Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел

АСТРАХАНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФакультетАвтоматики и Электромеханики
Кафедра«Информатика»
Специальность350800
«Документоведениеи документационное обеспечение управления»
КУРСОВАЯРАБОТА
подисциплине:
«Документоведениеи документационное обеспечение управления»
 
на тему:
«ПОРЯДОКФОРМИРОВАНИЯ И УДОСТОВЕРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»
Выполнили:
студенты гр.ДАД-22
ЗолотаревА.С.
Основин И.С.
Проверила:
старшийпреподаватель
Сарсенова Ж.Ж.
Астрахань2009

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Понятие номенклатуры дел
2. Порядок формирования и удостоверенияноменклатур дел
2.1. Формирование номенклатуры дел
2.1.1. Общие требования
2.1.2. «Индекс дела»
2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»
2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»
2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей поперечню»
2.1.6. «Примечание»
2.2. Удостоверения номенклатуры дел
Заключение
Список литературы
Приложения

Введение
Под номенклатурой делпонимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень)заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкойноменклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом онируководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельныедела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по томуили иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т.д.
Номенклатура дела являетсяспециальным классификационным справочником, позволяющим определить порядокраспределения документов в дела.
Номенклатура дел являетсяважнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Онапредставляет собой оформленный в установленном порядке систематизированныйперечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Номенклатурадел предназначена для:
классификациидокументов;
порядкаформирования дел в делопроизводстве;
учета дел;
группировкиисполненных документов в дела;
систематизациидел;
индексациидел;
фиксациирезультатов по экспертизе ценности документов на этапе текущегоделопроизводства при установлении сроков хранения документов;
 использованияархивом организации в качестве учетного документа при работе с делами,относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 летвключительно);
 использованияв качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актово выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

1. Понятие номенклатуры дел
Номенклатура дел как одиниз основных инструментов организации делопроизводства должна отвечатьопределенным требованиям, важнейшие из которых:
— охват всех документов,получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
— раздельная группировкав дела документов постоянного и временного сроков хранения;
— конкретная и четкаяформулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержаниедокументов в нем и исключает возможность включения в дело документов, несоответствующих его содержанию и сроку хранения;
— систематизация делвнутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и срокомхранения документации.
Различают типовые,примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется дляорганизаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливаетдля них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативнымдокументом.
Примерная номенклатурадел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характерудеятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо отсуществования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должнасоставлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях,не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, котораяпредставляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых ворганизации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организацияхноменклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем ониобъединяются в сводную номенклатуру[1].
При наличии типовойноменклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Изпримерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия техдел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренныев примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости отобъема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел,предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретнуюноменклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примернойноменклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры делконкретной организации.

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел
 
2.1. Формированиеноменклатуры дел
2.1.1. Общие требования
Формированию иудостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания иколичества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией)своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурныхподразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки,номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременногохранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главнымисточником являются сами документы организации. При определении сроков хранениядел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов суказанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему нагосударственное хранение.
Кроме того, очень важнознать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных инормативно-методических документах, как Государственная системадокументационного обеспечения управления, Типовая инструкция поделопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основныеправила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны иметодические пособия по составлению номенклатур дел[2].
К процедуре формированияноменклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистоворганизации для помощи в определении состава задач, которые будут решатьсяподразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственнымиорганизациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивныеучреждения.
Номенклатура дел напредстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и послеутверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегоднопересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменениифункций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.
Ответственность заформирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службедокументационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений– на руководителях структурных подразделений. Работу по формированиюноменклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В немдолжны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениямии представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатурыдля всей организации и представления ее на утверждение руководителюорганизации, а также срок введения в действие.
Формирование номенклатурструктурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственныхза ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственнымметодическим руководством и при практическом участии сотрудникадокументационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного заархив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущегогода и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительныезаголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки иливопросы деятельности[3].
Готовую номенклатуруподразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводствоподразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения(при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководительструктурного подразделения.
Номенклатуру делорганизации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ееподписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визируетзаведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭКорганизации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию(ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивногоучреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурныеподразделения направляют выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры печатают в 4экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства.Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают дляработы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетногодокумента. Четвертый составляют в государственном архиве, источникомкомплектования которого является данная организация.
В конце каждого годаноменклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждениеруководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарногогода.
Номенклатурупересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случаекоренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляюти согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура делорганизации является документом постоянного хранения м как самостоятельное делоподлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, непередающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатурыежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭКноменклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.
Формируют номенклатурупо форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов»(рис. 1).
Номенклатура содержитв себе пять граф:
— первая – индексдела;
— вторая – заголовокдела (тома, части);
— третья – количестводел (томов, частей);
— четвертая – срокхранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;
— пятая – примечание.
 
