ЗМІСТ
ВСТУП
РОЗДІЛ 1 СКЛАДАННЯ ТА АНЛІЗ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА
1.1 Статут як установчі документи
1.2 Розроблення інструкції з діловодства
1.3 Розроблення інструкції з організації роботи здокументами, що містять комерційну таємницю
1.4 Складання фірмового бланку підприємства
1.5 Розрахунок чисельності персоналу
РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУПІДПРИЄМСТВІ
2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства
2.2 Раціоналізація документообігу на підприємстві
2.3 Оформлення журналів реєстрації документів
2.4 Розроблення номенклатури справ
2.5 Формування справ
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Актуальністькурсової роботи. Людина, яка хоче відкрити нове підприємство, повинна знатиособливості організації діловодства на новоствореному підприємстві. Цимобумовлена актуальність обраної теми курсової роботи «Порядок організаціїділоводства на новоствореному підприємстві».
Мета і завданняроботи. Мета – ознайомитися зі складом установчих та нормативно-методичнихдокументів підприємства (статут, договір, інструкція, номенклатура справ),дізнатися про порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві.
Завдання курсовоїроботи:
ознайомитися здокументами, на підставі яких створюється підприємство;
висвітлити методологіюі методику раціоналізації діловодства;
описати прийомираціоналізації документообігу на підприємстві, оформлення журналів реєстраціїдокументів, розроблення інструкції з діловодства, розроблення номенклатурисправ, формування справ.
Методидослідження. При дослідженні теми курсової роботи були використані такі методинаукового дослідження:
аналіз і синтезлітератури та законодавчих документів;
описовий метод;
методузагальнення матеріалу;
методспостереження за діяльністю працівників служби діловодства.
Практичнезначення курсової роботи:
Розглянута темакурсової роботи може бути використана в майбутньому.
У роботівикладена докладно інформація про оформлення справ, розроблення номенклатурисправ, розроблення інструкції з діловодства, складання фірмового бланкупідприємства.
РОЗДІЛ1. СКЛАДАННЯ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА
1.1Статут та договір як установчі документи
Нормативно-правовимактом, яким оформлюється створення нового підприємства будь-якої форми власності та визначаються її структура,функції, правовий статус, відносини з іншими підприємствами, є статут.
Статутпідприємства затверджується організацієювищого рівня, як правило, – власникоммайна. Після затвердження Статут згідно із законодавством підлягає обов'язковій реєстрації увідповідному органі державної влади,де підприємству видається свідоцтво про державну реєстрацію іззазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Так, для товариств зобмеженою відповідальністю, приватних імалих підприємств таким органом є районна державна адміністрація замісцем юридичної адреси, зазначеної уСтатуті. Тільки після зареєстрування новоутворене підприємство можерозпочинати свою діяльність.
Статути бувають типовіта індивідуальні. Типовий статут розробляють для системи однотипнихпідприємств. Індивідуальний статут для конкретного підприємства складають, якправило, на основі типового.
Статут друкують на чистих аркушах паперу формату А4. Оформлення Статуту має певнуспецифіку.
На його титульнійсторінці оформлюють такі реквізити:
запис продержавну реєстрацію (у лівому верхньому куті);
гриф затвердження(у правому верхньому куті);
назва видудокумента, до якої входить назва підприємства (у центрі сторінки);
місце та рікскладання або видання (над межею нижнього берега, посередині).
На титульній сторінці Статуту ставлять відбиткипечаток і штампів відповідних установ (місцевого органудержавної влади, пенсійного фонду, податкової інспекції, управліннястатистики тощо).
На наступних аркушахоформлюють текст Статуту.
Зміст Статуту має бути викладено чітко і зрозуміло, його текст поділяютьна розділи, які нумерують арабськими цифрами. За необхідності великі складні розділиподіляються на підрозділи, пункти, підпункти.
Текст Статуту може мати такі основні розділи:
Загальніположення.
Мета та предметдіяльності підприємства.
Юридичний статуспідприємства.
Органи управлінняпідприємства.
Трудовий колектив.
Майнопідприємства.
Фондипідприємства.
Облік тафінансова звітність.
Розподіл прибутків і відшкодування збитків.
Зовнішньоекономічнадіяльність.
Реорганізація таприпинення діяльності підприємства.
Внесення змін тадоповнень до Статуту.
Проект Статутуготує юридична служба, а не служба діловодства, тому ми не будемо детальнозупинятися на складанні тексту. Після остаточного оформлення Статуту всі йогоаркуші прошивають і скріплюють печаткою. Один примірник Статуту разом з іншимиустановчими документами, згрупованими в окрему справу, зберігається в організаційномувідділі підприємства.
1.2Розроблення інструкції з діловодства
Інструкція зділоводства – це правовий акт, що встановлює технологію створення або одержаннядокументів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльностіпідприємства (далі – Інструкція) [2; C.9].
Інструкціяналежить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупністьорганізаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Вонарозробляється службою діловодства у міністерствах, інших центральних органахвиконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органахвиконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17жовтня 1997 року № 1153 (далі –Примірна інструкція), примірних чи типових інструкціях для групи підприємств(наприклад, в одній галузі виробництва). ДСТУ на організаційно-розпорядчудокументацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженогоцентрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи з урахуванняспецифіки діяльності конкретного підприємства.
Основне завданняПримірної інструкції, як і типових інструкцій з діловодства для визначеноїкатегорії підприємств (певного відомства, галузі), – дати необхідний методичний матеріал для організаціїділоводства. Індивідуальна інструкція після підписання її першим керівникомпідприємства вважається локальним нормативно-правовим актом.
Основнимирозділами Інструкції можуть бути такі:
Загальні положення.
Склад документіворганізації.
Підготовкаслужбових документів.
Загальні вимоги.
Бланки офіційнихдокументів підприємства.
Вимоги дооформлення реквізитів.
Оформленнядокументів за допомогою друкарських засобів.
Оформленняокремих видів документів.
Наказ.
Розпорядження.
Протокол засідання.
Службовий лист.
Акт (або іншідокументи залежно від специфіки діяльності підприємства).
Порядокпогодження документів.
Порядокпідписання документів.
Організаціядокументообігу.
Приймання,обробка та обіг вхідних і внутрішніх документів.
Реєстрація йоблік документів, створення інформаційно-пошукових систем.
Порядок обробленнята надсилання вихідних документів.
Організаціяконтролю за виконанням документів.
Робота виконавцівіз документами.
Організаціядокументів у діловодстві.
Порядокзберігання документів.
Складання іведення номенклатур справ.
Формування справ.
Оформлення справ.
Оперативнезберігання документів.
Передання справна зберігання в архів.
Ксерокопіювання ітиражування документів.
Зберігання, облікі використання бланків, печаток, штампів.
Використанняфаксимільного зв`язку, електронної пошти таінших засобів електронного обміну інформацією.
Ця структураІнструкції має примірний характер. Її можна доповнювати й іншими розділами,наприклад: «Документування роботи колегіального органу (колегії, радидиректорів, ученої ради й ін.)»; «Оформлення листування з іноземнимипартнерами, використання електронної пошти, електронного обміну інформацієюспеціалізованими програмним забезпеченням» та ін. (залежно від специфікидіяльності підприємства, його структури, порядку обігу документів, наявностівідокремлених ділянок роботи, застосованих технічних засобів тощо).
Інструкція можескладається з таких розділів.
Розділ «Загальніположення» має важливе правове значення і у ньому встановлюють призначенняінструкції; підстави її розроблення; відповідальність працівників за організаціюділоводства; загальні принципи роботи з документами. У розділі «Загальніположення» також подають перелік чинних нормативно-методичних документів, наоснові яких розроблено Інструкцію, на які системи документації вонапоширюється, хто відповідає за стан та удосконалення діловодства в організації,здійснює організаційно-методичне керівництво і контролює роботу з документами.Також у цьому розділі визначають порядок упровадження Інструкції, внесення донеї змін і доповнень.
Розділом «Складдокументів організації» фіксують системи, номінали, види номіналів документів,якими користуються в цій організації. Документування управлінської інформації єневід`ємною складовою процесів управління будь-якого підприємства.
Розділ«Підготовка службових документів» має базуватися на загальних засадахстворювання уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів,зафіксованих ДСТУ 4163-2003, зокрема оформлення реквізитів документів,моделювання бланків підприємства, документів тощо з обов`язковим поданнямконкретних прикладів, зразків бланків, визначенням порядку їх застосування.
Розділом«Організація документообігу» визначають загальні засади організаціїдокументообігу підприємства, констатують категорію підприємства залежно відобсягу документообігу, визначають форму організації діловодства(централізована, децентралізована, змішана), порядок реєстрації і облікудокументів, створення інформаційно-пошукових систем. Для вихідних і внутрішніхдокументів визначають основні етапи руху документів, повноваження працівниківорганізації з їх погодження і підписання, порядок доведення документів довиконавців, правила надсилання документів залежно від способу передаванняканалами зв`язку: пошта, факс, телеграф, електронна пошта тощо.
Додатком дорозділу «Організація документообігу» може бути графік документообігупідприємства. Він дасть змогу простежити «життєвий цикл» документа: від йогостворення чи одержання до виконання або надсилання.
