Содержание
Введение
1. Отражение особенностейдокументооборота организации в справочниках СЭД
2. Реализация подготовкидокументов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел
Заключение
Список литературы
Введение
Системаэлектронного документооборота «Дело» разработки компании ЭОС получила определенноераспространение в России. Основу продукта составляют:
– системапонятий данной предметной области, взятая из нормативных документов поделопроизводству и документообороту;
– информационнаяи функциональные модели делопроизводства, построенные на основе международныхстандартов структурного анализа и проектирования систем с использованиемсовременных CASE-технологий;
– промышленнаятехнология проектирования заказных версий системы.
К основнымфункциям системы относятся:
· регистрациядокумента;
· редактированиерегистрационной карточки;
· вводисполненных резолюций;
· поискдокумента;
· получениеотчетов и пр.
Дляформирования форм и отчетов система интегрирована с ПО MS Word и MS Excel, атакже с почтовыми системами Linkworks (DEC). Разработан и Web-ориентированныйвариант системы для распределенной работы с документами через Интернет.[1]
Требованияк программному и аппаратному обеспечению
А) Требованияк серверной части:
определяютсявыбранной платформой (Windows 2000 Server / Windows 2003 Server / Unix / NovellNetware), требованиями СУБД (MS SQL Server / Oracle), предполагаемымколичеством пользователей системы ДЕЛО, документооборотом организации. В каждомконкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально.
Усредненныехарактеристики сервера:
• процессорPentium IV и выше;
• оперативнаяпамять не менее 512 Мб;
• свободноеместо на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется израсчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационнуюкарточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размерБД – 50 Мб.
В случаеустановки системы ДЕЛО под СУБД Oracle требуется наличие на сервере установленнойи настроенной СУБД Oracle версии 8.х/9.x.
В случаеустановки системы ДЕЛО под СУБД MS SQL Server требуется наличие на сервереустановленной операционной системы Windows 2000 Server или Windows 2003 Serverи установленной и настроенной СУБД MS SQL Server версии 7.0 или 2000 с видомсортировки Dictionary Case-Insensitive и кодовой страницей Cyrillic 1251 (илиCyrillic General collation для MS SQL Server 2000). Режим авторизации долженбыть выбран смешанный (Mixed Mode). При этом служба MS SQL Server должназапускаться под учетной записью администратора сервера.
Б) Требованияк клиентской части:
Для установкисистемы ДЕЛО требуется компьютер с процессором Pentium II и выше, оперативнойпамятью не менее 128 Мб. Программа работает под управлением Windows 2000Professional/Server, Windows XP Professional. Программа требует наличия накомпьютере установленной и настроенной клиентской части СУБД Oracle версии8.х/9.x (SQL*Net и Required Support File) или MS SQL Server 7.0 или 2000(Client Connectivity) соответственно.
Дляиспользования всех функциональных возможностей системы ДЕЛО на рабочей станциидолжны быть установлены: MS Internet Explorer 6.0, текстовый редактор MS Word2000, MS Outlook 2000 (или более поздние версии перечисленных программ). Вслучае использования MS Outlook 2000, необходимо установить MS Outlook вварианте «Корпоративная или для рабочих групп».
Дляиспользования опции сканирования и для работы подсистемы «Поточноесканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader версии4.0 Professional, или 6.0/7.0 Scripting Edition.
Дляиспользования опции «ЭЦП и шифрование» необходимо установить на рабочей станциипакет «КриптоПро» CSP2.0 (www.cryptopro.ru).
Минимальноеразрешение экрана – 800х600, 256 цветов (рекомендуется 1024х768, High Color).
В) Составпрограммного обеспечения системы ДЕЛО:
Основнаячасть ПО системы ДЕЛО написана с помощью средства разработки Power Builder 7.0build 10108. Для функционирования приложений, написанных с помощью этогосредства разработки, необходим набор Runtime библиотек, называемый PowerBuilder Deployment Kit (PBDK). PBDK входит в комплект поставки. Доступ к базеданных осуществляется через клиента СУБД.
