Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ТЕЛЕРАДИОКОМПАНИЯ «ЕВРАЗИЯ»
Введение
В России за последние годы проведена определенная работа по становлению института аудиторства. Принятие Федерального закона «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008 г. подтверждает окончательное становление российского аудита и открывает перспективы его дальнейшего развития.
Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.
Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии в современных условиях. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.
Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.
Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:
Рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
Раскрыть источники информации для проверки
Рассмотреть вопросы для составления плана и программы проверки
Описать аудиторские процедуры, применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами
Провести аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»
Обобщить результаты аудита и разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»
1. Теоретические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами
Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки
Основные нормативные документы
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000 г.);
Налоговый кодекс РФ. (гл 21,23,24,25)
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г.;
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998 г.).
Положение о порядке покупки и выдаче ин. валюты для оплаты командировок (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 1997 г.) (редакция от 20 август 2002 г.)
Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ (Приказ Минфина РФ №49н от 6 июля 2001 г.) ред. №91 от 9 ноября 2001 г.
Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран (приказ Минфина №64Н от 02.08.2004 г.);
О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ №1037-ИХ от 17.05.1996 г.);
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (решение совета директоров Банка России №40 от 22.09.1993 г.);
О служебных командировках в пределах СССР (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС №62 от 07.04.1988 г.);
Унифицированные формы первичной учетной документации (постановления Госкомстата РФ №55 от 01.08.2001 г., №26 от 06.04.2001 г.).
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.);
Источники информации для проверки
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть, произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных Средств;
расходы на командировки по территории РФ и за границу;
представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.
Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.».
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
авансовые отчеты;
журнал регистрации авансовых отчетов;
приказы о направлении сотрудников в командировку;
список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
сметы представительских расходов;
приказы об утверждении смет представительских расходов. Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
баланс предприятия (ф. №1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
отчет о движении денежных средств (ф. №4);
Главная книга;
журнал-ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
Вопросы для составления плана и программы проверки
Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:
отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, полу чающих наличные деньги в кассе под отчет;
отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;--PAGE_BREAK--
отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник таблица 1.1.
Таблица 1.1. Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами
№
п\п
Вопрос
Вариант ответа
Информация или документ, который следует запросить
Назначаемая аудиторская процедура
Номер вывода
1
Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию
Нет
Да


Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды.


«Подотчет 1.1.1»
1


2
Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам
Нет
Да


Журнал-ордер №1


«Подотчет 1.1.2»
2
3
Оформляется ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки
Нет
Да


Письменные распоряжения руководителя


«Подотчет 2.1.2»
3


4
Облагаются ли суточные сверх норм, возмещаемые по решению предприятия
Нет
Да


Приказ руководителя о возмещении


«Подотчет 2.2.1»
4
5
Организован ли аналит. учеткомандировочных расходов в пределах и сверх нормдля целей налогообложения
Нет
Да




«Подотчет 2.1.5»
5
6
Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения
Нет
Да




