Автоматизация библиотечной деятельности

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по культуре и кинематографии Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Хабаровский государственный институт искусств и культуры» Факультет социально-культурной и информационной деятельности Автоматизация библиотечной деятельности реферат по дисциплине «Проектирование

АБИС» Выполнил: Осетрова Юлия . 446 группа . Руководитель: доц. Киселев В.И. . Хабаровск 2007 Содержание 1. Библиотека и цифровые коммуникации 2. Основные понятия в области автоматизации библиотечной деятельности и их содержание 3. Терминология в автоматизации библиотечной деятельности 11 СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Библиотека и цифровые коммуникации

Жизнь нынешнего поколения цивилизованных стран оказалась богатой на события. Среди разнообразных, как отрадных, так и печальных для человечества изменений, рубеж тысячелетий ознаменовался очередной революцией в системе информационных коммуникаций. Вслед за такими эпохальными событиями как изобретение письменности, создание печатного станка, передача данных по радио и телевидению, настал черед не менее значительной цифровой революции.

На грани тысячелетий компьютерные и телекоммуникационные технологии, слившись воедино, образовали новое качество - электронную информационную среду. На основе Интернет сформировалась и начала свое сверхбыстрое развитие инфраструктура передачи данных, параллельная существовавшей до сих пор. В традиционной системе коммуникаций, не одно столетие базировавшейся на обращении печатных изданий, роль издательств, книготорговых организаций, библиотек и архивов была четко определена

и казалась незыблемой. Однако в результате цифровой революции огромный информационный массив трансформировался в компьютерные файлы, размещенные в глобальной компьютерной сети. Это привело к утверждению совершенно иных подходов к созданию, распространению, хранению и доведению до потребителей знаний. Многие из этих принципов еще нуждаются в серьезном теоретическом осмыслении, однако в реальной жизни достижения высоких технологий уже широко применяются наиболее продвинутыми

странами. В высшей степени показательно, что именно на базе информационных технологий на наших глазах формируется давно предрекавшееся постиндустриальное общество, в основе которого лежит информация, являющаяся одновременно главным товаром, ресурсом и инструментом экономики. В доцифровую эру библиотека была единственным учреждением, регулярно занимавшимся сбором, систематизацией, хранением и доведением до потребителей информации.

Эта исторически сложившаяся монополия гарантировала библиотеке не очень престижное, но все же достаточно прочное место в системе социальных коммуникаций, поскольку ни в каком другом учреждении потенциальный потребитель не мог получить доступа к профессионально обработанным и тщательно сохраняемым информационным массивам, по сути - к накопленному цивилизацией знанию. Интернет изначально стал наполняться содержанием, оснащаться средствами систематизации и поиска документов

без какого бы то ни было не только контроля, но и участия со стороны библиотек. (исключение составили наиболее гибко мыслящие библиотекари, покинув библиотеки, приняли участие в формировании средств навигации в Интернет, например, Yahoo.) Ныне уже окончательно ясно, что цифровая информационная сеть развивается по собственным законам, опираясь на принципиально новые решения, обеспечивающие систематизацию, хранение и поиск сведений - то есть чисто библиотечные функции.

Резкое повышение значения и, следовательно, стоимости информации привели к образованию большого числа предпринимательских структур, рассматривающих информационную деятельность в качестве прибыльной отрасли бизнеса. Только за последнее десятилетие образовались десятки крупных корпораций и сотни мелких фирм, выполняющих традиционные библиотечные функции применительно к документам в электронной форме. Стремительное развитие всемирно известных LEXIS/NEXIS,

Knight Ridder, ProQuest, EBSCO, STN, российских “Интегрум-Техно”, “Гарант-Парк”, “Национальная электронная библиотека” и множества им подобных компаний обусловлено предоставляемой Интернет возможностью вести информационное обслуживание клиентов вне зависимости от его местонахождения. Товар в виде полных текстов документов доставляется непосредственно на компьютер пользователя на его рабочем месте или в любой другой точке, включая транспортные средства или загородные

