Вступ
За роки незалежностів Україні відбувалися складні процеси формування правових, економічних ісоціальних засад демократичного суспільства. Розбудова державності передбачаєрозвиток політичної системи, удосконалення державної участі в економіці,соціальне спрямування державної діяльності та розвиток духовної сфери,активізацію зовнішніх зв’язків.
Сильна тадієздатна влада є щонайпершою умовою успішних перетворень, без неї не можливостворити передумови економічного розвитку, становлення реальної демократії,оновлення високої культури та духовності.
Сучасний період розвитку цивілізації характеризується переходом відіндустріального суспільства до суспільства інформаційного.
Інформаційне суспільство за визначенням окремих авторів (А. Гоффлер) – ценова соціальна парадигма, історично новий та особливий тип людськоїцивілізації, що йде на зміну сільськогосподарчій та індустріальній. Тіпереваги, що все більше отримують розвинуті держави та регіони (США, Японія,Європа) за допомогою інформаційних технологій та комп’ютерних мереж ведуть дорадикальних змін у економічних, політичних і соціальних відносинах, у сім’ї,побуті тощо, привносять до життя нові ціннісні орієнтири.
Об’єктивною основою перетворень стали величезні переваги, що дає розвитокінформаційної інфраструктури тим державам та регіонам, організаціям та особам, щомають та використовують: можливість стислої участі переробки великих масивівінформації, миттєвого комунікативного зв’язку з різними куточками світу,проектування складних систем та можливість їх керуванням і т. ін.
Інформація – основний об’єкт інформаційного суспільства, її роль сьогоднівеличезна. Відображаючи реальну дійсність, вона впливає на всі напрямисуспільної та державної діяльності з появою нових інформаційних технологій, заснованихна впровадженні обчислювальної техніки, засобів зв’язку, систем телекомунікацій,інформація стає постійним та необхідним атрибутом суспільних відносин.
Інформаційні ресурси стають сьогодні вряд з іншими найважливішимиресурсами — природними, трудовими, фінансовими тощо. Сформований світовийінформаційний простір.
Інформаційна сфера (середовище) – це сфера діяльності, що пов’язана зутворенням, розповсюдженням, переробкою і споживанням інформації.
Комп’ютеризація з використанням найновітніших світових досягнень, розвитоксучасних засобів зв’язку та ліквідація інформаційної ізольованості від іншогосвіту – необхідні умови перетворень, що відповідають темпам розвитку глобальноїекономіки.
Сьогодні ці передбачення мають статус визнаних геополітичних реалій.Останнім доказом є Хартія про глобальне інформаційне суспільство, що була підписана22 червня 2000 року керівниками восьми наймогутніших держав світу під час зустрічіна Окінаві (Японія).
Інформаційна та комунікаційна технологія (ІТ) — підкреслюється в цьому документі– є однією з найвпливовіших та наймогутніших сил, що визначають контури ХХІстоліття. Її революційний вплив стосується побутового життя, освіти, праці, а такожспособів взаємозв’язку урядів та громадського суспільства.
В основі виробництва, розповсюдження перетворення і використання(споживання) інформації лежать інформаційні процеси – утворення, збору, накопичення,обробки, зберігання, пошуку, отримання, розповсюдження і споживання інформаціїдержавою та суспільством, окремими особами, а також процеси утворення тазастосування інформаційних систем, інформаційних технологій та засобів їхзабезпечення, засобів та механізмів інформаційної безпеки. Суспільнівідношення, що підлягають правовому регулюванню та захисту, виникають за умоввиконання як раз цих процесів. Такі суспільні відносини є інформаційнимивідносинами, а діяльність щодо здійснення інформаційних процесів – інформаційноюдіяльністю [24, 10].
Кінцевийрезультат управлінської діяльності як органів державного управління, так іокремих підприємств залежить від значної кількості чинників. Не останнє місцесеред них посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність ігнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: відпроектування до контролю за виконанням рішення. З документами пов’язанадіяльність усіх працівників апарату управління – від технічних виконавців докерівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їхоформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основіухвалюють управлінські рішення.
З кожнимдокументом в апараті управління підприємства (організації) проводиться великаробота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування,зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання,переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратомуправління організацією [16, 3].
Тема дипломноїроботи “Організація роботи та документне забезпечення районної Ради” єактуальною і цікавою.
Актуальність теми обумовлена особливим значенням інформації в розвиткусучасного суспільства. Нині інформація стає не лише передумовою здійсненнявиробничого процесу, а й перетворюється на його важливий ресурс, який визначаєрозвиток інших матеріальних чинників і загальну динаміку та спрямованість суспільногорозвитку.
Виробництво та передача інформації стає самостійною сферою діяльності,яка залучає все більшу частину зайнятих порівняно з традиційними сферами. Крімтого, такі матеріальні чинники, як земля, засоби виробництва, дешева імалокваліфікована робоча сила все більше перестають виступати засобом забезпеченняконкурентних переваг. Останнє значною мірою визначається володінням сучаснимиінформаційними ресурсами та здатністю до інновацій, змін у продуктах тапослугах, технологіях, засобах виробництва, формах організації процесу праці тавиробництва.
Ступінь розробленості. Необхідність усвідомлення сучасних складних процесів, щовідбуваються під впливом зростання значення інформації в сучасних господарськихпроцесах, зумовила гострий інтерес до проблем у наукових дослідженнях. Ще з60-х років ХХ ст. на Заході з’являються концепції постіндустріального, інформаційногосуспільства. (Д. Белл, Р. Арон, З. Бжезинський, Ф. Махлуп та ін.). Технічніаспекти інформаційні розробили Н. Вінер, К. Шенонн, А. Урсул.
У сучасних економічних дослідженнях увага зосереджується на питанняхсутності та ролі інформаційних ресурсів в виробничому процесі, впливуінформації на всю систему економічних відносин.
Складність та багатоаспектність проблем інформації та тих змін, що несе всобі інформація, зумовлюють необхідність і важливість глибшого теоретичного дослідженнята вивчення сучасної практики накопичення, обробки, пакетування тарозповсюдження інформації. [19, 123]
Метою роботи єдослідження організації роботи міської ради – органу державної влади, тадокументне забезпечення діяльності цього органу.
Тоді об’єктомроботи є документне забезпечення, а предметом орган місцевої влади – Корецькаміська Рада.
Щоб досягти мети, треба виконати завдання дослідження:
— визначити сутність документаційно-інформаційного забезпечення установи;
— з’ясувати стан цієї діяльності на прикладі роботи Корецької міськоїРади;
— в ході дослідження виявити особливості документотворення тадокументообігу в органах державної влади, зокрема у Корецькій міській Раді;
— проаналізувати ділову документацію, що регламентує діяльність Корецькоїміської Ради;
— дати аналіз традиційних та нових форм організації діловодства;
— провести дослідження рівня та основних тенденцій розвитку інформаційно-документногозабезпечення, зокрема у Корецькій міській Раді;
— розробити пропозиції щодо сприяння подальшому розвитку інформаційноїдіяльності в Україні та зокрема у Корецькій Міській Раді;
— розробити пропозиції, щодо вдосконалення організації та документногозабезпечення Корецької міської Ради.
Виходячи з поставлених завдань у процесі наукового дослідженнявикористовувалися такі методи: методи аналізу та синтезу, абстрагування,порівняльний аналіз.
Структура роботи відображає логіку дослідження, що підпорядкована йогометі. Робота складається з вступу, двох розділів, висновків, спискувикористаної в дослідженні літератури та додатків.
Розділ 1.Вузлові аспекти організації діяльності органу місцевої влади та можливості їхдокументного забезпечення
1.1 Загальніпідходи до організації функціонування владних структур
Відповідно дозаконодавства місцеве самоврядування в Україні — це гарантоване державою правота реальна здатність територіальної громади — жителів села чи добровільногооб'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста — самостійноабо під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядуваннявирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.
При цьому підтериторіальною громадою розуміють жителів які об'єднані постійним проживанням умежах села, селища, міста, що є самостійними адміністративно-територіальнимиодиницями, або добровільне об'єднання жителів кількох сіл, що мають єдинийадміністративний центр. Органи місцевого самоврядування — цеструктурно-організовані колективи службовців або одного службовця, щонаділяються владою у системі місцевого самоврядування для реалізації владнихрішень, а посадові особи місцевого самоврядування — особи, які працюють ворганах місцевого самоврядування, мають відповідні посадові повноваження уздійсненні організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримуютьзаробітну плату за рахунок місцевого бюджету.
Місцевесамоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст якбезпосередньо (наприклад, шляхом місцевого референдуму, загальних зборів), такі через сільські селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також черезрайонні та обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальнихгромад сіл, селищ, міст.
Громадяни Україниреалізують своє право на участь у місцевому самоврядуванні за належністю довідповідних територій них громад. Будь-які обмеження права громадян Україниучасть у місцевому самоврядуванні залежно від їх раси, кольору шкіри,політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціальногопоходження, майнового стану, строку проживання на відповідній території, замовними чи іншими ознаками забороняються.
Сільські,селищні, міські ради є органами місцевого самоврядування, що представляють відїх імені та в їх інтересах функції і повноваження місцевого самоврядування,визначені Конституцією України та іншими законами. Тобто сільські, селищні,міські ради є представницькими органами місцевого самоврядування, під останнімрозуміють виборний орган (раду), який складається з депутатів і відповідно дозакону наділяється правом представляти інтереси територіальної громади таприймати від її імені рішення.
Виконавчимиорганами сільських, селищних, міських, районних у містах(у разі їх створення)рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та інші створюванірадами виконавчі органи. Загалом під виконавчим органом ради мають на увазіоргани, які відповідно до Конституції України та законодавства про місцевесамоврядування, створюються сільськими, селищними, міськими, районними у містах (у разі їх створення) радамидля здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування умежах, визначених згаданим законодавством. Виконавчі органи сільських,селищних, міських, районних у містах рад підконтрольні та підзвітні відповіднимрадам, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади- також підконтрольні відповідним органам виконавчої влади.
Органи місцевогосамоврядування є юридичними особами і наділяються Законом України «Про місцевесамоврядування в Україні» та іншими законами власними повноваженнями, у межахяких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповіднодо закону. Органам місцевого самоврядування чинним законодавством можутьнадаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вонипідконтрольні відповідним органам виконавчої влади [18, 169].
Повноваженнявиконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні(самоврядні) і делеговані та мають місце:
1) у сферісоціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку. Це,зокрема: а) підготовка програм соціально-економічного та культурного розвиткусіл, селищ, міст, цільових програм з інших питань самоврядування, подання їх назатвердження ради, організація їх виконання; подання раді звітів про хід ірезультати виконання цих програм; б) забезпечення збалансованого економічногота соціального розвитку відповідної території, ефективного використанняприродних, трудових і фінансових ресурсів; в) забезпечення складання балансівфінансових, трудових ресурсів, грошових доходів і видатків, необхідних дляуправління соціально-економічним і культурним розвитком відповідної території,а також визначення потреби у місцевих будівельних матеріалах, паливі; г)розгляд проектів планів підприємств і організацій, які належать до комунальноївласності відповідних територіальних громад, внесення до них зауважень тапропозицій, здійснення контролю за їх виконанням; д) попередній розгляд планіввикористання природних ресурсів місцевого значення на відповідній території,пропозицій щодо розміщення, спеціалізації та розвитку підприємств таорганізацій незалежно від форм власності, внесення у разі потреби довідповідних органів виконавчої влади пропозицій з цих питань тощо;
2) у галузібюджету, фінансів і цін, а саме: а) складання проекту місцевого бюджету,подання його на затвердження відповідної ради, забезпечення виконання бюджету;щоквартальне подання раді письмових звітів про хід і результати виконаннябюджету; підготовка і подання відповідно до районних, обласних рад необхіднихфінансових показників і пропозицій щодо складання проектів районних і обласнихбюджетів; б) встановлення у порядку і межах, визначених законодавством, тарифівщодо оплати побутових, комунальних, транспортних та інших послуг, які надаютьсяпідприємствами та організаціями комунальної власності відповідноїтериторіальної громади; погодження у встановленому порядку цих питань зпідприємствами, установами та організаціями, які не належать до комунальноївласності; в) встановлення за узгодженим рішенням відповідних рад порядкувикористання коштів та іншого майна, що перебувають у спільній власностітериторіальних громад; г) здійснення у встановленому порядку фінансуваннявидатків з місцевого бюджету; д) залучення на договірних засадах коштівпідприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованихна відповідній території, та коштів населення, а також бюджетних коштів на будівництво,розширення, ремонт і утримання на пайових засадах об'єктів соціальної івиробничої інфраструктури та на заходи щодо охорони довкілля тощо;
3) щодо управління комунальноювласністю, тобто: а) управління у межах, визначених радою, майном, що належитьдо комунальної власності відповідних територіальних громад; б) встановленняпорядку та здійснення контролю за використанням прибутків підприємств, установта організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; в)заслуховування звітів про роботу керівників підприємств, установ та організаційкомунальної власності відповідних територіальних громад; г) підготовка івнесення на розгляд ради пропозицій щодо порядку та умов відчуженнякомунального майна, проектів місцевих програм приватизації та переліку об'єктівкомунальної власності, які не підлягають приватизації; організація виконанняцих програм; подання раді письмових звітів про хід та результати відчуження комунальногомайна і т.д.;
4) у галузі житлово-комунальногогосподарства, побутового, торговельного обслуговування, громадськогохарчування, транспорту і зв'язку, а саме: а) управління об'єктамижитлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування,транспорту і зв'язку, що перебувають у комунальній власності відповіднихтериторіальних громад, забезпечення їх належного утримання та ефективної експлуатації,необхідного рівня та якості послуг населенню; б) облік громадян, які відповіднодо законодавства потребують поліпшення житлових умов; розподіл та наданнявідповідно до законодавства житла, що належить до комунальної власності;розв'язання питань щодо використання нежилих приміщень, будинків і споруд, якіналежать до комунальної власності; в) сприяння розширенню житловогобудівництва, подання громадянам, які мають потребу в житлі, допомоги вбудівництві житла, в отриманні кредитів, у тому числі пільгових, та і/ субсидійдля будівництва чи придбання житла; подання допомоги власникам квартир(будинків) в їх обслуговуванні та ремонті; сприяння створенню об'єднаньспіввласників багатоквартирних будинків, реєстрація таких об'єднань; г)реєстрація житлово-будівельних і гаражних кооперативів; прийняття рішень проорганізацію стоянок автомобільного транспорту, здійснення контролю за їхдіяльністю відповідно до закону і т.д.;
5) у галузібудівництва це, зокрема: а) організація за рахунок власних коштів і на пайовихзасадах будівництва, реконструкції і ремонту об'єктів комунального господарствата соціально-культурного призначення, жилих будинків, а також шляхів місцевогозначення; б) виконання або делегування на конкурсній основі генеральнійбудівельній організації (підрядній організації) функцій замовника набудівництво, реконструкцію і ремонт житла, інших об'єктів соціальної тавиробничої інфраструктури комунальної власності; в) розгляд і внесення довідповідних органів виконавчої влади пропозицій до планів і програм будівництвата реконструкції об'єктів на відповідній території тощо;
6) у сферіосвіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, а саме: а) управліннязакладами освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, оздоровчимизакладами, які належать територіальним громадам або передані їм, молодіжнимипідлітковими закладами за місцем проживання, організація їхматеріально-технічного та фінансового забезпечення; б) забезпечення здобуттянеповнолітніми повної загальної середньої освіти; створення необхідних умов длявиховання дітей, молоді, розвитку їх здібностей, трудового навчання,професійної орієнтації, продуктивної праці учнів; сприяння діяльностідошкільних та позашкільних навчально-виховних закладів, дитячих, молодіжних танауково-просвітницьких організацій; в) створення при загальноосвітніх навчальнихзакладах комунальної власності фонду загальнообов'язкового навчання за рахуноккоштів місцевого бюджету, залучених з цією метою на договірних засадах коштівпідприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, а такожкоштів населення, інших джерел; контроль за використанням коштів цього фонду запризначенням тощо.
Крім тогоповноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:
• у сфері регулювання земельнихвідносин та охорони навколишнього природного середовища;
• у сфері соціального захистунаселення;
• в галузі зовнішньоекономічноїдіяльності;
• в галузі оборонної роботи;
• щодо вирішення питаньадміністративно-територіального устрою;
• щодо забезпечення законності,правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;
• щодо відзначеннядержавними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почеснихзвань України та ін.
Питанняорганізації управління районами у містах належать до компетенції міських рад.Районні у містах ради (у разі їх створення) та їх виконавчі органи відповіднодо Конституції та законів України здійснюють управління рухомим і нерухомиммайном та іншими об'єктами, що належать до комунальної власності територіальнихгромад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджетита контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбаченізаконодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [18,174].
Нормативна база –законодавчі акти, положення, інструкції, методичні посібники – основа основорганізації діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах таорганізаціях усіх форм власності.
Нині в Українієдиним законодавчим актом, що регулює відносини, пов’язані із формуванням,обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та основніпитання архівної справи, є Закон України “Про Національний архівний фонд таархівні установи”. Вперше цей закон було прийнято 24 грудня 1993 р. Нову нинічинну редакцію Закону про НАФ було прийнято 13 грудня 2001р. Закон про НАФ ниніє єдиним законодавчим актом, у якому зафіксовано норми організації діловодстваУкраїни. Проте архівний закон не охоплює всіх положень, необхідних длярегулювання діловодства, тому нагальним питанням є підготовка спеціальногозакону, що нині має умовну назву “Про діловодство”.
В Україні такожприйнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організаціїділоводства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім цеЗакон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та ЗаконУкраїни “Про електронний цифровий підпис”, що набули чинності з 1 січня 2004р.
1.2 Поняттяпро документне забезпечення діяльності органу місцевої влади
Соціально-економічнізрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, щозабезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційнихтехнологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служборганів державної влади та управління.
Діловодстворайонних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі «Органивиконавчої влади».
По-перше, цеустанови із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах районудокументообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, щовідкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиноюджерельної бази державних архівів.
Райдержадміністрація- чи не єдина установа районного масштабу, яка має у своїй структурі доситьпотужні служби документаційного забезпечення [13, 16].
1.2.1 Загальнівимоги щодо документного забезпечення
Всоціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єктиуправління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, якавикористовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважнозбирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронноїобчислювальної техніки.
Отож, інформаційнасистема – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостейпро стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які вираженів показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогоютехнічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданихалгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі накеровану.
Для розв’язанняпроблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційнезабезпечення.
Інформаційне забезпеченняє базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядатияк певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети,явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені упридатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливуроль.
Під інформаційнимзабезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видівпризначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення іформ існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, підчас її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины иопределения”).
Основні вимоги доінформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системыуправления. Общие требования”). Такі:
— Інформаційнезабезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційноїсистеми, які автоматизуються;
— Длякодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і навищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;
— Інформаційнезабезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційнимзабезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;
— Форми документіві відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічнимхарактеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;
— Сукупністьінформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;
— Іншівимоги.
Класифікуватиінформаційні системи можна за різними ознаками:
— За рівнемабо сферою діяльності — державні, територіальні або регіональні; міжгалузеві, галузевіабо відомчі; об’єднань або фірм підприємств або установ; технологічних процесівтощо;
— За рівнемавтоматизації процесів управління — автоматизованого збирання й обробки інформації,інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційногозабезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення іприйняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;
— Заступенем централізації обробки інформації – централізовані, децентралізовані тазміщені інформаційні системи колективного використання;
— Заступенем інтеграції функцій – багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління(підприємство, об’єднання – галузь і т. ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнямипланування; одно рівневі інформаційні системи.
Інформаційнасистема, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єктіуправління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – цесистема автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організаціїсистеми об’єктивного інформаційного забезпечення організації [35, 23].
Визначенняпоняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах,висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійсненняпроцесуально-діяльнісної та інформаційно-ресурсної складової.
Інформаційне забезпечення — сукупність процесів з підготовки і надання спеціальнопідготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних таінших завдань у відповідності з етапами, їх розв’язання.
Інформаційне забезпечення — комплекс методів, засобів документаційного,фотографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволенняінформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінськихзадач.
Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивівінформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацюванняі передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютернихінформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результатів для підготовки, обґрунтуванняі прийняття управлінських рішень органами управління [22, 9].
1.2.2 Видиділових документів органів державної влади
Якщо театрпочинається з вішалки, то управління підприємством, установи, організації — зефективного опрацювання інформації [10, 27].
Для юриста документ– засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління – засіб фіксації,передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації,є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняттярішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення.Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа — образ,вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів –сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документюридичної сили.
Отже, документ єносієм об’єктивної, достовірної інформації, матеріальним об’єктом зінформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі іпросторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.
Ділові документикласифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення.
Для поліпшенняорганізації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфікованісистеми управлінської документації, які розрізняються за функціональнимпризначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядчадокументація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності іпризначена для оформлення процесів організації управління правового закріпленнярозпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій таустанов. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення йвикористання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки(керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови,рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.
ОРД створюються й установами,організаціями, підприємствами різних типів – відомствами, об’єднаннями,кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов’язків і правкерівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази,інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаютьсяправа та обов’язки організації у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахунковоїдіяльності, капітального будівництва.
Державні і приватні,спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами(актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установмає свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.
Доорганізаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміний доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпорядження тощо. Цевикликано певними об’єктивним обставинами, що з’явилися в процесі становлення йутвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішенняй видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчихдокументів такими, що втратили чинність[26, 11].
Різноманітна завидами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать:акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні,пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи,посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми,списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складатикожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні тапояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконануроботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки,тести телеграм, плани роботи тощо.
Більшість правовихдокументів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вонислужать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в нихмає допоміжний характер – вони спонукають до дії (запрошення, деякі видислужбових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і непотребують дії – відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносинпідприємств, організацій, а також організацій і громадян [26, 50].
Документація зкадрових питань / документація по особовому складу – документи цієї групи маютьінформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, йведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянинана роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи,переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття нароботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення,стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудовіугоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графікивідпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети,автобіографії, витяги з трудової книжки [26, 127].
Особисті, офіційнідокументи – службовідокументи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівникаустанови, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення,заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції, рапорти, розписки, скарги. Вонивиконуються в одному примірнику адресатом від руки [26, 140].
Фінансово-розрахунковіоперації проводятьсяпри підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:
— Повнусхоронність грошових коштів та інших цінностей;
— Точневиконання фінансових, банківських та інших операцій;
— Своєчасневідображення виробничих операцій;
— Запобіганняфінансових порушень і зловживань;
— Можливістьдокументального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;
— Складаннябухгалтерської та іншої звітності;
— Право здійснюватигрошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах;
Фінансово-розрахунковата облікова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать:акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови відакценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори напостановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо;заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організаціїкупівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів івідбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення напредставництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список,розписка [26, 157].
У новітньомуштатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ,відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспектіреєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиноюустановою в районі) за змішаною системою: централізовано — всі документи, крімзаяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному,характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій,скарг громадян, то вона знову ж таки — журнальна.
Тут чіткопростежуються такі групи документів: перша група — це документи для задоволенняпотреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінськихрішень; друга група — це документи про діяльність самої виконавчої влади, якіхарактеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичнихдокументів, третя група — це передусім документи особового характеру — заяви,скарги, пропозиції громадян.
В документахрайдержадміністрацій містяться конкретні види інформації: статистична,адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади — райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічнаінформація.
За способомвміщення інформації види документів визначаються як первинні (ті, що містятьвихідну інформацію) та вторинні (що є результатом аналітико-синтетичної таіншої переробки інформації). За видом носіїв інформації виділяються документина паперовим носіях та електронні.
Вдосконаленнянормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності,викликаних, насамперед, Законом України «Про місцеве самоврядування»безперечно, відбилися на документуванні.
Якщо порівнятирізновиди документів колишніх органів виконавчої влади в районі тобторайвиконкомів, з документами райдержадміністрацій, то вимальовується:
- різкескорочення протокольної документації, оскільки відсутній виконком, а такимчином, і протоколи засідань. Відповідно відсутній такий вид документів, якматеріали протоколів;
- зростанняобсягу такого виду розпорядчої документації, як розпорядження главирайдержадміністрації.
Останнім часом ворганах виконавчої влади та управління, в тому числі в райдержадміністраціях,збільшився масив документів, що виконуються у порядку контролю за виконаннямЗаконів України, Указів і доручень Президента України та Уряду, протокольних дорученьрізних відомчих та міжвідомчих комісій, що призвело до наповнення такогорозділу номенклатури справ, як «Відділ контролю».
Згідно з ЗакономУкраїни «Про місцеве самоврядування в Україні», сільським та селищнимрадам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цимрайдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, щопризвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні(доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділіорганізаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди,інформаційно-аналітичні довідки, листи).
Зміни, яківідбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилисяна процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін уділоводстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документівобумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночаснозменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, щообумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [13, 19].
Суттєвавідмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної тасільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, — це більшактивне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагаєметодичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділівінформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державнихархівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28жовтня 2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійсненняелектронного документообігу в органах виконавчої влади».
Виконаннязазначеного правового документа є складовою частиною «Концепції формуваннясистеми національних електронних інформаційних ресурсів», затвердженоїрозпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13,16].
1.3 Традиційніта новітні форми організації діловодства
Будь-який органдержавної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами,їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документахвідображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи здокументами є діловодство.
У літературіділоводство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне — це наука, щовикладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичнеділоводство — це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згіднозі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів.
Діловодство — цесукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації іорганізацію роботи зі службовими документами [21, 344].
Необхідністьздійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такимичинниками:
1) ускладнення функційдержавного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення таобробки;
2) раціоналізація роботи здокументами — важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, щодозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінцівна оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;
3) забезпечення прав таінтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [12,281].
Виділяють такіаспекти діловодства.
По-перше, це юридичнийаспект — забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства,необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документіввідповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.
По-друге,організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і доситьскладних відносин організаційного характеру, що виникають між органамидержавної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їхруху, обробки.
По-третє,економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністюйого здійснення [12, 282].
Особливе значеннямає діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінськихрішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботібудь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодноїслужби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Цедозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботіоргану державної влади системності та оперативності.
У діловодствібазовим поняттям є «документ» (від латинського слова — свідоцтво, доказ) — зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють їїідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт (результат технічних досягненьепохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної,звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. Унаш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір,одночасно широко використовуються й нові носії — магнітні, що дозволяютьвикористовувати для документування обчислювальну техніку [23, 53].
Управлінськийпроцес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінськихрішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах.Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління,тобто, управління неможливе без його документування.
Документування — це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях завстановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований назбереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедурроботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допокиця документація становить цінність.
Документування,яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягаєу фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіяхуправлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створеннядокументів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій,передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу абопостійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук,збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналовіадміністративної установи для виконання своїх обов'язків [14, 63].
Документуванняпередбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичнусилу створюваним документам. Юридична сила — властивість офіційного документа,надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, івстановленим порядком його оформлення [23, 54].
Кожен документ єчасткою системи більш високого рівня і входить у відповідну системудокументації як її елемент.
Під системоюдокументації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознакамипоходження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення.Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечуютькерованість об'єктів управління.
Зазначенідокументи утворюють такі види документації [23, 55]:
- організаційно-правова;
- планова;
- розпорядча;
- інформаційно-довідковаі довідково-аналітична;
- звітна;
- договірна;
- документаціяіз забезпечення кадрами (з особового складу);
- документаціяіз забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
- документаціяіз матеріально-технічного забезпечення;
- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльностіустанови;
-документація, щовідображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний виддокументації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексізабезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або видудіяльності [23, 55].
1.3.1 Основніорганізаційні форми роботи з документами
У практиці роботиз документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи здокументами):
•централізована;
•децентралізована;
•змішана.
Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві,в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована службаділоводства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління,загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операціїз обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контрольвиконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), атакож їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосередженіпереважно в службі діловодства. За централізованої форми організаціїділоводства структурні підрозділи установи не залучені до технічних операцій здокументами, а здійснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають,аналізують, складають нові документи на підставі наявних.
У структурнихпідрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числікопії вже завершених діловодством документів, які виконавці можутьзастосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для нихспособом. Адже вся цінна інформація і документація зберігається централізованов службі діловодства.
З поглядуорганізації діловодства централізована форма роботи з документами єнайефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл обробки документів в одномупідрозділі — службі діловодства. Це дає можливість найбільш раціональновикористовувати комп'ютерну та оргтехніку, позбавляє структурні підрозділинеобхідності формувати і зберігати справи, забезпечує збереженість документів.Більш кваліфіковано здійснюється експертиза цінності документів, значно спрощуєтьсяпроцес передавання документів на зберігання до архівного підрозділу (архіву)установи, оскільки служба діловодства фактично не залучає до цього процесу іншіструктурні підрозділи.
Зацентралізованої форми організації діловодства структурним підрозділам практичноне потрібні секретарі, які виконуватимуть діловодні функції, оскількидокументообіг у них зазвичай має незначний обсяг. Однак, при цьому службаділоводства має бути повноцінним, забезпеченим сучасним технічним обладнаннямструктурним підрозділом з достатньою чисельністю й кваліфікованого персоналу. Напрактиці централізована форма організації діловодства застосовується вустановах із незначним і середнім обсягом документообігу — до 40-60 тисячдокументів на рік. В установах із великим обсягом документообігу, які маютьскладну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи,централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребуєзначних фінансових витрат та організаційних заходів.
Децентралізованаформа організації діловодства, як свідчить вже її назва, є повною протилежністюцентралізованій. За децентралізованої форми кожний структурний підрозділсамостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій зобробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, атакож формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої формиділоводства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, якавідповідає за роботу з документами. Якщо такої особи немає, діловодні функціїпокладаються на спеціалістів структурних підрозділів, що спричиняє необґрунтованівитрати часу на виконання невластивих для них операцій.
У разідецентралізованої форми організації діловодства ускладнюються пошук документів,контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженістьдокументів. Адже документація установи не є єдиною системою. Така формаорганізації роботи з документами виправдовує себе тільки за наявностітериторіально роз'єднаних структурних підрозділів. Вона також може бутизумовлена специфікою діяльності установи (наприклад, робота з документацієюобмеженого доступу). Разом з тим нині існує чимало установ, в яких діловодствоздійснюється стихійно, встановлено систему, подібну до децентралізованої форми.У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізовано настільки,що навіть такі технічні операції, як вкладення вихідних документів у конверти інаписання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурнихпідрозділів. У таких установах, як правило, немає не лише служби діловодства, ай працівника, на якого покладалося б виконання технічних операцій з обробкидокументів.
Змішана формаорганізації діловодства заснована на частковій централізації. Як правило, водному підрозділі, службі діловодства, здійснюються такі операції, як обробкавхідних і вихідних документів, реєстрація та облік документів, контрольвиконання документів з резолюцією керівництва, а також зберігання справ — тобтообробка документів, що надходять на адресу керівництва установи, та тих, якібезпосередньо розглядаються керівництвом.
Тим часом уструктурних підрозділах виконуються діловодні роботи, пов'язані з підготовкою,зберіганням, а також реєстрацією й обліком документів, що надходять на адресупідрозділів. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються вноменклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а такожкористування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурнихпідрозділів, там же формуються у справи і зберігаються до передавання наархівне зберігання або до закінчення строків їх тимчасового зберігання.
Таким чином,змішана форма роботи з документами передбачає наявність в установі службиділоводства (спеціалізованого підрозділу або секретаря, який здійснюєцентралізовану обробку частини документів), а також організацію діловодства вструктурних підрозділах. З цього випливає, що в кожному структурному підрозділімає бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якогопоряд з основними обов'язками покладається виконання цих функцій [32, 15].
1.3.2Формування справ органу державної влади. Їх збереження
Документаційнезабезпечення документів передбачає не тільки створення документів але йорганізацію роботи з ними — організацію документообігу установи, зберіганнядокументів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінськоїдіяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їхстворення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державноївлади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства уміністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрівАвтономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженоїпостановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів наорганізаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальніпитання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстраціядокументів; складання і оформлення службових документів, у тому числідатування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положенняпоширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогоюперсональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробкидокументної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів таІнструкції [21, 347].
Головнимнормативно-методичним документом, що визначає та встановлює єдиний порядокскладання, оформлення документів і роботи з ними, є індивідуальна інструкція подокументознавству. Вона розробляється на основі загальнодержавних нормативнихдокументів – Примірної інструкції з діловодства у міністерствах інших органахвиконавчої влади …., затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153від 17 жовтня 1997 року, типових інструкцій для групи однорідних підприємствабо установ, а також ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована системаорганізаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів”, “Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевогосамоврядування, підприємств, установ і організацій”, затверджених наказомдержавного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001р., методичнихрекомендацій архівних установ, відомчих правил і т. п.
Спираючись назагальнодержавні нормативи, індивідуальна інструкція по діловодству повиннавідображати всі особливості організації діловодства конкретної установи.
Таким чином,інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складудокументів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.
Як правило,інструкція складається з кількох розділів. У першому розділі “Загальніположення” вказується, що інструкція встановлює єдину систему діловиробництва іобов’язкова для всіх працівників даної установи. Спеціальний пункт присв’яченийперерахуванню нормативних документів, на основі котрих складена інструкція. Вцьому розділі також вказуються особи, на яких покладено керівництво діловиробництвом в установі в цілому та в структурних підрозділах, перераховуютьсяфункції діло виробничого персоналу, визначаються загальні принципи організації діловиробництва,маршрути руху документів, у тому числі оговорюються технологічні процесиавтоматизації документообороту.
