КАЗАНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. А.Н. ТУПОЛЕВА
Инженерно-экономическийинститут
Кафедрадинамики процессов и управления
по дисциплине«Информационные системы в производственном менеджменте»
СИСТЕМА «ГАЛАКТИКА»
ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫЕОПЕРАЦИИ
Выполнила:
студенткагруппы 6505
Чумакова А.А.
Казань, 2010год
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Документы
Операции
Отчеты
ВВЕДЕНИЕ
Модуль Финансово-расчетныеоперации[1] является одним изсамых значимых модулей системы Галактика, без которого невозможнополноценное использование Контура бухгалтерского учета. Он аккумулируетв себе все результаты работы с данным контуром, а также позволяет решатьследующие задачи:
♦ автоматизация обработкивходящих и исходящих платежных документов, их оформления, разнесения суммплатежей по счетам бухгалтерского учета и документам-основаниям, товарнымпозициям сопроводительных товарно-транспортных документов;
♦ автоматизация расчета и учетакурсовых разниц, возникающих в результате операций с иностранными валютами ивнешнеэкономической деятельности;
♦ автоматическая обработка обычныхи валютных банковских выписок, передаваемых через систему электронных платежей(«клиент-банк») или на дискетах в виде текстовых файлов;
♦ формирование и печатьразнообразных финансовых и бухгалтерских отчетов.
Связь модуля ФРО с другимимодулями Бухгалтерского контура, а также модулями Контуралогистики обоснована проведением финансово-расчетных операций,обеспечивающих выполнение сформированных хозяйственных документов системы.Перечислим связанные модули: ХозОперации, Заработная плата, Снабжение, Консигнация,Давальческое сырье, Управление, Поставщики, получатели, Управлениебюджетом, Платежный календарь, Финансовый анализ.
ДОКУМЕНТЫ
В модуле ФРО возможнаработа со следующими платежными документами:
· платежноетребование
· бухгалтерскаясправка
· входящиедокументы
· инкассовоепоручение
· заявление нааккредитив
· реестр счетов
· заявление оботказе от акцепта
· реестр чеков
· валютноеплатежное поручение
· входящие валютныедокументы
· платежноетребование –поручение
· валютноезаявление на аккредитив
· авизо
· свободное платежноепоручение (требование)
· реестр переданныхна инкассо документов
· заявление напоследующий акцепт
· поручение напокупку, продажу, конвертацию валюты
· реестрраспределения валюты.
1. Платежноетребование являетсярасчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) поосновному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежнойсуммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленныетовары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях,предусмотренных законодательством. Функция предназначена для выписки и учетаплатежных требований.
2. Бухгалтерскуюсправку можнорассматривать как документ, составляемый бухгалтером в том случае, когда отсутствуютиные первичные документы, подтверждающие выполнение хозяйственной операции. Этафункция имеет довольно широкий круг применения. Ее использование целесообразно:
♦ при регистрации каких-либоспецифических операций, для которых в Бухгалтерском контуре непредусмотрены специальные функции;
♦ при вводе сумм оборотов пооперациям, регистрацию которых средствами данного контура вы еще не освоили;
♦ при вводе в базу ранеерассчитанных сумм оборотов, когда детализация информации не требуется.
Бухгалтерские справки формируютсяпрограммой автоматически в следующих случаях:
♦ при расчете курсовых разницвалют;
♦ при закрытии счетов;
♦ при выполнении функцииФормирование проводок в модуле Зарплата.
Автоматически созданныебухгалтерские справки при повторном проведении операций удаляются, либоизменяются. Бухгалтерскую справку можно связать с несколькимидокументами-основаниями, при этом предусмотрено указание различных направленийплатежа для выбранных ДО.
3.Входящие документы. Функцияиспользуется для ввода данных по платежным документам, выписанным другимиорганизациями, по которым ваше предприятие является получателем денежныхсредств.
4.Инкассовое поручение. Функция предназначена для формирования и учета инкассовых поручений. Инкассо— банковская операция, при которой банк по поручению своего клиента получаетпричитающиеся ему денежные суммы от других юридических лиц на основаниирасчетных документов и зачисляет их в установленном порядке на счет получателя.
5.Заявление на аккредитив. Функция предназначена для формирования и учета заявлений на аккредитив. Аккредитивпредставляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им попоручению клиента (предприятия, организации) в пользу контрагента последнего подоговору, по которому банк, открывший аккредитив, может произвести поставщикуплатеж или предоставить полномочия произвести такой платеж другому банку приусловии предоставления ему поставщиком соответствующих документов,предусмотренных аккредитивом.