дома. Оформление альтернативной системы информационных коммуникаций, обеспечивающих высокую степень оперативности, полноты и релевантности данных при соответствующем уровне комфорта привело к ликвидации монополии традиционных библиотек в сфере информационного обслуживания. Более того, библиотеки, вне зависимости от профиля, предоставляющие бесплатные, но менее качественные услуги, начинают вытесняться на периферию информационного рынка, сосредотачиваясь на удовлетворении

образовательных и досуговых интересов. Потребности же солидных пользователей (серьезного бизнеса, юриспруденции, управления, то есть отраслей, где стоимость принимаемых на основе информации решений крайне высока) все более обслуживаются электронными коммерческими службами. Приведенные тенденции в перспективе будут только нарастать и логично предположить, что в системе коммуникаций, где основным информационным потокам предстоит циркулировать в электронной форме, библиотеки рискуют

утратить роль ключевого звена информационной деятельности. Библиотекарям необходимо осознать, что эпоха, когда основной объем знаний человечества хранился в печатных документах (книгах и периодике) подходит к концу. Это обусловлено такими изначальными недостатками бумажных изданий как невозможность содержать в себе все виды данных, включая анимацию, звук и видео, высокая стоимость их производства и распространения, быстрая устареваемость, невозможность быстрой актуализации

содержания. Цифровые информационные массивы обеспечивают более быстрый поиск и более компактное хранение по сравнению с источниками в виде печатных документов. Электронные издания при необходимости актуализируются в считанные минуты, их тиражирование и распространение не связано с затратами на бумагу, полиграфические мощности, почтовую пересылку. Пользователи цифровых источников оказываются поэтому в более выгодном положении по сравнению с пользователями

документов на бумажном носителе. Постепенно это приводит к тому, что печатные издания становятся малопригодными для применения в интенсивно развивающихся областях, прежде всего в экономике и управлении. Они еще безусловно сохраняют свое значение для академических исследований, образовательной деятельности и развлечений, где оперативность обновления и сочетание всех видов данных не имеют ключевого значения, хотя и в этих сферах печатная продукция начинает испытывать давление со стороны электронных информационных

массивов. Основой упор библиотеки на работу с документами, а не с информацией приводит к тому, что она перестает полностью удовлетворять требованиям постиндустриального (информационного) общества. Перечень и качество предоставляемых ею услуг соответствует интересам лишь незначительной части потребителей информации, причем эта читательская аудитория не относится к категории лиц, принимающих решения, которыми определяются пути развития общества. Анализ сложившейся ситуации приводит к выводу, что библиотека как

общественный институт имеет реальные шансы сохранить свои позиции в информационную эру только сделав работу с цифровыми массивами неотъемлемой составной частью своей деятельности. И работа эта, по нашему убеждению, должна вестись одновременно по двум главным направлениям. Первое заключается в предоставлении доступа к цифровым массивам. Начальным этапом его реализации является обеспечение читателям возможности пользоваться ресурсами

Интернет. Этот этап обычно связан с получением доступа к Интернет по выделенной линии и созданием в библиотеке локальной сети с выводом компьютерных рабочих станций в читательскую зону. Подобным образом библиотека одномоментно расширяет собственный информационный потенциал за счет включения в него необъятных ресурсов Сети. Обеспечение возможности читателям регулярно пользоваться

Интернет вносит серьезные коррективы в формирование фонда библиотеки. Закономерен, например, отказ от комплектования или сокращение экземплярности изданий, прежде всего периодических, полные тексты которых находятся в Сети. Неотъемлемой составляющей доступа к Интернет в библиотеке является квалифицированное консультирование читателей. Ресурсы Интернет огромны и далеко не равноценны.

