Содержание
1. ВСТУПЛЕНИЕ. Классификация документовделового общения
2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. Разделение группдокументов по функциональному значению
2.1 Организационно-правовые документы
2.2 Распорядительные документы
2.3 Информационно-справочныедокументы
2.4 Информационно-аналитическиедокументы
2.5. Регистрационно-контрольныедокументы
2.6. Планирующие документы
2.7 Отчетные документы
2.8 Документы по персоналу
2.9 Документы переговорной исовещательной деятельности
2.10 Письменные обращения граждан
2.11 Прочие документы деловогообщения
3. Типы записи текстов документов
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Унификация истандартизация
Список литературы
1. Вступление. Классификациядокументов делового общения
Все документы(документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации,классифицируются по следующим признакам: видам деятельности, наименованию,способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степенигласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания,по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации,характеру содержания.
По видам деятельности(или назначению) документы подразделяются на организационно-правовые,распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические,регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, по персоналу, деятельностиколлегиальных органов, делового общения, судебно-исковые,финансово-бухгалтерские, предпринимательской деятельности.
По наименованиюсуществует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые:научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики,технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы иотчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные,объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты,платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторскиесвидетельства и т.д.
По способу фиксацииинформации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные,типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графическиеи фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловойинформации является бумага.
По месту составлениядокументы подразделяются на документы, используемые в организациях для решениявнешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится напоступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложностидокументы классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, вкоторых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается множествовопросов.
По грифу или степенигласности различают документы открытого пользования (доступа) (не содержащиегосударственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом.Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенносекретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования –конфиденциальные документы.
По юридической силедокументы подразделяются подлинные и подложные. Подлинные документы бываютдействительные и недействительные. Недействительным документ становится врезультате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнениядокументы классифицируются на срочные, второстепенные, итоговые, периодические.Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом исоответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы сгрифом «срочно».
По стадиям подготовкидокументы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик –документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловойдокумент) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный счерновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут бытьизготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное,заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копиядокумента, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненнойработы. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат –второй экземпляр, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По происхождениюдокументы классифицируются на служебные, подготовленные в организациях, иличные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранениядокументы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы сосроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательностидокументы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственнойи иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения,носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификацииразличают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные(образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификаторомуправленческой документации (ОКУД) [15], а также в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные(неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящимихарактер разового документа.
Типовыми являются документы,рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовойтехнологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.
Трафаретные документыимеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются приокончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.
Анкета – способпредставления текста, при котором постоянная информация располагается в левойчасти листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ впроцессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы,например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другиедокументы.
Таблица – форма подачиматериала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике(заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – напересечении соответствующих граф и строк. Текс, представленный в виде таблицы,обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать икодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.
Примерные документы(образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления иоформления документов по аналогии.
По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные.
Первичный документсодержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичныхдокументах.
В хозяйственнойдеятельности организаций, кроме того, используются различные документы,оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество икоммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договорыпоставки, выполнения работ или услуг, договоры аренды и др.
2. Основная часть.Группы документов по функциональному значению
2.1 Организационно-правовыедокументы
Главное назначение:посредством организационно-правовых документов осуществляются документальноеоформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры,штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействияструктурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядкадля сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневныхтрудовых обязанностей.
Общее содержание –сердцевину составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всемисотрудниками организации и составляющие в своей совокупностиорганизационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия илиучреждения.
Общие характерные черты:
1) подготовкеорганизационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная посрокам и последовательности осуществления процедура их проектирования,разработки, уточнения и согласования.
2) введениеорганизационно-правовых документов в действие всегда осуществляется послеутверждения документа соответствующим руководителем.
3)организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия исохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.
4)организационно-правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие,как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
5) для большинстваорганизационно-правовых документов существуют единые требования к порядку истилю изложения их содержания.
6) общие требования коформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всехдокументов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения,использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всемустановленным требованиям, определенных шрифтов и т.п.).
наиболее распространенныеорганизационно-правовые документы: устав организации, положение о структурномподразделении (коллегиальных органах) организации, штатное расписание, правилавнутреннего трудового распорядка, инструкция по отдельным видам деятельности,должностные инструкции.
