Понятие, значение и классификация бухдокументов

Содержание Введение 1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации. 2. Виды используемых в бухгалтерии документов и организация работы с ними. 3. Первичные учетные документы. Регистры бухгалтерского учета. 4. Учетная политика и необходимая информация, подлежащая раскрытию в ней. 18 Заключение 22 Библиография 23 Введение В условиях развития рыночных отношений и создания широкой

сети негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми

службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование

организации и ведение документооборота в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования. Основным литературным источником при написании этой работы являлась книга Андреевой В.И. “Делопроизводство в бухгалтерии”, содержащая малоизвестные работникам

коммерческих структур общие требования к оформлению служебных документов. 1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации. В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления. ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом

для ее передачи во времени и пространстве”. Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления – необходимость зафиксировать информацию. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений,

а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное

для централизованного управления народным хозяйством. В практике документооборота был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных

систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившейся система обработки бухгалтерских документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства. Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени.

Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций. Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения,

акты ревизий, докладные и объяснительные записки и д.р.). Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников в бухгалтерии. Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской

проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы . 2. Виды используемых в бухгалтерии документов и организация работы с ними. Организационные документы представлены уставами, положениями в том числе положением о бухгалтерии, должностными инструкции на работников этого структурного подразделения, инструкциями и правилами. Положения – нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер и определяющие порядок образование,

структуру, компетенцию, обязанности и организацию работы системных органов государства. Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации или Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Положения утверждаются в установленном порядке. Инструкция – “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационное,

научно-техническое, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан”. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определение порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Например: ”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения бухгалтерского отчета предприятия”. К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу, по которым начисляется заработанная плата. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждение положений, правил и т.п. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед

работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Например: “Приказ по личному составу”. Его копия обязательно передается в бухгалтерию. Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие

решений или как документ с записью всего происходящего на собрании. Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.

Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты. Акт – документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:

акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт приема объектов и т.п. Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме. Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов,

возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и т.п. Служебные письма занимают до 80% входящие и исходящей документации учреждения в целом и часто используется в деятельности бухгалтерии. Сопроводительное письмо ― часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.

Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д. Также могут составляться письмо-приглашение, информационное письмо, рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы.

Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности. Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии .

Так как бухгалтерия – это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот. Под документооборотом понимается “движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что “Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком”.

Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока: * Входящие (поступающие) документы; * Исходящие (отправляемые) документы; * Внутренние документы. Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется

правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и

подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику

бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). “Проверенные и принятые к учету

документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями)” или “содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах”. Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету. Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам

составления и оформления служебных документов. Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию). При отправке проверяется правильность оформления документа: * Наличие подписи; * Наличие даты; * Наличие заголовка; * Правильность адресования; * Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки. 3. Первичные учетные документы. Регистры бухгалтерского учета. Первичная учетная информация отражается в первичных учетных документах. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет

и в которых отражается первичная учетная информация. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной

операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки первичной учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с

применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки

для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. К первичным учетным документам относятся:

Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, акты приема-передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ или услуг, товарные чеки, платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, лимитно-заборные карты и многие другие. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Утверждено приказом Минфина РФ №34н. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах,

для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются регистры бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных магнитных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательность

и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внёсшего исправления, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. К регистрам бухгалтерского учета относятся: • оборотные ведомости по учету товарно-

материальных ценностей и основным средствам; • по учету нематериальных активов; • материальные отчеты прорабов; • сличительные ведомости по инвентаризации; • сводные ведомости; • журналы ордера и другие документы. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Проведение инвентаризации обязательно при смене материально-

ответственных лиц, при выявлении фактов хищения или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации предприятия, в случае стихийного бедствия, при передаче имущества в аренду, при составлении годового отчета и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации отражается ею в учетной политике, сформированной главным бухгалтером и утвержденной руководителем организации .

4. Учетная политика и необходимая информация, подлежащая раскрытию в ней. Учетная политика организации – это совокупность способов ведения организацией бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В учетной политике утверждаются методы оценки активов и обязательств, правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями, формы первичных

документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы для внутренней бухгалтерской отчетности, рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности и другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета в организации.

При формировании учетной политике организацией должны быть раскрыты способы бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания, о применении которых заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации.

