Системыучета, в том числе сметные, дают оценку проекта с точки зрения объемов работ,стоимости, общей потребности в ресурсах по проекту, но не предоставляют такихважных для успешного выполнения проекта сведений, как календарный план работ,график потребности в ресурсах, календарный профиль затрат.
Встроительных организациях существует высокая потребность в программномобеспечении именно по календарному планированию. Поскольку нахождениеоптимального способа реализации проекта по времени при максимально эффективномиспользовании ресурсов являются ключевыми факторами успеха, а при растущей скаждым днем конкуренции – гарантом выживания организации.
Средизапросов от строительных компаний почти всегда фигурируют следующие пункты:
Планированиеширокого спектра ресурсов: как исполнителей и механизмов (возобновляемыхресурсов), так и материалов (расходуемых ресурсов).
Проигрываниеразличных вариантов планирования – при жестких временных ограничениях и приограниченных ресурсах. Варьирование этих способов поможет найти наиболееудачный компромисс в дилемме – быстрее – дешевле.
Нахождениенаиболее “экономного” варианта реализации проекта за счет оптимизациистоимостных характеристик проекта при проведении проекта в различные сроки,привлечении других ресурсов
Построениеграфика потребностей в ресурсах, графика расходования денежных средств напроект в целом и на отдельный вид работ, ресурсов – планирование ресурсногообеспечения.
Анализраспределения затрат на элементы объекта, на строительные работы различныхтипов.
Интеграцияс другими программными приложениями, возможность импорта-экспорта в программысоставления строительных смет, складские, бухгалтерские программы.
Длярешения подобных задач используется специальный класс программного обеспечения–системы календарного планирования и контроля реализации проектов (далее СКПК),которые обеспечивают поддержку основных процессов временного, ресурсного истоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планированияи метода критического пути.
Строительныепроекты лежали у истоков сетевого планирования. Собственно метод критическогопути был разработан для координации работ по строительству заводов химическогоконцерна “Дюпон”. В настоящее время большое количество строительных компаний вРоссии начинает применять системы календарного планирования для повышенияэффективности своей работы.
Нижеприводится комментарии Виктора Коротина, специалиста по информационнымтехнологиям МТФ “Мостоотряд 18” об эффективности применения одной из системкалендарного планирования – Time Line 6.5 в рамках строительных проектов:
Всвязи с ограничениями на проведение работ на Москва реке в дневное время, мыстолкнулись с необходимостью четкого планирования использования плавсредств настроительстве моста в центре Москвы (проект Москва-СИТИ). Time Line позволилнам построить модель проведения работ, рассчитать и скоординировать расписанияработы оборудования и график поставки материалов и комплектующих. Благодаряоперативному контролю за ходом работ отклонения от плана не превышалиодного-двух дней.
Напроекте восстановления Храма Христа Спасителя наша компания выполняла работы,связанные с подготовкой фундамента под храм и вокруг объекта. Историческоеместо расположения Храма известно сложным строением грунтов. Это потребовалоиспользования сложных современных технологий строительства и определялосложность проекта. Значительное количество соисполнителей на данном проектетребовало согласования наших планов с работами других субподрядчиков. Вотдельные периоды строительства (например, перед празднованием Пасхи) графикработ был настолько напряженным, что графики работ планировались в Time Line иконтролировались с точностью до часа.
Основные возможности СКПК
Менеджери команда проекта могут эффективно применять автоматизированные системыкалендарного планирования на разных этапах проекта:
Напрединвестиционном этапе или на этапе тендера
Произвестиукрупненную оценку временных и стоимостных параметров проекта, егореализуемости и эффективности, потребности в ресурсах и производственныхмощностях, сформировать качественную тендерную документацию или бизнес-план.
Наэтапе планирования
Произвестирасчет и оптимизацию плановых сроков реализации проекта с учетом существующихограничений на ресурсы. В СКПК менеджер может легко проиграть различныеварианты реализации проекта — при жестких временных или ресурсных ограничениях.Во все системы СКПК заложены математические алгоритмы оптимизации использованияразличных типов ресурсов, с помощью которых значительно упрощается решениезадач:
Построенияграфиков потребности проекта в трудовых ресурсах, машинах и механизмах,оптимизации загрузки имеющихся производственных мощностей;
Определенияпотребностей проекта в материалах, формирования графика поставок и закупокматериалов;
Определениянеобходимых затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а такжераспределения финансовых потребностей проекта во времени, на элементы объекта,на строительные работы различных типов.