2.2 Распорядительныедокументы
Нормативно-правовые акты
НПА издаются на основе иво исполнение федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, а такжепо инициативе ФОИВ в виде: постановлений, приказов, распоряжений, правил,инструкций, положений.
Срок подготовки проекта ииздания НПА во избежание указаний соответствующих должностных лиц не долженпревышать 1 месяца, если не установлен другой срок.
Структура НПА должнаобеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Для разъясненияцелей и мотивов принятия НПА в проекте дается вступительная часть (преамбула).Нормативные предписания (положения НПА) излагаются в виде пунктов, нумеруемыхарабскими цифрами без точки и без заголовков. Пункты могут подразделяться наподпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Таблицы, графики, карты,схемы должны оформляться в виде положений со ссылками на приложения в текстесоответствующих пунктов НПА. Одновременно с подготовкой проекта НПАпродумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившимисилу соответствующих ранее изданных актов, их частей или отдельных положений.Проект должен быть в обязательном порядке проверен на соответствие егосодержания законодательству РФ, правилам русского языка и завизированруководителем юридической службы органа-разработчика. НПА подписывается(утверждается) руководителем или его первым заместителем. Подписанный(утвержденный) НПА должен иметь реквизиты: наименование органа-издателя,наименование вида акта и его название, дата подписания (утверждения) акта и егономер, наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.
Приказы. Указания
Приказ – распоряжениеруководителя организации, основной распорядительный служебный документ(правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные дляисполнения подчиненными. Приказы большей частью относятся к внутреннейслужебной переписке, среди них можно выделить: ежегодные, повседневные,чрезвычайные, специальные и прочие приказы.
Резолюции на документах
Резолюция – знак того,что документ, доставленный в ваш адрес, не просто побывал у вас в руках, но иоставил своим содержанием некий след в вашей памяти. Более того – очень часторезолюция носит не столько ознакомительный, сколько директивный характер исодержит конкретные указания (или рекомендации) по работе вашим подчиненным(или коллегам).
Основные правила принаписании резолюций: краткость, адресность, наличие срока исполнения документа,конкретность, ясность.
2.3 Информационно-справочные документы
Письма
Деловые письмаоформляются на специальных бланках («бланках строгой отчетности»), отпечатанныхтипографским способом. Формат бланка – А4, значительно реже А5 или А3. А3 – дляотработки обширных приложений к деловым письмам, или в качестве основы письмапрезентации. А5 – для оформления сопроводительных писем, справок по запросам ит.п.
В зависимости отспецифики вопроса письма делятся на: 1) официальные деловые письма, 2) частныеделовые письма, 3) рекомендательные письма, 4) письма-запросы, 5)письма-жалобы, 6) сопроводительные письма.
Общая структура деловогописьма: 1) заголовок, 2) дата написания, 3) наименование и адрес получателя, 4)вступительное обращение, 5) указание на общее содержание письма, 6) основнойтекст, 7)заключительная форма вежливости, 8) подпись отправителя, 9) ссылка наприложение (приложения), 10) приложения, 11) сведения об исполнителе, 12)постскриптум.
Оперативные информационно-справочныедокументы
1) телеграммы –передаются по телеграфу. Категории телеграмм: простая, срочная,правительственная и международная. Виды телеграмм: фототелеграмма, телеграмма сзаверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом идр.,
2) телетайпограммы,
3) телефонограммы –оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается о руки,
4) факсограммы –передача любого оригинального текста со всеми особенностями его оформления,
5) E-mail – сообщения – передача текста посредствам электроннойпочты через локальную сеть.
2.3 Информационно-аналитическиедокументы
Служебные записки
Виды служебных записок:докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки ad hoc, записки о состоянии дел за период времени.
Характерные особенности,отличающие служебную записку от доклада: 1) малые сроки подготовки, 2)ограниченный контингент составителей документа, 3) относительно небольшой объемтекста записки, сочетающийся с высокой степенью его информативности, 4) особуюценность для содержания записки представляет ее актуальность, 5) записка почтивсегда адресована конкретному лицу.