Отчетныеформы написаны на Visual Basic 6.0 и поставляются вместе с исходным кодом,открытым для модификации. Для их функционирования необходимы дополнительныекомпоненты, которые устанавливаются на рабочую станцию при установке клиентскойчасти системы ДЕЛО.
К этимкомпонентам относятся:
• API(Application program interface) ДЕЛО
• ADO(ActiveX Data Objects) версии 2.1
• VB (VisualBasic) 6.0 Runtime
• MDAC 2.6
• MS XMLParser ADO и VB Runtime устанавливаются в том случае, если их нет на рабочейстанции или если на установочном диске системы ДЕЛО находится более новая версия.[2]
Такимобразом, СЭД «Дело» не является требовательной в плане программного иаппаратного решения, что делает ее более конкурентоспособной и востребованной.Именно поэтому необходимо знакомить с ней еще на стадии обучения будущихспециалистов.
Для этогорассмотрим некоторые вопросы работы с СЭД «Дело».
Цель даннойработы – знакомство со справочниками и описанием дел в СЭД «Дело».
Задачи:
1) рассмотретьвозможности отражение особенностей документооборота организации в справочникахСЭД;
2) познакомитьсяс реализацией подготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»:описание дел.
1. Отражениеособенностей документооборота организации в справочниках СЭД
К моменту внедрения системы ДЕЛО на предприятии, как правило, ужесуществуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можноотнести:
• первичной регистрации документа;
• порядок формирования регистрационного номера документа;
• порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя кдругому;
• порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии сноменклатурой дел;
• порядок рассылки исходящих документов.
Таким образом, одной из задач СЭД является создание электроннойсистемы документооборота, сочетающей достоинства традиционной для даннойорганизации модели документооборота и нормы документооборота в СЭД.
В системе ДЕЛО хранится модель организационной структурыпредприятия. Эта модель отражает следующие ключевые особенности организации:
• сколько подразделений существует на предприятии и какова ихструктурная подчиненность;
• какие из подразделений имеют собственную картотеку;
• списочный состав должностных лиц каждого подразделения;
• какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы,а также кто является владельцами созданных кабинетов;
• поскольку должностное лицо, как правило, не являетсяпользователем системы, то должен существовать списочный состав пользователейсистемы;
• какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (скакими картотеками, кабинетами, папками, грифами доступа пользователь имеетправо работать).
Кроме того, особенности документооборота в организации отражаютсправочники системы.
Справочники системы – это оформленные по определеннымправилам списки, содержащие стандартную информацию, постоянно используемую всистеме. Ввод данных выбором из справочников позволяет максимально ускоритьвыполнение процедуры, исключить ошибки, а также ограничить выбор только разрешеннымизначениями.
Настройка системы, осуществляемая системным технологом, как раз изаключается во вводе данных в эти справочники.
Выделяют два типа справочников – линейные и иерархические. Линейныесправочники представляют собой простой список элементов (например, категорииадресатов; виды доставки; типы реестров; грифы доступа; типы связок; граждане;типы организации; типы виз; категории резолюций; виды подписей.)
Иерархический справочник содержит списки значений нескольких уровнейиерархии. При такой организации каждый элемент списка верхнего уровня иерархииможет содержать список значений более низкого уровня иерархии. Например, при выборефамилии исполнителя документа вначале будет сформирован список верхнего уровняиерархии, состоящий из наименований подразделений предприятия. При выборекакого-либо подразделения раскроется список отделов подразделения (если такоеделение предусмотрено организационной структурой), а уже после выбора отделастанет доступным список должностных лиц – сотрудников выбранного отдела. Элементы,которые могут содержать список значений более низкой степени иерархии,называются вершинами. Конечные элементы справочника (например, фамилиидолжностных лиц) называются листьями. Вершина, в которой содержится элемент,называется родительской вершиной данного элемента. К иерархическим относятсяследующие справочники: группы документов; список организаций; подразделения; рубрикатор;стандартные тексты; регионы; статус заявителя.