Наступні розділиприсвячуються порядку встановлення й оформлення документів: “Склад і оформленняслужбових документів”, “Особливості підготовки та оформлення окремих видівдокументів”. Ці розділи повністю базуються на державних стандартах. Порядокоформлення реквізитів, що викладений в них, переноситься в індивідуальнуінструкцію, роз’яснюється і супроводжується прикладами з документіворганізації. У розділі “ Особливості підготовки та оформлення окремих видівдокументів” потрібно розкрити методику складання і оформлення основних видівдокументів (приказів, розпоряджень, угод, актів, листів, телеграм тощо),викласти в подробицях порядок підписання, візування, узгодження та затвердженнякожного виду (різновиду) документів, проілюструвавши прикладами з документіворганізації. Окремо слід виділити розділ “Порядок друку та розмноженнядокументів”. Наявність подібних розділів в інструкції значно спростить порядокпідготовки документів, що характерні для даної установи, та виключить їхнєбагатократне складання та переоформлення.
Потім вінструкції розміщують розділи, що описують порядок роботи з документами: прийомта першочергову обробку документів, реєстрацію, складання обліково-довідковихкартотек, направлення документів до виконання. У самостійний розділ вінструкції виокремлюють питання контролю, тут вказують строки виконання різнихгруп документів та розкривають технічні питання виконання контролю (складаннястрокових картотек або організація автоматизованого контролю, складання зведеньна прострочену документацію).
Розділи пообробці документів складають з урахуванням технології, що прийнята в конкретнійорганізації: традиційної або комп’ютерної.
Завершуєінструкцію розділ, присвячений формуванню, збереженню та підготовці справ дляподачі їх в архів. В ньому викладають методику розробки та затвердженняноменклатурних справ, порядок групування документів у справи, оформленняобкладинок справ постійного та тривалого збереження та передачі їх у архівустанови.
До інструкціїдодаються додатки, і чим їх більше, тим інструкція наочніше. Звичайно це:
- зразкиоформлення найбільш розповсюджених видів документів (прикази, розпорядження,протоколи, акти, угоди, телеграми).
- форми (реєстраційнакартка, номенклатура справ, лист-свідчення про справу, опис справи, обкладинкасправи, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають збереженню);
- перелікдокументів (що не підлягають реєстрації; що підлягають затвердженню, контролю;документи, на котрих проставляється гербова печатка);
- спискипостійних кореспондентів і т.д.
Інструкцію поділоводству, також як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вонивиділені в окремий документ, затверджує керівник установи спеціальним наказом.Тут вказуються строки введення у дію згаданих нормативних документів, визначаєтьсяпосадова особа, відповідальна за введення їх в дію, і перераховуютьсяміроприємства, котрі служба діловодства повинна для цього виконати. Інструкціяповинна бути в кожному структурному підрозділі організації [32, 16].
До останньогочасу в Україні на підприємствах, в установах, організаціях складання таоформлення організаційно-розпорядчих документів регулювалося вимогамизагальносоюзного Державного стандарту «Унифицированные системидокументации. Система организационно-распорядительной документации. Требованияк оформленню документов» (ГОСТ 6.38-90), що набрав чинності 1 січня 1991р. Втім, цей Стандарт застарів не лише морально (за радянських часів стандарти,як правило, переглядалися один раз на п'ять років), а і за своїм змістом.
РозробленняДержавного стандарту України, що відбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводивУкраїнський державний науково-дослідний інститут архівної справи тадокументознавства (УДНДІАСД). У результаті, 2003 року Державним комітетомспоживчої політики та технічного регулювання України було затверджено Державнийстандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»(ДСТУ 4163-2003), який набрав чинності з 1 вересня 2003 р.
Новий Стандартпоширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження,накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані врезультаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної РеспублікиКрим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіхформ власності.
Цей Стандартвстановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, гербаАвтономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака(знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код формидокумента; назва організації вищого рівня; назва організації; назваструктурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва видудокумента; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання нареєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складанняабо видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; грифзатвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка проконтроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; грифпогодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка прозасвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка провиконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявністьдокумента в електронній формі; відмітка про надходження документа доорганізації; запис про державну реєстрацію.
Крім того,Стандарт встановлює вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів;вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, виготовленіза допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогоюкомп'ютерної техніки).
Новизною у ДСТУ4163-2003 є розділ «Вимоги до змісту і розташовування реквізитівдокументів», що складається з 32 пунктів відповідно до кількостіреквізитів. У кожному пункті подано роз'яснення щодо оформлення змісту і місцярозташування відповідного реквізиту. Таким чином, на відміну від ГОСТ 6.38-90,в якому подавалися вимоги до окремих реквізитів, новий Стандарт охоплює всіреквізити без винятку. Зокрема, в ньому обумовлено, в яких випадках і згідно зякими нормативно-правовими актами на бланках документів має відтворюватисьзображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим, зображенняемблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), зображеннянагород. Визначено також розмір зображення герба. З-поміж іншого, зазначається,що емблему організації не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщенозображення Державного герба України, адже саме цієї помилки дуже частоприпускаються при підготовці бланків організацій. На документах недержавнихорганізацій дозволено розташовувати емблему у верхньому полі документа, в томумісці, в якому на документах державних організацій розміщують зображенняДержавного герба. Код форми документа проставляють відповідно до Державногокласифікатора управлінської документації (ДКУД). Обумовлюється, що назвуорганізації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційнозареєстрованого скорочення — повністю. Назва організації — автора документа,повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скороченуназву організації зазначають у випадку, коли її офіційно зафіксовано в статуті(положенні про організацію). До новацій Стандарту належить також і встановленняще одного реквізиту, вказаного останнім у цьому розділі — запис про державнуреєстрацію. Його фіксують тільки на нормативно-правових актах міністерств таінших органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно доУказу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актівміністерств та інших органів державної виконавчої влади». ДСТУ 4163-2003встановлює такі береги бланків документів: лівий — ЗО мм; правий — 10 мм;верхній та нижній — 20 мм .
На нижньомуберезі, відповідно до Стандарту, розташовують три такі реквізити:
- відмітку провиконання документа і направлення його до справи, що містить посилання на датуі номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання; напис«До справи»; номер справи, в якій документ буде зберігатися; датунаправлення документа до справи; назву посади і підпис виконавця, які ставлятьу лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа);
— відмітку простворення документа в електронній формі, що містить ім'я файлу, код оператората інші пошукові дані — у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркушадокумента;
— відмітку про надходження документа до організації (реєстрацію в ній),яка містить скорочену назву організації, дату (за необхідності — точний час)надходження документа і реєстраційний індекс документа — у правому кутінижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що заумови включення до документа всіх складових елементів реквізитів, навіть берега20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандарті обумовлюється, що реквізитидокумента (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують черезодинарний міжрядковий інтервал. Відмітку про надходження документа доорганізації доцільніше ставити за допомогою штампа, висота б якого неперевищувала 20 мм. Для лівого берега бланка документа новий Стандартвстановлює 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використанадля підшивання документа у справу (спочатку розробниками навіть булозапропоновано 35 мм).
Дещо змінилисявимоги і до оформлення дати документа. Дата документа — це дата йогопідписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровимспособом. Стандарт пропонує два способи написання дати. Елементи дати наводятьарабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік(наприклад: «15.01.2001»). Крім того, дату допускається оформлювати ів іншій послідовності: рік, місяць, число (наприклад: «2001.01.15»).Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. Унормативно-правових актах і фінансових документах застосовуютьсловесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: «29 січня 2001року»).
Стандартпропонує, крім звичного подання відомостей про виконавця документа, що міститьпрізвище виконавця і номер його службового телефону, ще один спосіб іззазначенням ім'я та по батькові виконавця документа (наприклад: "ІваненкоПетро Михайлович 556 07 24"). У нормативно-правових актах і фінансовихдокументах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати. Стандарт маєчотири додатки. Додаток А «Схеми розташованості реквізитівдокументів» є обов'язковим і містить два рисунки: рисунок А1 — «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка»та рисунок А2 — «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4поздовжнього бланка». Додаток Б «Зразки бланків документів»носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразківбланків документів. Додаток В «Приклади оформлювання документів» єдовідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усімаможливими реквізитами, а також приклад оформлення наказу організації, щопройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г«Бібліографія» також є довідковим [15, 20].
Відповідальністьза загальний стан роботи з документами покладається на керівника органудержавної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечуєтьсяділоводними службами.
Основнимзавданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування іроботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки,автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількостідокументів.
Відповідно доосновного завдання діловодна служба:
— розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
- організовуєза дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформленняі випуск документів;
- організовуєі забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботиколегіальних органів, нарад;
- організовуєдрукарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
- уніфікуєсистеми документації та документів з урахуванням можливості їх машинноїобробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;
- здійснюєконтроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням,вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів,узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- приймає,реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформуванняза документами та доставляє документи;
- забезпечуєдодержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення тавикористання документів, що створюються під час діяльності державного органу,для передачі на державне зберігання;
- удосконалюєформи і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційноїтехніки і ПК;
- здійснюєорганізаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділахоргану управління;
- впроваджуєдержавні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи вустанові та її структурних підрозділах;
- завіряєпечаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи здокументами.
В умовахускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано зреформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація таполіпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищеннюефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодствапередбачає:
- чіткупобудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;
- відбір тавпровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;
- оптимальнерозмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;
— наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;
- чіткурегламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації тапрофесійної відповідальності працівників;
- раціональнуорганізацію робочих місць.
Діяльність щододокументного забезпечення функціонування органів державної влади регулюєтьсяположеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт,іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальнівідділи органів державної влади.
Діловодний процесмає свою специфічну технологію — документообіг організації. Він є сукупністювзаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моментуїх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки.Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою тавихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляддокументів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформленнядокументів; датування документів; індексація документів; узгодження документів;засвідчення документів; затвердження документів.
Під часпроходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:
— про надходженнядокумента (реєстрація);
— про взяття документа на контроль;
— про виконання документа і спрямування його у справу.
Кожен документповинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується йогопрізвище і номер службового телефону, що />зазначаються на лицьовому чизворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, якіпідлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставитьсяштамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номервихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа іномер справи, у якій буде зберігатись його копія.
Характеристикоюдокументообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількістьдокументів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду(як правило, року). Обсяг документообігу — важливий показник, щовикористовується як критерій у виборі організаційної форми діловиробництва,організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленніструктури служби діловиробництва, її штатного складу тощо [23, 56].
Важливоюскладовою діловодства є забезпечення дійового виконавчого контролю. Контрольвиконання — це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станомвиконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчихдокументів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановленепевне завдання. Він необхідний для таких цілей:
1)з'ясування фактичного стану в ходіпоточного виконання конкретного доручення;
2)виявлення вузьких місць та вжиттянеобхідних заходів щодо виправлення ситуації;
3)отримання можливості аналізу організаціїроботи з метою запобігання виявленим недолікам у майбутній практичнійдіяльності установи;
4)стимулюваннявиконавчої дисципліни як стилю роботи. Здійснення безпосереднього контролю завиконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціальностворені контрольні служби
Завданнямконтролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їхвиконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов ВерховноїРади України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов тарозпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатівУкраїни.
Відповідальністьза виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі(розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосереднівиконавці.
Документи можутьбути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконанняможуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документибез зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30календарних днів, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих дніввід дати підписання документа.
Контроль завиконанням документів в установі передбачає:
— постановкудокументів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованихдокументів;
— перевіркусвоєчасного доведення документів до виконавців;
— попередніперевірки і регулювання ходу виконання;
— облік іузагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
— інформуваннякерівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
— повідомленняпро хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах,засіданнях колегіальних органів;
— зняттядокументів з контролю;
— формуваннякартотеки виконаних документів.
Документвважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання(проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Післявиконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише таособа, яка поставила його на контроль.
В умовах переходувід галузевого до функціонального принципу діяльності органів виконавчої влади,відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремихповноважень регіонам і господарюючим суб'єктам, різкого скороченняпаперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг — поетапневідстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами.Колишній всеосяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкаласянайменших дрібниць. Нині ж, на часі — аналітичне осмислення подій, явищ, аналізтого, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їхнього позитивноговпливу на життя. Тому актуальним є процес перетворення служб, які виконувалисуто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими,порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливістьне тільки отримати своєчасну і об'єктивну інформацію, а й виявити при цьомуможливі проблеми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.
У процесіуправління створюється велика кількість документів службового характеру.Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, — це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку івикористання у поточній діяльності установи [23, 56].
Документи з часустворення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їхформування у службових «справах».
Справа — цекомплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документівслужбового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішенняконкретного питання. Формування справи — це групування окремих документіввідповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстраціїсамих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особигрупують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.
Органи державноївлади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплексдокументів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Цідокументи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизованийперелік справ називається «номенклатурою справ».
Номенклатурасправ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелікназв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності,із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатурасправ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, якийскладається для створення в установі єдиної системи формування справ,забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом,відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатурасправ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремихструктурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівомзатверджується керівником органу державної влади.
На практицівикористовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна[12, 298].
Типованоменклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних захарактером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.
Примірнаноменклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характеромдіяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Індивідуальнаноменклатура справ установи складається із номенклатури справ окремих структурнихпідрозділів.
Типові тапримірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня дляорганізацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються нимияк методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатури справ.
Формування справ- це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ [12,298].
Індивідуальнаноменклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпеченняїх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться уконкретній організації (або структурному підрозділі).
Розробляють індивідуальнуноменклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів зорганізації діловодства та архівної справи.
Складаннюноменклатури справ має передувати серйозна підготовча робота, під час якоїаналізується діяльність організації в цілому, досліджуються напрями діяльностікожного структурного підрозділу окремо, вивчається склад, зміст та кількістьдокументів що утворюються у процесі діяльності організації. Під час виконанняцієї роботи слід використовувати джерела, що містять інформацію про мету іпредмет діяльності, про завдання і функції, що їх має здійснювати організація.Такими джерелами передусім є статут організації, положення про структурніпідрозділи, штатні розписи, посадові інструкції, плани та звіти, а також діючіпереліки (класифікатори) документів зі строками зберігання (за їх наявності ворганізації).
Розробляючиіндивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури,необхідно врахувати специфіку діяльності конкретної організації.
Текстноменклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток №5), яка має такіграфи:
1. Індекс справи
2. Заголовок справи (тому, частини)
3. Кількість справ (томів, частин)
4. Строкзберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
5. Примітки
У першій графіпроставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділуорганізації (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи,наприклад: 03-01, де 03 — індекс структурного підрозділу; 01 — номер справизгідно з порядком нумерації в межах розділу.
У другій графінаводять заголовок справи. Він має відображати види документів, що зберігаютьсяу відповідній справі, й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка єстислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справмають бути стислими, чіткими, гранично точними. Заголовок викладають у певнійпослідовності за такою схемою: вид документів — автор (кореспондент) — викладпитання — період створення документів. Наприклад:
Розпорядженняголови міської райради з основної діяльності за 2003 рік.
В окремихвипадках послідовність подання елементів заголовка кореспондентів. Наприклад:Доповідні записки з питань організаційної і кадрової роботи, що подаютьсявідділом керівництву адміністрації.
Однак виддокументів (постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти тощо) завждизазначають на початку заголовка. Відомості про те, що у справі зберігаютьсякопії документів, можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад:Посадові інструкції працівників фінансово-господарського відділу (копії).
У заголовкахсправ, які містять документи, що стосуються одного питання, але не пов'язаніпослідовністю організації діловодства, вживають узагальнений термін документи,а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужках,наприклад: Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку тапідвищення кваліфікації кадрів.
У заголовкахсправ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, зякого формується справа, наприклад:
• Листування з органамидержавної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян,підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи тадержавної служби;
• Листування з правоохороннимиорганами з правових питань;
• Листування з державними архівнимиустановами організаційно-методичних питань діловодства і архівної справи.
Якщо у справізгруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначаютьперіод місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:
— оперативні (місячні)плани роботи організації;
Крім того, узаголовку справи, що містить планово-звітну документацію, має бути зазначенономер чи мовне позначення (код, шифр), форми плану-звіту за наявності такогопозначення.
Розробляючиіндивідуальну номенклатуру справ на основі Примірної номенклатури справ, зогляду на рекомендаційний характер останньої необхідно мати на увазі деякімоменти.
1. З Примірноїноменклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ,документи яких фактично утворюються в діяльності конкретної організації. Доіндивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, непередбачені примірною номенклатурою.
2. Заголовки справ, наведені у Примірній номенклатурі справ, обов'язковоконкретизують та уточнюють (зазначають види документів, авторів, кореспондентівтощо).
3. Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання віндивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи зазначеніу Примірній номенклатурі справ. Наприклад, справу Листування з органамидержавної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян,підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин іреформування в агропромисловому комплексі можна розподілити на кілька справ, щостосуватимуться більш вузьких питань:
• Листування з органамидержавної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян,підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарськоїдіяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських)господарств, інших організацій агропромислового комплексу щодо їх кредитування,банківського та страхового обслуговування;
• Листування з органами державноївлади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян підприємствами, установамита організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведенняземельної реформи, землевпорядкування, землекористування;
• Листування з органамидержавної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян,підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного талісового господарства.
Розподілитивищезазначену справу також можна, класифікуючи її не за питаннями, а закореспондентами. Наприклад:
• Листування з Міністерствомаграрної політики України про реалізацію ринкових відносин і реформування вагропромисловому комплексі;
• Листування з Українськоюакадемією аграрних наук про реалізацію ринкових відносин і реформування вагропромисловому комплексі;
• Листування з Всеукраїнськимсоюзом сільськогосподарських підприємств про реалізацію ринкових відносин іреформування в агропромисловому комплексі.
Третю графу номенклатури справ заповнюють із закінченням діловодногороку, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році.Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють післязакінчення діловодного року (Продовження додатка).
У четвертій графіноменклатури справ зазначають строки зберігання і посилання на статтівідповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберіганнядокументів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строкамизберігання. В окремих випадках, якщо передбачається формування у справідокументів з різними строками зберігання, встановлюють максимальний строкзберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Справам, щомістять документи з особового складу й зберігаються у відділі кадрів,встановлюють строк зберігання 75 років — «В». Це означає, що обчислювати строкзберігання слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на моментзакінчення справи. Отже, щоб визначити тривалість зберігання документа післяйого закінчення у діловодстві, треба від 75 років відняти вік особи («В»).
Для документів,не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють напідставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням зекспертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому уп'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назвадержавного архіву) протокол від №». Якщо до строку зберігання додано відмітку«ЕПК», це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне тапрактичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішуєтьсяза погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінченняділоводного року.
Під часформування у справу документів з грифом «Для службового користування»(незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а учетвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного рокуцю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК можеприйняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разідокументи постійного строку зберігання згруповуються в окрему справу, якаматиме самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.
Для справ, щомістять копії документів, строк зберігання не встановлюється, тому що цідокументи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Докине мине потреба» або «До заміни новими».У п'ятій графі індивідуальноїноменклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передаванняїх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієїсправи тощо.
В організаціях,які мають структурні підрозділи, складають номенклатури справ окремо у кожномупідрозділі, а потім об'єднують їх у зведену номенклатуру справ.
Розробленняноменклатури справ структурного підрозділу організації покладається на посадовуособу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, із залученнямфахівців (як правило, працівників цього підрозділу), які добре знають напрямидіяльності підрозділу. Складаючи номенклатуру справ структурного підрозділу,слід враховувати всі справи, які ведуться у підрозділі а також передбачити тітеми і проблеми, що можуть виникнути у роботі підрозділу наступного року.Підготовлену номенклатуру справ підпису керівник відповідного структурногопідрозділу погоджує з ЕК структурного підрозділу (за наявності такої комісії)та з керівником архівного підрозділу організації (у разі відсутності такогопідрозділу — з посадовою особою, відповідальних за архів організації).Організаційно-методичне керівництво цією роботою здійснюють працівники службиділоводства (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо) абосекретар організації у разі відсутності такої служби.
Розміщення справу номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливостіпитань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених доконкретних справ. Першою, як правило, розміщують групу справ, що містятьдокументи (постанови, рішення, доручення, розпорядження) вищих органів влади іуправління та інших установ вищого рівня, потім — групу справ, що містятьорганізаційно-розпорядчі документи (статути, положення, посадові інструкції,накази, протоколи тощо) самої організації, потім планово-звітну документацію,листування і, нарешті, реєстраційно-облікові форми (реєстраційні картки,журнали, книги обліку тощо). Остання справа безпосередньо має містити першийпримірник номенклатури справ структурного підрозділу. Номенклатуру справструктурного підрозділу скла дають у трьох примірниках, у кожному з якихобов'язково заповнюють грифи погодження з ЕК і посадовою особою, відповідальноюза архів організації:
• перший примірник зберігаєтьсянедоторканним у структурному підрозділі;
• другий — передається дослужби діловодства для включення до зведеної номенклатури справ;
• третій — використовується якробочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібнихдокументів у структурному підрозділі.
Зведена номенклатура справ організації складається з номенклатури справїї структурних підрозділів і містить у собі заголовки всіх справ, що ведуться уцій організації. Філії, відділення та інші відокремлені установи, що належатьдо сфери управління організації, окремо складають свої номенклатури справ, якіне включаються до зведеної номенклатури справ організації.
До номенклатурисправ також не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативніжурнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали.
Для складаннязведеної номенклатури справ застосовується структурний або функціональнийпринцип побудови її змісту.
Структурнийпринцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах, якімають визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованоїза структурним принципом, будуть назви структурних підрозділів, наприклад:
• Загальний відділ
• Планово-економічний відділ
• Відділ маркетингу і продажу
• Відділ інформаційних систем
• Відділ кадрів
• Юридичний відділ
• Фінансовий відділ
• Господарський відділ
• Транспортний відділ
• Профспілковий комітет
При цьому першимрозділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами,загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім усі іншіструктурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завждизазначаються первинні громадські організації (профспілки та ін.), що діють напідприємстві, установі, організації [15, 18].
Документи всправі групуються у хронологічному чи логічному порядку або в поєднанні цихкомпонентів.
Закінченіділоводством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберіганняповинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання тавикористання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можутьпередаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.
Підготовкадокументів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів;оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівногопідрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінностідокументів полягає у визначенні їх цінності з о встановлення строків зберіганнядокументів і відбору їх на державне/> зберігання. Для організаціїта проведення експертизи цінності документи в установі створюється експертнакомісія (ЕК). Схоронність документі! органів державної влади здійснюється згідноіз Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
Функціональнономенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів,виконується в кількох примірниках і зберігається:
- упідрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;
- увідомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;
— у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання. Органидержавної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберіганняархівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використаннявідомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, науковихта інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.
Архів, архівнийпідрозділ, архівний відділ — це, відповідно, установа, що забезпечує облік,зберігання архівних документів, використанні відомостей, що в них містяться, таформування Національного архівного фонду або здійснює управління,науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи іділоводства.