Типовая служебнаязаписка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате (адресатах,если рассылаются копии) и разработчике, даты написания, наименования темы,основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Дайджесты. Обзоры (ревю)
Дайджест – краткоесодержание, «выжимка» из документа. Ревю – краткий обзор группы документов,объединенных какими-либо общими признаками. Как правило, обзоры, помимоинформационной части, содержат также и аналитическую.
Описание создания:
1) получение и уяснение задания:тема дайджеста, объем документа, привлекаемые источники, сроки подготовки,наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенностиоформления (наличие приложений, иллюстраций и т.п.), количество экземпляров;
2) составление общегоплана: чему уделить в документе главное внимание, какие вопросы осветитьдополнительно и в каком объеме, какие материалы запросить дополнительно, ктоможет оказать помощь или выступить в качестве рецензента, предусмотреть резерввремени на непредвиденные обстоятельства;
3) подбор материала;
4) систематизация идетальное изучение материала;
5) выбор фрагментов,отдельных материалов (статей, таблиц и т.п.);
6) взаимоувязкафрагментов содержания и окончательное их расположение;
7) предварительныйпросмотр;
8) составлениеоглавления;
9) окончательныйпросмотр;
10) репродуцирование(набор, сканирование и печать в едином формате);
11) контрольный просмотр;
12) представление надоклад.
2.5 Регистрационно-контрольныедокументы
Журналы первичного учетадокументов
Под первичным учетом(регистрацией) документов обычно понимают совокупность действий персоналаорганизации по изучению, фиксации и сохранению соответствующих сведений набумажном или машинном носителе.
Отдельные журналыпервичного учета вводятся для: 1) входящих документов, 2) исходящих документов,3) внутренних документов, 4) конфиденциальных документов, 5) документов особойважности (литерных и пр.).
Задачи, решаемые спомощью журналов первичного учета: 1) учет документов, 2) обеспечениесохранности документов, 3) осуществление оперативного поиска документов, 4)контроль исполнения документов.
Схемы первичного учетадокументов: 1) централизованная, 2) децентрализованная, 3) смешанная –унифицированная (единая для всех организаций).
Регистрационно-контрольныекарточки
Регистрационно-контрольнаякарточка (РКК) – формализованный документ учета и текущего контроля засостоянием (исполнением) документов в организации.
Обязательные реквизитыРКК:
— сведения об исполнителе(отправителе или разработчике) документа,
— наименование видадокумента, заголовок к тексту документа (иное указание на краткое содержание)документа,
— дата (поступления илиподписания) документа,
— номер входящегодокумента,
— ссылка нарегистрационный номер и дату входящего документа (для исходящих документов),
— содержание резолюции надокументе (текст поручения, дата, фамилия поручителя, фамилия исполнителя),
— отметка об исполнениидокумента и помещении его в дело.
В дополнение кобязательным реквизитам на РКК (как правило на обороте) могут быть помещенысведения:
— об исполнителях (еслиих несколько и на лицевой стороне указан только ответственный исполнитель),
— о ходе исполнениядокумента,
— о приложениях кдокументу.
Оформление дел.Внутренняя опись
Под делом подразумеваетсясовокупность документов, объединенных по номинальному (то есть по виду) илифункциональному (по назначению) признаку и подшитых (сброшюрованных в твердыйпереплет) в обратном хронологическом порядке.
Обязательными реквизитамиобложки дела являются:
— наименование организации(структурного подразделения),
— номер дела,
— номер тома (длямноготомных дел),
— заголовок дела(название вида документов, название организации или подразделения либо сведенияоб адресате или корреспонденте документов, указание на краткое содержаниедокументов),
— даты открытия изакрытия дела,
— указание о срокаххранения дела.
Внутренняя опись дела –формальный документ, предназначенный для учета подшитых в данный том деламатериалов организации.
Документация оперативногоконтроля за состоянием документов организации
К документам оперативногоконтроля относятся: 1) справка о состоянии исполнения документов наиспрашиваемую дату (составляются, как правило, по группам документов), 2)справка о состоянии поэтапного (текущего) исполнения срочных и особо важныхдокументов (ведется на один документ, ведется с момента начала исполнения доего окончания, о текущем отставании от сроков делается письменная отметка всправке и доклад руководителю.
2.6 Планирующие документы
Программы и планы развития(деятельности) организации
Основополагающимипланирующими документами для организации являются программы и планы.
