Содержание
1. Делопроизводство по личному составу. Правила заполнениятрудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке
2. Распорядительные документы в условиях единоличногопринятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов
3. Основные виды информационно-справочных документов,требования к их содержанию и оформлению
Список использованной литературы
1. Делопроизводство по личному составу. Правилазаполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке
В cт. 66 Трудового кодекса РФ/> говорится о том, что «трудовая книжка/> установленного образца является основным документом о трудовойдеятельности и трудовом стаже работника».
/>/>При ведении трудовых книжек/>необходимо соблюдать ряд требований.К таким требованиям относят:
1) технику ведения оформления записей в трудовой книжке/>;
2) язык оформления записей в трудовой книжке;
3) состав записей в трудовой книжке;
4) содержание записей в трудовой книжке;
5) оформление отдельных элементов записей в трудовой книжке.
Рассмотрим более подробно каждый из вышеперечисленных пунктов. Техникаведения оформления записей в трудовой книжке отражена вИнструкции по заполнению трудовой книжки, утвержденной Постановлением СоветаМинистров ССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656/>.В этой инструкции прописано, что все записи в трудовой книжке должныосуществляться гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (гелем,пастой) синего, черного или фиолетового цвета или ручкой-роллером, в том числешариковой. Появление такого требования связано с тем, что записи необходимозащитить от порчи, например, предохранить от растекания чернил по поверхностилиста трудовой книжки.
В инструкции сказано, что записи нужно прописыватьв трудовой книжке без сокращений. Например, «переведен», а не «пер.»; «приказ»,а не «пр.» и т.п.
Нумерация в трудовых книжках должна быть последовательной, т.е. прямовозрастающая, но только в одном разделе.
В инструкции сказано, что заполнение трудовых книжек должноосуществляться только на государственном языкеРоссийской Федерации. Также записи можно вести на языке той республики, котораянаходится в составе Российской Федерации и установила свой государственный языкна территории республики. Поэтому записи, вносимые в трудовую книжку, сначала записываютсяна русском языке, а потом на языке, принятом в республике.
В трудовую книжку вносят следующие виды сведений (записей):
· сведения (записи)о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия,специальность);
· сведения (записи)о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
· записи онаграждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетныхзваний, награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правиламивнутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения всоответствии с действующим законодательством);
· сведения оботкрытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях ирационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Стоит обратить особо внимание на то, что взысканияв трудовую книжку не вносятся.
К содержанию трудовых книжек предъявляются следующие основныетребования:
1) полное содержание всех сведений (порядковый номер, дата, наименованиеи т.п.);
2) соответствие формулировок сведений трудовому кодексу и распоряжению(приказу) (например, приказ об увольнении сотрудника организации и т.п.);
3) соответствие сведений реальной ситуации.
Особо стоит отметить, что все вносимые измененияв трудовую книжку должны быть документально обоснованы.Инициалы сотрудника в трудовую книжку вносят в именительном падеже, полностьюпрописывая фамилию, отчество и имя без всяких сокращений. Такие же требованияпредъявляются к занесению сведений о дате рождения. Даты фиксируются арабскимицифрами, число и месяц прописывают двумя парами двузначных чисел. Год пишетсячетырехзначным числом, отделяя при помощи точки числа друг от друга.
На титульном листе трудовой книжки ставится заверительная подписьсотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство в организации и оттискпечати, удостоверяющий подлинность подписи.
Запись о выдаче вкладышатрудовой книжки/> или дубликата трудовой книжкидолжна соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек/> и Инструкции по заполнению трудовых книжек/>.Записи могут быть оформлены при помощи постановки штампа (например, «Выдан вкладыш» и т.п.) или записи от руки с фиксированиемномера, серии документа, который был выдан, на оригинале трудовой книжки.
Оформление записей со сведениями о работнике осуществляется в следующихситуациях:
1) при оформлении трудовой книжки;
2) при внесении подлежащих изменений информации в сведениях о работнике.
Оформление трудовой книжки осуществляется работодателем, если:
· работник впервыетрудоустраивается;
· работникпроработал в организации по первому трудовому договору пять или менее дней, всвязи с чем трудовая книжка не была на него заведена;
· произошла утратаработником трудовой книжки после увольнения с последнего места работы;
· прежнийработодатель документально подтвердил утрату трудовой книжки работника;
· у работникатрудовая книжка отсутствует по каким-либо другим причинам, либо находится всостоянии, не подлежащем дальнейшему ее использованию.
