Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Самарский государственный университет» Исторический факультет Кафедра Организация работы с документами в коллегиях Контрольная работа студента гр. курса отделения специальности Проверил: Самара, 2007 СОДЕРЖАНИЕ Введение 1. Формирование системы коллежского делопроизводства 4 2.
Делопроизводство коллегий 3. Виды и формы документов 8 Заключение 10 Список источников и литературы 11 Введение XVIII век — период преобразования Московского государства в Российскую Империю, что повлекло за собой реорганизацию высшего центрального и местного аппаратов власти. Этот процесс переустройства системы государственной власти оказал большое влияние на управ¬ление, документную
систему в целом, а также на наименования и упорядочивание документов. Упразднение приказов и введение коллежской системы управления повлекло изменение кад¬рового состава приказов, получивших название коллежских канцеля¬рий, что усилило влияние их служащих на документооборот. Впервые в Российском государстве произошло законодательное закрепление норм делопроизводства. Изучение процессов организации делопроизводства в коллегиях имеет важное значение для исторической
науки, поскольку делопроизводственные материалы как вид исторических источников воспроизводит систему государственного аппарата в целом. При этом следует учитывать взаимозависимость системы делопроизводства и развития системы государственного управления: с возникновением но¬вых учреждений порождаются новые документы, вместе с тем необходи¬мость в обработке количественно растущей и структурно услож¬няющейся документации ведет к усложнению государственного аппарата.
Тем самым изучение делопроизводства в коллегиях позволяет глубже исследовать различные аспекты государственного управления. Система коллежского делопроизводства не получила подробного освещения в научной литературе. Проблеме эволюции делопроизводственной документации в этот период посвящена статья Б.Г. Литвака, опубликованная в сборнике «Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин». Среди современных исследований следует выделить статьи
А.Н. Качалкина, А.А. Лукашевич. Особый интерес представляет исследование Л.Е. Шепелева «Чиновный мир России. XVIII — начало ХХ в.». Отдельные вопросы организации делопроизводства в коллегиях затрагиваются авторами в контексте реформ государственного управления в России (Е.В. Анисимов, Н.И. Павленко и др.). 1. Формирование системы коллежского делопроизводства
В первой четверти XVIII в. были осуществлены глубокие реформы органов государственной власти России, важнейшей из которых стала реформа центрального управления 1718-1724 гг в ходе которой приказная система управления сменилась коллежской. Образование коллегий вытекало из предшествовавшего раз¬вития приказного строя. Это подтверждается тем, что боль¬шинство коллегий создавались на базе старых учреждений и являлись их правопреемниками. Деятельность коллегий как части бюрократического аппарата подвергалась
тщательной регламентации. Бюрократизация государственного аппарата нашла свое выражение в консолидации однородных функций управления, уста¬новлении стройной системы подчиненности низших органов высшим, организационном отделении присутствия от канцеля¬рии, складывании чиновничества — особой касты людей, назна¬чаемых царем и формально только перед ним ответственных. В допетровское время, государь, управляя государст¬вом, опирался, с одной стороны, на почитание подданными иду¬щей от
Бога власти православного самодержца и, с другой сторо¬ны, на систему службы, устойчивую иерархию служилых чинов — «холопей государевых». «Эти два начала — традиционное и слу¬жилое — соединяли, как мощная система опор и перекрытий, все здание российской государственности, делали власть московских царей реальной, несмотря на несовершенные средства коммуни¬кации, слабую систему управления гигантскими пространствами России с редким населением и огромной протяженностью границ».
Новое время с его представлениями о власти, влияние европейского опыта, разрушение самоизоляции — все это потребовало иных подходов к реализа¬ции доктрины самодержавной власти. Петр I осуществляет глубокие административные реформы, позволяющие говорить о формировании в России бюрократической административной системы. Ее основные признаки следующие: зависимость чиновников от монарха; существование строгой иерархии учреждений и должностных лиц, руководствующихся в своей деятельности
уставами и регламентами; унификация структуры и штатов учреждений и обязанностей должностных лиц; углубление разделения труда в управленческом аппарате, выражавшееся хотя бы в таком первичном его виде, как разграничение гражданской службы и военной, и т.д. Все административные реформы требовали соответствующего правового оформления. Утвержденный 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент, или Устав коллегий, охватывал всю сферу нового административного законода¬тельства.