«Подотчет 4.1.2»
6
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику таблица 1.1. аудитор может «сделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен, отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.
5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и к норм не ведется.
8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяет аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен. Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:
если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций» то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.
В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
1.4 Аудиторские процедуры, применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.    продолжение
--PAGE_BREAK--
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательным документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Основные контрольные процедуры:
«Подотчет 1.1.1» – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
«Подотчет 1.1.2» – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
«Подотчет 1.1.3» – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
«Подотчет 1.1.4» – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
«Подотчет 1.1.5» – проверка правильности списания под отчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения и базой для начисления страховых взносов в Пенсионный фонд РФ являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН.
Согласно ст. 237 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 Кодекса).
Таким образом, командировочные расходы также не учитываются при начислении взносов в Пенсионный фонд, как и в ситуации с единым социальным налогом.
«Подотчет 2.1.1» – проверка полноты оправдательных документов до командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.
Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых.
«Подотчет 2.1.2» – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
«Подотчет 2.1.3» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
«Подотчет 2.1.4» – проверка правильности возмещения командировочных расходов.
«Подотчет 2.1.5» – проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах и сверх норм;
«Подотчет 2.2.1» – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;
«Подотчет 2.2.2» – проверка правильности выделения на лога на добавленную стоимость в сумме командировочных рас ходов. Суммы расходов по
проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,
расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость.
Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий);
«Подотчет 3.1.1» – проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным под отчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.
Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются;
«Подотчет 3.1.2» – проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Указом ЦБ России №375-У от 07.10.98 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами» – для организаций и предприятий 1 кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) наличии приходного кассового ордера и накладной на сумму товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог I добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисляется в общеустановленном порядке.
На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли:
Процедура проверки соблюдения проверяемым г ем лимита расчетов между юридическими лицами I рамках процедур проверки кассовых операций.
«Подотчет 4.1.1» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда) представителей участникам их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятий только при наличии оправдательных первичных документов которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;
«Подотчет 4.1.2» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
«Подотчет 5.1.1» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;
«Подотчет 6,1.1» – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами».
2. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРК «Евразия»
2.1 Технико-экономическая характеристика ООО «ТРК «Евразия»
ООО «Телерадиокомпания «Евразия» занимается предоставлением рекламных услуг населению, вид деятельности телерадиовещание. Находится на общей системе налогообложения и является самостоятельной организацией. Организационно – правовая форма деятельности организации – Общество с ограниченной ответственностью (ООО), частная форма собственности. ООО «Телерадиокомпания «Евразия» не входит в государственный реестр ГФ предприятий монополистов.
Основными клиентами предприятия являются организации любой формы собственности, а также индивидуальные предприниматели.
Оценку деловой активности и конкурентоспособности предприятия на рынке можно осуществить на основе расчета показателей деловой активности ООО «Телерадиокомпания «Евразия» за 2007–2008 гг. в таблице 2.1. Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия за два отчетных периода
Таблица 2.1. Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «ТРК «Евразия»
№
п/п
Показатели
Ед.
Изм
2007
2008
Абсолютное отклонение
Темп роста, %
Темп прироста, %    продолжение
--PAGE_BREAK--
1
Объем проданной
продукции, работ, услуг (объем продаж)
Тыс. руб.
7624
8249
625
108,2
8,2
2
Полная себестоимость
проданной продукции (работ, услуг)
Тыс. руб.
7248
7859
611
108,4
8,4
3
Затраты на 1 руб.
реализованной продукции
руб.
0,949
0,951
0,002
100,2
0,2
4
Среднесписочная
численность работающих
чел.
25
27
2
108
8
5
Среднегодовая выработка продукции на 1 работающего
тыс
руб.
304,96
305,5
0,54
100,18
0,18
6
Среднемесячная заработная плата 1 работающего,
руб.
11750
15500
3750
131,9
31,9
7
Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс. руб.
тыс
руб.
6326
5831
-495
92,18
-7,82
8
Фондоотдача
руб.
1,2
1,4
0,2
116,67
16,67
9
Прибыль от реализации продукции (работ, услуг)
Тыс. руб.
376
390
16
104,1
4,1
10
Рентабельность
продукции.
%
4,9
4,73
-0,2
96,5
-3,5
11
Среднегодовая стоимость капитала(активов),
Тыс. руб.
8270
9260
990
111,97
11,97
Данные таблицы 2.1. позволяют сделать вывод о том, что объем проданной продукции на предприятии вырос в 2008 г. На 625 тыс. руб. (или на 8,29%). Также произошел рост себестоимости проданной продукции на 108,4 тыс. руб. (или на 8,4%). Следует отметить что темп прироста себестоимости продукции (8,4%) почти равен темпу приросту объему проданной продукции (8,29), что свидетельствует о равномерном производстве продукции.
Среднегодовая стоимость основных производственных фондов в 2008 году снизилась на 495 тыс. руб. (или на 7,82%) это произошло в результате их морального и физического износа.
В 2008 г. на предприятии произошло увеличение фондоотдачи на 16,67%. На это изменение оказало влияние как повышение объема проданной продукции так и снижение стоимости основных производственных фондов.
Также благодаря росту объема реализованной продукции произошло увеличение такого показателя, как выработка продукции на 1 работающего на 0,18%, несмотря на увеличение среднесписочной численности работающих на 8%.
Следует отметить, что прибыль от реализации продукции в 2008 г. возросла на 16 тыс. руб. (или на 4,1%).Одновременно с ростом проданной продукции и ростом прибыли от реализации произошло снижение рентабельности продукции на 3,5%. Это произошло в результате того, что темпы роста проданной продукции превышают темп роста прибыли от продажи продукции ровно в два раза.