2.1.2. «Индексдела»
Каждому делу, включенномув номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного ворганизации цифрового обозначения структурного подразделения (направлениядеятельности ) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределахданного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскимицифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 –порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).
Порядок индексированияподразделений должен быть изложен в основном нормативном документе подокументационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции илистандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации[4].
Однородным (типовым)делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказовруководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения оботделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений,документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально»,номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив ит.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всехподразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтенопод одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчаетработу с документами как управленческого, так и производственного персонала припоиске информации по документам, при учете и формировании дел… Экспертизеценности документов (в частности, при отборе документов с временными срокамихранения к уничтожению) и т.п.
 
2.1.3. «Заголовокдела (тома, части)»
В эту графу включаютзаголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросыдеятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях(например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах,действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временнодействующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того жепорядка.
Если организация подлежитликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела,то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.
В номенклатуру включаюттакже справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих,исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей иштампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.
Заголовки дел (в томчисле картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет,являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем жеиндексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».
Заголовок в обобщеннойформе должен четко отражать состав и содержание документов дела. Например:
«Приказы руководителяорганизации по основной деятельности»;
«Документы (договоры,соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей сорганизациями».
Не допускаютсяформулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма»,«Разное» и т.п.
Элементы заголовкарасполагают в следующей последовательности:
— название вида документа(приказ, протокол, план и т.п.);
— название вида дела(переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);
— название авторадокумента (организации, структурного подразделения, должностного лица);
название организации,которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат иликорреспондент документа);
— краткое содержаниедокументов дела;
название местности, скоторой связано содержание документов дела;
— даты (период)документов дела («План проведения научно-исследовательских иопытно-конструкторских работ института на 2002 год»).
Если разные документы покакому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностьюделопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина«Дело» или «Документы»[5].
Термин «Документы»применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решенияодного или нескольких взаимосвязанных вопросов.
Личные дела вносят вноменклатуру под общим заголовком. Например:
«Личные дела сотрудников,принятых на работу в 2001 году».
В заголовках дел,содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последнейуказывают во множественном числе. Название организации – автора документазаписывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт,инспекция, лаборатория и т.п.). Например:
«Приказы директораинститута о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»;
«Приказы директора ООО«Фармацевт» по основной деятельности».
Если ожидается, что делобудет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточнятьсяв процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляютобщий заголовок.
При необходимости взаголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставитьномера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).
В заголовках дел,содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которомуона ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух –основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. Например:
«Переписка с АО«Двигатель» о поставке продукции»;
«Переписка с АО«Двигатель» и др. предприятиями о ремонте оборудования»;
«Переписка об организациисовещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде».
В делах, содержащихплановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на(за) который составлен данный документ. Например:
«Планнаучно-исследовательской работы института на 1 квартал 2002 года»;
«Отчет о проведениинаучно-исследовательских работ института за 1 квартал 2002 года».
Важным этапом работыявляется систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурахорганизаций преобладает принцип систематизации дел в соответствие сутвержденной структурой организации[6].
Названия разделовноменклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов,отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественныхорганизаций и т.п.
Первый разделноменклатуры соответствует подразделению документационного обеспеченияуправленческой деятельности (канцелярия, секретари и т.п.), независимо от егоместа в структурной схеме организации, так как в данном подразделенииформируется наиболее важная для организации в целом распорядительнаядокументация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.).
В пределах подразделенийзаголовки располагают в соответствии степенью важности документов и ихвзаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительнойдокументацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации погеографическому, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентови т.д.
В организациях снебольшим объемом документооборота или имеющих структурного деления номенклатурыстроятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениямидеятельности. Например:
45 лет, где: 45 лет – срок хранения;
204 «т.п.» 204 «т.п.» — номер статьи по типовому перечню.
Сроки хранения в типовоми ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы[7].
В делопроизводствеподавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранениякоторых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют врезультате совместного решения государственной архивной службы и Центральнойэкспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместосрока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения,предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК(дату и № протокола).
 