При его подготовке была осуществлена рецепция иностранного права: в его основу положен шведский Канцелярский устав 1661 года. Генеральный регламент — осно¬вополагающий законодательный акт, определивший систему коллежского де¬лопроизводства. Впоследствии, на протяжении всего XVIII в издавалось множество законодатель¬ных актов, устанавливавших формуляр документов отдельных разновидностей, порядок их прохождения, организацию документопотоков между учреждениями и решавших многие другие частные
вопросы организации делопроизводства. В Генеральном регламенте 1720 г. прежде всего обосновываются преимущества коллежской системы по сравне¬нию с приказной. Значительная часть этого законодательного ак¬та посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей. Впервые вводимая дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организа¬ции делопроизводства. Сама процедура коллегиального решения дел требовала дословного повторения или пересказа
последующими документами со¬держания предыдущих, что вело к разрастанию объема документов и делопро¬изводства вообще. Таким образом, в результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа и сложилась новая система центрального управления — коллежская. Соответственно система делопроизводства, введенная Генеральным регламентом 1720 г полу¬чила название «коллежской».
2. Делопроизводство коллегий Коллегии состояли из присутствия и канцелярии. Присутствие образовывали президент, вице-президент, четыре-пять советников и четыре асессора (помощ¬ника). Устанавливался принцип коллегиальности управлени. Канцелярия коллегии возглавлялась секретарем, в ведении которого нахо¬дился ее штат: нотариус или протоколист, ведший протоколы заседаний; реги¬стратор, составлявший списки входящих и исходящих документов; актуариус
— хранитель документов; переводчик и многочисленные писцы и копиисты. Секретарь докладывал дела присутствию. Члены присутствия заявляли свои мнения по очереди, начиная с младших, не повторяясь («снизу, не впадая один другому в речь»). Дела решались «по множайшему числу голосов»; при равенст¬ве голосов перевес давало мнение президента. Протокол и решения подписыва¬лись всеми членами присутствия.
Входящие документы коллегий были четырех типов-формуляров: «указ» от вышестоящих учреждений или царя; «промемория» от равнозначного данной коллегии учреждения; «доношение» от нижестоящего органа и, наконец, «челобит¬ная» от частного лица. Генеральный регламент устанавливал, что входящий документ принимает секретарь коллегии, который делал на нем помету — «запись». Смысл помет следующий: входящий документ получен такого-то числа, внесен в книгу учета поступлений
входящих бумаг определенного типа и, согласно проставленному на нем номеру, «запущен» в делопроизводство. По¬мета «Выписать» означала приказ секретаря одному из подьячих начать составлять выписку из необходимых документов для подготовки дела к докладу в совете. Она часто представляла собой копию (или, как тогда говорили, «список слово в слово») входящего документа, к которой прилагались копии или краткие выжимки собранных по дан¬ному делу документов (ответы на запросы
из других учреждений, справки по материалам архива коллегии, копии или выписки из за¬конодательства). Готовую выписку на заседании совета зачитывал вместе с входящим документом секретарь в соответствии с описанной выше процедурой. В ходе обсуждения дела на заседании коллегии составлялся про¬токол — самый важный документ кол¬лежского делопроизводства. Генеральный регламент подробно огова¬ривал содержание протокола. Он должен был начинаться с даты обсуждения, иметь список присутствующих и включать в себя
следующие обязательные разделы: Список рассматриваемых на за¬седании дел; Запись-протокол высказанных мнений («разговоров о важных делех») с отметкой в тех случаях, когда «о каком деле большаго изъяснения требует и оное до другова времени отстрочить»; Запись результатов голосования с отметкой «когда члены в голосах не согласны». Если же решение принимается единогласно, то окон¬чательное мнение каждого в протокол не записывалось
(гл. 30 Генерального регламента). Протокол заканчивался подписями членов коллегии и секретаря. Протокол был важен прежде всего потому, что являлся основой для создания исходящих документов коллегии. Сам протокол оставался в совете, но из него делалась выписка по данному делу. На основании выписки — «ведения» и появлялся исходящий документ — «приговор», который был снаб¬жен, как и протокол, подписями членов коллегии, но, в отличие от протокола, имел и печать коллегии.
Формуляр приговора был уста¬новлен Сенатом в 1721 г. По сути «при¬говор» — это название исходящего документа коллегии для внутрен¬него пользования, а для других учреждений он имел уже другое название и измененный, в соответствии с этим, формуляр («указ», «репорт» или «доношение», «промемория» или «память». Не случайно, в делах коллегий сохранилось огромное количество входящих и почти нет «репортов», «указов»
и «доношений», которые, есте¬ственно, не сохранились потому, что рассылались по адресам. Зато в большом количестве сохранились так называемые «отпуски» исходя¬щих документов — черновики, снабженные пометами об исходящем документе. Таким образом, типичное «дело» коллегии состояло из следующих документов: входящий документ с отметками о получении и от¬правлении его в делопроизводство коллегии; ведение из протоко¬ла; приговор (указ, репорт, доношение); отпуск с пометой об отправлении подлинного приговора.