Систему архівнихустанов державної влади та органів місцевого самоврядування України становлять:
- спеціальноуповноважений центральний орган виконавчої влади сфері архівної справи іділоводства (Державний комітет архівів України):
- центральнідержавні архіви;
- галузевідержавні архіви;
- державнийархів Автономної Республіки Крим;
- державнийархів області, міст Києва і Севастополя;
- державнийархів району, району у містах Києві та Севастополі;
— місцеві архівні установи (архівні установи міських рад містреспубліканського (АРК), обласного значення);
— архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого само врядування,державних і комунальних підприємств, установ та організацій.
Архівнийпідрозділ є самостійною структурною частиною організації. У разі недоцільностістворення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити доскладу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу,канцелярії тощо).
Основнимизавданнями архівного підрозділу є:
- прийманнявід структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів зрізними видами носіїв інформації;
- контрольразом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформленнядокументів у структурних підрозділах організації;
- участь ускладанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіркавідповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
- поданняна державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їхдержавного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формоювідповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;
- проведенняпопередньої експертизи цінностей документів, що знаходяться на зберіганні,складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описівсправ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років)зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актівпро вилучення для знищення доку ментів, що не віднесені до Національногоархівного фонду;
- створеннята вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
- організаціяв установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами,видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам ігромадянам;
- підготовкаі передання документів Національного архівного фонду до відповідної державноїархівної установи, архівного відділу міської ради;
- участь узаходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, яківідповідають за роботу з документами.
1.3.3 Комп’ютеризація та програмне забезпечення органу виконавчої влади
Обов'язковоюумовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивностіта здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловоднихпроцесів.
Механізація таавтоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація іпідготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування,контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачатиможливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення ізасобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апаратууправління з документами, зокрема, від організаційної структури органууправління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змістудокументів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеняцентралізації робіт з документами. З метою більш раціонального використаннятехнічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізованіслужби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські такопіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чомузалежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологійроботи з документами необхідно враховувати:
— доцільністьвпровадження технічних засобів;
- можливістьпридбання технічних засобів;
- наявністьпридатних приміщень;
- можливістьпідготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.
До застосуваннятехнічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає:навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, наспеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.
Важливимзавданням, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп’ютеризація тазапровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органіввиконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботуапарату державного управління.
Для цього слідактивно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівняхвиконавчої влади та централізованого моніторингу підготовкидержавно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їхпідготовки та прийняття. Згодом розв’язання проблеми інформаційно-аналітичногозабезпечення органів влади необхідно перенести на рівень “область-центр”.Завершальним етапом даної роботи має стати ланка “район — область” [21, 354].
Інформаційнасистема не тільки відображає функціонування об'єкта управління, а й впливає нанього через органи управління. Вона є сукупністю інформаційних процесів длязадоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень, її метою єпродукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом.Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення таузагальнення інформації «знизу вгору», а також конкретизаціюінформації «зверху вниз». Тільки систематизована інформація даєможливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних,соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються,змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більшоперативні і вищі за якістю його рішення.
Суб’єкт управління,виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління, оформлюючиінформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень,інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.).
Основний клас завдань, притаманний офісу– документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якогоз них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, яківключають:
— Опрацюваннявхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написаннязвітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;
— Збиранняі подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділамиабо організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;
— Збереженняінформації, яканадійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даниймомент інформації.
Діяльність має бутичітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпеченітісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, апроцес руху документів має бути ефективно організований.
Зростання обсягівінформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшеннякількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу(СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами.СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженнямвеликих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль надпотоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД єстворення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.
Здійсненняінформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовахфункціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електроннихофісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років:
- інформаційнамодель;
- комунікаційнамодель;
- соціотехнічнамодель.
В “електронномуофісі” працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новимиможливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.
Інформаційнийпотік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійсненняпроцесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення,напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю,видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенемвикористання.
Горизонтальнийінформаційний потік пов’язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.
Вертикальний інформаційний потік пов’язуєоргани управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхіднимі низхідним, тобто спрямованим від вищестоящих органів управління донижчестоящих і навпаки.
Розрізняютьчотири види інформаційних потоків у організації:
1. Обмін міжорганізацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки згромадськістю).
2. Міжрівневий обмінінформацією в організації:
— низхідні потокиінформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення,зміну пріоритетів та ін.;
— висхідні потокиінформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технологіїта ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливіпроблеми, про можливі варіанти рішень.
3. Горизонтальнийобмін інформацією:
— нарадикерівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;
— наради керівниківпідрозділів, які мають схожі виробничі завдання;
— робота у межахробочих груп (управління проектом).
4. Неформальний обмінінформацією:
— обговореннявиробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви,святкових заходів та ін.);
— чутки, основноюпричиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають80-90% точними (за винятком випадків надто емоційного забарвленої інформації) [22,20].
Найважливішавластивість ІC — єдність управлінської інформації, що визначає єдинеінформаційне забезпечення системи управління.
Структурно ІCскладається з таких компонентів (див. схему: Додаток № 1):
— власнеінформації;
— системиоброблення інформації;
— входу;
— виходу;
— внутрішніх ізовнішніх каналів [31, 11].
Інформація, щоциркулює в системі управління, об'єднується в смислові групи і фіксується набудь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, асам носій інформації, призначений для використання в ІC, відповідновизначається як документ. Звідси випливає і визначення документообігу.
Документообіг — процес проходженнядокументів усередині системи управління — від джерела їх формування довикористання в управлінні.
У рамках СЕДелектронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них.Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладногопереведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобамизахисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимогчинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом взагаліприйнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групамикористувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розумітине їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачуправ на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем заїхнім виконанням.
Головнепризначення системи електронного документообігу – це організація збереженняелектронних документів, а також роботи з ними (зокрема їхнього пошуку як заатрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу такожреалізований санкціонований доступ до документів, відслідковуються зроблені в нихзміни і контролюються всі їхні версії та під версії [3, 28].
Система документообігу – це своєрідна“кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонуєапарат управління.
Головне правилодокументообігу – документи повинні проходити по самому короткому шляху безповернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документнихпотоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються.Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні картиуправлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ[Див. додатки № 2, № 3].
Документи представлені,як правило, двома групами:
- вхідні(що отримують зовні, від інших установ);
- створенів самій установі (внутрішні).
При створені бази даних постійнихкореспондентів, з потрібними ведеться листування (адреса, телефон, прізвища,імена, по-батькові, посади керівного складу розміщують вхідні документи відповідноїхнього автора або інстанціями, від котрих ці документи отримані [31, 9].
Документи можутьбути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:
— документизагального призначення (управління) — накази, інструкції, циркулярні листи,розпорядження;
— специфічні длядіяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.
Системадокументообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного івихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів таперетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридичне оформленихвідомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частинуінформаційних потоків у системі управління.
У зв’язку з використаннямПЕОМ для автоматизації управління та встановлення їх на робочих місцяхуправлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технологіїзбирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинилозміну документообігу.
Як новий елементв ІС АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів [17, 43].
Автоматизована ІС є людино-машинноюсистемою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальномурозподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупністьоперацій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис,реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмінпо каналах зв’язку, в АІС здійснюється з допомогою технічних і програмнихзасобів
Автоматизована ІС здійснюєінформаційне обслуговування покладених на управлінський персоналорганізаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана післяавтоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначенняі містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системиі зовнішнього середовища.
Управлінський персонал в АІС здійснюєпостановку на коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елементу пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибірвироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності [17, 53]. Суттєвавідмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної тасільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, — це більшактивне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагаєметодичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділівінформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державнихархівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28жовтня 2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійсненняелектронного документообігу в органах виконавчої влади».
Виконаннязазначеного правового документа є складовою частиною «Концепції формуваннясистеми національних електронних інформаційних ресурсів», затвердженоїрозпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13,16].
Кабінет МіністрівУкраїни рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організаціїелектронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановоювід 28 жовтня 2004 р.
Типовий порядоквстановлює загальні правила документування в органах виконавчої владиуправлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій зелектронними документами з моменту їх створення або одержання до відправленнячи передачі до архіву органу виконавчої влади.
Усі інші дії зелектронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно звимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією зділоводства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електроннідокументи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.
Розділ 2. Організація роботиКорецької міської Ради та можливі шляхи вдосконалення документного забезпечення
2.1 Основні напрями організаціїфункціонування Корецької міської Ради
Місто Корець є одним з небагатьох містВолині, де вдало поєднується чудовий дивосвіт природи, пам’яток культури таархітектури. Завдяки вигідному географічному розташуванню, м. Корець можнавважати, як промисловим так і сільськогосподарським населеним пунктом. Пророзвиток міста дбає міська влада, яка була обрана жителями міста в ходіостанніх виборів, з строком повноваження на чотири роки.
Діяльність міської ради м. Корця та їївиконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів,забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умовжиттєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.
Міська рада діє в такій структурі (Додаток6):
1. Керівництво ради:
— міський голова;
— секретар міської ради;
— заступник міського голови повиконавчій роботі;
— секретар виконкому;
— секретар керівника.
2. Загальний відділ:
— начальник загальним відділом;
— спеціаліст І категорії –землевпорядник;
— спеціаліст І категорії юриста;
— спеціаліст ІІ категоріїземлевпорядник;
— спеціаліст;
— військові обліковці (2).
3. Відділ фінансово-господарськогозабезпечення:
— начальник відділу-головнийбухгалтер;
— спеціаліст І категорії з питаньведення бухгалтерського обліку;
— спеціаліст ІІ категорії-економіст;
— водій;
— прибиральниця.
Чисельність апарату міської ради та їївиконавчого комітету складає – 17 чоловік.
Міська рада веде свою роботу у такихнапрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвиткугосподарського комплексу міста, а саме:
— промисловість, що представленазаводом пластикових виробів, цукровим заводом, молокозаводом, хлібокомбінатом,комбінатом побутового обслуговування, будівельно-транспортними організаціями;
— інвестиційна діяльність;
— енергозбереження;
- житлова політика та реформуванняжитлово-комунального господарства;
— торгівля, побутові послуги, розвитокмалого підприємництва;
— благоустрій, санітарна очистка,ремонт і утримання доріг;
— газифікація;
— водопостачання, водовідведення,водопониження.
Ці напрями роботи передбачені у“Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р. (Додаток 7).
Корецька міська рада діє та вирішуєпитання місцевого значення в межах Конституції та законів України, і в першучергу закону “Про місцеве самоврядування в Україні”.
У своїй роботі міська рада керуєтьсяСтатутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади.
2.2 Документне забезпечення роботирайонної ради
Діловодстворайонних міських рад є важливою ланкою галузі «Органи виконавчоївлади».
Найважливішою всистемі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). В Корецькійміській раді організаційно-розпорядча документація представлена нормативнимиактами, що регламентують порядок створення, оформлення й використанняорганізаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настановиабо рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення,розпорядження, статути, укази, ухвали.
ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язківі прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази,інструкції, розпорядження, вказівки, статути) (Додаток 8).
Різноманітна завидами та за обсягом у Корецькій міській раді довідково-інформаційнадокументація. До неї належать: акти (Додаток 9), анотації, відгуки, відомості,довідки, договори (Додаток 10), записки (службові доповідні, пояснювальні),запрошення, звіти (Додаток 11), листи службові (Додаток 12), оголошення, планироботи (Додаток 13), посвідчення, протоколи (Додаток 14), витяги з протоколів, реферати,рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальнізаписки, запрошення.