2.1.4. «Количестводел (томов, частей)»
Эту графу номенклатуры заполняютпо окончании календарного год Она предназначена для фиксации факта заведениядел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре окатегориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис.2). В состав годовой записи входят сведенияо категориях и количестве дел, образовавшихся ворганизации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного,временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводстваи архивы используй эти данные дляопределения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяетпланировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, аследовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.
Периодически эти сведениявносят в «Паспорт архива учреждения, организации, предприятия» посостоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится подметодическим руководством местных архивных учреждений России.
Федеральная АрхивнаяСлужба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемыеархивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитиюархивного дела в стране.

2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей поперечню»
В этой графе указываютсрок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
В настоящее времяосновным нормативным пособием при определении сроков хранения документов впроцессе составления номенклатур и отборе документов на государственноехранение и к уничтожению является «Типовой перечень». Его полноеназвание — «Перечень типовых документов, образующихся в деятельностигоскомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций ипредприятий, с указанием сроков хранения»
Перечень содержитсведения по срокам хранения типовых документов, образующихся придокументировании управленческой, научно-технической и производственнойдеятельности, в большинстве организаций.
Действующим ныне являетсятакже ряд ведомственных перечней, разработанных в 1970-1980 годах большинствомминистерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней.Например:
«Перечень документовсо сроками хранения Министерства связи РФ, министерств связи союзных республики подведомственных им организаций и предприятий связи»
Ведомственные перечнидополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей,устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли,документов.
При определении сроковхранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный(при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случаепринимают один из перечней (как правило, ведомственный).
На первом листе номенклатурык наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данныеперечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которымиспользуют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляютусловное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно[8].Например:
5 лет__________
протокол ЭК
от 06.04.2002 № 1
Как показывает практикаработы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорийдокументов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерскойдокументации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этомсвидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивнойслужбой и государственной налоговой инспекцией России.
При определении сроковхранения подобной документации организациям необходимо руководствоватьсяраспоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует даватьссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксировансрок хранения документов данной группы.
 
2.1.6. «Примечание»
В графу 5 вносят сведенияо «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другиеструктурные подразделения или организации. В данной графе при необходимостиможно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либогруппы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, овключении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле,на машинные носители и т.д.
В этой графе также даютссылки на решения ЭК.