При составлении исходящих документов на¬иболее внимательно подходили к доношениям, шедшим царю или в Сенат. Указы требовали, чтобы доношения готовились по всем пра¬вилам, т. е. коллегии были обязаны «все основания и обстоятельства написать и мнение свое о том деле напоследи приложить, без чего в Сенате секретарю не принимать и докладывать не дерзать». Запре¬щалось подавать доношения в Сенат, если на данное дело уже суще¬ствовали «точные указы», по которым
нужно было его решить без обращения в Сенат. И только «на что указу иметь не будут и затем решения учинить не можно, то о том доносить со мнением в Сенат». Движение «дела», проходящего через бюрократическую машину коллегии и обраставшую все новыми и новыми бумагами, было лишь одной из частей делопроизводства как процесса. Кроме этого, были и другие части: разнообразный учет движения бумаг и их хранение. Различные формы учета в Генеральном регламенте назывались об¬щим термином «регистратура».
Термин «регистратура» применялся и к регист¬рационной книге («юрналу»), в которой фиксировались различные документы. Основная цель регистрации была определена как охрана до¬кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку¬ментов. При создании коллегий процедуре регистрации было уделено осо¬бое внимание еще и потому, что в этом видели надежное средство борьбы про¬тив волокиты. В главе 4
Генерального регламента «О исполнении указов» предпи¬сывалось иметь в коллегиях два вида регистрационных документов: книгу, в которую следовало записывать о делах, «которые вершены и действом исполнены», т. е. прошли весь круг делопроизводства, а также специальную роспись, которую нужно было «держать на сто¬ле» или прибитой к стене, «дабы непрестанно в памяти было — те дела, которые не вершены или и вершены, а действом не исполнены». Детально оговаривалось и ведение «юрнала» — повседневной за¬писки, дневника,
который учитывал все производимые в коллегии дела. Надлежало «по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать» содержание каждого дела «и имя к тому принадлежащих особ и ме¬сто, к кому и куда дело послано», чтобы «по юрналу легко мочно найти в регистратуре» нужную информацию (гл. 32 Генерального регламента). В «юрнал» в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело);
он же вел ре¬гистрационные книги («регистратуры») А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с
датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов — реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В — для записи краткого содержания документов, на¬правленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала рас¬положенные в хронологической последовательности краткие выпис¬ки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и
Сена¬та, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала крат¬кие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по террито¬риальному и хронологическому принципам и по завершении года вме¬сте с реестром переплетались. Во многих коллегиях существовали регистрационные книги учета
доку¬ментов по отраслям ведомства данной коллегии, раздельно велась регистрация секретной корреспонденции. Кроме регистрационных книг разного типа, существовали сбор¬ные книги, которые сшивались из бумаг, поступивших в коллегию или возникших в ходе бюрократической работы. Их было чрезвычай¬но много, и их типы закон не регламентировал, хотя из Генерального регламента следует, что обязательно требовалось иметь в коллегиях книги-сборники, состоящие
из подлинных указов царя, Сената, дру¬гих учреждений, действующего законодательства, завершенных дел, к которым приплетались отпуски и приложенные дополнительные документы по данному делу. Довольно скоро в коллегиях встала проблема хранения многочис¬ленных бумаг и книг. В Генеральном регламенте архиву уделена глава 44. В ней устанавливалось, что все доку¬менты, кроме законодательных и справочных, имеют трехлетний срок
хранения, после чего они переносятся в архив, где передаются под расписку архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В пер¬вом хранились «особые уставы, регламенты и все документы» по государственному управлению, во втором — финансовые до¬кументы коллегий. Генеральный регламент установил сроки исполнения доку¬ментов.
Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справоч¬ные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол¬легия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего
имения по силе дела или вины». Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий. После проведения губернской реформы в 1775 г когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежде¬ниям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный
принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохрани¬лись структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. 3. Виды и формы документов Коллежская система делопроизводства придавала особое значение наименованию документов. Твердое именование документа было необходимо для наведения порядка в самом
деле, а также охраны документа с момента его «вступления» в коллегию и до его «вершения». Четкость и определен¬ность наименования документа были важны и для его регистрации, при сдаче в архив. Виды документов, служившие для обмена информацией ме¬жду учреждениями, определялись их соподчиненностью. Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус¬тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен¬ным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие
инстанции рапорты и доношения; равные ин¬станции посылали друг другу предложения и сообщения. В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно из¬ложены в специальной статье Генерального регламента. Частные лица продолжали обращаться в государственные уч¬реждения в форме челобитных. М.Ф. Румянцева, характеризуя прошения частных лиц, пишет, что они по приказной традиции назывались
челобитными и всегда подавались на имя царя. В XVIII в с увеличением их количества, законодатель вынуж¬ден был пресечь практику непосредственного обращения с ними в высшую инстанцию, а в последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение. Действительно, поток адресованных царю челобитных был настолько велик, что, по признанию Петра I, с ним «не точию человеку, ниже ангелу» невозможно справиться.
