Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра Экономики труда и управления персоналом
Факультет Менеджмента и Маркетинга
Специальность Экономика труда
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1
по дисциплине Кадровое делопроизводство
Тема Вариант 11
«Ведение трудовых книжек»
Студент: Краснова Елена Алексеевна
Курс 6 № группы 1
Личное дело № 06МЭБ02966
Преподаватель: д.э.н., профессор
Бондаренко Владимир Викторович
Пенза 2011
19
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..3
Назначение трудовой книжки………………………………………5
Требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранению……………………………………………………………..9
Порядок выдачи трудовой книжки………………………………...14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………17
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………19
19
ВВЕДЕНИЕ
Трудовая книжка — один из важнейших личных документов человека в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Актуальность данной темы состоит в том, что далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.
Наряду с указанными субъективными причинами есть и причины объективные, связанные с несоответствием действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике.
Целью данной работы является рассмотрение, изучение основных аспектов ведения трудовой книжки, а так же анализ содержания статей Трудового кодекса, которые регулируют правила их ведения.
Для достижения данной цели, необходимо поставить и решить следующие задачи:
— определить основное назначение трудовой книжки;
— изучить требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранению;
— рассмотреть порядок выдачи трудовой книжки;
— привести законодательство и статьи Трудового Кодекса, регулирующие вопросы по трудовым книжкам;
19
— наглядно представить пример оформления записи в трудовой книжке;
— сделать выводы.
В настоящее время положение о трудовых книжках регламентируется Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года (№ 225) «О трудовых книжках», утвержденное постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года (№ 69) «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; эти законодательные акты зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 года (№ 5219). С 1 января 2004 года введены трудовые книжки нового образца.
С 6 октября 2006 года трудовые книжки на своих работников в общем порядке ведут не только работодатели — организации, но и работодатели — индивидуальные предприниматели.Следовательно, правила обеспечения трудовыми книжками работников, занятых по трудовому договору у индивидуальных предпринимателей, становятся такими же, как и для организаций.
Начиная с февраля 2008 года в качестве меры защиты бланков трудовых книжек Гознак поставляет голограммы, которые представляют собой пленку, саморазрушающуюся при удалении. Голограмма используется по желанию работодателя, выдающего трудовую книжку. Ей можно защитить неизменяемые элементы бланка: номер, подпись лица, выдавшего бланк, печать работодателя, выдавшего бланк. Бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки без голограмм действительны.
В Министерстве здравоохранения и социального развития РФ считают возможным отменить трудовые книжки в России с 2012 г.
19
Назначение трудовой книжки
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации [2, ст 66].
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 утверждены новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней, которые вводятся в действие с 01.01.2004 г., а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей. Изменение записей проводится путем признания их не действительными и внесения правильных. Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается па руководителя организации. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя организации. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ) [1 ].
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (рис. 1).
19
Рис. 1. Дисциплинарное взыскание, как причина увольнения
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.
Прием на работу оформляется приказом работодателя (по форме Т-1), изданным на основании личного заявления работника о приеме на работу (с резолюцией руководителя о приеме на работу) и трудового договора. На основании приказа о приеме в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Вначале вносится запись о полном наименовании организации, а затем заполняется дата (арабскими цифрами), наименование профессии, номер и дата издания приказа. Записи о причинах прекращения трудового договора должны
19
производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью [8, с.32].
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), на которой впервые заполняется трудовая книжка. С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш), приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (форма № Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша). В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе, о награждениях и др., исправление производится администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись. В трудовой книжке (вкладыше) зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. После указания порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяются дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу в случае незаконного увольнения или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация обязана выдать работнику другую трудовую книжку
19
с надписью «Дубликат». Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности [6, с.67].
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. На каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.
19
Требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранени
Общие положения:
Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
19
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Ведение трудовых книжек:
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
19
Рис. 2. Запись в трудовую книгу, в связи с переводом в другой отдел
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
19
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству [2, ст.66].
19
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
— о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.
19
Порядок выдачи трудовой книжки
Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора):
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника .
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами [ 1 ].
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
19
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Вкладыш в трудовую книжку:
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша[8, с. 40]
Учет и хранение трудовых книжек:
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведетсякадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу,
19
также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью данной работы являлось рассмотрение, изучение основных аспектов ведения трудовой книжки, а так же анализ содержания статей Трудового кодекса, которые регулируют правила их ведения.
Для достижения данной цели, были поставлены и решены следующие задачи:
— определено основное назначение трудовой книжки;
— изучены требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранению;
— рассмотрен порядок выдачи трудовой книжки;
— приведено законодательство и статьи Трудового Кодекса, регулирующие вопросы по трудовым книжкам;
— наглядно представлен пример оформления записи в трудовой книжке.
Сделаем выводы:
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения — полностью. По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается его работа по совместительству и об ее окончании.
Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.
Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской хоздоговорной работы также
19
вносится в трудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этом справки.
Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной строкой:
— о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности,
— внутренних дел и всех видах охраны;
— о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях и
— аспирантуре, если это ранее не было занесено;
— о времени обучения в ПТУ и других училищах, на курсах и в школах по
повышению квалификации и подготовке кадров;
— о работе в качестве члена колхоза.
Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт Закона. Например, «уволен по собственному желанию ст.80 КЗоТ РФ».
При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин. Например, «уволена по собственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом мужа- военнослужащего в другую местность».
Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписью руководителя производства.
19
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
Трудовой Кодекс РФ 2010-2011
Делопроизводство:Учебно-справочное пособие. Кузнецов И. Н.— 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с.
Делопроизводство: образцы док. с коммент. / Е. А. Лопатникова. — М.: Омега-Л, 2005. — 288 с. — (Б-ка типовых документов).
Кадровое делопроизводство, С.В. Андреев. – 2-е изд., перераб. и доп. практическое пособие., «АЛЬФА-ПРЕСС», М.:2004
Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового Кодекса РФ. О.И. Захаркина, «Омега-Л», 2007, 116с.
Практический универсальный справочник работника кадровой службы, Ф.Н.Филина, «ГроссМедиа», 2008
Трудовые книжки: особенности заполнения. Михайлов Ю.М, 211с.
http://www.consultant.ru
www.kadrovik-praktik.ru
www.pravowed.ru