Содержание
1. Понятие о документах идокументировании. Классификация документов
2. Приказ по основнойдеятельности. Выписка из приказа, копия приказа. Правила оформления.
3. Составить докладнуюзаписку от имени фирмы «Гарант» на имя генерального директора ПО «Горизонт»Смирнова Д.Л. «О подготовке лагеря-отдыха» к приему молодежи.
Список использованных источников
1. Понятиео документах и документировании. Классификация документов
Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, илисвидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники,соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
В толковых словарях даются разные определения документа, подчеркивающиеразличные аспекты этого понятия: «Письменное официальное удостоверение,свидетельствующее о личности предъявителя»; «Исторические документы – летописи,хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии,лице, эпохе и т.п.; «Вещественное доказательство; остаток старины, являющийсяматериалом к истории».
С развитием научно-технической информации, вычислительной техники,когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт,перфолент и магнитных лент, кино-, фото-, фонодокументов, понятие «документ»наполнилось новым смыслом. При этом документальной стали считать и всюпечатную, опубликованную информацию – книги, журналы, брошюры и т.д.
ГОСТ 16483–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения» в разделе «Общие понятия» содержит следующее определениедокумента: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленнойсозданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».
С развитием государства и его аппарата управления создаютсясистемы документации, характерные для специфики их деятельности. Вместе с темпоявляются и системы документирования деятельности учреждений и организаций,определяющие методы и способы фиксации в документах содержания управленческойдеятельности.
По мере расширения сферы деятельности учреждений и их функцийсистемы документирования включали в себя документационное обслуживаниеконкретных учреждений и приспосабливались к структуре, масштабу и объему ихдеятельности.
Таким образом, содержание понятия «документ» постепенно включило всебя и узкое и широкое юридическое толкование, а также юридическое значение.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителяинформации, способа фиксации и выполняемых документом и т.д.
Официальный документ – документ, созданный организацией илидолжностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным липомпонимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимаетдолжность, связанную с выполнением организационно-распорядительных илиадминистративных обязанностей.
Подлинник официального документа – первый или единственныйэкземпляр официального документа.
В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин«оригинал», хотя но своему смыслу определение «подлинник» (достоверный,действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие«оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы – документы, впервыесозданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессесоздания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы,составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему видуоригиналы могут быть: черновыми – рукописный или машинописный документ,отражающий работу автора над его текстом; беловыми – рукописный илимашинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан безпомарок и исправлений.
Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен набланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись ииногда печать), дату и индекс.
Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и«подлинный документ». Последний понимается как документ, сведения о времени иместе создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе иливыявленные каким-либо путем, соответствуют действительности; то есть всякийподлинник официального документа является подлинным документом, но не всякийподлинный документ – подлинником официального документа.
Понятие «копия», как указывает происхождение этого слова (от лат.сорiа – множество), связано сразмножением документов, повторением документа любого вида. Копия документа – документ,воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки иличасть их.
Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия«копия».
Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки –это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуски –это копии отосланных документов. Наиболее распространенный вид отпусков – этокопии, которые автоматически получают при переписке оригинала на пишущеймашинке (2‑й, 3‑й и т.д. машинописные экземпляры). Первый экземпляр(обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации)становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями илиотпуском.
Новая техника размножения документов привела к появлению копий,получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.
Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильныеподлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путемвоспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле).Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительномудостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса.
Особый вид копий – фото и светокопии, отличительная черта которых –точное воспроизведение изображения оригинала. Это также вид автоматических(факсимильных) копий.
С развитием современной техники передачи документов ми расстояниесвязано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, прителеграфной, телефонной связи сознается два документа – предъявленный дляпередачи по телефаксу или телефону и полученный посредством этих средств связи.Эти документы не одно и то же по своим характеристикам. Передаваемая телеграммаимеет личную подпись, заверяется печатью, то есть ее можно охарактеризовать какподлинник, а получаемая адресатом – умноженный экземпляр.
Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученныхавтоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии»и т.п.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом ониудостоверены.
Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтвержденоофициальным должностным лицом – нотариусом.
Официально заверенные копии – соответствие подлинникуподтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями(ставится печать и подпись должностного лица).
Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимыхформальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.
Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином видео своем соответствии подлиннику.
Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силуподлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так какэто повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признакамикопии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликатиногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может бытьвыдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).
Дипломатические копии – их название происходит от слова«дипломатика», обозначающего вспомогательную историческую дисциплину, изучающуюдревние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (староеправописание, ошибки, пунктуация и т.д.).
Нельзя также отождествлять два таких термина, как «личныйдокумент» и «документ личного происхождения».
Личный документ – официальный документ, удостоверяющий личностьчеловека, его права, обязанности, служебное или общественное положение икоторый может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом внесферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
Создающиеся в процессе управленческой деятельности документыподразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления,способу изготовления и т.п.
По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящиесодержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и спомощью слуха (магнитная, механическая запись). По технике воспроизведениядокументы могут быть получены ручным, механическим путем, с помощью машин иаппаратов (кино-, фото-, фотодокументы, машиночитаемые документы).
По происхождению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве,можно подразделить на официальную и личную. Официальные документы исходят отимени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностныхлиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами. В свою очередь,официальные документы могут быть Подразделены на документы государственныхучреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятияимеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятиеявляется юридическим лицом.
Расширение круга областей, в которых применяется специальноедокументирование, привело к делению официальной документации на специальную иобщую. Так, выделяются такие виды специальной документации, как учетная,плановая, статистическая, техническая и др. Кроме них, выделяют особую группуобщей документации – организационно-распорядительную документацию, создаваемуюдля организационно-правового обеспечения выполнения основных задач управления. Организационно-распорядительныефункции присущи каждому аппарату управления, поэтому эти документыраспространяются НИ псе отрасли деятельности организаций и не могут бытьвыделены по отраслевому признаку. Организационно-распорядительные документыуточняют, дополняют информацию, содержащуюся в специальной документации, и даютвсестороннее Представление об управляющих и управляемых объектах.
По назначению документы используются как средство линией тех илииных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачиинформации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохраненияинтеллектуальной деятельности человека.
По месту составления документы можно подразделить на внутренние ивнешние. Внутренняя документация создается • 1 мим учреждением в процесседокументирования его деятельность, ее автором является данное учреждение.Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций,предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации – (сторонниеучреждения и лица. По сложности содержания, отраженного в документах, ониделятся на простые и сложные. Простыми называются документы, отражающие однутему, один предмет, один вопрос. В сложных документах находят отражениенесколько вопросов, тем, предметов, явлений.
В составе внутренней и внешней документации имеется большоеколичество сложных документов. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы,отчеты, докладные записки и другие документы. При их подготовке, оформлении,исполнении затрачивается много времени, поскольку работа над ними связана срядом лиц, структурных подразделений и т.п. Замедляется исполнение и контрольисполнения таких документов. Крайне трудно поддаются сложные документы иорганизации: поскольку их содержание касается ряда вопросов, трудно решить, ккакому делу должен быть отнесен документ. Содержание сложных документов, какправило, не раскрывается ни в названии, ни при их описании на обложке дел. Приописании дел, состоящих из сложных документов (приказов, протоколов и др.),обычно ограничиваются указанием вида документов, автора, даты, отказываясь отхарактеристики их содержания. Поэтому желательно, чтобы большинство документовсоставлялись в виде простых. Простые документы устраняют неудобства при ихоформлении, исполнении, контроле исполнения, кодификации.
По приемам записи документы могут быть подразделены на созданныеестественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные(криптографические). Простая запись может быть полной и сокращенной.
По форме документы различаются на документы определенной формы,формуляр и реквизиты которых установлены, и произвольной формы.
По виду материального носителя документы могут быть разделены насозданные на бумажной основе и на специальных носителях информации (пленке,металле, стекле, дискетах и др.). От материального носителя зависитдолговечность и стоимость документа,
По срокам хранения разделяют документы постоянного и временногохранения (до 10 лет и свыше 10 лет). Сроки хранения зависят от ценности документов,их научного, практического и исторического значения. По срокам исполнениядокументы могут быть срочными (требующими исполнения в определенный срок,установленный законом) и несрочными (срок исполнения не установлен).