Документація зкадрових питань / документація по особовому складу міської ради має інформаційнийхарактер про особовий склад ради (Додаток 6) і ведеться секретарем міської радиз моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільненняз роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняттяна роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення,стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудовіугоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графікивідпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети,автобіографії, витяги з трудової книжки.
Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень просебе як працівника ради представлені — автобіографіями, дорученнями, заявами,посвідченнями, пропозиціями, розписками, скаргами.
До фінансово-розрахункової та обліковоїдокументації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжнівідомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбаченіцивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток 15), позики,наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чипозики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги),свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення,трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод наотримання власних грошей, список, розписка.
2.3 Особливості процесудокументотворення та документообігу
2.3.1 Організація діловодства вКорецькій міській раді
У Корецькій міські раді працюють такіпідрозділи як загальний відділ та відділ фінансово-господарського забезпечення.Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів(приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів,формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук ізберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобтовиконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочідокументи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, яківиконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-якимзручним для них способом.
Документаційне забезпечення документівв міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства уміністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрівАвтономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженоїпостановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державнихстандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуютьсязагальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд іреєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у томучислі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.
2.3.2 Формування та збереженнядокументації Корецької міської ради
У процесіуправління створюється велика кількість документів службового характеру.Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, — це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку івикористання у поточній діяльності установи [23, 56].
Органи державноївлади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплексдокументів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Цідокументи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизованийперелік справ називається «номенклатурою справ».
Так як,номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особисистематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщениху певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ, відповіднаноменклатура справ існує і в Корецькій міській раді.
Номенклатурасправ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, якийскладається для створення в установі єдиної системи формування справ,забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом,відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатурасправ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремихструктурних підрозділів, а саме:
— документи міської ради;
— документи виконавчого комітету;
— документи бюджетно-фінансової роботиі бухгалтерського обліку;
— документи кадрові;
— документи виборчих комісій повиборах у міську раду;
— документи військово — обліковогостолу;
— документи архіву.
Зведенаноменклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.
У Корецькійміській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається зноменклатур справ окремих структурних підрозділів.
Такаіндивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів,забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ,які ведуться у міській раді.
У номенклатурісправ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, якідокументи постійно зберігаються, які від 1-го року, до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-тироків.
У номенклатурісправ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, якідокументи постійно зберігаються, які від 1-го року, до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-тироків.
2.4Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецькоїміської ради
Для поліпшенняорганізації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфікованісистеми управлінської документації, які розрізняються за функціональнимпризначенням.
У рамках СЕД електронні версіїдокументів мають існувати поряд з паперовими, або замість них.
Основними завданнямидокументного забезпечення управління є:
- скороченняінформаційних потоків до оптимального мінімуму;
- забезпеченняспрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогоюновітніх технологій автоматизації цих процесів.
Таким чином, для будь-якої організаціїпостійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливимі це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому Корецькіміькій Раді потрібно вводити систему електронного документообігу (СЕД), що скоротитьчас обробки вхідної та вихідної документації.
Система документообігу– це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдякиякій функціонує апарат управління. Головне правило документообігу – документиповинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Длявиконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільшдотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою вцьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінськоїдокументації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ, які наведеніу додатках.
Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у Корецькійміській Раді це:
— впровадження засобів автоматизації для створення документів,реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії,загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадженнялокальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністраціїта з облдержадміністрацією.
— впровадженняелектронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів Українивід 28 жовтня 2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійсненняелектронного документообігу в органах виконавчої влади».
Виконаннязазначеного правового документа є складовою частиною «Концепції формуваннясистеми національних електронних інформаційних ресурсів», затвердженоїрозпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.
Процесвпровадження електронного діловодства має відобразитися як в інструкціях щододіловодства міськради, так і в номенклатурах справ. У них слід використовуватиграфу «Примітка», де необхідно зазначати, що саме той чи інший комплексдокументів існує в електронному вигляді.
Робота з базамиданих внутрішньої інформації дає змогу виявляти можливості і проблемиорганізації, розробляти програми й оцінювати якість діяльності.
В установі існуєвідповідна служба (канцелярія), яка відповідає за рух документів і здійснюєконтроль за їх виконанням. Усі структурні підрозділи повинні надаватиінформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line). Однак інформаційна системаведення в організації електронного документообігу не повинна замикатися навідповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу повиннаохоплювати не тільки канцелярію, але й структурні підрозділи організації. Усідокументи, що надходять до організації через канцелярію, як правило, зв'язані зіншими, на які посилаються. Найбільш типовим є вхідний документ, який практичнозавжди породжує відповідний вихідний. Без зв'язків можуть бути внутрішнідокументи і деяка частина вхідних. Причому вхідні документи можуть мати зв'язкияк з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.
Сьогодні зрослапотреба в освоєнні технологій, які розширюють користувачам доступ доінформації.
Нині для більшостіу країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутністьупорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що самеділоводство, раціонально і чітко організоване, визначає документне забезпеченняуправління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.
Щороку обсягвиробленої людством інформації збільшувався в середньому на 30%, а середній жительСША присвячував 46% свого часу її сприйняттю. Таких висновків дійшли ученіУніверситету Берклі в результаті дослідження обсягів інформації, виробленої на планетіза останні три роки.
Проблема швидкого,а головне, своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. Заоцінками аналітиків, до 30% робочого часу співробітників іде на створення,пошук і узгодження документів, кожен внутрішній документ копіюється до 20разів, близько 15% документів губиться. Тому для будь-якого підприємства підвищенняефективності роботи з документами – ключове питання.
Зростання обсягівінформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшеннякількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу(СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами.СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженнямвеликих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль надпотоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД єстворення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.
Кабінет МіністрівУкраїни рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесіорганізації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженогопостановою від 28 жовтня 2004 р.
Типовий порядоквстановлює загальні правила документування в органах виконавчої владиуправлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій зелектронними документами з моменту їх створення або одержання до відправленнячи передачі до архіву органу виконавчої влади.
Органу місцевоївлади — Корецькій міській Раді, слід як найшвидше застосувати в організаціїдокументного забезпечення комп’ютерні технології. Саме комп’ютеризація даєможливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації уполіпшенні роботи. Застосувавши комп’ютерну техніку потрібно підключитися доінформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням наній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт івиставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботувлади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дастьможливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це– новини про все, що відбувається в роботі уряду – вищого органу державноївлади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.
Висновки
Відповідно дозаконодавства місцеве самоврядування в Україні — це гарантоване державою правота реальна здатність територіальної громади — жителів села чи добровільногооб'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста — самостійноабо під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядуваннявирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.
Виконавчими органами сільських,селищних, міських, районних у містах(у разі їхстворення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та іншістворювані радами виконавчі органи.
Органи місцевого самоврядування єюридичними особами і наділяються Законом України «Про місцеве самоврядування вУкраїні» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діютьсамостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону.
Повноваженнявиконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні(самоврядні) і делеговані та мають місце:
1) у сфері соціально-економічного і культурногорозвитку, планування та обліку;
2) у галузі бюджету, фінансів і цін;
3) щодо управління комунальноювласністю;
4) у галузі житлово-комунальногогосподарства, побутового, торговельного обслуговування, громадськогохарчування, транспорту і зв'язку;
5) у галузі будівництва;
6) у сфері освіти, охорони здоров'я,культури, фізкультури і спорту.
Крім тогоповноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:
• у сфері регулювання земельнихвідносин та охорони навколишнього природного середовища;
• у сфері соціального захистунаселення;
• в галузі зовнішньоекономічноїдіяльності;
• в галузі оборонної роботи;
• щодо вирішення питаньадміністративно-територіального устрою;
• щодо забезпечення законності,правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;
• щодо відзначеннядержавними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почеснихзвань України та ін.
Діловодстворайонних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі «Органивиконавчої влади».
По-перше, цеустанови із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах районудокументообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, щовідкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиноюджерельної бази державних архівів.
Для розв’язанняпроблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційнезабезпечення.
Інформаційне забезпечення є базою, наякій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати якпевну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети,явища, процеси, відношення та ін.
Під інформаційнимзабезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видівпризначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення іформ існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, підчас її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины иопределения”).
Управління підприємством, установи,організації починається з ефективного опрацювання інформації.
Для поліпшення організації іприскореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системиуправлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням.Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація
ОРД створюються й установами,організаціями, підприємствами різних типів – відомствами, об’єднаннями,кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов’язків і правкерівних органів та керівних осіб управління на певні строки — це накази,інструкції, розпорядження, вказівки, статути.
Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційнадокументація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори,записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення,плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії,телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси.
Документація з кадрових питань /документація по особовому складу – документи цієї групи мають інформаційний характерпро особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівникомканцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (проприйняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); наказипо особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведеннячи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики,контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особовікартки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, яківідбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.
Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень просебе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії,доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції, рапорти, розписки,скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки.
Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, має високий рівеньстандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжнівідомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбаченіцивільним кодексом – договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житловихприміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організаціїкупівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів івідбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення напредставництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список,розписка
У новітньомуштатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ,відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспектіреєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиноюустановою в районі) за змішаною системою: централізовано — всі документи, крімзаяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному,характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій,скарг громадян, то вона знову ж таки — журнальна.
Тут чіткопростежуються такі групи документів: перша група — це документи для задоволенняпотреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінськихрішень; друга група — це документи про діяльність самої виконавчої влади, якіхарактеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягуінформаційно-аналітичних документів, третя група — це передусім документиособового характеру — заяви, скарги, пропозиції громадян. Вдосконаленнянормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності,викликаних, насамперед, Законом України «Про місцеве самоврядування»безперечно, відбилися на документуванні.
Однією з формроботи з документами є діловодство.
Зазначенідокументи утворюють такі види документації [23, 55]:
- організаційно-правова;
- планова;
- розпорядча;
- інформаційно-довідковаі довідково-аналітична;
- звітна;
- договірна;
- документаціяіз забезпечення кадрами (з особового складу);
- документаціяіз забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
- документаціяіз матеріально-технічного забезпечення;
- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльностіустанови.
У практиці роботиз документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи здокументами):
•централізована;
•децентралізована;
•змішана.
Централізована форма організації діловодства передбачає, що напідприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізованаслужба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпеченняуправління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) івсі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація йоблік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота задокументами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберіганнязосереджені переважно в службі діловодства.
За децентралізованої форми кожнийструктурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекстехнічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію,відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разізастосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бутисекретар або особа, яка відповідає за роботу з документами.
Змішана форма організації діловодствазаснована на частковій централізації.
Документаційне забезпечення документівпередбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними — організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання употочній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентуванняпорядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження довідправлення або передачі в архів в органах державної влади Україниздійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства
Інструкцією регламентуються загальніпитання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстраціядокументів; складання і оформлення службових документів, у тому числідатування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положенняпоширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогоюперсональних комп'ютерів (ПК).
Таким чином,інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складудокументів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.
Державнийстандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»(ДСТУ 4163-2003) набрав чинності з 1 вересня 2003 р.
Новий Стандартпоширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження,накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані врезультаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної РеспублікиКрим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіхформ власності.