Оформление самой трудовой книжки в соответствии с п. 8 Правил веденияи хранения трудовых книжек осуществляетсяработодателем или другим лицом, обладающим правом ведения кадровогоделопроизводства в организации (например, кадровый делопроизводитель, директорпо персоналу и т.д.):
1) не позднее 5 дней со дня приема сотрудника на новое место работы;
2) в присутствии владельца трудовой книжки (работника организации).
Работодатель должен вносить все данные оработнике в трудовую книжку согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовыхкнижек на основанииследующих документов:
1) паспорта гражданина РФ или другого документа, удостоверяющеголичность – сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника;
2) документа об образовании – сведения об образовании работника, сведенияо профессии и (или) специальности.
Особо стоит обратить внимание, что все документы, предоставленныеработником, должны быть подлинными. Если один изподлинников документов при оформлении отсутствует, то оформление возможно припредоставлении дубликата или нотариально заверенной копии документа. В случае,если документы отсутствуют по уважительной причине (например, хищение паспортаи т.п.), то оформление возможно отложить до момента восстановления документовпо письменному заявлению работника организации.
Дата заполнения трудовой книжки желательно должна быть зафиксированаарабскими цифрами или алфавитно-цифровым способом, где месяц прописываетсябуквенным способом, т.е. словом в родительном падеже.
Все сведения, которые были внесены в трудовую книжку, в обязательномпорядке должны быть проверены владельцем данного документа. В случаеправильности заполнения трудовой книжки работник ставит свою подпись в знаксогласия с указанными данными на титульной странице документа. После этогосотрудник кадровой службы ставит свою подпись и оттиск печати организации натитульном листе, и трудовая книжка отдается на хранение до момента увольнениясотрудника с предприятия. Вопрос хранения трудовой книжкив организации более подробно будет рассмотрен далее. Сейчас же мы рассмотримболее подробнее вопрос об оформлении записей со сведениями о работе сотрудникаорганизации.
П. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что всяинформация в трудовую книжку должна вноситься на основанииприказов или распоряжений, которые были изданы работодателем,не позднее недели с момента их издания. Это правило также распространяется и наоформление сведений или записей относительно награждений работников и т.п.
В состав записей, носящих в себе информацию о сведениях о работе, входят:
· информация отрудовых функциях сотрудника организации, которые он исполняет непосредственнов своей профессиональной деятельности;
· информация опереводе сотрудника с одной должности на другую на постоянной основе;
· информация опрекращении трудового договора между работодателем и работником организации;
· информациядругого характера, предусмотренного законодательством РФ.
Приведем пример записи втрудовой книжке.
В приказе (ф. Т-1, Т-1а)
В трудовой книжке (графа 3)
Прием на работу на неопределенный срок, с нормальной продолжительностью
рабочего времени, с испытанием или без него
ПРИНЯТЬ НА РАБОТУ:
С 20.01.2010
Свиридову Анну Алексеевну
в плановый отдел
на должность экономиста I категории
с окладом 15 000 руб. 00 коп.
Основание: трудовой договор от 20.01.2010 № 45.
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен: подпись, дата. Принята на должность экономиста I категории планового отдела 2.Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок ихразработки, оформления и состав реквизитов
Краспорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятиярешения, относятся приказы, распоряжения, указания.
Вусловиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления ворганизации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решенийобеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственностьруководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решенийдействуют федеральные министерства, администрации субъектов РоссийскойФедерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений,предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор,председатель правления).
Процедураиздания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов,указаний, распоряжений – включает следующие стадии:
1. Инициированиерешения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализинформации по вопросу.
3. Подготовкапроекта распорядительного документа.
4. Согласованиепроекта документа.
5. Доработка проектараспорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения(подписание документа).
7. Доведениераспорядительного документа до исполнителей.
Процедурадокументирования является организующим началом в подготовке и изданиираспорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующемузаконодательству.
Проектыраспорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранееразработанным планом или программой), по поручению руководства организации, поинициативе руководителей структурных подразделений или подведомственныхорганизаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости изданияраспорядительного документа может излагаться в докладной записке, справкеаналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебномписьме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проектыраспорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений.Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решениюруководства организации создается временная комиссия или назначается группаработников для подготовки проекта распорядительного документа.