У розділіІнструкції «Інформаційно-пошукові системи підприємства» повинні бути надані реєстраційніформи (книги, журнали, картки, автоматизований облік документів). Обумовлюватипорядок реєстрації та індексації документів слід у межах їх груп. Можна в цьомурозділі приділити особливу увагу особливостям реєстрації й пошуку вхідних,вихідних і внутрішніх документів.
У розділі«Організація контролю за виконанням документів» закріплюють порядок взяттядокумента на контроль, організацію контролю, визначають порядок зняттядокумента з контролю, критерії та конкретні показники виконавчої дисципліни.Також у розділі можна встановити засоби впливу (або покарання) на осіб, щопорушують терміни створення документа.
Розділ «Роботавиконавців з документами» передбачає урегулювання питань роботи тих, хтостворює (готує) документи, з цими паперами або їх електронними версіями.Зокрема, певного урегулювання потребує порядок передавання документів навиконання; система інформування про перебіг виконання документа (обов’язковослід унормовувати термін, упродовж якого виконавець зобов’язаний передативиконаний документ до місця формування справи).
Порядокзберігання документів, систематизації документів відповідно до створеної напідприємстві номенклатури справ, порядок формування документів у справи,правила формування заголовків (назв) справ, оформлення справ, оперативнезберігання документів у поточному діловодстві, умови й порядок вилучення, уразі потреби, окремих документів і справ, а також передавання справ назберігання в архів можуть бути врегульовані в одному чи різних розділах.
РозділиІнструкції можуть мати додатки, в яких буде врегульовано технології тиражуваннята множення документів, зберігання, обліку і використання бланків, печаток,штампів. Обов’язково такий додаток повинен містити перелік документів, на якихставиться відбиток гербової (прирівняної до гербової) печатки.
Локальнінормативно-методичні документи встановлюють єдині правила документуваннядіяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролювиконання й зберігання документів. Основною вимогою, яка висувається до такихдокументів, є те, що вони не повинні суперечити чинним нормам стандартизації тауніфікації у сфері інформації та документації.
1.3Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містятькомерційну таємницю
Конфіденційнеділоводство – це окремий напрямділоводства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значеннямає розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання спискуконфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденніконфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів,що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема наелектронних носіях.
Конфіденційнеділоводство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових,інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів,спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом тавтратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сферидіяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального(відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.
Доорганізаційно-технологіних особливостей конфіденційного діловодства належать:
жорсткерегламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовнопроектів створюваних документів;
облік усіхпримірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;
реєструваннямаксимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;
фіксуванняпроходження кожного документа та місця його перебування;
проведеннясистематичних перевірок наявності документів;
дозвільна системадопуску до документів і справ;
суворі вимоги доумов зберігання документів і до їх використання;
персональна таобов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користуванняними [6; C. 9].
Сукупністьорганізаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційноюінформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами,що містять комерційну таємницю (далі –Інструкція).
Основнимизавданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереженняінформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядкудокументування й організації роботи з документами, що містять комерційнутаємницю (далі – КТ). Такуінструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витокуінформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи здокументами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу тайого упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи здокументами, що містять КТ.
При розробціІнструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання івикористання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації,які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженоюпостановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893,Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівнезберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питаньдержавних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівногоуправління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3березня 1997 року № 25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичнимиактами.
Усі працівники,які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені зправилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, атакож у разі внесення до неї змін або доповнень.
Інструкція можескладатися з таких розділів:
Загальні положення.
Переліквідомостей, що становлять КТ.
Підготовкаслужбових документів, що містять КТ.
Порядок роботи здокументами, що містять КТ, на електронних носіях.
Прийняття і облікдокументів, що містять КТ.
Розмноження ірозсилання (відправлення) документів.
Формування справвиконаних документів.
Відбір документівдля зберігання і знищення.
Забезпеченнязбереження документів. Перевірка їх наявності.
Облік, зберіганняі використання печаток, штампів і бланків.
До Інструкціїможуть додаватися численні додатки, як то:
Акт провідсутність вкладень у конверті (пакеті);
Журнал облікудокументів та видань з грифом «КТ»;
Картка облікудокументів та видань з грифом «КТ»;
Журнал облікумагнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
Картка облікумагнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
Журнал обліку тарозподіл видань з грифом «КТ»;
Картка облікусправ і видань, що містять гриф «КТ»;
Опис справпостійного зберігання;
Акт про знищеннядокументів і справ, що не підлягають зберіганню;
Акт перевіркинаявності та стану документів і справ;
Журнал облікубланків тощо.
Вимоги до порядкузберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватисяокремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділамиІнструкції можуть бути:
Підготовкадокументів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;
Складання іоформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що непідлягають зберіганню;
Оформлення справз обмеженим доступом;
Передаваннядокументів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;
Зберіганняархівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.
1.4Складання фірмового бланку підприємства
Кожне новепідприємство прагне створити свій унікальний імідж, якимсь чином виділитисясеред сотень конкурентів. Складові іміджу підприємства – логотип і девіз, дизайн реклами, фірмові ручки, пакети, текиі, звичайно ж, певний стиль оформлення ділової документації, так звані фірмовібланки, що надають вихідним документам презентабельний вигляду. Створитифірмовий бланк документа нескладно.
Зазвичай уфірмовий бланк підприємства, окрім елементів дизайну, додають ті реквізити, якізустрічаються в більшій частині однотипних документів. Це, в першу чергу,логотип (зображення емблеми організації або товарного знаку), назва компанії ідодаткова інформація про неї (адреса, телефон, номер банківського рахунку таін.).
Створимо фірмовийбланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині міститьлоготип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній – девіз компанії.
При створеньбланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:
1. Створити новийшаблон документа:
Виконати команду Файл> Створити, потім:
на панеліуправління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна MicrosoftWord, вибираємо пункт Загальні шаблони;
у діалоговомувікні Шаблони на закладці Загальні виділяємо Новий документ;
у правій частинідіалогового вікна вибираємо опцію Шаблон і натискаємо кнопку ОК.
2. Задати параметри сторінки:
Виконуємо командуФайл > Параметри сторінки і вибрати формат паперу А-4, потім назакладці Поля вибрати величину полів згідноДСТУ 4361-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікованасистема організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлюваннядокументів верхнє, нижнє і ліве поля документа – 2 см, а праве – 1,5 см.
Універсальнийфірмовий бланк можна використовувати як для односторінкових, так і длябагатосторінкових документів. Докладну інформацію про підприємство (адреса,телефон і т. п.) розмістимо тільки на першій сторінці документа, а для всієїрешти сторінок створимо спрощений варіант бланка, який міститиме тільки назвупідприємства і логотип. Для цього необхідно перемкнутися на закладку Джерелопаперу діалогового вікна Параметри сторінки (меню Файл) і включити опцію Розрізнятиколонтитули першої сторінки, також перевірити відстані від колонтитулів до краюсторінки (не повинні перевищувати 1,25 см).
3. Додати в шаблон елементи фірмового бланка:
Зробимодоступними ділянки колонтитулів документа. Для цього необхідно виконати командиВигляд > Колонтитули.
Використовуючинайзручніший спосіб розміщення реквізитів документа, які будуть включені уфірмовий бланк, – застосувати «приховану» таблицю. У ділянку верхньогоколонтитулу вставити таблицю, що складається з трьох стовпців і двох рядків.Для цього виконаємо команди Таблиця > Вставити > Таблиця і задамокількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Об'єднаємо деякі ячейки, щобнадати таблиці потрібну форму для розміщення елементів бланка. Це можна зробитирізними способами. Наприклад, натиснути на кнопку Об'єднати ячейки на панеліінструментів Таблиці і межі.
При роботі зтаблицями дуже зручно використовувати цю панель інструментів. Щоб відобразитиїї на екрані, виконаємо команди меню Вигляд > Панелі інструментів >Таблиці і межі. А перш ніж об'єднувати ячейки, необхідно їх виділити.
У першомуелементі таблиці розмістимо логотип підприємства. Для цього виконаємо командименю Вставка > Малюнок > З файлу, відкрити диск і теку, в якійзберігається графічний файл з логотипом, виділимо його і натиснемо кнопку Вставити.
При необхідностіможна зрадити розмір доданого малюнка. Для цього потрібно клацнути на ньомумишею і «перетягнути» один з кутових маркерів виділення на рамці навколомалюнка.
Змінимо розмір елементу таблиці, в якій знаходиться логотип, підігнавшийого під розмір малюнка. Для цього потрібно «перетягнути» межу осередку задопомогою миші.
Тепер набираємо назву компанії, адресу і банківські реквізити в рештіелементів таблиці, а також змінюємо шрифт і вирівнюємо текст. На панеліінструментів Таблиці і межі є група кнопок, що відповідаютьза вирівнювання даних усередині елементів таблиці, а також вид вирівнювання длявиділених елементів таблиці.
Далі зробимо таблицю «невидимою», тобто відключимо в таблиці всі межі,окрім нижньої. Це створить враження візуальної межі між елементами бланка іосновним документом. Для цього: виділимо всю таблицю івиконаємо команди меню Формат > Межі і заливка; на закладці Межа вибираємопотрібний тип лінії; клацнути мишею на зразку (у правій частині вікна Межі ізаливка) на тих лініях, які хочемо прибрати, тим самим відключаючи їх; залишимотільки нижню лінію.
