Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access

--PAGE_BREAK--1.2 Организация расчетно-кассовой работы в банке


     Для выполнения функций по кассовому обслуживанию клиентов и обработке кассовой наличности в каждой кредитной организации создаётся отдел кассовых операций, состоящий из следующих подразделений:

-    приходных касс;

-    расходных касс;

-    приходно-расходных касс;

-    разменных касс;

-    касс пересчёта.

     Целесообразность создания выше указанных подразделений и их количество определяется управлением отделения сбербанка исходя от количества обслуживаемых клиентов и объёма кассовых операций.

     Отдел кассовых операций возглавляет заведующий кассой, а при наличии более 3-х подразделений вводится должность начальника отдела кассовых операций. Заведующий кассой (начальник отдела кассовых операций) осуществляет руководство отделом и контроль за работой сотрудников отдела.

     Начальник отдела кассовых операций обязан:

– обеспечить чёткое и своевременное кассовое обслуживание клиентов;

– обеспечить надлежащее хранение и обеспечить полную сохранность вверенных ценностей;

– создавать необходимые условия, обеспечивающие соблюдение порядка приёма, обработки, хранения и выдачи наличных денег и ценностей из касс и кладовых;

– проводить необходимые мероприятия по недопущению просчётов, растрат, хищений и злоупотреблений в кассовой работе;

– обеспечивать устранение недостатков, вскрываемых ревизиями и проверками;

– проводить необходимые мероприятия по работе с кадрами и повышение их квалификации [10].

     Кассиры приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные кассовые документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных документов, – образцами подписей кассиров указанных касс. Образцы заверяются образцами подписей начальника расчётно-кассового центра и главного бухгалтера и скрепляются гербовой печатью.

     Передача приходных и расходных кассовых документов между кассовыми и операционными работниками производится внутренним порядком. У операционных касс на видном месте помещается объявление о том, что образцы банкнот находятся у заведующего кассой (начальника отдела кассовых операций) и по желанию клиента могут быть представлены ему на обозрение. Образцы банкнот учитываются на счёте №91202 «Разные ценности и документы» по номиналу и в нерабочее время хранятся в кладовой.

   Для выдачи наличных денег клиентам в банке организуются расходные кассы. Для совершения расходных операций заведующий кассой выдаёт кассирам расходных касс под отчёт необходимые суммы денег под расписку в книге 0482155.

     После выдачи денег кассирам заведующий кассой проверяет соответствие фактического остатка денег в оборотной кассе с учётом выданных сумм данным книги 0482120 по счёту №20201 «Касса» на начало дня.

     Представитель клиента предъявляет денежный чек операционному работнику, который после соответствующей проверки записывает сумму чека в кассовый журнал и выдаёт лицу, получающему деньги, контрольную марку от денежного чека для предъявления в кассу [15].

     Получив денежный чек кассир обязан:

– проверить надписи должностных лиц расчётно-кассового центра, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;

– сличить сумму, проставленную в денежном чеке цифрами с суммой, указанной прописью;

– проверить наличие на денежном чеке расписки получателя в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности;

– подготовить сумму денег, подлежащую выдаче, с отражением её на контрольной ленте калькулятора;

– вызвать получателя денег по номеру чека и спросить сумму получаемых денег;

– сверить номер контрольной марки, предъявляемой в кассу, с номером на денежном чеке и приклеить к нему контрольную марку;

– повторно просчитать подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;

– выдать деньги получателю и подписать чек.

     При выдаче денег клиентам отдельными корешками или листами кассир расходной кассы предварительно пересчитывает полистно полную или неполную пачку банкнот под контролем специально выделенного кассового работника. Если представитель организации отказался от полистного и поштучного пересчёта в расчётно-кассовом центре получаемой им денежной наличности, в его присутствии кассир расходной кассы срезает с пачек банкнот пломбы (части оттисков клише), мешков с монетой – пломбы. В конце операционного дня кассир записывает в книгу 0482155 количество и суммы оплаченных документов и остаток подотчётной суммы, сдаваемых под расписку заведующему кассой, сверяет сумму принятых под отчёт денег с суммой, указанной в расходных документах и на контрольной ленте калькулятора, а также с фактическим остатком денег, после чего составляет справку 0482110, подписывает её и приведённые в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционных работников на справке кассира.

