Реферат по дисциплине «Архивоведение»
По теме Сравнительный анализ «Основных правил работы ведомственных архивов» и «Основных правил работы архивов организаций»
Задачи, функции, права, ответственность архивов.
Характеристики
Ведомственный архивов
Архив организации
Задачи
Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
Использование хранящихся в архиве документов;
осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводственных подведомственных организациях;
1 создание научно-справочного аппарата к документам архива;
2 организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов АФ РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.
3. осуществляют прием электронных документов, обеспечивают сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение
Функции
ведут списки организаций (структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;
принимают упорядоченные документы организаций
(структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;
учитывают, обеспечивают сохранность принятых в архив документов;
создают, поддерживают в актуальном состоянии НСА к документам архива;
проводят экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
участвуют в разработке нормативных и методических
документов по архивному делу и ДОУ;
участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ, в том числе в организациях – источниках комплектования архива;
осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях- источниках комплектования;
осуществляют использование документов по запросам организации и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
1. осуществляет фондирование принятых в архив и документов;
2. осуществляет и организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
3. осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
4. представляет ежегодно в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
5. Центральный архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли, вносит предложения руководству министерства о совершенстве архивного дела и делопроизводства;
1. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений.
Права
1.Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
1. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
2. контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива;
3. участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления
Ответственность
В нормативном акте не оговорено
1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;
3. необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством
Организация документов в архиве
Характеристики
Ведомственный архив
Архив организации
Классификация документов в пределах архива
1.Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;
объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;
архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации;
коллекция называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
Организация документов в пределах архивного фонда
1.Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:
— структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
— хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
— функционального, отраслевого, тематического, предметно — вопросного;
— номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
— корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
— географического;
— авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически — структурный и структурно — хронологический.
3.Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.
5. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.
6. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.--PAGE_BREAK--
7. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись
8. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:
— дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
— планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
— дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
— в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений --PAGE_BREAK--
2. вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы;
3. заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела;
4.не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных и сложных синтаксических оборотов;
5.заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;
6. в заголовках дел. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле;
7.ли дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
8. заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующие последовательности: название дела, название организации или структурного подразделения, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, краткое содержание документов дела, даты, к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела;
9.в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело»
10.в заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе; --PAGE_BREAK--
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел; --PAGE_BREAK----PAGE_BREAK--
9. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.
10. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
--PAGE_BREAK--
— для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);
— для проведения архивных работ с документами;
— для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).
2. выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
— заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации;
— актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям;
— заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.п
3. Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:
— выдачи дел в рабочие помещения организации;
— выдачи дел в читальный зал;
— выдачи дел во временное пользование другим организациям
4. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие — до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
5. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.
6. Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.
7. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (приложение 20).
8.При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 21).
9.Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.
10. При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
1. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
10 дней — для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;
3 месяца — для работников других организаций.
По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.
1. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
1 месяц для использования работниками организации;
1 месяц для использования документов в читальном зале;
3 месяца во временное пользование для других организаций;
6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Требования к обеспечению физико-химической сохранности документов, проверке наличия и состояния дел, порядку проведения наличия и состояния дел, организации розыска дел, оформлению результатов розыска дел одинаковые.
В «Основных правилах организации работы ведомственных архивов» особое внимание уделено уникальным и особо ценным документам. В данном нормативном акте представлена информация о выявлении уникальных и особо ценных документов, учете особо ценных документов.
Также в « Основных правилах организации работы ведомственных архивов» раскрыта наиболее полно информация о создании страхового фонда, учете страхового фонда, подготовке дел на страховое копирование.
Научно-справочный аппарат к документам архива
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.
Требования, предъявляемые к составлению описей дел, каталогам, картотекам, указателям, обзорам документов, в Правилах одинаковые. «Основные правила работы архивов организации» предполагают ведение автоматизированного научно-справочного аппарата.
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др. Автоматизированный НСА основывается на использовании регистрационно-контрольной карточки, которая служит основой поиска.
Использование документов архива
Характеристики
Ведомственный архив
Архив организации
Цель использования
применение архивных документов организацией, в структуре которой функционирует архив, заинтересованными государственными и общественными организациями при разработке планов экономического и социального развития, при решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно — воспитательной и агитационно — пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
применения информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
В «Основных правилах работы ведомственных архивов» наиболее полно раскрыта информация о работе архива с исследователями, о подготовке материалов для публикации, докладов, лекций, использования средствами массовой информации.
Организация работы архивов
Основным документом регламентирующем работу архивов является положение об архиве. На штатные должности в архиве составляются должностные инструкции.
Характеристики
Ведомственный архив
Архив организации
Документ, регламентирующий работу архива
Положение об архиве
Документы, регламентирующие работу работников архива
Должностные инструкции
Планирование работы архива
1.годовой план работы, план-график приема дел в архив.
2. По итогам работы составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
Контроль за состоянием хранения документов
1. для определения состояния хранения проводятся проверки
2. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы.
В « Основных правилах работы ведомственных архивов» отдельным подпунктом раскрыта информация о работе с кадрами. Подпункт «Работа с кадрами» содержит информацию о подборе кадров, их расстановке, о повышении квалификации работников. В «Основных правилах работы архивов организаций» отдельным подпунктом раскрыта информация о выполнении платных работ и услуг, приеме-передаче документов при смене руководителей, при приеме- передаче документов при реорганизации документов. «Основные правила работы ведомственных архивов» содержат разделы «Работа ведомственных архивов с документами личного происхождения», «Порядок приема – передачи документов при смене руководителя организации, заведующего ведомственным архивом, а также при реорганизации или ликвидации организации». Информация, содержащаяся в данных разделах, раскрыта наиболее полно, чем в «Основных правилах работы архивов организации».
Оба нормативных документа содержат приложения – формы документов. Различия заключается в том, что «Основные правила работы архивов организации» содержат следующие формы документов:
журнал учета поступления и выбытия электронных документов;
журнал учета миграции и перезаписей электронных документов;
акт о технических ошибках в учетных документах;
форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения;
форма описи электронных документов постоянного хранения;
форма учетной карточки единицы учета электронных документов;
форма акта миграции и перезаписей электронных документов.
Источник:
Консультант Плюс.