Также в 2008 г. на предприятии увеличилась на 31,9% среднемесячная заработная плата.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что в отчетном году деятельность предприятия была направлена на увеличение объема реализации продукции, роста численности персонала. Но показатель рентабельности указывает на небольшое ухудшение деятельности предприятия, а именно о снижении рентабельности продукции на 3,9%. Следовательно, в следующем году предприятию необходимо направить все усилия на увеличение рентабельности продукции.
2.2 Источники информации для проведения проверки ООО «ТРК «Евразия»
Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «ТРК «Евразия» осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.    продолжение
--PAGE_BREAK--
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРК «Евразия», являются:
авансовые отчеты;
журнал регистрации авансовых отчетов;
приказы о направлении сотрудников в командировку;
список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
приказы об утверждении смет представительских расходов.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;
Баланс организации, строки 240, 625.
отчет о движении денежных средств (форма №4);
журнал – ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
2.3 Проверка расчетов с подотчетными лицами на ООО «ТРК «Евразия»
Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером.
Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководителем и подчиняется непосредственно директору ООО «ТРК «Евразия».
Главный бухгалтер действует на основании Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Главный бухгалтер руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения бухгалтерского учета.
Нами, а именно ИП «Курпилянская» была проведена аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности ООО «ТРК «Евразия» за период с 01.04.09 по 30.04.09
Аудиторская проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений.
В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен был убедиться в следующем (задачи проверки):
соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;
правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям;
правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;
правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.
1. Проверка аудитором соответствия выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам
Организация ООО «ТРК «Евразия» может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Аудитором было установлено что размер денежной суммы и срок, на который она выдается, определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче).
На ООО «ТРК «Евразия не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.
Аудитором были проверены следующие источники информации:
ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с Подотчетными лицами»;
приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.
Аудиторские процедуры, которые были применены в ходе проверки: просмотр и сравнение документов, опрос.
Также аудитор проверил источники информации на характерные для них ошибки, а именно:
выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее по лученные суммы;
выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;
систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.
2. Правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям
Работники ООО «ТРК «Евразия, получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрироссийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.
В ходе проверки аудитор выявил, что отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм был совершен путем составления авансового отчета установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет был подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы были установленной формы, и имели все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо.
Источники информации, которые были проверены аудитором:
авансовый отчет (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.
Аудиторская процедура аудитора: просмотр документов.
Также аудитор проверил наличие характерных ошибок, а именно:
списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформленным;
списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;-
списание подотчетных сумм по первичным документам, выпи санным на другое лицо.
3. Правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов
Аудитор установил, что направление организацией ООО «ТРК «Евразия своего работника в служебную командировку оформлено командировочным удостоверением установленной формы (командировочное удостоверение может не выписываться при однодневных командировках и при командировках за границу). Командируемому работнику выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, которую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Центральным банком РФ).
Командировочные расходы ООО «ТРК «Евразия, подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
суточные;
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.
Аудитором также проверены порядок и размеры возмещения командировочных расходов, которые определены локальным нормативным актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных расходов ООО «ТРК «Евразия не менее норм, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
При заграничных командировках на ООО «ТРК «Евразия остаток неиспользованного аванса должен быть возвращен работником в кассу организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.
Аудитором были проверены следующие источники информации:    продолжение
--PAGE_BREAK--
авансовый отчет (форма АО-1) с приложенным к нему командировочным удостоверением (форма Т-10) и иными подтверждающими документами;
служебное задание на командирование и отчет об его выполнении (форма Т-10 А);
локальный нормативный акт (положения, приказы), устанавливающий порядок и размер возмещения командировочных расходов.
Аудиторские процедуры, проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.
Также аудитор проверил документы на характерные для них ошибки:
отсутствие командировочных удостоверений;
отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «при был» – «убыл»;
несоответствие маршрута командирования, длительности, сроков пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа).
4. Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам
В ходе проверки аудитором установлено что, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет.
Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок списываются со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом). Источники информации проверенные аудитором:
карточка и ведомость аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
бухгалтерская отчетность.
Аудиторские процедуры проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов.
2.4 Проверка взаимосвязи между данными первичных документов и регистрами аналитического и синтетического учета
Аудитором установлено, что в бухгалтерском учете ООО «ТРК «Евразия» для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.
На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.
Также аудитором было установлено, что выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Бухгалтер ООО «ТРК «Евразия» выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Потратив деньги, сотрудник ООО «ТРК «Евразия» составил авансовый отчет.