Программа – документстратегического планирования, определяющий общий характер развития организации,основные направления ее развития, а также перечень наименований и сроковвыполнения важнейших мероприятий. Обязательные реквизиты программы: 1) грифограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) названиевида документа, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) местосоставления (издания) документа, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.
План – документсреднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полнуюпоследовательность выполнения одного из направлений программы, в видеразвернутого перечня наименований мероприятий их выполнения. Обязательныереквизиты плана: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения,3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) отметка оналичии приложений, 7) подпись.
Плановые таблицы, графики
Плановая таблица –вспомогательный документ планирования, отражающий основные показатели текущейдеятельности организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) всвоей совокупности за стандартный отрезок времени. Обязательные реквизиты: 1)гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название видадокумента, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) подпись.
График выполнениямероприятий
Вспомогательный документпланирования, отражающий, как правило, один (важнейший) показатель текущейдеятельности одного подразделения организации (производственной,финансово-экономической и т.д.) за стандартный отрезок времени (обычно декадуили месяц). Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок ктексту, 3) текст (график с пояснениями и условными обозначениями), 4) подпись.
2.7 Отчетные документы
Отчеты
Отчет – документ,содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартныйпериод времени и представляемый в орган административного управления вустановленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по местуобращения, по срокам представления, по характеру содержащихся в них сведений.Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличныхдокументов, а также на формализованных бланках. Обязательные реквизиты: 1)название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате, 4)текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.
Докладные
Докладнаяхарактеризуется:
— небольшими срокамиподготовки (1день или несколько часов),
— в подготовке участвуют1-2 сотрудника,
— небольшой объем текста(2-3 страницы),
— высокой актуальностьюизлагаемой информации,
— адресована конкретномулицу.
Обязательные реквизиты:1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате(адресатах, если рассылаются копии), 4) текст, 5) отметка о наличии приложений,6) подпись.
Сводки
Сводка – документ,содержащий статистическую информацию (до нескольких десятков показателей) поконкретному направлению деятельности организации. Реквизиты: 1) название видадокумента, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, еслирассылаются копии), 4) текст (излагается в упрощенном виде – в форме спискапоказателей), 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.
Акты
Акт – итоговый документ,предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридическогозакрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов,совершения определенных действий и т.д. По назначению акты делятся на: 1)актыпроверки (расследования, испытания), 2) приема и передачи (дел, оборудования,материальных и иных ценностей), 3) инвентаризации (ликвидации предприятия илиучреждения), 4) несоответствия (списания, категорирования). Обязательныереквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3)печать, 4) наименование вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) датадокумента, 7) место составления (издания) документа, 8) текст, 9) отметка оналичии приложений, 10) подпись.
2.8 Документы поперсоналу
Первичные документытрудоустройства
1) заявление о приеме наработу – пишется от руки в следующей форме:
— адресат (наименованиедолжности, фамилия и инициалы руководителя организации),
— наименование видадокумента,
— текст документа,
— подпись (лица, составившегозаявление, с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).
— резолюция,
— отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело.
2) анкета – бланк сперечнем вопросов об основных биографических данных сотрудника, егообразовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
3) автобиография –оформленное на листе писчей бумаги формата А4 краткое жизнеописание с указаниемосновных персональных данных о ее составителе (и его ближайших родственниках),сведений об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата и другую необходимуюинформацию, предоставление которой предусмотрено законом. Автобиографияизлагается в хронологическом порядке (вначале сведения о себе, затем – оближайших родственниках, дополнительные сведения – в конце текста). Реквизиты:1) наименование вида документа, 2) текст документа, 3) подпись.