/>2.2. Удостоверения номенклатуры дел
Процедура формирования иудостоверения номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
— определение кругадокументов для включения в номенклатуру;
— составление заголовков(наименований) дел;
— разработкаклассификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
— определение сроковхранения дел;
— определение системыиндексации и установления индексов дел;
— оформление иудостоверение номенклатуры дел.
Определениекруга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре – охват всехдокументов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должнаучитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемаяот других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета,различные картотеки[9].
В номенклатуру должныбыть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных длярешения какой – либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру делвключаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили издругих организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела повопросам, продолжающиеся более одного года (так называемые переходящие дела).Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решениявопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами,образовавшимися после начала года в результате появления в деятельностиорганизации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатурыпредусматривается несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатурупечатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Составлениезаголовков дел.Это самая сложнаячасть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен вобобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержаниедокументов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поискдокументов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело,документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.),уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а такжеуказание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляютсяформулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.
Степень конкретизации,детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае иобеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами вделопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
Понятие дело употребляетсяв заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел,содержащих различные по видам документы, связанные последовательностьюделопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделениисредств на ремонт краеведческого музея г. Бологое», «Дело об организациидовузовской подготовки в АГТУ».
При заведении личных делфамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются вименительном падеже.
Термин документы употребляютв заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но несвязанных последовательностью его решения, или документы, являющиесяприложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка вскобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы остроительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметырасходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приемаработ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2002 года(проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование термина материалыи документальные материалы не предусмотрены государственнымтерминологическим стандартом[10].
В наименованиях дел, содержащихпереписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указаниикорреспондента нужно учитывать следующее:
если переписка ведется содним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка сфирмой «Флайт–тур» о выполнении контракта по обеспечению жителей городазагранпутёвками»;
если в деле сгруппированапереписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела даетсяобобщённо, например: «Переписка с рекламными Агентствами региона обизготовлении и выпуске различных видов реклам»;
если однородныекорреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион),целесообразно в её заголовке это отразить, например, «Переписка с юношескимиспортивными клубами городов Поволжья об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадахи чемпионатах».
В случае переписки сразнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указываетсялишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции«Женщины и бизнес».
Свои особенности имеютзаголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.
При группировке в делераспорядительных документов и протоколов в заголовке указывают вид документа, автори год, например: «Приказы ректора Университета по УР за 2001 г.», «Протоколызаседаний Совета директоров за 2001 г.». Заголовки дел, содержащих плановые илиотчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, ихпериодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета»,отчёты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащегостатистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовойотчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме10-ф)».
Разработкаклассификационной схемы. Послесоставления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяетсяпорядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учётеорганизационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых имифункций.
В номенклатуре делнебольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуредел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени ихважности с учётом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела,включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящихорганов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся кдеятельности организации в целом (Устав, положения) или структурногоподразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения илиорганизации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётнымидокументами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.
Внутри каждой изперечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначалегодовые планы, затем квартальные и после этого – месячные. Аналогичносистематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают вследующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем– с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами ипредставительствами.
При большом количествеоднородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядкенаименований. Корреспондентов или географических названий, например:
«Переписка с вузамиАстраханской области»;
«Переписка с вузамиВолгоградской области»;
«Переписка с вузамиСамарской области» и т.д.
Номенклатура делорганизации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Вэтом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названияструктурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденнойструктурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатурывсегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы– это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.
В организациях безструктурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатурыявляются управленческие функции или основные направления деятельности, например,руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационноеобеспечение.
Порядок расположениязаголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковымво всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигаетсябыстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Определениесроков хранения дел.Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов.Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так какдокументы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10лет не могут помещаться в одно дело[11].
Сроки храненияустанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения илиэкспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могутбыть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни,разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранениядокументации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий.Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование,отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
При определении сроковхранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:
Перечень типовыхдокументов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств,министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием срокових хранения;
Перечень документов,подлежащих приему в государственные архивы;
Переченьнаучно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того,негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочнымпособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся вдеятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственныхтовариществ и обществ, производственных кооперативов)».
Типовые перечни не могутохватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечнейминистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающиенаиболее полное и систематическое перечисление документации организаций ипредприятий их системы. При определении сроков хранения документации преждевсего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми.
Сроки хранения документов– постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) –устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатсядокументы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разнымисроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценнойдокументации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы сосроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляетсяс 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срокхранения дела, законченного делопроизводством в 2001 году, исчисляется с 1января 2002 года.
Индексациядел. Для практического использованияноменклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемыеделам – индексы дел.
Если организациянебольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится попроизводственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будетего порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре виндекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения ипорядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индексдела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении,которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделениязаголовок дела располагается под номером «02» (02).
Индексация структурныхподразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящиедела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.
Удостоверениеноменклатуры дел. Номенклатурадел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивнымиорганами и закреплена в Государственной системе документационного обеспеченияуправления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатурдел структурного подразделения приведена на рис.3.
Форма номенклатурыпредставляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количествотомов, сроки хранения и примечания.НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню Примечание 01-02 Устав фирмы Пост., ст. 37 01-03 Штатное расписание Пост., ст. 52
В первой графепроставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого разделаноменклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, непредусмотренных заранее дел в случае их появления[12].
Вторая графа – названиезаголовков дел.
Каждое дело можетсоставлять один или несколько томов. Это становится известно по окончанииделопроизводственного года. Поэтому третья графа – количество дел (томов,частей) – заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения истатьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку наПеречень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливаютконкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например,инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «дозамены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графепроставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК»,которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно бытьподвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов напостоянное хранение.
В графе «Примечания» втечение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляютсяотметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, овыделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года вноменклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенныхи включенных в номенклатуру дел.
В итоговой записиотдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранениясвыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того,указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записиоформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется датапроставления.
Номенклатура составляетсяслужбой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, исогласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководительслужбы и утверждает руководитель организации если документы поступают нагосударственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование вгосударственный архив, принимающий дела данной организации, и только послеэтого утверждается руководителем организации.
Номенклатура делструктурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Одинэкземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется вструктурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура делорганизации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовываюти утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организациии является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в своднуюноменклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственномархиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, ачетвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляютсяв соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Заключение
От того, насколькоправильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многомзависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Вноменклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы,предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверкеработы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которыхдеятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используетсяс целью создания методической основы для рациональной организации документов вделопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранностидокументов.
Номенклатура дел – этомногофункциональный документ, используемый для разных целей:
— номенклатураиспользуется как схема классификации при распределении и группировкеисполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней,переносятся затем на обложки дел;
— каждое дело, включенноев номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него.Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов,что является первым этапом экспертизы ценности документов;
— номенклатура делиспользуется при построении информационно-поисковой системы по документампредприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включаютиндекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатурыможет быть использована при формировании справочной картотеки на исполненныедокументы;
— номенклатура дел используетсявместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела сосроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
— номенклатура имеетсправочное значение при изучении структуры учреждения, организации,предприятия.
Самое главноев процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ееоптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легкораспределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко этидокументы отыскать.

