Итак,организация осуществила представительские расходы… Что делаем далее?
Длятого, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и вналоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы,подтверждающие, что данные расходы были произведены.
Нужноотметить, что представительские расходы представляют собой планируемые ицелевые расходы.
Попробуемразобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, наосновании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласнотребованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированиюбухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией,должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичнымиучетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем всоответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета иотчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля1998 года №34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме,содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.Если в данном альбоме не содержится необходимой формы документа, которыйнеобходим организации, она вправе разработать нужную ей форму самостоятельно.Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документбудет признан первичным учетным документом только при условии того, что онсодержит все необходимые реквизиты, а именно:
а)наименование документа;
б)дату составления;
в)наименование организации, от имени которой составлен документ;
г)содержание хозяйственной операции;
д)натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;
е)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии правильность ее оформления;
ж)личные подписи указанных лиц.
Данноетребование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федеральногозакона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Налоговоезаконодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Этозакреплено в статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации, где указано,что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты,подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии сзаконодательством России.
Такимобразом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видамдеятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, вкоторых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема),приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначениерасходов и их величина.
Оформлениепервичных документов, связанных с представительскими расходами состоитфактически из трех последовательных этапов:
1)оформление общих документов;
2)оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
3)оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Первыйэтап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетныйгод. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей(акционеров).
Послеэтого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительныедокументы, в которых отражается:
переченьлиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
порядоквыдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
порядокрасходования таких сумм;
документальноеоформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
нормыотдельных видов представительских расходов.
Второйэтап документирования представляет собой оформление документов, связанных сконкретным мероприятием. К таким документам относятся: приказ руководителя оназначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);приказ о направлении приглашения на встречу; и, конечно же, программа встречи суказанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.
Принимаярешение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающейорганизации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу,содержащий, в обязательном порядке, цель прибытия представителей стороннейорганизации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках ужезаключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основнойдеятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицоза проведение официального мероприятия.
Вбухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловойвстречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количестваприглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителемсмета представительских расходов, составленная на основании применяемых ворганизации норм расходования средств на отдельные виды представительскихрасходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде авансавыдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
Какправило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникаморганизации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказруководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержатьсяперечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядокосуществления контроля над расходованием и списанием средств напредставительские расходы также устанавливается приказом по организации.
Нижеприведена примерная форма Приказа по организации о представительских расходах:
ООО«Мелена»
г.Москва от 11.01.2005 года
Приказ№______
Опредставительских расходах на 2005 года
Приказываю:
1.Установить на 2005 года следующие нормы расходования средств напредставительские расходы:Вид представительских расходов Расходы на одного человека в день, руб. Проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) До 1000 Транспортное обслуживание До 600 Буфетное обслуживание во время переговоров До 200
Оплата услуг приглашенного переводчика:
- для руководителя делегации;
- для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек
До 500
До 400
2.Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы,правильное и своевременное оформление связанных с ними документов, заместителягенерального директора Трофимова В.В.
3.Предоставлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней послеокончания приема.
Генеральныйдиректор
ООО«Мелена» Ерохин И.С.
М.П.
Последнийэтап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах напроведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчетас документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.
Послепроведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет орасходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительскихрасходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официальногомероприятия с оправдательными документами.
Изподотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы,при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этомнеобходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приемаделегации по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должнасодержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловыхвстреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Всепроизведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительнойсмете правильно оформленными первичными документами.
Расходына представительские цели должны быть подтверждены документами об оплатетранспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятийобщественного питания, другими первичными учетными документами.
Произвольносоставленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающимирасходование средств.
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.rosec.ru/