6.Реестр счетов. Реестрсчетов представляет собой банковский документ, который используется дляполучения денежных средств по аккредитиву и должен быть представлен в банкнаряду с отгрузочными и другими документами. Функция формирования реестрасчетов работает аналогично Платежному поручению.
7.Заявление об отказе от акцепта. Документ предназначен для выражения несогласия плательщика наоплату предъявленных ему расчетных документов. Функция обеспечиваетформирование и учет Заявления об отказе от акцепта, и работает аналогично Платежномупоручению.
8.Реестр чеков. Прирасчетах чеками владелец чека (чекодатель) дает ничем не обусловленноеписьменное поручение обслуживающему его банку перечислить определенную сумму,указанную в чеке, с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Функцияпредназначена для формирования реестра чеков и работает аналогично Платежномупоручению с некоторыми отличиями в наименовании полей и порядке ихформирования.
9.Валютное платежное поручение. Функция обеспечивает формирование валютных платежных порученийи работает аналогично Платежному поручению. При ведении несколькихвалютных счетов документы привязываются к определенному валютному счету,заданному при входе в окно списка документов. При выводе на печатьсформированного документа открывается окно выбора. В нем предлагается переченьформ, учитывающих специфические требования ряда банков.
10.Входящие валютные документы. Функция аналогична рассмотренной ранее функции Входящиедокументы. Распечатка входящих валютных документов производится аналогичновалютному платежному поручению.
11.Платежное требование-поручение представляет собой расчетный документ, который содержиттребования поставщика (продавца) к покупателю оплатить на основаниинаправленных ему (минуя банк) счетов и отгрузочных документов стоимостьпоставленной продукции или товара (выполненных работ, оказанных услуг) и,одновременно, поручение покупателя обслуживающему его банку произвести оплатуполученной продукции или товара (работ, услуг). Функция работает аналогично Платежномупоручению.
12.Валютное заявление на аккредитив. Данная функция работает аналогично функции Заявление нааккредитив.
13.Авизо представляетсобой банковское извещение, посылаемое одним контрагентом другому, обизменениях в состоянии взаимных расчетов или переводе денег, посылке товаров.Банки уведомляют с помощью авизо своих клиентов о дебетовых и кредитовыхзаписях по счетам, об остатке средств на счете, выставлении чека, открытииаккредитива. Две сходные по назначению и порядку работы функции предназначеныдля формирования исходящих и входящих авизо.
Дляпросмотра связи с первичными документами (платежными документами, приходными ирасходными накладными и актами на оказанные услуги, выполненные работы)предусмотрена кнопка [Родительский документ].
14.Сводное платежное поручение (требование). Данные функции обеспечивают формирование и учетсводных платежных поручений (требований). Работа проводится в двухпанельномокне, в верхней панели которого отображается перечень ранее сформированныхсводных документов с итоговыми суммами. В нижней панели приводится списокплатежных документов, включаемых в сводный документ верхней панели окна.
15.Реестр переданных на инкассо документов. Функция обеспечивает формирование и корректировкуреестра переданных на инкассо документов. Реестры создаются путем объединенияданных из ранее введенных отдельных платежных документов (платежных требованийи инкассовых поручений). Расчеты по инкассо осуществляются на основанииплатежных требований, оплата которых может производиться по распоряжениюплательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), иинкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика(в бесспорном порядке).
16.Заявление на последующий акцепт
Акцепт представляет собойсогласие на оплату или гарантирование оплаты денежных, расчетных, товарныхдокументов или товара. Акцепт, при котором платежные требования оплачиваются втечение операционного дня по мере их поступления в банк плательщика, являетсяпоследующим. В выпадающем списке для выбора предлагаются следующие типыдокументов: Платежные требования иПлатежные требования-поручения.
17.Поручение на покупку, продажу, конвертацию валюты
Данные функции формируютдокументы на приобретение, продажу или конвертацию валютных средств. Этотдокумент не связывается с документами-основаниями.
18.Реестр распределения валюты
Функция предназначена дляоформления реестра распределения валютной выручки, поступившей на предприятие.Для автоматического формирования проводок, учитывающих операции с валютой поданному документу, выбирается необходимая типовая хозяйственная операция.
ОПЕРАЦИИ
В модуле ФРО возможнопредусмотрено проведение следующих операций:
· учет курсовыхразниц
· обработкабанковских выписок
· формированиесчетов-фактур по платежным документам
I. Учет курсовыхразниц.
Система Галактика позволяетавтоматизировать учет курсовых разниц, возникающих при проведенииопераций, связанных с переоценкой сальдо.
