Введение
Цели и задачи работы:
Провести внутренний аудит процессаприемки готовой продукции на склад, ее хранения и отправки на реализацию.Изучить нормативную документацию, согласно с которой проводятся данные процессыи выявить несоответствия указанным нормам. Охарактеризовать качество проводимыхпроцессов и составить план корректирующих действий для устранения ошибок инедостатков в работе.
Аудит или аудиторская проверка – это процедура независимой оценкидеятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. Различаютоперационный, технический, экологический и прочие разновидности аудита.Отдельные виды аудита близки по значению к сертификации.
Промышленный аудит включает в себя элементы финансового итехнического аудита. Под техническимаудитом понимают проверкунезависимыми специалистами системы организации производства, системы контроля иуправления качеством, применяемых технических и технологических решений, атакже проверку технического состояния машин оборудования, механизмов, зданий исооружений, инженерных коммуникаций, систем и сетей, также проверку техническойи проектной документации с выражением мнения относительно обоснованности применяемыхтехнологических решений, способов управления производством и соответствиятехнического состояния инженерно сложных систем и оборудования требованиямнормативных актов.
Аудит также можно разделить на внутренний и внешний. Внешний аудит проводится независимой аудиторской фирмой (аудитором) на договорной основе, внутренний – сотрудниками предприятия во главе с независимым экспертом. Внутренний аудит выступает неотъемлемой частью системы управленческого контроля на предприятии. Его цель – оценка эффективности функционирования системы управления предприятием. Она достигается в процессе контроля со стороны специального органа, создаваемого на предприятии (службы внутреннего аудита), за достоверностью бухгалтерской отчетности, исполнением смет расходов, сохранностью имущества, а также путем разработки предложений по совершенствованию методов организации производства, взаимодействия различных подразделений.
Характеристика и организационнаяструктура предприятия
Изучаемое Предприятие на сегодняшнийдень является одним из самых современных производств в Европе и производит нетолько традиционное светлое пиво, но и специальные сорта. Внутренний аудит наданном Предприятии направлен на оценку и улучшение системы менеджмента качествапредприятия, контроль производства и обеспечение удовлетворения потребителей, ипозволяет Предприятию занимать свое место на рынке слабоалкогольной продукции.
Данное предприятие аккредитовано надеятельность в соответствии с ИСО 9000.
Характеристика Предприятия:
Производственная мощность (2008): 480млн. л
Численность персонала 584 человека(апрель 2009)
Организационная структура предприятия- определяет распределение ответственности иполномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде графическойсхемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационныеединицы (подразделения, должностные позиции). На рассматриваемом намипредприятии установлена линейная структура подчиненности.
Управляетпредприятием генеральный директор. В его подчинении находятся следующие отделыпредприятия: отдел закупок, отдел маркетинга, отдел продаж, отдел кадров и всеболее мелкие отделы. Начальники данных подразделений отчитываются о проведенииработ напрямую генеральному директору предприятия и непосредственно от него получаютуказания. Также на предприятии работают директор по общим вопросам итехнический директор, в их подчинении находятся: секретариат, начальниктранспортного цеха, комендант и начальник лаборатории, главный механик, главныйэнергетик, начальник производства, начальник цеха розлива соответственно.
В веденииначальника отдела закупок находится склад сырья, а, в свою очередь, начальниксклада сырья и материалов главенствует над начальником таможенного отдела.Начальниксклада готовой продукции подчиняется начальнику отдела продаж, начальникмедсанчасти — начальнику отдела кадров.
В свою очередь, начальники отделовпредприятия организуют деятельность сотрудников отделов вплоть до низшихдолжностных категорий.
Характеристикаи организационная структура проверяемого отдела
На складготовой продукции поступает продукция: разлитая в стеклянные бутылкивместимостью 0,5л и упакованная в коробки по 20 штук; разлитая в алюминиевыебанки вместимостью 0,5л и упакованные в коробки по 24 штуки; разлитая в ПЭТвместимостью 0,75л, 1,5л, 2л и 3л и объединенная в полиэтиленовую упаковку по 6штук; разлитая в стальные кеги вместимостью 20л, 25л, 30л и 50л. Далее поступающаяпродукция укладывается на стеллажи в 10 ярусов, если это стеклянные бутылки илиалюминиевые банки; в 6 ярусов, если это ПЭТ; в 5 ярусов, если это кеги.
Складскиепомещения находятся в непосредственной близи с цехами розлива и упаковки, наотдельно охраняемой и обслуживаемой территории.