З верхнім колонтитулом закінчили.
Тепер додамо текст у нижній колонтитул і відформатуємо його. Щобзробити «наочною» лінію над нижнім колонтитулом, необхідно виділити текст уньому, а потім ще раз виконати команди Формат > Межі і заливка. Повторимо тісамі дії, що і для таблиці, тільки тепер залишимо верхню межу.
Усі елементи додані для першої сторінки фірмового бланка. Щоб вийти зділянки колонтитулу, необхідно двічі клацнути в порожньому місці документа позаколонтитулом. Ми побачимо, що всі додані елементи забарвилися в світло-сірийколір. Це свідчить про те, що елементи знаходяться у колонтитулах. Якщовиконати попередній перегляд перед друком (кнопка Попередній перегляд) напанелі інструментів Стандартна, побачимо, що створений бланк на паперівиглядатиме нормально.
Перейдемо до створення бланка другої сторінки. По-перше, додамо ще однупорожню сторінку документа. Для цього поставимо курсор введення в порожнійрядок документа і натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+Enter. Оскільки при завданніпараметрів сторінки ми включили опцію Розрізняти колонтитул першої сторінки, томи побачимо, що на доданій сторінці колонтитули будуть порожні. Далі залишилосяскопіювати зміст колонтитулів першої сторінки на другу і трохи відредагуватиїх. Для цього:
дважди клацнемо мишью у ділянці верхнього колонтитулу на першій сторінці;
виділимо таблицю;
клацнемо на виділеній таблиці правою кнопкою миші і виберемо команду Копіювати;
клацнемо правою кнопкою миші у області верхнього колонтитулу на другійсторінці і виберемо команду Вставити;
виділимо елементи таблиці, що містять інформацію про компанію, івидалимо цей рядок таблиці: Таблиця > Видалити рядки;
аналогічним чином скопіюємо нижній колонтитул.
Ми закінчили роботу над шаблоном фірмового бланка.
4. Зберігаємо шаблон фірмового бланка
При збереженні шаблонів слід враховувати декілька особливостей.
Виконуємо команди Файл > Зберегти, Word зберігає файл не в папці Моїдокументи, як завжди, а в спеціальній папці Шаблони. Щоб дізнатися, дезнаходиться ця папка у комп'ютері, натисніть кнопку списку в полі Папка діалоговоговікна Збереження документа. Можна зберегти шаблон у будь-якій іншій папці, алепри створенні документа він був показаний у вікні Створення документа, йогопотрібно зберегти саме у пропонованою програмою папці Шаблони.
У полі Ім'я документа надрукуємо назву фірмовий бланк. У полі Тип файлувказаний рядок Шаблон документа (*.dot). Усі шаблони мають розширення*.dot. Натискаємо кнопку Зберегти.
1.5 Розрахунок чисельності персон
На підставі пункту3 статті 64 Господарського кодексу України (далі – ГК) підприємство самостійно визначає свою організаційнуструктуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.
При визначенніпідприємством, яке створилося чисельності необхідних працівників абовідповідних фахівців враховуються виробничий і технологічний цикли (де євиробництво), виконувані роботи абопослуги, що надаються, з урахуванням перспектив розвитку підприємства,чисельність найнятих працівників, а також цілі і завдання, що стоять передпідприємством. Виходячи з цього, власник або уповноважений ним орган самостійноабо спільно з відділом праці і заробітної платні (ВПіЗ), якщо такий є ворганізаційній структурі управління підприємством, розраховує необхіднукількість фахівців для ефективного і якісного виконання поставлених завдань.Багато підприємств, де немає ВПіЗ, досягають ефективної чисельності найнятихпрацівників шляхом проб і помилок.
В Україні діютьМіжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою,підвищенням кваліфікації і обліком кадрів(далі – нормативи), затверджені наказомМіністерства праці і соціальної політики України від 18 грудня 2003 року № 341(далі – Наказ № 341). Дані нормативипередбачені для фахівців кадрової служби, які виконують роботи не тільки з обліку кадрів, але і зайняті підбором кадрів, розстановкою і підвищенням їхкваліфікації (перепідготовкою) працівників. Міжгалузеві нормативипередбачені для визначення чисельності працівників відділу кадрів або іншоїкадрової служби, тому їх рекомендується враховувати при складанні штатногорозпису підприємства.
Указані нормативирозрахунку чисельності містять підготовчо-завершальний час, час наобслуговування робочого місця, час відпочинку і на особисті потреби, включаючи фізичні паузи, в обсязі 10 % відоперативного часу. Наведені норми встановлені на виконання робіт однимпрацівником у людино-годинах для виконання одиниці об'єму робіт (один звіт,одна заявка, одна відомість, одна вакансія та ін.). Якщо на підприємствінеобхідно провести розрахунок кількості працівників відділу кадрів, зайнятихтільки обліком кадрів, роботодавець може самостійно визначити чисельністьпрацівників кадрової служби. Таке право йому дане пунктом 3 статті 64 ГК.
При визначеннікількості фахівців відділу кадрів (кадровоїслужби), слід також враховувати загальну чисельність працівниківпідприємства, кількість структурних підрозділів на підприємстві, обсяг робіт,що виконуються на персональних комп'ютерах (ПЕОМ), чисельністьвійськовозобов'язаних і допризовної молоді,а також інтенсивність руху кадрів.
Функції, права і обов'язки структурних підрозділів відповідно до пункту2 статті 64 ГК підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються впорядку, визначеному статутом підприємства або іншими засновницькимидокументами. Окрім структурних підрозділів, підприємство, згідно пункту 4 статті 64 ГК має право створювати філіали,представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремленіпідрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення проних, затвердженого підприємством. Проте кадровий документообіг цихвідокремлених підрозділів може здійснюватися через головний підрозділ, щооговорюється в положеннях про підрозділи.
При незначнійчисельності найнятих працівників (а іноді і при їх значній чисельності) власникабо уповноважений ним орган може покласти на секретаря з його згоди виконанняобов'язків з кадрового обліку і діловодства. При цьому враховується фактордоцільності та ефективності виконання такої роботи.
Секретарю, що виконує роботу кадрової служби, необхідно знати наступне.
Основнимиобов'язками працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищеннямкваліфікації і обліком кадрів, є:
- забезпеченняпідприємства кількісним і якісним складом керівників, фахівців, технічних службовців і працівників відповідних спеціальностейі кваліфікацій, їх ефективного використання;
- забезпеченняперепідготовки і підвищення кваліфікації керівників, фахівців, технічнихслужбовців і працівників;
- складаннярезерву кадрів;
- організаціяперіодичної атестації працівників;
- оформленняприйому, переведення і звільнення працівників;
- веденняобліку особового складу підприємства;
- наданнядовідок про трудову діяльність, складання графіка і оформлення відпусток;
- оформленнялистів тимчасової непрацездатності;
- збереженняі заповнення трудових книжок працівників;
- підготовкадокументів для призначення пенсії працівникам;
- складаннязвітності з питань праці;
- розробкарежиму праці і відпочинку;
- здійсненняконтролю за виконанням працівниками підрозділів наказів, розпоряджень з питаньроботи з кадрами;
- організаціяконтролю за станом трудової дисципліни, розробка заходів по зниженню втратробочого часу та ін.[11; C. 17].
Відповідальність за організацію підбору, розстановки, підвищеннякваліфікації (перепідготовку) і облік кадрів на підприємстві покладена на власникапідприємства або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством.
Нормативичисельності працівників кадрових служб згідно Наказу № 341 розроблені залежновід трудомісткості типового складу виконуваних робіт і розраховані залежно відфакторів, що мають найбільший вплив на їх величину. Нормативна чисельністьпрацівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації(перепідготовкою) і обліком кадрів, розраховується в такій послідовності:
- визначаютьсявеличини факторів, що впливають на чисельністьпрацівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації(перепідготовкою) і обліком кадрів;
- визначаютьсявеличини поправочних коефіцієнтів, які застосовуються в розрахунку загальноїнормативній чисельності;
- розраховуєтьсязагальна нормативна чисельність працівників,зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів.
На підставіНормативу (Додаток 1) при загальній чисельності найнятих працівниківпідприємства 100 людей і при кількості 20 структурних підрозділів чисельністькадрових працівників складає 0.9 осіб, якщо найнятих працівників 200 осіб — кадрових працівників – 1,3 осіб, при 500 – відповідно – 2,3. При чисельності найнятихпрацівників 1000 осіб і при кількості 20 структурних підрозділів підприємствунеобхідно 3,4 одиниці кадрових працівників.
Виходячи з вимогзаконодавства власнику або уповноваженому ним органу слід подумати про прийняттявідповідних фахівців, ніж покладати дані функції на секретаря.
Чисельністьпрацівників канцелярії підприємства визначається з урахуванням документообігу ізавантаженості на одного виконавця, а також з урахуванням інтенсивності праці.На підставі пункту 3 статті 64 ГК підприємство самостійно визначає своюорганізаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.
