ЗАТВЕРДЖЕНО наказ НКАУ 10.07.2007 № 200ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в Національному космічному агентстві України Загальні положення Інструкція з діловодства (далі Інструкція) в Національному космічному агентстві України (далі НКАУ) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів НКАУ. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства і її положення поширюються на всю службову документацію. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Відповідальність за організацію діловодства несе Генеральний директор НКАУ. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на підрозділи Управління справами (далі - канцелярія). Загальне керівництво роботою з діловодства здійснюється Генеральним директором, який в межах наданих йому прав зобов`язаний: здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України; вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування; не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі організацій), що належать до сфери управління НКАУ, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в НКАУ та в організаціях, що належать до сфери його управління; всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК; забезпечувати організацію навчання з діловодства працівників структурних підрозділів для підвищення кваліфікації; здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в НКАУ та в організаціях, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією. Визначення порядку документообігу в НКАУ та здійснення контролю за його додержанням покладається на заступника Генерального директора з питань міжнародних відносин. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника підрозділу передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках. Діловодство та листування в межах України ведеться державною мовою. Листування з установами, що знаходяться за межами України – українською, російською та англійською мовами. В структурних підрозділах НКАУ відповідальність за стан діловодства, додержання вимог цієї Інструкції та збереження документів несуть керівники цих підрозділів. У межах наданих їм прав вони зобов`язані: здійснювати контроль за неухильним дотриманням працівниками підрозділів вимог цієї Інструкції щодо складання та оформлення документів; не допускати звернень до організацій, що належать до сфери управління НКАУ, з вимогами про подання різних відомостей, звітів, інших документів, якщо це не зумовлене необхідністю та є попереднє узгодження з керівним складом НКАУ; здійснювати заходи щодо обов’язкового повернення до канцелярії оригіналів документів, які знаходились у структурних підрозділах на опрацюванні; своєчасно забезпечувати зняття з контролю в службі контролю всіх підконтрольних документів та завчасно приймати заходи щодо клопотань про перенесення термінів виконання документів. ^ Документування управлінської діяльності Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. В НКАУ визначається комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання наказів.Наказ НКАУ – це розпорядчий документ, який підписується Генеральним директором на правах єдиноначальності. Наказ видається з метою забезпечення повного і своєчасного виконання найважливіших завдань діяльності НКАУ, виконання законів, постанов, розпоряджень та доручень органів вищого рівня.Накази видаються обов’язково: з питань основної діяльності, про підведення підсумків роботи за звітний період, затвердження інструкцій, відміну, зміни та припинення дії наказів, виданих раніше; з організаційних питань: при утворенні, реорганізації та ліквідації підприємств, організацій та установ, що входять до сфери управління НКАУ; з питань економічної і контрольної роботи: за результатами перевірок підприємств, організацій та установ, що входять до сфери управління НКАУ; з питань кадрової роботи, організації праці та заробітної плати тощо.Крім того у центральному апараті НКАУ можуть видаватися інші, не заборонені чинним законодавством документи, наприклад:Доручення – видається керівникам структурних підрозділів НКАУ для організації оперативного виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями керівництва країни та власними нормативними актами.^ Окреме доручення – видається керівникам структурних підрозділів НКАУ для організації оперативного виконання завдань, які надійшли в усній формі. Доручення та Окреме доручення підписують Генеральний директор або його заступники.Інструкція – це нормативно-правовий акт, який встановлює порядок застосування актів законодавства, прийнятих органами вищого рівня або власних актів, а також порядок здійснення будь якої діяльності.Положення – правовий акт, яким визначаються порядок створення, основні принципи діяльності, форми і методи організації праці, права та обов’язки НКАУ, його структурних підрозділів.Протокол – документ, яким фіксуються хід обговорення питань і прийняті в результаті обговорення рішення нарад, конференцій, колегіальних органів.Правила - це звід правових норм, що регламентують діяльність певної галузі виробництва чи окремий вид діяльності.^ Акт - документ, створений у результаті дій комісії, всі члени якої своїми підписами підтверджують встановлені факти, події.Службова записка - документ, який адресується керівництву НКАУ або структурного підрозділу і містить детальний виклад питання з висновками та пропозиціями складача.Рішення - правовий акт, який видається НКАУ разом з іншими органами, що діють на основі колегіальності. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Підставами для прийняття розпорядчих документів є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України; провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання НКАУ покладених на нього завдань і функцій; потреба у правовому регулюванні діяльності. Розпорядчі документи, що надходять до НКАУ від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління. НКАУ має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління НКАУ, шляхом надсилання їм рішень. Рішення колегії НКАУ провадяться в життя наказами. НКАУ під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телефаксу або електронною поштою з наступною передачею документа поштою.^ Приймання, розгляд і реєстрація документів 3.1 Приймання документів 3.1.1 Всі документи, що надходять до НКАУ приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим по НКАУ. 3.1.2 У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. 3.1.3 Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.^ 3.2 Попередній розгляд документів3.2.1 Всі документи, що надійшли, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється заступником начальника управління справами – начальником відділу організаційної роботи. 3.2.2 Генеральному директору відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно". Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності НКАУ і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям. ^ 3.3 Реєстрація документів3.3.1 Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у журналі реєстрації необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.3.3.2 Реєстрація документів здійснюється централізовано у канцелярії. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1. 3.3.3 Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в НКАУ, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. 3.3.4 Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший, він повторно не реєструється. 3.3.5 Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії НКАУ, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо. 3.3.6 Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. 3.3.7 Для реєстрації всіх документів застосовується журнальна форма (додатки 2, 3) та електронна форма. При цій формі реєстрації документів обов`язково повинна бути можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації про зміст і точну адресу місця знаходження документа на даний час. Закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис у ПК здійснюється по формі реєстраційно-контрольної картки (додаток 17) (далі РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді). З даних про документи, зареєстровані в автоматизованому режимі, формується центральний банк реєстраційних даних. В міру можливості до цієї інформації допускаються всі виконавці документів НКАУ.^ Складання та оформлення службових документів 4.1 Складання документів4.1.1 Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. 4.1.2 Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках НКАУ (додатки 4, 5, 6, 7). Бланки виготовляються згідно з ДСТУ 4163-2003 та Положенням про НКАУ з обов'язковим додержанням таких правил: встановлюється два види бланків для листів: бланк по Україні (додаток 4) та бланк для листування з закордонними державами (додаток 5); бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору; бланки повинні мати такі поля: ліве – 25 міліметрів; верхнє – не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє – не менше як 8 міліметрів. Кожний бланк НКАУ має свій порядковий номер. До реєстрації та відправки у канцелярії приймаються тільки документи, які виготовлені на номерних бланках. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках. 4.1.3 З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів. 4.1.4 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів. 4.1.5 Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення. Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах. 4.1.6 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається: таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, а також таких що надійшли на погодження з інших органів виконавчої влади – за рішенням Генерального директора на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків; інших службових документів – на керівників структурних підрозділів. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи. В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів^ 4.2 Оформлення документів4.2.1 Службовий документ, що складається в НКАУ, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 8, 9): найменування - Національне космічне агентство України, код НКАУ, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи. Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка. Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. №493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію (додаток 10). 4.2.2 Найменування НКАУ повинно відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про НКАУ. Скорочене найменування може вживатися, тому що воно офіційно зафіксовано у Положенні про НКАУ. 4.2.3 Назва виду документа (наказ, протокол, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і відповідає компетенції НКАУ, змісту управлінської діяльності (додатки 6, 7). 4.2.4 Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.^ 4.3 Датування документів4.3.1 Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. 4.3.2 Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться щодо дат до 2000 року - трьома парами арабських цифр, щодо дат після 2000 року - двома парами та чотирма арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: тринадцяте січня 1997 року слід писати: 13.01.97; двадцять сьоме липня 2001 року слід писати: 27.07.2001. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: третє квітня 2007 року слід писати: 03.04.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно - цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2007 року. 4.3.3 Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. 4.3.4 Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). 4.3.5 Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.^ 4.4 Індексація документів4.4.1 Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. 4.4.2 Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. 4.4.3 Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно - правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.^ 4.5 Погодження документів4.5.1 У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як в НКАУ (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Генеральним директором невідкладно. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду. 4.5.2 Якщо структурним підрозділом НКАУ готується документ, який за своїм змістом торкається питань, які входять до функціональних обов’язків іншого структурного підрозділу, то такий документ обов’язково погоджуються з цим підрозділом. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:Начальник управління фінансів (Підпис) (Ініціали, прізвище) ДатаВіза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в НКАУ. 4.5.3 Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:Начальник управління фінансів (Підпис) (Ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. Дата4.5.4 Проекти нормативно - правових актів НКАУ перевіряються юридичною службою на відповідність їх законодавству і візуються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта. 4.5.5 Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра фінансів (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата4.5.6 Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України дата, №4.5.7 У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:^ АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади Найменування посади (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата Дата^ 4.6 Засвідчення документів4.6.1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки. 4.6.2 Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої Регламентом НКАУ, затвердженим наказом НКАУ від 27.03.2000 № 55, цією Інструкцією та іншими чинними нормативно-правовими актами. 4.6.3 Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:Генеральний директор Національного космічного агентства України (Підпис) (Ініціали, прізвище) або Генеральний директор (Підпис) (Ініціали, прізвище)4.6.4 У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Генеральний директор підписує всі примірники. 4.6.5 У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління НКАУ, підписується тільки оригінал, який залишається у справі НКАУ - автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники. 4.6.6 Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:Генеральний директор (Підпис) (Ініціали,прізвище)Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)4.6.7 У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад: Заступник Міністра фінансів України (Підпис) (Ініціали, прізвище) Заступник Міністра юстиції України (Підпис) (Ініціали, прізвище) Заступник міністра Заступник Міністра закордонних справ України юстиції України (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище) 4.6.8 Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище) Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)4.6.9 Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "В.о.", "Заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлянням косої риски перед найменуванням посади. 4.6.10 Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документи НКАУ затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 11). 4.6.11 Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням наказу НКАУ. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) затверджуються наказом НКАУ. 4.6.12 Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник Генерального директора НКАУ (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата4.6.13 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою: ЗАТВЕРДЖЕНО наказ НКАУ 20.04.2007 № 154.6.14 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.4.6.15 На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) організацій, що належать до сфери управління НКАУ, на договорах, посвідченнях, довіреностях. Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається керівництвом НКАУ на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 12). Печатка, яка відтворює найменування НКАУ (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.^ 4.7 Адресування документів4.7.1 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:Міністерство закордонних справ України Міністерство юстиції УкраїниЯкщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад: Міністерство юстиції України Управління справами Головному спеціалісту (Прізвище, ініціали)У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад: Міністру юстиції України (Прізвище, ініціали)У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організаційДокумент не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат. 4.7.2 До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 року № 1155. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад: Редакція журналу "Архіви України" вул. Солом'янська, 24 м. Київ, 02110Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад: Іванченко Петро Семенович вул. Садова, буд. 7, кв. 24, м. Вінниця, 210034.7.3 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.4.8 Резолюція4.8.1 Резолюція - це напис на документі, зроблений Генеральним директором чи його заступниками, що містить вказівки щодо виконання документа. 4.8.2 Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. 4.8.3 На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. 4.8.4 Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускаєть