Анализ организации контроля исполнения документов 2

--PAGE_BREAK--
2.               
Анализ документооборота

на примере Витебского областного онкологического диспансера

2.1.       
Структура Витебского областного онкологического

диспансера

«Витебский областной онкологический диспансер» переименован
в соответствии с приказ ом Управления здравоохранения Витебского облисполкома № 59 от 07.03.2001 года в «Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер» (далее — Областной онкодиспансер).

Юридический адрес: Республика Беларусь, 210605 г. Витебск, Никрополье. Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер» структурное подразделение областного онкодиспансера — радиологический корпус расположен по адресу: г. Витебск, ул. Фрунзе, 71.

Областной онкодиспансер является составной частью системы
здравоохранения Республики Беларусь, относится к коммунальной
собственности. Учредитель областного онкодиспансера — Витебский
областной исполнительный комитет. Уполномоченный орган — Управление
здравоохранения Витебского областного исполнительного комитета (далее
— Уполномоченный орган).

Имущество Областного онкодиспансера принадлежит на праве собственности Витебской области и закреплено за областным онкодиспансером на праве оперативного управления.

Областной онкодиспансер осуществляет свою деятельность в со­ответствии с законодательством Республики Беларусь, международными соглашениями, к которым присоединилась Республика Беларусь, Указами и Декретами Президента Республики Беларусь, Министерства здравоохра­нения Республики Беларусь, Управления здравоохранения Витебского облисполкома, «Положением о клиническом лечебно-профилактическом учреждении здравоохранения Республики Беларусь» и Уста­вом.

Областной онкодиспансер является юридическим лицом, имеет на праве оперативного управления обособленное имущество, несет само­стоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущест­венные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, иметь самостоятельный баланс, расчетный и текущие счета в учреждениях бан­ков, печать, штампы, бланки со своим наименованием.

Областной онкодиспансер приобретает права юридического лица со дня его государственной регистрации.

Наименование учреждения на русском языке полное — Учреждение здравоохранения «Витебский областной кли­нический онкологический диспансер»; сокращенное — УЗ «ВОКОД».

Граница обслуживания — в пределах Витебской области и города Витебска. В состав Областного онкодислансера входят:

I. Лечебные отделения:

— отделение общей онкологии;

— онкогинекологическое отделение;

— онкоурологическое отделение;

— онкоторакальное отделение;

— онкоабдоминалъное отделение;

— отделение опухолей головы, шеи;

— онкологическое химиотерапевтическое отделение;

— 1-е радиологическое отделение;

— 2-е радиологическое отделение;

II. Диагностические отделения и вспомогательные службы:

-  поликлиническое отделение;

-  отделение ультразвуковой диагностики;

-  лаборатория радионуклидной диагностики;

-  клинико-диагностическая лаборатория;

-  цитологическая лаборатория;

-  рентгенологическое отделение;

-  кабинет функциональной диагностики;

-  оргметодкабинет;

-  пищеблок;

— хозяйственная служба;

-  операционный блок;

-  эндоскопическое отделение;

-  центральное стерилизационное отделение;

-  аптека;

-  кабинет трансфузиологической помощи;

-  служба радиационной безопасности.

Главной целью деятельности Областного онкодиспансера являет­ся более полное удовлетворение потребности населения Витебской облас­ти и г. Витебска в квалифицированной и специализированной, консульта­тивной, лечебно-профилактической, организационно-методической меди­цинской помощи.

Основными задачами Областного онкодиспансера являются:

-        организация онкологической помощи в районе деятельности дис­пансера;

-     оказание квалифицированной консультативно-диагностической и специализированной лечебной помощи (амбулаторной и стационарной) больным со злокачественными новообразованиями, родом доброкачест­венных опухолей и некоторыми предопухолевыми заболеваниями;

-     диспансеризация больных со злокачественными и предопухолевыми заболеваниями, организация своевременной диагностики, диспансери­зации в онкокабинетах и лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ) общей лечебной сети;

-     методическое руководство организации онкологической помощи в территориальных больницах и поликлиниках, женских консультациях и ведомственных ЛПУ;

-     осуществление полного учета больных злокачественными новообразованиями на закрепленной территории и составление отчетов об онкозаболеваемости;

-проведение систематического анализа состояния онкологической заболеваемости и смертности, причин позднего выявления злокачествен­ных новообразований на закрепленной территории;

-     разработка планов и мероприятий по улучшению организации он­кологической помощи в районе и снижению уровня запущенности и смертности;

-     организация и проведение учебы врачей общей лечебной сети и среднего медперсонала по повышению онкологической грамотности и организации онкопомощи на местах;

-     проведение анализа эффективности и качества лечебной помощи онкологическим больным в неспециализированных ЛПУ и оказание им консультативной помощи;

-     осуществление проверки обоснованности установления диагноза злокачественного новообразования в свидетельствах о смерти, выдаваемых медработниками в учреждениях ЗАГС;

-     организация и проведение санитарно-просветительной работы и противораковой пропаганды среди населения совместно с центрами здоро­вья, включающая в себя устную пропаганду, наглядную агитацию по про­паганде медицинских и гигиенических знаний среди населения;

-     диагностическая деятельность (своевременное выявление и установление патологического процесса обратившегося населения в отделениях областного онкодиспансера);

-     разработка, освоение и внедрение в практику современных методов и средств организация, диагностики и лечения онкологических больных;

-     составление отчетов о своей деятельности и состоянии онкологиче­ской заболеваемости и смертности на закрепленной территории по утвер­жденным формам и в установленные законом сроки;

-     организация работы в экстремальных условиях.

Управление Областным онкодиспансером осуществляется главным врачом (далее — Руководитель), который назначается на должность, освобождается от должности Уполномоченным органом. Уполномоченный орган в соответствии с законодательством заключает с Руководителем контракт. Оплата труда Руководителя устанавливается в соответствии с дейст­вующим законодательством.

Руководитель Областного онкодиспансера:

-        действует без доверенности от имени Областного онкодиспансера в соответствии с законодательством и Уставом Областного онкодиспансера, добросовестно и разумно представляет его интересы в отношениях с юри­дическими и физическими лицами;

-    организует работу Областного онкодиспансера;

-    утверждает штатное расписание Областного онкодиспансера;

-     может изменять мощность, структуру, штатную численность и нормы нагрузки персонала Областного онкодиспансера;

-     по согласованию с Уполномоченным органом назначает на долж­ность и освобождает от должности своих заместителей;

-     нанимает и увольняет работников в соответствии с законодательст­вом о труде Республики Беларусь;

-     заключает договора от имени Областного онкодиспансера;

-     выдает доверенности, открывает в банках расчетные и другие сче­та;

-     издает приказы и дает распоряжения, обязательные к исполнению всеми сотрудниками Областного онкодиспансера;

-     в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором и правилами внутреннего трудового распорядка применяет ме­ры поощрения и дисциплинарного воздействия к работникам;

-     определяет формы, системы и размеры оплаты труда работников Областного онкодиспансера, в соответствии с действующим законодатель­ством Республики Беларусь, Постановлением Совета Министров Респуб­лики Беларусь № 1225 от 10.08.2000 г. «О совершенствовании механизма финансирования здравоохранения», Решением Витебского областного ис­полнительного комитета № 643 от 13.11.2000г. «О проведении экспери­мента по совершенствованию механизма хозяйствования организаций здравоохранения Витебской области»;

-     в пределах установленных Законодательством и настоящим Уста­вом, распоряжается имуществом, в том числе средствами Областного онкодиспансера.

Руководитель Областного онкодиспансера назначает ответственного исполнителя за ведение делопроизводства в учреждении и утверждает его должностную инструкцию.

        
2.2.   Анализ организации контроля исполнения документов

В Областном онкодиспансере делопроизводитель относится к категории других служащих. Должность делопроизводителя занимает лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе. Он непосредственно подчиняется главному врачу диспансера.

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы, Уставом диспансера, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями главного врача диспансера (непосредственного руководителя), утвержденной должностной инструкцией.

Делопроизводитель должен знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в диспансере;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру диспансера и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля прохождения служебных документов  и материалов.

Делопроизводитель исполняет следующие должностные обязанности:

— принимает  и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;

— в соответствии с резолюцией главного врача, его заместителей передает документы на исполнение;

— оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

— ведет картотеку учета прохождения документальных материалов;

— осуществляет контроль исполнения документальных материалов;

— выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

— отправляет исполненную документацию по адресатам;

— ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или банки данных;

— составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

— обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

— составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

— осуществляет подготовку материалов для составления номенклатуры дел.

В своей работе по организации документооборота делопроизводитель руководствуется Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», а также утвержденной вышестоящей организацией локальной «Инструкцией по ведению делопроизводства». Данной Инструкцией предусмотрен перечень типовых сроков исполнения документов:

 1. постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов исполняются согласно указанному в них сроку;

2. запросы, предложения и заявления депутатов Национального Собрания и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан — в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;

3. письма учреждений, организаций, предприятий — согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);

4. письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций — к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);

5. телеграммы, требующие срочного решения — от 2 до 5 дней; остальные — в течение 10 дней;

6. внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) — к указанному в них сроку;

7. протоколы совещаний — к указанному в них сроку;

8. планы-графики к указанному в них сроку.

Способ ведения контроля за исполнением документов в Областном онкодиспансере — ручная сроковая картотека (контрольно-справочная картотека).

Делопроизводителем используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными пластмассовыми разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляются регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку делопроизводитель кладёт в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставит карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца за 2-3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем делопроизводитель помещает карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке делопроизводитель легко может узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов делопроизводитель вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 15 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом им осуществляется личный опрос, опрос по телефону либо направляется письменное сообщение. Пример письменного сообщения, направляемого делопроизводителем, приведен ниже.

 

УЗ «ВОКОД»

Делопроизводитель (служба ДОУ)

Напоминание

Ответственному исполнителю Кирсанову В.П.

Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 20.01.2010 № 01-15/16 (вх. 21.01.2010 № 24) «О заключении договора на поставку медицинского оборудования», поступившего из ОАО «Медтехника», осталось 5 дней.

Срок исполнения документа – 01.02.2010.

В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам  согласовать продление срока с руководителем (тел. 61-12-80). 

25.01.2010



Полученную информацию о ходе исполнения задания делопроизводитель заносит на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После исполнения документа делопроизводитель в регистрационно-контрольную карточку вносит сведения об исполнении, просит проставить подпись ответственное лицо, подтверждающее исполнение, дату. После снятия документа с контроля делопроизводитель регистрационно-контрольную карточку вынимает из сроковой картотеки и переставляет в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе, ход и характер исполнения документа.

Делопроизводитель Областного онкодиспансера, как правило, раз в месяц обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов. Данные о результатах контроля представляет руководителю — главному врачу.

Для обобщения данных о контроле он использует сводку об исполнении документов. Пример формы такой сводки приведен ниже.

Сводка

об исполнении документов по состоянию на (указывает дату)

  

 

Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами делопроизводитель представляет руководству сводки, в которых указывает:

·                   общее количество документов на исполнении;

·                   количество исполненных документов в срок (%);

·                   количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

·                   причины задержек исполнения документов.

На основе сводок, предоставленных делопроизводителем главному врачу за последние три месяца 2009 года, можно сделать вывод, что процент не исполненных в срок документов, а также с продленным сроком исполнения,  превышает процент исполненных в срок документов почти в два раза. В большей степени это связано с тем, что делопроизводство в Областном онкодиспансере на сегодняшний день ведется без использования автоматизированных систем, то есть ведётся в ручную, что приводит к более длительному прохождению документов по всем этапам обработки и к задержке исполнения документов.
3.      Пути совершенствования документооборота

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах проблем в задержке исполнения документов принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовывать перемещение по сети и работу с электронными документами.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Рассмотрим возможности использования системы электронного документооборота «Дело» (СЭД «Дело»).



    Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.



    При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами белорусского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

   Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

·                    задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);

·                    заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;

·                    перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;

·                    установление ссылок на другие документы;

·                    отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами:  просмотр,  редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК.

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

·                    резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

·                    пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

·                    подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;

·                    проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.



Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.



Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д. Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

   Папки кабинета:

·                    «Поступившие»

·                    «На исполнении»

·                    «На контроле»

·                    «У руководства»

·                    «На рассмотрении»

·                    «В дело»

·                    «Управление проектами документов»

·                    «На визировании»

·                    «На подписи».

В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.



Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут  движения  проекта между ними (последовательное или параллельное).

Должностные лица, которым направлен документ,  могут ознакомиться с его содержанием и внести  коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством  версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает  работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

·                    прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

·                    автоматизированная регистрация поступивших документов;

·                    подписание отправляемого сообщения  ЭЦП;

·                    шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

·                    контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).



Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров. Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.

  Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе.  Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.



При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.

На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих  журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.



В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

·                    поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

·                    механизм списания документа в дело;

·                    просмотр перечня документов, списанных в дело;

·                    поддержка работы с многотомными делами;

·                    автоматический пересчет страниц в деле;

·                    возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.  Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом.

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.     Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.



Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.



В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать  интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает  данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям  доступно получение следующих отчетных форм:

·                    Сведения о документообороте.

·                    Сводка об исполнении.

·                    Справка-напоминание об исполнении поручений.

·                    Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

·                    Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Эффект от внедрения и использования электронного документооборота можно представить в следующем виде:
    продолжение
--PAGE_BREAK--