Управление складскими операциями наскладах готовой продукции осуществляется руководителем подразделения. Приэксплуатации собственного складского комплекса, состоящего из пяти складов,возникает необходимость в организации и управлении не только операциями поскладской обработке готовой продукции, но и непосредственно складом.
Отдел по организации складскихопераций, курируемый начальником складского комплекса, на основании данных,полученных из коммерческого отдела по объемам закупок и продаж готовойпродукции и срокам их поставки, планирует размещение, обработку и отпускпродукции на складах. При этом необходимо тесное сотрудничество с отделом поорганизации перевозок для обеспечения приемки и отгрузки товара. Послевыполнения складских операций Отдел предоставляет необходимые данные вкоммерческий отдел и документы по приемке или отгрузке продукции в бухгалтериюкомпании.
Взаимоотношения между сотрудникамиразличных подразделений, порядок обмена информацией и принятия решений детальноописаны в бизнес-операциях этих подразделений и в единой технологии компании.
Работа отдела по организациискладских операций, так же как и других подразделений, строится на основанииположения об отделе. Склад является структурным подразделением отдела поскладским операциям.
Структуру управления складскимкомплексом можно разделить на три уровня:
· управленческий;
· организационный;
· исполнительский.
В задачи управленческого уровнявходят:
· разработка исовершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями;
· контрольдеятельности структурных подразделений склада;
· анализдеятельности склада по финансовым и количественным показателям;
· ведение кадровойработы.
В задачи организационного уровнявходят:
· участие вразработке тактики деятельности склада;
· реализацияутвержденных планов;
· организацияработы сотрудников подразделений;
· работа склиентами и партнерами в рамках заключенных договоров по вопросам, относящимсяк компетенции руководителей подразделений;
· контрольсоблюдения сотрудниками технологии работы;
· подготовка данныхи материалов по результатам работы своих подразделений или участков;
· подготовкапредложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельностиподразделений и участков;
· анализдеятельности подразделения по финансовым и количественным показателям;
· ведение учетарабочего времени сотрудников.
В задачи исполнительского уровнявходят:
участиев разработке тактики деятельности склада;
· соблюдениераспорядка организации работы, правил безопасности и обеспечения сохранностипродукции;
· внесениепредложений по совершенствованию, как отдельных операций, так и технологииработы на своих участках.
Структура управления отдельнымскладом практически соответствует структуре управления складским комплексом,так как на складе решаются те же вопросы.
На рассматриваемом складскомкомплексе функции технолога выполняет заместитель начальника склада. Толькопродуманная, описанная, утвержденная и применяемая всеми сотрудниками складатехнология позволяет добиваться повышения эффективности работы склада икомпании. Важное значение имеет также ведение учета поступления, наличия иотгрузки готовой продукции.
Для увеличения эффективности работсклада, контроля работы других участков и усиления мер по обеспечениюсохранности продукции управление складским комплексом разделено на дванаправления:
Первое направление — это выполнениевсех физических операций с продукцией на складе, т.е. их разгрузку, приемку,перемещение по складу, хранение, отбор заказов и отгрузку, оформлениетоваросопроводительных документов и др. Этими операциями руководит начальник смены,которому подчиняются кладовщики и грузчики.
Второе направление — это управлениескладскими операциями, документальный контроль выполнения приемки и отгрузкипродукции, ведение их учета в электронном и бумажном виде на всех стадияхнахождения на складе, распечатка отгрузочных документов, составление и передачаинформации о поступлении и отгрузке продукции, подготовка отчетов и др.
Этими операциями руководит главныйоператор склада и оператор смены.
К функциям заместителя начальникасклада можно отнести контроль наличия расходных материалов, проведениенормативного обслуживания складского оборудования, контроль соблюдениясотрудниками склада технологии, контроль учета рабочего времени сотрудников,контроль взаимодействия с внутренними и внешними контрагентами и другиевопросы.
Наличие погрузо-разгрузочной техникитребует своевременного технического обслуживания, проверки и зарядкиаккумуляторов, контроля ее эксплуатации сотрудниками. Эти работы выполняет вкаждой смене отдельный сотрудник — механик.
Правильная организация работ ираспределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиватьсяслаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов иповышению эффективности работы склада.
Описание и схема процесса приемки,размещения и хранения готовой продукции
Готовая продукция, разлитая иупакованная в различные типы тары, поступает на транспортерах на территориюскладского комплекса. Далее начальники смены отдельных складов контролируютколичество и вид поступившей продукции, оформляются товаросопроводительныедокументы. Внутри склада продукция сортируется кладовщиками и распределяетсягрузчиками на стеллажах. Оператором смены документируются все процессывыгрузки, приемки и хранения продукции, ведется строгий учет количества приходящейна склад и уходящей со склада продукции. Составленный отчет о проведенных вовремя смены операциях передается главному оператору склада.