Немаловажнымфактором является легкость и удобство получения различной отчетной ианалитической информации по проекту в графическом, табличном виде, диаграммГантта, сетевых графиков и т.д.
Наэтапе реализации проекта
СКПКпозволяет хранить в своей модели проекта плановые показатели по проекту (сроки,стоимости, объемы и т.д.) и вводить фактические данные по ходу реализациипроекта. Конечно же исходный календарный план «плывет». Но системапозволяет увидеть эти отклонения, оценить их последствия на проект в целом,проиграть и выбрать оптимальный вариант реакции на изменения, при необходимостиперепланировать оставшуюся часть проекта с учетом новых реалий, оперативновнести изменения в документацию по проекту. Именно на этом этапе системапроявляет свои лучшие качества — модель проекта живет вместе с реальнымпроектом. Менеджер получает в свои руки инструмент не только контроля засвершившимися событиями, но и прогнозирования предстоящих. В то же время,удобные, простые средства генерации отчетности по проекту позволяют легкодовести необходимую информацию по проекту до всех заинтересованных лиц втребуемой форме.
Наэтапе завершения проекта
Накоплениестатистических данных по проектам компании (описание ресурсов, типовые наборыработ, стоимостные оценки и т.д.) может позволить в дальнейшем существенноповысить качество планирования и управления проектами.
Модель проекта в СКПК
Встатье уже несколько раз упоминался термин модель проекта в СКПК. В основе еголежат три элемента:
Структураработ проекта.
Структураресурсов.
Матрицаназначений ресурсов на работы проекта.
Структураработ проекта– представляет собой перечень этапов и работ проекта, внутрикоторого определяются правила вложенности (одна работа состоит из наборадругих); взаимосвязи между работами (стартовать после завершения, стартоватьодновременно и др.), ориентировочные длительности работ. По перечисленнымпараметрам система рассчитывает календарный график проекта, определяя даты стартаи финиша отдельных работ и всего проекта, временные резервы.
Самиработы тоже могут различные характеристики, например:
Желаемыйхарактер планирования работ — как можно раньше или как можно позже (удобноиспользовать для работ типа платеж: опаздывать нельзя, но и раньше платитьнежелательно).
Календарныеограничения на работы — по контракту могут быть определены некие предельныедаты и сроки — начать работы не позже, завершить этап тогда-то. Подобныеусловия легко могут быть включены в проект.
Менеджерпроекта на основании проектной документации, директивных указаний руководстваили условий контракта производит определение состава работ и расчетпродолжительности проекта.
Особенностьюпланирования в СКПК является то, что мы, как правило, не привязываем работы кконкретным датам, а лишь указываем их структуру, взаимосвязь и длительности.Это позволяет системе в дальнейшем, использовать различные алгоритмыоптимизации проекта, динамически отслеживать изменения календарного графикапроекта в ходе реализации.
Используяпроцедуры оптимизации календарных планов по методу критического пути, варьируяпараметры работ, характер связей между ними менеджер может существенносократить первоначальный срок реализации проекта. Не учитывая на данном этапеограничения проекта по ресурсам.
Структураресурсов проекта – людские, механизмы, материалы, финансы. Обычно в компанияхведутся электронные справочники ресурсов компании с описанием их основныххарактеристик: стоимости, производительности, доступного количества. Для некоторыхтипов ресурсов можно задавать календари их использования и т.д.
Матрицаназначений – какие ресурсы, каких типов, каким образом используются на работахпроекта.
Всистеме хранятся данные о потребностях работ в ресурсах, свойствах и количествересурсов, календарный план работ. Менеджер производится назначение ресурсов назадачи проекта и пересчет календарного плана проекта с учетом ограничений наресурсы.
Решаетсяклассическая дилемма: увеличить срок реализации проекта или увеличить стоимостьпроекта за счет привлечения дополнительных мощностей.