По степени обязательности документы могут быть директивными иинформационными.
Документ, являясь носителем информации, содержит комплексинформационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одниэлементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которыхсоздается документ. Другие информационные элементы несут о самом документе,являясь его обязательными атрибутами.
2. Приказ по основной деятельности. Выписка из приказа, копияприказа. Правила оформления
Основным распорядительным документом, издаваемым руководителеморгана управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезныетребования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующейи распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причиныиздания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «вцелях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказаизлагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которыесогласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже.Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах.Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…».
Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящейорганизации, то в констатирующей части указывают наименование этого видадокумента в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а вотдельных случаях и Краткое содержание, например:
Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь от01.02.1997 №143 р «О…».
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме иначинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами на отдельнойстроке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом«ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи).Намеченные мероприятия излагаются по Пунктам, если исполнение приказапредполагает выполнение различных по характеру действий.
Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя – структурногоподразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемогодействия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения(указывается на отдельной строке). В табличной форме исполнитель указывается вименительном падеже. Если одному или нескольким исполнителям предписываетсявыполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пунктеуказываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия исроки.
В распорядительной части приказа следует избегать неконкретныхвыражений, к примеру, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.
Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, накоторых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этогопункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на(указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагаетсяконтроль, при этом наименование должности, инициалы и фамилия пишутся ввинительном падеже).
Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлятьраспорядительную часть в виде таблицы, например:Исполнитель Действия, мероприятия Срок исполнения 1. Государственный архив Могилевской области Представить план комплектования на 1997 г. 01.12.1996
Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, токонстатирующая часть может отсутствовать.
Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказахнет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, вскобках указывают: «Приложение 1», если их несколько, а если одно, то «см.Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнемуглу:
Приложение
к приказу Министра культуры
Республики Беларусь 09.08.1996 №200.
Заголовок приказа выражается отглагольным существительным впредложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов», «Опроведении инвентаризации основных фондов».
В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляютсяна первом экземпляре проекта.
Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте егопоследнего листа, например:
1 – в дело…
2 Министерство образованияРеспублики Беларусь.
При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в видесамостоятельного документа.
При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, какправило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной частиприказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу,перевод, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание дляего составления. Оформляется приказ на общем или специальном бланке формата А4.Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а такжесвязанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Заголовок указания выражается отглагольным существительным впредложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию методическойкомиссии архива».
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующейи распорядительной.
В констатирующей части раскрываются цели и причины изданияуказания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…»,«В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать,если предписываемые действия не требуют разъяснения.
Распорядительная часть указания может начинаться словами«ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия,не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописнымибуквами с новой строки.
В случае необходимости текст указания делится на пункты иподпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме:исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя илинаименование структурного подразделения в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ, вродительном после ОБЯЗЫВАЮ) – действие (выраженное глаголом в неопределеннойформе) – срок исполнения.
В последнем пункте указываетсянаименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением: «Контроль за исполнением указания возложить на…».
3. Составление докладной записки
ООО «Гарант» Генеральномудиректору
Докладнаязаписка ПО «Горизонт»
20.05.2005 №39 Смирнову Д.Л.
О подготовкелагеря-отдыха
к приемумолодежи
В связи снеобходимостью проведения туристического слета в июне 2005 г. ООО «Гарант»производятся ремонтные работы по благоустройству лагеря – отдыха. При этомвыполнение значительной части работ планируется завершить к 24.05.2005 г.При этом завершению работ в полном объеме и в указанные сроки мешаетнесвоевременный завоз бордюрного камня, необходимый для оформления центральноговхода в лагерь-отдых.
В связи свышеизложенным прошу Вас решить вопрос по своевременной доставки вышеуказанногостроительного материала с целью обеспечения своевременности выполнения работ.
Директор ООО «Гарант» _________________ И.Д. Соснов
(подпись)
Списокиспользованной литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство. Мн., 1995.
2.Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М., 1999.
3.Кузнецова А.Н., Ваненгейм Р.Н. Машинопись. М., 1996.
4.Михальченко А.Н., Давыдова Э.Н. Пособие по делопроизводству.Мн., 1993.
6.Альбом организационно-распорядительных документов. Мн., 1996.