На підставі статті 32 КЗпП України у зв'язку із змінами в організаціївиробництва і праці допускається зміна істотних умов праці припродовженні роботипо тій самі спеціальності, кваліфікації або на посаді. Про зміну істотних умов праці — систем і розмірів оплати праці, пільг,режиму роботи, встановленні абовідміні неповного робочого часі, поєднанні професій, зміні розрядів інайменування посад та ін., — працівникповинен бути поінформований не пізніше, ніж за два місяці.
Згідно статті 105КЗпП працівникам, що виконують на томусамому підприємстві, в установі, організації разом зі своєю основною роботою,обумовленою трудовим договором,додаткову роботу по іншій професії (на посаді) або обов'язку тимчасововідсутнього працівника без звільнення відсвоєї основної роботи, проводиться доплата за поєднання професій (посад)або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат за поєднання професій (посад) або виконання обов'язківтимчасово відсутнього працівника встановлюютьсяна умовах, передбачених у колективному договорі. Тому, покладаючи на завідувачаканцелярією виконання обов'язків секретаря, слід було змінити посадовуінструкцію завідувача канцелярією,поставивши в його обов'язку виконання обов'язківсекретаря. Якщо роботодавець не хоче з будь-яких причин брати у штат нового працівника — секретаря, то виконавець — завідувач канцелярією — привеличезному фізичному на ньогонавантаженні протягом робочого днямає право відмовитися від виконання додатково покладених на ньогообов'язків секретаря, при цьому доплата запоєднання професій не буде виплачуватися. Якщо адміністрація ухвалить рішенняпо прийому на підприємство секретаря, то із завідувача канцелярією слідзняти наказом виконання обов'язків секретаря ів цьому випадку за завідувачем канцелярією неможливо залишити доплату у розмірі0,5 ставки, яку він одержує за додатковевиконання обов'язків відсутнього, нехай навіть тривалий час, секретаря.
РОЗДІЛ2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ
2.1Методологія і методика раціоналізації діловодства
Правильнаорганізація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливихкритеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система підприємствазаслуговує чільного місця з-поміж життєво важливих інфраструктур; матеріальних,трудових, фінансових ресурсів тощо. Власне, йдеться про поступову трансформаціюділоводства в керування документацією.
Цільові завданняінформаційної життєдіяльності підприємства формулюють у положенні про службуділоводства, інформаційного забезпечення, керування документацією.Зазвичайтакий документ розробляється вищим керівним складом. Документ спрямовує дії,акумулює зусилля колективу, визначає пріоритетні напрями розвитку, якібазуються на вимогах сьогодення –«задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі ділової діяльності істосуються певних даний, звітування, інших відомостей».
Керівник службиділоводства, заручившись підтримкою керівництва, послуговуючись визначенимипріоритетними напрямами, ініціює впровадження політики на всіх рівняхуправління. Передусім напрямок діяльності підприємства деталізують саме у проектіраціольної організації діловодства (далі –проект). 3 цією метою наказом керівника формують робочу групу, до якоїзалучають менеджерів інформаційної діяльності, спеціалістів із питаньорганізації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування,основної діяльності та представників користувачів.
Створена зкваліфікованих фахівців робоча група має спроектувати всі процедури та підходи,що відповідають потребам підприємства, враховуючи норми, закладені у його політику:
виокремити низкуетапів, кожен з яких може розглядатися як індивідуальний проект (залежно відсутнісних характеристик проекту етап може набувати більшого або меншогозначення);
спроектуватиструктуровану систему дій, що зводить до мінімуму ризик залишити поза увагоюпід чає розроблення системи вирішення певних важливих питань;
змоделюватиокремі етапи та послідовність упровадження структурованої системи дій (можепередбачатися впровадження поетапно, одночасно, з різним рівнем деталізації;проект може відповідати потребам як усього підприємства, так і окремих йогоструктурних підрозділів);
підтримуватипроект: його реалізація потребує постійного та тривалого процесу змін, еволюціїта доопрацювання, адже зміна однієї системи дій ініціює внесення змін інших;
уніфікуватискладові документної системи для можливості використання на різних етапах(іноді на різних етапах здійснюють однакові дії для досягнення різних цілей);
документуватикожну дію процесу впровадження проекту: цядокументація слугує різним цілям, але вона дуже важлива — на неїпосилаються під час реалізації наступних проектів.
Розробникипроекту можуть скористатися міжнародною методикою DIRKS, унормованою ДСТУ 4423-1:2005Інформація та документацій. Керування документацією.Частина І. Основні положення. Згідно з цією методикою можуть бути використаніті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більшвузьких проектів або тих, що відповідають потребам підприємства. Етапами роботипроектного дослідження робочої групи є:
попереднє дослідження – полягає увизначенні та документальному фіксуванні ролі й мети підприємства, йогоструктури, організаційно-правового та нормативно-методичного забезпечення;
аналіз напрямів ділової діяльності.На цьому етапі класифікують напрямидіяльності, визначають і документально фіксують хід робочих процесів і дій;
встановлення вимог до службових документів.Етап передбачає окресленняінформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Обираютьту структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожнійділовій функції, операції та дії;
оцінка існуючихсистем.Служитьдля визначення та аналізу існуючих на підприємстві документаційних та іншихінформаційних систем, їх діяльність оцінюють з огляду на вимоги до документації;
визначеннястратегії дій, що забезпечують виконаннявимог до документації: прийняття політики, стандартів, процедур та методикирозроблення нових систем і впровадження систем у спосіб, що відповідає вимогамдо документації;
розроблення документної системи – унормуванняробочих процесів, створення методик раціоналізування і перепроектування;
упровадження документної системи – реалізаціяробочих процесів відповідно до проектного планування;
здійснення аналізу після впровадження системи: збір інформації про функціонуваннядокументних систем як постійного процесу. Для цього проводять анкетування керівного складу та провіднихпрацівників, перевіряючи внутрішні нормативно-методичні документи щодо здійснення процедур, організовуючивибіркові перевірки якості підготовкислужбових документів і методівобліку.
У разі потребимодифікують систему, запроваджують режимпостійного моніторингу і регулярної експертизи системи.
Комплекснийпроект раціоналізації діловодства на підприємстві – опис організації діловодства, технології виконання робіт відповідно до нормативно-правовихта нормативно-методичних документів у сфері діловодства й архівної справи, інформації та документації зурахуванням науково-технологічних досягнень.
Здійсненняінформаційного аудиту документів у процесі попереднього дослідження засвідчує,що недоліки в організації діловодствазазвичай мають типовий характер і притаманні багатьом підприємствам.Зокрема, такими є: відсутністьзаконодавчо-нормативних матеріалів, що регламентують організацію роботиз документами; різноманітність організаційних форм та методів у діяльності структурних підрозділів підприємстваз питань діловодства; відсутність номенклатури справ; виконання творчими працівниками підприємства технічних,допоміжних операцій; недостатність організації інформаційно-довідковогоапарату; формальний контроль за виконанням документів; низький рівеньвпровадження автоматизованих систем діловодства тощо; визначення недоліківорганізації діловодства дає змогу виокремитиосновні напрями його вдосконалення.
Етапираціоналізації діловодства
Теоретико-практичнийдосвід, усталена практика свідчать, що проект має бути розроблений підтриєдиним кутом зору і передбачає організацію системи і процесів керуваннядокументацією; повне і точне документування діяльності підприємств, упровадженняуніфікованих систем управлінської документації; раціональної роботи з документами.
Організація системи та процесів керування документацієюпередбачаєорганізаційно-правове обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесівроботи з документами. Передусім це структурування та формуванняштатупрацівників підприємства взагалі та служби діловодства зокрема. Особливу увагуслід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення(інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо).
Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількостіпрацівників певного рівня кваліфікації, щовідповідають потребам і стратегії підприємства.В організаційній структурі підприємства має бути чітко зафіксованапідпорядкованість служби діловодства (службакерування справами, канцелярія, секретаріаттощо) безпосередньо керівникові. Функції та завдання служб діловодства,які повинні бути логічно підпорядковані цілям підприємства взагалі, фіксують уПоложенні про неї. Відповідно до цього положення з урахуванням технології роботи здійснюють розрахунок кількостіпрацівників служби діловодства і документують це у штатному розписі. При цьому враховують: обсяг робіт(визначається обсягом документообігу підприємства); норми виробітку наділоводні операції (якщо такі є); загальну кількість працівників; рівень автоматизації та механізації роботи з документами.
Не менш важливим є оцінювання працівників: з'ясування, чи відповідаютьвони вимогам. Оцінювання – це процедура,що здійснюється для виявлення ступеня відповідностіпрофесійних, ділових та особистісних якостей працівника, кількісних та якісних результатів його трудовоїдіяльності. Кваліфікація працівника визначаєтьсясукупністю загальної або спеціальної освіти та професійного досвіду, набутого під час виконання посадовихобов'язків. Оцінюватися повинні не просто потенційні можливості працівника, його професійна компетентність, а йреалізація цих можливостей у процесі виконання дорученої роботи, відповідністьпроцесу виконання цієї роботи ідеальній моделі, конкретним умовамвиробництва. Оцінювання доповнюється такими критеріями,як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді і самостійно, здатність опанування суміжних спеціальностей,адекватне сприйняття змін. Утім, процес оцінювання персоналу має бути невід'ємним від його програмирозвитку, що передбачає форми та методи підвищення кваліфікації.Компетенція працівника є інструментом менеджменту, орієнтованим на практичнудіяльність в організації, а тому працівникмусить відповідати вимогам, що закріплені у кваліфікаційних характеристиках,посадових інструкціях тощо. Згідно з положенням про службу діловодства іштатним розписом складають посадові інструкції на кожного конкретногопрацівника, завдяки чому досягають рівномірного розподілу функцій та обов'язківміж структурними підрозділами, працівниками служби діловодства. У ходіпроектного обстеження аналізують умови праці, режим роботи і відпочинку. Водночас оформлюють перелік необхіднихканцелярських приладів, офісної техніки, програмного забезпечення.
