Министерствообразования и науки Российской Федерации
Нижнетагильская государственнаясоциально-педагогическая академия (НТГСПА)
СГИ
Кафедра управленияи права
Курсовая работа
по специальности350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
на тему: ПРИНЦИПЫИ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Выполнил: студент 31 Д гр.
Бондарь Матвей Сергеевич (Icq 225434210)
Научный руководитель:
доцент кафедры
управления и права, кандидат
исторических наук
Ерохина Наталья Александровна
Нижний Тагил 2009
Содержание
Введение. 3
1. Экспертиза ценностидокументов. 6
1.1 Порядок проведения экспертизы ценности документов. 6
1.2 Организация проведенияэкспертизы ценности документов. 9
1.3 Архивное хранениедокументов. 18
2. Оценка ценности документов. 23
2.1 Основные критерииэкспертизы ценности. 23
2.2 Выделение особо ценныхдокументов. 30
3. Отбор документов на хранение. 34
3.1 Принципы отбора документовна хранение. 34
Заключение. 37
Списокисточников и литературы… 38
Приложение 1. 39
Приложение 2. 40
Приложение 3. 41
Введение
Цель создания любого архива – организация повторногоиспользования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такуювозможность необходимо выполнение нескольких условий:
• выработать долговременную документационную политику,т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решениякоторых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провестиклассификацию документов и оценить сроки их хранения;
• производить отбор документов для архивного хранения, всоответствии с выработанной политикой;
• создать эффективную поисково-справочную систему по этимдокументам;
• обеспечить сохранность документов в течение всего срокахранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленныхна создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи ина поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы онимогли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов,явлений;
• внедрить такую систему использования документов, прикоторой сводились бы к минимуму риски утраты документов.
Очевидно, что причиной создания архива является наличиеили возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцуна протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установлениеценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылкаорганизации любого архива, вне зависимости от формы собственности иведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценностидокументов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а темсамым на информационный, культурный и научный потенциал общества. Вот почемутеоретическим и методологическим основам экспертизы ценности в отечественномархивоведении всегда уделялось пристальное внимание.
Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошоотработаны методологические и практические вопросы проведения экспертизыценности традиционных документов. Существует система перечней документов суказанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отборудокументов разных видов, определены источники комплектования государственных,муниципальных и ведомственных архивов, в организациях и государственных архивахдействуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входитрассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными срокамихранения документов.
В то же время, экспертизе ценности электронных документов(а значит и их учету) никем не уделяется практически никакого внимания.
В последние полвека развитию методологии экспертизыценности в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводилосьмножество конференции, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей,поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций.Общепризнанные и наиболее апробированные принципы, критерии и методики быливключены в методические рекомендации, учебные пособия и правила работы архивовс различными видами документации.
В связи с минимальным уровнем информатизации советскихучреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого векапроблемы экспертизы ценности электронных документов (в то время машиночитаемыхдокументов – МЧД) практически не поднимались. Исключение составляли МЧД,возникающие в производственной и научно-технической сферах[1].При этом, критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, ничемсущественно не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической инаучно-технической документации.
Между тем, знакомство с историей развития отечественнойтеории экспертизы ценности, обращение к ее истокам и научным основаниям,позволяет поставить первый, кардинальный и довольно неожиданный вопрос: а нужнали вообще экспертиза ценности электронных документов?
Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности – этопроблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов началпрактиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). Ссередины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) всталанастолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страныдля решения назревших методологических и методических проблем и разработки«Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов вгосударственных архивах» (1957). По общему признанию теоретиков и практиковархивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработкекритериев ценности документов стал нарастающий год от года «бумажный поток»,который захлестнул советские учреждения и который грозил «затопить»государственные архивы. Ограниченность «архивной полки» – вот тот ключик кпониманию отрывшейся перед архивистами истины: «все документы вечно хранитьневозможно!»
Для полного раскрытия темы моей работы я выявил следующиезадачи:
Подробно рассмотреть порядок проведения экспертизыценности документов;
Раскрыть основные критерии ценности документов;
Выявить принципы отбора документов на хранение.