Собственнооптимизация использования ресурсов заключается в следующем — для разных типовресурсов решаются разные управленческие задачи:
Длялюдских ресурсов и механизмов необходимо обеспечить равномерную загрузку(экскаватор не может работать одновременно в двух места, но его простой такженежелателен).
Дляресурсов типа материал необходимо обеспечить наличие его на объекте в нужноевремя в нужном количестве.
Удобстводинамической модели проекта в СКПК в том, что система хранит не конкретныйвариант календарного плана проекта, а набор параметров, характеристик элементовпроекта (работы, ресурсы, назначения). Исходя из этого формируются календарныеграфики, диаграммы, таблицы и т.д. Менеджер проекта, поменяв один из параметровпроекта, например, стоимость бетона, автоматически получает измененный планпроекта. В данном случае изменится профиль затрат на проект и стоимость всегопроекта.
Особенноэто важно на этапе контроля реализации проекта. По введенным фактическим даннымо выполнении работ, расходовании материалов, сроках — система динамическипересчитывает календарный план проекта. Менеджер может сравнивать плановые ифактические, плановые и прогнозируемые показатели проекта (с учетом реальногохода исполнения проекта) и своевременно принимать управленческие решения.
Уровни использования СКПК в строительныхкомпаниях
Всистемах календарного планирования можно получать данные с различной степеньюдетализации, что делает возможным использование одного и то же программногообеспечения на различных уровнях управления:
Руководствокомпании — определение и контроль укрупненных параметров проекта — деньги,сроки,
Менеджерпроекта — планирование состава работ, оптимизация использованияпроизводственных мощностей, контроль и управление ходом реализации работ попроекту
Службыснабжения — анализ потребности проекта в материальных ресурсах, формированиеграфиков закупок, поставок материалов.
Финансовыеслужбы — решение вопросов финансирования проекта, контроль затрат, расчетзарплат и т.д.
Исполнители,подрядные организации — ввод или предоставление фактических данных по проектупо установленным формам.
Конечнов конкретных организациях перечень уровней и решаемых на их основе задач можетсущественно меняться. Но системы календарного планирования позволяют длякаждого уровня сформировать свой набор функций, что позволяет строитьраспределенные системы управления проекта и, соответственно, повышать качествоуправления.
Выбор СКПК
Внастоящее время практически любая система календарного планирования обладаетсредствами для построения календарного графика работ, стоимостного анализа,получения отчетов. Класс программы уже определяется не количеством работ иресурсов, которые можно “загнать” в систему, и скоростью пересчета проекта, амощностью процедур ресурсного планирования, организацией работы вмультипроектном режиме, средствами для интеграции с другими программнымиприложениями.
НаРоссийском рынке представлены несколько видов программного обеспечения данногокласса. Из более простых систем стоит отметить уже упоминавшийся Time Line 6,5и Microsoft Project 98. Из профессиональных систем — Open Plan Professional иPrimavera.
Чтобысравнить уровень этих системы небольшой пример.
ВMicrosoft Project 98 в качестве ресурсов можно использовать только людей имеханизмы. При этом, соответственно, можно задать календари работы, стоимостиназначения, работы, работы во внеурочное время. Можно задать изменениестоимости ресурса во времени и многое другое. Но планирование расходуемыхресурсов типа материал крайне не удобно. Впрочем, при внедрении системкалендарного планирования, вопросы планирования материальных ресурсовзатрагиваются в последнюю очередь.
ВOpen Plan Professional возможно планировать ресурсы всех типов. Можно задаватьиерархическую структуру ресурсов (например, организационно-штатную структурукомпании). Можно определить список квалификаций исполнителей и в дальнейшемпланировать на работы не только конкретных исполнителей, но и специальности.Что увеличивает возможности по оптимизации использования ресурсов. Можноуказывать альтернативные назначения ресурсов, если конкретного не окажется вналичии и т.д. То есть в профессиональных системах можно с большей вероятностьюописать модель проекта, а значит и повысить качество планирования и управления.
Кстати,Open Plan Professional единственная из упомянутых систем полностью локализована(переведена на русский язык).