Наличие постоянной консультационной поддержки при поиске и выборе сведений выгодно отличает библиотеку от других мест доступа (например, Интернет-кафе) и позволяет ей сохранять роль информационного посредника в изменившихся условиях. Особое значение в содержании работы библиотек имеет оформление подписки на платные полнотекстовые базы данных. Подобная практика, которая пока внедрена в библиотеках преимущественно развитых стран, очень скоро получит повсеместное распространение.

Она знаменует кардинальное изменение библиотечной идеологии в цифровую эпоху: смену приоритета с владения документом на гарантию возможности обращения к нему по требованию. В этом случае бюджет, который расходуется на приобретение документов в виде книг и периодики будет перераспределяться на обеспечение доступа к цифровым аналогам этих материалов. Второе направление вступления библиотеки в цифровую инфраструктуру связано с размещением в

Сети ее собственных информационных ресурсов и налаживанием обслуживания читателей через Интернет. Базовым элементом этой деятельности является создание web-сайта библиотеки. На нем размещаются все сведения, которые могут заинтересовать читателей. К важнейшим ресурсам относятся электронные каталоги и базы данных, профильные справочники, полные тексты оцифрованных документов, а также сведения о расписании работы библиотеки, проводимых мероприятиях, подробные

описания фондов и справочного аппарата библиотеки. Весомым элементом системы обслуживания читателей все более становится электронная доставка документов, позволяющая пересылать электронные копии разделов книг и статей из фондов библиотеки удаленным пользователям по их требованию. Процесс непосредственного обслуживания читателей через Интернет также включает организацию удаленного консультирования читателей по электронной почте или

ICQ (это, помимо прочего, расширяет время работы библиотеки). Высшим же этапом обслуживания в Интернет является предоставление читателям доступа к полнотекстовым базам данных, на пользование которыми библиотека оформила подписку. В этом случае пользователь должен соединится с web-сервером библиотеки и, введя номер читательского билета, получить перенаправление в соответствующую базу данных.

Все перечисленные шаги направлены на то, чтобы сделать услуги библиотек в системе электронных коммуникаций востребованными и конкурентоспособными по сравнению с услугами, предоставляемыми коммерческими виртуальными компаниями. Процесс трансформации традиционных библиотек начался на наших глазах и растянется на годы. Новые условия требуют пересмотра многих представлений. Предстоит решать такие задачи как отражение электронных изданий в справочно-библиографическом аппарате

библиотеки, отслеживание актуальности Интернет-ресурсов, обеспечение их более научной систематизации. Ориентация на новые методы работы неминуемо повлечет значительные изменения во всех звеньях библиотеки. Цифровые массивы развиваются по иным законам и при работе с ними какие-то проблемы полностью исчезают, однако на их месте возникают принципиально новые: цифровой документ нет нужды ставить на инвентарный учет, выдавать и расставлять на полки, однако необходимо выверить его достоверность, обеспечить сохранность,

доступность и своевременную актуализацию. Рано или поздно модернизации подвергнуться все аспекты библиотечной деятельности: от смены теоретических доктрин до организационной структуры и внешнего вида библиотечных зданий. Крайне важно при этом четко видеть перспективы и не упустить момент начала преобразований. Технологии, определяющие уровень современного человечества, развиваются все стремительнее. Общество же становится все более требовательным к тем, кому доверено распоряжаться информацией - золотом

XXI века. 2. Основные понятия в области автоматизации библиотечной деятельности и их содержание Для достижения однозначности понимания вопросов, рассматриваемых в данной работе необходимо чётко договориться об используемой в ней терминологии. Последнее тем более необходимо, что в силу стремительного развития современной информационной технологии многие термины, с одной стороны, далеко неоднозначно трактуются даже профессионалами, с другой – подвержены достаточно существенным изменениям.