1. Экспертиза ценности документов
1.1 Порядок проведения экспертизыценности документов
Экспертизой в делопроизводстве называется изучениедокументов на основе принципов и критериев из ценности в целях определениясредств хранения и отбора части из них для длительного хранения.
ЭЦД приводятся в соответствие с нормативнымилитературными документами, утвержденными президентом, Правительством иГосударственной архивной службой России. Состав документов, подлежащихпостоянному хранению, а также длительность хранения остальных документовопределяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения,указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны бытьнарушены.
В целях расширения состава документов и увеличения сроковхранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создаватьведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер дляорганизаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой.Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документовк делам;
при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
в процессе подготовки вдел к передаче из организации нахранение в государственный архив.
Для проведения ЭЦД, а также рассмотрениянормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архиваво всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачикоторых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертнойкомиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являютсятиповое положение, утвержденное государственной архивной службой России.
Экспертная комиссия является совещательным органом, еерешения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или егозаместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило,секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседаниякомиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
ЭЦД проводится на основе перечней документов с указаниемсроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел сотметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) длядел временного хранения.
При проведении экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными срокамихранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожениюдел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременнопроверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильностьопределения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбордокументов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистномупросмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащихпостоянному хранению.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документыпостоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их составадокументы постоянного хранения присоединяются к однородным делам илиоформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документывременного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков иххранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится толькопосле завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отбореих на постоянное хранение под методическим руководством соответствующегогосударственного или муниципального архива.
Подготовка электронных документов к передаче в архиворганизации состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния машинных носителей,предназначенных для передачи в архив;
запись ЭД на машинные носители;
проверка качества записи;
описание ЭД;
проставление архивных шифров на единицах хранения (нафутлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документовпостоянного хранения и по личному составу;
подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточнойдля обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующаяинформация: название документа, дата его создания, характеристика содержания(аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД,сайтов и т.п.), объем документа (для БД также — количество записей)[2].
1.2 Организация проведенияэкспертизы ценности документов
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбордокументов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этототбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудниковведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов,находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистногопросмотра документов определяется их научная и практическая ценность исоответствующие сроки хранения.
Если при просмотре в делах обнаруживаются документыпостоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежатперегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документоввременного хранения.
Кроме полистного просмотра дел постоянного срокахранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечнейдокументов с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое перечислениеобразующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуютспециальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначеныотметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметкаозначает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена сповышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой«ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срокахранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходиттолько по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче введомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационногообеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков храненияподлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного храненияархивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временнымисроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении куничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждаетруководитель учреждения
Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения сгрифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.
Оформление дела — это подготовка дела к хранению всоответствии с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в которомони были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиямиГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующегохранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивкедокументов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (внекоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизитыобложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса изаголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения вделопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственныйархив. Оформление дел проводится работниками службы документационногообеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может бытьчастичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываютсяупрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются исдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, ахраниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Совсем по-другому оформляются дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежатполному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаютсяили прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются,составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи,чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если такихдокументов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которыетакже подшивают в дело.
Для обеспечения сохранности документов и удобства ихиспользования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом илинумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употреблениечернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутреннейописи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если делоимеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата,подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), адокумент, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнемлевом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруютсясамостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. Вслучае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятсяномера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают,если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерациидопущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все делонумеруется заново с места возникновения ошибки.
Для учета количества листов в делах постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Онасоставляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в концекаждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листовдела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.
В заверительной надписи отражаются (со ссылкой насоответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения,замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерациилистов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номералистов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов,конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.
Составлять заверительную надпись на обложке дела илиоборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В нейуказываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затемставит свою подпись.
/>
После подшивки документов и нумерации листов производитсяоформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
При заведении дела на его обложку уже выносят рядсведений по номенклатуре дел:
• полное наименование организации с указанием ееподведомственности;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела, состоящий из индексаструктурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче введомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку деламожет быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценныедокументы). Дополнительно проставляются:
• даты дела (тома, части);
• номер тома (части), если дело имеет несколько томов(частей);
• количество листов в деле;
• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела поописи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению,предусмотрено место для наименования государственного архива, в который онибудут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифрпроставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделысводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) храненияи по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделысводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивногоучреждения и утвержденных руководителем организации.
