Ділові прийоми, їх різновиди та особливості організації
Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організаціїяких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якогорівня.
Прийоми — це зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різністрави і створюють умови для спілкування і знайомства, відпочинку, ритуальнихпроцесій і церемоній.
Прийоми влаштовуються у зв’язку із завершенням якої-небудь видатноїподії, на національні свята, релігійні та професійні спілкування, ювілейнідати, проведення важливих заходів: виставки, конференції, симпозіуми, випускювілейного видання чи моделі, отримання великого виграшу, в честь прибулої нафірму іноземної делегації чи високого гостя, а також в іншому запланованомупорядку.
Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиблення ірозширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття новихпартнерів, одержання необхідної інформації, презентації своєї продукції,реклами тощо. Прийоми — це інструмент ділових стосунків, який успішнозастосовувався при дворах ще з часів Людовіка XІV.
Час і засоби для організації прийомів залежать від обставин і буваютьрізні, але в будь-якому випадку це питання потрібно вивчити завчасно іпідготувати його якомога ретельніше. При цьому сторона (особа), що проводитьприйом, заздалегідь повинна виконати таку підготовчу роботу:
визначити вид прийому;
скласти список запрошених осіб;
підготувати і завчасно розіслати запрошення;
підготувати приміщення;
скласти, якщо необхідно, план розміщення запрошених осіб;
визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядокобслуговування гостей;
підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);
скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов’язки міжтими, хто готує прийом.
Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомів і черезнезнання не образити як приймаючу сторону, так і гостей, необхідно знатиособливості різних видів прийомів і правила їх проведення.
Великого поширення набули такі види прийомів: сніданок, обід, вечеря,шведський стіл, келих шампанського чи бокал вина, чай, коктейль і т.п.
Після вибору виду прийому можна переходити до складання спискузапрошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостейне опинилося осіб, які ворожо ставляться один до одного або ж дотримуютьсяпротилежних політичних поглядів.
У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв’язку з чим, де іколи проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошеннябули виготовлені на яскравих бланках, а ім’я, прізвище та посада запрошенихбули вписані від руки або набрані на комп’ютері.
Запрошення розсилають за один-два тижні до дня прийому — це етикетниймінімум. Але якщо врахувати час на доставку запрошення, термін на обміркуваннята прийняття рішення гостя, підготовку відповіді (після отримання якої можнапочинати конкретну підготовку прийому), то запрошення треба розсилати за місяць.
У разі, коли візит гостя не зовсім бажаний, то запрошення передають вдень прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завжди можнавідмовитись.
Якщо запрошується подружжя, це зазначається окремо. На перше місце взапрошенні для подружжя завжди ставлять ім’я чоловіка. Коли жінку запрошують якофіційну особу, або з огляду на її положення в суспільстві, то запрошенняоформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу тастатусу.
Прийом вважається офіційним, якщо запрошені — виключно посадові особи. Чоловікимають бути присутні на офіційних прийомах без жінок, а запрошені з огляду насоціальне становище жінки — без чоловіків (сніданок, на який запрошуєтьсячоловіки разом з жінками, вважається неофіційним незалежно від кількостізапрошених).
Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. Узапрошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без зазначенняйого імені та імені дружини. У тексті запрошення на дипломатичний прийомвикористовують форму: маємо честь запросити...
Від місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гостей. Убудь-якому випадку потрібно уточнити шляхи під’їзду, паркування і виїздуавтомобілів, передбачити прикриття при виході з машини у негоду.
Незалежно від того, де буде проходити прийом, гостей необхіднозустрічати біля вхідних дверей. Одягнуті по формі, що відповідають тому чиіншому заходу, представники господарів направляють запрошених до гардеробу йпояснюють їм, як пройти до аванзали. Трохи ближче до виходу гостей зустрічаютьгосподар (господарі), господиня, почесний гість із дружиною. Поблизузнаходиться розпорядник чи організатор прийому.
Першою на прийомах вітається дружина гостя із господарем, потім згосподинею: чоловік (гість) — спочатку з господинею, потім з господарем. Довгозатримуватися біля господині не слід, щоб не відволікати їх увагу від іншихзапрошених гостей. Після вітань з господарями гість робить загальний уклін всімприсутнім в аванзалі і підходить до своїх близьких знайомих, яких вітаєособисто. Потім переходить до іншої групи учасників, намагаючись переговоритизі всіма знайомими, з ким не буде змоги спілкуватись за столом у бенкетній залі.
В аванзалі офіціанти на підносах подають аперитив або будь-який іншийнапій, що зменшує жагу і викликає апетит. Це може бути мінеральна вода, соки,вермут, сухе вино, шампанське, коньяк, віскі або горілка. Аперитив може бутиодинарний або комбінований. Іноді до аперитиву додають горішки, маслини,тартинки з солониною тощо.
Після того, як визначився склад учасників прийому, надісланізапрошення, визначене розміщення для прийому, складається план розміщеннягостей.
Для того щоб кожен гість міг швидко знайти своє місце за столом, атакож знав, хто буде його сусідом, при вході на невеликому столикувиставляється план розміщення. Крім того, у бенкетному залі (їдальні) кладетьсявиготовлена з цупкого паперу картка із зазначенням імені та прізвищазапрошеного. Якщо запрошується особа високого рангу, то може вказуватись лишеїї посада, наприклад: його високоповажність Президент України або Міністрюстиції. Іноді гостю вручається картка зі схемою розміщення столу чи йогономером. На схемі зазначається місце, призначене для гостя.
Протокол вимагає врахування службового і суспільного статусу гостей. Порушеннястаршинства гостей може бути сприйняте як свідоме нанесення образи не тількигостю, але й стороні, яку він представляє. Історія знає чимало прикладів, колипричиною інцидентів було порушення правил розміщення гостей за столом. Відомівипадки, коли керівники делегацій, бізнесмени, обурені тим, що їм відводилосьменш почесне місце, ніж те, на чиє вони розраховували, залишали прийом ісповіщали кореспондентів про неповагу, котра була виявлена стосовно країни, якувони представляють.
Складаючи план розміщення гостей за столом, необхідно дотримуватисьпевних правил.
Почесним є місце напроти вхідних дверей, а якщо двері знаходяться збоку- на стороні столу, біля вікон. Почесні гості завжди займають місця посерединістолу (маючи на увазі його довшу сторону).
На сніданку (обіді), на якому присутні тільки чоловіки, першимвважається місце праворуч від господаря, а не праворуч від його почесного гостя.
Якщо на прийомі присутня господиня дому, то запрошуються дружини всіхзапрошених. У такому разі першим почесним вважається місце праворуч відгосподині, другим — праворуч від господаря. Якщо дружина господаря відсутня абож господар неодружений, він може посадити напроти себе одну із запрошених жінок(заздалегідь спитавши її згоди) або чоловіка найвищого рангу.
Між офіційними гостями можна садити інших гостей, враховуючивідповідність їх посад.
Жінки і чоловіки розсаджуються поперемінно, причому чоловіки можутьсидіти один біля одного, а жінки — ні.
Розсаджуючи гостей, треба завжди пам’ятати, щоб один біля одного сиділигості, які б могли між собою спілкуватись і які симпатизують один одному.
Найменш почесними вважаються місця на торцях столу (за винятком тихвипадків, коли господар один очолює стіл); тому саджати на ці місця гостей,особливо жінок, не заведено. Якщо ж виникають труднощі з розміщенням і єнеобхідність використати ці місця, їх можуть зайняти господар і господиня.
Якщо сніданок чи обід проводиться під час двосторонньої наради, можливерозміщення однієї делегації напроти іншої. При цьому голови делегацій такожсідають один напроти одного.
Якщо при розміщенні немає можливості комусь із подружжя надати місцезгідно з протоколом, господар мусить забезпечити належне за рангом місце хоча бдружині і вибачитися перед чоловіком. Чоловіки погодяться з розумнимвибаченням, жінки — ніколи.
Коли під час проведення заходу необхідна допомога перекладача, то він,відповідно до протоколу, займає місце зліва від особи, якій він необхідний.
Господиня прийому завжди сідає обличчям до дверей, з яких заходять офіціанти,щоб вони весь час були в її полі зору.
Йдучи на прийом, перевірте, чи не забули ви свої візитні картки. Обов’язковозапам’ятайте ім’я того, хто влаштовує прийом, інакше ризикуєте опинитися внеприємній ситуації.
Не заведено приходити на прийом з розміщенням раніше призначеного часу,але якщо вже так сталося, необхідно почекати десь поруч. У будь-якому випадку,якщо з вашої сторони присутня делегація, не можна приходити пізніше, ніж їїкерівник, не попередивши і не одержавши його згоди.
Пунктуальність цінувалася завжди. Ще Людовіку XVІІІ належить вираз:«Точність — ввічливість королів і обов’язок добрих людей». Точність єоднією з тих якостей великих людей, наслідувати яку не є принизливим ні длякого. Точність — це ознака уваги до господаря і господині, що чекають гостей узазначений запрошений час.
Запізнення вважаються порушенням етикету і може бути сприйняте якобраза. Чекають того, хто запізнюється, не більше зазначеного часу, потімзапрошують гостей до столу, щоб не склалося враження, що останньому віддаєтьсяперевага щодо інших. Гостю, що запізнився, подають ту саму страву, якаподається в цей час присутнім.
Першим до бенкетного залу (столу) входять господар і почесна гостя. Чоловікипідходять до пані, які згідно з планом розміщення будуть сидіти справа, подаютьїй руку і проходять вслід. Завершують церемонію господиня із почесним гостем.
Сидячи за столом гості слідкують за діями господарів і повторюють їх: берегосподар блюдо з їжею, так само і гість бере блюдо й пропонує його спочаткупані, що сидить справа.
Протягом обіду (сніданку) господарі повинні направляти розмову,залучати до участі всіх присутніх гостей, сприяти тому, щоб гості розмовлялиміж собою на спільні теми, що цікавлять усіх. Коли господар бачить, що застолом запанувала тиша, то йому самому потрібно налагодити спільну розмову. Недармафранцузи говорять: «Мовчання віддаляє більше, ніж відстань». Недолікоморганізації розмови за столом, проте, буває не відсутність спільної теми, аневміння знайти потрібну.
Починати розмову за столом можна з розповіді про місто, країну, промистецтво, спорт, музику та подібні «легкі теми». При цьому не требазабувати: ніколи не слід нав’язувати присутнім свою тему розмови, навіть якщови господар, і тим більше самому ж хвалити свою гостинність. Якщо присутнізацікавлені в обговоренні серйозних питань, то протягом бесіди розмоваприродним шляхом перейде до них.
На прийомах з розміщення заведено обмінюватися тостами, яківиголошуються не раніше 10-15 хвилин після початку прийому. На вечері, якавлаштовується безпосередньо після закінчення будь-якого заходу, можнаобмінюватися тостами, промовами і побажаннями на самому початку прийому,оскільки всі знаходяться під впливом тільки що завершеної події.
Перше слово надається господарю прийому, потім почесному гостю. Промовагосподаря, зазвичай, вміщує вітання на адресу почесного гостя, загальніположення, що стали приводом для зустрічі, побажання почесним гостям здоров’ята успіхів фірмі. У відповіді гостя повинна звучати подяка за гостинність,вираз задоволення взаємною зацікавленістю переговорів, завірення в дружніхпочуттях, добрі побажання господарю та його справі.
Ініціатива залишення прийому належить головному гостю. Після того, яквін попрощався з господарями і присутніми на прийомі, поступово йдуть й іншігості. При цьому необхідно подякувати господарям за приємно проведений час ісмачні страви.
Шведський стіл. Зазначений прийом проводиться в ті ж часи, в якізвичайно влаштовують сніданок чи обід. На такий прийом можна запросити більшелюдей, ніж на звичайний обід. Протокол у цьому випадку більш простий, оскількинемає необхідності розміщувати гостей за столом, крім того, вся організаціяйого проведення не така важка і ускладнена. Особливість шведського столу втому, що різноманітні страви (закуски, гарячі страви, десерт) сервіруються наодному столі.
Учасники підходять до столу, беруть серветку і, поклавши на неї тарілкуіз загорнутим в серветку ножем і виделкою, вибирають холодні закуски на свійсмак. У праву руку можна взяти бокал вина, соку чи інший напій. Після холоднихзакусок подають жульєн (тушковану страву з м’яса, птиці або грибів), можнаподавати гарячі сосиски, фрикадельки з відповідними соусами. Після гарячоїзакуски гостей пригощають десертом — сиром, фруктами, морозивом, желе. Наприкінціприйому подають каву.
Заповнивши тарілку, гості, щоб дати іншим можливість іншим учасникамприйому, відходять від столу. Організатори прийому повинні передбачити, щоб всігості, залишивши стіл, змогли розміститися в залі або в інших кімнатах, девстановлені невеличкі столики.
Якщо дозволяють розміри приміщення, такі столики на 4-5 чоловік можнарозмістити в тій же залі. Столики прикрашають квітами, свічками і сервіруютьстоловими приборами. Напої й десерт розносять офіціанти, в разі необхідностівони замінюють посуд та поповнюють блюда.
Фуршет. В останній час набули поширення прийоми типу фуршет (фр. звиделки). Такий прийом деякою мірою нагадує шведський стіл, з тією різницею, щокількість запрошених на фуршет більша; страви «скромніші», авідведений для прийому час гості проводять стоячи.
Залежно від кількості запрошених приймаюча сторона встановлює один чидекілька столів, на 6-8 чоловік кожний. На столи, які трохи вище звичайних,виставляються красиво оформлені маленькі бутерброди, кондитерські вироби іфрукти.
Якщо подають гарячі закуски, то на столи ставлять тарілки, кладуть ножіта виделки. алкогольні та прохолодні напої, розлиті в бокали, розносять гостямкальнери. За окремим столиком може бути організований буфет-бар, де можназамовити на свій смак й інші напої. У процесі прийому можливе виголошення двохкоротких тостів.
Використаний посуд, залишається на спеціально відведеному місці, азамість нього для нових страв береться чистий. Чарки, бокали відповідно донапоїв на столах рядами по 10 штук «ялинкою» або «змійкою»,чередуючи залежно від виду. Закусочні тарілки ставлять стопками по 8-10 штук, аза ними — десертні по 4-6 штук.
Закуски і блюда подають нарізаними маленькими порціями «під вилку».Гарніри кладуть окремо від основного продукту, соуси розміщують поруч ззакусками, до яких вони подаються, подають також запечену їжу (жульєни). Хлібнарізають невеликими кусочками і розкладають по закусочних тарілках. Країфуршетних столів для розміщення тарілок повинні залишатися вільними на 25-30 см.
Якщо прийом проводиться з нагоди національного свята, може бутиорганізовано концерт вітчизняних артистів.
Проводиться фуршет у менш формальній і більш невимушеній обстановці. Протягомприйому слід, якщо можливо, рівномірно розташуватися по залі, розмовляючи зучасниками, щоб не створювати натовпу. При цьому бажано поспілкуватись іздекількома партнерами, познайомитися з новими людьми, а не затримуватися довгоз одним співрозмовником.
На фуршет можна прийти й піти з нього у будь-який час у межахвизначеного регламенту. Проте, це не стосується осіб, на честь яких вінвлаштовується. Ці особи, як правило, приходять до початку прийому і знаходятьсяна ньому до закінчення.
Той, хто присутній на фуршеті протягом усього часу його проведення,виражає особливо дружнє ставлення до господаря прийому, а також до тієї особи,на честь якої він влаштовується. Якщо партнер хоче підкреслити напруженістьстосунків, він бере участь у прийомі не більше 10-15 хвилин. Йти з прийомудозволяється не прощаючись, проте в такому випадку не буде зайвим залишити увестибюлі на спеціальному підносі свою візитну картку з загнутим краєм.
Коктейль. На відміну від прийому фуршет, на прийомах коктейль столи незаведено накривати, страви розносять офіціанти. Проводяться прийоми такого типустоячи; тарілок і приборів не подають. Замість виделки гості використовуютьшпажки, або міні-виделки.
Пригощають маленькими порціями: тартинками, воловинами, тарталетками,канапками. На десерт подають міні-тістечка, розділені кубиками або долькамифрукти, ягоди без кісточок, горішки. До коктейльного столу підходять іфаршировані яйця з різними начинками, солоний і солодкий мигдаль. Передзакінченням прийому для підкреслення його урочистості може подаватисьшампанське, морозиво, кава.
Різновидами прийому коктейль є прийом келих шампанського або келих вина.
Келих шампанського або келих вина. Під час такого прийому звичайноподають шампанське, вино чи соки, але можлива подача віски чи горілки. Подачазакуски не обов’язкова, але й не буде великою помилкою. Закускою можуть бути маленькітістечка, бутерброди, горішки. Цей вид прийому зручний тим, що забирає малочасу не вимагає великої підготовки.
Чай. Така форма прийому застосовується при нанесенні візитів дружинамиПрезидента країни, глави уряду, глав дипломатичних представництв. Прийом даноготипу влаштовується, як правило, тільки для жінок. Залежно від кількостізапрошених готують один чи декілька столиків. Подають кондитерські вироби,фрукти, десертні та сухі вина, соки, води. У невеликій кількості можутьподаватися сендвічі з ікрою, рибою, сиром тощо. На стіл можна поставити коробкишоколадних цукерок, збиті вершки чи морозиво, лимон. До чайного чи кавовогостолу підбираються кольорові скатертини і кольорові серветки ручної роботи.
Барбекю. Прийом барбекю влаштовується влітку на галявині або в садубіля дому. Це неформальний прийом, в процесі якого використовуються такі жформи обслуговування, як на фуршеті або коктейлі.
До неформальних прийомів також відносять прийом типу бранч, на якомуподають страви з яєць, бекон, тушковане м’ясо, сосиски, рибу, тушковані томати.За дружніх взаємостосунків можуть мати місце також прийоми пікнік, келих вина зсиром тощо.
Журфікс. Журфікс (визначний день) — один з видів неофіційних прийомів,які проводять дружини міністрів закордонних справ або дружини послів у певнідні і години. Цей прийом іноді називають «середами», «четвергами»чи «п’ятницями». Влаштовуються вони між 16-18 годинами тривалістю1,5-2 години. Подаються кондитерські вироби, тістечка, десерти і сухі вина, чайкава. Такі прийоми можуть проводитись у формі музичних чи літературних вечорів.
Бенкети. Це урочистий захід, що проводиться у зв’язку з важливимювілеєм, святом, підписанням значної міжнародної угоди тощо. Оскільки бенкетвимагає серйозної підготовки, до його організації запрошуютьсявисококваліфіковані фахівці й витрачаються значні фінансові кошти.
Залежно від способу обслуговування розрізняють: бенкет-фуршет,бенкет-коктейль, бенкет з повним обслуговуванням, бенкет з частковимобслуговуванням, а також бенкет-чай.
Як би вам не сподобалося на прийомі, як би в не були захоплені цікавоюрозмовою, не слід затримуватися на ньому довше часу, зазначеного в запрошенні,оскільки це може бути обтяжливим для господарів. Всім гостям, присутнім наприйомі, слід направити лист з висловленням подяки господарям, або протягомтижня надіслати свою візитну картку з абревіатурою Р.К.
Успішно проведені прийоми завжди залишають у партнерів, гостей — потенційних клієнтів добрі спогади про організаторів прийому та їх бізнес,приємне спілкування, нові знайомства сприяють рекламі і зміцненню доброгоімені, свідчать про благополуччя фірми і є засобом покращення ділових зв’язківта іміджу організаторів.