Учитывая сказанное, мы будем придерживаться принципа, в соответствии с которым в каждой главе будут представляться расширенные толкования наиболее важных из используемых в ней и последующих разделах терминов и понятий, преимущественно не связанных с терминологией, принятой в традиционной библиотечной и информационной деятельности. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА (АИС) – 1. В прямом (узком) значении термина: Комплекс программных, технических, информационных, лингвистических,

организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для решения задач справочно-информационного обслуживания и/или информационного обеспечения пользователей информации; 2. В расширенном значении термина: Комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для сбора, (первичной) обработки, хранения, поиска, (вторичной) обработки и выдачи данных в заданной форме или виде для решения разнородных

профессиональных задач пользователей системы. В различных практических применениях часто вместо термина АИС и его эквивалентов употребляется термин автоматизированная система (АС). АИС представляют собой последующую ступень в развитии информационно-поисковых систем, которые обеспечивают только одну функцию - поиск информации. От последних АИС отличаются: многофункциональностью (т.е. способностью решать разнообразные задачи); независимостью

процессов сбора обработки, ввода данных и их обновления (актуализации) от процессов их использования прикладными программами; независимостью прикладных программ от физической организации баз данных; развитыми средствами лингвистического, организационно-технологического обеспечения и др. В зависимости от характера поддерживаемых баз данных АИС (в прямом или узком значении термина) могут подразделяться на документографические, фактографические,

полнотекстовые и т.п. В зависимости от характера решаемых задач АИС (в широком значении термина) могут подразделяться на библиотечные (АБС), библиотечно-информационные (АБИС) или информационно-библиотечные (АИБС), справочные и информационно-справочные, научно-технической информации (АСНТИ) и т.п. Следует отметить, что широкий класс различных автоматизированных систем (в том числе - управленческих, обучающих и др.) в сущности является разновидностью автоматизированных информационных

систем, адаптированных для решения соответствующих функциональных задач и дополненных необходимыми программными и техническими средствами. • комплектование фондов и книгообмен; • библиографическая и аналитическая обработка литературы, ведение электронного каталога; • хранение фондов литературы; • обслуживание читателей (регистрация заказов, обеспечение выдачи и контроля возврата литературы и т.д.); • справочно-библиографическое обслуживание на основе собственного электронного каталога; • библиографическое и информационное обслуживание

на основе использования баз данных (БД) и чужих ЭК в теледоступе или на магнитных и оптических дисках; • задачи, связанные с межбиблиотечным абонементом; • автоматизированная подготовка библиографических изданий, а на первых этапах автоматизации — распечатка и тиражирование каталожных карточек; • функции управления (учет, контроль, статистика, кадры, бухгалтерия и т.д.). АБИС могут быть реализованы в локальном и сетевом вариантах (т.е. на отдельных персональных компьютерах

и персональных компьютерах, объединенных в сеть). Конфигурация сети выбирается и проектируется в соответствии с особенностью каждой библиотеки, включая количество ее подразделений, рабочих мест, характер занимаемых помещений, их удаления друг от друга и др. 3. Терминология в автоматизации библиотечной деятельности АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКАЯ СИСТЕМА - Автоматизированная информационная система, обеспечивающая хранение и обработку информации, характеризующейся

большим разнообразием и значительной неопределенностью используемой терминологии. Последнее связано с недостаточным уровнем формализации предметной области. ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - Автоматизированная информационная система, снабженная интеллектуальным интерфейсом, позволяющим пользователю обращаться к данным на естественном или профессионально-ориентированном языке. АВТОМАТИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕКИ, АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ

И БИБЛИОТЕЧНЫХ ПРОЦЕССОВ, КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕКИ - Комплекс научных, проектных, технических работ и организационных мероприятий по переводу процессов обработки и поиска информации в библиотеке на вычислительную технику. Результат компьютеризации - создание автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС), отдельных банков данных или электронной библиотеки (ЭБ).

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ (СИО) - совокупность процессов по удовлетворению информационных запросов (см. ниже) потребителей информации. Данное определение СИО взято из отечественного стандарта и расширено нами с научно-технической информации на любой вид информации. Характерной особенностью СИО является его преимущественная ориентация на выявленные устойчивые или длительно существующие информационные потребности (см. ниже) определенных групп пользователей информации.