Сбор ианализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной исвоевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определитьисточники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативнаядокументация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящихи подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодическойпечати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросуявляется выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессеанализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всестороннейих оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Подготовкапроекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проектараспорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листебумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнемполе справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же,как если бы это был окончательный вариант документа.
Согласованиепроекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточновнутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провестиэкспертизу решения в других организациях).
Обеспечениекачественной подготовки проектов документов и их согласование сзаинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которыевыносят проект.
Проектыи приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения,внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проектепредусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ июридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).
Визыпроставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника)проекта документа в нижней его части.
Впроцессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проектудокумента. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проектдокумента или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. Впоследнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующеголица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечанияприлагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается кпроекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа.При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание всеособые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом нарассмотрение руководителя.
Однако,если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиальногохарактера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этомнеобходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработкев проект документа внесены только уточнения редакционного характера, неизменившие его содержания.
Доработкапроекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документапо результатам согласования, окончательное оформление согласованного проектадокумента на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Контрольза правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационногообеспечения управления (ДОУ).
Еслипроект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящейорганизации, проект документа оформляется не на бланке организации, а настандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительнымписьмом и пояснительной запиской.
Принятиерешения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовкираспорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа вполноценный документ, обладающий юридической силой.
Послеподписания делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которойдокумент приобретает статус официально изданного.
Проектыдокументов печатаются на стандартных бланках установленной формы идокладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержатькраткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведенияо том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Доведениераспорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможносжатые сроки) или передача исполнителям. 3.Основные виды информационно-справочных документов, требования к их содержанию иоформлению
Информационно-справочныедокументы сообщаютсведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируютуправленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческоговоздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документыэтой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительнымдокументам.
Особенностьюэтих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: отработника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения круководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Наоснове резолюции руководителя информационно-справочные документы могут статьоснованием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
В составинформационно-справочных документов входят: докладная записка, служебнаязаписка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, всеразновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список,перечень.
Рассмотрим в качествепримера информационно-справочный документ справка.
Справка:
1) документ, содержащийописание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2) документ,подтверждающий факты биографического или служебного характера (Краткий словарьвидов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
Выделяют справки:
— подтверждающие фактыбиографического или служебного характера;
— отражающие основную(производственную) деятельность организации.
Работники, как правило,обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдатьсправки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.
Их основная цель —подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:
1) место работы;
2) должность, профессия,специальность;
3) стаж работы вопределенной должности (по профессии, специальности);
4) размер заработнойплаты;
5) размер начисленных ифактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Справки с места работымогут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти(например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления(например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например,банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.
Как правило, справка сместа работы оформляется на бланке — шаблоне (трафаретном бланке для справок) иони могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющембольшинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятсяк тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланкеорганизации, в этом случае объем информации об организации будет максимальноиндивидуализирован.
На практике для указанияадресата в справке используются два подхода:
адресат указывается вконце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;
адресат выносится вправый верхний угол бланка.
Сведения о работодателе,выдавшем справку, должны указываться полностью, в соответствии с учредительнымидокументами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации иструктурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов ифакса и так далее.
По общему правилу справкас места работы подписывается работодателем или руководителем организации изаверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотренолокальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работыможет быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа ораспределении обязанностей).
Обязательными реквизитамисправки являются: наименование организации (для внутренней – наименованиеструктурного подразделения), наименование вида документа, дата ирегистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат,подпись, оттиск печати.
Учет выданных справок сместа работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале(книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номерзаписи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «остаже» и так далее), адресат.
Пример
Образец справки с местаработы.
ООО «Виктория»
Адресат
СПРАВКА
10.11.2006 г. №45
г. Москва
Иванова Мария Ивановнаработает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.
Директор____________/__________________/
Подпись (расшифровкаподписи)
Список использованной литературы
1. Делопроизводство:Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред.проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
2. Кадровоеделопроизводство: информационно-справочная документация // Audit-it.ru. – 7февраля 2007.
3. Краткий словарьвидов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
4. Организацияработы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
5. Энциклопедияделопроизводства [Электронный ресурс]:www.termika.ru/dou/enc/razd2/prav.php