Администрация города Екатеринбурга Автоматизация органов муниципальной власти в городе Екатеринбурге на платформе DocsVisionАвтоматизированная система документационного обеспечения управления обеспечивает полный цикл обработки поступивших, отправляемых и внутренних документов, в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга».О заказчикеАдминистрация города Екатеринбурга, согласно Уставу, входит в структуру органов местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург».Администрация города Екатеринбурга является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Полномочия Администрации города Екатеринбурга определяются законами и иными нормативными правовыми актами. http://www.ekburg.ruСитуацияВ 2008 году Президентом Российской Федерации была утверждена Стратегия развития информационного общества в России, нацеленная, в том числе, на повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления. Одним из ее направлений является создание электронного правительства, призванного повысить качество и оперативность предоставления государственных услуг. В рамках этой стратегии в российских органах государственной власти производится, в том числе, внедрение систем электронного документооборота (СЭД).Внедрение СЭД в Администрации города Екатеринбурга планировалось с целью оптимизации процесса осуществления властных полномочий органами государственной власти, повышения качества и оперативности управления за счет совершенствования существующего документационного обеспечения управления, а также усиления контроля исполнительской дисциплины.Решение: выбор и функционалВ качестве решения была выбрана автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), разработанная Екатеринбургским системным интегратором «Юнисофт» и реализованная на базе системы DocsVision. Система DocsVision, разработчиком которой является одноименная российская компания «ДоксВижн», предназначена для автоматизации документоцентричных бизнес-процессов. Система состоит из платформы, в состав которой входят типовые решения «Делопроизводство», «Управление архивом документов», «Управление процессами», «Рабочее место руководителя», готовых модулей и приложений. ^ Ключевыми преимуществами системы DocsVision является:наличие готовых механизмов для автоматизации делопроизводственных процедур органов государственной власти; возможность гибкой настройки решения с учетом особенностей делопроизводства в федеральных, региональных и муниципальных органах власти; наличие типовых решений «Делопроизводство», «Согласование договоров» и т.д. (низкая стоимость и сжатые сроки внедрения); масштабируемость – DocsVision позволяет реализовывать крупные территориально-распределенные решения;возможность использования произвольного набора готовых приложений DocsVision с учетом масштаба и функциональных требований конкретного заказчика; наличие опыта реализации различных по стоимости и масштабу проектов во всех отраслях. АС ДОУ, разработанная компанией «Юнисофт» предназначена для автоматизации всего комплекса работ с документами в органах государственной власти, которая включает в себя документирование, документооборот, маршрутизацию и исполнение поручений, контроль исполнения поручений, документов и их хранение. Задачи проектаВ рамках проекта были поставлены следующие задачи:объединение документационных потоков всех подразделений (в том числе территориально-распределенных); упорядочение и систематизация документооборота (маршрутизация); исключение дублирования документов при регистрации; исключение потери документов;построение централизованного электронного архива документов; обеспечение возможности оперативного поиска документов; сокращение сроков согласования проектов документов и прохождения документов по подразделениям; оперативное информирование сотрудников и руководства о поступивших документах и поручениях; автоматизированный контроль исполнения документов и поручений по срокам и по существу вопроса. Решение, ход проектаРабота над концепцией проекта, включая разработку пилотных подсистем, велась с января по сентябрь 2009 года. Затем, до конца 2010 года, активно велась разработка основных подсистем с параллельным подключением и обучением пользователей. В начале 2010 года было подключено около 200 пользователей. Планомерно велось подключение к АС ДОУ новых подразделений - в результате, в первом квартале 2011 года, были подключены все подразделения в настоящий момент в системе работает более 1500 пользователей. ^ В рамках проекта было организовано массовое обучение пользователей системы в специализированном учебном классе. В рамках проекта были автоматизированы следующие процессы:Делопроизводство (канцелярия): регистрация документов;сканирование и распознавание документов;поиск по реквизитам РК и тексту документа;работа с различными видами документов;журналы регистрации. Документирование:В рамках данного процесса в системе были разработаны защищенные от модификации шаблоны для различных видов документов, позволяющие пользователям оформлять документы строго в соответствии с инструкцией по делопроизводству; необходимый набор настраиваемых полей в РК позволяет вносить необходимые реквизиты документов.Движение документов:Автоматизирован процесс подготовки, согласования и утверждения проектов документов как в инициативном порядке, так и во исполнение поручения. Реализованы:электронно-цифровая подпись проектов документов (пилотный проект); шаблоны маршрутов согласования;направление документа на подписание и регистрацию; отклонение подписанного исходящего документа, оформленного с нарушением; доведение документов и резолюций до исполнителя; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; гибкая настройка произвольных маршрутов обработки документов при помощи приложения «Управление процессами»; удобные отчеты по движению документов. Контроль:контроль исполнительской дисциплины; отслеживание исполнения документа в самой карточке документа; оперативный контроль (по срокам исполнения) и контроль по завершению исполнения (по существу вопроса); автоматическое снятие с контроля входящего документа, связанного с исходящим; отчеты по контролю исполнения поручений и документов; Руководители всех уровней в режиме on-line имеют возможность осуществлять контроль сроков исполнения поручений своими подразделениями;Исполнители в режиме реального времени видят состояние собственной исполнительской дисциплины;АС ДОУ DocsVision обеспечивает полную прозрачность работы с документами.Впечатления«Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы существенно сократили сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителя. Электронные документы мгновенно становятся доступны всем исполнителям. Таким образом, повышается эффективность взаимодействия между органами администрации. Система позволяет руководителям в режиме реального времени контролировать исполнительскую дисциплину подчиненных и сокращает время принятия управленческих решений. В перспективе в систему электронного документооборота будут включены муниципальные учреждения»,— отметила председатель комитета по организационно-контрольной работе администрации Екатеринбурга Галина Сигеева.В 2011 году АС ДОУ DocsVision, внедряемая в Администрации города Екатеринбурга заняла первое место в ТОП-30 самых громких IT-проектов года в городе Екатеринбурге. Проект, выполненный компанией «Юнисофт», победил в номинации «Решения по автоматизации процессов госуправления». Организатором конкурса выступил журнал «Деловой квартал» г.Екатеринбург.РезультатыАС ДОУ обеспечивает полный цикл обработки поступивших, отправляемых и внутренних документов, в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга».В настоящее время в работу системы электронного документооборота включены все органы Администрации города Екатеринбурга, в том числе территориально удаленные. С января 2011 года работа с входящими и исходящими документами, докладными и служебными записками ведется только с применением автоматизированной системы.К системе подключены все отраслевые (функциональные) органы Администрации города Екатеринбурга и 7 Администраций районов, на сегодняшний день подключено 1500 автоматизированных рабочих мест.В Администрации города Екатеринбурга эксплуатируются разработанные в ходе проекта подсистемы обработки входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе служебных и докладных записок, постановлений и распоряжений Главы Екатеринбурга, распоряжений и приказов должностных лиц Администрации города Екатеринбурга). Реализованное решение позволило автоматизировать процедуры распределения документов, рассмотрения документов, выдачи и исполнения поручений, контроля исполнения поручений, контроля исполнения документов, согласования, подписания, регистрации документов.Разработаны шаблоны документов для каждого функционального и территориального органа Администрации: исходящие письма, служебные записки, докладные записки, приказ, распоряжение (более 200 печатных форм).Для автоматизации работы контролирующих подразделений в АС ДОУ разработано около 70 отчетов и печатных форм, предназначенных, как для контроля исполнения поручений, так и для контроля исполнения документов, что позволяет использовать защищенные шаблоны при создании документов.^ Процедура согласования организационно-распорядительных документов в АС ДОУ включает обязательные этапы лингвистической и юридической экспертизы.Решение охватывает все этапы жизненного цикла входящих, исходящих, внутренних документов и правовых актов. Разработаны рабочие инструкции пользователей (для каждой роли в системе). Ролевая модель системы описывает действия регистраторов, руководителей, помощников руководителей, исполнителей и сотрудников, ответственных за контроль исполнения документов и поручений. Для каждой роли используется специальный набор папок и представлений. ^ Организована трехуровневая техническая поддержка, разработана подсистема регистрации обращений пользователей с использованием карточки DocsVision. ПерспективыК концу 2011 года планируется ввести в эксплуатацию подсистему «обращения граждан» и подсистему «решения коллегиальных органов Администрации города Екатеринбурга».Планируется создание единого архива документов Администрации, соответствующего требованиям Росархива. Архив позволит автоматизировать процессы формирования, учѐта выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства. В 2012 году планируется разработать решение для архивирования документов прошлых лет в оперативной базе данных АС ДОУ DocsVision, механизм поиска и удаления документов, срок хранения которых истек и другие подсистемы.О партнереГруппа компаний Юнисофт создана в декабре 2003 г. Основные направления деятельности: внедрение систем электронного документооборота, консалтинг в области автоматизации бизнес-процессов. Юнисофт работает с компанией «ДоксВижн» с 2006 г. и является первым и единственным премиум-партнером DocsVision на Урале. Юнисофт – обладатель 2-х дипломов Компании «ДоксВижн» (за крупнейший региональный проект и за лучшую организацию совместных маркетинговых мероприятий).КлиентыСреди наших клиентов: Администрация города Екатеринбурга, ООО КБ «КОЛЬЦО УРАЛА», Телекоммуникационная группа МОТИВ, филиал «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД», Газпромнефть-Екатеринбург, Группа логистических компаний «Кинетика», ЗАО «Юнилэнд-Екатеринбург», Пермское региональное Управление Торговый дом «Лукойл», Управление Уралавтогаз ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург», Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи по Свердловской области и др.СертификатыMicrosoft Certified Professional, «Премиум партнер» DocsVision, «Методология и типовые примеры внедрения» DocsVision, «Разработка и администрирование» DocsVision, «Премиум партнер по продвижению документных сканеров» Canon, 1С:Торговля и Склад, «Бизнес-внедрение» Terrasoft CRM.www.docoborot.com