Трудовой договор
Трудовой договор – этоюридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемыхсоответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себяконкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятыеобязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенныхусловиях. Типовой трудовой договор включает в себя:
— наименование документа,
— указание на место идату заключения договора,
— преамбула договора (суказанием полного и условного наименования договаривающихся сторон),
— базовые условия(содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для еевыполнения),
— указание на типдоговора (по основной работе или совместительству),
— указание на виддоговора (срочный или бессрочный),
— срок действия договора(для срочного),
— продолжительностьиспытания,
— обязанности работника суказанием общих профессиональных обязанностей работника, чем онирегламентируются,
— обязанностиработодателя с указанием основных обязательств администрации по созданию иобеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.,
— сведения опредоставлении гарантий по защите трудовых прав работника,
— сведения обособенностях режима труда и отдыха,
— сведения о величинеденежного вознаграждения, порядке его выплаты,
— сведения о порядкепредоставления и продолжительности отпуска,
— прочие условия поданному договору,
— особые условия поданному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора),
— условия прекращениядействий договора,
— юридические адреса,прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон,
— подписидоговаривающихся сторон,
— даты подписаниядоговора сторонами,
— приложения к договору.
Оформление и ведениетрудовой книжки
Трудовая книжка –основной документ, регистрирующий этапы трудовой деятельности. В трудовуюкнижку заносятся:
1) сведения о работнике –фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность,
2) сведения о работе –прием на работу.
Формирование и ведениеличных дел
Личное дело –сгруппированная в соответствии с определенными правилами совокупность должнымобразом оформленных документов, содержащих необходимые персональные сведения осотруднике. Подразделяются на анкетно-биографические и служебно-специальные.
Формализованные документыперсонального учета
— типовая межотраслеваяформа (ТМФ) приказа о приеме на работу (форма – Т-1),
— ТМФ личной карточки(форма Т-2),
— ТМФ учетной карточкинаучного работника (форма Т-4),
— ТМФ приказа о переводена другую работу (форма Т-5),
— ТМФ табеля учетаиспользования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-6),
— ТМФ приказа опрекращении трудового (договора) контракта (форма Т-8),
— ТМФ табеля учетаиспользования рабочего времени и расчета заработной платы №2 (форма Т-12),
— ТФ табеля учетаиспользования рабочего времени (форма Т-13),
Аттестация работника
Под аттестацией понимаютпериодическое определение квалификации работника на предмет соответствияпоследнего занимаемой должности. Аттестация может быть плановой и внеплановой(специальной).
Аттестация – этописьменный отзыв, или характеристика, содержащая краткое описаниеучебно-производственного опыта аттестуемого и отражающая его трудовыедостоинства и недостатки за тот или иной период работы.
Составление характеристик
Подразделяются на: 1)служебные, 2) рекомендательные, 3)аттестационные, 4) частные (функциональные).
Структура характеристик:1) заголовок, 2) краткие сведения о характеризуемом, 3) основной текст, 4)выводы, 5)наименование организации, для которой выдана характеристика, 5)датаподписания характеристики, 6) подпись лица, выдавшего характеристику, 7)приложения.
2.9 Документыпереговорной и совещательной деятельности
Протоколы
Протокол – основнойдокумент регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющийсобой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точнуюписьменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия(заседания, совещания, собрания, переговоров и т.п.).
2.9.2 Доклады ивыступления (содоклады)
2.10 Письменные обращенияграждан
Исковые заявления,кассационные жалобы
Реквизиты: 1) указание наадресата, 2) сведения об истце, 3) сведения об ответчике, 4) текст документа,5) указание на приложения, 6) подпись.
Жалобы, предложения изаявления
Письменное обращениедолжно: 1) иметь четкую адресацию, 2) отличаться сравнительно небольшим объемомсодержания, 3) освещать только один вопрос, но с той степенью подробности,которая обеспечит быстрое и правильное его разрешение, 4) опираться на факты,5) быть изложено простыми предложениями, 6) в обязательном порядке подписанатем, кто его составил. Обязательные реквизиты: 1) указание на адресата, 2)наименование вида документа, 3) текст документа, 4)отметка о наличииприложения, 5) подпись.
Формализованныедокументы, применяемые в работе с письменными обращениями
Основные виды документов:
— регистрационнаякарточка письменных обращений,
— аннотационный лист,
— справка о состоянииработы с письменными обращениями,
— справка о качественнойхарактеристике поступающих письменных обращений.
2.11 Прочие документыделового общения
Табель форм документов.Альбом форм документов
Табель форм документов –это перечень разрешенных к применению в данной организации единых по структуре(формализованных) документов, при помощи которых должностные лица осуществляютповседневное руководство подразделениями организации.