Наименование организации должно указываться вименительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложкеприводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописываетсяпод ним.
Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в началегода из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается впроверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждоготома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, вобобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты исобытия, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовкеуказывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или виддокументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент(если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы(приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например:Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1—78. Или:Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.
Если дело сформировано из копий документов, то копийностьдокументов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета поучебной работе за 1999 г. № 1—56. Копии.
К заголовку составляется аннотация, если в делесодержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могутслужить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличиекоторых не может быть определено по заголовку. Например: План развитиядеятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркетинговымисследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.
Обязательным реквизитом обложки дела является его дата.Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию(письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важноезначение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являютсякрайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальныхорганов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датойличного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, накоторое оно заведено.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д.,то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.
Если в дело включены документы (например, приложения ит.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датойделается об этом запись: «В деле имеются документы за… год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел,содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Если дело начато в одной организации, а закончено вдругой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в однойорганизации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания делаво второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание количествалистов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
Срок хранения проставляется на обложке дела пономенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнемдокументов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения порешению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранитьпостоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архивеорганизации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Составление описей дел
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениясоставляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы сдокументами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собойсистематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытиясостава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учетадел.
Опись дел одновременно является учетным документом иосновным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающимоперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документоми справочником по содержанию дел.
Опись состоит из годовых разделов. Она составляетсяотдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения (;по личному составу; состоящие из специфических, характерных для даннойорганизации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам,рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственныеиздания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой нумерацией.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждомструктурном подразделении работниками службы документационного обеспеченияуправления. Ответственность за качественное и своевременное составление описейдел структурных подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленнойформе. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называетсяописательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделениядолжна включать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующийего заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
ОПИСЬ №
Название раздела
/>
В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них такжеимеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номераописи структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указываетсяцифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер делпо описи.
В данную опись внесено____дел с №____по №___, в томчисле:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись дел подписывается составителем с указанием егодолжности, согласуется с руководителем службы документационного обеспеченияуправления и утверждается руководителем структурного подразделения. Передутверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Описьдел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах.Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с деламив ведомственный архив, где служит основой для составления годового разделасводной описи дел организации.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения,предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежитутверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах,заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления,подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) исогласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описиорганизация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архивпринять на хранение внесенные в опись дела[3].
1.3 Архивное хранение документов
Хранение документов организации составляется поустановленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений,разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанныхруководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланкеорганизации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива илилицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом,ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК(Центральная экспертная комиссия) организации направляется на согласование сЭПК (Экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архивного учреждения,после чего утверждается руководителем организации. После утвержденияноменклатуры дел организации структурные подразделения получают выпискисоответствующих ее разделов для использования в работе.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел вконце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации ивводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура делсогласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.
Номенклатура дел[4]составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся вдеятельности организации. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ееструктурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организацииза прошлый год, описями дел постоянного и временного хранения, регистрационнымиформами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков иххранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Основой для определения структуры номенклатуры делявляется структура организации. Разделами, подразделами и другими деленияминоменклатуры дел являются названия подразделений. По окончании делопроизводственногогода в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количествезаведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения,содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательномпорядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляетсяотметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки егоподписи.
Порядок хранения документов в организации происходитследующим образом. Внутренняя опись составляется на отдельном листе поустановленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерахдокументов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Квнутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами ипрописью количество включенных в нее документов и количество листов внутреннейописи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Обложка дела постоянного,временного хранения и по личному составу составляется и оформляется поустановленной форме, в которой указываются наименование организации,структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела погодовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
Для обеспечения комплектования архива в организации навсе завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного хранения и поличному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись – это архивный справочник, предназначенныйдля раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутрифонда и учета дел[5].Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрываетсостав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел),классификационную закрепляет систематизацию дел внутри фонда. Архивная описьсостоит из двух частей: собственно описи, то есть перечня дел и справочногоаппарата к описи. Опись документов состоит из описательных статей. Описательнаястатья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения исостоит из следующих элементов: порядкового номера, делопроизводственногоиндекса заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа, крайних датдокументов в деле, количества листов в деле, примечаний.
Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса ивключает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление иописание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архиворганизации.
Процесс изучения документов на основании принципов икритериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора ихна государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Задачиэкспертизы ценности следующие: первая — отбор наиболее ценных документов изведомственных в государственные архивы на постоянное хранение и определениепрофильности документов тому или иному государственному архиву. Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может бытьиспользована в течение какого-то периода времени. В зависимости отустановленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на двегруппы: для долговременного хранения и для временного хранения. Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченныхдокументов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондоводнородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертаязадача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: вделопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстверешается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатурыдел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фондаучреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче вгосударственный архив.
Все архивные документы страны образуют Архивный фондРоссийской Федерации.
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение введомственном и государственном архивах. После оперативной работы с документамидела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственныйархив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срокхранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел введомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурномподразделении. В процессе передачи на архивное хранение документов необходимопроверить: правильность формирования и оформления дел, соответствие количествадел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии сноменклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установлениесоответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципыформирования дел отражены в их заголовках, которые закреплены в номенклатуредел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, подлежат вструктурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое делодолжно быть переплетено и подшито, листы должны быть пронумерованы, причемнумерация должна скреплена заверительной подписью в конце дела, где указываетсяобщее количество листов. Обложка должна быть правильно оформлена, то естьсодержать название учреждения и структурного подразделения,делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срокхранения дела, количество листов в деле.
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи –очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременногохранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой дел, об этомследует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых вопросов граждан,поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы[6].
2. Оценка ценности документов
2.1 Основные критерии экспертизыценности
Отнесение документов к составу Архивного фонда РоссийскойФедерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексногоприменения критериев происхождения, содержания, внешних особенностейдокументов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованныхпризнаков, на основе которых определяется ценность документов.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятыхкритериев.
Возможность и длительность использования документовпредопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизысостоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могутобеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимойинформацией.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документовсостоят в следующем:
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное,научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянноехранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, непредставляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическоезначение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научнойценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма,системности, целостности. Критериями оценки документов являются ихпроисхождение, содержание и внешние особенности.
Критериями оценки происхождения являются: роль и местоорганизации в системе государственного управления, значимость выполняемыхфункций, время и место образования документов. Критерий происхождения позволяетразделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которыхимеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные иместные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения,органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы ифабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения.Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевомуназначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научноезначение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, таккак деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящихорганизаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают ввышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документамвышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организациивспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организацийимеют значение только для практической работы.
Критерии оценки содержания — значимость события,отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ееповторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидностьдокумента. К критериям содержания относятся:
• значимость отраженных в документах событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся вдругих документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.
Наиболее полно основную деятельность организацииотражают:
• организационно-учредительные и распорядительныедокументы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а такжегодовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
• справочно-информационные документы, играющие вспомогательнуюроль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащуюоснованием для принятия управленческих решений, которые фиксируются враспорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группадокументов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительноесправочное значение, например значительная часть документов по личному составу.Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значениечерез определенный период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной ибухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению имногим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерийприменяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетнойдокументации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными;содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетоморганизации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетомвышестоящей организации и т. д.
Критерии оценки внешних особенностей документа — этоюридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей),особенности передачи текста, материального носителя документа и его физическогосостояния. К критериям внешних особенностей относятся:
• форма фиксирования и передачи содержания;
• удостоверение и оформление документа;
• физическое состояние документа.
Рассмотрим некоторые критерии.
1. Значимость учреждения или лица, в результатедеятельности которых созданы документы. В процессе деятельности обществасоздается огромное количество учреждений, организаций и предприятий сразнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные,транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектныеинституты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные,учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного вкаждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления,науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственноехранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизниобщества.