Поэтому в XVIII в. власти вынуждены были ограничивать право подданных подавать челобитные непосредственно царю. В XVIII в. активно развиваются другие системы документа¬ции. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокаци¬ях, диспозициях, предположениях и др.
Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, до¬говорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранны¬ми государствами пользовались нотами, меморандумами, письма¬ми; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обеща¬ния, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
Бухгалтерский учет отражался в балансе; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по¬душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фик¬сировался в «ревизских сказках», на основании которых состав¬лялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается сис¬тема документации по личному составу: введены формулярные
(послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе. Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. В ряде законодательных актов того времени обосновывалось преимущество тетрадной формы ведения дел. При тетрадной форме бумага экономилась не только за счет того, что теперь писали на обеих сторонах листа, а прежде всего потому, что исчезла необходимость заново кратко излагать все
дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый стол¬бец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью было довольно просто. Правда, на практике очень часто в тетрадях, так же как и на столбцах, повторялось содержание предшествующих докумен¬тов, что свидетельствует о консерватизме чиновников. Медленному изживанию этой традиции способствовала и коллегиальная организация государственного аппарата
с четким отделением канцелярии и ее определяющим значением в подго¬товке дел к слушанию и в оформлении решений. Существенные изменения претерпевает и форма документов. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и стано¬вится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наимено¬вание документа; в некоторых случаях к нему
примыкает обозначе¬ние краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголо¬вок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд рек¬визитов, отражающих различные стадии работы над документом: под¬писи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. Подвергся изменениям язык делопроизводственной документации.
Как справедливо отмечал В.В. Виноградов, «язык Петровской эпохи характеризуется усилением значения официально-правительственного, канцелярского языка, расширени¬ем сферы его влияния. Процесс переустройства административной си¬стемы сопровождался насаждением новой терминологии, вторже¬нием потока слов, направляющихся из западноевропейских языков. «Европеизация» русского языка носила ярко выраженный отпечаток правительственного режима». В делопроизводственной документации проявилась тенденция
отхода от по¬вествовательности, стремление к однопредметности содержания, что стиму¬лировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников. В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже рас¬ширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чинов¬ников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
Заключение В заключении можно сделать следующие выводы. Изучение обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет крайне важное значение. Оно может дать представление о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционирования государственной власти. Характерной особенностью делопроизводства XVIII в. по сравнению с предшествовавшим периодом является
то, что его важнейшие основы утверждались законодательно. В начале XVIII в. создавалась новая система государственных учреждений, причем возникновение новых учреждений оформ¬лялось законодательно, а для многих из них издавались регла¬менты, регулировавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводство. Основополагающим законодательным актом, определившим систему коллежского де¬лопроизводства, стал Генеральный регламент 1720 г.
Принятие Генерального регламента способствовало унификации документов одного жанра, устранению личного начала в практике их составления, упраздняло старые виды и разновидности документов и вводило другие, соответствующие новому типу канцелярий централь¬ных и местных органов власти. В преобладающем большинстве слу¬чаев это сводилось к изменению названия документа, ибо большинст¬во жанров оставались в своей внутренней сущности теми же самыми.
Традиция в именовании документов, сложившаяся в приказном дело¬производстве, резко прервалась. Многообразие разновидностей делопроизводст¬венных документов в рассматриваемый период обусловлено, прежде всего, сложной структу¬рой государственного аппарата XVIII в. Список источников и литературы 1. Анисимов Е.В. Государственные преобразования и самодержавие
Петра Великого. Спб 1997. 2. Власть и реформы: От самодержавной к советской России. ¬ Спб 1996. 3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2001. 4. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.
Ф. Румянцева. М 1998. 5. Качалкин А.Н. Названия деловых бумаг в XVIII веке // Русская речь. 2003. № 2. 6. Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XVIII-XIX вв. (К постановке вопроса) // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. М 1984. 7.
Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. 2004. № 4. 8. Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева. М 2001. 9. Павленко Н.И. Петр Великий. ¬ М 1990. ¬ 10. Шепелев Л.Е. Чиновный мир России XVIII — начало ХХ в.
Спб 1999.