--PAGE_BREAK--Приложение 1
Образец Положения о структурном подразделении
Открытое акционерное общество
Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК»
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления банка
Подпись А.И. Морозов
10.03.2001
ПОЛОЖЕНИЕ
о Секретариате
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является подразделением Управления делами банка, осуществляющим организацию работы председателя Правления банка, его заместителей и коллегиальных органов банка — Общего собрания акционеров, Совета директоров, Правления банка.
1.2. Секретариат возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется управляющему делами.
1.3. В своей деятельности Секретариат руководствуется: законодательством в сфере информации и документации, нормативными актами Президента РФ, Правительства РФ, Банка России, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения, Уставом банка, решениями Совета директоров и Правления банка, приказами и распоряжениями председателя Правления банка, Инструкцией по делопроизводству банка, положением об Управлении делами и настоящим положением.
2. ЗАДАЧИ
Задачами Секретариата являются:
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности коллегиальных органов управления банка.
2.2.Техническое обеспечение работы председателя Правления банка и его заместителей.
3. ФУНКЦИИ
Секретариат выполняет следующие функции:
3.1. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступившие в адрес руководства банка.
3.2. Готовит по поручению руководства банка проекты отдельных приказов, распоряжений, писем, справок и других документов, согласовывает их с руководством структурных подразделений.
3.3. Осуществляет редактирование документов по поручению руководства банка.
3.4. Обеспечивает машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства банка.
3.5. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству банка.
3.6. Организует планирование рабочего дня председателя Правления банка и его заместителей.
3.7. Осуществляет телефонное обслуживание председателя Правления банка и его заместителей.
3.8. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства банка и отправляемых от имени руководства.
3.9. Составляет проекты планов работы коллегиальных органов банка.
3.10. Готовит материалы к заседаниям коллегиальных органов банка, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
3.11. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний коллегиальных органов банка.
3.12. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства банка.
3.13. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством банка.
3.14. Проводит оформление протоколов заседаний руководства банка и коллегиальных органов банка, их рассылку.
3.15. Осуществляет контроль за выполнением решений коллегиальных органов банка.
3.16. Организует прием посетителей руководством банка.
3.17. Обеспечивает формирование дел и их хранение, своевременную передачу дел в архив банка.
4. ПРАВА
Заведующий Секретариатом имеет право:
4.1. Требовать от руководителей подразделений и работников банка своевременного представления документов и информации руководству банка.
4.2. Привлекать по согласованию с руководителями подразделений работников для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов по поручению руководства банка.
4.3. Возвращать работникам банка проекты документов, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
4.4. Вносить руководству Службы делопроизводства предложения по совершенствованию работы Секретариата.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий Секретариатом несет ответственность за:
5.1. Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на подразделение.
5.2. Подготовку документов с нарушением действующих норм и требований.
5.3. Утрату или порчу документов, несоблюдение условий хранения документов.
Продолжение приложения 1
5.4. Разглашение сведений, составляющих банковскую тайну.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Секретариат взаимодействует:
6.1. С руководством банка:
Представляет: проекты распорядительных и других документов на подписание, поступившую в банк корреспонденцию на рассмотрение, проекты планов работы подразделений и коллегиальных органов банка, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы.
Получает: поступившие в банк документы, а также предложения, докладные записки, справки подразделений банка с резолюцией руководства, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные и инструктивные документы, задания и поручения.
6.2. С подразделениями банка:
Направляет: копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний коллегиальных органов банка на исполнение, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации по поручениям руководства банка и др.
Получает: проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные материалы.
6.3. С другими организациями:
Направляет: письма, информационные материалы.
Получает: письма, информационные материалы.
Управляющий делами подпись А.П. Круглов
продолжение
--PAGE_BREAK--