Документы личного происхождения, отражающие творческую,производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников ит.д., также представляют научный интерес для архивов.
2. Значимость содержания документов. В общем массиведокументации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, идокументы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной)работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающихосновную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительнаядокументация учреждения и вышестоящих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение(документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют своезначение через год, три или пять лет.
3. Время и место образования документов. Этот критерийявляется важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды,насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций,реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особыепериоды истории, важную роль играет и место их создания. Критерий времени иместа создания документа предполагает совокупную оценку несколькиххарактеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность,историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документированияповышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты,аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер ипоследовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленныеот времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективныеискажения и неточности. В то же время – «большое видится на расстоянии». Поройотдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяетему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которыестановятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта вболее широком событийном контексте. Все это делает необходимым при проведенииэкспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как«авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе нахранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ,копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номери дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копиидокументов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо дляих будущего использования.
5. Юридическую силу имеют главным образом правильнооформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии,но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому так важно правильнооформлять документы в процессе делопроизводства.
6. Дублетность документов. Этот критерий играет большуюроль при отборе документов на государственное хранение в связи с широкимраспространением дублетных документов. Дублетный документ — это один изразмноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в видексерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другоймножительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы(например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственномархиве экономики, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетностьв масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяетсяпри экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов иотчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов —годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения ит.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотившийсодержание первичных.
8. Физическое состояние документа. Этот критерий применяетсяв отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность,он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяютк испорченному документу.
Экспертиза ценности документов проводится на основеперечней — систематизированных списков видов и категорий документов, содержащихнормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяютустановить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческихдокументов без их дополнительного изучения.
В процессе экспертизы ценности документов применяются всекритерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности икомплексности оценки документов.
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждойгруппы документов существуют и собственные критерии их оценки: значениеинформации для развития науки и техники, приоритетность авторства,экономическая эффективность разработки или открытия и др.
Работа по организации экспертизы ценности документовпроводится в три этапа.
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:
• при разработке и составлении номенклатуры дел;
• при регистрации документов;
• при направлении исполненных документов в дела;
• при формировании дел и проверке правильности отнесениядокументов к делам.
Второй этап проводится во время подготовки дел к передачев архив организации.
Третий этап экспертизы ценности проводится в архивеорганизации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
При оценке научно-технической документации применяетсяряд дополнительных специфических критериев, таких как:
«значимость проблемы или объекта, отраженного вдокументах»,
«принципиальная новизна, уникальность, оригинальностьрешения проблемы, конструкции, технологии, проекта»
«соответствие научно-технической документации этапностинаучных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие.
Специфические критерии ценности применяются и приэкспертизе аудиовизуальных документов: их художественные достоинства,композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность,своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведенияинформации[7].
2.2 Выделение особо ценныхдокументов
Составляющей частью работы по экспертизе ценностидокументов является выделение особо ценных документов (ОЦД) компании[8]. Надо заметить, что впоследнее время руководители хорошо понимают необходимость сохранениядокументации как в целом, так и представляющей особую значимость дляорганизации. Это происходит в силу осознанной необходимости. Никто незастрахован от непредвиденных обстоятельств, чрезвычайных ситуаций различногомасштаба, особенно в российской действительности. Все чаще мы сталкиваемся сутратой ценных документов из-за недостаточной оценки их значимости.
В последнее время в литературе все чаще встречаетсятермин, пришедший из международного опыта, — «vital records»переводимый иногда как «важнейшие документы» или «жизненноважные документы». Под этим термином имеется в виду следующее:
Документы, которые потребуются в первые минуты, часы, днипосле какого-либо происшествия.
Документы, обеспечивающие непрерывность бизнес-процесса.
Документы, безвозвратная утрата или повреждение которыхподрывает (по юридическим, нормативным и эксплуатационным причинам) возможностьорганизации продолжать свою деятельность.
В традициях отечественного архивного дела существуютпонятия особо ценного и уникального документа, что отражено внормативно-методических документах.