Задачи:
— учет существующих ворганизации видов документов (по наименованию),
— классификациясуществующих документов,
— совершенствованиесуществующих документов,
— оптимизация иразграничение информационных потоков,
— придание юридическойсилы вновь разработанным документам,
— созданиеформализованных электронных документов.
Альбом форм документов –это сборник форм документов, разрешенных к использованию в данной организации,который также осуществляет учет существующих в организации форм документов,облегчает и ускоряет их поиск.
Выписки из документов
Выписка из документапредставляет собой оформленное в соответствии с действующими правилами точноевоспроизведение фрагмента содержания данного документа на твердой основе(бумаге).
Содержание выписки: 1)заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст,дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись,скрепленная печатью организации.
Копии с документов
Копия документа – этооформленное в соответствии с действующими правилами точное и полноевоспроизведение содержания данного документа на твердой основе (бумаге).Содержание копии: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника,3) основной текст, в полном объеме дословно повторяющий содержание оригинала,4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.
Доверенности
Доверенность – этописьменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу дляпредставительства при решении определенных вопросов (в основном имущественногохарактера) перед третьими лицами.
Содержание доверенности:1) заголовок документа, 2) место и дату подписания, 3) основной текст,включающий в себя указание фамилии, имени и отчества, домашнего адреса, на имякоторого выдается доверенность, а также лица, которое выдает доверенность, 4)удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Справки
Содержание справки: 1)наименование документа, 2) основной текст, 3) сведения об организации, длякоторой выдана справка, 4) сведения о сроке годности справки, 5) подпись лица,выдавшего справку, заверенная печатью организации.
3. Типы записи текстовдокументов
По способу фиксацииинформации документы бывают:
1) письменные – текстовыедокументы, информация которых зафиксирована любым типом письма:
а) рукописные –письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки (толькорукописным способом оформляются: автобиографии, заявления, расписки,трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табелиучета рабочего времени и т.п.)
б) машинописные – письменныедокументы, при создании которых знаки письма наносят техническими средствами. Используютпортативные, компактные и канцелярские пишущие машины:
— стандартныемеханические и электромеханические пишущие машины («УФА-М», «Ятрань»)
— стандартные электронныесо строковым дисплеем и без него («Роботрон S6001» и «Роботрон СМ 6908.04») ,
— электронные с речевымвводом информации
в) типографские
г) подготовленные намножительных аппаратах
д) электронные –персональный компьютер
основные возможностикомпьютерных технологий в делопроизводстве:
— помощь в созданиидокумента,
— передача документа нарасстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем,
— регистрация документа,
— контроль за исполнениемдокумента,
— перевод текстадокумента с одного языка на другой,
— защита документов
2) изобразительные –содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
3) графические –изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредствомлиний, штрихов, светотени;
4) аудиовизуальные – содержащиеизобразительную и звуковую информацию;
5) фотодокументы –изобразительные документы, созданные фотографическим способом;
6) фонодокументы –содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
7) кинодокументы –изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическимспособом;
8) иконографические –документы, содержащие преимущественно изображения произведений искусств,специальной или художественной фотографии;
9) текстовые – содержащиеречевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системойзвукозаписи;
10) документы на машинномносителе – документы созданные с использованием носителей и способов записи,обеспечивающих обработку их информации электронно-вычислительной машиной;
11) видеограммы – изображениедокументов на экране электронно-лучевой трубки.
4. Заключение. Унификацияи стандартизация
Процесс управленияхарактерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемыхдействий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразиедокументов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводитсяк сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразиюих форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету ихранению.
Суть стандартизации вделопроизводстве заключается в возведении в норму, обязательную для применения,оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятыхв установленном порядке для всеобщего и многократного их применения вделопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в видемежгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов(ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификациии стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так ина унифицированные системы документации. В стране, кроме того, действуетунифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты,унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полныйперечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК011-93.
Список использованнойлитературы
1. Государственный стандартРоссийской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» термины и определенияГОСТ Р 51141-98 дата введения 1999-01-01
2. Государственный стандартРоссийской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»ГОСТ Р 6.30-97
3. Оформление документов.Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Москва: Научная книга,1998г.
4. Делопроизводство (организация итехнология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов,Москва, ЮНИТИ-ДАНА, 2000г.