Організація повного і точного документування діяльності підприємства,впровадження уніфікованих систем управлінської документації у першу чергу передбачає аналіз сукупності, на яку має бути поширена дія.Це передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксуванняробочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимогкожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогоюслужбових документів. Слід обирати ту структурута вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловійфункції, операції та дії. Заключний етап організації документування діяльностіпідприємства полягає у формуванні:
Класифікатора зпитань діяльності підприємства;
Класифікаторавидів документів;
Класифікаторакореспондентів;
Класифікаторарезолюції;
Класифікаторавиконавців;
Класифікатора результатів виконання документів (у т. ч. причин невиконання документів);
Класифікатораструктурних підрозділів;
Класифікатораформ документів;
Перелікудокументів із зазначенням строків зберігання;
Номенклатурисправ;
Зведеногопереліку інформації, що становить КТ:
Класифікаторадокументів організації, що містять КТ.
Формуваннявихідного масиву документів здійснюють на основі документного обстеження архівуорганізації і документів поточного діловодства. На цьому етапі обстежують:
документи, якістановлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правовіакти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які безпосередньорегламентують різні аспекти функціонування підприємства;
організаційнуструктуру функції структурних підрозділів підприємства, на які будепоширюватися дія, принципи розподілу повноважень під час виконання нимиуправлінських функцій (зокрема, статут або положення про підприємство,положення про структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис,колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції);
розпорядчудокументацію: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління зосновної діяльності тощо;
комплекс наявнихна підприємстві нормативно-методичних документів з діловодства, які визначаютьсклад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правиласкладання та оформлювання документів, інструкції (процедури) з виконання певнихтехнологічних операцій організації роботи з документами, номенклатуру справорганізації, індивідуальні номенклатури справ структурних підрозділів та описисправ за минулі роки, попередні класифікатори документів і кореспондентів тощо;
реєстраційно-обліковіта контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів іззазначенням строків їх зберігання;
документаціюпідприємства щонайменше за три останні роки діяльності;
перспективнепланування підприємства на наступний рік.
Уніфікацію системдокументів упроваджують згідно з накресленою Методичними рекомендаціями щодозастосування ДСТУ 4163-2003 програмою дій стосовно впровадження уніфікованоїсистеми організаційно-розпорядчої документації (ОРД):
розроблення чиперероблення інструкції (регламенту, правил) з оформлення документів напідприємстві;
розробленнябланків документів відповідно до вимог ДСТУ;
удосконалення організаціївиготовлення бланків та їх обліку;
проведеннясемінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичнепроведення практичних занять (семінарів) зпрацівниками, що виконують діловодні процеси;
забезпеченняпрацівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи,примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування,уніфікованими формами документів підприємства;
вивчення змістустандарту працівниками структурних підрозділів;
впровадження досвідузастосування стандарту.
Національнауніфікована система документації на рівні підприємств різних форм власностіреалізується комплексом індивідуальної нормативно-методичної документації, асаме:
Інструкцією зділоводства;
Правиламипідготовки й оформлення управлінських документів;
Класифікатором іАльбомом уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльностіпідприємства, до якого долучають форми основних видів номіналів документів(наказ про розподіл повноважень, про режим роботи підприємства, про перенесенняробочих днів, створення інвентаризаційної комісії, про затвердження штатногорозпису, про внесення змін до штатного розпису тощо);
Збірником типовихтекстів та порядком їх створення:
Перелікомдокументів, що підлягають затвердженню;
Перелікомдокументів, що засвідчуються відбитком печатки підприємства;
Перелікомдокументів, що не підлягають реєстрації у службі діловодства;
Інструкцієюроботи з документами обмеженого доступу тощо.
Важливим етапомраціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видівноміналів документів, групування їх на періодичні та постійні (умовнопостійні) форми. Аналіз форм документів організовують у кожному структурномупідрозділі з певного виду діяльності (за відсутності структурних підрозділів –з конкретних управлінських функцій: розпорядча, виробнича діяльність, збут іпостачання тощо). Інформацію про вид номіналу документа фіксують у Карті документа.
Карти документів,сформовані у ході документного огляду, є основним робочим масивом, що застосовуєтьсяу подальшому для формування структури Класифікатора типових текстів,Класифікатора форм та документного масиву форм, представленого в ньому.
2.2Раціоналізація документообігу на підприємстві
Документообіг – це рух службовихдокументів в установі від дати їхстворення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004«Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять») [5; C. 21].
Характеристикою документообігу є його обсяг – кількість створюваних на підприємстві документів та їх копійупродовж року. Документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи100-200 тис., іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.
Шляхи раціоналізації документообігу
Процесраціоналізації документообігу передбачає організаціюбезперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття беззволікань щодо них відповідних рішень,мінімізацію накопичення нерозглянутихдокументів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігудосить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством.Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою. Але перш ніж вдатися до«інквізиційних» методів боротьби з обсягом показників, звітності, першочергововизначити, чи потрібні ці документи організації, і наскільки ефективно вониреалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їхупорядкування та уніфікації. Можна розраховувати на допомогу комп'ютера. Аджеіз середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних системдокументообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функційділоводства, а й реалізацію принципово нових можливостей управліннядокументообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використанняелектронного документообігу, здійснення централізованого контролюдокументообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування напідприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значномускороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системидасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця, а отже обмежить потребупрацівників у тиражуванні документів.
Дієвим методомскорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самихдокументів як носіїв інформації. Тут у нагоді стане методика складанняуніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовжпевного часу.
Зменшення розміру тексту документа – одиніз кроків до скорочення документообігу. Для раціонального розміщенняінформації на папері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів удокументах, що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівийверхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланківдокументів, їх уніфікованих формтощо.
Серед основнихознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:
прямоточність(без зворотного повернення) і якнайкоротший рух документів під час виконанняпевних технологічних операцій;
мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіянихструктурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (наприклад, скорочення кількості підписів на посвідченні провідрядження — на одному підприємстві обходяться 1 -2 підписами, наіншому необхідно 5-6);
одночасністьроботи з документом певних посадових осібпід час виконання різних технологічних операцій (скорочується час рухудокумента, підвищується оперативність його виконання);
одноразовістьоперації з оброблення документів, уникнення паралелізму і дублювання(наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);
налагодженаінформаційно-пошукова система даних щодо руху і виконання документа.
Раціоналізація документопотоку
Окрім документа, об'єктом раціоналізації є також документаційнийтехнологічний процес та основний учасник документообігу – документопотік.
Організаціяроботи щодо удосконалення документообігу підприємств невіддільна від аналізусформованих документопотоків. Піддокументопотоком мається на увазісукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. У документообігу будь-якогопідприємства структурують такі документопотоки: вхідні (надійшли ззовні,від інших підприємств); вихідні (створені підприємством та надсилаються до іншихсуб'єктів господарювання); внутрішні, аболокальні (створені підприємством, але залишаються у внутрішньому обігу).
Під часреєстрації документів виокремлюють документи, які підлягають передаваннюконкретним виконавцям, та документи, які передаються на розгляд керівнику задля визначення кількості виконавців,строків та характеру виконання тощо.
Порядок рухудокументів, їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань,внутрішньої структури і розподілу посадовихобов'язків працівників.
Аналіз документопотоків – шлях до вивченнята раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільшпростим та наочним методом аналізу документопотоківє графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа домісця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного іфактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадовихобов'язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізоморганізаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновкищодо ефективності останньої. На їх основі зурахуванням обсягу документообігу такатегорії підприємства (IV – до 10 тис. документів на рік,III – 10-25 тис.документів на рік, II – 25-100 тис. документів нарік, І – понад 100 тис. документів на рік), а такожформи організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної)розробляють схеми документообігу.
Основні параметридокументопотоку: зміст потоку; структура потоку; спрямування потоку та йогообсяг.
Змістдокументопотоку – це склад документів, включених донього, та склад інформації, зафіксованої вцих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай єознаки функційного призначення документів(організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрівуправління кадрами тощо). Режимдокументопотоку визначаєтьсяциклічністю виконуваних операцій (наприклад, планування, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутрішнімиритмами роботи підприємства. Напрямдокументопотоку характеризуєтьсязмістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження,затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документообігу – фізичною кількістю документів – оригіналівта їхкопій, створюваних упродовж року [5; C. 23].
Зовнішні потоки документів під часнадходження концентруються в канцелярії, згодом розосереджуються у виконавців. Внутрішня розпорядча,фінансово-облікова, звітно-статистична документація, зливаючись з іншоюспеціальною документацією підприємства, утворює потік вихідних документівпевного суб'єкта управління.
Режим руху документів характеризують обсяг документообігу,пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражуваннядокументів (наприклад, пластикових карток, брошур, друкованих сторінок, копій),нормативне завантаження працівників, які опрацьовують цю інформацію.Виокремлення в загальному документопотоцісистематичної (постійної) та несистематичної (змінної) документації єбазовим для уніфікації технологічних процесів організації роботи і постійноюінформацією. Документи рухаються в організаціях за суворо визначениминапрямами, і їх рух, у разі належногочіткого розмежування меж цього потоку й усталеного порядку їх доведення довиконавців, може відбуватися безучасті керівництва. Наявність у документообігу змінної інформації визначаєспецифіку адресності руху документів і режимів обробки. Саме з цією метою частина вхідних документівспрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, якафіксує виконавців, порядок та строки виконання.
Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника,допомагає бездокументне спілкування: розвиток між керівниками підприємствділових стосунків,що базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічноголистування: розвиток бездокументних засобів обміну інформацією (телефон,спілкування в режимі оn-lіпе).
Основнимчинником, який сприяє зменшенню кількостідокументів, що перебувають на розгляді керівника, є достатньо повнеделегування повноважень, серед них — іправа підпису певної категорії документів. Зазвичай делегуванняповноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість утому, що вони правильно виконують делеговані їм функції.
Можливостізменшення навантаження керівника вбачаються ваналізі складу цього документопотоку, визначенні ступеня та періодичності і розширенні на їх основіскладу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшимделегуванням повноважень розгляду та підписаннядокументів.
Графік документообігу
Графікдокументообігу (далі – Графік) дає змогу простежитивесь «життєвий цикл документа»; від створення або одержання до виконання або надсилання.Його додають до Інструкції з діловодства підприємства. Досить часто цейграфік може мати табличну формуфіксації інформації (Додаток 3). У ньому фіксуються всі дії,здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводятьсянеобхідні характеристики виконуванихоперацій). Графік документообігупідприємства – це зведений графік, окремими складовимиякого є графіки документообігу структурних підрозділів. Така форма організаціїГрафіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складудокументації і технологію роботи з документами окремого структурногопідрозділу. Розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів.
Графікрозробляється структурними підрозділами під керівництвом служби діловодства йзатверджується керівником підприємства або окремим розпорядчим документомкерівника підприємства – зазвичайнаказом.
Зміни до Графіка,як і до інших нормативно-методичних документів з організації діловодства, вносяться наказами керівника підприємства. Уразі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік.
Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своєчасне іякісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства,інформаційну достовірність, покладено на авторів документа та осіб, які йогопідписали.
На доповненняГрафіка на підприємствах можуть створюватися оперограми (організаційний документ, що регламентує процес обробки вхідних або вихідних документів: таблиця,рядки якої призначені для операції обліку, реєстрації, узгодження тощо, астовпчики – длявідповідальних виконавців) руху певної групи документів. Етапи роботи здокументами, які набувають реального вираження в документі чи його складових(реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками – структурні підрозділи або посадовіособи, відповідальні за певний стан документа.
Етапами виданнярозпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень можуть бути:
ініціюваннярішення (обґрунтування та необхідність видання розпорядчого документа);
збір та аналізінформації з певного питання;
підготовкапроекту розпорядчого документа;
погодженняпроекту розпорядчого документа;
внесення проекту розпорядчого документа на розгляд (керівник);
прийняття рішення(підписання, реєстрація документа);
доведеннярозпорядчого документа до виконавців;
організаціяконтролю за виконанням розпорядчого документа.
Маршрут документа
У системі документообігуіснує поняття «маршрут документа». Під маршрутомдокумента розуміють перелік окремихелементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такимипараметрами:
дата надходженнядокумента;
строк виконання вднях;
дата фактичноговиконання;
код відділу ітабельний номер працівника, відповідального за обробку цього етапу певного технологічногопроцесу;
код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробкупопереднього етапу певного технологічного процесу;
очікуваний статусдокумента в системі документообігу;
набутий статусдокумента в системі документообігу;
примітки;
шлях та ім'я файлу,пов'язаного з поточним станом документа.
Зазвичай маршрутдокумента відтворюють у табличній формі, яка фіксує зміну стану певного документа, виокремлюючи незакриті стани кольором або жсловесним підтвердженням теперішнього стану документа. Так, початкові етапи роботи з клієнтами можутьпозначатися зворотами «на введенні» (даних), «передано на авторизацію».Довідкова інформація щодо теперішнього стану документа викликається завтоматизованого робочого місця. На практиці здебільшого створюють маршрути накомплекси документів – первинні та вторинні. Наприклад, заява про наданнякредиту породжує підписання з клієнтомдоговору про надання кредиту, графіка погашення платежу, ознайомлення з тарифамиоперацій тощо.
2.3Оформлення журналів реєстрації
У практичнійдіяльності служби діловодства організацій використовують такі форми реєстраціїдокументів – журнали реєстрації, реєстраційно-контрольні картки таавтоматизовану реєстрацію документів.
Журнальна формареєстрації документів допускається в невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 500-600 документівна рік (п. 3.3.8 Примірної інструкції зділоводства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,Раді міністрів Автономної Республіки Крим,місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КабінетуМіністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153, далі – Примірна інструкція).
Основнимпринципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструються напідприємстві лише один раз: вхідні –у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо надійшли у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
При реєстраціїдокументи поділяються на кілька груп:вхідні, вихідні, внутрішні. Кожній групі документів присвоюється умовнепозначення – реєстраційний індекс,який складається з порядкового номера в межах групи документів, щореєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ (номером справи, в яку буде підшито цей документ) та умовнимпозначенням структурного підрозділу. Наприклад, номер документа01-05/128 включає: 01 – індексструктурного підрозділу, 05 – номерсправи за номенклатурою, 128 –порядковий номер документа в журналі реєстрації.
Згідно з Примірною інструкцією, журнали реєстрації документів маютьвключати такі графи (додаток 4): дата надходження та індекс документа;кореспондент (фіксують назву підприємства, з якого надійшовдокумент або, якщодокумент вихідний, куди його надіслано); короткий зміст(вносять назвудокумента та заголовок до тексту документа); резолюція або кому направленодокумент (переноситься основний зміст доручення, зазначається прізвище автората дата; цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа і у разі,якщо на документі немає резолюції, то зазначається прізвище, ініціали, посадавиконавця, до якого направлено документ, і дата направлення); позначка про виконання документа(короткий запис про вирішення питання, датафактичного виконання, індекс документа-відповіді) [1; C. 21].
У разі потребижурнал можна доповнювати також іншими графами: виконавець, розписка виконавцяпро одержання документа, хід виконання, додатки тощо.
Нормативнимидокументами не визначено порядок заповнення журналів, але з огляду на те, щореєстрація документів проводиться для забезпечення зберігання документів,оперативного пошуку необхідної інформації, для надання їм юридичної сили,рекомендується докладно заповнювати всі графи журналів реєстрації документів.
На великихпідприємствах з обсягом документообігу понад 600 документів на ріквикористовуються реєстраційно-контрольні картки, що підвищуєоперативність знаходження документів та одночасно знижує трудомісткість процесу реєстрації порівняно зжурнальною формою.
2.4Розроблення номенклатури справ
Номенклатура справ (далі – НС) – цеобов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві іззазначенням строків зберігання(ст.І Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ). У ДСТУ 2732-2004«Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» зазначено, що номенклатурасправ – це систематизованийперелік справ, до якого входять документи, подібні за змістом іналежністю,іззазначенням строку їх зберігання [3; C. 9].
НС є обов'язковим для кожного нового підприємства інформаційним довідником, який складають для створення єдиноїсистеми формування справ,забезпечення їх обліку, швидкогопошуку документ за змістом і видом та їх вибору для включення до складуНаціонального архівного фонду,відомчого архіву, архіву підприємства.
За сфероювикористання розрізняють типову, примірнута індивідуальнуноменклатурисправ.
Типова НС має нормативнийхарактер, тобто обов'язковийдля впровадження без жодних винятків. Вона передбачає типовий склад справ дляпідприємства, однорідних за характером діяльності та структурою; єдину системуіндексації документного масиву.
Примірна НС установлює примірний склад справ для підприємств, однорідних за характеромдіяльності, але різних за структурою, і має рекомендованийхарактер.
Типові та примірніНС створюютьоргани вищого рівня для підприємств, щоналежать до сфери їх відомчого підпорядкування. Вони використовуютьсяцими підприємствами як навчально-методичні посібники під час складанняіндивідуальних НС.
Незалежно від наявності типової чи примірної НС, кожне підприємство повинне матиіндивідуальну НС, де встановлено перелік справ, які утворюються за час діяльностіконкретного підприємства, систему індексації справ, строки їх зберігання.
Залежно відобсягу документного масиву, включеного до систематизованого переліку,розрізняють зведену НС (Додаток 5)та НС структурного підрозділу. Формицих НС подано у Правилах роботи архівних підрозділів органів державно влади,місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів Українивід 16 березня 2001 року № 16.