Особо ценный документ (ОЦД) — документ Архивного фондаРФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность,особую важность для общества и государства и в отношении которого установленособый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ — особо ценный документ, не имеющийсебе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам,невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Эти определения применимы в отношении документов,относящихся к государственной части архивного фонда. Для коммерческойорганизации они недостаточно конкретны. Если попытаться дать краткие иприближенные к реалиям бизнеса формулировки, то термин «уникальныйдокумент» вряд ли пригодится, а определение особо ценного документа можетбыть следующим.
Особо ценный документ организации — документ, имеющийвысокую значимость для его собственника, утрата которого может иметьсущественные негативные последствия.
Проведение экспертизы ценности позволяет построитьсистему работы с документами в зависимости от степени значимости этихдокументов. Теперь подробнее остановимся на критериях определения особо ценныхдокументов конкретной организации.
Критерии отбора особо ценных документов: происхождение;содержание; внешние особенности.
Переходя от теории к организации практической работы поэкспертизе ценности на современном предприятии, необходимо развить данныепонятия. При определении особой ценности документов можно использоватьследующие рекомендации.
В критерии «происхождение» для коммерческихорганизаций следует выделить только авторство. Особую ценность представляютдокументы, авторство которых принадлежит:
-учредителям компании;
-собранию акционеров;
-совету директоров и иным руководящим органам;
-ревизионной комиссии;
-коллегиальным органам, принимающим решения по основнымвидам деятельности организации.
Основным критерием при определении особой ценностидокумента является содержание.Особо ценные документы по критерию содержания Примеры 1 2 Утеря которых может иметь негативные финансовые последствия Договоры, контракты, акты проверок налоговых и иных проверяющих органов, годовая бухгалтерская отчетность Утеря которых может иметь негативные юридические (правовые) последствия Учредительные и уставные документы, решения суда Имеющие статус правоустанавливающих и разрешительных Лицензии, свидетельства, патенты, разрешения, согласования Подтверждающие право собственности на движимое и недвижимое имущество организации Свидетельства на право собственности, договора на покупку, акты передачи имущества Сопровождающие сделки по особо крупным операциям Договоры, контракты, акты закрытия, платежные документы, акты сверок, досье сделок Для разных организаций понятие особо крупной сделки может существенно отличаться. Поэтому данный критерий может определяться как отношение суммы конкретной сделки ко всему обороту предприятия. Конечно же, значимость той или иной сделки могут определить финансовые работники организации, поэтому их участие необходимо в работе Экспертной комиссии Касающиеся операций по уставному капиталу организации Платежные документы об оплате взносов, выписки по счетам, переписка Касающиеся разработки стратегии организации и долгосрочных планов развития Стратегические планы развития организации; бизнес-планы; планы развития по направлениям: маркетинг, производство, кадровая политика, IT; отчеты о проделанной работе; организационная структура предприятия Составляющие базы данных по ключевым направлениям деятельности предприятия Базы данных, картотеки партнеров, клиентов, поставщиков Этот вид документов, как правило, представлен в электронном виде, что требует особого режима использования, доступа, обеспечения аутентичности, сохранности информации. Для выполнения этих требований необходимо тесное взаимодействие со службой IT Содержащие информацию о методике работы, описание уникальных продуктов и услуг организации Описание продуктов, методики работы, технологий, рецептура, технические задания на разработку; проектная документация и др. в зависимости от отрасли и специфики вашего предприятия Документы, которые содержат информацию, включающую описание ваших продуктов, услуг, являются коммерческой тайной вашего предприятия и требуют особого режима использования и доступа Обеспечивающие непрерывность бизнес-процесса и представляющие особую ценность на период исполнения обязательств; незакрытые дела по текущим сделкам основных направлений деятельности предприятия В зависимости от специфики бизнеса к этим документам могут быть отнесены: договоры, контракты, досье сделок, документы, закрывающие промежуточные этапы работ; платежные документы, подтверждающие движение средств, переписка и др. Перечень таких документов определяется в зависимости от отрасли, в которой работает организация. Важную роль в определении данной группы особо ценных документов играют специалисты производственных подразделений, основных направлений деятельности предприятия, которые непосредственно создают и ведут документацию. Специалистов этих категорий также желательно включить в состав Жили привлекать к ее работе, и обязательно — при определении перечня особо ценных документов предприятия Относящиеся к истории организации Кино-, фото-, фонодокументы, адреса и поздравительные письма, автографы VIP, документы, относящиеся ко времени создания и истории организации
По внешним особенностям особую ценность представляютподлинники вышеозначенных документов. При отсутствий подлинника статус особоценного документа приобретает его копия.