/>Список литературы
1.  ГОСТ Р 511741-98Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.
2.  Рекомендации поразработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.:Главархив, 1990.
3.  Андреянова В. В.Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
4.  Делопроизводство(Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебникдля вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5.  Кузнецова Т.В.Делопроиводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, изд. 3-е перераб. и доп. – 2002.
6.  Справочник поделопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В.,Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: СПб.: Герда,2001 – 299 с.
7.  Стенюков М. В.Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия /М.: Приор, 2001 – 348 с.
8.  Андреева В.И.Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцамидокументов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
9.  Быкова Т.А.,Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию: Учеб.-метод. пособие. — М.: МИФИ, 1996, 68 с.
10.                 Ларин М.В.Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научнаякнига, 1998, 137 с.
11.                 Журнал«Секретарское дело», № 34 от 05. 1999.
12.                 Журнал«Делопроизводство», № 24 орт 06. 2000.
13.                 Марков В.Н. Справочникпо делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.
14.                 Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
15.                 Сотов М.О. Делопроизводство.– М.: Русская Деловая Литература, 1990.
16.                 Рогожин М.Ю.Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. ИздательствоРДЛ, 2000.
17.                 Кирсанова М.В.,Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления:Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
18.                 Стопилкина П.Л.Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
19.                 Сотов М.О.Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература,1990
20.                 Делопроизводство:Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. – М., 2001.
21.                 Оськина Р.Д.Оформление номенклатуры дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
22.                 Кузнецова Т.В.Делопроизводство. Оформление номенклатуры дел. — Практическое пособие. – Тверь,2000.
23.                 Кирсанова М.В.Курс делопроизводства: Требования к оформлению номенклатуры дел: Учебноепособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
24.                 Елхина Ю.С.Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№5/2000.
25.                 Иванова Л.В.,Желнова Ю.Н. Процедура удостоверения номенклатуры дел. – М., Изд-во«Интел-интез»,2001.
26.                 Документационноеобеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие длявузов.//М., «НГЭиА», 2000.

Приложения
Наименованиеорганизации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ Наименование
 должностируководителя
 организации
____________№ ________ подпись Расшифровка
 подписи
на_____________ год ДатаИндекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5
 
Наименование должностируководителя Подпись Расшифровка
службы делопроизводства подписи
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственные заархив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) ПротоколЭПК архивного
 учреждения
от ______________ №________ от ___________ № ________
Формат А4 (210Х297 мм)

Итоговаязапись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организацииПо срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой «ЭПК» постоянного временного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет включительно) Итого:
Наименование должностируководителя Расшифровка
службы делопроизводстваорганизации Подпись подписи
Дата

ФОРМАНОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Наименованиеструктурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ
_________ №____________
_________________________
 (местосоставления)
на______________ годНАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5
Наименование должностируководителя
структурногоподразделения
(общественнойорганизации) Подпись Расшифровка
 подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного Заведующийархивом
подразделения (лицо,
ответственное за архив)
от ____________ №_________ Подпись Расшифровка
подписи
Дата