Содержание
Правилаоформления документов. Требования к бланкам документов. Реквизиты и ихпредназначение.
Требованияк бланкам документов
Системаорганизационно-распорядительной документации
Списоклитературы
Правилаоформления документов. Требования к бланкам документов. Реквизиты и ихпредназначение
С 1 июля 2003 г. введенновый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлениюдокументов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами,как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма идругие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческихдокументов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкамдокументов[1].
Обновление стандартаГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числеи секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятияпо повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частьюкурса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимыйстандарт устанавливает единые требования и правила оформления документовуправления независимо от того:
· государственноеэто или негосударственное предприятие;
· какимвидом деятельности занимается предприятие;
· какведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современнойинформационной технологии).
Что же новогопредусмотрено в стандарте?
Пожалуй, самое главноесодержится в его введении – требования настоящего стандарта являютсярекомендуемыми, а не обязательными.
Число реквизитовдокументов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита:ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) иИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки научет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», которыйрегламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.
Как теперь должнырасполагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидетьна приведенном образце.
Отметка о контроле,ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле.Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит былне виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль»,простановка которого на левом поле была невозможна.
Размеры полейдокументов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм,все остальные – не менее 20 мм.
В грифе утверждениянаименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже(утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительныйпадеж – утверждено приказ).
Косметическимизменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся толькоинициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большомколичестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчествополностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого незнаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.
Изменилось расположениеотметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается вправом нижнем углу.
Все остальные реквизитысущественно не изменились.
К достоинствам новогостандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количествоизменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качествесравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов взападном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, снебольшими изменениями, сохранились до наших дней[2].
Выполнение единыхправил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов;качественное и своевременное составление и исполнение документов; организациюоперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешнойдеятельности вашего предприятия.
При подготовкедокументов используются следующие реквизиты: 01. Государственный герб Российской Федерации 16. гриф утверждения документа 02. герб субъекта Российской Федерации 17. резолюция 03. эмблема организации или товарный знак 18. заголовок к тексту 04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) 19. отметка о контроле 05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами). 20. текст документа 06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами 21. отметка о наличии приложения 07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) 22. подпись 08. наименование организации 23. гриф согласования документа
09. справочные данные об организации
(индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке). 24. визы согласования документа 10. наименование вида документа 25. оттиск печати 11. дата документа 26. отметка о заверении копии 12. регистрационный номер документа 27. отметка об исполнителе 13. ссылка на регистрационный номер и дату документа 28. отметка об исполнении докеумента и направлении его в дело 14. место составления или издания документа 29. отметка о поступлении документа в организацию 15. адресат 30. идентификатор электронной копии документа
Просматривая этотсписок, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными приоформлении разных документов одного предприятия — это эмблема организации,наименование организации и справочные данные об организации. Естественно,предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждыйгод. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами.Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа,(нименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будутотличаться — поэтому их называют переменными реквизитами.Требования к бланкам документов
1. Документыизготавливают на бланках.
Устанавливаются дваосновных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использованиебланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документовдолжны иметь поля не менее, мм:
· 20- левое;
· 10- правое;
· 20- верхнее;
· 10- нижнее.
2. Бланки документовследует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускаетсяизготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфииили воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно приизготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций сизображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектовРоссийской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.
3. Бланки документовпроектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначеныфиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные.Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4. Устанавливают дваварианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.
5. Реквизиты 01, 02, 03располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать науровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08,12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зонрасположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрованным(начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зонырасположения реквизитов);
· флаговым(каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположенияреквизитов).
6. Для организации, ееструктурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие видыбланков документов:
· общийбланк;
· бланкписьма;
· бланкконкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используютдля изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурногоподразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, еслируководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
7. Общий бланк взависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02,03, 06.
Бланк письма взависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02,03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границзон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланкконкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительныхдокументов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12,ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12;17; 18.
8. На бланкахорганизаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком вкачестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают надвух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
9. Допускаетсядокументы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройствсредств вычислительной техники.
Отдельные внутренниедокументы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать отруки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
10 При изготовлениидокументов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны бытьпронумерованы.
Номера страницпроставляют посередине верхнего поля листа.
11. Допускаетсяпечатание документов с использованием оборотной стороны листа.Система организационно-распорядительной документации
Государственный герб РФпомещают на бланках документов в соответствии с постановлением оГосударственном гербе РФ.