К способам ведения бухгалтерского учета, принятым при формировании учетной политики организации и подлежащим раскрытию в бухгалтерской отчетности относятся способы амортизации основных средств, нематериальных и иных активов, оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции, признание прибыли от продажи продукции, товаров, работ, услуг и другие способы. Так в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности в обязательном

порядке подлежит раскрытию следующая информация: организацией в части совершения операций в иностранной валюте: - о курсе Центрального банка Российской Федераций иностранных валют по отношению к рублю на дату составления бухгалтерской отчетности; - о способе отнесения курсовых разниц на счет прибылей и убытков; (ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). в части операций с материально-производственными запасами: - методы оценки материально-производственных запасов по их видам; - последствия изменений

в учетной политике методов оценки материально-производственных запасов; - стоимость материально-производственных запасов переданных в залог; - разница между фактической себестоимостью материально-производственных запасов и их стоимостью возможной реализации, отнесенная на финансовые результаты организации, в случае наличия у организации на конец отчетного года запасов (кроме оборудования к установке и малоценных и быстроизнашивающихся предметов) в оценке, превышающей стоимость их возможной реализации, в случае уменьшения

продажных цен, нанесения ущерба ценностям или если они полностью или частично устарели; - способы перенесения стоимости малоценных и быстроизнашивающихся предметов; (ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов») в части операций с основными средствами: - о способах оценки объектов основных средств, приобретенных в обмен на другое имущество, отличное от денежных средств; - об изменениях стоимости основных средств, в которые они приняты к бухгалтерскому учету (включая в случаях достройки, дооборудования, реконструкции

и частичной ликвидации); - о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам); - об объектах основных средств, стоимость которых не погашается; - об объектах основных средств, предоставленных и полученных по договору аренды; - о способах начисления в бухгалтерском учете амортизационных отчислений по отдельным объектам основных средств; (ПБУ 6/97 «Учет основных средств») в части учета выручки: - о порядке признания выручки организации; - о способе определения

готовности работ, услуг, продукции, выручка от выполнения, оказания, продажи которых признается по мере готовности; в отчете о прибылях и убытках: - расходы организации отражается с подразделением на себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг, коммерческие расходы, управленческие расходы, операционные расходы и внереализационные расходы, а в случае возникновения – чрезвычайные расходы . (ПБУ 10/99 «Расходы организации») А доходы организации за отчетный период отражаются с подразделением на выручку, операционные

доходы и внереализационные доходы, а в случае возникновения – чрезвычайные доходы. Выручка, операционные и внереализационные доходы (выручка от продажи продукции (товаров), выручка от выполнения работ (оказание услуг) и т.п.), составляющие пять и более процентов от общей суммы доходов организации за отчетный период, показываются по каждому виду в отдельности. (ПБУ 9/99 «Доходы организации») Заключение Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней

организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, можно сделать вывод, что роль и значение первичной учетной информации в бухгалтерском учете очень велики. Если учетные документы отражают полную и достоверную информацию, то и в сводной

бухгалтерской отчетности мы получим достоверную и полную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям. Владея сопоставимой и достоверной информацией, организация имеет возможность контроля за недопущением убытков и потерь, а при их возникновении – возможность их быстрого устранения, а также возможность планирования дальнейшего перспективного развития, выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой

устойчивости организации. В свою очередь контролирующие органы имеют возможность, используя первичную учетную информацию, контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций, их целесообразностью, рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и своевременность, и полноту уплаты налогов в бюджет. От четкости и оперативности обработки и движения бухгалтерских документов в конечном итоге

зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Библиография 1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. – М 2001. 1. Киреанова М.В Аксенов Ю.М. Документационное обеспечение бухгалтерии

Новосибирск, 2000. 2. Басаков М. И. Бухгалтерские документы. М, 2001. 3. Басаков М. И. Основы делопроизводства для бухгалтера. М, 2003 4. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, бухгалтерскому делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург, 1998 5. Чуковенков А. Ю. Янковая

В. Ф. Оформление документов. М, 2000 6. Кирсанова М.В Аксенов Ю.М Требования к оформлению документов. М, 2003 7. Кирсанова М.В Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение бухгалтерского учета М, 2000. 8. Документы и делопроизводство: справочное пособие.

Сост. Лихачев М. Т. М, 1999.