Учет курсовых разниц можетпроизводиться как ежедневно, так и на конец месяца — по усмотрениюпользователя. Режим учета определяется сутью операций с валютой. Например,курсовые разницы, возникающие при использовании банковских валютных кредитов,обычно учитывают на конец месяца. Курсовые разницы, возникающие в результатевыдачи валюты в подотчет лицам для загранкомандировок, могут потребоватьежедневного учета и т.п.
Общий порядок работы состоит изследующих этапов:
♦ завести счета и субсчета в Справочникесчетов, предназначенные для учета операций, связанных с расчетом курсовых разниц;
♦ настроить корреспонденциюсчетов для проводок, отражающих учет курсовых разниц;
♦ произвести расчет курсовыхразниц с получением бухгалтерских справок, подтверждающих наличие курсовойразницы с соответствующими проводками;
♦ сформировать оборотныеведомости по курсовым разницам за текущий отчетный период.
Курсы валют, используемыепри расчете курсовых разниц, хранятся в каталоге Курсы валют, которыйтребует периодического обновления.
Для того, чтобы грамотновоспользоваться операцией расчета курсовых разниц, необходимо обратить вниманиена параметры настройки. Настройка функции пересчета курсовой разницызаключается в описании проводок, формируемых при учете курсовых разниц.Настройка производится для текущего плана счетов бухгалтерского учета.Настройка выполняется отдельно для счетов ежедневного учета и счетов, учетвалютных операций по которым производится на конец месяца.
Доступные функции:
· Пересчет курсана конец месяца — результатомвыполнения функции является формирование бухгалтерских справок и проводок,которые датируются последним числом отчетного месяца. Пересчет курсовых разницза более длительный период отменяет все предыдущие расчеты за интервалывремени, попадающие в данный период. Все соответствующие этим интерваламбухгалтерские справки автоматически заменяются новой справкой.
· Пересчет курсапри ежедневном учете — формирование ведомости ежедневного учета операций в валюте. Расчетпроизводится по заданному счету с расчетом курсовой разницы по входящему сальдои оборотам на заданную дату. Одновременно производится формированиесоответствующих бухгалтерских справок с проводками. При ведении аналитическогоучета по соответствующим счетам сальдо формируется по каждому объектуаналитического учета.
· Отменапересчета курса — функцияпредназначена для удаления бухгалтерских справок и проводок по курсовойразнице. Сальдо за день при этом не удаляются.
II. Банковскиевыписки.
Многие банки кроме бумажной выпискипредоставляют своим клиентам файлы выписок в текстовом или dbf-формате. Дляавтоматической обработки таких файлов предназначены функции Ввод банковскойвыписки и Ввод валютной банковской выписки.
На основании полученной выпискипроставляются даты оплаты документов, хранящихся в базе данных, либоавтоматически формируются новые документы с контролем корректности сумм иреквизитов банков и организаций. Поскольку в банках расчетные счета предприятийявляются пассивными, банки отражают поступление денег на расчетный счетпредприятия по кредиту, а списание — по дебету. В выписке обороты по дебету икредиту приведены в том значении, которое они имеют для банка.
Обработкабанковской выписки производится следующим образом. Для каждого исходящеговременного документа производится поиск неоплаченного документа в БД и хозяйственнойоперации к нему, проведенной на день обработки банковской выписки. Если такогодокумента нет, он создается, если есть — сумма временного документа добавляетсяк сумме хозяйственной операции (без создания нового платежного документа).
III. Пакетноеформирование счетов-фактур.
Предоставляет функции для автоматизированного ведениясчетов-фактур для учета НДС. [2]
ОТЧЕТЫ
Разделвключает следующие блоки функций:
· Аналитика
· Обороты
· Обороты в валюте
· Книга бухгалтерскихпроводок
· Журналы-ордера
· Реестры
· Контроль оплаты
· Сальдо по счетам
· Просроченнаязадолженность
· Интерактивныеотчеты
I. Аналитика
Аналитикаподразделяется на следующие функции:
· Ежедневный учет
· Аналитическийучет
· Группировочнаяведомость
· Аналитика погруппам счетов
· Анализзадолженности
Функция Ежедневный учетформирует отчет о движении средств по заданному бухгалтерскому счетуежедневного учета за период от даты формирования последнего входящего сальдо позаданную дату.
В результате формируется входящеесальдо на дату, следующую за датой расчета, которое сохраняется в базе данных.В ведомости отражаются также значения начального и конечного сальдо длязаданного периода. При отсутствии оборотов по счету после даты последнегорасчета отчет не формируется.
ФункцияАналитический учет предназначена для формирования аналитического отчетапо заданному счету за определенный период времени.