Греб субъекта РФ помещаютна бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эмблему организации илитоварный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблемуне воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.
Код организациипроставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
Код форму документапроставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.
Наименованиеорганизации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованиеморганизации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное названиевышестоящей организации.
Наименованиеорганизаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качествегосударственного национальный язык, печатают на двух языках.
Наименование наиностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе.Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русскомязыке.
Наименование филиала,территориального отделения, представительства, структурного подразделенияорганизации указывают в том случае, если они являются авторами документа, ирасполагают ниже наименования организации.
Автором документа можетбыть должностное лицо, представляющие организацию.
Справочные данные оборганизации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения поусмотрению организации.
Наименование видадокумента составленного или изданного организацией, регламентируется уставом идолжно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименованиевида документа не указывают.
Датой документаявляется дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания.Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документасчитается наиболее поздняя дата подписания.
Регистрационный номердокумента состоит из его порядкового номера, который можно заполнять поусмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номердокумента, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационныхномеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию впорядке указания авторов в документе.
Ссылка нарегистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документана который дается ответ.
Место составлениядокумента указывают в том случае, если затруднено его определение пореквизитам.
Оформление реквизитов,размещенных на рабочем поле документа.
Гриф ограничениядоступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и егоможно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации,отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресатамогут быть организации, их структурные подразделения, должностные илифизические лица. Наименование организации и ее структурного подразделенияуказывают в именительном падеже.
Должность лица,которому адресован документ указывают в дательном падеже.
Если документотправляется в несколько однородных организаций, то их следует указыватьобобщенно.
Документ не долженсодержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим,четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляютсписок рассылки документов.
Гриф утверждениядокумента располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждаетсядолжностным лицом или специально издаваемым документом.
Резолюцию рекомендуетсянаносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основноготекста документа.
Допускается оформлениерезолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержаниедокумента. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовокможет отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.
К тексту документовоформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.
Текст документасоставляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательствомРФ и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов пишуттолько на русском языке при направлении их:
· вфедеральные органы государственной власти, органы государственной властисубъектов РФ;
· напредприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данногосубъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты документовоформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этихструктур.
При составлении текстав виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны бытьвыражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием сглаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиямипризнаков.
Графы и строки таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительномпадеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Еслитаблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны бытьпронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, какправило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания,цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительнуючасть.
В тексте документаподготовленного на основании документов других организаций или ранее изданныхдокументов, указывают их реквизиты:
· Наименованиедокумента, наименование организации – автора документа, дату документа,регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
· Еслитекст содержит несколько решений, выводов и др., то его следует разбивать наразделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
· Враспорядительных документах организаций, действующих на принципах единоличия, атакже документах, адресованных руководству организации, изложение текста должноидти от первого лица единственного числа.
· Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьеголица единственного числа.
· Всовместных распорядительных документах текст излагают от первого лицамножественного числа.
· Текстпротокола излагают от третьего лица множественного числа.
· Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурныхподразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводу используютформу изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.
В письмах используютследующие формы изложения:
· отпервого лица множественного числа;
· отпервого лица единственного числа;
· оттретьего лица единственного числа.
При оформлениидокумента на бланке должностного лица должность этого лица в подписи неуказывается.
При подписаниидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагают одну поддругой в последовательности соответствующей занимаемой должности.
При подписаниидокумента несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются наодном уровне.
В документахсоставленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а ихобязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Документ может бытьподписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактическойдолжности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись отруки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документасостоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовываетсядокумент, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.
Согласование документаоформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи идату, а при необходимости – должность визирующего.
Визы проставляют напоследнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемогодокумента. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельномлисте.
Печать заверяетподлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренныхспециальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих фактысвязанные с финансовыми средствами.
Документы заверяютпечатью организации.
При заверениисоответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:
· завершительнуюнадпись «верно»;
· должностьлица, заверившего копию;
· личнуюподпись;
· расшифровкуподписи;
· датузаверения.
Допускается заверятькопию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителивключает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку обисполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу.
Списоклитературы
1. Положениео Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г.№ 2050
2. КирсановаМ.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечениеуправления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск:Сибирское соглашение, 2002.
3. Организацияработы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
4. ЧуковенковА.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005.
5. ГОСТР 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1997.