Контроль условий хранения готовойпродукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются операторомсмены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживаниеведется механиком склада.
Разгрузка продукции и отправка ее нареализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производитсятолько при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данныепроцессы также контролируются начальником смены и оператором смены.
Управление всеми складскимиоперациями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессовведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выборобслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Всеманипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.
Обоснование выбора проверяемыхэлементов качества
Процесс приемки и хранения готовойпродукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержаниявысокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены истрого следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, накоторых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:
1. Приемочный контроль продукции поколичеству и качеству. При некачественном контроле продукции может бытьнарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещениепродукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиковвозможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Этонедопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этогоможет возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, чтоповлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условийхранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет засобой большие затраты на брак.
Программа аудита
Основными задачами проверки является:установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей снормативной документации, качество и соответствие заявленных процессовпроизводства нормативным (приложение ). Аудитирование будет включать в себяпроверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе иэффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверкуусловий выполнения поставленных перед отделом задач.
Внутренний аудит отдела складскихопераций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела ивывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.
Элементы системы качества,проверяемые при аудите:
1. Ответственностьруководства.
2. Управлениедокументацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки нареализацию готовой продукции).
3. Управлениеконтрольным и другим оборудованием.
4. Управлениепроцессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).
5. Управлениенесоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции иотправка ее на утилизацию).
6. Погрузочно-разгрузочныеработы, хранение.
7. Соответствиеусловий приемки и хранения продукции нормативным показателям.
8. Управлениерегистрацией данных.
9. Техническоеобслуживание.
10. Подготовка кадров.
Матрица ответственности проведенияаудитаПроводимый процесс Участник процессов Высшее руководство Служба качества Руководитель подразделения Подбор группы аудита Р У О Проведение предварительного совещания Р У У Составление приказа о проведении проверки О, Р - - Проведение проверки Р У О Заключительное совещание Р У О Проведение корректирующих мероприятий Р О У
График аудита подразделенияПроверяемый объект Время проверки 01.03.2010 02.03.2010 03.03.2010 04.03.2010 Начальник складского комплекса + Начальник отдельного склада + Заместитель начальника склада + Начальник смены, его подчиненные + Главный оператор склада, его подчиненные + Отдел кадров +
Составление чек-листаОбъект системы качества В соответствии с нормами Результат проверки Нормативная документация Документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, в каждом складском помещении находится минимум в 2х экземплярах. Находится в открытом доступе для каждого из сотрудников, все сотрудники ознакомлены с данной документацией и раз в полгода проходят дополнительную аттестацию. Документы складского учета Документы содержат только достоверную информацию, своевременно оформляется. Информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме. Документы заполняются в соответствии с требованиями. Выявлены задержки в оформлении отчетов и передачи их начальству. Контрольное оборудование и оборудование для разгрузки продукции Оборудование находится в рабочем состоянии, эксплуатируется только квалифицированными работниками. Все оборудование удовлетворяет стандартам и обслуживается механиками. Несоответствующая продукция Продукция регистрируется в журналах и утилизируется. Все требования к регистрации и утилизации дефектной продукции соблюдены. Квалификация работников склада (кладовщиков и грузчиков) Работники находятся на рабочих местах в соотв. с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют всем действующим на предприятии нормам. Работники не соблюдают установленного графика работы. Ответственный за соблюдения графика – старший смены. Условия приемки и хранения
Приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции. Условия хранения соответствуют ГОСТ Р 51174-98 «Пиво. Общие технические условия» п.7 Выявлены несоответствия условий хранения продукции с нормами: температура в помещении склада колеблется от 12 до 26 ͦС.
Вопросник аудитораОбъект опроса Вопросы Начальник складского комплекса
Какие цели и задачи, стоящие перед отделом складских операций в настоящее время, вы назвали бы первостепенными?
В каком направлении идет разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями?
С какими отделами предприятия сотрудничает ваш отдел?
Каким образом и по какому принципу происходит сотрудничество вашего отдела с отделом продаж и отделом логистики?
В соответствии с какой нормативной документацией проводится приемка и хранение готовой продукции на складе?
С какой частотой и в какой форме вам предоставляются отчеты о работе от начальников отдельных складов? Начальник отдельного склада
Как часто и каким образом проходит контроль деятельности структурных подразделений склада?
Какими навыками и опытом работы должны обладать сотрудники, находящиеся в вашем подчинении?