Реализация СИО предполагает выполнение библиотеками и информационными органами достаточно стандартизированных в рамках организаций видов работ по комплектованию справочно-информационных фондов, их каталогизации, созданию и ведению баз данных, поиску и распространению информации по заявленным в форме "запросов" или "подписки" на обслуживание потребностей пользователей и т.п. В отличие от справочно-библиографического обслуживания (СБО), ориентированного на предоставление пользователям

(в том числе читателям) сведений библиографического характера, СИО распространяется на подготовку и выдачу заинтересованным лицам и организациям данных любого вида. В указанном контексте СБО можно рассматривать как одну из разновидностей СИО. По своим основным признакам СИО может быть отнесено к категории сравнительно недорогих "массовых" или "стандартных" видов услуг. СИО не предусматривает возможности удовлетворения информации

потребностей "слишком привередливых" или не вписывающихся в общий ряд "сложных" клиентов, нуждающихся в индивидуальной подготовке документов и данных, а также в специальном порядке и сроках их предоставления. Необходимость устранения указанного недостатка привела к появлению другого режима и связанного с ним понятия - "информационное обеспечение". ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ (ИО) – 1. ГОСТ 7.27-80 трактует

ИО как "Совокупность процессов по подготовке и предоставлению специально подготовленной научно-технической информации (НТИ) для решения управленческих и научно-технических задач в соответствии с этапами их решения". Отдавая должное уважение времени и специалистам, породившим этот термин, отметим, что жизнь требует уже более расширенного его толкования. На наш взгляд, ограничение ИО только его научно-технической составляющей должно быть снято.

Это же относится к составу задач, на которые оно распространяется. В этом случае понятие "ИО" получит следующее определение: "ИО — совокупность процессов по подготовке и предоставлению специально подготовленной информации для решения управленческих, научных, технических, производственных, коммерческих и других задач в соответствии с этапами их решения". Важными отличительными признаками

ИО по отношению к СИО являются: - избирательный характер содержания информации, а также видов работ, связанных с ее подготовкой, формой и сроками представления, ориентированный не только на конкретного потребителя, но и порядок выполнения им определенных этапов работ (в том числе - связанных или смежных проблем, задач, заданий и т.п.); - активный и упреждающий характер выполняемых информационных работ вне зависимости от того, были ранее точно сформулированы возможные частные запросы пользователя на информацию

или нет. Другими словами, ИО рассматривается как индивидуальное непрерывное сопровождение и поддержка "решения задач пользователя" комплексом информационных услуг и продукции, обеспечивающими успешное решение этих задач ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОТРЕБНОСТЬ - Состояние отдельного лица, коллектива или системы, характеризующееся необходимостью получения информации для успешного достижения каких-либо целей или выполнения работы.

Специалисты в области информатики различают: истинную или объективную информационную потребность, определяющую действительно необходимый в каждом конкретном случае состав и объем сведений или данных, и субъективную, характеризующуюся представлением субъектов об информации, которая им необходима. Различия между указанными видами информационных потребностей определяются профессиональными и личностными характеристиками конкретных пользователей информации.

В практике работы информационных органов и библиотек учет этих разновидностей информационных потребностей имеет чрезвычайно важное значение. ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЗАПРОС - Выраженная на естественном языке информационная потребность. ЗАПРОС - Входное сообщение в автоматизированную систему, содержащее требование на выдачу информации или (в более общем случае) на выделение ресурсов. Следует отметить, что запрос может иметь и побочную

роль информационного документа, поскольку он содержит сведения об информационных потребностях пользователей, о самих пользователях, режимах обращения их к системе и другие данные, которые могут быть объектами обработки и накопления в базах данных ЭВМ. РЕЛЕВАНТНОСТЬ - Характеристика степени соответствия смыслового содержания документа, найденного в результате поиска, содержанию информационного запроса. ПЕРТИНЕНТНОСТЬ -

Характеристика степени соответствия документа или данных, найденных в результате поиска, информационной потребности пользователя, выраженной в его запросе. ТОЧНОСТЬ ПОИСКА, КОЭФФИЦИЕНТ ТОЧНОСТИ ПОИСКА/ВЫДАЧИ - Количественная характеристика результатов информационного поиска. Точность поиска определяется путем деления количества выданных в результате выполнения поиска релевантных

(см. релевантность) документов на общее число выданных документов (релевантных и не релевантных). Данный показатель используется также для оценки качества информационно-поисковых систем. КОЭФФИЦИЕНТ ИНФОРМАЦИОННОГО ШУМА, КОЭФФИЦИЕНТ ШУМА - Количественная характеристика информационного поиска. Коэффициент информационного шума (ИШ) определяется путем деления количества выданных в результате выполнения

поиска нерелевантных документов (см. релевантность) на общее число выданных документов (релевантных и не релевантных). Будучи выраженным в процентах, ИШ = 100% - точность поиска. Данный показатель используется также для оценки качества информационно-поисковых систем. ПОЛНОТА ПОИСКА, КОЭФФИЦИЕНТ ПОЛНОТЫ ПОИСКА - Количественная характеристика результатов информационного поиска, которая определяется путем деления количества выданных в результате выполнения поиска релевантных

(см. релевантность) документов на общее число релевантных документов, имеющихся в информационно-поисковой системе (выданных и не выданных). Данный показатель используется также для оценки качества информационно-поисковых систем. КОЭФФИЦИЕНТ ПОТЕРЬ - Количественная характеристика результатов информационного поиска. Коэффициент потерь (КП) определяется путем деления количества не выданных в результате выполнения поиска релевантных документов (см. релевантность) на общее число релевантных документов. имеющихся в информационно-

поисковой системе (выданных и не выданных). Будучи выраженным в процентах, КП = 100% - полнота поиска. Данный показатель используется также для оценки качества информационно-поисковых систем. ОПЕРАТИВНОСТЬ (ВРЕМЯ) ПОИСКА - 1. Время, затрачиваемое на выполнение поиска, с момента формирования задания и выдачи команды на производство поиска до момента получения его результатов; 2. В ЭВМ -

Время, затрачиваемое головкой чтения/записи дисковода (накопителя), для того, чтобы достичь определенного элемента данных, записанного на диске, дискете или другом носителе данных внешней памяти ЭВМ. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Воройский Ф.С. Информатика: новый систематизированный толковый словарь справочник (Вводный курс по информатике в терминах). 2-е изд перераб. и доп. М.: Либерея, 2001. 535 с.

2. Воройский Ф.С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем. М.: ГПНТБ России, 2002. 389 с.: ил. 17; табл. 9. Библиогр.: 316 назв. 3. Воройский Ф.С Моздор С.В. Проектирование информационной технологии и автоматизированных рабочих мест в составе служб предприятий: Нормат. и метод. материалы. Сер. Орг. информ. деятельности. М.: ВИМИ, 1992. 75 с.

4. Мазов, Н.А. Опыт построения распределённых информационных систем на основе протокола Z39.50 / Н.А. Мазов, О.Л. Жижимов, С.В. Скибин // НТБ 2003 №2 С. 24-29. 5. Моздор С.В. Проектирование и внедрение локальных автоматизированных информационных систем: Нормат. и метод. материалы. Сер. Орг. информ. деятельности. М.: ВИМИ, 1989. Вып. 1(20). 28 с. 6. Степанов, В.

К. Библиотека и цифровые коммуникации: угроза существованию или новые возможности? / Степанов, В. К. – М.: МГУКиИ, 2001 7. Тиори Т Фрай Дж. Проектирование структур баз данных (в 2-х книгах). Кн.1. М.: МИР, 1985. С. 11-12.