Н.И. ЛЕЙМАН, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»
«Поручениена оплату расходов, предусматривающее получение наличных денежных средств, нашеучреждение формирует отдельно по каждому коду бюджетной классификации расходов.При выдаче наличных сотрудникам учреждения иной раз складывается ситуация,когда кассир выдает деньги не по той статье, под которую они были получены. Какправильно вести учет остатка по кассе в разрезе кодов бюджетной классификации?Нужно ли добавлять дополнительные признаки к счету «Касса» для учета остатковсредств в разрезе бюджетной классификации?
Нафоруме «Учет в бюджетных организациях» www.klerk.ru вопрос прозвучал болеекратко: «Нужно ли классифицировать деньги в кассе учреждения по экономическойклассификации?».
Счетбюджетного учета «Касса» детализирован исключительно по кодам классификацииопераций сектора государственного управления (510 и 610). Нужна лидополнительная детализация — решать вам. При автоматизированном учете еще одининформационный «разрез» — не проблема.
Деньги не маркированы и не пахнут
Консультанты,помогающие бухгалтерам освоить новые правила учета, разделились на два лагеря.Одни считают, что минимальная детализация кассовых операций — не случайна.Распорядитель вправе знать, на что затребованы деньги. Однако контроль засоответствием между кассовой заявкой и фактическим расходом — не предусмотрен(см. врез «Остаток по кассе: мнения программистов и бухгалтеров»).
Другиеконсультанты, проникшись психологией бухгалтера, прекрасно осознают, чтогораздо спокойнее точно знать расшифровку остатка полученных в казначействесредств. В этом случае точно известно, какие лимиты еще остались, и бухгалтерупроще составить очередную кассовую заявку. Кроме того, ему легче будетобосновать целевое использование средств проверяющим из Финнадзора (бывшиеКРУ). Рассмотрим одну из ситуаций на следующем примере.
Пример1.
Утром6 июня 2005 года в сейфе кассы МЛУ «Тишинская районная больница» не былоналичных денежных средств. К обеду кассир получила 100 000 руб., в т. ч.:
навыдачу зарплаты — 60 000 руб.;
наприобретение материалов и лекарств — 30 000 руб.;
наоплату командировочных, всего — 10 000 руб., из них:
суточные— 2000 руб
оплатапроезда — 5000 руб.
оплатамест в гостинице — 3000 руб.
Вэтот день были выданы 55 000 рублей заработной платы. Один из врачей не явилсяполучить зарплату размером в 5000 рублей, так как был болен и находился набольничном. Командированным сотрудникам пришлось выдать не 10 000 рублей, а 11000, так как выяснилось, что необходимо оплатить не только места в гостинице,но и броню в размере 1000 рублей. В подотчет деньги были выданы 7 июня 2005года.
ВКассовой книге МЛУ «Тишинская районная больница» за 6 июня 2005 года по графе«Приход» будут отражены 100 000 рублей, по графе «Расход» — 66 000, и выведеностаток — 34 000 рублей. Так же, одной суммой в 34 000 рублей, остаток будетчислиться и в Журнале операций № 1.
Каквидите, без дополнительных аналитических признаков к субсчетам счета «Касса»определить, на какие цели следует использовать остаток наличности в кассе, —затруднительно.
Ручной учет
ЧиновникиМинфина России не раз подчеркивали, что в ситуации, которая не вписывается врамки бюджетного учета, оптимальный вариант — учет управленческий.
Пример2.
Продолжимпример 1. Для контроля за правильным расходованием наличных денежных средствкассир МЛУ «Тишинская районная больница» в конце рабочего дня 6 июня 2005 годарасшифрует остаток по кассе в регистре управленческого учета, форма которогоразработана главным бухгалтером больницы самостоятельно.
Вподобном решении — большой недостаток. В соответствии с пунктом 18 Порядкаведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Советадиректоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40, невыданную заработную плату необходимодепонировать, а ее сумму вернуть в банк.
Пример3.
ПродолжимПримеры 1 и 2. Депонированную зарплату кассир больницы обязан вернуть в сумме5000 руб. Бухгалтерские записи при этом будут такими:.
Дебет1 302 01 830
«Уменьшениекредиторской задолженности по оплате труда»
Кредит1 304 02 730
«Увеличениекредиторской задолженности по расчетам с депонентами»— депонирование суммзаработной платы, не полученной в срок, — 5000 руб.
Дебет1 304 05 211
«Расчетыпо платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплатетруда»
Кредит1 201 04 610
«Выбытияиз кассы»— возврат депонированных сумм заработной платы в бюджет — 5000 руб.
Кассирубольницы целесообразнее выдать 7 июня 2005 года под отчет на приобретениематериалов и лекарств не 30 тысяч рублей, а 29 тысяч. Это позволит сохранитьостаток невыданной зарплаты в сумме пяти тысяч рублей, а не четырех.
Пример:получили на проезд 1500 руб, реально отчитались за 1700. Из-за этого могутвозникать перекосы по КОСГУ в кассе. Не путайте казначейство возвратом денег поодному КОСГУ и получением по другому.
Не нужно усложнять
—Когда не хватает какого-либо разреза информации, в бухгалтерской программедостаточно открыть еще один уровень детализации, — объясняет разработчикбухгалтерского софта для бюджетных учреждений И.Л. Марков. — Этот подходназывается организацией многоуровневого аналитического учета.
—Вы увеличиваете разрядность субсчета или присваиваете ему литерные признаки? —задали мы вопрос Илье Леонидовичу. — Что-нибудь вроде 1 201 04 510 МЗ —поступления в кассу, предназначенные для приобретения материальных запасов, и,соответственно, 1 201 04 610 МЗ — выбытия из кассы в подотчет на приобретениематериальных запасов?
—Такие сложности ни к чему. Структура счета остается неизменной. В данном случаеречь идет о детализации не на уровне субсчетов или на уровне аналитическогоучета.
Речьидет о вводе дополнительных реквизитов. Выглядит это примерно так. Субсчета 510и 610 к счету 1 201 04 000 «Касса» вешаем на 5-й уровень расширенной аналитики.Еще четыре свободны. На 4-й вешаем реквизит «код экономической классификацииоперации» или, если хотите, литерный признак. На 3-й… хоть атмосферное давлениев момент проведения операции, на 2-й, скажем, температуру… А потом в отчетахвертим информацией в какой угодно комбинации уровней детализации.
Честноговоря, проблема выеденного яйца не стоит, так как возможность многоуровневыхразрезов информации предусмотрена в большинстве бухгалтерских программ.
Пример4.
Продолжимпримеры 1 и 2. В качестве дополнительных признаков 4-го уровня к счету 1 201 04000 «Касса» определим:
ЗП— заработная плата
МЗ— материальные запасы
ПВ— прочие выплаты
ТУ— транспортные услуги
ПУ— прочие услуги
Вэтом случае распечатки из бухгалтерской программы МЛУ «Тишинская районнаябольница» будут выглядеть примерно так:
Распечатки из бухгалтерской программы
МЛУ«Тишинская районная больница» 06.06.2005 г.
КРАТКАЯОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Посубсчету 1 201 04 510 «Поступления в кассу»(слева)
посубсчету 1 201 04 610 «Поступления в кассу»(справа)
/>
/>
КРАТКАЯОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО СЧЕТУ 1 201 04 000 «КАССА»
/>
*Знак «–» в расшифровке остатка кассы в лишний раз напомнит кассиру онеобходимости подать дополнительную заявку в казначейство и исправить положение
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта klerk.ru/