По каким причинам утвержденные начальством планы работы вашего отдела не могут реализоваться в полной мере?
Каким образом проходит подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности данного подразделения?
Какие выводы ведет за собой анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям?
Какие результаты дает контроль процессов на соответствие нормам приемки и хранения готовой продукции? Заместитель начальника склада (технолог)
Как часто и по каким показателям проводится контроль соблюдения сотрудниками технологии работы?
Каким образом ведется учет рабочего времени сотрудников?
Как часто проводится контроль условий хранения продукции на соответствие НД? Начальник смены
Какие изменения в работе подразделения вы назвали бы необходимыми на данном этапе работы?
Охарактеризуйте качество работы сотрудники подразделения, учитывая все возложенные на них обязанности?
Как часто возникают нарушения в работе сотрудников склада?
По каким принципам ведется организация работы в вашем подразделении?
Как бы вы охарактеризовали уровень качества работы данного подразделения?
Как часто на склад поступает несоответствующая НД продукция?
Какова вероятность появления брака продукции во время ее приемки, размещения и хранения на складе?
Опишите путь утилизации несоответствующей НД продукции. Механик
Как часто неполадки оборудования, используемого в подразделении, тормозят процессы приемки и размещения продукции на складе?
По каким причинам возникают неполадки оборудования?
С какой периодичностью производится обновление или замена существующего оборудования? Кладовщики (2 человека)
Как часто возникают проблемы с приемкой и размещением продукции на складе?
Назовите свои предложения по корректировке условий приемки и хранения готовой продукции?
Работа каких сотрудников подразделения отрицательно влияет на эффективность процессов? Грузчики (10 человек)
Как часто вам приходится работать при помощи автоматизированного оборудования?
Какие сложности возникают при работе с автоматизированным оборудованием склада? Главный оператор склада
Какая документация сопровождает поступающую и уходящую со склада продукцию?
Как быстро и с какой периодичностью письменные отчеты поступают к руководству? Оператор в смене
Сколько времени занимает документирование фактов поступления и отправки продукции со склада?
Какие этапы ведения документированного учета занимают наибольшее количество времени?
Какие вы предложили бы изменения в ведении отчетности? Отдел кадров
Велика ли и насколько текучка кадров отдела складских операций?
Какие требования предъявляет руководство к принимаемым на работу сотрудникам данного подразделения на различные должности?
Какой процент принимаемых на работу сотрудников полностью удовлетворяет заявленным начальством требованиям?
Составление отчета об аудите
В результате проведенной проверкибыло установлено, что:
— документация находится в открытомдоступе для всех сотрудников склада, документы содержат только достовернуюинформацию, информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме;
— несоответствующая нормам продукциярегистрируется в журналах и утилизируется;
— работники находятся на рабочихместах в соответствии с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции иследуют действующим на предприятии нормам;
— приемка совершается по количеству икачеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции;
— большая часть оборудованиянаходится в рабочем состоянии.
Акт о несоответствиях. В ходе проведения внутреннего аудитапроцесса приемки, размещения и хранения готовой продукции на складах складскогокомплекса Предприятия были выявлены следующие несоответствия:
1. выявленыколебания температуры в помещениях складов от 12 до 22 ͦС, что может негативно сказываться накачестве готовой продукции (ГОСТ Р 51174-98 Пиво.Общие технические условия, п.7).
2. засвидетельствован факт несвоевременной передачидокументации от начальника складского комплекса к руководству.
3. принято решение о недостаточной квалификации обслуживающегоперсонала (кладовщики, грузчики).
Рекомендации по устранениюнесоответствий
В соответствии сактом о несоответствиях были установлены следующие рекомендации об ихисправлении: установка новой системы кондиционирования, введение штрафов занесвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе, проведение обучающего курсазанятий для обслуживающего персонала, ужесточение отбора новых сотрудников.
Матрица ответственности за выполнениекорректирующих мероприятийПроводимый процесс Участник процессов Высшее руководство Служба качества Руководитель подразделения Начальник отдела кадров
Установка новой системы кондиционирования Р - О -
Введение штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе Р, О - У -
Проведение обучающего курса занятий для обслуживающего персонала Р У О У
Ужесточение отбора новых сотрудников Р - У О
План контроля за выполнениемкорректирующих мероприятийПроверяемый элемент качества Время проведения контроля 15.03.2010 01.04.2010 20.04.2010 01.05.2010
Эффективность новой системы кондиционирования +
Система штрафов за несвоевременную сдачу отчетов о проведенной работе +
Эффективность обучающего курса занятий для обслуживающего персонала +
Качество отбора новых сотрудников +