Цей Стандартвстановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, гербаАвтономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака(знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код формидокумента; назва організації вищого рівня; назва організації; назваструктурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва видудокумента; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання нареєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складанняабо видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; грифзатвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка проконтроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; грифпогодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка прозасвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка провиконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявністьдокумента в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації;запис про державну реєстрацію.
Відповідальністьза загальний стан роботи з документами покладається на керівника органудержавної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечуєтьсяділоводними службами.
Діловодний процесмає свою специфічну технологію — документообіг організації. Він є сукупністювзаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моментуїх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки.Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою тавихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляддокументів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформленнядокументів; датування документів; індексація документів; узгодження документів;засвідчення документів; затвердження документів.
Під часпроходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:
— про надходженнядокумента (реєстрація);
— про взяття документа на контроль;
— про виконання документа і спрямування його у справу.
Кожен документповинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується йогопрізвище і номер службового телефону, що />зазначаються на лицьовому чизворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, якіпідлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставитьсяштамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номервихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа іномер справи, у якій буде зберігатись його копія.
Система збереження документів, що єчастиною організації роботи з документами, — це сукупність засобів обліку тасистематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточнійдіяльності установи.
Документи з часустворення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їхформування у службових «справах».
Справа — цекомплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документівслужбового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретногопитання. Формування справи — це групування окремих документів відповідно довстановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самихдокументів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особигрупують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.
Номенклатурасправ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелікназв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності,із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ органу виконавчоївлади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів.
Зведенаноменклатура після погодження з архівом затверджується керівником органудержавної влади.
На практиці використовуються три видиноменклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.
Індивідуальна номенклатура справскладається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку ташвидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретнійорганізації (або структурному підрозділі).
Формування справ — це групуваннявиконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.
Розробляють індивідуальну номенклатурусправ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організаціїділоводства та архівної справи.
Текст номенклатури справ оформлюють увигляді таблиці.
Закінченіділоводством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберіганняповинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання тавикористання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можутьпередаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.
Органи державної влади створюютьархівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, щонагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться вцих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також длязахисту прав законних інтересів громадян.
Обов'язковоюумовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивностіта здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловоднихпроцесів.
Механізація та автоматизаціявпроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовкадокументів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль завиконанням тощо.
Важливимзавданням, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп’ютеризація тазапровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органіввиконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботуапарату державного управління.
Для цього слід активно впроваджуватисистему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади тацентралізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень,включаючи систему підтримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв’язанняпроблеми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідноперенести на рівень “область-центр”. Завершальним етапом даної роботи має статиланка “район — область”.
Зростання обсягівінформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшеннякількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу(СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами.СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженнямвеликих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль надпотоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД єстворення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.
Документообіг — процес проходженнядокументів усередині системи управління — від джерела їх формування довикористання в управлінні.
У рамках СЕД електронні версіїдокументів мають існувати поряд з паперовими або замість них.
Головне правило документообігу –документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутихпереміщень.
Система документообігу має надаватиможливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, облікупроходження документів, ведення архівів та перетворення форматів.
Кабінет МіністрівУкраїни рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесіорганізації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженогопостановою від 28 жовтня 2004 р.
Типовий порядоквстановлює загальні правила документування в органах виконавчої владиуправлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій зелектронними документами з моменту їх створення або одержання до відправленнячи передачі до архіву органу виконавчої влади.
Проаналізувавши документнезабезпечення Корецької міської ради слід зробити наступні висновки:
Діяльність міської ради м. Корця та їївиконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів,забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умовжиттєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.
Міська рада діє в такій структурі: 1.Керівництво ради; 2. Загальний відділ; 3. Відділ фінансово-господарськогозабезпечення. Всього 17 чоловік.
Напрями роботи передбачені у “Програмісоціально-економічного розвитку міста на 200…р.” (кожний наступний рік).
Діловодство здійснюєтьсяцентралізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення,реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідковаробота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівнезберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції.
Документаційне забезпечення документівв міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства уміністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрівАвтономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженоїпостановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державнихстандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуютьсязагальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд іреєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у томучислі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.
Номенклатурасправ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремихструктурних підрозділів, а саме:
— документи міської ради;
— документи виконавчого комітету;
— документи бюджетно-фінансової роботиі бухгалтерського обліку;
— документи кадрові;
— документи виборчих комісій повиборах у міську раду;
— документи військово — обліковогостолу;
— документи архіву.
Зведена номенклатура погоджена зархівом і затверджена міським головою.
У Корецькійміській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається зноменклатур справ окремих структурних підрозділів.
У номенклатурісправ є графа про строки зберігання документів (Додаток 16). У ньому відмічено,які документи постійно зберігаються, які від 1-го року, до 3-х, 5-ти, 10-ти,75-ти років (Додаток 16).
У номенклатурісправ є графа про строки зберігання документів (Додаток 16). У ньому відмічено,які документи постійно зберігаються, які від 1-го року, до 3-х, 5-ти, 10-ти,75-ти років (Додаток 16).
Саме комп’ютерізація дає можливістьшвидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенніроботи. Застосувавши комп’ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційноїмережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин пророботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережіІнтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населенняміста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійногодоступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, щовідбувається в роботі уряду – вищого органу державної влади6 закони, постанови,рішення, розпорядження і таке інше.
Список використаної літератури
1. “Обинформации”: Закон Украины № 2567. от 02.10.92 // Відомості Верховної РадиУкраїни. – 1992. — № 48.
2. “Про Концепцію Національноїпрограми інформатизації”: Закон України від 4 лютого 1998 р. №75 // ВідомостіВерховної Ради України. — 1998. — № 27-28. — С. 182
3. ”Про національну програмуінформатизації”: Закон України // Уряд. кур’єр. – 1998. – С. 5-12.
4. “Про електронні документи таелектронний документообіг”: Закон України від 22 травня 2003 р. №851 //Офіційний вісник України. — 2003. — № 25.
5. “Про електронний цифровий підпис”:Закон України від 22 травня 2003 р. № 851 // Офіційний вісник України. — 2003.-№ 25.
6. “Про затвердження Типового порядкуздійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”: ПостановаКМУ від 28 жовт. 2004 р. № 1453 //
7. “Про місцеве самоврядування вУкраїні”: Закон України від 21 трав. 1997 р. № 280/97 – ВР.
8. Асєєв Г. Методологія автоматизаціїділоводства: документи // Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 11. — С. 23-26.
9. Асєєв Г. Методологія підходів доавтоматизації документообігу: системи // Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 6. — С.17-19.
10. Асєєв Г. Управління сучаснимдокументообігом: теорія, структура, методи // Вісн. Кн. палати. – 2004. — № 4.– С. 26-29.
11. Асєєв Г. Управління сучаснимдокументообігом: теорія, структура, методи // Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 5. — С. 32-36.
12. Бандурка О., Тищенко М.Адміністративний процес. – К., 2001. – 336 с.
13. Винокурова Ф. До питанняособливостей ведення діловодства в районних державних администраціях //Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. — 2005. — №2. — С. 16-19.
14. Гурне Б. Державне управління. –К., 1993. – 165с.
15. Загорецька О. Новий стандартскладання і оформлення організаційно-розпорядчої документації //Секретар-референт. – 2003. — № 8. – С. 18-20.
16. Іванова Т., ПіддубнаЛ. Муніципальне діловодство. – К., 2004. – 312с.
17. Інформаційні системи татехнології в економіці / За ред. В.С. Пономаренка. – К., 2002. – 544 с.
18. Колодій М. Ю. Державнебудівництво та місцеве самоврядування. – К., 2005. – 452 с.
19.Корнєв Ю. Інформаційно-аналітичнадіяльність як сфера бізнесу // Підприємництво, господарство та право. – 2003. — № 12. – С. 123-126.
20. Лучанська В. Інформаційнезабезпечення природоохоронних дій як умова сталого розвитку району // Вісн. Кн.палати. – 2001. — № 9. – С. 35-37.
21. Малиновський В. Державнеуправління. – К., 2003. – 567с.
22. Матвієнко О. В. Основиінформаційного менеджменту – К., 2004. – 127 с.
23. Организация работы с документами/Под ред. В. Кудряева. – М., 2001. – 592 с.
24. Орлов П. І. Інформація таінформатизація. – Х., 2003. – 724 с.
25. Палеха Ю.І.Управлінське документування. У 2-х Ч… Ч.1. Ведення загальної документації. –К., 2003. – 383 с.
26. Погиба Л.Г.Складання ділових паперів. Практикум. – К., 2002. – 240 с.
27. Протопова Е. Информационноеобеспечение предпринимательской деятельности в малих городах // Науч. и тех.б-ки. – 2004. — № 7. – С. 53-58.
28. Проценко М.Інформаційно-документальне забезпечення суспільства (Про міжнародну конференцію“Документознавство. Інформаційна діяльність”) // Бібл. планета. – 2004. — № 3.– С. 35-36.
29. Сапун А.В. Моделювання рухуінформаційних потоків з використанням системи документообігу // Державнийінформаційний бюллетень про приватизацію. — 2002. — № 12. – С. 54-55.
30. Святненко В. Інформаційнезабезпечення управлінських рішень // НТІ. – 2005. — № 1 (23). – С. 12-13.
31. Сельченкова С. Документооборот:принципы организации и анализ // Секретарь-референт. –2004. – № 2. – С. 9-12.
32. Сельченкова С. Инструкция поделопроизводству: требования к составлению // Секретар-референт. – 2004. — № 7.– С. 15-16.
33. Симоненко Т. Інформаційнезабезпечення пріоритетних напрямів інноваційної діяльності в Україні // Бібл.вісник. – 2003. — № 5. – С. 20-22.
34. Соснін О. Проблеми управліннянаціональними інформаційними ресурсами в сучасних умовах // Наука танаукознавство. – 2003. — № 1. – С. 16 – 26.
35. ТвердохлібМ.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту. – К., 2000. – 208с.
36. Хайнацький М.Новий стандарт на організаційно-розпорядчі документи // Вісн. Кн. палати. –2004. — № 1. – С. 41.
37. Хоменко М.Ф., Грабар О.В. Посібник з діловодства. – К., 2003. – 104 с.
38. Чепуренко О. Система електроннихінформаційних ресурсів органів державної влади: становлення та розвиток //Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2004. — № 2. – С. 58-64.
39. Яровий В. Формування системиінформаційного забезпечення агропромислового комплексу // НТІ. – 2004. — № 4. –С. 48-51.
Додаток 1
/>
керівник
/>
/>/>
/>/>/>/>/>/>/>секретар виконавці
Рис. 1 — Схемадокументообігу невеликих організацій
Додаток 2
Журналреєстрації вхідних документівДата надходження та індекс документа Кореспондент, дата та індекс одержаного документа Короткий зміст Резолюція або кому направлений документ Позначка про виконання документа 1 2 3 4 5
ЖУРНАЛ реєстраціїстворюваних установою документівДата та індекс документа Кореспондент Короткий зміст Позначка про виконання документа 1 2 3 4
ЖУРНАЛ реєстраціїнаказівДата Номер Короткий зміст Найменування структурного підрозділу, який підготував наказ 1 2 3 4
Додаток3Реєстраційно-контрольна карткаВідправник або адресат Вид документа Строк виконання Дата і час реєстрації, вхідний реєстраційний номер Дата і реєстраційний номер Дата і час реєстрації адресатом, реєстраційний номер у адресата Заголовок або короткий зміст Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець Позначка про виконання Позначка про одержання Контрольні відмітки фонд N опис N опис N /> /> /> /> /> /> />