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, поэтому сальдо нулевое и задолженность не образовалась.
Данные с журнала №7 берутся для составления главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.
В бухгалтерском балансе ООО «ТРК «Евразия» дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 245 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 625 «Прочие кредиторы».
2.5 Ошибки и нарушения выявленные в ходе проверки ООО «ТРК «Евразия»
Мы полагаем, что проведенная аудиторская проверка ООО «ТРК «Евразия» нашей фирмой ИП «Курпилянская» дает достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности финансовой отчетности и соответствие порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.
Аудитором нашей фирмы по результатам проверки были выявлены следующие ошибки и нарушения:
В авансовом отчете №2 в проверенном периоде отнесены на с/с продукции без посдедующей корректировки налогооблагаемой прибыли суммы представленные в таблице 2.1.
Таблица 2.1. Ошибки в авансовом отчете №2
№
а/о
Дата
Подотчетное лицо
Сумма
На что израсходовано
Факт нарушения и нормативный акт
2
23.04.09
Кузнецов И.А.
890=
Проезд на такси при командировке
Расходы на такси не подлежат возмещению (п. 12 инструкции Минфин СССР от 07.04.1988. №62)
2
20.04.09.
Кузнецов И.А.
1040 =
Суточные сверх норм при командировке
Подлежат включению
в облагаемую прибыль
(п. 2-н Положения о составе затрат…)
2
17.04.09
Кузнецов И.А.
1253 =
Приобретены сувениры для представительских расходов
Сувениры не входят
в состав представительских расходов (п. 1 письма Минфина РФ от 06. 10. 1992 г. №94)
Указанные суммы следует расчетным путем прибавить к облагаемой прибыли, для чего необходимо составить уточненные расчеты по налогу на прибыль за те периоды, в которых допущены указанные нарушения, произвести доплату налога и сдать уточненные расчеты в ГНИ.
Кроме того, суммы по проезд на такси при командировке и суточные сверх норм при командировке следует включить в совокупный доход подотчетных лиц для обложения подоходным налогом.
3. Обобщение результатов аудита и предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на основании проведенной проверки ООО «ТРК «Евразия»
Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно сказать, что
1. Был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете ООО «ТРК «Евразия» расчетов с подотчетными лицами за апрель 2009 г. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «ТРК «Евразия» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций»;    продолжение
--PAGE_BREAK--
2. Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ООО «ТРК «Евразия». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита;
3. Проверка была проведена в соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРК «Евразия» соответствует действующему в 2009 году законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за апрель 2009 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.
4. В результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что в целом бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета, по состоянию на 1 января 2009 г. Однако бухгалтеру ООО «ТРК «Евразия» следует обратить внимание на расходы не подлежащие возмещению, подлежащие включению в облагаемую прибыль, а также расходов не входящих в состав представительских расходов, поскольку именно в них бухгалтер допустил ошибки.
В качестве рекомендации ООО «ТРК «Евразия» можно предложить тщательно следить за тем на что израсходованы денежные средства выданные под отчет. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.
Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «ТРК «Евразия» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.
Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.
В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.
Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.
Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.
Заключение
Проведя исследование выбранной темы можно сказать, что аудит – это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.
Аудитору нужно, прежде всего, проверить, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ №40 от 22.09.1993 г.
В данной курсовой работе рассмотрено нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами, раскрыты источники информации для проверки, рассмотрены вопросы для составления плана и программы проверки, описаны аудиторские процедуры, применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами, проведен аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»
В заключительной части курсовой работы обобщены результаты аудита и разработаны предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»
Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.
Таким образом, мы рассмотрели аудит расчетов с подотчетными лицами и определили его роль в деятельности организации.
Список литературы
1. Гражданский Кодекс Российской Федерации №51-ФЗ от 30.11.1994 г.
2. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008 г.
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 г.
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998 г.).
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Министерства финансов РФ №94н от 31.10.2000 г.).
6. Положение по бухгалтерскому учет «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (Приказ Министерства финансов РФ №44н от 9.06.2001 г.).
7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Министерства финансов РФ №49 от 13.07.1995 г.).
8. Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации (приказ Минфина РФ от 28.06.2002 г. №127-ФЗ).
9. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (приказ Минфина России от 06.07.1999 г. №43н, в ред. приказов МФ РФ от 30.12.1999 №107н, от 30.03.2001 №27н, от 18.09.2006 №116н).
10. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (приказ Минфина РФ от 09.12.98 г. №60н).
11. Виноградов Е.В. Аудит: Учебное пособие / Е.В. Виноградов, И.А. Матвейчук – М.: Академический Проект, 2006. – 320 с. ISBN 5–8291–0668-Х
12. Данилевский Ю.А. Аудит: Учебное пособие / Ю.А. Данилевский, С.М. Ремизов, Е.В. Старовойтова – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. – 544 с. ISBN 5–89240–053–0
13. Ерофеева В.А. Аудит: Учебное пособие / В.А. Ерофеева, В.А. Пискунов – М.: Высшее образование, 2007. – 447 с. ISBN 5–9692–0106–5
14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков – М.: ИНФРА-М, 2007. – 592 с. ISBN 5–5682–2455–9.
15. Кочинев Ю.Ю. Аудит: Учебник / Ю.Ю. Кочинев – 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 484 с. ISBN 978–5–469–00736–4
16. Мельник М.В. Ревизия и контроль: Учебное пособие / М.В. Мельник, А.С. Пантелеев, А.Л. Звездин – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. – 520 с. ISBN 5–88103–113-Х
17. Мерзликина Е.М. Аудит: Учебник / Е.М. Мерзликина, Ю.Н. Никольская – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 368 с. ISBN 978–5–16–002473–8
18. Подольский В.И. Аудит: Учебник / В.И. Подольский, А.А. Савин – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2006. – 583 с. ISBN 5–238–00494-Х
19. Суйц В.П. Аудит: общий, банковский, страховой: Учебник / В.П. Суйц, А.Н. Ахметбеков, Т.А. Дубровина – М.: ИНФРА-М, 2004. – 556 с. ISBN 5–86225–813–2