То,какое программное обеспечение стоит использовать в организации, зависит отмногих обстоятельств и, в частности, выбора модели управления проектами ворганизации. Часто в вопросах выбора нужной именно для вас системы календарногопланирования имеет смысл обратиться к специалистам.
Направления интеграции СКПК скорпоративным программным обеспечением.
Успешноефункционирование системы календарного планирования существенным образом зависитот полноты и достоверности исходных данных. В то же время, обычно в компанияхуже функционируют различные информационные системы (бухгалтерские, сметныесистемы, программы материального учета и т.д.), в рамках которых большая частьинформации уже существует. Конечно возникает желание объединить ивзаимодополнить информационные потоки, порождаемые разными системами.Направления интеграции можно рассматривать по группам:
Финансы
Информацияо планируемом профиле затрат по проекту из СКПК может использоваться в системахфинансового планирования и анализа проектов и системами бюджетированиякомпании. И наоборот, данные из этих систем могут являться директивнымиограничениями при формировании календарного плана проекта.
Информацияоб использовании людских ресурсов, об объеме выполненных по проекту работ можетбыть использована для расчета заработной платы.
Материалы, состав работ
ВСКПК нетрудно сформировать график потребности проекта в ресурсах и затемиспользовать в системах материального учета или снабжения для формированияграфиков закупок и поставок.
Информациюо составе работ, необходимом количестве материалов и механизмов можно получитьв СКПК из сметных систем.
Нормирование
Сметныесистемы обычно содержат нормы расходования материалов на различные виды работ,производительности машин и механизмов, единичные стоимости материалов. Но частоэти данные настолько не соответствуют сегодняшним реалиям, что использовать ихдля реальных расчетов нельзя. Многие компании идут по пути создания своихведомственных нормативных баз и интеграции их с системами календарногопланирования.
Темне менее, реализация связи сметных программ с СКПК привлекает большинствостроительных компаний, занимающихся внедрением у себя систем календарногопланирования
Пример реализации связи между сметнойсистемой и СКПК
Идеяупомянутой связки не нова и существует в разных вариантах. Основные возможностиее можно рассмотреть на примере модуля экспорта данных из сметной системыWinАВеРС, разработанного совместными усилиями компании Эрти-Soft, производителяWinАВеРС и консалтинговой компании в области управления проектами A-Project.
Внастоящее время такой модуль работает со следующими системами управления проектами:
Microsoft Project 98
Time Line 6.5
OpenPlan Professional
Результирующийфайл проекта содержит в себе следующую информацию:
списокзадач (этапов работ) и их параметры
списокресурсов (материалы и механизмы) и их параметры
назначенияресурсов и их параметры.
Большинствосистем календарного планирования не позволяют стандартно планировать объемыработ в терминах физ. Объемов. Поэтому для сохранения информации об объемахработ и нормах в СКПК используются дополнительные пользовательские поля.
Предлагаемыймеханизм передачи данных из сметы позволяет значительно сократить времясоздания плана строительного проекта, поскольку отпадает необходимость вводазначительного объема входной информации.
Нопосле переброски данных в СКПК необходимо произвести ряд дополнительныхдействий по формированию календарного плана проекта:
задатьлогические связи между работами,
добавитьлюдские ресурсы, так как в сметных программах в ресурсы не включеныисполнители,
произвестиназначения людских ресурсов на проект и пересчитать длительность работ проектас учетом производительности ресурсов и единичной трудоемкости и объемов работ.
Ужеотмечалось, что в различных программах календарного планирования существуютразные возможности по описанию ресурсов и способов их назначения на задачипроекта. Соответственно, для разных СКПК разработаны специальные наборыпроцедур и форм, для оптимального использования полученной из смет информации.
Впрофессиональной системе календарного планирования Open Plan производитсяразбиение ресурсов на возобновляемые (механизмы) и расходуемые (материалы), чтопозволяет в дальнейшем корректно проводить ресурсное планирование. В упрощеннуюсистему типа Microsoft Project не всегда есть смысл перебрасывать списокматериалов.
Список литературы
ТрубицынЮрий. Системы календарного планирования проектов.