Кроме того, помимо линейных и иерархических справочников, в системе ДЕЛОсуществуют специальные справочники (например, текущая организация, кабинеты,настройка реквизитов, номенклатура дел).
Для поддержания актуальности системы документооборота в конкретнойорганизации, в СЭД существует возможность редактирования значений справочников.Таким образом, изменение организационной структуры предприятия, его штатногорасписания и т.п. будет отслежено путем добавления, удаления, измененияэлементов справочника (например, удаление фамилий уволенных сотрудников).[3]
Перечень справочников, обеспечивающих настройку на организационнуюструктуру предприятия
Наименование справочника
Назначение справочника Подразделения Хранит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица Кабинеты Хранит информацию о созданных в системе кабинетах и списки владельцев кабинета Пользователи Хранит информацию о пользователях системы, их идентификаторах и паролях, правах доступа
Список
организаций Хранит наименования и адреса организаций, с которыми ведется переписка. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК, значениями которых должно быть наименование организации (например, Корреспондент или Адреса. Граждане Хранит фамилии и адреса граждан, с которыми ведется переписка.
Группы
документов Хранит информацию о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки Грифы доступа
Хранит список возможных грифов доступа (например, «общий», ДСП), используемый для формирования реквизита РК Гриф доступа.
Стандартные
тексты Хранит стандартные формулировки, используемые при формировании значений реквизитов РК: текстов резолюций, краткого содержания документа, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля, оснований для списания в дело. Рубрикатор Хранит наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), что в дальнейшем может быть использовано при формировании запроса на поиск документов одной тематики. Виды доставки
Хранит стандартный список возможных видов доставки документа (например, почта, фельдсвязь и т.п.), используемый для формирования реквизита РК Доставка. Типы связок
Хранит список стандартных типов связок между документами (например, «в исполнение – исполнено», «в отмену – отменено»). Например, если регистрируемый документ отменяет действие какого-либо другого
документа (документов), то путем выбора из справочника между ними может быть установлена связка «в отмену – отменено». При этом появляется возможность перехода по
связке от одного документа к другому. То есть, работая с документом, отменившим действие других документов, можно быстро вызвать любой из отмененных документов. Типы реестров
Содержит список типов реестров – списки документов, отправляемых из организации одним или несколькими пакетами. Справочник используется при работе с функцией Реестры внешней отправки Виды подписей Хранит виды электронно-цифровых подписей, которые могут быть использованы для подписания файлов, прикрепленных к проектам документов (например, «Авторская», «Согласующая», «Утверждающая» и пр.).
Категории
резолюций Содержит список категорий, которые могут быть присвоены резолюциям и проектам резолюций, чтобы отметить их для различных информационно-справочных целей
Статус
заявителя
Используется при формировании справочника Граждане. Хранит информацию о социальном статусе и социальном положении граждан
Номенклатура
дел Хранит заголовки дел, в которые подшиваются документы, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии.
Настройка
реквизитов
Используется для настройки отображения критериев отбора РК и РКПД для таких режимов поиска, как Обобщенный поиск и Поиск РКПД. Кроме того, справочник содержит сведения о дополнительных реквизитах РК и тематических рубрик, используемых при регистрации и редактировании документов. Типы виз Содержит стандартные формулировки, используемые при визировании проектов документов.
2. Реализацияподготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел
Исполненныедокументы списываются (подшиваются) в дела в соответствии с номенклатурой дел.По установленным стандартам номенклатура дел отражает установленные ворганизации правила группировки документов по темам для обеспеченияупорядоченного хранения исполненных документов. Целесообразно организоватьраздельное ведение дел в основных структурных подразделениях. Затем внутрикаждого такого раздела определяются заголовки дел, отражающие основноесодержание подшиваемых в них документов, вводится индексация дел (индекс, какправило состоит из цифрового или буквенного обозначения подразделения ипорядкового номера заголовка дела) и текущий год номенклатуры. Таким образом,по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделении был списандокумент и к какой разновидности документов он относится.
