики Беларусь. – Мн., 2010.