Зведена НСпідприємства на підставівивчення документів з усіх питань йогодіяльності зазвичай складається з НС окремих структурних підрозділів тапервинних громадських організацій, що діють на підприємстві. Відповідальністьза складання зведеної НС покладається на службу діловодства за участю архіву підприємства.
НС структурного підрозділурозробляє посадова особа, відповідальна за веденняділоводства в структурному підрозділі, із залученням інших провідних фахівців, погоджує керівник архіву підприємства, а підписуєтаку НС керівник структурного підрозділу.
Розроблення номенклатурисправ. Основні принципи
Технологію створення НС унормовують Методичні рекомендації з розробки тазастосування примірних та типових номенклатур справ (К… УНДІАСД, 1997).
Розробляючи НС,слід забезпечувати належну організацію обліку, систематизації, опису,зберігання і пошуку документів; застосовувати індексацію документів, яказабезпечує внесення до відповідних розділів НС змін, доповнень та виправлень;забезпечувати уніфікацію індексів справ.
Складанняноменклатури справ може ґрунтуватися надвох принципах – структурномута функційному. Відповідно до структурного принципу, групуваннядокументів здійснюється за чітко встановленим штатним розписом чи переліком структурних підрозділів. Утакому разі розділами класифікаційної схеми є назви структурнихпідрозділів: адміністрація, канцелярія, бухгалтерія,відділ кадрів, економічний відділ, плановий відділ тощо.
Функційний (занапрямом діяльності) використовується, коли розподіл посадових обов'язків уорганізації здійснюється не за лінійним, аза функційним або лінійнофункційним принципом. Підзаголовками у такомуразі є управлінські функції і галузі, які розмішуються за ступенем важливості:розпорядча діяльність; організація управління; планування; фінансування; кредитування;інвестування; кадрове забезпечення; збут та постачання тощо.
Такий типпобудови зведеної НС доцільний на підприємствах, де немає поділу на структурніпідрозділи, а розподіл повноважень відбувається на рівні посадових осіб(здебільшого це суб'єкти господарської діяльності недержавної власності).
Методика складанняНС
НС складають напідставі вивчення функцій і напрямків діяльності підприємства. Для цьоговикористовують положення (статути) про підприємство та його структурніпідрозділи; штатні розписи; типові або примірні НС; індивідуальні номенклатурита описи справ за минулі роки;класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольнікартотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів іззазначенням строків їх зберігання, враховуються завдання підприємства нанаступний рік.
На початковому етапі розроблення НС визначають та уточнюютьорганізаційну структуру, функції структурних підрозділів підприємства, на якібуде поширюватися дія НС, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінськихфункцій.
На другому етапіпроводиться вивчення та узагальненняінформації зібраних нормативно-методичних документів, вивчення складу та змісту документів, які утворюютьсяу структурних підрозділах.
Після проведення підготовчих робіт укладачі обирають класифікаційнусхему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним абофункційно-виробничим принципом. За наявності в організації, на яку поширюєтьсядія НС, структурних підрозділів, зазвичай обирається структурна схема побудовиНС, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповіднодо штатного розпису.
Далі формують заголовки справу номенклатурі структурного підрозділу,упорядковуючи їх розміщення за ступенем важливості вирішуваних питань, зурахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай першою розмішується групасправ, до якої входять документи органів вищого рівня, далі групаорганізаційно-розпорядчої документації самого підприємства (накази, рішення,розпорядження тощо), планово-звітнадокументація і листування. У розділі «Листування»вміщують справи, щомістять листування з органами вищого рівня.
Відповідно досформованих заголовків справ за Переліком типових документів проставляють строкизберігання документівіз посиланням на номер статті за переліком.
НС структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службоюдокументаційного забезпечення підприємства в єдину (зведену) номенклатуру справпідприємства. При цьому НС первинних громадських організацій вміщують наприкінцізведеної номенклатури справ.
До НС включаютьзаголовки всіх справ, які утворюються на підприємстві та її громадськихорганах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не долучають.
Порядокоформлення зведеної НС та НС структурного підрозділу
Зведену НСдержавного підприємства складають у чотирьох примірниках, кожен з яких повиненмати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня,якщо на підприємстві не створюються документи для Національного архівного фондуУкраїни.
Перший(контрольний) примірникзведеної НС зберігають у службі діловодства підприємства.
Другийпередається до архівупідприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.
Третійнадсилається до відповідногодержавного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведенаноменклатура справ.
Четвертийрозподіляється за розділами між структурними підрозділамипідприємства.
Підприємства недержавних форм власності можуть складати зведенуНС у трьохпримірниках, а якщо в них немає структурного поділу – у двох примірниках.
НС структурногопідрозділу підприємства складають у трьох примірниках, на кожному з якихобов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі – ЕК) і керівником архіву підприємства(посадовою особою, відповідальною за архів).
Перший(контрольний) примірник НСзберігається в структурному підрозділі.
Другийпримірник передають до службиділоводства підприємства.
Третійпримірник використовують дляформування справ і пошуку необхідних документів.
Зведену НСпідприємства, як і НС структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудняпереглядають і уточнюють. Після внесення змін їх передруковують та затверджуютьу керівника підприємства (структурного підрозділу) та впроваджують з 1 січнянового року. У разі створення, реорганізації, відкриття нових напрямківдіяльності вносять зміни чи затверджують нову НС. Зазвичай під час оформлюванняНС резервують додаткові індекси справ, залишаючи вільні місця, з метою внесеннязмін та доповнень, які виникають у разі виробничихпотреб. Процедура погодження з архівними підприємствами у такому випадкуобов'язкова.
Зведена НСпідлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівняодин раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях тахарактері роботи підприємства.
Державніпідприємства, у діяльності яких не створюються документи Національногоархівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищогорівня.
Підприємства знедержавною формою власності після першого повідомлення відповідного державногоархіву про створення НС надалі погоджують її з власною ЕК і затверджуютьпідписом керівника підприємства.
Наприкінці року особа, відповідальна за діловодство уструктурному підрозділі, додає до НС підсумковий запис про кількість і категорії справ,фактично сформованих за рік у структурному підрозділі. Керівник служби діловодстваподає таку саму інформацію про кількість справ підприємства взагалі.Підсумковий запис зведеної НС засвідчуєукладач (керівник служби діловодства) та керівник архіву підприємства (особа,відповідальна за архів).
Особливостіоформлення НС
Текстову частинуНС складають у формі таблиці, графами якої є індекси справ; заголовки справ;строки зберігання та номер статті за переліком; примітки.
До цього перелікув індивідуальних НС може додаватися також графа «Кількість справ».
Кожна справа,включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення, зроблене арабськимицифрами, – індекс справи. Індекссправи в номенклатурі складається відповідно до штатного розпису або перелікуструктурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу.
У разі наявностіу справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1.т. 2тощо. Окрім розділівноменклатура справ може містити підрозділи. Індексування розділів відповідно до встановлених у діловодствінорм здійснюють арабськими цифровими позначками, розташовуючи їх від більшогодо меншого. Так, розділ 01 «Розпорядчадіяльність»може містити підрозділ 01.1 «Керівництво», доскладу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-0/. 01,1-02, 01.1-03 тощо.
Після виконання документи групують у справи, яким присвоюються найменування(заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і змістдокументів у справах. Формування заголовків справ можна здійснювати за такимиознаками:
номінальна – формується за назвоювиду документа, тобто до такої справи включено документи однієї видовоїназви, наприклад, протоколи;
авторська – до цієї справи долучаютьдокументи однієї тематики;
кореспондентська – на кожного кореспондентаформується справа з листування, договірної діяльності, збуту, постачання однієїособи або організації;
географічна – класифікується як різновидкореспондентської, але в її основу покладено територіальні ознаки;
хронологічна – вміщує документи,згруповані за певний період діяльності, скажімо, бухгалтерську звітність.
Основною частиноюзаголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується. Заголовоксправи складається з:
назви виду справи(листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);
назвипідприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;
назвипідприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержанідокументи;
короткого змістудокументів справи;
назви регіону абокраїни, з якими пов'язаний зміст документів справи;
зазначенняперіоду, до якого належать документи справи (дата);
інформації пронаявність копій документів у справі.
У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язаніпослідовністю його ведення, вживається термін «документи», а після нього вдужках наводяться основні види документів справи. Наприклад:
Документи(розрахунки, аналізи, довідки) про стан івдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивностіпраці та середньої заробітної плати.
Термін «документ» вживається також у заголовках справ, що містятьдокументи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчогоакта. Наприклад:„Документи до Закону України «Про діловодство»”.
У заголовках справ, де розглядається листування, зазначаютькореспондента та короткий зміст документів.
Назви населенихпунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область(Автономна Республіка Крим).
У заголовкахсправ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць,квартал, рік), у якому створені документи. Наприклад:
План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.
Якщо справаскладається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальнийзаголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), щоуточнюють зміст загального заголовка.
До зведеної номенклатурисправ підприємства долучають:
назви справ, щофактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянкироботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;
не завершені вділоводстві справи, що надійшли від підприємств-попередниківдля їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки,номенклатури справ;
справи, якіформувалися впродовж кількох років або якщо їх вирішення триває більше одногороку, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного рокувпродовж усього терміну їх ведення або формування;
одну чи кількасправ із грифом «Для службового користування», якщо в діяльності підприємствастворюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такоїсправи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справпроставляється позначка «ЕПК». [3; C. 14]
До номенклатурисправ не включають друковані видання; довідники (у тому числі телефонні); бюлетені; реферативні журнали;експрес-інформацію.
Заповнення графи «Строкзберігання і номер статей за персиком»залежить від наукової таісторико-культурної цінності документіввідповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльностіорганів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організаційі підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженогонаказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих)переліківдокументів, переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповіднодоМетодичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб доджерел формування НАФ та укладання списків та Методичних рекомендацій щодопорядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінностіта організації її проведення з метою віднесення документів до Національногоархівного фонду України та створеного наоснові типового (галузевого) переліку документів підприємства, затвердженогойого керівником.
Зазначені строкизберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під часпроведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів іззазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства,створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих)переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання.
Для документів,які не передбачені чинними переліками,строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертноюкомісією центрального або місцевого органудержавної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженнямз Центральною експертно-перевірною комісією (далі – ЦЕПК) ДержкомархівуУкраїни або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя,ЕК підприємств.
Постійний строкзберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльностіорганізацій. Його доцільно встановлювати також для справ, які складаються здокументів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державноївиконавчої влади, об'єднань громадян.
Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичногозначення можуть також встановлюватися такітерміни, як «Доки мине потреба»або «До заміни новими».Ці справизазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції,методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.
Позначку «ЕПК»проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими)переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строкизберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.
У графі «Примітки»обумовлюються такі питання: особливості формування справ,встановлення строків їх зберігання; внесення нових справ; перехідні справи; відомості посадових осіб, відповідальних за формуваннясправи; передання справи в архівпідприємства або іншим установам для продовження ведення справи.
Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсягноменклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють,гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.
Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС підреквізитом «Підпис укладача».
Обов'язковими іможливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державногогерба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа(05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назваструктурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11),реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14),гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), грифпогодження (24), візи (25).
Складання НС —відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьохдокументних операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання,пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи здокументами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінськоїінформації, вміщеної в документах.
2.5Формування справ
Справа – це документи або один документ, пов’язаніпевним питанням.
Формування справ – це групування документів у справивідповідно до номенклатури.
Вимоги до групування документів у справи:
у справивміщуються тільки оригінали документів або,у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копіїдокументів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
не допускаєтьсявключення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів. розмножених копій та документів, що підлягаютьповерненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);
документи групуються у справи за один рік, за винятком документів,уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особовісправи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;
документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду іпередаються на державне (постійне)зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10років), зберігання формуються у різні справи.
Після завершенняроку або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно зноменклатурою справ за такими принципами:
до однієї справи вмішуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої –тимчасового;
до справивміщуються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, щостановлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завждивміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі іншідокументи у логічній послідовності та хронології їх видання;
документи,створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи разом здокументами, надрукованими на друкарській машинці, та рукописними документамина загальних підставах.
Якщо документи зазмістом і строком зберігання не можуть бутизгруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться новасправа, назва якої та строк зберігання обов'язково вносяться до діючої у певномуроці номенклатури справ.
Справа не повиннаперевищувати 250 аркушів (30-40 мм).
Організаційні документи(статути, положення, плани, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчимидокументами (постановами, рішеннями, наказами), вмішуються у справи разом зними.
У різні справигрупуються такі накази (розпорядження): з основної діяльності підприємства; проприйняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, пронадання їм матеріальної допомоги; про надання відпусток працівникам; пронакладення стягнень на працівників, про їх підрядження, з адміністративно-господарськихпитань.
Документизасідань колегіальних органів підприємства групуються у дві справи: протоколи ідокументи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи зорганізації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, списокза прошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступили).
Протоколизасідань колегіальних органів групуються у справи у хронологічному порядку і заномерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами таномерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одногопротоколу, – за порядком денним засідання.
Доручення органіввищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами діяльності підприємства, або заавторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документіїх дозволяється формувати в однусправу. У середині кожної справи зазначені документи систематизуються задатами доручень.
Затвердженіплани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизуєтьсяв хронологічній послідовності: документ-відповідьйде за документом-запитом.
В особових справах працівників документи групуються вхронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документівсправи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовийлисток з обліку кадрів; автобіографія; документипро освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв тощо); витяги з розпорядчихдокументів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду,звільнення працівника; доповнення до особовоголистка з обліку кадрів; довідки таінші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвищапрацівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомостівносяться до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Особові рахунки працівників підприємства, відомості пронарахування заробітної плати та інші подібні фінансовідокументи систематизуються в межах року в алфавітному порядку запрізвищами або щомісячно.
Методичнекерівництво і контроль за формуванням справ підприємства здійснює його службаділоводства або посадова особа,відповідальна за ведення діловодства на підприємстві.
ВИСНОВКИ
Тема нашоїкурсової роботи була «Порядок організації діловодства на новоствореномупідприємстві». Перед написанням роботи була поставлена така мета: ознайомитисязі складом установчих та нормативно-методичних документів підприємства (статут,договір, інструкція, номенклатура справ), дізнатися про порядок організаціїділоводства на новоствореному підприємстві.
Під час дослідженнятеми курсової роботи з`ясовано, що статут – це організаційний документ, в якомуподаються правила по регулюванню діяльності підприємства, стосунки з іншимипідприємствами, а також визначається структура, функції, обов`язки у сферідержавного управління. Перед створенням нового підприємства необхідноознайомитися з типовим статутом і на підставі нього скласти індивідуальнийстатут, розробити інструкцію з діловодства та інструкцію з організації роботи здокументами, що містять комерційну таємницю.
Інструкція зділоводства – правовий акт, що встановлює технологію створення або одержаннядокументів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльностіпідприємства.
Комерційнатаємниця – це управлінська, виробнича, фінансова, наукова, технічна інформація,яка використовується для одержання прибутку, здобуття переваги над конкурентамиі розголошення, якої призводить підприємства до збитків.
При роботі надтемою курсового дослідження ми ознайомилися з документами, на підставі якихстворюється підприємство, проаналізували прийоми раціоналізації документообігуна підприємстві та розроблення номенклатури справ. Описали методи формуваннясправ та роботи з конфіденційними документами.
Документообіг –рух документів в організації з моменту їх створення або отримання, дозавершення виконання або відправлення
Номенклатурасправ – це систематизований перелік назв справ, які створюються в результатідіяльності підприємства, оформлений у відповідному порядку із-за значенням часузберігання документів.
Формування справ– групування документів у справи відповідно до номенклатури.
СПИСОКВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Баглей В.Оформлення журналів реєстрації документів. Формування особових справ у ВНЗ.Реєстраційні індекси // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 21-23.
2. БеспянскаГ. Інструкція з діловодства // Секретар-референт. – 2007. – № 6 (июнь) – С.9-13.
3. БеспянскаГ. Методика розроблення номенклатури справ підприємства // Секретар-референт. –2007. – № 11 (ноябрь) – С. 9-15.
4. БеспянскаГ. Методологія і методика раціоналізації діловодства // Секретар-референт. –2007. – № 12 (декабрь) – С. 9-13.
5. БеспянскаГ. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт. – 2007.– № 10 (октябрь) – С. 21-25.
6. БеспянскаГ. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містятькомерційну таємницю // Секретар-референт. – 2007. – № 9 (сентябрь) – С. 9-13.
7. БеспянскаГ. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містятькомерційну таємницю // Секретар-референт. – 2007. – № 10 (октябрь) – С. 9-16.
8. БибикС.П., Сюта Г.Н. Ділові документи та правові папери. – Харків: ФОЛІО; 2006; – С.18-23.
9. ДіденкоА.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1998; – С. 73-74,115-126.
10. ДіденкоА.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник, 5-те вид. – К.: Либідь, 2006; – С.52-53, 55-56, 96-98, 159-176.
11. ЗаболотнаяС. Расчет численности персонала (в вопросах и ответах) // Секретар-референт. –2007. – № 11 (ноябрь) – С. 17-19.
12. ЗагорецкаО. Документування договірної діяльності підприємств, установ і організацій //Секретар-референт. – 2004. – № 8 (август) – С. 9-12.
13. ЗагорецкаО. Номенклатури справ // Секретар-референт. – 2005. – № 11 (ноябрь) – С. 13-19.
14. ЗагорецкаО. Підготовка та оформлення організаційних документів // Секретар-референт. –2004. – № 1 (январь) – С. 9-12.
15. ЗагорецкаО. Складання номенклатур справ та формування справ // Секретар-референт. –2004. – № 7 (июль) – С. 9-14.
16. ІвановаТ.В., Л.П. Піддубна Муніципальне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь,2003; – С. 163-168.
17. КожановаТ. Создание фирменного бланка // Секретар-референт. – 2004. – № 10 (октябрь) –С. 16-19.
18. КожановаТ. Microsoft Excel: работа с журналами регистарциидокументов // Секретар-референт. – 2005. – № 11 (ноябрь) – С. 24-29.
19. МаксименкоВ.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006; – С. 77-99.
20. СельченковаС. Инструкция по делопроизводству: требования к составлению //Секретар-референт. – 2004. – № 7 (июль) – С. 15-16.