Система ДЕЛОреализует вышеизложенный порядок составления номенклатуры дел в ходе настройкисправочника Номенклатура дел. Сама же процедура списания документа в делосводится к внесению отметки о списании в журнал передачи документов, чтосопровождается выбором значения индекса (номера) дела из справочникаНоменклатура дел.
Отметкасписания документа в дело
Чтобыотметить списание документа, нужно:
1. Открытьокно журнала передачи документа (пользователям, имеющим соответствующее право,данное им системным технологом);
2. Выделить требуемую запись и открыть окно справочникаНоменклатура;
3. Выбратьдело, в которое списывается документ. Для этого:
• выделить всписке подразделений подразделение, в котором находится дело. В правой областиокна откроется список дел подразделения согласно номенклатуре;
• выделитьтребуемое дело в списке. Для этого:
– еслиизвестен индекс дела, ввести его в поле Индекс и щелкнуть на кнопке Найти. Требуемоедело будет выделено в списке в правой
области окна;
– еслиизвестно название дела, ввести его первые буквы в поле Название и щелкнуть накнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна.Если несколько названий
начинается свведенного фрагмента, будет выделено первое из этих дел;
– полеГод даёт возможность отображать на экране только те элементы, которые относятсяк указанному году, что значительно упрощает работу с большим списком элементов.
При вызовеокна для выбора элементов из справочника в поле Год по умолчанию установлен текущийгод. Значение поля можно удалить или редактировать. В случае удаления значенияполя Год, на экране отображаются все номенклатуры дел указанного подразделения;
– если всписке мало дел, сразу щелкнуть на требуемом наименовании.
5. Щелкнутьна кнопке Выбрать. Произойдет возврат в окно журнала передачи документа, вкотором появится строка с записью названия подразделения и дела, в котороесписан документ.
• Если присписании документа в дело использовалась правая кнопка, то будет отраженазапись о списании в дело определенного оригинала / копии.
• Если присписании документа в дело использовалась левая кнопка, то будет отражена записьо списании в дело первого оригинала документа.
6. Прииспользовании левой кнопки, внизу окна в графе Дата и время отредактироватьдату и время списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущиедата и время), а также указать оригинал или копию
документа,списываемого в дело. Если оригиналов несколько, то указать номер экземпляра вграфе № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающеесообщение). Если копии пронумерованы, то указать номер копии, списываемой вдело.
7. Ввести склавиатуры в поле Примечание основание для списания документа в дело. Также вданной графе можно указать номер тома и страницы дела.
8. Завершитьотметку списания документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердитьсписание документа, или нажав клавишу ESC, чтобы отказаться от него. Еслисписанный в дело документ вновь будет использован для работы, система выведетдиалоговое окно с предупреждением и в зависимости от ответа, либо продолжитпередачу документа либо прервет ее.[4]
Заключение
Такимобразом, мы проанализировали некоторые аспекты системы электронногодокументооборота «Дело», а именно:
· рассмотрелиотражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД ивыяснили, что в системе ДЕЛО хранится модель организационной структурыпредприятия и справочники системы. Кроме того, с помощью возможностиредактирования значений справочников можно поддерживать актуальность системыдокументооборота в конкретной организации (изменение организационной структурыпредприятия, штатного расписания и т.п.) (например, удаление фамилий уволенныхсотрудников) путем добавления, удаления и изменения элементов справочника.
· краткоознакомились с основными этапами списания исполненных документов.
Списоклитературы
1. Система автоматизацииделопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководствоадминистратора Инструкция по установке.
2. Система автоматизацииделопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководствопользователя.