Ділові засідання

--PAGE_BREAK--1.4.3 Встановлення перерв

Люди можуть висидіти без перерви максимум90хвилин. Для тих, хто палить, навіть цей час може бути занадто довгим.

Якщо ваше засідання триватиме більше90хвилин, заплануйте коротку— 5-7хвилин-перерву приблизно у середині заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок або інші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди, ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову. Краще мати дві перерви по5-7хвилин, ніж одну, яка триватиме15хвилин.

Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обов'язково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності з ними можна зв'язатися по телефону.
1.4.4 Визначення дати і часу проведення засідання

Вибираючи дату і час проведення засідання, важливо враховувати робочі плани учасників. Але вони не можуть бути єдиним критерієм. Для того, щоб знайти оптимальний варіант, організатори заходу повинні також мати відповіді на такі питання: Як довго триватиме засідання? Коли його провести-до обіду чи після? Який день краще підходить для цього заходу?

Спеціалісти з ділового етикету та психології ділових стосунків вважають, що у цілому друга половина п'ятниці та ранок понеділка-поганий час для проведення засідань. По понеділках зранку співробітники хочуть прийти на роботу і зорієнтуватися у справах, які вони мають на цей день і на весь тиждень. Якщо вам необхідно провести засідання у понеділок у першій половині дня, для поліпшення ситуації призначте його початок через півгодини після того, як співробітники приходять на роботу. Засідання, що проводяться під кінець робочого дня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закінчити роботу і йти у своїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закривається дитячий садок і треба забрати дітей; у них є свої плани на вечір. Як правило, засідання, що проводяться по п'ятницях після обіду,-«викинутий», марно згаяний час. Співробітники присутні на цих засіданнях фізично, але їх думки далекі від справ, і тому розраховувати на високий процент ефективності заходу не реально.

Хорошим вибором часу для проведення засідання є час перед обідньою перервою. При цьому засідання, заплановане на час до обіду, не повинне тривати більше двох годин. Якщо ви бажаєте провести коротке засідання, заплануйте його початок за годину до обідньої перерви-усі хочуть відпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде.

Якщо вам треба провести справді коротке засідання, зробіть його без розсадки учасників (усі присутні стоять). При цьому враховуйте, що засідання такого роду не може тривати довше15 хвилин.

Попередження заздалегідь-вияв ввічливості при проведенні неформальних засідань. Навіть якщо ви не встановлюєте конкретний час, краще напередодні попередити співробітника, що ви збираєтесь зайти до нього та обговорити певні питання. У такому випадку співробітник буде готовий до дискусії і ви швидше вирішите існуючі проблеми.

1.4.5 Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядку денного

Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання. Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту за півріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні (конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.

Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: «Визначення доповідачів на річній конференції» або «Складання плану проведення занять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року». Співробітники повинні обов'язково знати, які зміст і мета проведення конкретного засідання.

Встановлення заздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовно допоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконують іншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.

Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лише іменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможе учасникам за необхідності зв'язатися з відповідною особою. Краще заздалегідь надати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумніви щодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.

Слід також визначити тип запланованого засідання: "інформаційне", " прийняття рішення", «вирішення проблеми» і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вже прийняте і мета засідання — довести і роз'яснити його, не треба називати захід «Засідання для прийняття рішення». Ваші співробітники-дорослі, розумні люди, не слід ставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивних результатів.

Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати при собі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, коли на засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно, роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи заздалегідь копії порядку денного, слід роздати і копії бюджету з тим, щоб співробітники могли ще до засідання ознайомитися з цим документом і бути готовими для його обговорення і, як результат, ефективніше використати час, відведений на захід.

Що робити, коли ви направили певний документ учаснику з тим, щоб він міг підготуватися до обговорення, а на засіданні ця особа заявляє, що не ознайомилася з паперами? Не лишайте без уваги подібний факт, відповідним чином (негативно) прореагуйте на непідготовленість співробітника до дискусії. Якщо ви вирішите «пожаліти» колегу і не звернете належної уваги на його непрофесійну поведінку, подібне рішення не принесе вам— організатору засідання-ніяких переваг. Навпаки, якщо ви не оціните відповідним чином подібну безвідповідальність співробітника, наступного разу більше людей не звернуть належної (або ніякої) уваги на матеріали, надані їм для ознайомлення перед засіданням. Подібна позиція організатора заходу може здатися досить жорсткою, але насправді вона буде виявом поваги до абсолютної більшості учасників, які зібралися саме для проведення дискусії. Дайте чітко зрозуміти співробітникам, що ви очікуєте від кожного з них підготовленості до засідання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матеріалами та готовність до їх обговорення.

Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засідання, та, щоб уникнути непорозумінь, відповідну дату календаря. Разом з цією інформацією зазначається час початку та час закінчення заходу. Щоб відчувати себе впевнено, ви можете визначити час закінчення засідання на півгодини пізніше, ніж ви реально плануєте його закінчити. Навіть якщо засідання затягнеться на15-20хвилин довше від запланованого вами насправді, для учасників воно все одно закінчиться вчасно.
1.4.6 Безпосереднє складання порядку денного

Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботи та обдумування. Починайте кожне засідання з так званої вступної частини, яка, як правило, забирає від 10до15відсотків усього часу, відведеного для заходу. Так, на одногодинному засіданні вступна частина займатиме від6до10 хвилин. У цей час проводиться привітання учасників, необхідне представлення окремих присутніх осіб; визначаються мета і завдання заходу; встановлюються загальні правила ведення засідання; визначаються головуючий та секретар засідання; переглядається порядок денний.

Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення яких вимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже з часом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.

Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, що відбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так, якщо ви запишете: «Голосування за новий бюджет»,-це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулювання пункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати «за»). Тому краще поставити"голосування щодо нового бюджету". Звичайно, інколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливості і власної значущості учасників.

Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи-відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми до кінця заходу.

Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовку певного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла б відповідальність за зроблене/незроблене.

Визначення точного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту,-надзвичайно важливий елемент при підготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частину часу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останній(і) пункт(и) або розглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, які відповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсім не обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого не зробити.

Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому, закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми може бути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутні вважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляд деяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхідно обговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.

Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, коли порядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засідання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутні у будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вони зібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути.

Маючи перед собою подібний документ, учасники:

а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньо підготуватися,

б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.

1.5 Визначення основних правил проведення засідання

Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу-так званихRobert'sRulesofOrder,а з іншого боку-виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.

Robert'sRulesofOrderє системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила — система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.

Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.

Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені уRober'sRulesofOrder,безумовно допоможе при цьому:

-Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.

-Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.

-Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.

-Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.

-Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.

Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:

-Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.

-Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.

-Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).

-Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.

-Пам'ятати, що інформація, представлена на засіданні,-конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов.

-Використовувати можливість ставити питання у будь-який час/у визначений час.

-Брати участь у тому, що відбувається у залі засідань.

— Бути членом команди/колективу.

Наведені як приклад основні правила учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немає потреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципів проведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть свою причетність до справи. Багато засідань були малоефективними, «провалилися» саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, нав'язані їм. Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами «бути відкритим для сприймання інформації, що надається» або «брати участь у тому, що відбувається у залі засідань» (те, що здається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумілим).

Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити. Ви можете, наприклад, сказати: «Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні» або: «Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з вас».

Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разу зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваються засідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось із учасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: «Давайте домовимося про таке...»

Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти усього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу/справ.

Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого

голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, що ви скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги-не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засідання будуть мати більше бажання додержуватися їх.

Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один до одного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.


1.6 Запрошення учасників

Розповсюджуйте порядок денний задва-тридні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими.

Під час проведення неформальних засідань, які можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого із тих співробітників, присутність яких бажана та необхідна.

1.7 Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у засіданні

Деякі співробітники приходять на засідання лише завдяки відчуттю правильності такого кроку. Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можуть надсилати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду: «Вам не обов'язково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щоб Ви були у курсі того, що відбувається».

Зрозуміло, люди відчувають себе надзвичайнонекомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими, відокремленими від загальних справ. Але якщо ви повідомите співробітників про запланований захід і пообіцяєте надіслати звіт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх від участі у засіданні (приходу на засідання).

Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засіданні, хронічно цього не роблять, від чого може страждати справа. Якщо ви готові проявити твердість, ви можете поступити таким чином— направити порядок денний начальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засідання список присутніх на ньому. Коли особа, яка хронічно пропускає засідання, дізнається про такий ваш крок, можна очікувати, що вона обов'язково з'явиться.

Якщо хтось зі співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливо тому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курс справ. У тому разі, коли колега, який не був присутнім на засіданні, запитає, чому його не повідомили про захід, найкраще сказати те, як було: «Ми думали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах з представниками фірми-партнера».


2.
НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО
Засідання можна порівняти з театральною постановкою — всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.

2.1 Роль (функції) головуючого ділового засідання до засідання

-Визначення цілей засідання.

-Підбір учасників.

-Попередні контакти з учасниками для з'ясування можливості/ неможливості бути присутнім.

-Замовлення на конкретну дату та час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання та прохолоджуючих напоїв.

-Підготовка порядку денного.

-Вироблення основних принципів поведінки учасників.

-Запрошення учасників, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додаткових матеріалів.

-Підтримка контактів з тими, хто не бере участі у засіданні.

-Перевірка приміщення для засідання безпосередньо перед його початком.
2.2 Під час засідання

-Починати засідання вчасно.

-Визначати мету та завдання засідання.

-Дотримуватися порядку денного.

-Стежити за часом.

-Сприяти проведенню дискусії.

-Мати справу з «проблемними» учасниками.

-Надавати присутнім можливість ставити питання.

— Роз'яснювати рішення, прийняті у ході засідання.

— Підбивати підсумки.
    продолжение
--PAGE_BREAK--2.3 Після засідання

-Привести приміщення у порядок та повернути технічне обладнання, що використовувалося.

-Оцінити засідання, у тому числі й ефективність головуючого.

-Розповсюдити серед учасників копію протоколу засідання.

-Виконувати поставлені завдання.

-Розпочати планування та підготовку наступного засідання.

Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починається з вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почесним гостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть ваше місце, чи запитайте, куди сісти.

Головуючий, як правило, сидить на «місці влади»-найдалі від дверей. Найближче місце з правого боку від головуючого надається почесному гостю або особі, яка обіймає найвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасників брати участь в обговоренні, головуючий може сісти у середині столу. Це стане виявом його впевненості у собі, продемонструє, що головуючому немає потреби підкреслювати свою роль на засіданні.

Якщо на засіданні присутні дві особи, які мають однаково високий статус, вони сідають у центрі столу один проти одного. Інші присутні розсаджуються з обох боків від них. У тому разі, коли відомо про напружені відносини між двома особами, які обіймають однаково високі посади, краще уникати подібної розсадки, а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стіл не буде відігравати роль додаткового бар'єра між лідерами (достатньо їх власних протиріч).

Ці зауваження щодо розміщення стосуються і неформального засідання. Очевидно, що на неформальному заході учасники можуть вибирати місце, де сидіти, більш вільно. При цьому не треба ніколи забувати, що вибране вами місце є відображенням вашого статусу в ієрархії засідання.

Безумовно, ефективність будь-якого засідання значною мірою залежить від того, наскільки сильним є головуючий.

Розглянемо кожне з названих вище завдань головуючого на засіданні з певними коментарями.

Починати засідання вчасно

Ви повинні визначити конкретний час початку засідання та зазначити його у порядку денному. Напередодні заходу нагадайте його всім учасникам, розіславши меморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою.

Внесіть вчасний прихід на засідання у перелік основних правил поведінки учасників. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття співробітників на засідання. Можливо також підкреслювати негативні сторони запізнення на захід: зачиніть двері (і ті, хто запізнився, просто не зможуть зайти до приміщення), не повторюйте сказане раніше і пропущене тими, хто прийшов пізніше, розглядайте найцікавіші питання у першу чергу (на початку засідання).

Починайте засідання не пізніше5хвилин після зазначеного у порядку денному часу (це типове розходження між годинниками різних людей), незважаючи на те, чи зібралися всі, хто має бути присутнім на заході. Не затримуйте відкриття засідання через запізнення інших, це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно.

Визначення конкретного часу для початку заходу, як і максимальне дотримання його, є бажаним (а краще-обов'язковим) правилом і для неформального засідання.

Визначати мету та завдання засідання

Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, а також досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливих непорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добре вивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставлених цілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не в бажане русло, відходить від визначеного напрямку.

Якщо ви вивісите перелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви у такий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторювати сказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхідну інформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Таким чином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше, зможуть зразу увійти у курс справи.

На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілей заходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цією інформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засіданні бере участь всього2-3особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінити звичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всім присутнім.

Дотримуватися порядку денного

Головуючий повинен мати додаткові копії регламенту. Необхідно постійно нагадувати учасникам положення, внесені до нього: це допоможе не відволікатися від запланованих тем. Якщо на початку засідання у порядок денний були внесені зміни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб для розгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стільки часу, скільки на це було відведено при плануванні засідання.

Окремо занотовуйте всі нові питання, які були підняті під час розгляду запланованих. Зазначте, що вони будуть обговорені пізніше.

Не повертайтеся до незакінчених питань. Якщо необхідність продовжити дискусію з певного питання очевидна, внесіть його у порядок денний наступного заходу.

На неформальних засіданнях дуже часто порядку денного у письмовому/друкованому вигляді немає. Це, як правило, і стає головною причиною безконтрольної дискусії, яка проходить без будь-яких рамок та регулювання. Найпростіше записати порядок денний неформального засідання на аркуші паперу, який має головуючий. Навіть за допомогою такого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протікання дискусії, що призводить до марної трати часу учасників. Точно дотримуючись визначених для обговорення питань, ви не будете відволікатися на теми, не пов'язані зі справою, і, як результат, успішно проведете засідання.

Стежити за часом/Розпоряджатися відведеним для засідання часом

Головуючий повинен максимально допомагати успішному проведенню засідання: у цьому виявиться його розуміння важливості ролі лідера. Одним із найефективніших способів сприяння вдалому проведенню засідання є вміле розпорядження часом, відведеним для заходу.

Для того, щоб не втрачати дорогоцінний час, ви можете роздати всі матеріали, необхідні учасникам, заздалегідь, до початку заходу, поклавши папери перед місцем, де будуть сидіти присутні. Якщо ви на кожному пакеті з документами вкажете ім'я конкретної особи-учасника, ви у такий спосіб вирішите і питання розміщення присутніх (що часом стає занадто складним та болючим).

Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв, бажано:

-у приміщенні, де проводиться засідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;

-визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїх промов);

-не заохочувати переривання виступів та припиняти дискусії, не пов'язані з питаннями порядку денного;

— обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання без затримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чи лише певна частина.

На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнім про ліміт часу та заохочувати чіткі, незатягнуті виступи по суті обговорюваних питань.

Сприяти проведенню дискусії

Вміла організація та проведення дискусії (спрямування її у необхідному напрямку) — дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.

Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.

Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: «Прохання бути готовим до дискусії», а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: «Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему».

Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.

Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: «Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути». Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості «так» чи «ні». Наприклад, замість: «Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?» запитайте: «Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?»

Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його ім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.

Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.

Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.

У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова («цікава думка, бажано почути про це більше»), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.

Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.

Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення. Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.

Мати справу з проблемними учасниками

Найкращий, найефективніший спосіб нейтралізувати проблемних учасників-за можливості взагалі не запрошувати їх на засідання. Якщо це не можливо зробити, визначте чіткі, жорсткі основні правила поведінки учасників засідання (в них можуть бути визначені неприйнятні жести, рухи і т. ін, як наприклад, цокання язиком, постукування нігтями по столу тощо.) У такий спосіб особи, які застосовують подібні жести, рухи, вираз обличчя і т. ін., будуть заздалегідь попереджені про їх недопустимість у ході ділового засідання.

Хороший спосіб нейтралізації проблемних учасників — доручення їм на період засідання обов'язків, які займуть увесь їхній час та увагу. Так, їх можна залучити до підготовки заходу, попросити вести протокол засідання. Можна також запропонувати обговорити те, що викликає зауваження чи незадоволення, пізніше, у приватному порядку.

Є кілька категорій проблемних учасників. Відповідно до специфіки кожної із них пропонуються кроки для нейтралізації подібних осіб під час засідань (ці рекомендації стосуються як формальних, так і неформальних заходів):

Агресор(домінатор): люди такого типу не довіряють почутому, сумніваються у наданих фактах і не визнають достатню підготовленість/рівень знань тих, хто виступає. Свій виступ спрямовують проти конкретної особи.

Припиняйте випади особистого характеру, перефразовуючи сказане таким чином, щоб воно набуло нейтрального (неособистого) характеру. Попросіть групу чи окрему особу висловити власну думку щодо сказаного домінатором. Підкресліть необхідність знати думки з цього конкретного приводу інших присутніх.

Базіка: такі учасники, отримавши слово, довго і нудно говорять, переливаючи із пустого в порожнє і, як правило, відступаючи від теми дискусії.

Користуючись паузою у виступі, перервіть базіку. У такому разі ваші дії будуть виявом поваги до всіх присутніх (до групи), хоча можуть здатися досить жорсткими щодо конкретної особи. Підкресліть ваше розуміння думки виступаючого, нагадайте про цілі засідання та обмеженість часу, відведеного для заходу. Поставте питання іншому учаснику або зверніться із запитанням до всієї групи. Попросіть базіку підсумувати, узагальнити свої думки. Обмежте обсяг відповіді, сказавши, наприклад: «Для того, щоб мати час почути думки всіх бажаючих, давайте зупинятися лише на основних положеннях та приділяти увагу тільки найважливішому».

Паралельні виступаючі: розмовляють зі своїми сусідами під час виступу або загальної дискусії.

Якщо ви виступаєте, зробіть паузу і пильно подивіться на цю особу/цих осіб, можливо, ваше мовчання та відповідний погляд привернуть увагу та допоможуть добитися порядку. Підійдіть до розмовляючих і запитайте, чи мають вони якісь питання. Нагадайте цілі засідання та підкресліть, що засідання буде більш успішним, буде досягнуто більше результатів у тому разі, коли присутні виступатимуть по черзі і при цьому говоритиме лише одна людина. Включіть до основних правил поведінки учасників засідання можливість мати тільки одного виступаючого у конкретний час.

Пасивні учасники: ті, хто не бере ніякої участі у засіданні. З'ясуйте, чому ця особа (ці особи) не виявляють ніякої ініціативи, чому не виступають. Під час перерви переговоріть з ними, щоб зрозуміти їхню думку, позицію. Підключіть їх до обговорення питань у невеликій групі учасників. Дізнайтеся, чи мають вони питання. При цьому будьте обережні, щоб не поставити «можливо сором'язливих людей у складне, некомфортне становище.

Любителі говорити „Ні“: особи, які негативно реагують на все, що відбувається на засіданні. З'ясуйте, наскільки глибоким є негативізм, що проявляється на засіданні. Переговоріть з цією особою (цими особами) під час перерви. Дайте конкретне завдання на час засідання, наприклад доручіть вести протокол.

Урегульовувати конфлікти, що виникають під час засідання

Коли у ході дискусії між учасниками виникають протиріччя, що часом можуть мати досить гострий характер, завдання та відповідальність головуючого, як на формальному, так і на неформальному засіданні, полягають у тому, щоб усіма засобами допомогти нейтралізувати їх та поновити ефективну роботу учасників.

