--PAGE_BREAK--
1. Проверка правильности оформления коммерческого предложения.
Перед передачей согласованного Коммерческого предложения на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы документационного обеспечения управления предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ. Неправильно оформленное коммерческое предложение возвращается ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку…
2. Подписание коммерческого предложения
Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит «подпись» на Бланке) руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права — далее «его заместитель»). Допускается подписывать только первый экземпляр коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы документационного обеспечения управления (проставляют на Бланке реквизит «отметка о заверении копии „).
При наличии в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит “гриф ограничения доступа к документу».
В специальных случаях (для придания юридической силы коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания коммерческого предложения руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит «печать»).
При подписании коммерческого предложения у руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста коммерческого предложения.
1.6 Принятие решения по коммерческому предложению
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:
отправкой коммерческого предложения заказчику;
— регистрация отправки коммерческого предложения заказчику;
— контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком;
— корректировкой коммерческого предложения;
— получением решения по коммерческому предложению от заказчика;
— регистрацией получения решения по коммерческому предложению.
Подписанное коммерческое предложение отправляется заказчику (контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.
1. Отправка коммерческого предложения Заказчику
Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация К
коммерческого предложения — это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов «индекс» и «дата» на Бланке с последующей записью необходимых сведений о коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Коммерческое предложение регистрируется только один раз — в день его подписания. При передаче зарегистрированного коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.
Реквизит «дата» проставляется на бланке после подписания коммерческого предложения.
Реквизит «индекс» коммерческого предложения, как правило, включает:
порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
индекс по номенклатуре дел.
В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами.
В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей:
— порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов;
— номер направления по Номенклатуре дел предприятия;
— номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия;
— номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).
Пример:
123/01-23, где 123 — порядковый регистрационный номер, 01-23 — номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения.
Индекс коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года.
На приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются.
Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е. оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием «Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации».
При наличии в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на бланке проставлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»), коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме.
После регистрации коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться:
— по почте;
— средствами факсимильной связи;
— личной доставкой представителем исполнителя (заказчика).
В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем — ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению — курьер) лично передает коммерческое предложение представителю заказчика (ответственному исполнителю).
При отправке Коммерческого предложения по почте, ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте коммерческому предложению прилагается сопроводительное письмо. В сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.
Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку («Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата»).
В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем исполнителя, на копии сопроводительного письма представитель заказчика (ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях.
Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре коммерческого предложения проставляют реквизит «отметка о контроле» на левом поле Бланка напротив реквизита «заголовок к тексту» и делают необходимые записи в регистрационных формах.
После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра коммерческого предложения.
2. Регистрация отправки коммерческого предложения заказчику .
На основании записей об отправке коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.
3. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком.
Данная технологическая операция начинается с контроля получения ответственным исполнителем заказчика отправленного ему коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) коммерческого предложения заказчику.
После того, как ответственный исполнитель заказчика получил Коммерческое предложение, ответственный исполнитель согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение.
Согласно типовых сроков исполнения документов, заказчик должен рассмотреть коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения.
4. Корректировка коммерческого предложения.
Если при рассмотрении коммерческого предложения у заказчика возникли замечания, то ответственные исполнители заказчика и исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции.
5. Получение решения по коммерческому предложению от заказчика.
Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому предложению может быть получено от него:
— по почте;
— средствами факсимильной связи;
— личной доставкой представителем заказчика (исполнителя).
Полученное от Заказчика письменное решение по коммерческому предложению (далее «решение»), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы:
— приема и первичной обработки;
— предварительного рассмотрения, разметки (классификации).
В нижнем правом углу первого листа решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита «отметка о поступлении» и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.
Если в адресе решения указаны структурное подразделение или фамилия ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное решение не требует рассмотрения руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа решения проставляют фамилию ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ.
Решение, требующее обязательного рассмотрения руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Дальнейшая работа с решением производится на основании резолюции руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.
Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.
6. Регистрация получения решения по коммерческому предложению
Поступившее в структурное подразделение или ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия).