     По окончанию рабочего дня остаток аванса, полученный для выплаты заработной платы сотрудникам учреждения Банка России, кассир вкладывает в мешок. Горловина мешка подшивается вместе с ярлыками и плотно завязывается шпагатом без узлов и надрывов. На ярлыке указываются дата упаковки, сумма вложения и проставляются подписи и именной штамп кассира. Концы шпагата завязываются глухим узлом и пломбируются кассиром. Мешок принимается заведующим кассой под расписку в книге 0482155 кассира на хранение до утра следующего рабочего дня с проверкой его целости, правильности упаковки, наличия на ярлыке суммы вложения и подписи кассира.

     По истечении трёх рабочих дней со дня выдачи аванса заведующий кассой принимает неиспользованный остаток, сформированный и упакованный в полные, неполные и сборные пачки, в установленном порядке на основании кассового приходного ордера.

     Приём денег в приходные кассы расчётно-кассовых центров производится от организаций и кредитных организаций по объявлению на взнос наличными 0402001. От сотрудников учреждений Банка России приём денег осуществляется по приходным кассовым ордерам.

     Для сдачи наличных денег в приходную кассу представители клиентов заполняют объявление на взнос наличными 0402001 и передают его операционному работнику, который проверяет и оформляет объявление на взнос наличными, отражает сумму в кассовом журнале по приходу и передаёт его в кассу.

Получив объявление на взнос наличными, кассир проверяет тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, взывает вносителя денег и принимает от него деньги:

– от организаций – банкноты полистно, монету по кружкам с последующим формированием и упаковкой порядке в полные, неполные и сборные пачки банкнот и мешки с монетой;

– от кредитных организаций – банкноты полными и неполными пачками с проверкой количества корешков, правильности и целостности упаковки, наличия чётких и целых оттисков пломбиров (клише), правильности оформления реквизитов и их соответствие реквизитам кредитной организации; монету мешками с проверкой наличия реквизитов на ярлыках, целостности и правильности упаковки и пломб.

     Если вноситель сдаёт деньги по нескольким документам для зачисления на разные счета, кассир принимает деньги по каждому документу отдельно.

      Кассир приходной кассы ведёт ежедневные записи принятых им от клиентов и сданных заведующему кассой денежных сумм в книге 0482155. В конце операционного дня кассир подбирает принятые приходные кассовые документы, подсчитывает сумму по ним с отражением на контрольной ленте калькулятора, составляет справку 0482109 о сумме принятых им денег и сверяет сумму по этой справке с суммой фактически принятых денег. Справка подписывается кассиром и кассовые обороты, указанные в ней, сверяются им с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционного работника на справке кассира.

     Персональную ответственность за полную сохранность ценностей в кассах, состояние кассовой работы несут: управляющий, начальник отдела кассовых операций, главный бухгалтер, заведующий кассой, кассиры.

     Они обязаны обеспечить строгое соблюдение правил совершения эмиссионно-кассовых операций, осуществлять контроль за своевременным оприходованием денег, поступивших в кассы, и перечислением денег из оборотной кассы сверх установленного лимита в резервные фонды[4].
2. Проектирование системы учета кассовых операций коммерческого банка

2.1. Бухгалтерский учет кассовых операций
     Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

      Учет остатков и движения наличности в российской валюте ведут на следующих ак­тивных счетах второго порядка:

20202   Касса кредитных организаций

20206   Касса обменных пунктов

20207 Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещенийкредитных организаций

20208  Денежные средства в банкоматах

20209  Денежные средства в пути

     По дебету этих счетов записывают суммы, увеличивающие, а по кредиту — умень­шающие остатки. Корреспондентские связи названных выше счетов по типичным операциям с наличными денежными средствами в рублях показаны ниже.

1.  В кассу банка поступили наличные деньги на расчетный счет клиента:

Дебет 20202                                  Кредит 40702

2.  С расчетного счета клиента списана сумма денежных средств, выданных ему из кассы банка:

Дебет 40702                                  Кредит 20202

3. Из Расчетно-кассового центра в кассу банка получены наличные деньги:

Дебет 20202                                 Кредит 20209

4.  Банком получена выписка из Расчетно-кассового центра о снятии суммы налич­ного денежного подкрепления с его корреспондентского счета:

Дебет20209                                  Кредит 30102

5.  Из кассы банка выданы наличные деньги инкассаторам для доставки в Расчетно-кассовый центр:

Дебет 20209                                Кредит 20202

6.  Из расчетно-кассового центра банком получена выписка о зачислении суммы инкассированных наличных денег на его корреспондентский счет:

Дебет 30102                                Кредит 20209

7.  Из кассы банка выданы наличные деньги для подкрепления кассы филиала:

Дебет 20209                                 Кредит 20202

8.  С корреспондентского субсчета филиала сняты денежные средства взамен вы­данных ему наличных денег:

Дебет 30302                                Кредит 20209

9.  Из кассы банка в банкоматы выданы наличные деньги:

Дебет 20208                                Кредит 20202

10.  По договору с клиентом об оказании инкассаторских услуг в кассу пересчета банка поступили суммы инкассировании наличных денег:

Дебет 40906                                Кредит 47422

11.  После пересчета инкассированные наличные деньги переданы в кассу банка:

Дебет 20202                                Кредит 40906

12.  Инкассированные наличные деньги зачислены на расчетный счет клиента:

Дебет 47422                                 Кредит 40702

13.  Из кассы банка выданы наличные средства в кассу обменного пункта:

Дебет 20206                                 Кредит 20202

14.  Обменным пунктом сданы в кассу наличные средства в рублях

         Дебет 20202                                 Кредит 20206

 

       Операции в иностранной валюте учитывают на всех балансовых счетах, где может согласно Правилам и указаниям ЦБ РФ фиксироваться движение данной валюты. В связи с этим бухгалтерией банка используется все приведенные выше активные сче­ты второго порядка: 20202, 20204, 20206 — 20209. Кроме названных счетов, для учета валютных кассовых операций используются активные счета: 20203 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте» и 20210  «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути». Как видно из названий счетов, на них отражают остатки и движение дорожных чеков, а также ценных бумаг в валюте других государств [11], [13], [14].

     Синтетический учет операций в иностранной валюте ведут только в рублевом ис­числении. Что касается аналитического учета, записи в его регистрах производят в двойной оценке: в разрезе видов иностранных валют и в рублевом эквиваленте по официальному курсу ЦБ РФ.

     В номер лицевого счета аналитического учета включается единый трехзначный цифровой код валюты. По усмотрению банка аналитический учет валютных операций возможен в рублях по курсу Банка России и в иностранной валюте либо только в ино­странных валютах.

    Следует помнить однако, что в бухгалтерском балансе остатки по валютным счетам отра­жают только в рублях по официальному курсу.

     В связи с тем, что официальный курю ЦБ РФ меняется ежедневно, остатки средств на счетах по учету наличной валюты и платежных документов переоценивают. При по­вышении курса формируются положительные курсовые разницы, при обратном по­ложении — отрицательные. В первом случае бухгалтерия должна сделать записи по дебету счетов, предназначенных для учета наличной валюты и платежных документов 20202 — 20210) и кредиту пассивного счета 61306 «Переоценка средств в иностранной валюте — положительные разницы». При снижении официально котируемого курса валюты дебетуют активный счет 61406 «Переоценка средств в иностранной валюте — отрицательные разницы» и кредитуют счета 20202 – 20209. [5], [6], [7].
2.2.Краткая характеристика программных средств автоматизации кассовых операций


   

     В начале 90-х годов началось зарождение отечественного рынка экономических программ. Эти программы начали рассматриваться как продукт, товар, стали доступны небольшим фирмам, бухгалтериям. Тогда же в основном формируются юридически самостоятельные коллективы разработчиков. Некоторые из них стали теперь преуспевающими, известными на всю страну компаниями.

        В настоящее время первый этап развития рынка бухгалтерских программ практически завершен. Сегодня уже сложно попасть в число лидеров, не имея мощного инвестора, организованной команды разработчиков, менеджеров, маркетологов и сети поддержки. Многие пользователи уже понимают разницу между надежной, мощной, устойчивой в финансовом отношении фирмой-разработчиком и разработчиком-одиночкой (пусть даже гениальным), между фирменным отработанным «коробочным» продуктом с хорошей документацией, гарантированной поддержкой в самых дальних регионах и постоянно дорабатываемой кустарной узко профильной разработкой местного значения.

      Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его развитие трех доминирующих факторов:

— постоянно растущих требований потребителей;

— конъюнктурного мировоззрения подавляющего числа разработчиков;

— неустойчивостью нормативно-правовой среды[12].

      Сегодня ни один вид банковского бизнеса – инвестиционный, розничный, оптовый, универсальный – не обходится без ведения кассовых операций. Большинство кредитных организаций автоматизируют кассовые операции за счет использования встроенных в различные АБС модулей. Наиболее популярными среди коммерческих банков являются АБС следующих производителей: компании «Инверсия», «Кворум», «БИС» «1С», «Бизнес-ИТ» и др.