Головуючий має діяти як посередник, заохочуючи опонентів до того, щоб вони самі шукали шляхи для пом'якшення ситуації та продовження співпраці. При цьому необхідно, не виражаючи своїх емоцій, займати нейтральну позицію. Слід уважно, спокійно вислухати та об'єктивно сприйняти і оцінити позиції всіх сторін. Виразити розуміння кожної з викладених позицій. Якщо конфліктуючі сторони наполягають на виступі перед усіма присутніми, слід надати їм таку можливість, попередивши перед цим про жорсткі часові рамки, що будуть встановлені для них.

Ще кілька порад для головуючого при виникненні конфліктних ситуацій:

— Намагайтеся знайти спільні точки у позиціях сторін, що конфліктують.

-Запропонуйте опонентам ще раз чітко та конкретно визначити свої позиції та позиції протилежної сторони.

-Добивайтеся повного розуміння сторонами причини конфлікту, розбіжностей у поглядах, сутності протиріч.

-Нагадайте опонентам, що основна мета-знайти взаєморозуміння та вирішити конфлікт.

-За можливості підключіть до процесу досягнення прийнятного протилежними сторонами компромісного рішення всіх інших учасників засідання.

-Шукайте та пропонуйте альтернативне рішення проблеми.

-Знаходьте компроміси.

-У тому випадку, коли є очевидним, що вирішити конфліктну ситуацію у даний момент неможливо, не гайте час на подальші пошуки шляхів її розв'язання, а продовжуйте засідання згідно з визначеним порядком денним.

-Запропонуйте обом сторонам можливість обговорити проблему, що виникла, пізніше.

-Передайте розгляд конфліктного питання у підкомітет.

-У разі,коли ситуація загострюється і загальна атмосфера засідання погіршується, оголошуйте перерву.

-За можливості використовуйте гумор: сміх нейтралізує гнів.

Надавати учасникам можливість ставити запитання

Відповіді на запитання учасників засідання надають головуючому час та можливість розвинути свої ідеї та роз'яснити їх присутнім. При цьому можливо також завоювати нових прихильників своєї позиції. Для того, щоб якомога успішніше провести дану частину засідання:

-Заздалегідь визначте та оголосіть присутнім, коли саме ви будете відповідати на їхні запитання.

-Пропонуючи ставити запитання, уважно стежте за своїми жестами, інтонацією, мімікою (невербальними сигналами, які ви передаєте учасникам): ви не повинні виглядати як людина, що відчуває себе невпевнено перед аудиторією, або бажає закінчити відповіді на запитання, не розпочинаючи їх.

-Заздалегідь з'ясуйте, на які запитання учасники очікують отримати відповіді, щоб мати час відповідно підготуватися.

-Якщо на засіданні ви-головуючий або основний доповідач, підготуйте власні питання на випадок, коли присутні не будуть мати своїх.

-Намагайтеся зрозуміти причину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацікавлена в отриманні додаткової інформації? Чи в основі питання лежить бажання продемонструвати присутнім власні знання у певній сфері?Чи є конкретне запитання способом, щоб розвинути власні ідеї та отримати їхню підтримку від присутніх?

-Перефразуйте поставлене запитання. Це допоможе присутнім краще усвідомити його, а також надасть вам можливість викласти його у прийнятній, підходящій для вас формі. Коли ви повторюєте запитання, дивіться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу на її реакцію на сказане вами. Коли даєте відповідь, дивіться на всіх присутніх.

-Усвідомлюйте суть запитання. Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим пов'язаний (або ж зовсім не зв'язаний) з тим, про що запитується.

-Давайте короткі відповіді по суті.

-Завжди будуйте відповідь у позитивному ключі.

-Завершуйте відповіді на запитання заключним словом.

Є кілька різних способів того, як давати відповіді на запитання. Вони залежать від конкретної ситуації:

-Коли ви знаєте відповідь на запитання, відповідайте чітко, коротко і по суті.

-Коли ви не знаєте відповіді, визнавайте це зразу, не кажіть неправди. Скажіть особі, яка поставила запитання, що ви зможете відповісти їй пізніше, або назвіть джерела, з яких можна отримати необхідну інформацію. Якщо ви пообіцяли зв'язатися з людиною і відповісти на її запитання пізніше, обов'язково виконайте свою обіцянку. Недотримання свого слова-очевидна грубість.

-Якщо серед учасників є спеціаліст у цій сфері, насамперед назвіть його ім'я, щоб у такий спосіб попередити людину про передачу їй для відповіді поставленого запитання. Потім повторіть для експерта запитання і надайте йому можливість відповісти. Зразу ж після закінчення відповіді спеціаліста беріть ініціативу у проведенні засідання у свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутні почали прямо — без вашого посередництва — задавати цій особі інші питання).

-Якщо ви отримали недоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його було поставлено, а потім перефразуйте його на свою користь.

Роз'яснювати дії та суть прийнятих рішень

Плутанина, нечіткість-небажані учасники багатьох засідань. Дуже часто присутні чують (або думають, що вони чують)

те, що їм хотілося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий. Після засідання, звіряючи свої записи, учасники часом помічають, що у їх нотатках щодо одного і того ж питання є досить багато розбіжностей.

Саме тому для головуючого дуже важливим є:

а) роз'яснення прийнятих рішень, суті досягнутих домовленостей, подальших кроків учасників засідання після його завершення;

б) чітке визначення питань, які необхідно винести на розгляд на наступному засіданні.

Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рішення обов'язково повинен ще раз назвати, уточнити ті положення, які будуть внесені у текст документа. (»Таким чином, ми визначили всі заходи, які необхідно провести при реорганізації даного підприємства. Чи є якісь інші, що треба внести у заключний документ?")

При прийнятті плану подальших дій, треба встановити конкретних виконавців, які відповідають за певний обсяг роботи. Попросіть цих осіб сформулювати, якими є їхні обов'язки. Кожному виконавцю у кінці засідання надайте перелік завдань, покладених конкретно на нього. Копію цього документа надішліть його начальнику. Визначте кінцевий термін виконання завдання/проекту, встановивши при цьому контрольні дати для окремих його частин.

Підбивати підсумки

Наприкінці засідання головуючий обов'язково має підбити підсумки. Для цього необхідно відвести відповідно достатньо часу, а отже, завершити роботу учасників (обговорення/прийняття рішень) організовано, без поспіху, але і без зайвих затримок. Бажано дати присутнім відповідний сигнал для завершення роботи та початку підбиття підсумків.

Підсумовуючи, звертайтеся до цілей, визначених для цього засідання (чи виконано заплановане? чи досягнута мета заходу?). Чітко сформулюйте прийняті рішення та з'ясуйте, чи всім присутнім зрозумілі вони та чи мають учасники якісь запитання стосовно цих рішень.

Визначте рівень ефективності засідання, що закінчилося; запитайте у присутніх, що, на їхню думку, можна поліпшити (що потребує вдосконалення) у підготовці та проведенні заходу.

Зводячи підсумки воєдино, визначте:

-наскільки корисним було засідання;

-яких результатів було досягнуто, які рішення було прийнято;

-якими мають бути наступні кроки/дії;

-хто відповідає за виконання прийнятих рішень.

Подякуйте всім присутнім за участь у засіданні та особливо відзначте тих, хто цього заслуговує (найбільш активні учасники; особи, внесок яких у вирішення поставлених проблем був найбільш ефективним і т. ін.). Надзвичайно важливо давати людям відчути їх вагомість та важливість: це не тільки є правильною поведінкою лідера (головуючого), який думає про свою команду, але також є безумовним виявом ввічливості.

За необхідності визначте дату проведення наступного засідання.

Головуючий своєю поведінкою та манерами, безумовно, задає тон усього засідання, від чого значною мірою залежить і кінцевий успіх заходу. Вище наводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню ділових засідань різних типів: як формальних, так і неформальних.

Що є помилковим, неприйнятним у поведінці головуючого на діловому засіданні?

    продолжение
--PAGE_BREAK--