Процесс регистрации Решения (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации коммерческого предложения разница заключается в том, что реквизиты «дата» и «индекс» проставляются в соответствующих полях реквизита «отметка о поступлении» (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите «дата» проставляется дата поступления решения на предприятие. Кроме того, регистрация решения производится в регистрационных формах входящих документов.
Сведения о зарегистрированном решении переносятся в регистрационные формы входящих документов.
Глава 2
2.1 Предложения по усовершенствованию подготовки коммерческих предложений
Коммерческие предложения в своей работе используют практически все компании, хотя и с разной степенью эффективности. Они вошли в практику деловой переписки уже давно, мы к ним привыкли настолько, что их наличие и необходимость использования в работе стало обыденностью… На личные электронные почтовые ящики мини- коммерческие предложения (спамы) приходят ежедневно, с раздражающим упорством и периодичностью. Но, как ни странно, даже такого рода коммерческие предложения реально работают и дают свой результат (иначе, согласитесь, их просто бы не рассылали). Однако, многие компании довольно часто допускают ошибки при составлении подобного рода «документов», точнее не до конца используют их эффективность.
1. Ошибки во вступлении.
Очевидно, что задачи вступления – побудить уважаемого читателя внимательно изучить предложение, сформировать правильное мнение об авторе, задать настроение. Хороший способ включения внимания адресата — обратиться к его стереотипам как в отношении его работы, так и в отношении получаемых им коммерческих предложений. Другими словами, желательно в самом начале письма проговорить характерные мысли и чувства адресата, возникающие у него в связи с данным предметом обсуждения, развеять возможные опасения и беспокойства.
Ошибка 1. Самовосхваление отправителя.
Некоторые компании в самом начале своего коммерческого предложения подробно рассказывают о себе, своих достижениях, истории, приводят фотографии руководства и пр.
СОВЕТ. Эта информация полезна, но ее место в конце предложения, а не в начале, где она вызывает у адресата раздражение, так как поставщик еще не пробудил интерес потенциального покупателя и не получили кредита доверия. Одна-две фразы о специализации компании во вступлении будут уместны и вполне достаточны.
Ошибка 2. Чрезмерное восхваление адресата
Комплименты – это хорошо, но комплименты в стиле: «Область N – это сердце России, центр духовности и культуры, именно поэтому мы решили направить вам свое предложение …» воспринимаются как дежурная лесть – желательно избегать общих слов и шаблонных фраз
СОВЕТ. Комплименты должны быть максимально конкретными: интересная рекламная идея, оригинальная представительская продукция, убедительное выступление руководителя на форуме и т.п.
Ошибка 3. Критика адресата
В противовес ошибке 2 некоторые консультанты стремятся зацепить внимание, продемонстрировав собственную осведомленность о делах потенциального клиента и позволяя себе покритиковать его работу. Например, высказать замечания в адрес сайта, рекламной продукции или выставочного стенда. Конкретные замечания весьма полезны, но важно знать меру.
СОВЕТ. Идеальный вариант: сперва похвалить, а потом поделиться наблюдением о возможной доработке и дальнейшем усовершенствовании, но не в общем и целом, а по очень конкретному вопросу.
Ошибка 4. Банальный рассказ Клиенту о нем самом
Давнее наблюдение Дейла Карнеги о том, что люди больше всего любят говорить о самих себе, некоторые бизнес-консультанты воспринимают слишком, уж, буквально: они вставляют в начало своего предложения краткую справку о Клиенте. Например: «Область N расположена в центральной части России, на севере граничит с областями L и М, …, население Х тыс. человек, богата такими природными ресурсами как…» У Клиента это зачастую вызывает недоумение: «Зачем мне сообщают то, что я знаю уж никак не хуже отправителя?»
СОВЕТ. Гораздо большего эффекта можно добиться, если привести новую и неожиданную для самого Клиента информацию, а не копировать справку о регионе с его официального сайта.
Ошибка 5. Игра терминов
Эта ошибка особенно характерна для коммерческих предложений, посвященных новым и непонятным услугам. В случае с брендингом территорий, коммерческое предложение нередко представляет собой поиск ответа на вопрос «Что такое бренд?» и «Зачем региону нужен бренд?» При этом сочинители предложения могут даже привести определения разных авторов и провести их сравнительный анализ. Из-за чего у адресата возникает мысль: «Опять умничают, сплошная вода и теория, и никакой конкретики!»
СОВЕТ. Если предлагаемая услуга может трактоваться неоднозначно, то имеет смысл кратко пояснить, что имеется в виду. Но делать это надо не в многоумных терминах, а в понятных для клиента результатах его деятельности. Например, так: «Разработка бренда и имиджевой стратегии позволит: привлечь в регион инвесторов для реализации проектов в сфере X и Y, увеличить поток туристов, интересующихся N и M, изменить мнение федеральных властей о работе губернатора и ситуации в регионе» и т.п. Только не нужно обещать того, что не удастся сделать.
Ошибка 6. Экскурс в историю…
Иногда попадаются и такие коммерческие предложения, в которых авторы, не жалея слов и времени, знакомят потенциального клиента не только с историей брендинга, но и с историческим имиджем России, предпосылками формирования мнения иностранцев о стране или конкретном регионе.
СОВЕТ. Отдельные краткие примеры из истории могут быть полезны, если они оживляют текст или иллюстрируют какой-то тезис. Но коммерческое предложение не должно напоминать конспект лекций по истории…
Ошибка 7. «Страшилки»
Некоторые компании стремятся преувеличить значимость предлагаемых услуг и пугают потенциальных Клиентов ожидающими их бедами в случае бездействия… Для этого используются фразы типа: «стоит на пороге кризиса»; «от этого зависит, сможет ли фирма выйти в число лидеров, или ее ожидает стагнация»; «влияние такого решения на судьбу фирмы трудно переоценить» и т.п.
СОВЕТ. Безусловно, рассказать о влиянии услуги на деятельность потенциального клиента бывает полезно. Но, во-первых, клиент, как правило, сам в состоянии оценить остроту ситуации, а во-вторых, использование шаблонных фраз о глобальных проблемах ассоциируется с наджувательством да и просто вызывает ответный негатив… Поэтому предостережения должны носить очень конкретный и не агрессивный, а сравнительный характер: удобнее, эффективнее, быстрее, менее затратно и т.п.
В качестве дополнительных зацепок для привлечения внимания в начале коммерческого предложения можно использовать:
— Фрагмент предыдущей беседы с уважаемым адресатом, с одной стороны, напоминающий и поясняющий причину обращения, а с другой – демонстрирующий внимание консультанта к словам потенциального Клиента. Например: «В нашем телефонном разговоре Вы упомянули, что …»; «Мне запомнилась Ваша идея о …» и т.п. Хорошо работает ссылка на статью или презентацию, подготовленную адресатом, или на интервью, которые, если повезет, можно отыскать на сайте компании-Клиента или в СМИ.
— Фрагмент последних новостей по обсуждаемой теме, имеющих непосредственное отношение к Клиенту. Применительно к брендингу, это может быть цитата из выступления крупной политической фигуры с оценкой инвестиционной привлекательности разных российских регионов или рассмотрение в Думе какого-то законопроекта.
— Любопытную статистику, представляющую интерес для потенциального клиента. Желательно, чтобы данная статистика была не из официальных отчетов (она и так известна Клиенту), а из жизни, т.е. иллюстрировала пусть и субъективный, но один из реальных взглядов на проблему.
— Фрагменты исследования по обсуждаемой теме (необязательно своего, но с корректной ссылкой). Любопытство вызывают экспертные оценки деятельности потенциального клиента, а также деятельности конкурентов.
— Комментарий к тому, что уже сделано клиентом, особенно в сравнении с конкурентами. Здесь, однако, следует избегать Ошибок 2 и 3, описанных выше.
Перечисленные зацепки дают возможность показать потенциальному Клиенту собственную предварительную работу: данный клиент настолько важен, что для него готовится не типовое, а специальное предложение. Если представленная информация оказалась действительно любопытной для адресата, то в голове у клиента срабатывает принцип: «Интересно, а что еще они могут мне рассказать?»
2. Представление услуги
Ошибка 8. Слишком масштабная услуга!
В некоторых коммерческих предложениях можно увидеть одну, но большую услугу, которая продается как комплексный проект. При этом указана цена за весь проект, и непонятно: из чего он состоит, и что в итоге получит клиент? Пример такой непонятной услуги: «Создание института воспроизводства целостного привлекательного образа региона». продолжение
--PAGE_BREAK--