    Компания «Инверсия» является одним из лидеров на рынке систем дистанционного доступа. В комплексной автоматизированной банковской системе «БАНК ХХIВЕК» автоматизация кассовых операций обеспечивается подсистемами «Кассовый офис», «Инкассированная денежная наличность» и программно-аппаратным комплексом «Кассовый центр».

   Основное назначение подсистемы «Кассовый офис» – комплексная автоматизация кассового офиса банка и сети его дополнительных офисов, работающих в режиме on-line на централизованной базе данных. Широкий спектр операций по обслуживанию физических и юридических лиц реализуется сотрудниками кассового офиса в рамках одной программы и единого интерфейса.

     Несомненным достоинством данной подсистемы является то, что ее возможности могут быть расширены за счет дополнительных модулей, обеспечивающих автоматизацию приема коммунальных платежей, а также работу с системами денежных переводов и платежей в режиме on-line.

     Имеется встроенный модуль «Операционная касса», ориентированный на выполнение работы с реестрами и проведение операций по завершению рабочего дня, на автоматическое отражение операций в «Главной книге» ядра АБС в реальном масштабе времени.  Кроме того, модуль позволяет автоматизировать работу по покупке/продаже слитков из драгоценных металлов физическим лицам. К функциональным возможностям модуля относятся:

-       ведение каталога пользователей (возможность одновременной работы пользователей по технологии «операционист – кассир»);

-       ведение справочников и каталогов (каталогов валют, купюр, типов пластиковых карт, справочников чеков и др.);

-       настройка параметров системы и режимов работы (реквизиты банка, настройки для экспорта/импорта, режимы округления, варианты конверсионных переводов и др.);

-       ведение каталогов курсов валют, включая кросс-курсы конверсии;

-       получение отчетной документации и формирование отчетов в налоговую инспекцию;

-       проведение операций по закрытию рабочего дня и др.

     Недостатком системы является лишь то, что затрачивается слишком много времени на файловый обмен данными с другими АБС [20].
      Компания «Кворум» занимается разработкой, внедрением и сопровождением  корпоративных информационных систем.

      В АБС «Next»   имеется компонент «NEXT Кассовая книга», который поддерживает полную автоматизацию учёта наличных денег и ценностей по каждому кассовому работнику. Любая операция по приходу или расходу наличных денег, совершенная кассовым работником, автоматически изменяет остаток подотчётных ему наличных средств.  Компонент «Касса», используя электронные каналы и средства связи, позволяет в режиме on-line синхронизировать данные об операциях, совершаемых в удаленных кассовых подразделениях, постоянно иметь информацию об остатках наличных денег и ценностей, обмениваться информацией любого типа.

Основные бизнес-процессы:

-        совершение кассовых операций по приему и выдаче наличных денег и ценностей;

-        авансирование и инкассация кассовых подразделений и организаций;

-        валютно-обменные операции;

-        передача наличных средств и ценностей между кассовыми работниками;

-        прием инкассированной денежной выручки юридических лиц.

     Основные достоинства подсистемы «Касса»:

-     возможность постоянного обновления информации об остатках наличных денег;

-     защищенный обмен данными  с использованием решения «КриптоПро»;

-     возможность автоматической обработки пакетов межфилиальных расчетов.

     Основным же недостатком является, пожалуй, слишком большая стоимость системы, из-за чего не все кредитные организации могут позволить себе ее приобретение [17].

   

     Система 3Card-R является результатом развития и расширения функциональных возможностей своего предшественника – системы автоматизации бэк-офисного процессингового центра 3Card-B, которая  была разработана Компанией «Программные системы и технологии».    Система включает в себя все возможности, необходимые для автоматизации кассовых операций по обслуживанию физических лиц, а также автоматизации учета ценностей в банке (наличных денежных средств, чеков, монет, ценных бланков, пластиковых карт и др.). В системе реализована поддержка всех видов кассовых операций, необходимых для обслуживания физических лиц:

-        операций с наличной иностранной и национальной валютой (продажа, покупка, конверсия и размен иностранной валюты, операции с поврежденными денежными знаками, прием на инкассо, экспертизу и др.), включая операции с зачислением средств на счета физических лиц и выдачу валюты со счетов физических лиц;

-        операций с чеками (покупка, продажа, оплата, прием на инкассо, экспертизу), включая операции с зачислением средств на счета физических лиц и продажу чеков за счет средств на счетах физических лиц;

-        операции по продаже памятных монет;

-        операции с использованием платежных карт.