ФункцияГруппировочная ведомость предназначена для формирования группировочнойведомости операций по заданному счету за определенный период времени. Данные вотчете группируются по субсчетам заданного счета (если они есть), внутри счетовпо корсчетам, внутри корсчетов по субсчетам корсчета. В конце каждой группыуказываются итоговые суммы.
ФункцияАналитика по группе счетов позволяет формировать аналитический отчет зазаданный период времени, позволяющий контролировать движение средств позаданной группе счетов.
ФункцияАнализ задолженности предназначена для анализа задолженности по срокамвозникновения на основе данных Бухгалтерского контура. Отчет формируетсяпо выбранным счетам (субсчетам) в разрезе выбранной аналитики (по умолчанию —контрагентов).
II. Обороты.
Функцииданного подменю предназначены для формирования оборотной ведомости по заданнымсчету и периоду времени в разрезе субсчетов, подразделений либопоставщиков/получателей.
III.Обороты ввалюте.
По функции Обороты в валютеможно получить следующие отчеты:
♦ Обороты в валюте;
♦ Аналитический учет по валюте;
♦ Обороты по субсчетам в разрезе валют;
♦ Ежедневный учет и расчеткурсовых разниц;
♦ Обороты по курсовой разницевалют.
Отчет Обороты в валютепредназначен для формирования оборотной ведомости по выбранному счету валютногоучета за заданный период времени.
IV. Книга бухгалтерских проводок.
Спомощью функций данного подменю можно осуществлять контроль и редактированиебухгалтерских проводок, сформированных в любом модуле системы Галактика.
IV.Журналы-ордера.
Функцияпозволяет создавать различные формы отчетных ведомостей:
♦журналы-ордера;
♦аналитические оборотные ведомости;
♦оборотно-сальдовые ведомости;
♦главные книги по счетам;
♦«шахматки»;
♦формировать прочие ведомости в заданной форме с последующим их выводом напечать.
VI. Реестры.
Группафункций Реестры позволяет сформировать реестры по документам следующихтипов:
♦Платежное поручение;
♦Входящие платежные документы;
♦Платежные требования;
♦Бухгалтерские справки;
♦Инкассовое поручение;
♦Заявление на аккредитив;
♦Заявление об отказе от акцепта;
♦Реестр чеков;
♦Валютное платежное поручение;
♦Платежное требование-поручение;
♦Входящие валютные документы;
♦Поручение на покупку валюты;
♦Поручение на продажу валюты;
♦Исходящие авизо;
♦Входящие авизо;
♦Просмотр банковской выписки.
VII. Контроль оплаты.
Функцияформирует списки неоплаченных и просроченных документов.
Неоплаченные документы- реестр платежныхдокументов, оформленных и зарегистрированных в системе за определенный период инеотправленных в банк.
Просроченные документы — реестр просроченных платежныхдокументов, т.е. документов, оформленных более чем за месяц до датыформирования списка и при этом или не отправленных в банк, или снепроставленной датой оплаты.
VII. Сальдо по счетам.
Доступные операции:
· Ввод сальдо позадолженности
· Перерасчет сальдо
· Просмотр сальдо
Перерасчет сальдо по счетамосуществляется автоматически в момент перехода к новому отчетному периоду.Однако, если в процессе работы осуществлялись какие-либо корректировки оборотовпо счетам (например, вносились изменения в проводки, или редактировалосьвходящее сальдо на начало месяца, или вводились новые либо удалялись старыеплатежные документы и т.п.) с датой более ранней, чем дата начала текущегоотчетного периода, то для перерасчета сальдо следует использовать функциюПерерасчет сальдо на начало месяца. Также если в обороты по счетам ежедневногоучета вносились изменения «задним числом» (т.е. после того, как был выполненрасчет сальдо на начало дня), то обновить сальдо можно с помощью функцииПерерасчет сальдо на начало дня.
Рассчитанные сальдо посчетам сохраняются в базе данных. Если пересчет сальдо на одну и ту же датупроизводился несколько раз, то запоминаются результаты последнего расчета.
VIII. Просроченная задолженность.
Просроченная задолженностьрассчитывается в разрезе следующих значений: счет/субсчет, аналитика первого —третьего уровня, этап КП (календарного плана) на основании:
♦ входящего сальдо попросроченной задолженности;
♦ указанных в календарныхпланах договоров и соглашений условий исполнения договорных обязательств;
♦ оборотов по сопроводительными платежным документам, связанных с договорами, ПКП.
IX. Интерактивные отчеты.
Функция предоставляетвозможность просмотра и формирования аналитической ведомости, а также дляформирования реестра платежных документов.