Вышеперечисленные рекомендации нельзя назватьисчерпывающими, поскольку существенный отпечаток на состав особо ценныхдокументов накладывает специфика отрасли, в которой работает ваша организация.Указанные положения следует заложить в основу разработки критериев, применяемыхв работе по экспертизе ценности и определения перечня особо ценных документоввашей организации[9].
3. Отбор документов на хранение
3.1 Принципы отбора документов нахранение
В федеральном законе «Об архивном деле в РоссийскойФедерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»:«изучение документов на основании критериев их ценности в целях определениясроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации»[10]. Как видно изопределения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е.системе научно обоснованных признаков документов, на основании которыхвыносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериевценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучныепринципы историзма, системности и целостности[11].
Принцип историзма в настоящее время признается основным,предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта, т.е совокупностидокументов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутреннейструктуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связеймежду ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений ихструктуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развитияструктуры, форм документов и т.п… При таком подходе отмечается совпадениепринципа историзма с научной объективностью, с требованием непредвзятостисуждений при отборе документов на хранение.
В современной архивоведческой литературе отмечается такжесовпадение других общенаучных принципов – системности (рассмотрение объекта каксистемы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности(понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразииих проявлений и связей) – с ранее применявшимся архивным принципомвсесторонности и комплексности при оценке документов. Комплексностьпредполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, атакже как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фондеи архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонностьтрактуется как «рассмотрение документов в «разном освещении» – всопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемостьинформации источника»[26]. В первую очередь, рассматриваются варианты и формыпотенциального использования документов, но не только это. Также учитываютсяполнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечениясохранности и некоторые другие моменты[12].
Таким образом, уже на уровне основных методологическихпринципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всюсовокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали.Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрениенаправления и характера информационных процессов и потоков между ними,раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных идругих электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на ихдостоверность и юридическую силу, – все это должно быть направлено наформирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда,достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, повозможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом,историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронныхдокументов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и вгенезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних безопределения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтомусуществующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются наэкспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологическиущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности идаже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленноопределяет, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы наносителях любого вида»[13].Но если строго придерживаться принципов экспертизы ценности, не приведет лирассмотрение роли и значения электронных документов в системе управления, ивообще в современной жизни, к пересмотру критериев ценности и методов ихприменения?
Заключение
В современных условиях для повышения эффективностиуправления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякоеуправленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления,организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколькопрофессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельностив целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники,отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основамисовременного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформлениедокументов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанностьработников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанныйпорядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целейпредприятия.
Большой удельный вес в общем комплекседелопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Этосвязано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, вдальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткиесроки а затем выделяются к уничтожению.
Таким образом, главные проблемы экспертизы ценностидокументов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и ихподразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянномухранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документовв архив.
Список источников и литературы
1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации».
2. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
3. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения. М.: Госстандарт России, 1998.
4. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссииучреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19.01.1995№2). М.: Росархив, 1995
5. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения.
6. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб.Пособие. – М.: Дело, 2001.
7. Журнал «Вестник архивиста». 2007. № 3
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. —М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечениеуправления). М., 2002.
10. Справочник секретаря и офис-менеджера № 10 от 2007 г.
Приложение 1
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в_____________________ году в организацииПо срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК» 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО:
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ ПодписьРасшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего сведения
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Приложение 2
/>
Приложение 3
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛУТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_________№___________руководителя организации
______________________
(место составления) Подпись/ Расшифровка подписи
На ________________ годИндекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела
Наименование должности руководителя службы ДОУорганизации
Подпись/Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)