     К достоинствам системы можно отнести:

-        по всем операциям возможна регистрация гибкой системы тарифов;

-        возможность регистрирования всех необходимых курсов валют;

-        в системе реализован полный набор отчетности, как для внутрибанковского контроля, так и для предоставления в уполномоченные органы;

-        возможны изменение курсов валют в течение дня, автоматическая подгрузка курсов валют посредством файлового или on-line-обмена и т.д.

     Недостатком является то, что система не обладает широкими возможностями по взаимодействию посредством файлового обмена с внешними системами.
     Компания «Банковские информационные системы» – признанный эксперт российского IT рынка, поставщик надежных, гибких и эффективных решений для поддержки и развития банковского бизнеса.

     Модуль «Операционная касса»  интегрированной банковской системы «БИСКВИТ» предназначен для автоматизации рабочего места кассового работника. Модуль позволяет автоматизировать всю деятельности кассового работника, связанную с выполнением кассовых операций в интересах клиента, а также деятельность по организации внутренней работы с наличностью и другими ценностями, бланками строгой отчетности, выходными отчетными формами.

Модуль обеспечивает следующие возможности:

-        учет наличных денежных средств, ценностей, бланков строгой отчетности и других платежных документов, с которыми производятся кассовые операции, в разрезе материально ответственных лиц –  кассиров;

-        проведение валютно-обменных операций по курсам валют с учетом установки по времени и подразделению;

-        организация забалансового номерного учета в разрезе бланков, справок и платежных документов;

-        ведение договоров материально ответственных лиц и лимитов остатков по счетам кассиров;

-        организация сменной работы кассиров, возможность круглосуточного функционирования ВОК, реализация механизма автоматического соответствия смен и операционных дней;

-        возможность ведения смен кассиров в разрезе дополнительных узлов одной кассы с учетом номеров кабинок;

-        выполнение кассовых операций;

-        автоматическая проверка в процессе выполнения операций сведений клиента по списку террористических лиц и организаций;

-        автоматическая проверка в процессе выполнения операций реквизитов документа, предъявленного клиентом, по черным спискам недействительных документов.

     Основным недостатком является низкая степень интеграции  с процессинговым центром в режиме реального времени [16].

     Фирма «1С»является бесспорным лидером на сегодня по известности и тиражу продаж. Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

     В Программе, автоматизирующей кассовые операции (например, «1С: бухгалтерия 7.5»), план счетов — понятие более широкое, чем план счетов, утверждаемый Минфином. Помимо ведения списка счетов и субсчетов он служит для организации аналитического учета в требуемых разрезах, а также включения количественного и валютного учета на нужных счетах. Валютный учет поддерживается с помощью справочника «валюты», в который заносится история курса каждой используемой валюты.

     Программа рассчитана на хранение большого числа проводок, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме и содержанию

     Отличительной особенностью программы является возможность в одном документе оформлять все операции с рублевой и валютной наличностью производимые за день в одной кассе. Такая возможность позволяет значительно сократить время необходимое для ввода данных. Простота и удобство оформления операций с наличными и безналичными средствами делают ввод данных в программу максимально комфортным для пользователя.

     Крупным недостатком программы считают отсутствие гибкой смены интерфейсов для пользователей системы. В подавляющем большинстве случаев, чтобы «1С» решала все поставленные перед ней задачи, программу приходится дорабатывать. Сильно затруднен поиск ошибок, сделанных во время обработки документов. При переходе на «1С» с другой бухгалтерской программы могут возникнуть серьезные затруднения при переносе информации из одной базы данных в другую (значительную часть информации нередко приходится переносить вручную).

     Если проанализировать работу бухгалтеров и кассиров, связанную с учетом кассовых операций, можно отметить, что основное место в ней занимает оформление документов, сопровождающих факт получения и выплаты наличных денежных средств. Очевидно, что автоматизация только этих операций уже способна принести существенную пользу — за счет уменьшения возможных ошибок, описок и других неточностей, как правило, сопровождающих «ручное» оформление документов [18].

     Наиболее эффективным является комплексный подход к автоматизации кассовых операций, начиная от выписки первичных документов и заканчивая построением кассовой книги.
    продолжение
--PAGE_BREAK--